Tecnológico nacional de México

TecNM

Instituto tecnológico de Tijuana

ITT Tomas Aquino

Departamento de ingeniería industrial

Administración de Almacenes Unidad V

Alumno
Bautista Zazueta Julio Armando 17211574

Docente
Ing. Juan Ramón Pérez Morales
Administración de Almacenes

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción,
almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier
material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de
los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística
funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física,
constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento
de una organización.
El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y
oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma
ininterrumpida y rítmica.
La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y
el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad (en
cuya ampliación recae la evolución conceptual del almacenamiento) del área de almacenes nace en la
recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del
mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización,despacho, mantenimiento de

los registros.

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de

materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.

2. abastecimiento parcial

3. Compra o producción en totales económicos.

4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial
o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de
materiales y productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes
depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el
grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para
proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepción de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Pese a lo que podría indicar su nombre la función de un almacén, en general, no es el almacenar

productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de los almacenes de custodia a largo
plazo, un almacén debe tratar de conseguir que el producto dé el servicio esperado mientras hace
que las mercancías circulen lo más rápidamente posible.

Por este motivo es de especial interés analizar la secuencia de operaciones que en cualquier almacén
sigue un producto.

1) Entrada de bienes: Recepción de las mercancías a través de los muelles de carga, pasando por los
controles de calidad, cuarentenas y cambios de embalaje necesarios.

2) Almacenamiento: Disposición de las cargas en su ubicación con el objeto de retenerlas hasta su

puesta a disposición.

3) Recogida de pedidos: Conocida también por picking, es la operación por la que se convierten las
unidades de carga de compra en unidades de venta.

4) Agrupación-Ordenación: Dependiendo del procedimiento de generación de pedidos, y de la

configuración del sistema de distribución será necesario establecer un sistema para agrupar y ordenar
los pedidos según las rutas de distribución.

5) Salida de bienes: El control de salidas, recuento numérico o control de calidad y el embarque en el

medio de transporte correspondiente son las funciones con las que finaliza el proceso.

En muchas ocasiones es imprescindible tener en cuenta la gestión de stocks de devoluciones como un

proceso más, no exento de importancia.
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos
pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y
complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los
siguientes factores:
• Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
• Tipos de materiales que serán almacenados.
• Tipos de materiales que serán almacenados.
• Número de artículos guardados.
• Velocidad de atención necesaria.
• Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM. Las
principales técnicas de almacenamiento de materiales
son:

Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte
que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación,
transporte y almacenamiento como si fuese una unidad.

La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en
cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a
través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de
diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón
internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las
plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:

• En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.

• Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren

utilizar equipos de materiales.

• Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere

utilizar equipos de maniobras.

• Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones,

como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos
materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones
productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben
ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o
adquirirlas en el mercado proveedor.

• Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el

apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos,
de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas
y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la
técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.

• Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras,
correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en ruedas para facilitar su
movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
• Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el
espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados
una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de
almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma
un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de
las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que
define el número de entradas necesarias a las plataformas.

• Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor

flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un
revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de
sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento
puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de

cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los
almacenes.

Localización y distribución de almacenes.

Pocos conceptos han dado lugar tradicionalmente en logística a planteamientos más sofisticados para
tratar de encontrar soluciones que optimicen la ubicación de almacenes en función de los costes de
transportes. Todos ellos están basados en encontrar una localización física de almacenes que
minimice los costes de transporte en su conjunto, teniendo en cuenta tanto los portes de entradas
como los de salida. El estudio de localización debe evaluar posibles opciones de localización, teniendo
en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la empresa. Debe contemplar los asuntos
relacionados con la expansión y diversificación del negocio y además la adaptabilidad de la posición.
Es decir, debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura y logística para
tratar de predecir el valor del sitio en el futuro. Una excelente localización de la empresa puede
generar mejoras en la eficiencia en términos de: costos de transporte, facilidad en la obtención de
materias primas, utilización eficiente de canales de distribución, cercanía al cliente y a sus
necesidades.

FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISION DE LOCALIZACION

Aunque no son los únicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para tomar una decisión
de localización:

1- Medio y costo del transporte: En función del peso, volumen y costo de transferencia de las
materias primas y productos terminados.

2- Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fácilmente transportable o no, teniendo en cuenta la

durabilidad y el tipo de bien producido.

