ESTUDIO DEL PROCESO DE INVENTARIO DE UNA EMPRESA DE

COMERCIALIZACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

PARA LA OPTIMIZACIÓN DE ABASTECIMIENTOS

Elaborado por:
DANIELA ESTRADA CALDERÓN
EDUARDO FERRER PINEDA
ALISSON LEMUS MARTÍNEZ

Presentado a:
Docente Rafael Cabeza Gordillo

Asignatura:
BASE DE DATOS, Grupo 1

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO

Barranquilla, miércoles 19 de junio de 2019

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 Contenido
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 3
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................................... 5
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA......................................................................................... 5
1.2. PROBLEMA PRINCIPAL ...................................................................................................... 5
2. OBJETIVOS .................................................................................................................................... 7
2.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 7
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................... 7
3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................. 8
4. MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................ 9
4.1. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................. 9
4.1.1. PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS ............................................................................. 9
4.1.2. CONTROL DE INVENTARIOS ....................................................................................... 10
4.1.3. CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS .......................................................................... 11
4.1.4. METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FÍSICO ................................................. 11
4.1.5. ALMACÉN ...................................................................................................................... 12
4.2. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................ 13
4.3. MARCO ESPACIAL ............................................................................................................... 14
4.4. MARCO TEMPORAL............................................................................................................. 15
4.5. MARCO LEGAL ..................................................................................................................... 15
5. RECURSOS .................................................................................................................................. 18
5.1. RECURSOS HUMANOS ....................................................................................................... 18
5.2. RECURSOS FINANCIEROS ................................................................................................. 18
5.3. RECURSOS DE HARDWARE .............................................................................................. 18
5.4. RECURSOS DE SOFTWARE ............................................................................................... 18
6. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ............................................................................................ 19
6.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES .................................................................................... 19
6.2 FLUJO NORMAL DE EVENTOS ........................................................................................... 20
7. MODELADO DEL SISTEMA PROPUESTO ................................................................................ 21
7.1. ESPECIFICACIÓN DE ENTIDADES ..................................................................................... 21
7.2. MODELO ENTIDAD RELACIÓN ........................................................................................... 21
7.3. MODELO LOGICO O RELACIONAL ................................................................................... 24
7.3.1. MODELO DEFINITIVO ................................................................................................... 26
7.4. DICCIONARIO DE DATOS ................................................................................................... 26
8. COMANDOS EN SQL ................................................................................................................... 29
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................. 31

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 INTRODUCCIÓN
Toda empresa comercial tiene alguna clase de inventario, realizar la gestión de este
constituye una de las actividades más complejas para las empresas, pero se vuelve
aún más complicada cuando la demanda de los clientes hacia los productos que
forman parte del inventario y el tiempo de entrega de los pedidos para abastecerlo
no se puede predecir con exactitud. Sin embargo, es necesario tomar en cuenta
estas dos situaciones para realizar una gestión eficiente del inventario ya que son
variables indispensables cuando se busca minimizar el costo de tener un inventario
dentro de la empresa. Debido a su complejidad la existencia de un sistema de
gestión y control de inventarios cuyo objetivo sea proporcionar el momento y la
cantidad de pedido sería fundamental para el desarrollo efectivo de las actividades
comerciales de la empresa. [1]
El inventario físico es un proceso indispensable para la administración de los
materiales de cualquier empresa, pues a través de su ejecución se conoce a ciencia
cierta cuál es el nivel de existencia de cada material en el almacén. La información
que se obtiene es de suma importancia, pues es utilizada en gran medida para llevar
a cabo la planificación del stock, permitiendo definir qué, cuándo y cuál es la
cantidad exacta que se necesita pedir para que no se sufra del desabastecimiento.
Controlar los datos y la información de los diferentes documentos por medio de un
sistema organizativo, asegura la disponibilidad y confiabilidad de la información que
se requiera en un momento determinado. [2]
En general, se puede notar que en el sector de ferretería no se le da la importancia
necesaria a tener un correcto inventario y control de abastecimientos. Se nos hace
pesado pensar que se debe colocar ordenadamente y contar todos los artículos que
se tienen en una empresa de este tipo. Pero si se tuviera claro el coste que deja no
conocer la cantidad ni el estado de los productos, sin ninguna duda seríamos más
estrictos y constantes en tener esta valiosa información.
El inventario nos facilita la información necesaria para desarrollar la actividad
comercial en varios aspectos. Uno de los más valiosos es ofrecer un mejor servicio
al cliente, al conocer en todo momento si tenemos o no un producto cuando un
cliente nos lo ha solicitado. Otro aspecto consiste en gestionar los pedidos de
reposición del material que se ha agotado a nuestro proveedor: también esta
información nos posibilita conocer el estado y el valor de cada producto.
Con estos datos contaremos que tan rentable puede ser y en base a estadísticas
en consumos, ventas, beneficios, etc. Necesitamos esta información y llegar a
disponer de ella debe ser uno de los primeros objetivos de cualquier establecimiento
para gestionar y funcionar correctamente. Muchos ferreteros, cuando les
preguntamos si hacen o tienen inventario, responden que “lo tengo todo en la
cabeza”. Es una respuesta, pero no la solución a una actividad comercial que

