Manual Excel Basico - 2016

Microsoft Office Excel 2016 Manual del Participante
CENTRO DE EDUCACIÓN
PARA EL TRABAJO
MANUAL DE APOYO
MICROSOFT OFFICE EXCEL BÁSICO
2016
Cafam - Centro de Educación para el Trabajo

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TABLA DE CONTENIDO
SECCIÓN 1 ................................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OFFICE EXCEL 2016 ....................................................... 5
Objetivos: .............................................................................................................. 5
¿Qué es una hoja de cálculo? .............................................................................. 6
Microsoft Office Excel 2016 .................................................................................. 6
Iniciar MS Office Excel 2016 ................................................................................. 7
Descripción de la Pantalla Principal ...................................................................... 8
Cinta de Opciones ................................................................................................ 8
Encabezados de filas y columnas y Líneas de división ...................................... 10
Etiquetas de hojas .............................................................................................. 10
Barra de estado .................................................................................................. 10
Libros y hojas ...................................................................................................... 10
Movimiento a través de la hoja ........................................................................... 11
Selección ............................................................................................................ 13
Captura de información en las celdas ................................................................. 16
Seleccionar y capturar ........................................................................................ 17
Guardar un archivo ............................................................................................. 18
Cerrar el archivo ................................................................................................. 19
Salir de MS Office Excel 2016 ............................................................................ 19
SECCIÓN 2 ................................................................................................................. 1
EDICIÓN DE CELDAS ................................................................................................... 1
Objetivos: .............................................................................................................. 1
Abrir un libro ......................................................................................................... 2
Copiar, Cortar y Pegar .......................................................................................... 4
Copiar ................................................................................................................... 4
Cortar .................................................................................................................... 5
Pegar .................................................................................................................... 6
Menú rápido .......................................................................................................... 7
Mover y copiar con MS Office Excel 2016 ............................................................ 7
Llenar y Autollenar ................................................................................................ 8
Borrar .................................................................................................................. 10
Deshacer y repetir acciones ............................................................................... 11
Buscar un contenido ........................................................................................... 11
Reemplazar texto ................................................................................................ 13
Ortografía............................................................................................................ 14
SECCIÓN 3 ................................................................................................................. 1
FÓRMULAS ................................................................................................................. 1
Objetivos: .............................................................................................................. 1
¿Qué es una fórmula? .......................................................................................... 2
Creación de una fórmula....................................................................................... 2
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Prioridades de los operadores .............................................................................. 4

Direccionamiento de celdas .................................................................................. 5
SECCIÓN 4 ................................................................................................................. 1
FORMATO .................................................................................................................. 1
Objetivos: .............................................................................................................. 1
Introducción .......................................................................................................... 2
Formato a las celdas............................................................................................. 2
Separador Número ............................................................................................... 3
Separador Alineación............................................................................................ 4
Control del texto .................................................................................................... 5
Separador Fuente ................................................................................................. 7
Separador Borde .................................................................................................. 9
Separador Relleno .............................................................................................. 10
Menú Rápido ...................................................................................................... 11
Altura de la fila .................................................................................................... 12
Visibilidad............................................................................................................ 12
Ancho de la columna .......................................................................................... 13
Ocultar y mostrar ................................................................................................ 14
Estilos ................................................................................................................. 16
Estilos de Celda .................................................................................................. 17
Manejo de las hojas ............................................................................................ 18
Copiar hojas........................................................................................................ 19
Ocultar y mostrar ................................................................................................ 22
Inmovilizar paneles ............................................................................................. 23
SECCIÓN 5 ................................................................................................................. 1
INSERCIÓN ................................................................................................................. 1
Objetivos: .............................................................................................................. 1
Introducción .......................................................................................................... 2
Inserción de celdas ............................................................................................... 2
Inserción de filas ................................................................................................... 3
Inserción de columnas .......................................................................................... 3
Mensajes de error ................................................................................................. 3
Eliminar celdas, filas y columnas .......................................................................... 4
Inserción de hojas ................................................................................................. 5
Eliminar hojas ....................................................................................................... 6
SECCIÓN 6 ................................................................................................................. 1
FUNCIONES ................................................................................................................ 1
Objetivos: .............................................................................................................. 1
Introducción .......................................................................................................... 2
Importancia de las funciones ................................................................................ 2
¿Cómo utilizar funciones? .................................................................................... 3
SECCIÓN 7 ................................................................................................................. 1

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IMPRESIÓN ................................................................................................................. 1
Objetivos: .............................................................................................................. 1
Introducción .......................................................................................................... 2
Configurar página ................................................................................................. 2
Separador Página ................................................................................................. 3
Separador Márgenes ............................................................................................ 4
Separador Encabezado y pie de página ............................................................... 5
Separador Hoja..................................................................................................... 7
Separador Gráfico ................................................................................................ 9
Vista preliminar ................................................................................................... 10
Impresión ............................................................................................................ 12

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Sección 1
Introducción a Microsoft Office Excel 2016
Objetivos:
El participante iniciará el MS Office Excel 2016
Identificará las partes que componen la pantalla principal
Realizará movimientos a través de la hoja de cálculo
Seleccionará celdas y rangos
Capturará información
Guardará el archivo
Cerrará un archivo y saldrá de MS Office Excel 2016.
Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-5

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¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su
desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos
matemáticos en distintas disciplinas.
Con una hoja de cálculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias,
etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características,
ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando.
El MS Excel para Windows es una de las hojas de cálculo con mayor éxito en el mercado
por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario.
Microsoft Office Excel 2016

MS Office Excel 2016 o Excel como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja
de cálculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de:
• Fórmulas y funciones
• Bases de datos
• Macros con MS Visual Basic
• Autoformato a tablas
• Gráficos
• Imágenes
• Objetos
Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS Office Excel 2016
maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What
You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene).Es decir, lo que vea en su
monitor es lo que va a obtener en su impresión.
MS Office Excel 2016 tiene la capacidad de intercambiar información entre otras

aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo
Windows y soporten OLE. La tecnología OLE (Object Linking and Embedding; Ligado y
Empotrado de Objetos) está basada en el concepto de que en nuestros documentos
(contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrán ser editados
directamente en la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio
origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples
objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y
creando productos de altísima calidad.

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Iniciar MS Office Excel 2016

Para iniciar el MS Office Excel 2016 debemos iniciar Windows. Estando en Windows,
debemos buscar el acceso directo de MS Office Excel 2016 en alguno de los grupos de
programas de Windows. El acceso directo puede estar alojado en el grupo Microsoft
Office.
En cualquier caso se debe buscar un acceso directo igual al que aparece a continuación:
Posicione el puntero del ratón sobre el acceso directo y ejecute un clic. MS Office Excel
2016 se inicia y está listo para utilizarse.

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Descripción de la Pantalla Principal

Al iniciar MS Office Excel 2016 automáticamente se genera una nueva hoja de cálculo en
blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación:
Cinta de Opciones
En esta área aparecen las fichas disponibles. Cada ficha contiene grupos específicos y en
cada uno de estos los respectivos botones para aplicarlos sobre el archivo así:
Inicio Esta ficha permite aplicar las opciones de portapapeles, formato de

fuente, alineación, número, estilos, celdas y modificar.
Insertar Mediante esta ficha se pueden realizar tablas, ilustraciones, gráficos,

vínculos y elementos de texto.
Diseño de página Se pueden aplicar temas, configurar la página, ajustar área de

impresión, opciones de la hoja y organizar objetos.
Fórmulas Esta ficha permite implementar funciones, nombres definidos a celdas

o rangos, auditoría de fórmulas, cálculo y soluciones en conversiones
de moneda.
Datos Con esta ficha se pueden obtener datos externos, establecer

conexiones, ordenar y filtrar información, utilizar las herramientas de
datos y generar esquemas.
Revisar Con esta ficha obtenemos ayudas adicionales como son: la

corrección ortográfica, ingreso de comentarios, hacer cambios en las
hojas para proteger una hoja o un archivo.

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Vista En esta ficha se pueden determinar las diferentes vistas de archivos,

mostrar u ocultar elementos de las hojas, cambiar el zoom, establecer
elementos de la ventana y crear macros.
Algunas fichas que aparecen en MS Office Excel 2016 se pueden encontrar en casi todas
las aplicaciones del paquete Office y contienen opciones muy similares. Es decir que si se
sabe usar una opción de estas fichas en MS Office Excel 2016 se sabe usar en cualquier
otra aplicación del paquete Office.
Después de haber ingresado a MS Office Excel 2016, el paso siguiente es ingresar

la información que conformará el archivo.

