FORMATO 991210004-05

CARTA DE COMPROMISO PROVEEDORES

De acuerdo a la condición del servicio/bien prestado por EL PROVEEDOR dentro de las

instalaciones de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA
FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, el representante legal se compromete a cumplir con
los parágrafos que apliquen:

1. PARAGRAFO I: CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES APLICABLES A SU

ACTIVIDAD:

EL PROVEEDOR es el único responsable ante CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y

CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL
SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL y ante las autoridades internacionales,
nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones de acuerdo a la
naturaleza de su actividad económica.

EL PROVEEDOR acepta dar cumplimiento a normatividad legal vigente y a los requisitos

exigidos por la ley de acuerdo a la actividad realizada por el PROVEEDOR y reconoce tener
disposición para las inspecciones, visitas, solicitud de documentación pertinente, con el fin de
que los funcionarios o delegados de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y
PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL puedan verificar su cumplimiento de
acuerdo a la normatividad aplicable siempre que sea requerida. Las verificaciones pueden
realizarse dentro de las instalaciones de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA
Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL y en su empresa.

El PROVEEDOR es el único responsable por garantizar que toda la información y

documentación que presenta es legible, completa y exacta brindando la confianza para
CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA
PERMANENTE ESPECIAL sobre la actividad realizada.

2. PARAGRAFO II: OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA EN

MATERIA DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE:

EL PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA es el responsable exclusivo por cualquier

incumplimiento en Seguridad y Salud en relación con sus trabajadores, comunidades vecinas,
autoridades gubernamentales, sus Subcontratistas y el medio ambiente.

EL PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad vigente Nacional y de

CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA
PERMANENTE ESPECIAL, en seguridad y salud ocupacional, dentro de las instalaciones de
la misma, así como desarrollar y asegurar para el Contrato los siguientes elementos mínimos
de gestión:
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1. RECURSOS: El PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA debe realizar la planeación y seguimiento
a los recursos económicos y físicos así como al talento humano requeridos para la ejecución
del Contrato y el desarrollo del Plan Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

El CONTRATISTA Y/O PROVEEDOR es responsable de disponer de los recursos necesarios

para diseñar e implementar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
cumpliendo las disposiciones legales vigentes y dar cumplimiento al Plan específico del
Contrato, así como de garantizar la integridad de las personas, el medio ambiente y la
infraestructura operativa, durante la ejecución del contrato. Sin embargo, CARVAJAL PULPA
Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL
establece y requiere como mínimo el equipo de trabajo de acuerdo a lo siguiente

Contratistas por obra*: Se requieren Vigías de seguridad – suministrado por proyecto /

servicio
Cantidad de Trabajadores Cantidad de Vigías
Simultáneamente
1 – 50 1
51 – 100 2
Más de 100 3 por cada 100 trabajadores

* Esto no aplica cuando se suministra personal por hora hombre

Contratista por Outsourcing: Se requiere un coordinador de Seguridad Industrial, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente, tiempo parcial o total de acuerdo al riesgo.

Perfil del Coordinador de Seguridad y Salud

 Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de 4 años en Seguridad Industrial Ejecutando
actividades de planeación, asesoramiento, dirección y/o aseguramiento de planes de Seguridad Industrial. Debe tener
Licencia en Salud Ocupacional.
 Tecnólogo en higiene y seguridad industrial o en salud ocupacional con experiencia laboral mínima de 5 años en
Seguridad Industrial ejecutando actividades de planeación, asesoramiento, dirección y/o aseguramiento de planes
Seguridad Industrial
 Tecnólogo en otra especialidad. Deberla acreditar una experiencia mínima de 6 años en Seguridad Industrial ejecutando
actividades de planeación, asesoramiento, dirección y/o aseguramiento de planes de Seguridad Industrial.