3
dependa de la fragilidad de que, si no está la cabeza que tiene la información, no
se puede consultar y muchas veces la cabeza puede sufrir algún percance como un
golpe, estar enfermo el propietario de la cabeza, etc.
No podemos dar tan poca importancia a una información que es de primera
necesidad para nuestro negocio. Debemos conocerla en todo momento y utilizarla
constantemente en el día a día de nuestra actividad. Hacer un inventario es más
fácil de lo que parece: solo hay que tener un nivel de rigor y constancia alto.
Para nuestro caso particular tenemos una empresa de ferreterías que posee varios
locales o sedes, queremos realizar un estudio en el proceso de inventariado de esta
empresa con el fin de optimizar la perdida de abastecimientos y ahorrar costos de
los mismos.

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 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
PÉRDIDA EN EL ABASTECIMIENTO POR AUSENCIA DE INVENTARIO EN
LA EMPRESA

1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Nuestro asesor del problema es el gerente de la empresa en detalle, es ingeniero

industrial de profesión. La empresa es comercializadora de productos de
construcción más específicamente una ferretería, la cual tiene 3 locales o sedes en
la ciudad. El problema que presenta es la pérdida de algunos productos ya sea por
desaparición o por caducidad, en cualquiera de los dos casos genera un gasto para
la empresa y este problema se hace notorio ya que no posee un adecuado control
de inventarios. En el área de depósitos tienen en existencia grandes cantidades de
productos para su abastecimiento, sin embargo, hay momentos en que la ferretería
se queda sin abastecimiento de un producto en específico debido a que no se le
lleva un control a los activos del negocio.

Además, no se cuenta con un método definido para establecer el óptimo nivel de

cada producto. Y esto último es importante tener en cuenta ya que los metales se
corroen, el plástico se degrada, e incluso el cemento tiene fecha de caducidad al
igual que las pinturas y otros productos, consideramos que nos pueden servir, ya
que al ser una empresa grande que también funciona como proveedor para otras
empresas, se tendría que manejar gran cantidad de datos al momento de solucionar
el problema.

1.2. PROBLEMA PRINCIPAL

Pérdida de abastecimiento y dinero por falta de control de un adecuado inventario.

Síntomas

 No cuentan con una distribución física que corresponda a las características

de los materiales que manejan.
 Perdida de artículos por el mal uso, almacenamiento o extravío de los
mismos en el almacén.
 Las cantidades de productos no coinciden con lo registrado en el sistema.
 No poseen un manual propiamente establecido para los procedimientos de
manejo del almacén.
 El personal de la empresa no está capacitado.

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Consecuencias del problema principal

El hecho de no tener un control especifico del inventario nos lleva a tener serios
problemas a considerar dentro de la empresa, ya que de una manera significativa
se pueden perder materiales, distintos productos, también por otro lado pueden
caducar, entonces al momento de hacer un balance general existirá un dinero
perdido en estas situaciones particulares que estamos estudiando para proponer
una solución por medio de un manejo de una base de datos que nos permita
organizar y poder realizar un inventariado eficiente para la empresa que pueda
servirle para ahorrar costos.

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 2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar un plan de mejoramiento del control de inventarios de la empresa para una

buena organización y clasificación de los productos.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Plantear los problemas que se dan en el área administrativa y operativa de la

empresa.
 Realizar el estudio de los procesos actuales para el mejoramiento de los
procesos administrativos y operativos de la empresa.
 Proponer un nuevo sistema de gestión de inventarios para determinar el
inventario promedio que se debe mantener y cómo se deben controlar los
inventarios.
 Realizar la evaluación financiera de las acciones de mejoramiento del sistema
de almacenamiento y control de inventarios propuestas a la empresa, con la
finalidad de determinar el beneficio financiero.
 Realizar un análisis de la demanda para establecer un pronóstico de los
productos con mayor rotación y definir aquellos más relevantes para la empresa,
para definir cuál es el mejor método de inventarios a aplicar en el almacén.
 Realizar una clasificación de los productos de acuerdo al criterio de rotación,
para detectar cuáles son los artículos que le aporta beneficio a la empresa.
 Plantear una distribución física en el almacén que facilite el uso eficiente de esta
y un buen almacenamiento de los productos para la mejora de la calidad de estos
y su presentación.
 Establecer indicadores de gestión a los procesos de inventarios para medir el
desempeño de estos y verificar en qué medida se llevan a cabo las metas.
 Determinar las políticas de inventarios a manejar para establecer la organización
y control de los productos del almacén.