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Encabezados de filas y columnas y Líneas de división

La hoja está dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La
intersección de una fila y una columna, es una celda. Las líneas de división sirven para
identificar rápidamente donde está la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de
la información a manipular.
Etiquetas de hojas
MS Office Excel 2016 maneja lo que se conoce como Libros de trabajo, éstos contienen
múltiples hojas. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la
etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.
Barra de estado
Es una descripción de la acción que se está ejecutando en la hoja, y también indica si se
está grabando alguna macro.
Por ser una aplicación de Windows, las ventanas de MS Office Excel 2016 mantienen los
elementos comunes para todas las ventanas como son:
Botón Archivo
Botón de maximizar / restaurar
Botón de minimizar
Barra de título (nombre de la aplicación)
Dentro de la ventana de MS Office Excel 2016 está la ventana del Libro 1 que MS Office
Excel 2016 generó automáticamente y también cuenta con sus botones y menú de control
correspondientes.
Libros y hojas

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Una de las características nuevas de MS Office Excel 2016, es que maneja cada archivo
con lo que se conoce como Libros. Los libros son conjuntos de Hojas, es decir que en cada
libro se tiene más de una hoja de trabajo, y además se pueden tener hojas de gráficos, de
macros, etc.
Movimiento a través de la hoja

Para moverse Teclado
Una celda en la dirección indicada <←> ó <↑> ó <→> ó <↓>
Se mueve arriba o abajo al extremo
<Ctrl> + <↑> ó <Ctrl> + <↓>
de la región de datos actual
Se mueve hacia la izquierda o
<Ctrl> + <←> ó <Ctrl> + <→>
derecha de la región de datos actual
A través de celdas desbloqueadas
<Tabulador>
en una hoja protegida
Al principio de una fila <Inicio>
Al principio de la hoja <Ctrl> + <Inicio>
A la última celda de la hoja <Ctrl> + <Fin>
Hacia abajo una pantalla <Av Pág>
Hacia arriba una pantalla <Re Pág>
Hacia la derecha una pantalla <Alt>+<Av Pág>
Hacia la izquierda una pantalla <Alt>+<Re Pág>
Hacia la siguiente hoja del libro <Ctrl>+<Av Pág>
Hacia la anterior hoja del libro <Ctrl>+<Re Pág>
Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a través de la

hoja. Al activar la tecla en la barra de estado se puede ver indicando que está
activado este modo. En este modo el movimiento es:

Un bloque de datos con la fila o
<Fin> y <↑> ó <↓> ó <←> ó <→>
columna
A la última celda en uso de la hoja
<Fin> <Inicio>
(esquina inferior derecha)
A la última celda en uso de la última
<Fin> <Intro>
columna en uso

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Con la tecla <Bloq Despl>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ve en la barra de
estado indicado como. En este modo se mueve la pantalla, no el cursor,
de la siguiente forma:

Arriba o abajo una fila <↑> ó <↓>
Izquierda o derecha una columna <←> ó <→>
A la esquina superior izquierda de la
<Inicio>
ventana
A la esquina inferior derecha en la
<Fin>
ventana
Para cambiar la celda activa utilizando el ratón, basta con dar un clic sobre ella.

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Selección
Para poder hacer modificaciones, referencias y demás operaciones se necesitan seleccionar
las celdas, las columnas y los renglones. Existen dos métodos, con teclado o con ratón.
Para Teclado
Extender la selección <Mayús> + <↑> ó <↓> ó <←>
ó <→>
Extender la selección al extremo de <Ctrl> + <Mayús> + <↑> ó <↓>
la región actual de datos ó <←> ó <→>
Extender la selección al principio de
<Mayús>+<Inicio>
la fila
Extender la selección al principio de
<Ctrl>+<Mayús>+<Inicio>
la hoja
Extender la selección a la última
celda de la hoja (esquina inferior <Ctrl>+<Mayús>+<Fin>
derecha)
Seleccionar una columna entera <Ctrl>+<Espacio>
Seleccionar una fila entera <Mayús>+<Espacio>
Seleccionar una hoja entera <Ctrl>+A
Quitar la selección y la deja en la
<Mayús>+<Retroceso>
celda activa
Extender la selección hacia abajo
<Mayús>+<Av Pág>
una pantalla.
Extender la selección hacia arriba
<Mayús>+<Re Pág>
una pantalla
Seleccionar la región actual <Ctrl>+<Mayús>+*
Con un objeto seleccionado,
seleccionar todos los objetos en un <Ctrl>+<Mayús>+<Espacio>
hoja
Para Teclado
Extender la selección hacia el final
<Fin>, <Mayús> + <↑> ó <↓> ó
del bloque de datos en la dirección
<←> ó <→>
de la flecha
Extender la selección hacia la última
celda de la hoja (esquina inferior <Fin>, <Mayús> + <Inicio>
derecha)
Extender la selección hacia la última
<Fin>, <Mayús> + <Intro> *
celda de la columna actual

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Para Teclado
Extender la selección hacia la celda
<Mayús>+<Inicio>
superior izquierda de la ventana
Extender la selección hacia la celda
<Mayús>+<Fin>
inferior derecha de la ventana
Además del método de selección con el teclado, se tiene el método de selección con el
ratón. El apuntador del ratón de cruz , nos indica que podemos hacer una selección. Para
seleccionar con el ratón, basta con dar un clic sostenido sobre el área deseada hasta que
este sombreada.
En la barra de fórmulas, aparecen cuantas columnas y/o filas se están seleccionando.
Se pueden seleccionar fácilmente columnas enteras, ubicando el puntero de ratón el cual

muestra una pequeña flecha de dirección hacia abajo. Dando un clic y manteniendo el botón
presionado sobre los encabezados de las columnas, se desplaza el ratón hasta seleccionar
las columnas que se deseen.

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De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las

filas.
De esta forma se han seleccionado columnas, filas o celdas que están en forma contigua.
Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza la tecla <Ctrl> y
se usan los mismos métodos descritos anteriormente. De manera que se podría tener una
selección como esta:
Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se encuentra a la
izquierda del encabezado de la columna A y arriba de la fila 1.
Como en la barra de fórmula se informa cuantas columnas y filas están seleccionadas, en

este caso, se puede ver el total de columnas y filas que posee una hoja.

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Captura de información en las celdas

Como se mencionó anteriormente, MS Office Excel 2016 tiene listo un libro nuevo para que
se comience a utilizar.
La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Por
ejemplo si tenemos la siguiente tabla:
Nombre Cargo Sueldo Descuento Total

Felipe González Pedrero Gerente $3.000.000 3% $2.912.621
Ana Fernández Robles Contador $2.500.000 2% $2.427.184
Luis Alberto Rodríguez Auxiliar $1.900.000 2% $1.844.660
Domingo Cruz Martínez Mensajero $1.080.000 1% $1.048.544
Alfredo Posada Pérez Conductor $980.000 1% $951.456
Se debe capturar de la siguiente manera:
Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias
palabras, éste es un sólo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma
columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos por que la siguiente
columna contiene información. Más adelante se verá como hacer que esta columna muestre
el contenido, pero la información esta ahí aunque no se vea.
Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer
esto, la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:
En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras

aplicaciones la edición de texto. Se tiene un cursor que marca la posición donde se va a
insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del
ratón en el lugar deseado. Está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a
insertar no a sobrescribir. Para activar el modo de sobreescritura se utiliza la tecla <Insert> y
la barra de fórmulas se muestra un recuadro de color negro que va a estar activado

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indicando que se debe comenzar a ingresar el nuevo contenido. Se desactivará al terminar

de ingresar el contenido.
Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla <Supr> y
<Retroceso>. Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia
la derecha y la segunda borra hacia la izquierda.
Original: ** Esto es una prueba.

Usando <Supr> Esto es una pruba.
Usando Esto es una preba.
<Retroceso>
** El símbolo
 es la posición del cursor.
Ya que se tiene la información deseada se acepta con el botón de Introducir de la barra de

fórmulas o presionando la tecla <Intro>. Si la información no se desea alojar en esa
celda, se puede cancelar con el botón Cancelar de la barra de fórmulas o
presionando la tecla <Esc>.
Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no
se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla
<F2> o dando un doble-clic sobre la celda o dando clic en la barra de fórmulas y se cambia o
añade la información.
Seleccionar y capturar
Cuando se está capturando información en cierta forma u orientación, se tiene que estar
cambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar impráctico. Pero si se selecciona el
área donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor sólo se moverá a
través de esa selección.

Una celda a la derecha <Tab>
Una celda a la izquierda <Mayús> + <Tab>
Una celda hacia abajo <Intro>
Una celda hacia arriba <Mayús> + <Intro>
Sólo con estas teclas el cursor se moverá a través de la selección, con cualquier otra se
pierde la selección. Al llegar a cada celda se puede capturar la información correspondiente
o se puede editar con la tecla <F2>.

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Guardar un archivo
Una vez que hemos capturado los datos debemos guardarlos. Para hacerlo utilizamos:
Botón Archivo
Seleccionamos la opción Guardar
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <G> o <F12>
Barra de Acceso Rápido

Se da clic sobre el botón Guardar ( )
Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:
En Nombre de Archivo: debemos especificar el nombre que tendrá nuestro libro. A los
libros se les asignará automáticamente la extensión .XLSX. En la columna de la
izquierdaseleccionaremos la biblioteca y la carpeta o la unidad de disco, donde queremos
guardar el archivo. En Tipo: seleccionaremos con que tipo de archivo queremos guardar el
documento. En esta opción podremos escoger plantilla, libro, formato de texto o de otras
hojas de cálculo.

