Guia 5 Controles Grabar Macros

Herramientas de Productividad Avanzada para Ingeniería.
Guía 5 Excel: Controles, Grabar Macros

Profesora Viviana Alvarado E.
I. Controles
Excel provee de un conjunto de controles llamados Controles de Formulario, diseñados específicamente para incluir
elementos que permitan agregar interactividad a la hoja.
Los controles están en la Ficha Programador, la cual inicialmente está oculta en el menú. Para activarla se debe ir al
Menú Archivo-> Opciones →Personalizar cinta de opciones y luego en el cuadro donde están las pestañas principales,
activar la pestaña Programador.
Botón de comando
Botón de opción
Lista desplegable
Cuadro de grupo Casilla de Verificación
Ejemplo:
Seleccionar información de un cliente y en

cuadro inferior mostrar los números
obtenidos.
Se deben usar los controles de botón de
opción, casilla de verificación y cuadro de
grupo
Ejercicio 1: Realizar un gráfico de columnas para las ventas del año 2016 y 2017. Agregar una casilla de verificación que
permita ocultar o mostrar la información del año el año 2016.
1
Ejercicio 2:
Realizar el gráfico que se muestra a continuación. Se debe
realizar un gráfico de líneas sobre los ingresos de ciertos
productos o servicios de cada mes el año 2017. Los valores
generarlos aleatoriamente y luego dejarlos fijos. Los
valores de los accesorios están entre 100 y 200, los
congeladores entre 200 y 300, los hornos entre 300 y 400
y arriendos entre 400 y 500.
Las casillas deben permitir elegir uno o varios productos.
Ejercicio 3
Realizar el siguiente ejercicio donde se
muestran los puntajes de una prueba de
inglés. Al elegir a la persona debe obtener
los puntos en la prueba escrita y oral. Usar
la función índice.
II. Macros
Un macro es esencialmente un conjunto de instrucciones o código que se puede crear para indicarle a Excel que ejecute
un conjunto de acciones. En Excel las macros pueden ser escritas o grabadas.
Grabar una macro significa que Excel irá generando automáticamente un código de acuerdo con a las acciones realizadas.
El grabar una macro, el usuario va realizando las acciones manual y paralelamente Excel va traduciendo estas acciones a
código en el lenguaje Visual Basic para aplicaciones (VBA). Después que una macro se graba se puede ejecutar tantas
veces se requiera.
¿Por qué usar Macros?

1. Para realizar tareas repetitivas.
2. Para evitar errores humanos al realizar variadas operaciones como formatos, gráficos, etc.
3. Hacer la navegación más fácil. Por ejemplo, si se quiere mostrar resúmenes y reportes a una audiencia, puede que
estas personas tengan un manejo limitado de Excel y se les sea dificultoso trabajar con ellos. Con esto las macros
harían más amigable las interfaces. Ejemplos de macro podrían ser imprimir un rango o una hoja haciendo clic en un
botón, macro para ir a varias hojas
Grabar una macro

Para iniciar la grabación de una macro se debe habilitar la ficha Programador, en Menú Archivo→Opciones→Personalizar
cinta de opciones→habilitar a mano derecha la pestaña Programador. En esta pestaña aparecerá las opciones para
macros:
2
Luego ir al menú Programador -> Grabar macro
Aparecerá la ventana, donde deberá dar un nombre, un método abreviado,
donde se almacenará y la descripción de que hace la macro.
Para guardar un libro con macros se debe almacenar como Libro de Excel
habilitado para macros, cuya extensión es xlsm.
Crear una macro desde Visual Basic

Debe ir al menú de macros ALT+F8, escribir el nombre de la macro nueva macro
y clic en crear. Irá al editor de Visual Basic, donde aparecerá el código
Sub nombre_macro()
Aquí va el código
End Sub
Entre las líneas deberá escribir el código que necesita para la macro.
Para salir del editor debe cerrar la ventana. La macro estará ahora disponible en la lista de macros.
Para modificar el código de la macro creada, debe ir al menú de macros( ALT+F8), selecciona la macro y clic en modificar.
Para ir al editor de Visual Basic se va con las teclas Alt+F11 y se retorna a Excel con las mismas teclas.
Ejecutar una macro

Una vez grabada, una macro puede ejecutarse de la siguiente forma:
- Seleccione la opción macro en el menú Herramientas-macros o ALT+F8.
Aparece el cuadro de diálogo de la opción macro, que muestra todas las macros que han sido grabadas satisfactoriamente
en el libro activo, en todos los libros o en otros libros.
- Seleccione la macro a ejecutar, dependiendo de la ubicación (macros en). De clic en ejecutar. Se puede también ejecutar
las macros paso a paso o eliminarlas con las opciones correspondientes, también modificarlas mediante el editor de VB.
- Para interrumpir una macro en el proceso de ejecución se presiona la tecla escape.
- La casilla opciones permite ver o entrar una tecla rápida para la ejecución de la macro.
Ejecutar una macro desde un botón de la barra de herramientas.