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 3. JUSTIFICACIÓN
Nos basamos en la necesidad que vive la empresa con su problema, para crear el
diseño de propuestas que den solución rentable y eficaz. En un paso a paso
buscamos obtener cada detalle del problema a tratar, identificando los síntomas y
los puntos claves que causan la problemática, teniendo en cuenta las
consecuencias del problema principal, se hace necesario y muy conveniente para
la empresa mejorar esos aspectos.
A través de los años se ha demostrado la importancia de la gestión de inventarios
con la evolución de los métodos para optimizar costos; esta evolución ha ido de
acuerdo a las necesidades de las empresas. Un ejemplo de la inmensa importancia
que representa la gestión de inventarios dentro de las empresas es el inmenso costo
que represento en Estados Unidos, en la década de los setentas ya que la inversión
promedio anual en inventarios fue de 305 billones de dólares, es decir un 18% del
Producto Interno Bruto de ese país.
De acuerdo con Ballou (1984) [3], los costos de esta magnitud sugieren que el
inventario es un activo que debe ser cuidadosamente manejado para lo cual es
importante que existan metodologías confiables para tratar los inventarios y dar
soluciones óptimas a modelos de inventarios.
Es muy importante el estudio que se realiza en la empresa, con el fin de reducir
unos gastos, en la parte económica, en los productos y en el tiempo de eficacia del
proceso de inventariado, con el cumplimiento de cada objetivo planteado queremos
brindarle a la empresa una solución a sus problemas que hemos identificado, todo
esto por medio de una base de datos que contenga toda la información necesaria
para efectuar el control de inventarios organizado y que sea rentable para la
empresa.

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 4. MARCO DE REFERENCIA

4.1. MARCO TEÓRICO

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas
para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
[4]
Según Finney – Miller, se definen los inventarios de una empresa como la compra
de artículos en condiciones para la venta. Los inventarios de mercancía se
encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos
negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos. [5]
Un inventario es, según Juan Carlos Fernández Fernández, (1997), una
acumulación de artículos y productos en el tiempo y en el espacio. El inventario de
mercancías lo constituyen los bienes adquiridos por la empresa con la finalidad
exclusiva de destinarlos a la venta. Los artículos incluidos en este renglón deben
estar registrados a su precio de costo. En el caso de una empresa comercial, estará
representado por la existencia de mercancías para la venta en una fecha
determinada. Los inventarios en la empresa tienen considerable importancia y
deben mantenerse de manera equilibrada en relación con sus ventas. [6]

4.1.1. PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS

Cuando una organización tiene dificultades en su flujo de caja o carece control
sólido sobre (i) la transferencia de información electrónica entre los departamentos
y los proveedores importantes, (ii) los plazos de entrega y (iii) la calidad de los
materiales que recibe, llevar inventario desempeña papeles importantes. [7] Entre
las razones más importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:

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 Capacidad de predicción: con el fin de planear la capacidad y establecer un
cronograma de ventas, es necesario controlar cuánta mercancía se tiene en un
momento dado. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita
y lo que se vende.
 Fluctuaciones en la demanda: una reserva de inventario a la mano supone
protección: no siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado,
pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes. Si puede
verse cómo actúan los clientes en la cadena de suministro, las sorpresas en las
fluctuaciones de la demanda se mantienen al mínimo.
 Inestabilidad del suministro: el inventario protege la falta de confiabilidad de los
proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión
constante. En lo posible, los proveedores de baja confiabilidad deben
rehabilitarse a través del diálogo, o de lo contrario deberían reemplazarse. La
rehabilitación se puede logar por medio de pedidos de compra maestros, con
tiempos preestablecidos de suministro de productos, sanciones en precios o
plazos de pago por incumplimiento, una mejor comunicación verbal y electrónica
entre las partes, etcétera. El efecto de ello será una reducción de las
necesidades de inventario a mano.
 Protección de precios: la compra acertada de inventario en los momentos
adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos. Obsérvese que
contratar para asegurar el precio no exige necesariamente recibir la mercancía
en el momento de la compra. Muchos proveedores prefieren hacer envíos
periódicos en lugar de despachar de una vez el suministro completo para un año,
de una unidad particular de existencias.
 Descuentos por cantidad: con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se
compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas.
Menores costos de pedido: si se compra una cantidad mayor de un artículo, pero
con menor frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compra en
pequeñas cantidades una y otra vez. Con el fin de controlar los costos de pedido y
asegurar precios favorables, muchas organizaciones expiden órdenes de compra
globales acopladas con fechas periódicas de salida y recepción de las unidades de
existencia pedidas.

4.1.2. CONTROL DE INVENTARIOS

Cuando los inventarios de mercancías se determinan solo mediante chequeo físico
a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de
inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de
artículos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo, tales
como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etcétera.

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El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño,
descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
6. Comparar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

4.1.3. CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

El objetivo de contar con un control físico de inventarios es el de asegurar en forma
confiable que las existencias físicas existentes en el almacén sean iguales a las del
sistema, lo cual permitirá:
 Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.
 El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
 La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los estados
financieros.

4.1.4. METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FÍSICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de
inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas.
Un inventario físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor
agregado de:
 Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido
por la empresa.
 Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas.
 Tener exacto conocimiento del stock que tiene la empresa a la fecha del
inventario.

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 Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades
tributarias.
 Contar con el sistema del almacén totalmente actualizado, respecto a:
 Código de ubicación.
 Código de producto.
 Saldos correctos.