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Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y
extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar el
documento, MS Office Excel 2016 lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo.
Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del
Botón Archivo.
Cerrar el archivo
Para cerrar el libro actual se realiza la combinación de teclas <Ctrl> + <F4>. Si no se ha
guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, MS
Office Excel 2016 preguntará si se quiere guardar el libro.
Salir de MS Office Excel 2016

Para salir de MS Office Excel 2016 utilizamos del Botón Archivo la opción Cerrar. También
se puede usar la combinación de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el ratón,
dando un clic en botón cerrar de los botones de título de MS Office Excel 2016.

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Sección 2
Edición de Celdas
Objetivos:
El participante abrirá un libro
Copiará, cortará, pegará y moverá celdas
Llenará y Autollenará celdas
Borrará formatos, contenidos y/o notas
Repetirá y Deshará acciones
Buscará y reemplazará textos
Corregirá la ortografía de un archivo

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Abrir un libro
Para abrir un libro podemos utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
Botón Archivo
Seleccionamos la opción Abrir
Teclado
Presionamos las teclas <Ctrl> + <A> ó <Ctrl> + <F12>
Al utilizar <Ctrl> + <A>, aparece el siguiente pantallazo:

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O si se utiliza <Ctrl> + <F12>, se muestra la siguiente caja de diálogo:
Este cuadro de diálogo es muy similar al que se describió en la opción Guardar del
Botón Archivo. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic
sobre él. Aceptamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar, o
dando doble clic sobre el nombre del archivo.
Se puede abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicación de las que
aparecen en Tipo de archivo.

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Copiar, Cortar y Pegar
Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en

forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, el grupo
Portapapeles de la Ficha Inicio contiene las opciones Cortar, Copiar, Copiar
formato y Pegar.
Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de

memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles,
ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se
tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario,
sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).
Copiar
La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original.

Funciona de la siguiente forma:

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Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza

alguna de las siguientes operaciones.
Grupo Portapapeles de la ficha Inicio

Seleccionamos la opción Copiar ( ).
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.
Cortar
La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información
original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona
de la siguiente forma:

Microsoft Colombia
Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza

alguna de las siguientes operaciones.

Seleccionamos la opción Cortar ( )
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.
Pegar
La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el

contenido del Portapapeles en la hoja de cálculo, en el lugar deseado. Esta acción
se puede realizar cuantas veces sea necesario después de Copiar. Cuando
utilizamos la opción Cortar, sólo podremos Pegar una vez la información. La
información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta que
se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez. Para pegar se
utiliza alguno de los siguientes métodos.
Seleccionamos la opción Pegar ( )
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.
Si se desea copiar o cortar información dentro del mismo MS Office Excel 2016, el
procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene
asignado el texto.
Al Copiar o Cortar, una celda o rango aparece alrededor de éste una marquesina
con movimiento. Esta marquesina indica que estamos en proceso de copia o corte.
Al Pegar un objeto cortado la marquesina desparece. Al Pegar un objeto copiado, la
marquesina no desparece hasta indicarle, presionando la tecla <Esc>, que
terminamos la operación.

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Menú rápido
Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece
presionando el botón derecho del ratón sobre la selección que se desea cortar,
copiar o pegar, y también aparece con la tecla <Mayús> + <F10>.
Mover y copiar con MS Office Excel 2016
Además de los métodos que ya se vieron, MS Office Excel 2016 tiene un método
más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el
Portapapeles, sino que se mantiene internamente.
Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el

ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la
siguiente forma:

Microsoft Colombia
Con el botón sostenido se mueve la selección al lugar deseado.
Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El

apuntador del ratón cambia a la siguiente forma.
Llenar y Autollenar
Existen ocasiones en que se desea copiar la información de una celda hacia otras
celdas que se encuentran en forma contigua a ésta, es decir, hacia arriba, abajo,
izquierda o derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o
un autollenado.
Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda
el área donde se va a copiar el contenido.
Posteriormente se selecciona del grupo Modificar el botón Rellenar. Según el área

que esté seleccionada aparecerán activadas o inhibidas las opciones.

Microsoft Colombia
En este caso se utilizaría la opción Hacia abajo. El resultado se muestra de la

siguiente forma:
Otra forma de hacerlo, es utilizando el puntero del ratón. Se coloca justo en la

esquina inferior derecha de la celda en el cuadro de Autollenado; el puntero del
ratón toma el aspecto de una cruz ( ) delgada.
Con el botón sostenido se extiende hacia abajo o a la derecha dependiendo donde

se desee hacer el llenado. El resultado es el mismo, pero es mucho más sencillo y
rápido. A esta acción se le conoce como Autollenar y es equivalente a esta misma
acción desde el botón Rellenar que se vio anteriormente. Si se utilizan números con
incremento, se seleccionan y se copian igualmente, tendrán un incremento
dependiendo del valor que se está incrementando.

Microsoft Colombia
Borrar
Para eliminar el contenido de las celdas, del grupo Modificar se selecciona el botón
Borrar.
La opción Borrar Todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos,
contenidos y comentarios. Las opciones restantes, Borrar Formatos, Borrar
Contenido y Borrar Comentarios sólo eliminan estos.
Con la tecla <Supr>, también se borra el contenido de la celda, los formatos y los
comentarios quedan intactos.
Otra forma más para borrar el contenido de las celdas, es con el ratón. Con el
puntero del ratón que se utilizó para el Autollenado ( ), pero ahora la dirección es
hacia arriba o hacia la izquierda si se tiene más de una columna por borrar.
Las celdas que se estén borrando cambian a fondo gris.

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Deshacer y repetir acciones
MS Office Excel 2016 ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al

estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer
una operación:
Se da clic en el botón Deshacer ( )
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Z>.
La acción contraria es Rehacer que anula a Deshacer. Para repetir:
Se da clic en el botón Rehacer ( )
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Y>.
Buscar un contenido
MS Office Excel 2016 ofrece ayuda para buscar un contenido dentro del archivo. La
manera de llevar a cabo esta operación es:
Grupo Modificar
Se da clic en el botón Buscar y seleccionar ( )

y se selecciona la opción Buscar
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <B>.
Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece el siguiente cuadro de

diálogo:

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En la caja Buscar: escribimos la información que deseamos encontrar. El botón

Opciones >> muestra otros atributos. En la caja Dentro de: seleccione Hoja para
establecer que la búsqueda sea únicamente a la hoja de cálculo activa. Seleccione
Libro para buscar el contenido en todas las hojas del libro activo.
Si se debe buscar Por filas o Por columnas se indica en la caja Buscar: y si se

busca dentro de Fórmulas, Valores o Comentarios se indica en la lista Buscar en:.
Si señalamos Coincidir mayúsculas y minúsculas, MS Office Excel 2016
encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas
especificadas. MS Office Excel 2016 considera las letras como fueron escritas
originalmente, aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de
conversión a mayúsculas. Para encontrar sólo palabras completas utilizamos
Coincidir con el contenido de toda la celda. Además, de las opciones anteriores
podemos utilizar:
Buscar todos
Busca en el archivo todas las repeticiones del contenido especificado en los criterios
de búsqueda. Si desea buscar y revisar cada repetición por separado, haga clic en
Buscar siguiente en lugar de en Buscar todos.
Buscar siguiente
Busca y selecciona el siguiente texto especificado.
Reemplazar
Inicia la caja de diálogo de Reemplazar y toma la información del texto buscado para
reemplazarlo.
Para cerrar los atributos de búsqueda se da clic en el botón Opciones <<.

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Reemplazar texto
Esta es una opción extendida de la búsqueda del contenido, en la cual se le puede

especificar un texto o valor de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto o valor
que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir de la
opción Buscar del botón Buscar y seleccionar del grupo Modificar. Las otras
opciones son:
Grupo Modificar
Se da clic en el botón Buscar y seleccionar ( )

y se selecciona la opción Reemplazar
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <L>.
Utilizando cualquiera de los métodos o desde la caja de diálogo de Buscar aparece

la siguiente caja de diálogo:
Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. En la caja Reemplazar con: se

escribe el contenido por con el que se desea reemplazar la información que se está
buscando. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar todos podemos ir
cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.