Perfil del Vigía de Seguridad

 Profesional en Salud Ocupacional con experiencia laboral mínima de dos (2) años en Seguridad Industrial
 Tecnólogo / Técnico en higiene y seguridad industrial. Deberá acreditar una experiencia mínima de tres (3) años en
Seguridad Industrial
 Debe tener licencia en Salud Ocupacional

2. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO: El CONTRATISTA es responsable de asegurar

que el personal a su cargo esté calificado para desarrollar con seguridad el trabajo contratado,
incluyendo las metodologías utilizadas para analizar los riesgos inherentes a los trabajos a
ejecutar y definir las medidas de seguridad que se deben observar en la ejecución de los
mismos, y en cómo reaccionar frente a situaciones de emergencia. La formación debe incluir
riesgos potenciales conocidos de incendio, explosión o emisiones tóxicas, relacionadas con
su trabajo y proceso; reglas, normas, estándares y demás instrucciones de Seguridad
Industrial establecidas por CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS
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ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, relacionadas con las actividades a cargo del
CONTRATISTA; elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias, y
prácticas de trabajo seguro aplicables.

El personal del CONTRATISTA y Subcontratista debe contar con la acreditación y certificación

de competencias para las especialidades que así lo requieran de acuerdo con la legislación
colombiana vigente (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios,
operadores de equipos pesados, mecánicos, conductores, trabajo en alturas, etc.); Las
certificaciones deben ser expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente,
de conformidad con la legislación colombiana.

El personal debe ser entrenado en los procedimientos críticos que le conciernen, competente,
apto e idóneo en su tarea CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS
ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL podrá solicitar sustitución de personal cuando el
CONTRATISTA no acredite que tiene las competencias para ejecutar los trabajos que le
fueron asignados o no cumpla con los procedimientos, dado que ello, además de implicar un
incumplimiento del Contrato, conlleva riesgos para la vida propia, de los demás, para el medio
ambiente y/o infraestructura y bienes de la empresa.

Cuando por razón del alcance del Contrato se deban realizar actividades tales como
construcción, interventoría, recepción, operación, mantenimiento o inspección, que conlleven
intervención de una instalación eléctrica o de un sistema eléctrico, estas deberán ser
realizadas por personas calificadas, con matricula profesional, certificado de inscripción
profesional o certificado de matrícula, que de acuerdo a la legislación vigente lo faculte para
ejercer dicha actividad. Tales personas responderán por los efectos resultantes de su
participación en la instalación.
La competencia para realizar dichas actividades corresponderá a las personas calificadas,
tales como: ingenieros electricistas, electromecánicos, de distribución y redes eléctricas, o
electrónicos en los temas de electrónica de potencia, control o compatibilidad
electromagnética; tecnólogos en electricidad, tecnólogos en electromecánica o técnicos
electricistas con matrícula profesional, certificado de inscripción profesional o certificado de
matrícula, vigentes, teniendo en cuenta lo dispuesto en las leyes y normas reglamentarias que
regulan el ejercicio de cada una de estas profesiones, en especial lo referido a sus
competencias.

3. CUMPLIMIENTO LEGAL: El CONTRATISTA, durante toda la ejecución del Contrato, debe

contar con una matriz de identificación de los requisitos legales en Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente aplicables al objeto del mismo, establecer los mecanismos
para el cumplimiento de tales requisitos; y mantener la información actualizada. Debe
comunicar la información pertinente sobre requisitos legales y de otra índole a todos sus
empleados y demás partes interesadas.

4. INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN: El CONTRATISTA debe asistir a la Inducción de Seguridad

y medio Ambiente programa por CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y
PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL antes de iniciar la labor, esta
inducción tiene una vigencia de 1 año y debe ser renovada antes de su vencimiento.

5. PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS SEGURAS: El CONTRATISTA debe contar con

procedimientos y practicas seguras para las actividades y tareas críticas objeto del Contrato,
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los cuales deben estar redactados de forma coherente y clara, y estar disponibles para todo el
personal. El CONTRATISTA debe asegurarse que sus trabajadores y Subcontratistas, los
conozcan y ejecuten con rigurosidad, tomando acciones frente a las desviaciones.