4.1.5. ALMACÉN
El almacén es un componente de la empresa que da servicio y soporte a la
estructura sistematizada y funcional de una organización. Sus funciones son
preservar, proteger, controlar y abastecer de materiales y productos [8]. El almacén
es el encargado de regular el flujo de existencias. Las actividades y las funciones
principales que se realizan en los almacenes son: [9]
 RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los
proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida
coincide con la información que figura en los albaranes de entrega. También es
necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la
calidad o las características se corresponden con el pedido.

 ALMACENAMIENTO
Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con
el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables. Para
ello se utilizan medios fijos, como estanterías, depósitos, instalaciones, soportes,
etcétera, y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas
transportadoras.

 CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en
perfecto estado. La conservación de la mercancía implica la aplicación de la
legislación vigente en cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de
las normas especiales sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.

 GESTIÓN DEL CONTROL DE EXISTENCIA

Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada
producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que
se solicitará cada pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de
almacenamiento.

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 EXPEDICIÓN DE MERCANCÍAS
La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realiza el pedido,
comenzando el proceso con la selección de la mercancía, así como la elección del
medio de transporte. En los almacenes de distribución comercial también se hacen
otras operaciones como consolidación de la mercancía, división de envíos y
combinación de cargas.

4.2. MARCO CONCEPTUAL

STOCK: se denomina stock a todo aquel bien que se almacena para ser
posteriormente vendido o usado en el proceso productivo. Normalmente, el stock es
asociado a un almacén, aunque, en algunos casos puede que existan existencias
en el tiempo en el que se desplaza a un cliente. De lo anterior, puede deducirse que
existen unidades de stock que están listas para vender al consumidor final, y otras
que no lo están ya que cuando se realizó el recuento de existencias éstas estaban
esperando entrar en un proceso productivo nuevo (existencias en proceso). [10]
BASE DE DATOS: se define una base de datos como una serie de datos
organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por
los sistemas de información de una empresa o negocio en particular. Cada base de
datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada
tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la
tabla conforma un registro. [11]
CADENA DE SUMINISTRO: el consejo de administración de logística definió el
concepto de cadena de suministro como el proceso de planear, implementar y
controlar el eficiente flujo y almacenamiento de materiales, inventario en proceso,
bienes terminados e información relacionada desde un punto de origen (proveedor)
hasta un punto de consumo (cliente) al menor costo y con el propósito de cumplir
un requerimiento. [12]
Choppra (2018), considera que la cadena de suministro está formada por todas
aquellas partes involucradas de manera directa e indirecta en la satisfacción de una
solicitud de un cliente. La cadena de suministro incluye no solamente al fabricante
y al proveedor, sino también a los transportistas, almacenistas, vendedores al
detalle e incluso al mismo cliente.

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 4.3. MARCO ESPACIAL
El estudio en el cual se basó el proyecto se llevó a cabo en 3 las sedes de la
empresa comercializadora de productos de construcción Ferremateriales 24, cuyas
sedes se encuentran ubicadas dos en el sur oriente de la ciudad y la tercera en
Soledad, Atlántico.
SEDE 1: CARRERA 28, CALLE 24 – 02

SEDE 2: CALLE 24B, CARRERA 17B, ESQUINA

SEDE 3: CALLE 18, CARRERA 17 – 03, SOLEDAD

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 4.4. MARCO TEMPORAL
El proyecto tiene como duración un periodo de 3 meses; se inició en el mes de abril
del año 2019 y tiene como fecha de finalización el mes de julio del año 2019.
El proyecto se inició con el estudio de la problemática en la empresa que
previamente había sido escogida. En esto, pudo comprobarse que en efecto la
empresa está generando pérdidas debido a que no se lleva un debido inventario al
almacén de la misma.
En base al estudio general de la empresa se dedujeron todas las entidades y
atributos de las mismas para crear el modelo entidad – relación.
Finalmente, se determinó la propuesta de solución a la problemática en base a lo
anterior y cumpliendo con las fechas ya estipuladas.

4.5. MARCO LEGAL

A continuación, se relaciona las normas legales y vigentes en Colombia sobre el
manejo de inventarios, sobre las cuales fue desarrollado este proyecto. En el
Decreto 2649 de 1993: Reglamento General de la Contabilidad, Título II: De las
normas técnicas, Capítulo II: De las normas técnicas específicas, Sección I: Normas
sobre los activos, Artículo 63 define los inventarios contablemente como:
Artículo 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados
a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en
proceso de producción o que se utilizaran o consumirá en la producción de otros
que van a ser vendidos. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las
erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en
condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS
(Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (últimos en Entrar, Primeros en Salir),
el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden
autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico. Para reconocer
el efecto anual de la inflación y determinar el costo de ventas y el inventario final del
respectivo año, se debe: Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el
poseído al comienzo del año. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras
de inventarios realizadas en el año, así como los demás factores que hagan parte
del costo, con excepción de los que tengan una forma particular de ajuste.
Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste.
Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el
proceso productivo.