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Ortografía
MS Office Excel 2016 puede revisar y corregir la ortografía del documento. Para
hacerlo se selecciona alguna de las siguientes opciones.
Ficha Revisar
Se da clic en el botón Ortografía ( ) del grupo

Revisión
Teclado
Presionamos <F7>
MS Office Excel 2016 comienza la revisión ortográfica. Al encontrar un error o

alguna palabra que no se encuentra dentro del diccionario aparece la siguiente caja
de diálogo:
En la caja No está en el diccionario: MS Office Excel 2016 muestra la palabra que

considera está mal escrita. En Sugerencias: nos pone una lista de posibles cambios.
Después de seleccionar la sugerencia que se desea, se da clic en el botón Cambiar
para cambiar la ocurrencia. Si la palabra correcta no aparece en las Sugerencias se
puede escribir directamente en la misma caja de No está en el diccionario:. Una
vez escrita la palabra correcta se da clic en Cambiar para efectuar el cambio o se da
clic en Cambiar todas para cambiar todas las ocurrencias. Si se oprime Omitir una
vez, la revisión continúa sin hacer ningún cambio y si se oprime Omitir todo cada
vez que encuentre esa palabra la va a ignorar sin confirmar.

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Si la última operación que hemos realizado no es la adecuada, se da clic en

Deshacer y regresamos al error anterior.
Si se desea agregar una palabra al diccionario se da clic en Agregar al diccionario.

Es necesario que haya sido creado un diccionario o escoger uno de la lista que
aparece en el botón Opciones….
En esta sección MS Office Excel 2016 presenta una caja de diálogo para establecer
los parámetros que se necesitan para configurar la ortografía, los cuales van a
criterio del usuario.

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Sección 3
Fórmulas
Objetivos:
Creará una fórmula
Realizará operaciones aritméticas tomando en cuenta las prioridades de

los operadores
Creará fórmulas con direccionamientos absolutos, relativos y mixtos
Cafam – Centro de Educación para el Trabajo 3-1

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¿Qué es una fórmula?

Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de
las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo
de las fórmulas, y aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas
se pueden hacer con una calculadora típica, en una hoja de cálculo se tiene la
ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se
indica una sola vez y después se indica que se realice a los datos deseados.
Creación de una fórmula

Una fórmula se captura en la misma forma en que se captura cualquier otro tipo de
información en una celda. Por ejemplo, si tuviéramos la siguiente tabla:
PRODUCTO PRECIO CANTIDAD TOTAL

Tubos 2" 2.100 5 10.500
Alicate 9.100 6 66.000
Llave Steelson 26.300 9 236.700
La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicación de PRECIO por

CANTIDAD. Por lo tanto, es aquí donde se puede crear una fórmula en lugar de
hacer varias multiplicaciones.
Para este ejemplo se escribe en la celda D2 porque es donde va a estar el resultado

de la operación, es decir el total y se tiene que hacer la multiplicación de la celda B2
por la celda C2, porque son las celdas donde se encuentran los valores de PRECIO
y CANTIDAD. La forma de escribir esa fórmula es =B2*C2. Se puede escribir
directamente, pero MS Office Excel 2016 brinda la facilidad de hacerlo de la
siguiente forma:
1) Siempre para comenzar una fórmula se debe elaborar con el signo igual (=),
y con esto le indicamos a MS Office Excel 2016 que lo que viene a
continuación es el contenido de la fórmula.
2) Después, se debe escribir el contenido de la fórmula, es decir, sus

referencias y operaciones. Se puede escribir directamente la celda, pero con
la ayuda del ratón se le puede dar un click a la celda deseada. La celda
escogida tendrá una línea punteada, si hubo un error y esa no era la celda,
tan sólo de un click en la celda deseada.

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3) Después de que la celda ya está escrita, se escribe el signo, que en este

caso es asterisco (*), y se repite el paso 2 para la siguiente celda.
4) La fórmula ya está lista, solo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla
<Enter> o con el botón de la barra de fórmulas.
En la celda aparece el resultado de la operación que se realizó. Pero, sin embargo,

sabemos que es una fórmula porque en la barra de fórmulas sigue apareciendo la
fórmula tal y como se escribió.
Esa fórmula que se escribió en la fila 2, también puede servir para las siguientes filas
sin necesidad de volverla a escribir en cada fila. Tan sólo tiene que copiarse hacia
abajo con cualquiera de los métodos vistos en la sección 2, pero el más rápido y
sencillo es con el puntero del ratón, y copiando rápidamente el contenido hacia
abajo.
Al copiar una fórmula automáticamente van a cambiar las filas si se copia hacia
arriba ó abajo y sus columnas si se copia hacia la izquierda o derecha. Por lo que en
cada fila o columna se tendría la fórmula correspondiente y sería equivalente a
escribir la fórmula celda por celda, sólo que más rápido y más sencillo.

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De esta forma, se realizó la operación deseada rápidamente y además se tienen

otras ventajas. La primera es que, si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o
CANTIDAD, automáticamente la operación de la fórmula se actualiza.
La otra ventaja, es que las celdas que contienen fórmulas pueden ser usadas como
referencias para más operaciones en fórmulas de otras celdas. Por ejemplo, si
agregáramos una columna más de DESCUENTO, tendríamos lo siguiente:
Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen, simplemente introduciendo la

fórmula adecuada.
Prioridades de los operadores

Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que serán realizadas es:
1) Multiplicaciones y Divisiones
2) Sumas y restas
Según el orden, las operaciones se van a agrupar con los paréntesis para obtener el
resultado deseado. Por ejemplo:

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Fórmula Resultado
=2+4*5 22
=(2+4)*5 30
=5+6/4+3*2 12.5
=(5+6)/(4+3)*2 3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2 3.14285714
Direccionamiento de celdas
Como se vio anteriormente en esta sección, al copiar una fórmula hacia la derecha o
izquierda, cambian las columnas, y al copiar una fórmula hacia arriba o abajo,
cambian las filas. Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque se
desea tener algún dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una
solución a esto podría ser que se hiciera una fórmula por cada celda, pero no es una
solución eficiente, porque mientras más datos se tengan más larga será esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dólares:
La operación es muy sencilla, una simple división. Pero ¿qué sucede cuando esa
fórmula se copia hacia abajo?

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Como se copio hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de
fórmulas se puede ver que el contenido de la celda C9 es la fórmula que divide a B9
entre B6, no es el resultado esperado, la operación adecuada debería ser B9 entre
B2.
Sin embargo, podemos ver que la operación realizada en la celda C5 está correcta,
la fórmula en esta celda es B5 entre B2. Todos los valores en este caso, deben de
multiplicarse por B2 que es el valor del dólar, por lo tanto, la celda que no debe
cambiar es la B2.
La fórmula que está en la celda C5 está correcta, lo único que debemos hacer es
indicarle que no cambie su columna o fila al momento de copiarse y la forma de
hacerlo es anteponiendo el signo ($) antes de la referencia de la celda.
Celda Copiando / Copiando /

B2 B2 / D2 C1 / C3
$B$2 $B$2 / $D$2 $C$1 / $C$3
B$2 B$2 / D$2 C$1 / C$3
$B2 $B2 / $D2 $C1 / $C3
La misma fórmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla
<F4> MS Office Excel 2016 automáticamente proporciona las combinaciones de
símbolos ($) según se desee. Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta
obtener la combinación deseada.
Si utilizamos la primera combinación, tendríamos lo siguiente:

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Ahora, vamos a incluir otros datos:
Copiando la fórmula que tenemos en C5, no va a cambiar ni la columna ni la fila. Se

puede hacer otra fórmula más, pero se puede aprovechar la que ya se tiene,
simplemente con hacerle un cambio.
La fórmula de C5 es =B5/$B$2 que quiere decir que no va a cambiar la columna ni la

fila, pero como lo que nos interesa que se mantenga constante es la fila, podemos
cambiar la fórmula a =B5/B$2.
Si copiamos está fórmula hacia abajo y hacia la derecha, los cálculos son correctos y
tan sólo utilizamos una fórmula:

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Y podríamos seguir añadiendo datos y se va a seguir utilizando la misma fórmula:
Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la

fila (como $C$6), referencias relativas cuando solo va a cambiar o una columna o
una fila (como C6 o D6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con
absolutas (como C6*C$7).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo
de fórmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar
operaciones con los datos.

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Sección 4
Formato
Objetivos:
El participante dará formato numérico a celdas
Cambiará la alineación y fuentes de las celdas
Asignará bordes y diseño a sus celdas
Cambiará el alto de una fila y el ancho de una columna
Aplicará Autoformatos
Administrará las hojas
Inmovilizará paneles

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Introducción
Una vez que el contenido de la hoja está revisado, podemos darle Formato. Para dar
formato a la(s) celda(s), lo primero que se debe hacer es seleccionarla(s).
Formato a las celdas

El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc., de
las celdas y su contenido.
El formato de celdas está concentrado en una sola caja de diálogo. Para acceder a
ésta se da clic en el botón de ampliar las opciones de celda de los grupos,
Fuente, Alineación o Número, de la ficha Inicio o se presiona <Ctrl+1>. También se
puede acceder seleccionando los botones esquineros de los grupos antes
mencionados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:
Cada separador tiene una función distinta y se accesa dando un clic en el separador
deseado.

