Nombres: Álvaro J.

Palomino / Iván J, Gordillo

Materia: Gestión de Integración y Alcance de Proyectos.
Project Chárter/ Acta de Constitución

Incluye toda la información relevante para el lanzamiento del proyecto. Este documento deber
ser actualizado o completado antes de la aprobación final del proyecto.

1. Datos Básicos

Código de Proyecto: 01
Nombre del Proyecto: Construcción de una planta alterna en la ciudad de
Querétaro.
Sponsor Empresa XYZ - Alvaro Palomino(Gerente General)
Líder de Proyecto: Iván Gordillo
Autor: Iván Gordillo

Detalles de la revisión

Revisado por Autor Fecha de rev.

Preparador Iván Gordillo 07/01/2020
Revisado por Alvaro Palomino 08/01/2020
Aprobado por Alvaro Palomino 10/01/2020

Histórico

Rev. nº Descripción del Status Fecha

cambio
01 Preparación de acta Status del Documento 10/01/2020
de constitución
(Borrador/Pdte.
Validación/Final)

2. Racional de Negocio del Proyecto / Contexto

La empresa XYZ, es una compañía que se dedica a ofrecer servicios financieros en el ramo de
seguros en México con amplia trayectoria en el mercado y una de las empresas más
reconocidas de Mexico, en Mexico se encuentra en las 10 ciudades principas y cuenta con más
de 500 empleados en el departamento de call center, que son los encargados del servicio al
cliente. El nuevo proyecto consiste en la construccion de una planta con el fin de descentralizar
las funciones operativas fuera de la ciudad de Mexico trasladandose a la ciudad de querétaro

1
donde funcionarian bajo las directrices de la viceprecidencia de operaciones y servicio al cliente
(Call Center). No obstante hacer este movimiento en estas proporciones se requiere de una
logistica organizacional debido a que los funcionarios y colaboradores que se trasladarian a la
nueva sede, en un determinado momento puede que no esten de acuerdo y se tendria que
prescindir de sus servicios y hacer nuevas convocatorias y capacitaciones.
JUSTITIFACION
Los riesgos que se presentan mediante las posibles afectaciones que se pueden presentar por
movimiento telúrico y climatológico en las zonas donde actualmente están las instalaciones,
estos riesgos y la dependencia de la satisfacción del cliente mediante el servicio del call center,
ha motivado la búsqueda de mecanismos para minimizar y/o eliminar los riesgos en la medida de
lo posible.

3. Objetivos Básicos

Nombre Descripción del beneficio para el cliente Área que recibe el

beneficio
Analizar, diseñar, desarrolar e implentar el plan
de contingencia para la ubicacion y
descentralizacion del call center.
Garantizar la prestación del servicio de call
center, en cualquier circunstancia.

Garantizar la atención al cliente ante

eventualidades de riesgo no previstas ni
esperadas de carácter natural, humano u
operacional.

4. Alcance

<Descripción del perímetro del proyecto en términos de Compañía, áreas funcionales,

infraestructura, Productos, Etc)

Descripción
In Scope Satisfacer las necesidades de los clientes, ofreciendo un servicio sin
importar las condiciones, con la tecnología optima y además de eso con la
posibilidad de prestar una alta gama de servicios, con los costos acordes,
que nos permitan ser competitivos.
OutScope Posicionarnos en el mercado por nuestra calidad y compromiso con
nuestros clientes.

5. Plan del Proyecto – Principales Hitos

Esta sección describe las fases del proyecto (la información debería ser especificada lo más
extensa posible)

+. 2
<Recomendación: Dividir la planificación en workstreams, si existen>

MARQUE UN X
FECHA
LA FASE DEL FECHA DE INICIO
FASES FINALIZACIÓN
PROYECTO QUE (ESTIMADA)
(ESTIMADA)
APLIQUE
x Estudio preliminar/concepto 20/12/2019 09/01/2020
aproximado
Concepto detallado
Ejecución
Implementación
Despliegue
Proyecto Global(todas las fases
del proyecto)
Otros (hitos, etc.)
<…>

< Incluir Gráfico “Gantt” o similar planificación >

FECHA
HITOS DEL FECHA DE INICIO
FASE FINALIZACIÓN
PROYECTO (ESTIMADA)
(ESTIMADA)
Acta de fase de definición
09/01/2020 10/01/2020
constitución
avance del Se harán entregas parciales de
proyecto avance del proyecto, 23/01/2020 29/01/2020
establecido en fases.
Micro negocio Proyecto finalizado 26/02/2020 05/02/2020
Entregables y Entrega de documentos
06/02/2020 12/02/2020
minutas técnicos y financieros.
Cierre Este entregable da por
18/02/2020 20/02/2020
terminado el proyecto