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Para reconocer el efecto mensual de la inflación, cuando se utilice el sistema de
inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario poseído
al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de
inventarios se deben ajustar además los saldos acumulados en el primer día del
respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de producción,
cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores
correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto
de ajuste.
En una y otra opción, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar
correctamente los ajustes por inflación correspondientes, según el método que se
hubiere utilizado para determinar su valor.
Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor
expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a
su valor neto de realización.
Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados
financieros de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario
y reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Contablemente las personas naturales o jurídicas en Colombia que tienen en su
inventario artículos para su comercialización pueden usar un sistema de inventario
periódico o permanente, y con base en ese sistema podrán determinar el costo total
de las mercancías vendidas:
 Sistema periódico: En este sistema de inventario la empresa no afecta la cuenta
de inventarios a lo largo del año con las compras y ventas de la mercancía, solo
usa la cuenta de compra de mercancías, con esto se busca que al finalizar el
año el empresario haga un inventario físico de las existencias al finalizar el año,
con este dato deberá realizar una operación aritmética simple y de esta forma
obtendrá el costo de las mercancías vendidas durante el año:
(Inventario inicial + compras - inventario final)
 Sistema permanente: En este sistema el empresario afecta constantemente la
cuenta contable de inventarios de costos de compras y costo de ventas, de esta
forma sabrá el costo de las mercancías y el saldo del inventario.

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DERECHOS DE AUTOR
En Colombia el software se entiende como un conjunto de instrucciones para un
computador o dispositivo electrónico, para que realice una tarea por tanto es
clasificado como obra literaria y artística por tanto la protección de derechos de autor
de los desarrollos de aplicaciones se rigen por la ley 33 de 1987 y la ley 565 de 2000
en donde incluyen las obligaciones internacionales pactadas en el artículo segundo
del Convenio de Berna.
Con el fin de proteger la autoría y la legalidad del desarrollador existe la Dirección
Nacional de Derechos de Autor en donde se puede radicar la titularidad y fecha de
creación del software en Colombia.

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 5. RECURSOS

5.1. RECURSOS HUMANOS

Para este proyecto como recursos humanos se contó con la participación de los
estudiantes encargados del proyecto, donde cada uno realizó labores asignadas
entre sí. También personal capacitado en el área de producción y manejo de
mercancía además de otras personas pertenecientes a la empresa generadora delo
problema que tienen conocimiento del tema y de la situación.

5.2. RECURSOS FINANCIEROS

Para llevar a cabo este proyecto, se necesitó de 3 reuniones en equipo donde se
gastaron $39.600 en transportes. Uno de los estudiantes requirió del alquiler de un
computador en lo que se gastó $7000 y una visita a la empresa para indagar sobre
el problema $14000.

5.3. RECUROS DE HARDWARE

En su mayoría se utilizaron computadores de diferentes salas pertenecientes a la
universidad, así como también los de uso personal de algunos de los estudiantes.
También se utilizaron impresoras para imprimir papeleo necesario para la
investigación de conceptos, relacionados al desarrollo del proyecto.

5.4. RECURSOS DE SOFTWARE

A lo largo del desarrollo del proyecto se utilizaron diferentes herramientas de
software como lo fueron el servicio de internet, se utilizaron también traductores
online para traducciones de algunos textos que sirvieron de apoyo en este trabajo.
Para el desarrollo de diagramas incluidos en este trabajo se utilizó Word, además
de los sitios web en los que se consultaron y sirvieron como fuente de información.

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 6. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

6.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Nombre R1. Planteamiento de inconsistencias en el inventario.

Se debe consultar cuáles son esas inconsistencias que se presentan y que

Resumen deben tenerse claras para la adecuación oportuna del inventario en
cuestión.

Entradas

Se solicita a los encargados de la ferretería un informe de cuáles han sido los factores causantes
de las inconsistencias y un estudio superficial de la situación para tener conocimiento básico de
ella.

Se toman todas las evidencias dejadas por los ingresos y egresos de materiales y dinero durante
el tiempo en el que se generó la desinformación en el inventario.

Resultados

Se obtienen vacíos de información en cuanto al manejo de las entradas y salidas de los productos,
además de la no existencia de un control en los activos de la empresa. Por ende, la empresa
requiere de un gran estudio de las existencias junto a sus valores y entradas y salidas de dinero.
Se obtienen una serie de datos pero sin un orden específico, lo cual hay que corregir.

Nombre R2. Análisis de cuestionamientos.

Se crean las preguntas necesarias para llenar los vacíos de información, las
Resumen
cuáles dan respuestas inmediatas a las inconsistencias presentadas.

Entradas

Se buscan preguntas concisas y que respondan directamente a las necesidades de la ferretería.

Se trata de dar respuesta a cada pregunta, una por una, para luego hacer un enlace entre
respuestas y obtener una final.

Resultados

Se obtiene un cuestionario con respuestas que dan un posible sistema de soluciones, o métodos de
manejo para darle un orden al inventario.