El CONTRATISTA debe conocer y acatar los procedimientos y prácticas seguras establecidas

por CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA
PERMANENTE ESPECIAL, cuando se realicen trabajos dentro de las instalaciones de la
empresa. Dentro de ellos se tienen:

Si el Contrato contempla trabajos de alto riesgo y/o actividades de reparación, modificación,

construcción, instalación, inspección y prueba de equipos o componentes críticos para la
seguridad de los procesos, como mínimo se debe:
a) Entrada a Espacio Confinado con Atmósfera Peligrosa: Disponer de 1 Centinela: Persona
ubicada en el exterior, designada para observar y ayudar al trabajador que esta en el
interior del espacio confinado, Herramientas de materiales que no produzcan chispas
(lámpara antichispa y herramientas neumática, Arnés de seguridad, cuerdas de
salvamento y redes de seguridad, Equipo de ventilación (ventiladores o equipos tipo
Venturi), Elementos de protección personal de acuerdo al riesgo y todas las demás
exigencias del permiso de trabajo que debe ser autorizado por el operador del área.
Cumplir todo lo exigido en la Norma No, 991450049
b) Apertura de Líneas de procesos y equipos: Se debe cumplir con todas las exigencias
establecidas en la norma interna No. 991450057. Entre las principales, se debe usar traje
completo para químicos, drenajes, eliminación de emergencia residual y estado de
energice. Diligenciar el formato Ni Riesgos
c) Trabajos en caliente: Certificación de competencia de soldador, disponer de 1 Centinela
por trabajo: Persona designada para vigilar que no se produzca un incendio durante la
ejecución del trabajo y revisar el área durante 1 hora después de concluido este. Equipos:
Un cilindro de oxigeno o de gas propano, Un cilindro de acetileno, Un juego de
mangueras, Un mango mezclador y un mango cortador, Regulador de oxígeno y de
acetileno con sus respectivos manómetros, Válvulas arresta llamas, Maquina de soldar
eléctrica, Cable para la masa y cable para la pinza, Cable para la clavija, Extintor
multipropósito. Y lo demás exigido en la norma No. 991450050
d) Proveedores que manipulen fuentes / sustancias radioactivas y Radiografías Industriales:
Tener acreditación para por Ingeominas, Notificación al Departamento de Seguridad
Industrial/Salud ocupacional y Gestión Ambiental de la fecha y sitio donde se va a realizar
la radiografía, Notificación sobre el área de la Planta en la cual se va a realizar el trabajo,
usar contador Geiger calibrado, acordonar (aislar) las áreas donde se realiza la
radiografía industrial, tener un plan de respuesta a emergencia por radiaciones ionizantes.
e) Trabajos en Altura: Se requiere certificación por entidad competente en Colombia con
vigencia de reentrenamiento menor a un año de acuerdo a lo exigido por la legislación en
Colombia, diligenciar y cumplir con todas las exigencias del permiso de trabajo, uso de
sistemas de acceso (andamios plataformas, elevadores de personas, andamios, y demás)
certificados, equipos de protección contra caídas (arnés, eslingas, conectores, líneas de
vida, entre otros) certificados. Se debe garantizar la supervisión permanente del área con
un ayudante de seguridad. Se debe dar cumplimiento de la Resolución 1409 de 2012.
f) Excavaciones: Diligenciar formato Ni Riesgos.
g) Manejo de Cargas: Izaje con Grúas: Se debe tener certificación tanto de la persona que
opera (gruero y aparejador) como del equipo (grúa) de acuerdo a disponer de un plan de
izaje para realizar el trabajo.
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 h) Trabajos Eléctricos: El personal electricista deberá tener matrícula profesional con la
categoría, que según la normatividad legal vigente, lo autorice o acredite para el ejercicio
de la profesión en la labor contratada.
i) Transporte y manipulación de productos químicos peligrosos: cumplir con Decreto
1609/2002 para transporte de mercancías peligrosas y toda la legislación colombiana
relacionada con transporte y manipulación de mercancías peligrosas.

Para todos los trabajos se debe diligenciar y ser aprobado por el operador del área el
Formato Ni Riesgos entregado por CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y
PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL en la enfermería cada planta, el
CONTRATISTA debe velar porque los controles identificados en este análisis de riesgos
se implementen.

