Gestionando mis proyectos de

desarrollo con la metodología

PM4R

#Pasión por los proyectos

 Sesión 4: Midamos riesgos
y aprendamos a comunicar

¿Cómo gestionamos los riesgos

en el proyecto?

¿Qué son los RIESGOS?

Primera parte

#Pasión por los proyectos

 DEFINICIONES
Riesgo:
Es un evento o condición futura desconocida que, si
se produce, afecta en forma negativa o positiva los
objetivos del proyecto.

Matriz de Riesgos:
Una herramienta que nos ayuda a identificar eventos
que podrían tener un impacto negativo o positivo en
nuestro proyecto.

#Pasión por los proyectos

 Pregunta
¿Para qué usamos la matriz de
riesgos?
Las amenazas sin gestionar seguramente ocasionarán
problemas (retrasos, sobrecostos, mala reputación,
etc). Por otro lado, las oportunidades bien
gestionadas podrían impactar en beneficios (ahorros,
productividad de los miembros del equipo, etc)

#Pasión por los proyectos

 Proceso de creación de la Matriz de Riesgos

Suministro Entradas Técnicas Salidas Usuario

- Financiador - EDT - Identificación, - Matriz de - Equipo del

- Organización - Cronograma análisis y riesgos Proyecto
- Presupuesto cuantificación - Planes de - Organización
- Matriz de de riesgos respuesta a - Financiador
interesados -Categorización riesgos
- Información de riesgos
históricas

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management

Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)- Sixth Edition, Project Management
Institute, Inc., 2017, Gráfico 11-16, página 437.

#Pasión por los proyectos

 Herramientas
Técnicas para identificar riesgos
1. Lluvia de ideas

Es una o varias reuniones, los participantes

generan una lista de riesgos que pueden ocurrir
teniendo en cuenta los objetivos, el alcance, el
cronograma, el presupuesto y otras condiciones
del proyecto

#Pasión por los proyectos

 Técnicas para identificar riesgos

1. Lluvia de ideas
2. Análisis FODA

#Pasión por los proyectos

 Identificación de riesgos

3 Técnicas para identificar riesgos

1. Lluvia de ideas
2. Análisis FODA
3. Técnica Delphi

Se busca llegar a un consenso basándose en la

información proporcionada de manera anónima
por expertos mediante cuestionarios.

#Pasión por los proyectos

 Herramientas
Categorización de riesgos

#Pasión por los proyectos

 4 Estrategias paras riesgos negativos
1. EVITAR
Hacer cambios en el plan del proyecto para
eliminar el riesgo.
2. TRANSFERIR
Trasladar el riesgo a un tercero.
3. MITIGAR
Acciones para disminuir la probabilidad y/o el
impacto.
4. ACEPTAR
Dejar por escrito que se hará cuando ocurra ese
riesgo.

#Pasión por los proyectos

 4 Estrategias para riesgos positivos
1. EXPLOTAR
Hacer realidad la oportunidad.
2. MEJORAR
Aumentar la probabilidad y/o el impacto.
3. COMPARTIR
Pasarle la oportunidad a un tercero para que la
concrete en beneficio del proyecto.
4. ACEPTAR
Aprovechar la oportunidad cuando esta se
presente.

#Pasión por los proyectos

 Pasos para la creación de
Matriz de Riesgos
1. Identificamos los riesgos que puedan afectar los
objetivos o resultados del proyecto (nos apoyamos de
las tareas de la EDT y Ruta Crítica del Cronograma),
esto implica hacer una descripción del mismo y
obtenemos una lista de riesgos.

2. Teniendo la lista de riesgos realizamos el análisis

cualitativo y cuantitativo, midiendo su impacto y
probabilidad.

#Pasión por los proyectos

 Pasos para la creación de
Matriz de Riesgos

3. Realizamos la mitigación o respuesta a los

riesgos más críticos según su impacto su valor.
(valor del riesgo= impacto x probabilidad)

4. Asignamos un responsable de la acción de

respuesta a los riesgos .

