TABLAS DINÁMICAS.

Introducción.

El uso de tablas dinámicas en Excel es una de las funcionalidades que más

temen los usuarios y que más les puede servir en su día a día. La curva de
aprendizaje es rapidísima pero exige un par de horas de concentración y
algunos ejercicios prácticos para poder manejarse bien con esta poderosa
funcionalidad.

La primera vez que vi cómo se usaban las tablas dinámicas en Excel

básicamente me impacté. La potencia que tienen es increíble. Poder
hacer análisis rápidos de información masiva, ordenarla, contabilizarla en
un par de click, y esto no es una exageración, es la verdad. Las puedes
usar en Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 y Excel 2016.

Esta guía es realizada con la finalidad de aprender en forma rápida y

sencilla el uso de esta funcionalidad en Excel. Y la mejor manera de
aprender es haciendo ejercicios prácticos. Es por ello que junto a esta
guía te haré llegar el modelo en Excel con que trabajaremos.

¿De qué hablaremos?

 1 ¿Qué es una tabla dinámica de Excel?

 2 Cómo crear una tabla dinámica en Excel
 3 Organizar una tabla dinámica en Excel
 4 Configuración de campo de valor
 5 ¿Qué hacemos con los campos de la tabla dinámica?
o 5.1 Poner un filtro de informe.
o 5.2 Incluirlo como un campo de fila
o 5.3 Incluirlo como un campo de columna
¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA DE
EXCEL?
Para saber lo que es una tabla dinámica en Excel, lo primero que hay que
tener preparado será nuestra tabla de datos. Siempre debemos partir de
una tabla de datos donde la información se organiza por filas y las
columnas son los diferentes atributos o características de nuestra
información para trabajar con las tablas dinámicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el
modelo:

En la imagen vemos una serie de datos de ventas en diferentes meses,

años y zona.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por meses y año

podríamos hacer una serie de filtros, o cálculos como por ejemplo la
función SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la
información es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla
dinámica.

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN

EXCEL
Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros
datos. Para ello recomiendo convertir nuestro rango de datos donde está
nuestra información a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo.
Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará
de la siguiente manera:

Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en

número de filas, al refrescar las tablas dinámicas, todo el rango sea incluido
por la tabla dinámica en cuestión.
Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en Excel seleccionamos
nuestra recién creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas
>> Tabla Dinámica
Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la
siguiente:

En esta pestaña vemos el rango/tabla que ha sido seleccionado. En la

siguiente parte nos permitirá elegir donde situaremos nuestra tabla
dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos
coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en OK lo que veremos será
lo siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una tabla
dinámica genérica y a la derecha un display para ordenar la información
de nuestra tabla dinámica.
ORGANIZAR UNA TABLA DINÁMICA EN
EXCEL
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han
almacenado todos los títulos de columna de nuestra tabla. Cualquiera de
estos títulos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE

ABAJO?

 Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando

uno o varios elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
 Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas
(podremos seleccionar uno o varios elementos de la colección)
 Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos
seleccionar uno o varios elementos de la colección)
 Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores
como suma, máximo, media, contar valores, etc.

En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

 Valores: Suma de las ventas (COSTO) conseguido según los filtros

seleccionados.
 Filtro de reporte: ZONA. De esta manera podremos seleccionar el
territorio del que queremos conocer los datos de ventas.
 Etiquetas de filas: Hemos puesto la etiqueta MES para poder ver lo
que han vendido del producto seleccionado.
 Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se
desglosará para cada MES los productos que ha vendido y la suma
de su COSTO.

Explicado así suena algo complicado, lo mejor será ver cómo queda la
tabla dinámica una vez que hemos hecho las diferentes selecciones:

En la imagen anterior vemos como la información de ventas queda

organizada para TODAS LAS ZONAS según los Meses y diferentes productos.
Además de esto, veremos las columnas de totales de ventas por productos
y por mes (fila inferior y columna derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es súper sencillo, es

cuestión de tomarle el truco para que luego puedas ir a toda velocidad
sacando interesantes conclusiones de tus análisis.
Ahora bien, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me resulta
mejor ver cómo se reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy
sencillo, tan sólo tendremos que seguir los siguientes pasos:
 Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas
dinámicas (CAJITA) sobre los valores que queremos cambiar (en
nuestro ejemplo el valor SUMA DE COSTO).
 Elegimos la opción de “Configuración de campo de valor”.
 Elegimos la pestaña de “Mostrar valores como”.
 Del desplegable de “Mostrar valores como” elegimos “% de Gran
Total”.

De esta manera el resultado obtenido será:

Sencillo, ¿Verdad?
SIGAMOS APRENDIENDO! Como podemos ver en la ventana Campos de
tabla dinámica podemos diseñar la estructura en filas (y su orden),
columnas, filtros y la forma de presentar los datos.

Continuemos con el ejemplo de tablas dinámicas.

Como ya hemos visto en el tutorial, la lista de todos los campos disponibles

se encuentra en el cuadro superior de la ventana (FLECHA). Esos campos
son los nombres de columna de los datos que estoy manejando y, por ese
motivo, Excel nos dará un error si intentamos insertar una tabla dinámica
utilizando como “fuente” un rango al que falte un nombre de columna.
¿Cuándo nos pasa generalmente? Cuando son muchas las columnas.
IMPORTANTE SIEMPRE RECORDAR ESTO!!

