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    Informe Plan de Trabajo Archivo

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    El informe resume las actividades realizadas por la funcionaria encargada del departamento de archivo, correspondencia y ventanilla de la UPTC seccional Chiquinquirá. Se está actualizando el inventario documental de la seccional y orientando a otras funcionarias sobre el sistema de gestión documental electrónico. El archivo, ya sea digital o físico, es indispensable para el buen funcionamiento de la universidad.

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    El informe resume las actividades realizadas por la funcionaria encargada del departamento de archivo, correspondencia y ventanilla de la UPTC seccional Chiquinquirá. Se está actualizando el inventario documental de la seccional y orientando a otras funcionarias sobre el sistema de gestión documental electrónico. El archivo, ya sea digital o físico, es indispensable para el buen funcionamiento de la universidad.

    Descripción original:

    EJEMPLO DE INFORMES

    Título original

    INFORME PLAN DE TRABAJO ARCHIVO

    Derechos de autor

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    Formatos disponibles

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    El informe resume las actividades realizadas por la funcionaria encargada del departamento de archivo, correspondencia y ventanilla de la UPTC seccional Chiquinquirá. Se está actualizando el inventario documental de la seccional y orientando a otras funcionarias sobre el sistema de gestión documental electrónico. El archivo, ya sea digital o físico, es indispensable para el buen funcionamiento de la universidad.

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    El informe resume las actividades realizadas por la funcionaria encargada del departamento de archivo, correspondencia y ventanilla de la UPTC seccional Chiquinquirá. Se está actualizando el inventario documental de la seccional y orientando a otras funcionarias sobre el sistema de gestión documental electrónico. El archivo, ya sea digital o físico, es indispensable para el buen funcionamiento de la universidad.

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    INFORME PLAN DE TRABAJO REALIZADAS POR LA FUNCIONARIA

    ENCARGADA DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO, CORRESPONDENCIA Y


    VENTANILLA DE LA UPTC SECCIONAL CHIQUINQUIRÁ

    En primera instancia se está realizando la actualización del inventario documental


    del archivo de la seccional Chiquinquirá para consolidarlos con el de la sede
    central y las demás seccionales.
    De igual manera vía telefónica se ha orientado y se les ha explicado a algunas
    funcionarias que han solicitado información sobre el manejo del sistema de gestión
    documental electrónico del archivo SGDEA en lo que tiene que ver con las
    ventajas en cuanto a organizar y administrar la información y los documentos de la
    universidad ya que es un reto al que no siempre se le presta la debida atención. El
    archivo, sea digital o físico, ya que es la memoria viviente de la
    Universidad, indispensable para su buen funcionamiento. Por esto, es prioridad
    administrar la información y no ‘manejar’ documentos. Para lograrlo, el foco es
    crear, organizar o ajustar los procesos, con el fin de optimizar los recursos y hacer
    más eficaz la labor de gestión documental, otras de las ventajas que les he podido
    dar a conocer son las siguientes:
    Para los empleados

    1.Facilidad en la búsqueda de documentos.


    2. Rápida respuesta a los usuarios.
    3. Menor manipulación de documentos.
    4. Menor riesgo de documentos mal archivados.
    5. Reducción y simplificación de trabajo para el personal de archivo

    Para las dependencias

    1. Información ágil y actualizada.


    2. Simplificación de procesos.
    3. Centralización del archivo.
    4. Más tiempo para atención y asesoría al cliente interno y externo.
    5. Liberación de espacio físico del archivo.

    Para la uptc

    1. Mejor imagen ante el usuario, las auditorías, la competencia y empresas del


    medio.
    2. Plan de contingencia del archivo físico.
    3. Incremento de los estándares de seguridad en el manejo de documentos.
    4. Reducción de costos asociados a mala toma de decisiones por falta de
    información pertinente.
    5. Optimización de recursos usados en temas de gestión documental y, por ende,
    menor impacto sobre el medioambiente.

    A la fecha estas son las actividades que he venido realizando, de igual manera
    envió adjunto el documento que he estado elaborando con respecto al inventario
    documental, aclarando que esta actualización se está llevando a cabo por fases y
    teniendo en cuenta las correcciones de la Doctora Nubia Pedraza, a medida que
    avancemos se les estará enviando el documento actualizado.

    Sin otro particular.

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