#Pasión por los proyectos

 Salida Matriz de Riesgos
Elemen Tipo Riesgo Evaluación Responsabl
to de la de Impac Proba Respuesta e de la
Síntoma
EDT riesgo to bilidad acción de
Fuente Consecuencia Valor Nivel
respuesta
Capacidad limitada Esto puede Retraso en las Revisar el nuevo código de
del sector de la conducir a actividades y construcción y preparar una
construcción para retrasos en el dificultad para lista de posibles acciones y
1.1 30 ejecutar actividades cronograma alcanzar el materiales requeridos para Juan Morales
escuelas de construcción nivel de Alto cumplir con la normatividad Especialista
Técnico escolar , planificadas calidad A A 9 Alto establecida. Buscar en Obras
construid
según los nuevos establecido en asesoramiento de Civiles
as códigos de los nuevos especialistas en temas de
construcción códigos de construcción de acuerdo con
construcción los requerimientos del nuevo
código.

La escasez de Puede afectar Dificultad para Cotizar los materiales en el

materiales de la calidad de las conseguir los mercado un mes antes de lo
1.1 30 construcción de obras y materiales programado. Considerar una Juan Morales
calidad para cumplir ocasionar requeridos Me lista de probables Especialista
escuelas Calidad M M 4 Medio
dio
construid con los requisitos de incrementos en para la proveedores extranjeros que en Obras
construcción a prueba el costo y el construcción puedan suministrar los Civiles
as
de huracanes y tiempo previsto materiales en tiempo, costo
terremotos y calidad requeridos.

#Pasión por los proyectos

 Síntesis
El objetivo de la matriz de riesgos es
identificar y cuantificar los riesgos del
proyecto para lograr una gestión que
permita disminuir la probabilidad y/o el
impacto de las amenazas y aumentar la
probabilidad y/o el impacto de las
oportunidades.

#Pasión por los proyectos

 GRACIAS

#Pasión por los proyectos

Gestionando mis proyectos de
desarrollo con la metodología
PM4R

#Pasión por los proyectos

 Sesión 4: Planificación de proyecto III

¿Qué conseguimos
planificando las
comunicaciones?

Segunda parte

#Pasión por los proyectos

 El principal objetivo de comunicación del
proyecto es asegurarse de generar
información con la calidad y en la cantidad
adecuada, y que llegue en el momento
preciso a los diferentes interesados
(stakeholders)

#Pasión por los proyectos

 ¿Para qué usamos la matriz
de Comunicaciones?

Matriz de Comunicaciones:
La matriz de comunicaciones sirve de guía
para satisfacer las necesidades de
comunicación de los diferentes interesados
(stakeholders) del proyecto.

#Pasión por los proyectos

 Desarrollo de la Matriz de Comunicaciones

Entradas Técnicas Salidas

• Cronograma
• Matriz de
•Análisis de
interesados •Matriz de
requisitos de
(stakeholders). Comunicaciones
comunicación
• Factores
organizacionales

- Interesados
•Financiador
(Stakeholders)
•Organización
- Financiador

#Pasión por los proyectos

 Herramientas
Análisis de requisitos
de comunicación
Analizar los requisitos implica identificar las
necesidades de información de todos los interesados
(stakeholders). Estas necesidades incluyen la
definición del tipo de datos y el formato necesario, a
cuáles interesados (stakeholders) se pretende llegar
con información como una estrategia para lograr su
apoyo o mantener su interés en el proyecto

#Pasión por los proyectos

 Pasos para la creación de
Matriz de Comunicaciones
1. El gerente del proyecto se pone en contacto con los
principales interesados (stakeholders) para conocer los
requisitos de comunicación:

2. Se listan los requisitos de cada interesado (stakeholder),

incluyendo los requisitos de comunicación internos del
proyecto.
Objetivo (el qué y el por qué)
Usuario (interesado y el método)
Responsabilidad (preparación y envío)
Tiempo ( fecha límite y frecuencia)

#Pasión por los proyectos

 Pasos para la creación de
Matriz de Comunicaciones

3. Se expresa por escrito el entendimiento de los requisitos de

información de los interesados (stakeholders) a fin de evitar
malentendidos que puedan ocasionar problemas al proyecto.
Para eso, los interesados (stakeholders) deberán revisar e
informar al gerente del proyecto sobre cualquier cambio en sus
requisitos en la matriz, incluyendo el contenido, el método y la
frecuencia de la comunicación.