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Separador Número
El separador Número sirve para asignar una notación especial a las celdas que
contengan números. Se tienen varias Categorías y en cada una se encuentra las
diferentes alternativas para modificar el tipo de formato. Según el tipo de datos
numéricos que se tengan es el formato que se puede elegir. Además, se pueden
crear nuevos formatos seleccionando la categoría Personalizada y escribiendo el
formato.
Algunas de las operaciones que se realizan en este separador tienen equivalen a los
botones que se encuentra en el grupo Número.

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Separador Alineación
Con este separador se controla la alineación de la información en las celdas.
El separador Alineación controla el lugar Horizontal y Vertical que va a ocupar la

celda dentro de la hoja. Las cajas de lista Horizontal y Vertical permiten seleccionar
el tipo de distribución que se asignará a la(s) celda(s). En Orientación se elige como
se acomoda el contenido a través de la celda.
Horizontal: se selecciona una opción en la caja de lista Horizontal para cambiar la

alineación horizontal del contenido de la celda. La forma predeterminada de la
alineación es: texto a la izquierda, los números a la derecha y los errores de valores
y lógicos se centran. Por defecto la alineación horizontal predeterminada es General.
Rellenar: permite que una celda sea llenada completamente con el mismo
contenido.

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Centrar en la selección: es para presentar un texto centrado en el grupo de celdas

que se ha seleccionado.
Vertical: se selecciona una opción en la caja de lista Vertical para cambiar la

alineación vertical del contenido de la celda. La forma predeterminada de la
alineación Vertical es en la parte inferior de la celda.
Sangría: es determinar una distancia desde el borde de la celda al contenido ya sea

en forma Horizontal o Vertical. El incremento de la Sangría es dependiendo del
ancho de un carácter.
Justificar: permite que un texto se distribuya de forma horizontal o vertical dentro de

la celda, dependiendo del ancho de la columna y de la cantidad de texto que se haya
ingresado, solamente se afecta la altura de la fila. También se puede optar por la
opción Ajustar texto en Control del texto para distribuirlo en forma vertical.
Control del texto

Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de
forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El
tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna.
No cambia el tamaño de la fuente aplicada.
Combinar celdas: convierte dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La
referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior
izquierda del rango seleccionado.
Orientación: permite girar el texto hacia la izquierda o hacia la derecha o escribirlo

hacia abajo Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se
seleccionan otras opciones de alineación.
Grados: establece la cantidad de giro del texto en la(s) celda(s) seleccionada(s).

Determine un número positivo en el cuadro Grados para girar el texto seleccionado
desde la esquina inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice

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números negativos para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la

esquina inferior derecha en la(s) celda(s) seleccionada(s).
Algunas de las opciones antes mencionadas se pueden obtener en el grupo

Alineación como se muestra a continuación:

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Separador Fuente
A través de este separador se cambian las fuentes, estilos y tamaño en las celdas.
En este cuadro de diálogo se selecciona la Fuente, su Estilo y Tamaño. Podremos

subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado. Además, le daremos
efectos de Tachado, Superíndice o Subíndice. También se puede cambiar el Color
eligiéndolo de la caja Color:. Si después de escoger las opciones no las desea
aplicar se pueden deshacer dando clic en la casilla Fuente normal.
En el grupo Fuente se tienen también algunas de estas acciones, aquí se muestran

con su botón correspondiente:

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Separador Borde
Con este separador se asignan bordes a las celdas.
Con esta división, se pueden asignar los Bordes de la(s) celda(s), su Estilo y elegir
un Color para el borde.
Para asignar bordes también se puede utilizar este botón del grupo Fuente.

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Separador Relleno
Con este separador se da color o diseño a las celdas seleccionadas.
A las celdas se les puede asignar un Color de fondo:, Un Estilo de Trama: (Diseño)
y un Color de Trama:. También se pueden asignar Efectos de relleno… para que
resalte aún más su contenido.
El color del fondo de la(s) celda(s), se puede elegir también con el botón
del grupo Fuente.

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Menú Rápido
Otra forma de cambiar el formato es presionando el botón derecho del ratón con las
celdas seleccionadas o con las teclas <Mayús+F10>. Al hacerlo aparece el siguiente
menú junto a la selección:
De este menú se puede seleccionar la opción Formato de celdas… y seguir el

mismo procedimiento que se explicó anteriormente.

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Altura de la fila
Para dar un efecto distinto o adorno a la hoja, cada fila puede variar su altura. Esto
ayuda también, cuando se asigna un tamaño de letra más grande. Para cambiar el
alto de la fila, seleccione en el grupo Celdas de la ficha Inicio el botón Formato.
La opción Alto de fila... muestra la siguiente caja de diálogo:
En Alto de fila se escribe la medida deseada. El Alto estándar automáticamente

asigna 15 que es la medida por omisión para la altura de las filas.
Visibilidad
En la sección Visibilidad la opción Ocultar y mostrar, despliega un menú que
permite escoger Ocultar filas, la cual la reduce a una medida en que desaparece la
fila y puede volver a aparecer con la acción contraria que es Mostrar filas.

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Otra forma de cambiar el alto de la fila es directamente con el ratón.

Colocándolo justo en la división de las filas. El puntero del ratón cambia a.
Con el botón sostenido se varía el alto de la fila. La nueva medida se muestra en el
cuadro informativo encima de la fila.
Con un doble clic, automáticamente se autoajusta la altura de la fila para que el

contenido se vea claramente de acuerdo al tamaño de fuente que tenga alguna
celda.
Ancho de la columna
Es muy común que la información capturada en una celda no se adapte al ancho de
ésta, ya sea que sobre o falte. Por lo tanto, se tiene la opción de cambiar el ancho de
la columna. En el grupo Celdas de la ficha Inicio seleccione el botón Formato.
La opción Ancho de columna... presenta la siguiente caja de diálogo:

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En Ancho de columna se escribe la medida deseada. El Ancho estándar

automáticamente asigna 10,71 que es la medida por omisión para el ancho de las
columnas.
Con la opción Ajustar ancho de columna se reacomoda el ancho necesario para

que se vea claramente el área que se está visualizando.
Ocultar y mostrar
MS Office Excel 2016 permite que las columnas se puedan ocultar y mostrar, con el
fin de optimizar el desempeño en la hoja de cálculo.
Para realizar este procedimiento en el grupo Celdas de la ficha Inicio seleccione el

botón Formato.
En la sección Visibilidad la opción Ocultar y mostrar, despliega un menú que

permite escoger Ocultar columnas, la cual la reduce a una medida en que
desaparece la columna y puede volver a aparecer con la acción contraria que es
Mostrar columnas.

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Otra forma de cambiar el ancho de la columna es directamente con el ratón.

Colocándolo justo en la división de las columnas, el puntero del ratón
cambia a. Con el botón sostenido se varía el ancho de la columna, y la
nueva medida se muestra en el cuadro informativo encima de los botones de las
columnas.
Con un doble clic, automáticamente se autoajusta el ancho de la columna para que el

contenido se vea claramente de acuerdo al contenido que tenga alguna celda.

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Estilos
Es muy común que MS Office Excel 2016 se utilice para crear tablas de cualquier
tipo. Por lo tanto, el formato a estas tablas se hace en base a sus filas y columnas
con ciertos criterios ya establecidos. Por esto MS Office Excel 2016 cuenta con una
opción especial para dar un formato automático a las tablas. Para realizar esto, se
deben seleccionar las celdas que desea formatear o estar dentro de ella. Seleccione
después en el grupo Estilos de la ficha Inicio el botón Dar formato como tabla. Al
hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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En Dar formato como tabla se tiene la lista de los formatos disponibles que se
pueden aplicar en las secciones de Claro, Medio y Oscuro. Con la opción Nuevo
estilo de tabla, se ingresa al cuadro de diálogo de su mismo nombre Nuevo estilo
de tabla, en el cual se establecen las características que tendrá el nuevo estilo de
tabla; así mismo la opción Nuevo estilo de tabla dinámica presenta el cuadro de
diálogo de su mismo nombre Nuevo estilo de tabla dinámica, el cual presenta
opciones similares para diseñar un nuevo estilo aplicado a una tabla dinámica.
Estilos de Celda
MS Office Excel 2016 brinda también la posibilidad de dar una mejor presentación a
las celadas. Para realizar este proceso se deben seleccionar las celdas que desea
formatear o estar dentro de ella. En el grupo Estilos de la ficha Inicio se selecciona
el botón Estilos de celda. Aparecerá en pantalla la siguiente caja de diálogo:
En la sección Bueno malo y neutral se selecciona el estilo que se desea aplicar a

la(s) celda(s). Con la opción Nuevo estilo de celda, se muestra en pantalla un
nuevo cuadro de diálogo para establecer el nombre del estilo y si se desean
mantener activas algunas de las opciones que muestra la caja de diálogo.