HITOS DEL PROYECTO

 Aprobacion del proyect
 Aprobacion de las lineas de base
 Aprobacion matriz de servicios criticos
 Aprobacion de inversion
 Aproabacion del plan de recuperacion

+. 3
  Inicio prestacion del servicio centro de computo
 Firma acta de entrega de equipos en el centro de computo
 Aprobacion del plan de recuperacion
 Aprobacion acta del cierre del proyecto

DURACION TOTAL: 1,5 MESES

6. Descripción de los principales entregables

<Incluir una descripción de los principales entregables por workstream y por Fase del proyecto >
< Los entregables que aparecen son los que se han acordado con el cliente /Sponsor Podría
crearse una tabla por fase. Los entregables deben aparecer por orden cronológico>
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Planos que contienen el detalle de la planta
Planos Estructurales física.

Planos de redes húmedas y secas  Áreas de operaciones.

Planos Arquitectónicos  Salas de cómputo y de datos.

 Recursos humanos.

7. Organización del Proyecto (Plan de Recursos)

<Planificación de capacidad debe ser definida en un documento separado >

Entidad Área Nombre del Fase del Proyecto Principal contribución al

recurso proyecto
<Fase del proyecto que afecta
o proyecto >

8. Organización del Proyecto (Principales comités /Mecanismos de seguimiento y

control)

< El Gobierno del proyecto deberá ser definido en un documento separado >

Nombre del Miembros Frecuencia Entregable

Comité

+. 4
9. Riesgos del Proyecto

Riesgo Estrategia de
Categoría Descripción del Riesgo Grado
id Mitigación
Recursos economicos
1 Financiero Bajo

Procesos criticos
2 Organizacional medio

Riesgos ante desastres

3 Regulatorio Bajo

4 Técnico Personal profesional Alto

10. Presupuesto del Proyecto

<Presupuesto Final del proyecto después de la fase de análisis >

<Compañía que financia el proyecto>
< Estimación del presupuesto mínimo para lanzar el proyecto>
<Estimación Preliminar del Presupuesto del Proyecto > =
- Estimación del Presupuesto de Recursos Externos =
- Consultoría =
- Estimación del Presupuesto de Recursos Internos =

11. Restricciones del Proyecto

<Descripción de las principales restricciones para el Proyecto: Dependencias de otros proyectos,

dependencias de recursos específicos, falta de recursos en ciertas áreas, restricciones de la
compañía para el lanzamiento del proyecto, etc…>
 La elaboración o corrección de los contratos que se deriven del proyecto será de
responsabilidad del área jurídica de la entidad en conjunto con la dirección de compras.
 Lo referente a adquisiciones del proyecto se manejará con base en los procedimientos y
atribuciones descritos en el Manual de Compras.
 Es importante tener establecidos horarios del personal seleccionado y la prestación
óptima para la ejecución del proyecto.
 Se tiene restricción en el presupuesto del proyecto razón por el cualquier costo adicional
al planteado se debe manejar con el proceso de gestión de cambios del proyecto.
 El equipo que conformara el grupo de trabajo es personal activo de la compañía y
deberá dar cumplimiento de los entregables del proyecto.

+. 5
12. Documentación de Referencia

< Documentación de Referencia (enumerarlos y adjuntarlos si es necesario)>

<...>

13. Compliance/Requerimientos de Auditoría

<Compliance/Requerimientos de Auditoría (si aplica) que deben de cumplir o afectan >:

Teniendo en cuenta que el proyecto contempla obras de infraestructura en el sitio de ejecución,
sin afectación a la población cercana, no hay requerimientos de auditoria para la ejecución de
este, pero se es necesaria la interventoría.

14. Factores Críticos de éxito

Factores Críticos de éxito (factores que significativamente contribuyen al logro de las condiciones
necesarias para el éxito del proyecto):
 Identificación de las partes interesadas en el proyecto
 Disponibilidad por parte del equipo del proyecto

15. Beneficios

Cualitativos y cuantitativos
 Estandarización de los procesos de almacenamiento y distribución de la información
generada en el proyecto
 Incremento en los usuarios con la salvedad de prestar siempre el servicio ante cualquier
situación.

16. Plan de comunicación

Interesado Requerimiento Frecuencia Canal de Comentarios Responsable Status

de Información
Comunicación
<Frecuencia <Otros
de la requisitos, i.e.
información> idioma>

Evento Proposito Frecuencia Participantes Descripción y comentarios

+. 6
Garantizar los intereses de los afectados,
Asegurar la identificación de los interesados, analizar el grado de impacto del proyecto, las
necesidades y estrategias de comunicación, recopilación, distribución, almacenamiento de
información y bases de datos del proyecto.

17. Observaciones generales

- <...>

18. Aprobación

Fecha: 10/01/2020

Firma, Project Sponsor: Alvaro Palomino

Firma, Líder de Proyecto: Ivan Gordillo

+. 7