Avisar a CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA

FRANCA PERMANENTE ESPECIAL la presencia de riesgos propios del trabajo del
CONTRATISTA no identificados inicialmente, o riesgos encontrados durante el desarrollo
del trabajo del CONTRATISTA.

6. IDENTIFICACION ASPECTOS / IMPACTOS – PELIGROS / RIESGOS: El CONTRATISTA

debe alimentar su matriz de identificación de peligros y riesgos / aspectos e impactos
ambientales propios de su actividad, con los riesgos específicos del lugar donde se realizará
el trabajo. Dicha matriz deberá ser actualizada como mínimo anualmente, además deberán
ser implementadas las medidas de control requeridas para la administración de los riesgos.

7. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL: El CONTRATSITA debe entregar dotación

de elementos de protección personal de acuerdo al riesgo y garantizar certificación de
acuerdo a normas nacionales o internacionales vigentes

8. MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO: El CONTRATISTA debe establecer el alcance

de los exámenes de ingreso, periódicos, post incapacidad y de egreso, requeridos por todo el
personal, de acuerdo con las funciones y el cargo a desempeñar. Debe contar con los
certificados de aptitud de cada trabajador emitido por Médico Especialista en Salud
Ocupacional, acorde a la normativa (Resolución 2346 de 2007).

Para trabajos de alto riesgo, se debe especificar en el certificado que es apto para el trabajo
crítico respectivo, de conformidad con la normatividad legal vigente. El CONTRATISTA
deberá disponer de esta información por cuanto CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL
PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL la podrá solicitar en
cualquier momento, a través de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Debe incluir dentro de su programa actividades campañas específicas, tendientes a fomentar

la prevención y el control de la fármaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, dirigidas
a sus trabajadores. El CONTRATISTA implementará las Actividades de Promoción y
Protección de la Salud, requeridas según el Diagnóstico en Salud y los Riesgos para la Salud
propios de cada trabajo, ejecutando los Programas de Vigilancia Epidemiológica,
Inmunizaciones, Auto cuidado, Estilos de Vida Saludable, control del estrés laboral, riesgo
psicosocial y otras enfermedades.

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9. HIGIENE INDUSTRIAL: Se deben revisar los estudios de higiene industrial de las áreas
donde se ejecutara el Contrato, con el fin de conocer los niveles de ruido, vibraciones,
iluminación, los agentes químicos presentes en las actividades y del medio en el cual se
realizan los trabajos etc., según aplique; así como una posterior comparación contra los
límites máximos permisibles de acuerdo a la legislación colombiana vigente; con el fin de
incorporarlos en sus análisis y controles de riesgos. Para la medición de los agentes químicos
presentes en el medio de trabajo y de interés ocupacional, en caso de requerirse, se debe
contar con equipos portátiles o personales, calibrados por una persona competente, o
monitoreo realizado por Proveedor competente, con Licencia en Salud Ocupacional vigente y
certificaciones de calibración de equipos vigentes.

10. PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS: El contratista debe tener un plan de

respuesta a emergencias de acuerdo a lo exigido por la legislación colombiana.

11. SUBCONTRATISTAS: El contratista debe exigir el mismo requerimiento de este

documento cuando realice contratación de terceros para realizar un trabajo dentro de las
instalaciones de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA
FRANCA PERMANENTE ESPECIAL.

12. VEHÍCULOS DENTRO DE LA COMPAÑÍA: El contratista que requiera ingresar vehículos

propios o contratados para ejecutar la labor de su contrato dentro de las instalaciones de la
compañía debe cumplir todos los requerimientos de ley en cuanto revisión técnico mecánica,
revisión de gases, licencias de conducción y demás requisitos exigidos por la legislación
colombiana vigente y lo exigido por la Resolución 1565 del Plan estratégico de seguridad vial

13. PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL: En caso de ser un trabajador recién vinculado a la

empresa contratista, debe aportar copia de la afiliación a EPS, AFP, Caja de Compensación y
ARL donde se evidencie el nivel de riesgo, radicadas en cada una de las entidades.