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Manejo de las hojas

Cada hoja tiene asignado un nombre y una posición dentro de cada libro. Las
posiciones y nombre de cada hoja se pueden modificar. En el grupo Celdas de la
ficha Inicio, se da clic en el botón Formato y en la sección Organizar hojas se da
clic en la opción Cambiar el nombre de la hoja.
Con la opción Cambiar el nombre de la hoja, MS Office Excel 2016 se posiciona

en la etiqueta de la hoja activa en la parte inferior izquierda de la pantalla,
mostrándola con un fondo en color negro permitiéndonos escribir el nuevo nombre y
se pulsa <Enter> para dar por terminado el cambio del nombre de la hoja.
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble clic sobre la
etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla. La caja
de diálogo que se muestra es la misma.

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Copiar hojas
Este proceso permite que la hoja activa se pueda duplicar para realizarle cambios sin
que se afecte la hoja original. Para realizar este procedimiento en el grupo Celdas de
la ficha Inicio seleccione el botón Formato.
En la sección Organizar hojas se da clic en la opción Mover o copiar hoja.
MS Office Excel 2016 muestra en pantalla el siguiente cuadro de diálogo:

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En la caja Al libro: se selecciona el libro al que se desea mover o copiar la hoja

activa. En caso de mover la hoja o copiarla a un libro que ya exista, éste debe estar
abierto.
En Antes de la hoja: se selecciona la hoja antes de la cual debe quedar ubicada la

hoja que se mueva o que se copie o moverla al final del libro. La casilla Crear una
copia permite realizar el duplicado de la hoja activa ya sea en el libro actual o en otro
libro. La acción de mover o copiar la hoja también se puede realizar dando clic con el
botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja seleccionada.
La presentación de la hoja duplicada puede verse así:

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Este proceso también se puede realizar ubicando el puntero del ratón sobre la
etiqueta de la hoja que se desea copiar y manteniendo la tecla <Ctrl> presionada, El
puntero del ratón cambia y el lugar a donde se va a mover es señalado con una
flecha, una pequeña hoja en blanco con un signo más y un triángulo invertido, el cual
indica la ubicación en donde quedará ubicada la hoja. Se desplaza el puntero a la
posición deseada y se suelta, luego se deja de presionar la tecla <Ctrl>.
Para cambiar una hoja de lugar (mover), se mantiene sostenido el botón del ratón
sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la pantalla. El puntero del ratón
cambia y el lugar a donde se va a mover es señalado con una flecha, una pequeña
hoja en blanco y un triángulo invertido, el cual indica la ubicación en donde quedará
ubicada la hoja. Se desplaza el puntero a la posición deseada y se suelta.

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Ocultar y mostrar
Las opciones Ocultar y Mostrar funcionan igual que con las filas o columnas o
celdas. Ocultar hoja esconde la hoja, y Mostrar hoja la vuelve a aparecer, utilizando
la siguiente caja de diálogo:

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Inmovilizar paneles
Cuando se manejan grandes volúmenes de información es importante saber en cual
columna o fila estamos ingresando información. Para tener este control MS Office
Excel 2016 permite definir títulos fijos en la pantalla.
Para realizar este proceso en el grupo Ventana de la ficha Vista se da clic en la

opción Inmovilizar, desplegándose un menú de opciones para escoger la más
adecuada.
Si el área de títulos que se desean inmovilizar es un conjunto completo de filas, la

ubicación deber ser en la primera columna (A) debajo de las filas a inmovilizar Ej.
(A7). Esto indica que la cantidad de filas que quedarán inmóviles van desde la fila 1
hasta la fila 6. En el botón Inmovilizar, se da clic en la opción Inmovilizar paneles y
queda así:

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Pero si lo que se desea inmovilizar es un conjunto completo de columnas, la

ubicación debe ser en la primera fila (1) a la derecha de las columnas que se desean
inmovilizar Ej. (D1). Esto indica que la cantidad de columnas que quedarán inmóviles
van desde la columna A hasta la columna C. En el botón Inmovilizar, se da clic en la
opción Inmovilizar paneles y queda así:

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Pero si lo que se necesita es establecer un conjunto de títulos fijos de filas y

columnas, la ubicación debe ser en la intersección de las dos partes. Ej: (D7). El
proceso queda sí:
Para deshabilitar el proceso de inmovilizar paneles, se ubica en cualquier celda y en

el botón Inmovilizar, se da clic en la opción Movilizar paneles.

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Sección 5
Inserción
Objetivos:
El participante conocerá los métodos para insertar celdas, filas y columnas
Identificará los posibles mensajes de error al insertar celdas, filas y

columnas
Insertará celdas, filas, columnas y hojas
Eliminará celdas, columnas, filas y hojas

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Introducción
Comúnmente ocurren cambios en la información que manejamos, y tenemos que
agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso, es posible que sea
necesario agregar más hojas a los libros, o eliminarlas. MS Office Excel 2016
permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidad de
capturar de nuevo la información contenida en éstas.
Inserción de celdas
Para insertar una celda o un rango de celdas, se selecciona la celda o el rango de
celdas deseado y se realiza alguna de las siguientes operaciones:
Grupo Celdas de la ficha Inicio

Seleccionamos del botón Insertar la opción Insertar celdas
( )
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <+>.
Utilizando cualquiera de los dos métodos aparece la siguiente caja de diálogo:
Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar celdas hacia abajo, va a dar
como resultado la inserción de un grupo de celdas de igual número y tamaño que las
del rango seleccionado, y las celdas existentes serán desplazadas hacia la dirección
indicada.
Con esta misma caja de diálogo se puede Insertar toda una fila o Insertar toda una
columna.

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Inserción de filas
Si lo que se desea es directamente insertar filas, se seleccionan el número de filas
completas de los encabezados de filas y se realiza cualquiera de las siguientes
acciones:

Seleccionamos del botón Insertar la opción Insertar filas de
hoja.
Teclado
Automáticamente se insertarán el número de filas elegidas. Si no se selecciona

ninguna fila, sólo se inserta una. Las filas se insertan con el alto de fila estándar. Esta
forma de insertar filas es mucho más rápida y eficiente que solamente señalando la
celda como se indicó anteriormente.
Inserción de columnas
Si lo que se desea es insertar columnas, está opción es la más rápida y adecuada.
Para insertar una o más columnas, se seleccionan el número de columnas completas
desde los encabezados de columnas y se realiza cualquiera de las siguientes
operaciones:

Seleccionamos del botón Insertar la opción Insertar
columnas de hoja.
Teclado
Automáticamente se insertarán el número de columnas elegidas. Si no se selecciona

ninguna columna, sólo se inserta una. Las columnas se insertan con el ancho de
columna estándar.
Mensajes de error
Al realizar estas acciones, no está creciendo el tamaño físico de la hoja. El tamaño
de una hoja siempre será de 1´048.576 filas por 16.384 columnas. Lo que se hace
en realidad con estas operaciones, es desplazar las celdas que ya contienen
información hacia las celdas que están vacías.

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Por esta razón, es posible que aparezca este mensaje:
Esto es consecuencia de que las celdas con contenido hayan alcanzado los límites
de la hoja y no se pueden desplazar.
Otro error común, es intentar insertar filas y columnas al mismo tiempo con una
selección múltiple. El mensaje es el siguiente:
Este mismo mensaje se despliega cuando se intenta eliminar múltiples filas o

columnas al mismo tiempo y con el mismo método.
Eliminar celdas, filas y columnas

La acción contraria a las anteriores es Eliminar. Con esta opción, se puede borrar el
contenido de una celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes.
También se puede eliminar una columna, una fila o toda la hoja.
Para eliminar una celda, columna o fila se seleccionan las que se desean eliminar y
se realiza alguna de las siguientes operaciones:
Grupo Celdas de la Ficha Inicio

Seleccionamos del botón Eliminar la opción Eliminar
celdas.
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <->.
Si el área seleccionada es una o varias columnas, o uno o varios renglones, la acción

se realiza automáticamente. Si el área seleccionada es una celda o rango de celdas
aparece la siguiente caja de diálogo:

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Esta caja de diálogo es similar a la de insertar celdas y sus acciones son

equivalentes.
Otra forma de eliminar celdas, columnas o filas es utilizar la tecla <Supr>. Con esta
tecla se puede también eliminar el contenido de una celda o un rango de celdas sin
desplazarlas, esta tecla tiene la ventaja que permite eliminar selecciones múltiples.
Sin embargo, con este método no se eliminan formatos establecidos a las celdas.
Inserción de hojas
También a un libro le pueden llegar a hacer falta más hojas. Para insertar una hoja
utilice cualquiera de los siguientes métodos:

Seleccionamos del botón Insertar la opción Insertar hoja.
Teclado
Presionamos simultáneamente <Mayús> + <F11>.
Automáticamente se inserta una nueva hoja, con un nuevo número de hoja.
Para insertar más de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla <Ctrl> y dé
clic sobre las hojas indicando el número de hojas que desea insertar. Las hojas
quedan señaladas y entonces se puede utilizar cualquiera de los métodos descritos
anteriormente.