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 6.2. FLUJO NORMAL DE EVENTOS

1. Se identificó el problema en la empresa estudiada (Ferremateriales 24).

2. Se buscó la lista de los síntomas que esta presentaba.
3. Se estableció que había una pérdida de productos considerable.
4. Se comprobó que había productos que ya habían pasado su fecha de caducidad.
5. Se creó el modelo entidad – relación para el análisis del proceso de la empresa.
6. En base al modelo entidad – relación se creó el modelo relacional.
7. Los datos recolectados se analizaron y se hizo el respectivo estudio de inventario
propuesto.
8. En base al estudio anterior se llegó a una conclusión, la cual generó una
propuesta para solucionar el problema previamente identificado.
9. Al consultar información de las tablas realizadas en SQL, se puede tener
información detallada de cada material o producto en específico, lo que lleva a
cumplir con los objetivos planteados; dando de esta manera un resultado
positivo, optimizando el abastecimiento de la empresa y ahorrando gastos.

20
 7. MODELADO DEL SISTEMA PROPUESTO

7.1. ESPECIFICACIÓN DE ENTIDADES

ENTIDAD DESCRIPCIÓN ATRIBUTOS

Nit_prov, nombre_prov, dirección,
Proveedor Datos referentes al proveedor
teléfono, e-mail, ciudad
Nombre_cliente, cédula,
Cliente Datos referentes al cliente
teléfono_cliente, dirección
Capacidad, sede, #bodega,
Bodega Datos referentes a la bodega
estanterías
Cod_producto, #estantería,
Productos Datos referentes al producto nombre_producto, peso, cantidad,
valor_und, caducidad, stock

7.2. MODELO ENTIDAD – RELACIÓN

Gráfico del modelo entidad – relación:

21
22
Preguntas para la cardinalidad del modelo entidad – relación
1) Un proveedor puede suministrar mínimo a ¿cuántas bodegas? → (1)
2) Un proveedor puede suministrar máximo a ¿cuántas bodegas? → (n)
3) Una bodega puede ser suministrada por mínimo ¿cuántos proveedores? → (1)
4) Una bodega puede ser suministrada por máximo ¿cuántos proveedores? → (n)
5) Una bodega puede almacenar mínimo ¿cuántos productos? → (1)
6) Una bodega puede almacenar máximo ¿cuántos productos? → (n)
7) Un producto puede estar almacenado mínimo en ¿cuántas bodegas? → (1)
8) Un producto puede estar almacenado máximo en ¿cuántas bodegas? → (n)
9) Un producto puede venderse mínimo a ¿cuántos clientes? → (1)
10) Un producto puede venderse máximo a ¿cuántos clientes? → (n)
11) A un cliente se le puede vender mínimo ¿cuántos productos? → (1)
12) A un cliente se le puede vender máximo ¿cuántos productos? → (n)

23
 7.3. MODELO LÓGICO O RELACIONAL
Relación PRODUCTO – CLIENTE

Vender (cod_producto, cédula, factura_venta)

Producto (cod_producto, #estantería, valor_und, nombre_producto, cantidad, peso,
fecha_caducidad, stock)
Cliente (cédula, nombre_cliente, dirección, teléfono_cliente)

Relación BODEGA – PRODUCTO

24
Almacenar (#bodega, cod_producto)
Bodega (#bodega, sede, capacidad, estanterías)
Producto (Cod_producto, #estantería, nombre_producto, valor_und, cantidad,
stock, peso, fecha_caducidad)

Relación PROVEEDOR – BODEGA

Suministrar (NIT_prov, #bodega, factura_compra)

Proveedor (NIT_prov, nombre_prov, email, teléfono, dirección, ciudad)
Bodega (#bodega, sede, capacidad, estanterías)

25
 7.3.1. MODELO DEFINITIVO
Para evitar la redundancia de datos en las tablas, se eliminan las tablas que están
repetidas debido a que son iguales porque todas las relaciones son de muchos a
muchos. El modelo final nos quedaría de la siguiente forma:
Vender (cod_producto, cédula, factura_venta)
Cliente (cédula, nombre_cliente, dirección, teléfono_cliente)
Suministrar (NIT_prov, #bodega, factura_compra)
Proveedor (NIT_prov, nombre_prov, email, teléfono, dirección, ciudad)
Bodega (#bodega, sede, capacidad, estanterías)
Almacenar (#bodega, cod_producto)
Producto (Cod_producto, #estantería, nombre_producto, valor_und, cantidad,
stock, peso, fecha_caducidad)

7.4. DICCIONARIO DE DATOS

Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE

Nombre de la tabla: VENDER ENCUENTRA ALMACENADA LA INFORMACIÓN DE LAS
VENTAS.
Nombre
No. Llaves Tipo de dato Long Nulo? Descripción
Atributo
1 Cod_producto PK VARCHAR2 10 NOT NULL Código del producto

2 Cédula FK NUMBER 10 NOT NULL Cédula del cliente

Componentes de la
3 Factura_venta ─ VARCHAR2 15 ─
factura de venta

Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE ENCUENTRA

Nombre de la tabla: CLIENTE ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN ACERCA DE LOS
CLIENTES.
No. Nombre Atributo Llaves Tipo de dato Long Nulo? Descripción
1 Cédula PK NUMBER 10 ─ Cédula del cliente

2 Nombre_cliente ─ VARCHAR2 30 NOT NULL Nombre del cliente

3 Teléfono_cliente ─ NUMBER 15 ─ Teléfono del cliente

4 Dirección ─ VARCHAR2 30 ─ Dirección del cliente

26
 Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE ENCUENTRA
Nombre de la tabla:
ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN ACERCA DE LOS
SUMINISTRAR
SUMINISTROS POR PARTE DE LOS PROVEEDORES.