En caso de estar vinculado a la empresa contratista con anterioridad, la planilla de pago a la

seguridad social, donde se evidencie el nivel de riesgo y certificación no inferior a un día de
afiliación vigente expedida por la ARL.

En todos los casos la afiliación a estas entidades debe hacerse en cabeza de la empresa
contratista, no podrá usarse sociedades, asociaciones, corporaciones, fundaciones y la
contratación de servicios de colaboración o manejo de recurso humano, Compañías de
Servicios de Colaboración, o personas naturales que no ejerzan como verdaderos
empleadores de los colaboradores.

14. MEDIO AMBIENTE: El PROVEEDOR cumplirá con la normatividad ambiental aplicable a

su actividad comercial, el Estudio de Impacto Ambiental, el Plan de Manejo Ambiental,
Medidas de Manejo Ambiental y permisos, según apliquen. Mantendrá sus instalaciones y
equipos en óptimas condiciones de orden y aseo, asegurando diariamente la gestión y
evacuación de los residuos previamente separados y clasificados a los sitios de disposición
final autorizados debidamente por las Autoridades Ambientales. Para ello, contará con un
procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales, que refleje que
la gestión integral de los residuos se realiza de acuerdo con la normatividad Nacional que
aplique. El PROVEEDOR debe contar también con la MATRIZ LEGAL AMBIENTAL.

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El PROVEEDOR deberá entregar el plan de manejo ambiental, los permisos o comunicados
donde certifican el sitio de extracción de material o canteras autorizadas por la CRC o CVC y
la firma de la persona (natural o jurídica) que posee la licencia minero-ambiental otorgada por
Ingeominas.

15. ASISTENCIA A ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO

AMBIENTE: Las empresas convocadas a actividades programadas por CARVAJAL PULPA Y
PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL
debe asistir obligatoriamente, la no asistencia genera aviso de calidad.

Todo escombro debe ser retirado fuera de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL
PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL S.A en sitios autorizados
por la CRC o la CVC y se debe entregar certificado de la escombrera autorizada en gestión
ambiental de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA
FRANCA PERMANENTE ESPECIAL.

3. PARAGRAFO III: SUMINISTRO DE CERTIFICACIONES VIGENTES:

EL PROVEEDOR es el único responsable ante CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL

PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL y ante las autoridades
internacionales, nacionales y locales por la veracidad de las certificaciones presentadas de los
sistemas de gestión. De igual forma se compromete mediante este documento a suministrar
al área de abastecimiento de CPP las certificaciones actualizadas correspondientes a las
exigidas en el momento de su inscripción, como condición para su permanencia como
proveedor activo.

En caso de no tener certificaciones en el momento de registro, EL PROVEEDOR se

compromete a enviarlas cuando las obtenga, o en su defecto certificación equivalente
otorgada por un tercero y reconocida por CPP, asumiendo la obligación de efectuar entregas
con un porcentaje bajo de defectos y mejorar continuamente su desempeño.

4. PARAGRAFO IV: CONVENIO DE SEGURIDAD:

POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD: La política se constituye a partir de los

elementos relacionados con el Control y la Seguridad que se encuentran en las políticas
de CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA
PERMANENTE ESPECIAL y que tienen la finalidad de minimizar el riesgo en las
exportaciones e importaciones respecto al contrabando, narcotráfico, terrorismo o
cualquier otra actividad ilícita y además mantener un ambiente de seguridad en las
instalaciones y la comunidad.

Parte del cumplimiento a esta política está representada en los acuerdos de seguridad con
EL PROVEEDOR, a través de la integración y participación activa de procedimientos y
políticas claras para que la relación comercial esté basada en operaciones seguras,
confiables y trazables.

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4.1. POR PARTE DE CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL
SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, Y/O SUBSIDIARIAS: CARVAJAL
PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA
PERMANENTE ESPECIAL dará cumplimiento a los requisitos aplicables a su
sistema de Gestión en Control y Seguridad. Con esto, se busca asegurar que el
sistema de Gestión en Control y Seguridad esté apoyado por EL PROVEEDOR, y
que puede confiar en que de igual forma EL PROVEEDOR tomará las medidas
necesarias y pertinentes, para garantizar que la mercancía transportada por terceros
será controlada de forma tal que se evite cometer cualquier acto ilícito por intermedio
suyo, convirtiéndose así en un asociado de negocio para garantizar una cadena de
comercio seguro.