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Otra forma de Insertar nuevas hojas al libro activo, es dar clic en el botón que está
después de la última hoja manteniendo la secuencia o presionando las teclas
<Mayús> + <F11>, pero con este último proceso queda la nueva hoja al principio de
la hoja que esté seleccionada.
Eliminar hojas
Para eliminar una hoja seleccione en el grupo Celdas del botón Eliminar la opción
Eliminar hoja. Esta acción no se puede deshacer, por lo tanto, MS Office Excel
2016 solicita la confirmación de la operación.
Para eliminar más de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla <Ctrl> y
seleccione de forma discontinua, el número de hojas que desea eliminar. Después,
utilice el procedimiento descrito anteriormente.

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Sección 6
Funciones
Objetivos:
Conocerá la importancia y utilidad de las funciones
Insertará funciones con el asistente y utilizará los otros métodos

disponibles
Creará nombres para rangos
Aplicará nombres en las funciones

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Introducción
En la sección 3 se explicó la importancia, ventajas y usos de las fórmulas. Las
fórmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo y son su
herramienta principal. Además de las fórmulas que MS Office Excel 2016 permite
que el usuario cree según sus necesidades, MS Office Excel 2016 cuenta con una
herramienta más que son las Funciones.
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan

comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además, MS Office Excel
2016 cuenta con funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas,
etc. que resuelven las necesidades más frecuentes de distintas disciplinas.
Importancia de las funciones

Una función, es una serie de fórmulas, pero en forma simplificada, más sencilla y
más fácil de escribirse. Las funciones resuelven problemas que también se pueden
resolver con fórmulas normales, pero lo hacen en un sólo paso en lugar de muchos
pasos.
Por ejemplo, si tenemos los siguientes datos:
La fórmula para sumar estos datos, como se muestra en la barra de fórmula es

=B2+B3+B4+B5+B6. Si existieran más filas, la fórmula seguiría creciendo y
creciendo hasta contemplar todas las filas. Además, es muy fácil cometer un error
mientras mayor sea el número de filas a sumar.

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Ahora, veamos el mismo grupo de datos, pero ahora utilizando una función para
realizar la operación:
Aquí se utilizó la función SUMA que es una de las más usadas, y suma series de
números. Nótese como para escribir esta fórmula el número de letras es mucho
menor al del ejemplo anterior. Este tamaño varía muy poco, aunque se trate de 10
filas o 20 filas o 40 etc., porque se está haciendo referencia a un rango de celdas. Al
escribir B2:B6 la operación a realizar considera desde la celda B2 hasta la celda B6
incluyendo todas sus celdas intermedias.
¿Cómo utilizar funciones?

Para incluir una función dentro de la hoja de cálculo se pueden utilizar cualquiera de
los siguientes métodos:
Grupo Bibloteca de funciones de la ficha Fórmulas
Seleccionamos el botón Insertar función ( )
Teclado
Presionamos simultáneamente <Mayús> + <F3>
Botón
Damos un clic sobre este botón en la barra de
fórmulas.

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Cualquiera de los tres métodos nos lleva a la siguiente caja de diálogo:
El cuadro de Insertar función, nos ayuda a colocar la función y los valores

adecuados, llevándonos parte por parte para la creación de la fórmula. En la caja O
seleccionar una categoría, está la lista de las agrupaciones de funciones que
existen. Después de seleccionar una de éstas, las funciones de esta categoría se
pueden ver debajo en Seleccionar una función.
En la parte inferior de la caja, se encuentra el formato de la función, es decir, que

componentes debe llevar para que sea empleada correctamente. También hay una
pequeña descripción de lo que hace esa función.

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Una vez elegida la función, presione Aceptar y aparece una caja de diálogo que está
directamente asociada a la función que utilizamos. A continuación, aparece la caja de
diálogo correspondiente a la función SUMA.
Existen ciertos elementos constantes en todas las funciones como es una Muestra
que es un cálculo momentáneo de la función conforme se va creando. La caja
Número1 va a contener la referencia o rango de celdas de la función. En esta caja
se puede escribir la referencia o rango de las celdas, pero además MS Office Excel
2016 provee la capacidad en ese momento de indicarle el rango con el ratón. Para
hacerlo damos un clic sobre la celda deseada o un clic sostenido sobre el área del
rango deseado.

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Al señalar el rango o referencia en la hoja se coloca una línea punteada sobre la

selección y la celda o rango automáticamente se escriben, con todo y los signos de
puntuación y separación que necesiten. Se pueden incluir más números, dando un
clic sobre la caja de Número2 y realizando el mismo procedimiento.
Automáticamente se van generando las cajas Número3, Número4, etc.
Una vez terminada la función y hechos todos los cambios, se presiona el botón
Aceptar y la función queda insertada.
El Asistente para funciones es un método para crear las funciones, pero también se
pueden escribir directamente con todos sus elementos. Para iniciar la función,
recuerde escribir siempre el signo igual (=) como se hace con las fórmulas para
iniciar la función.
La función SUMA, por ser una de las más usadas, se puede insertar directamente
con el botón del grupo Modificar de la ficha Inicio. Además, utilizando
el botón, MS Office Excel 2016 automáticamente detecta cuáles son las celdas que
se van a incluir en la función. Como generalmente se realiza esta operación en la
parte inferior de una tabla, toma todos los valores que se encuentran hacia arriba de
esta celda. Si no encuentra valores hacia arriba, busca hacia la izquierda.
Si no se desean estos valores, simplemente se escriben las celdas deseadas o se

seleccionan con el ratón.
Las funciones, se comportan como fórmulas normales en cuanto a su manejo. Se

pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar
una dentro de otra sin que sea necesario que sean del mismo tipo.
Ejemplos de combinaciones de funciones válidas:
=SUMA(C1:C5)*5
=SUMA(C6;D6;C7;D7:D9)*SUMA(C6:C7;C9:C10)
=SUMA(MAX(A1:C5);MIN(A1:C5))
Además de la función SUMA, existen más de doscientas funciones de diferentes

categorías y dependiendo de las necesidades específicas del usuario podrá
seleccionar funciones de tipo:

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Financieras Lógica
Fecha y hora Información
Matemáticas y trigonométricas Ingeniería
Estadísticas Cubo
Búsqueda y referencia Compatibilidad
Bases de datos Web
Texto Definidas por el usuario

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Sección 7
Impresión
Objetivos:
El participante preparará su hoja para impresión
Utilizará la Vista preliminar para asegurarse que la impresión se hará en la

forma definida
Imprimirá una hoja

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Introducción
Una de las formas más comunes para crear resultados finales, es de forma impresa.
Por esto, MS Office Excel 2016 cuenta con varias opciones para imprimir.
Configurar página
Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a
emitir dicho resultado. Para realizar esta acción, seleccione alguna de las opciones
en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página o amplíe las opciones
en el botón inferior derecho.
Esta como otras opciones de MS Office Excel 2016, está compuesta por varios
separadores, que son: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, Hoja y si
lo que se va a imprimir es un gráfico, la opción Hoja cambia por Gráfico.

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Separador Página
En el separador Página se manejan todas las opciones de manejo físico de la
página, como la Orientación que puede ser Vertical u Horizontal. En Ajuste de
escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa, esta opción no cambia el tamaño
de la hoja en pantalla. Ajustar al: reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde
el 10% hasta 400% de su tamaño original. Si se están imprimiendo gráficas, esta
opción está sólo disponible para hojas que soporten escala. Ajustar a:, reduce la
hoja o selección durante la impresión de manera que ocupe el número de página
especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la
otra. La hoja o la selección se reducen proporcionalmente, por lo tanto, es posible
que imprima en más hojas que las especificadas. Esta opción no está disponible para
hojas de gráficos.
En Tamaño de papel: se pueden escoger distintos tamaños previamente definidos,

como carta, oficio y otros. En Calidad de impresión: se selecciona la resolución,
esta opción varía según la impresora instalada, pero mientras más Alta o mayor
número tenga, mejor es la calidad. Primer número de página: permite cambiar el
número inicial de la página de impresión de la hoja, el resto de las hojas se numeran
secuencialmente después de este número. Aparece al inicio siempre con la leyenda
Automático que inicia siempre la primera página con “1”, si desea otro número
distinto, se borra la palabra Automático y se escribe el nuevo número.

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Separador Márgenes
Al seleccionar este separador aparece una caja de diálogo similar a la que aparece a
continuación:
La división Márgenes controla todos los márgenes de una hoja, y se puede ver en la
Muestra que dimensión está cambiando.
Para seleccionar la distancia entre la impresión y los extremos de la hoja se utiliza

Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Para seleccionar la distancia entre el
Encabezado y el extremo superior de la página, y la distancia entre el Pie de página
y el extremo inferior de la página, se utilizan las opciones respectivas de la caja. En
Centrar en la página, se centra Horizontalmente y Verticalmente el área a imprimir
tomando en cuenta el valor de los márgenes. Para centrar una gráfica, primero se
debe seleccionar del separador Gráfico dando clic en el botón Opciones, al hacer
esto, estas opciones se habilitan para los gráficos.