Podemos asignar a la macro un botón de l barra de herramientas. Debemos ir al Menú Archivo→Opciones, Personalizar
cinta de opciones, Comandos disponibles, seleccionar macros. En el lado derecho crear nuevo grupo para poder agregar
el botón.
EJECUTAR UNA MACRO DESDE UN BOTÓN O UN CONTROL GRÁFICO

Crear el control gráfico o botón y luego en el menú contextual hacer clic en Asignar Macro.
- Para asignar una macro ya existente, seleccione el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y luego haga
clic en Aceptar.
- Para grabar una nueva macro y asignarle el botón u objeto gráfico, hacer clic en Grabar.
3
Ejemplos
Ejemplo 1. Crear una macro que aplique el formato condicional subrayando los valores entre 6 y 7 (incluidos). Asignarle
un botón del menú Programador, personalizando la Cinta de Opciones.
Ejemplo 2. Crear un juego que permita adivinar una palabra, se debe tener 3 botones
que darán las pistas, a cada uno se le debe asignar una macro.
En la celda C11 debe indicar un si ó un no, si la palabra corresponde.
(La instrucción MsgBox “mensaje”, permite mostrar un mensaje en pantalla)
Msgbox “Es un animal”,,”Pista 1”
Ejemplo 3. Se creará una macro que cambiará el formato por barras como se ve en la figura.
Se debe ir a grabar macro, colocamos el nombre AgregarBarra, seleccionamos las celdas D2 a D11 y vamos a inicio→
formato condicional→Nueva regla→ estilo de formato→ barra de datos, cambiar formato si se desea y detener la
grabación. Ahora nos quedará una función en VB con el nombre de esta macro.
Para ejecutar la macro vamos al botón Macro de la ficha Programador, seleccionar la macro y ejecutar.
Ejercicios:
1. Asignarle un botón a la macro.
2. Crear una macro llamada BorrarBarra y y grabar inmediatamente la macro que elimine el formato de barras.
Crear botones de navegación
Ejercicio:
Generar datos en Excel para 100 alumnos. Se debe generar el rut, nombre, apellido, edad , crédito(S o N) y ciudad. Esta
última debe ser personalizada, elegir al menos 5 ciudades.
Ir a la página http://www.generatedata.com/ , cambiar las configuraciones correspondientes.
Cambiar el tipo de Archivo por Excel y generar.
Generar las siguientes Tablas Dinámicas en hojas distintas
a) Obtener la cantidad de alumnos por ciudad
b) Contar la cantidad de alumnos por edad
c) Promedio de Edad si tienen crédito o no.
Luego se realizará un menú de la siguiente forma:
4
En el cual cada botón debe ir a la hoja correspondiente y en cada hoja debe haber un botón volver que vuelva a este panel
Se puede agregar el siguiente código para que al abrir el libro la hoja principal sea la que se abra primero. Se debe ir a
Visual Basic, con botón derecho sobre ThisWorkbook, ver código, y buscar el evento Open.
Private Sub Workbook_Open()
Sheets("Principal").Select
End Sub
Observación:
Este panel también se puede hacer con Links, en Insertar Vínculo. Realizarlo de esta forma.
Mostrar Opciones de reportes

Se puede mostrar la información filtrada de acuerdo con un criterio.
Ejercicio:
Generar una lista con 100 filas con 7 empresas salmoneras de Chile con el nombre de la
empresa y la venta de esa empresa. Luego generar una tabla dinámica que muestre la suma
de ventas por empresa.
Generar las macros que permitan filtrar la tabla dinámica con las empresas con las 3 mayores
ventas y con las 3 ventas inferiores
Por ejemplo, también se puede dar la opción de mostrar distintos tipos de gráficos.
Usar la misma Lista para realizar un gráfico dinámico que muestre la información como un gráfico de columna o un gráfico
de línea. Se debe realizar el gráfico y luego al grabar las macros se modifica el tipo de archivo.
5
Actualizar una tabla Dinámica
Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente, es decir, si se han cambiado los datos en la lista, éstos no se
reflejan en la tabla. Se puede actualizar manualmente posicionándose sobre la tabla y botón derecho actualizar. También
se puede crear una macro que actualice la tabla.
Para realizar lo anterior, se debe ir al código de la hoja activa con botón derecho, Ver código y crear el evento
Private Sub Worksheet_Activate()

ActiveSheet.PivotTables("nombre_tabla_dinamica").PivotCache.Refresh
End Sub
Cada vez que se hace clic en la hoja, se actualiza la tabla dinámica y también las otras asociadas a la lista.
Ejercicio: Crear un macro que permita agregar un registro a una lista con un botón de comando :
Al ir a agregar fila, en otra hoja agregará una fila a una lista con los mismos datos como encabezado. Después de agregar
debe volver a la hoja donde se ingresa la información.
Ejercicios:
1. Buscar la función que obtiene el digito verificador del rut y probarlo con un ejemplo.
2. Crear una macro que deje una celda con formato signo($), con separador de miles y centrado.
3. Crear el formato de una factura y crear un botón para imprimirla.

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¿Por qué usar Macros?

Grabar una macro

Crear una macro desde Visual Basic

Ejecutar una macro

Ejecutar una macro desde un botón de la barra de herramientas.

EJECUTAR UNA MACRO DESDE UN BOTÓN O UN CONTROL GRÁFICO

En la celda C11 debe indicar un si ó un no, si la palabra corresponde.

(La instrucción MsgBox “mensaje”, permite mostrar un mensaje en pantalla)

Msgbox “Es un animal”,,”Pista 1”

Crear botones de navegación

Mostrar Opciones de reportes

Private Sub Worksheet_Activate()

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