No. Nombre Atributo Llaves Tipo de dato Long Nulo? Descripción

1 NIT_prov PK NUMBER 10 NOT NULL NIT del proveedor

Número de la
bodega donde se
2 #bodega FK NUMBER 10 NOT NULL
encuentra un
producto específico

Componentes de la
3 Factura_compra ─ VARCHAR2 15 ─
factura de compra

Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE ENCUENTRA

Nombre de la tabla:
ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN ACERCA DE LOS
PROVEEDOR
PROVEEDORES
Nombre
No. Llaves Tipo de dato Long Nulo? Descripción
Atributo
1 NIT_prov PK NUMBER 10 NOT NULL NIT del proveedor

2 Nombre_prov ─ VARCHAR2 30 NOT NULL Nombre del proveedor

3 Teléfono ─ NUMBER 15 ─ Teléfono del proveedor

4 Dirección ─ VARCHAR2 30 ─ Dirección del proveedor

5 e-mail ─ VARCHAR2 30 NOT NULL E-mail del proveedor

Ciudad donde está
6 ciudad ─ VARCHAR2 12 ─
ubicado el proveedor

Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE ENCUENTRA

Nombre de la tabla:
ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN ACERCA DE LAS
BODEGA
BODEGAS.
Nombre
No. Llaves Tipo de dato Long Nulo? Descripción
Atributo
1 #bodega PK NUMBER 10 NOT NULL Número de la bodega
2 Sede ─ VARCHAR2 30 NOT NULL Sede de la bodega

3 Capacidad ─ NUMBER 10 ─ Capacidad de la bodega

4 estanterías ─ NUMBER 5 NOT NULL Estanterías de la bodega

27
 Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE ENCUENTRA
Nombre de la tabla:
ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN ACERCA DEL
ALMACENAR
ALMACENAMIENTO EN LAS BODEGAS.
Nombre
No. Llaves Tipo de dato Long Nulo? Descripción
Atributo
1 #bodega PK NUMBER 10 NOT NULL Número de la bodega

2 Cod_producto FK VARCHAR2 10 NOT NULL Código de los productos

Descripción de la tabla: EN ESTA TABLA SE ENCUENTRA

Nombre de la tabla:
ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN ACERCA DE LOS
PRODUCTO
PRODUCTOS.
Nombre Llave
No. Tipo de dato Long Nulo? Descripción
Atributo s
1 Cod_producto PK VARCHAR2 10 NOT NULL Código del producto
Número de estantería
2 #estantería FK NUMBER 5 NOT NULL
donde está ubicado
3 cantidad ─ NUMBER 6 ─ Cantidad del producto
Valor unitario del
4 Valor_und ─ NUMBER 10 ─
producto
Peso unitario del
5 Peso ─ NUMBER 6 NOT NULL
producto

6 Stock ─ VARCHAR2 10 NOT NULL Stock del producto

Nombre_produ
7 ─ VARCHAR2 20 NOT NULL Nombre del producto
cto
Fecha_caducid Fecha de caducidad del
8 ─ DATE ─ ─
ad producto