4.2. BUENAS PRÁCTICAS DE SEGURIDAD A CARGO DEL PROVEEDOR:

4.2.1. Mantener como prioridad permanente el monitoreo y la medición de los

incidentes que puedan poner en riesgo las operaciones.
4.2.2. Tener procedimientos para la selección y evaluación de sus proveedores.
4.2.3. Inspeccionar los contenedores antes del cargue, se recomienda una inspección
de siete puntos: Pared delantera, lado izquierdo, lado derecho, piso, techo
interior/exterior, puertas interiores/exteriores, exterior / sección inferior. Además
de realizar inspecciones a los vehículos y tráileres que transportan la mercancía.
(Si aplica).
4.2.4. Garantizar que la integridad de los contenedores, remolques y mercancías sean
protegidos contra la introducción de materiales y/o personas no autorizados
(especialmente en el punto de llenado) y utilizar los sellos y precintos de acuerdo a
las normas de seguridad vigente. (Si aplica).
4.2.5. El almacenamiento de los sellos y precintos se hará en lugares seguros y bajo
llave, su uso será controlado por el personal designado para ello. Los sellos no
serán usados en estricto orden de numeración. De igual forma deberá tener
procedimientos para reportar precintos dañados o alterados. (Si aplica).
4.2.6. Adoptar medidas de seguridad para garantizar la integridad y seguridad de los
procesos relevantes al transporte, manejo y almacenaje de la carga en la cadena
de suministro.
4.2.7. Garantizar que toda la información y documentación utilizada para despachar
mercancías sea legible, completa y exacta.
4.2.8. Describir con exactitud las características de las materias primas o productos,
indicando el peso, unidad de empaque, etiquetas, marcas; así mismo realizará un
conteo de las piezas o unidades frente a los documentos de la carga. La carga
que se está enviando deberá compararse con las órdenes de compra o de
entrega. Así mismo, identificará positivamente a los conductores antes de que
reciban o entreguen la carga.
4.2.9. Mantener protocolos o procedimientos para reportar oportunamente a las
autoridades en caso de detectar anomalías o discrepancias con la mercancía, o
actividades ilegales o sospechosas.

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 4.2.10. Disponer de procedimientos para la selección del personal, el cual debe incluir
la verificación de referencias, de antecedentes y realización de visitas
domiciliarias.

Estos acuerdos entre EL PROVEEDOR y CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL

PULPA Y PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL podrán ser
verificados por ambas partes en el momento en que se considere necesario y serán
evaluados cuando situaciones extraordinarias se presenten. Además, servirán como
parámetro evaluador dentro de los sistemas de gestión como proveedores confiables y
serán retroalimentados de manera oportuna.

5. PARAGRAFO V: CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS MINIMOS DE SEGURIDAD EN LA

CADENA DE SUMINISTRO INTERNACIONAL:

En aplicación y cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto No. 3568 de 2011, modificado por el

Decreto 1894 de 2015, la Circular No. 027 de 2012 y la Resolución No. 015 de 2016 de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y demás normas que los regulen, adicionen
o modifiquen, por medio del presente escrito, EL PROVEEDOR manifiesta que la Empresa está en
proceso de implementación de los requisitos mínimos de seguridad en la cadena de suministro
internacional establecidos en dicha normatividad para los asociados de negocio y garantiza que
cuenta con procedimientos seguros y una cadena de suministro limpia, que la protege de
actividades ilícitas y evita incidentes de contaminación en su carga.

Como representante legal garantizo el cumplimiento de los requisitos exigidos en este

documento como PROVEEDOR ante CARVAJAL PULPA Y PAPEL Y CARVAJAL PULPA Y
PAPEL SAS ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL.

Para constancia se firma a los ______ días del mes de ________________ del año
__________.

___________________________
Representante Legal Proveedor
Empresa:
Nit:

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