3- Estructura física: Existencia de carreteras, servicios adecuados, comunicaciones para fines

industriales etc…
4- Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra
calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costos.

5- Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.

6- Aspectos legales: Tributación, facilidad administrativa, costos de legalización etc.

7- Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física, evitar posibles robos
etc.

8- Cercanía al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones

al mercado que se ataca.

9- Aceptación social: Este punto muchas veces no es identificado y genera problemas. Es importante
que la localización de la empresa o negocio no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o
grupos sociales que obliguen a la empresa a asumir costos adicionales.

10- Acceso a información: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la necesidad de
información empresarial. La localización puede afectar la cantidad de clientes, contactos, búsqueda
de oportunidades de negocio etc. Tomarse un breve tiempo para analizar las oportunidades
localización de una empresa o negocio, puede generar un valor agregado adicional para la empresa y
un aumento de su competitividad.

Selección de mobiliario y equipo de almacén.

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicación implica compaginar las
necesidades de movimiento y almacén con las características de
equipamiento. Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: Maximizar el uso del
volumen, y permitir un fácil y rápido acceso a los productos almacenados. En general se puede
admitir que un sistema de almacén bien diseñado debería:

✓ Usar adecuadamente el volumen construido

✓ Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y favorecer el
flujo de bienes.
✓ Favorecer el movimiento y el control de stocks.
✓ Proteger contra incendios, daños y robos.
✓ Prevenir el deterioro y/o la contaminación del stock.
La selección del equipamiento debería tener en cuenta la siguiente información:
✓ Características físicas de los bienes almacenados.
✓ Contaminación-olores que pueden afectar a los bienes.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones

físicas y situación legal.
• Por su Naturaleza: Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o
medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida útil
prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser
incorporados al patrimonio del Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos
bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo5000 del Clasificador por Objeto del
Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo de
las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total ó que tienen un
periodo de vida corto y que además no pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo al capítulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto
ejemplo: licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, des-engrapadoras,
papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc.

• Por su aprovechamiento: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de
las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algún dispositivo
para su operación. Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de
las actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras,
cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)

• Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y
que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos federales o con recursos de
proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institución.

Bienes en Como dato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas y morales) y que a través
de un contrato o convenio. Transitoriamente están a disposición del Instituto para su uso y
aprovechamiento.

Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos del Instituto para su
uso personal, (radios, cámaras fotográficas, computadoras, etc.) y qué el Instituto no
adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos.

Equipos de Almacén

Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los
procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En
algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los
casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin
embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden
comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un

transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u
otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.
Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que
una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción
total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con
plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70%
de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas

condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe
hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el
envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se
podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.

2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser
sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el
caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se
le debe rechazar.

Sistemas Informáticos de administración de almacenes

Codificación de materiales
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de
artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas,
tamaños, etc. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con
base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos
operacionalización de la
bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la
catalogación, simplificación, especificación, normalización,
esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas. Catalogación:
Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la
presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la
simplificación favorece la normalización. Especificación: significa la descripción detallada de
un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se
contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y
características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una
idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de
ingeniería del
producto, etc. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos
diferentes entre innecesariamente en existencias. Así catalogamos, simplificamos, especificamos,
normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de
la clasificación se puede codificar los materiales.

CLASIFICACIÓN: Catalogación Simplificación Especificación Normalización Estandarización

CODIFICACIÓN

Clasificación y codificación de los materiales

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características,
utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un legar
específico, que facilite su identificación y localización de la bodegaLa codificación es una consecuencia
de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código
que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas
de codificación más usadas son: código alfabético, numérico y alfanumérico. El sistema alfabético
codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas
características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil
memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.El sistema alfanumérico es una
combinación de letras y números y6 abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la
clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador
del artículo.

AB --- 286• • • • • • • • •
Código indicador
• • • Grupo

Clase
El sistema alfa numérico de codificación de materiales. El sistema numérico es lemas utilizado en las
empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que
abarca. Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi
imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la
administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que
permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos operacionalización de la bodega y
control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación,
simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales
que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación,
definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La
catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general
de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación
favorece la normalización. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus
medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con
más informaciones sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características.
La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del
material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del
producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La
palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos
diferentes entre innecesariamente en existencias. Así catalogamos, simplificamos, especificamos,
normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de
la clasificación se puede codificar los materiales.