28
 8. COMANDOS EN SQL
CREATE TABLE BODEGA (#bodega NUMBER(10) CONSTRAINT
bodega_num_pk PRIMARY KEY CONSTRAINT bodega_num_nn NOT NULL,
estanterias NUMBER(5) CONSTRAINT bodega_estanterias_nn NOT NULL, sede
VARCHAR2(30) CONSTRAINT bodega_sede_nn NOT NULL, capacidad
NUMBER(10));
CREATE TABLE PRODUCTO (cod_producto VARCHAR2(10) CONSTRAINT
producto_cod_pk PRIMARY KEY CONSTRAINT producto_cod_nn NOT NULL,
#estanteria NUMBER(5) CONSTRAINT product_estanteria_fk FOREIGN KEY
REFERENCES BODEGA(estanterias) CONSTRAINT producto_est_nn NOT NULL,
nombre_producto VARCHAR2(20) CONSTRAINT producto_nombre_producto_nn
NOT NULL, cantidad NUMBER(6), valor_und NUMBER(10), peso NUMBER(6),
stock VARCHAR2(10), fecha_caducidad DATE);
CREATE TABLE ALMACENAR (#bodega NUMBER(10) CONSTRAINT
almacenar_num_pk PRIMARY KEY REFERENCES BODEGA(#bodega)
CONSTRAINT almacenar_num_nn NOT NUL, cod_producto VARCHAR2(10)
CONSTRAINT almacenar_cod_fk FOREIGN KEY REFERENCES
PRODUCTO(cod_producto) CONSTRINT almacenar_cod_nn NOT NULL);
CREATE TABLE PROVEEDOR (NIT_prov NUMBER(10) CONSTRAINT
proveedor_nit_pk PRIMARY KEY CONSTRAINT proveedor_nit_nn NOT NULL,
nombre_prov VARCHAR2(30) CONSTRAINT proveedor_nomb_nn NOT NULL,
teléfono NUMBER(15), direccion VARCHAR2(30), email VARCHAR2(30)
CONSTRAINT proveedor_email_nn NOT NULL, ciudad VARCHAR2(12));
CREATE TABLE SUMINISTRAR (NIT_prov NUMBER(10) CONSTRAINT
suministrar_nit_pk PRIMARY KEY REFERENCES PROVEEDOR(NIT_prov)
CONSTRAINT suministrar_nit_nn NOT NULL, #bodega NUMBER(10)
CONSTRAINT suministrar_num_fk FOREIGN KEY REFERENCES
BODEGA(#bodega) CONSTRAINT suministrar_num_nn NOT NULL,
facture_compra VARCHAR2(15));
CREATE TABLE CLIENTE (cedula NUMBER(10) CONSTRAINT cliente_cedula_pk
PRIMARY KEY, nombre_cliente VARCHAR2(30) CONSTRAINT
cliente_nombre_nn NOT NULL, telefono_cliente NUMBER(15), direccion
VARCHAR2(30));
CREATE TABLE VENDER (cod_producto VARCHAR2(10) CONSTRAINT
vender_cod_pk PRIMARY KEY REFERENCES PRODUCTO(cod_producto)
CONSTRAINT vender_cod_nn NOT NULL, cedula NUMBER(10) CONSTRAINT
vender_cedula_fk FOREIGN KEY REFERENCES CLIENTE(cedula) CONSTRAINT
vender_cedula_nn NOT NULL, facture_venta VARCHAR2(15));

29
 9. CONCLUSIÓN
De manera acertada podemos decir que en el proceso elaborado logramos cumplir
los objetivos propuestos, ya que efectivamente por medio de la base de datos
utilizada se analizaron los datos de la empresa y aplicando los conceptos
aprendidos en clase, para la realización de los modelos entidad – relación y el
modelo lógico o relacional los cuales fueron fundamentales para efectuar la
optimización de abastecimiento de los materiales de la empresa, por otra parte se
obtuvo el control más detallado de los productos como la localización, cantidad de
compra, cantidad de venta, caducidad, entre otros aspectos importantes los cuales
nos llevaron al mejoramiento del inventario, y esto representa para la empresa unas
ganancias tanto en tiempo laboral como en dinero, es decir, que para la empresa el
estudio de inventario fue rentable.

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Bibliografía
[1] Arguello M., José Sebastián. Gestión De Inventarios en Madecentro Colombia
S.A. Departamento de ingeniería Industrial, Universidad Nacional de Colombia,
Medellín, 2008.
[2] Escribano, Miladis; Montaño, Renny; Rodríguez, Geormellys. Diseño de un
sistema de control del inventario para la empresa inversiones Miwill, C.A., Instituto
Universitario de Tecnología Industrial "Rodolfo Loero Arismendi", Venezuela, 2009.
[3] Ballou, R. 1984. Logística: Administración de la cadena de suministro. México:
Pearson Educación, pág. 816.

[4] Yraida Jiménez. (2008, oct. 06). “Gestiopolis”. [Internet]. Disponible en

https://www.gestiopolis.com/administracion-inventarios/
[5] Finney – Miller, Curso de Contabilidad Intermedia. México: Uteha. Tomo 2, pág.
225.
[6] (2012, jul. 04). “Investigación de operaciones”. [Internet]. Disponible en
http://www.investigacionoperaciones.com/Problemas%20inventario_archivos/Inven
tarios.pdf
[7] Max Müller, Fundamentos de Administración de Inventarios. Colombia: Grupo
Editorial Norma. Pag. 3.
[8] Retos en Supply Chain. (2018, ag. 06). “EAE Business School”. [Internet].
Disponible en https://retos-operaciones-logistica.eae.es/gestion-de-almacenes-
todo-lo-que-hay-que-saber/
[9] (2017, feb. 01). “NOEGA Systems”. [Internet]. Disponible en
https://www.noegasystems.com/blog/logistica/almacen-funciones-actividades-
planificacion-ubicacion
[10] (2016). “Economía simple”. [Internet]. Disponible en
https://www.economiasimple.net/glosario/stock
[11] (2012, mar. 03). “Base de datos”. [Internet]. Disponible en
http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
[12] A. F. Ladino – Cortés, Propuesta para la optimización de la gestión de
abastecimiento de múltiples proyectos de una empresa tipo PBO, tesis pregrado,
Departamento de Ingeniería Industrial, Universidad de la Salle, Bogotá D.C., 2017.

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