También recuerda siempre crear una tabla con los datos. De esta manera
podrás ingresar más datos o información posteriormente y la tabla
dinámica automáticamente los reconocerá e incluirá al “actualizar
tabla”(que luego lo veremos)

¿Recuerdas cómo crear la tabla? Muy sencillo. Selecciona el rango de

datos y ve a Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla

Dale nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo

Campo1, Campo2,… imagínate cuando quieras estructurar el informe. No
necesariamente deben ser nombres largos pero sí lo suficientemente
descriptivos para que sepas su contenido.
Bien. Dicho esto, volvamos a nuestra tabla con la siguiente estructura y
diseño:

 ¿Pero cómo lo volvemos a diseñar de esa manera? Vamos de nuevo

sobre los valores que queremos cambiar en la CAJITA (en nuestro
ejemplo el valor SUMA DE COSTO).
 Elegimos la opción de “Configuración de campo de valor”.
 Elegimos la pestaña de “Mostrar valores como”.
 Del desplegable de “Mostrar valores como” elegimos “Sin Calculo”.

Y listo! Ya lo tenemos de nuevo como estaba!

Ahora, ¿Has notado algo en la tabla dinámica? Si, es algo difícil de leer
porque los números no tienen formato, no podemos seguir las líneas
fácilmente, cada columna tiene el ancho por defecto. Tratemos de ir
mejorando y a la vez aprendiendo como resolver esto.

Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta

de opciones. Son las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama OPCIONES (o “Analizar”, dependiendo de la versión de
Excel)…

… la otra Diseño

ALGO IMPORTANTE: sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos

encontramos se sitúa en el informe. Desde estas dos pestañas podremos
hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, ya sea dando
formato, agregando y actualizando información, entre otras cosas.

Volvamos a nuestra Ventana “Campos de tabla dinámica”, en concreto a

la zona de áreas en las que hemos situado algunos campos(CAJITA).

Observa la flecha a la derecha del nombre de “Etiquetas columna”. Si

haces click en esa flecha tendrás acceso a un menú contextual desde el
que podrás realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de las
opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de dato y
del área en la que se encuentre.
Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a
una ventana con dos pestañas.

Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás

indicar a Excel que no quieres un subtotal para este campo o que el
subtotal será uno concreto. También le podrás indicar que quieres
personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos y que repita
etiquetas de elementos.
CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR
Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo
Suma de Precio y elige Configuración de campo de valor.

¿Lo notaste? Si, la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro
nombre y realizan otras tareas. Es una ventana pensada para trabajar con
datos. Primeramente, aquí podremos formatear cada uno de los campos
de datos que tengamos (ver botón de comando Formato de número) e
incluso cambiar el nombre de la columna a otro más descriptivo. También
podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos
decimales a mi campo. Mi informe tendrá el siguiente aspecto:
¿QUÉ HACEMOS CON EL CAMPO ZONA?
No, no me he olvidado del campo Zona. Podemos hacer varias cosas:

 No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de

los que dispongo.
 Añadir un segmentador de datos a la tabla dinámica. Esto ya lo
hablaremos en un apartado especial de esta funcionalidad.
 Poner un filtro de informe.
 Incluirlo como un campo de fila.
 Incluirlo como un campo de columna.

PONER UN FILTRO DE INFORME.

Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro
para obtener un informe como el siguiente:

Como ves, tenemos una fila adicional más arriba, en la que aparece ZONA
y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic
sobre la flecha a la derecha tenemos una lista en la que podemos
seleccionar una zona o varias. Si clickeamos el botón “Seleccionar varios
elementos” y elegimos Antioquia y Valle del Cauca, nos quedará un
informe como el siguiente:
Súper Útil, ¿No?

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo ZONA al área Filas el informe quedará como esto:
El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho,
tenemos una vista de lo que ha vendido cada Zona por Mes y por
Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo Zona
encima del campo Mes? Este es el resultado:

Obtenemos las ventas de cada Zona por Mes y por Producto. ¿Cuál es el
mejor informe? Obviamente dependerá de lo que queremos ver en cada
momento. ¿Lo más interesante? Los cambios los podemos hacer con muy
pocos clicks.
INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Ahora arrastremos ahora nuestro campo ZONA al área Columnas, debajo

de Producto y tendremos un informe como el que sigue:

El informe sigue obviamente a la derecha hasta tener todas las columnas

de cada producto con sus correspondientes ventas por Zona pero para
efecto didáctico esto es suficiente.

¿Cómo vamos hasta ahora? No estaría de más utilizar algo de tiempo en

hacer cambios de un área a otra, probar formatos de número, rótulos, etc.

Este es el primer segmento de tablas dinámicas. Partimos de lo general a lo

más específico. En la siguiente guía trataremos temas más de detalle:
Formato, Segmentación y Análisis de Datos.

El principal objetivo que al finalizar puedas incluir en tus labores esta

potente funcionalidad de Excel, y de esta manera ahorrarte tiempo en
otras tareas.

Espero haya sido de fácil comprensión y utilidad!