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Separador Encabezado y pie de página
El separador Encabezado y pie de página permite modificar las opciones para los
encabezados y pies de páginas de las hojas a imprimir. Inicialmente MS Office Excel
2016 tiene ya un encabezado y un pie de página por omisión, pero se pueden
cambiar. En Encabezado y en Pie de página, se encuentra una lista de
encabezados previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de
cada uno, se puede ver en las cajas superior e inferior, respectivamente.
Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página sirven para

hacer modificaciones al encabezado y pie de página, respectivamente. Ambos se
manejan de la misma manera y dan como resultado una caja de diálogo similar a
esta:

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En las secciones izquierda, central y derecha, se puede escribir el texto deseado.

Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes
datos de la hoja, el libro o datos en general como se muestra en la siguiente tabla:
Botón Inserta
Aplicar formato al texto
Número de página
Número total de páginas
Fecha de impresión
Hora de impresión
La ruta de ubicación del archivo y nombre del achivo
Nombre del archivo
Nombre de la hoja
Una imagen
Formato de imagen

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Separador Hoja
En el separador Hoja, se especifica que áreas de la hoja se desean imprimir, títulos,

líneas de división y otras opciones más. Éste separador aparece activado si se está
usando una hoja. En el cuadro Área de Impresión: se especifica que bloques de la
hoja se van a imprimir. El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas,
como A1:B5. Si se desean celdas que no están adyacentes, como por ejemplo A1:B5
y D1:E5, se escribe A1:B5;D1:E5 y se pueden seguir agregando punto y comas para
incluir más celdas o rangos de celdas. Otra forma de especificar los rangos es
utilizando el ratón. El cuadro de diálogo Configurar página se encuentra activo, pero
a pesar de esto, se puede dar un clic sostenido sobre el área de impresión de la hoja
deseada y con esto en la caja de Área de Impresión automáticamente se escriben
las celdas que corresponden al rango. De igual forma, para especificar celdas no
adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas.
Al imprimir, las áreas de impresión no adyacentes se imprimen en páginas
independientes.
Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en

la parte superior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas,
cuando son selecciones muy grandes, pero se le puede indicar a MS Office Excel

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2016 que se incluyan en cada hoja con Imprimir y títulos. En sus respectivas cajas
se determinan Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la
izquierda. Los métodos para especificar los títulos, son los mismos que para
determinar el Área de impresión.
En el área Imprimir se determinan opciones extras de impresión. Líneas de

división, son las líneas que dividen las filas y columnas en la hoja, esta opción las
imprime completas para todas las celdas sin excepción. No debe confundirse con los
bordes que se asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en
blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanco se imprime como
negro. Calidad de borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni
gráficas, pero reduce el tiempo de impresión. Encabezados de filas y columnas
imprime los números de las filas y las letras de las columnas. Comentarios imprime
cualquier comentario de las celdas o de páginas adicionales, para imprimir los
comentarios con sus referencias a las celdas dentro de la caja seleccione Al final de
la hoja, pero si desea que los comentarios se visualicen en la hoja, en la caja
seleccione Como en la hoja y luego en el grupo Comentarios de la ficha Revisar se
da clic en la opción Mostrar todos los comentarios.
En la caja Orden de las páginas, se controla el orden en el cual los datos se

imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser
Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Todas las anteriores opciones de Configurar página se pueden obtener en forma

individual con los botones del mismo grupo de la ficha Diseño de página.

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Separador Gráfico
Si lo que se tiene en pantalla es una gráfica, el separador Hoja cambia por Gráfico.
Aquí se controla el color y calidad de impresión de los gráficos.
En Calidad de impresión las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en

blanco y negro, son las mismas que se explicaron en el separador Hoja.
El botón Opciones presenta en pantalla un cuadro de diálogo en el cual el separador

Presentación permite cambiar la orientación del papel y el orden de las páginas. En
Páginas por hoja es para seleccionar cuantas páginas se desean imprimir en una
página. Estas opciones varían según el fabricante y se especifican en el manual de la
impresora correspondiente.
En todos los separadores mencionados, aparecen los botones Imprimir que nos
lleva a la caja de diálogo de impresión que se explica en esta misma sección, Vista
preliminar que también se explicará en esta sección.

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Vista preliminar
Para evitar que se obtenga un resultado impreso que no es el deseado, MS Office
Excel 2016 permite ver el documento en pantalla con todos los elementos tal y como
finalmente se obtendrá en impresión. Para elegir esta opción realizamos alguna de
las siguientes operaciones:
Botón de Office
Seleccionamos de la sección Imprimir la opción Vista
preliminar.
Grupo Configurar página de la ficha Diseño de página

Damos un clic sobre este botón y luego clic en Vista
preliminar.
Cualquiera de estas operaciones, desplegarán una reducción de la celda o bloque de

celdas que se desean mandar a imprimir con todos los objetos que contengan. En la
parte inferior se muestra un indicador de la página X de X ( ).

Además, en la parte inferior derecha, se muestran los botones de Mostrar márgenes
y Toda a la página, los cuales permiten conocer los límites de la información dentro
de la página y realizar un acercamiento de la información antes de imprimir.

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Los márgenes se pueden modificar desde aquí, con un clic sostenido del ratón en los
puntos negros que señalan los márgenes y moviéndolos a la nueva posición.
Finalmente, para salir de la vista preliminar, se da clic en el botón que se

encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla o se pulsa la tecla <Esc>
regresando a la vista normal.

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Impresión
Una vez que determinamos todas las opciones de impresión, se procede a realizar la
impresión final. Esto se puede hacer con alguna de las siguientes opciones:
Botón Archivo
Seleccionamos la opción Imprimir.
Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <P>.
Cualquiera de las operaciones da como resultado la siguiente caja de diálogo:

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En Copias, se determina la cantidad de veces que se debe generar el documento en

la impresora y el botón Imprimir, ejecuta la impresión. En Impresora, se muestra la
impresora que está seleccionada y permite seleccionar otra impresora que este
configurada para en el equipo.
En Configuración, se pueden establecer las siguientes opciones: Imprimir hojas

activas, indicando que se direcciona a la impresora la información de la hoja o de las
hojas que se encuentren seleccionadas. Imprimir todo el libro, permite que se
direccione a la impresora, la información que haya en todas las hojas del libro.
Imprimir selección, es únicamente para ver en el papel la información que se
seleccionó de una hoja.
En Páginas:, se permite determinar a partir desde que página hasta que página, se
desea imprimir.
Intercaladas, se para estipular, si las páginas impresas se desean ver en paquetes o

de forma individual. Además, MS Office Excel 2016, permite cambiar la orientación
del papel, las márgenes o seleccionar la última configuración de página que se aplicó
al libro.
En la última parte, se puede establecer que la información se imprima normalmente

con la opción Sin escalado. Ajustar hoja en una página, hará que toda la
información se imprima en una sola página. Además, permite Ajustar todas las
columnas a una página o Ajustar todas las filas a una página.

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Prioridades de los operadores .............................................................................. 4

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Identificará las partes que componen la pantalla principal

Realizará movimientos a través de la hoja de cálculo

Seleccionará celdas y rangos

Cerrará un archivo y saldrá de MS Office Excel 2016.

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-5

¿Qué es una hoja de cálculo?

Microsoft Office Excel 2016

MS Office Excel 2016 tiene la capacidad de intercambiar información entre otras

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-6

Iniciar MS Office Excel 2016

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-7

Descripción de la Pantalla Principal

Inicio Esta ficha permite aplicar las opciones de portapapeles, formato de

Insertar Mediante esta ficha se pueden realizar tablas, ilustraciones, gráficos,

Diseño de página Se pueden aplicar temas, configurar la página, ajustar área de

Fórmulas Esta ficha permite implementar funciones, nombres definidos a celdas

Datos Con esta ficha se pueden obtener datos externos, establecer

Revisar Con esta ficha obtenemos ayudas adicionales como son: la

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-8

Vista En esta ficha se pueden determinar las diferentes vistas de archivos,

Después de haber ingresado a MS Office Excel 2016, el paso siguiente es ingresar

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Encabezados de filas y columnas y Líneas de división

Botón de maximizar / restaurar

Barra de título (nombre de la aplicación)

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-10

Movimiento a través de la hoja

Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a través de la

Para moverse Teclado

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Para moverse Teclado

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Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-13

En la barra de fórmulas, aparecen cuantas columnas y/o filas se están seleccionando.

Se pueden seleccionar fácilmente columnas enteras, ubicando el puntero de ratón el cual

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo 1-14

De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las

Como en la barra de fórmula se informa cuantas columnas y filas están seleccionadas, en

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Captura de información en las celdas

Nombre Cargo Sueldo Descuento Total

Se debe capturar de la siguiente manera:

En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras

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indicando que se debe comenzar a ingresar el nuevo contenido. Se desactivará al terminar

Original: ** Esto es una prueba.

Ya que se tiene la información deseada se acepta con el botón de Introducir de la barra de

Para moverse Teclado

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Barra de Acceso Rápido

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Salir de MS Office Excel 2016

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