#Pasión por los proyectos

 Estructura Matriz de Comunicaciones

OBJETIVO USUARIO RESPONSABILIDAD TIEMPO

ELEMENTO
DE LA EDT FECHA
¿QUÉ? ¿POR QUÉ? INTERESADO MÉTODO PREP. ENVÍO FRECUENCIA
INICIO

1.1.3.1
ESPECIFICACIONES ESPECIFIC. DIR. DE OBRAS GERENTE DE MENSUAL
APROBACIÓN REUNIONES CONSULTOR MES 1
TÉCNICAS TÉCNICAS MARCO PEREZ PROYECTO HASTA MES 3
APROBADAS

1.1.3.2
EJECUCIÓN DE AVANCE DE TOMA DE DIR. DE OBRAS ESP. DE GERENTE DE
ESCUELAS REUNIONES MES 4 ÚNICO
OBRAS DECISIONES MARCO PEREZ ADQUISIÓN PROYECTO
TERMIANDAS

#Pasión por los proyectos

 Salida Matriz de Comunicaciones

#Pasión por los proyectos

 Síntesis
La matriz es más que una lista de lo que el proyecto
comunica; se trata de una estrategia que permite
enfocar los recursos en las comunicaciones más
importantes. Una buena matriz permitirá que el
proyecto y los interesados (stakeholders) en él
reciban información práctica, confiable y, sobre todo,
pertinente en relación con las necesidades de los
varios involucrados que toman sus decisiones y
forman sus opiniones con base en las
comunicaciones que reciben.

#Pasión por los proyectos

 GRACIAS

#Pasión por los proyectos

Gestionando mis proyectos de
desarrollo con la metodología
PM4R

#Pasión por los proyectos

 Sesión 4: Midamos riesgos
y aprendamos a comunicar

¿De qué vale un plan sin responsables?

¿Cómo asignamos y gestionamos los

responsables del trabajo en el
proyecto?
Tercera parte

#Pasión por los proyectos

 ¿Para qué usamos la matriz RACI?
- Imagínate un día normal de tu proyecto, estás a punto de
entrar a una reunión para dar la presentación tu proyecto y te
enteras que uno de los interesados clave no fue invitado.

Matriz RACI:
Como su nombre lo dice, relaciona el trabajo a realizar con
cuatro roles, en dónde los miembros del equipo verán
claramente reflejada su contribución y aceptarán el
compromiso de su rol.

#Pasión por los proyectos

 ¿Qué es la matriz RACI?
R Responsable (Responsible)

A Aprueba (Accountable)

C Consultado (Consulted)

I Informado (Informed)

Es en realidad una “RAM” o matriz de

asignación de responsabilidades.

#Pasión por los proyectos

 Desarrollo de la Matriz RACI

Entradas Técnicas Salidas

•Identificación
• EDT
de Roles
• Riesgos
•Análisis de
• Cronograma •Matriz de RACI
funciones y
• Factores
experiencias
organizacionales

- Equipo del
•Financiador Proyecto
•Organización - Organización
- Financiador

#Pasión por los proyectos

 Herramientas
Identificación de roles

Organigrama del proyecto

#Pasión por los proyectos

 Herramientas
Análisis de funciones
y experiencias

Luego de identificar las tareas críticas, revisar los

paquetes de trabajo. Debemos analizar las funciones y
determinar cuántas personas y puestos de trabajo son
necesarios para lograr los resultados esperados,
considerando las experiencias y conocimiento de los
miembros del equipo.

#Pasión por los proyectos

 Salida Matriz RACI

#Pasión por los proyectos

 Síntesis
El uso de la matriz RACI facilita sustancialmente la gestión de los
recursos humanos debido a que clarifica los roles, que suele ser
uno de los mayores desafíos en los proyectos. Identificando
quiénes son responsables de los resultados del proyecto, a
quiénes se rinde cuentas, quiénes son consultados sobre
productos y entregables, y a quiénes se debe informar sobre
cualquier cambio o riesgo en el proyecto,

#Pasión por los proyectos

 GRACIAS

#Pasión por los proyectos