Informe

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD 3
ORDENACION DOCUMENTAL
INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
INSTRUCTOR
ANGELICA SAAVEDRA SOLANO
APRENDIZ
YULIS PAOLA ACOSTA PACHECO
FICHA 2832684
SENA
11 DE SEPTIEMBRE 2023
INTRODUCCION
Toda entidad debe tener un método de organización teniendo como fin organizar
adecuadamente las unidades documentales de tal manera que facilite la consulta
y el manejo de la información. Donde un archivo organizado da mayor
productividad y menos gastos, ahorrando tiempo en la seguridad de la
información.
Es muy importante tener en cuenta las fases de procesos de organización en el

cual se establece las secuencias de agrupaciones documentales para la
clasificación y disposición de los documentos para una correcta preservación y
conservación de los documentos.
ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA 3. El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto,

analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza;
presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los
parámetros de preservación y conservación documental, y proponer
recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.
Analizando el sistema para la organización de documentos la entidad que

investigue en su organización documental de archivo, utiliza el sistema de
ordenación documental Numérico (Simples u ordinales, Cronológicos). Y el
sistema de ordenación Alfabético (Onomástico, Toponímicos o Geográficos,
Temáticos). Teniendo en cuenta aplica el sistema Numérico y Alfabético en cada
Archivo de Gestión de la dependencia productora de documentos y Archivo
Central.
Donde se conservar los documentos como en la contabilidad, en gestión humana,
calidad seguridad y salud, también lo referente a los proyectos.
DIAGNÓSTICO SI LA EMPRESA CUMPLE O NO CON LOS PARAMETROS DE

PRESERVACION Y CONSERVACION DOCUMENTAL.
Esta entidad organiza sus archivos de manera Numérica y Alfabética la cual les
permite acceder a la información de manera sencilla y eficaz gracias a la correcta
ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e
interna de los documentos permitiendo a la persona que consulta la comprensión
de la información de una manera rápida y oportuna
Cumpliendo a cabalidad la preservación y conservación documental, ya que toda

su documentación se encuentra foliada y sistematizada en su FUID de acuerdo a
las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.
Teniendo en su totalidad los documentos clasificados y ordenados para así tener
una organización estructurada para la comprensión documental y objetividad en la
fundamentación de entendimiento de los objetivos y metas propuestas en la
entidad.
Su estantería es acorde al diseño en la capacidad de almacenamiento de la

documentación utilizando las características tecnológicas de los soportes
documentales teniendo en cuenta los aspectos para evitar daños sobre los
documentos y así evitar pérdidas en la parte documental.
De igual manera hay una persona encargada y responsable por el archivo de

gestión en las dependencias productoras y un responsable encargado por el
Archivo Central el cual es que inspecciona y supervisa a las dependencias
productoras por la preservación y conservación de los documentos.
Para resaltar cumple con la condición ambiental donde conservan su

documentación los archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con
buena iluminación, ventilación, temperatura, con un espacio adecuado donde
facilita la correcta manipulación de los documentos a consultar garantizando el
desplazamiento establecido con los elementos de control y asilamiento en la
seguridad de los acervos documentales.
RECOMENDACIONES DE MEJORA.
Es como para tener en cuenta que no se pierda la objetividad para la preservación

y conservación de los documentos.
Es muy importante realizar capacitaciones al personal que le asignan la

responsabilidad como encargado del archivo de gestión de las dependencias
productoras a realizar la respectiva foliación el cual ayuda a saber la cantidad
exacta de hojas que hay en cada folio y a su vez facilitara la búsqueda a un
documento particular y demostrar el desarrollo de sus trámites.
El Jefe de Archivo Central llevar el seguimiento en su cronograma de

acompañamiento haciendo énfasis en la correcta preservación y conservación de
documentos para que cada dependencia productora realice y ejecute un excelente
procedimiento de clasificación y ordenación documental.
Que el personal encargado de los archivos aplique de manera correcta las

estructuras de la norma ISO 15489. Estableciendo los principios para la gestión de
documentos y los requisitos básicos para las buenas practicas implementado una
mejora sistemática y efectiva en la creación y mantenimientos de los documentos,
teniendo en cuenta las políticas y objetivos de la organización.
Un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de

documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos
se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización
central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo,
una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto
aprovechamiento del sistema.
CONCLUSIONES
Adquirir los conocimientos generales sobre la ordenación documental, el sistema

de gestión de calidad y las unidades de preservación y conservación documental
en el sistema de organización de los documentos.
La organización de expedientes y archivos garantiza el acceso a la información y

la conformación de documentos se debe llevar a cabo con base en las funciones y
atribuciones de cada unidad administrativa y organizativa.
Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación

de las tecnologías y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y
la unificación de la información que es generada por la organización. Teniendo en
cuenta las acciones preventivas que contribuyen al buen estado y protección de
los documentos desarrollando una gestión archivística.

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Cumpliendo a cabalidad la preservación y conservación documental, ya que toda

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