TEMA 1. GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS.

CONCEPTOS BÁSICOS

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

INTRODUCCIÓN

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban

almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de
calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer
frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios
para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;
de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para
su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la
demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el
inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor,
particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra
por el lado de los activos en el Balance General.

Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión
correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los
inventarios como materiales de producción tienen una miopía similar; por lo general creen que
mientras más mejor.
 1. QUE SON LOS INVENTARIOS. CONCEPTO

INVENTARIO: El inventario es el conjunto de mercancías o

artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos,
permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de
venderlos, en un periodo económico determinados. Deben
aparecer en el grupo de activos circulantes.

Inventario = stock = existencias

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el
balance general como en el estado de resultados.
 En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande.
 En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la
venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos
en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.

El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la
que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la
venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro
de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta
(las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos
en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los Inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a
depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
1.1 OBJETIVOS DEL INVENTARIO

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la

empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado
para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos,
permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.

1.2 CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS

Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro lo que son los
inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de una empresa; así
también los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente los
gastos mayores en el estado de resultado.

A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función
y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante información
resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las
siguientes:

INVENTARIO (INICIAL): El Inventario Inicial representa el valor

de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el
periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método
especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el
periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

COMPRAS: En la cuenta Compras se incluyen las mercancías

compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a
venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el
cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la
compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos,
Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en
el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y
Pérdidas o Costo de Ventas.

DEVOLUCIONES EN COMPRA: Devoluciones en compra, se

refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella
mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonará a la cuenta compras.
 GASTOS DE COMPRAS: Los gastos ocasionados por las
compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada:
Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra
en el Balance General.

VENTAS: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías

realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

DEVOLUCIONES EN VENTAS: La cual está creada para reflejar

las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

MERCANCÍAS EN TRÁNSITO: En algunas oportunidades,

especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos
encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por
mercancías que la empresa compró pero que, por razones de
distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas
en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se
debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN: Por otro lado tenemos la

cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que
la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas
por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene
ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en
la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

INVENTARIO (FINAL): El Inventario Actual (Final) se realiza al

finalizar del periodo contable y corresponde al inventario físico de
la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas
netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas
en Ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras,

que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Ahora bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad de operación que de otra
manera no existiría. En lo que es fabricación, los inventarios de producto en proceso son una
necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina en máquina y que estas
se preparen para producir una sola parte.

Es por eso que los inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidades en la oferta, la
compra o producción en lotes o tandas, permitir a la organización manejar materiales perecederos y
el almacenamiento de mano de obra.
 2. CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

El inventario puede clasificarse por su forma o por su función.

2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS POR SU FORMA

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos
grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es
por eso que se han clasificado de acuerdo a su forma u utilización en los siguientes tipos: desde el
punto de vista de las empresas manufactureras o de fabricación hay cuatro tipos de inventarios:

1. Inventarios de materia prima

2. Inventarios de productos en proceso
3. Inventarios de productos terminados
4. Inventarios de materiales y suministros

INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA (MP): Comprende

los elementos básicos o principales que entran en la
elaboración del producto. En toda actividad industrial
concurren una variedad de artículos (materia prima) y
materiales, los que serán sometidos a un proceso para
obtener al final un artículo terminado o acabado. A los
materiales que intervienen en mayor grado en la
producción se les considera “Materia Prima”, ya que su
uso se hace en cantidades los suficientemente
importantes del producto acabado. La materia prima, es
aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto
terminado.
INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO (PP): El
inventario de productos en proceso consiste en todos los
artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso
de producción. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de
producción y a los cuales se les aplico la labor directa y
gastos indirectos inherentes al proceso de producción en
un momento dado.
Una de las características de los inventarios de producto
en proceso es que va aumentando el valor a medida que
se es transformado de materia prima en el producto
terminado como consecuencia del proceso de producción.

INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS (PT):

Comprende estos, los artículos transferidos por el
departamento de producción al almacén de productos
terminados por haber estos; alcanzado su grado de
terminación total y que a la hora de la toma física de
inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir,
los que todavía no han sido vendidos. El nivel de
inventarios de productos terminados va a depender
 directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por
la demanda.

INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS

(MS): En el inventario de materiales y suministros se
incluye:
 Materias primas secundarias, sus especificaciones
varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la
industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.
 Artículos de consumo destinados para ser usados en
la operación de la industria, dentro de estos artículos
de consumo los más importantes son los destinados
a las operaciones, y están formados por los
combustibles y lubricantes, estos en las industria
tiene gran relevancia.
 Los artículos y materiales de reparación y
mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, los artículos de reparación por su gran
volumen necesitan ser controladores
adecuadamente, la existencia de estos varían en
relación a sus necesidades.

Ahora bien en otras empresas donde no existe un proceso de trasformación si no que se encarga de
la compra y venta de artículos y mercancías, su inventario de define como INVENTARIO DE
MERCANCÍAS.

2.2 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS POR SU FUNCIÓN

Existen muchas razones por las cuales las organizaciones deben mantener inventarios en su cadena
de abastecimiento; dentro de éstas se resalta mejorar el servicio al cliente asegurando un nivel de
disponibilidad de productos y servicios, dando a la compañía la seguridad de tener el producto en la
cantidad, lugar y el tiempo adecuado; y bridar seguridad frente a las posibles variaciones en los
tiempos de entrega de los proveedores.

En este sentido, se hace necesario identificar los diferentes tipos de inventarios que se deben
administrar. Estos pueden ser clasificados de acuerdo con la funcionalidad en que fueron creados. De
esta forma podrían determinarse cinco tipos de inventarios: fluctuación, de anticipación, Lote o de
tamaño de lote, en Tránsito y de Seguridad.

1. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de

producción no pueden decidirse con exactitud. Estas
fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse
INVENTARIO DE con los stocks de reserva o de seguridad.
FLUCTUACIÓN Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de
trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios
pueden incluirse en un plan de producción de manera que los
niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las
variaciones aleatorias de la demanda.
 2. Son los que se establecen con anticipación a los periodos de
mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun
INVENTARIO DE periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de
ANTICIPACIÓN anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para
futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de
producción.
3. Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es
INVENTARIO DE más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario
LOTE O DE satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico
TAMAÑO DE LOTE llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en
grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para
obtener descuentos en los artículos adquiridos.
4. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer
los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y
INVENTARIO EN sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe
TRANSITO de moverse de un lugar a otro.
Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener
una función útil para las plantas o los clientes, existe
exclusivamente por el tiempo de transporte.
5. Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como
resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades
en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a
INVENTARIO DE materias primas, protegen contra la incertidumbre de la
SEGURIDAD actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de
espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala
calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir
faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

3. COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

En la tabla siguiente presentamos los principales costes asociados a los inventarios:

Costo de Adquisición o Costo Es el costo directo asociado a la compra o producción de un

de Compra o Costo de bien.
producción.

El costo de lanzamiento se refiere a la compra de material a un

Costo de lanzamiento o Costo
proveedor externo (correo, teléfono, tarea administrativa, carga,
de pedido.
transporte, etc.) y a la preparación de los pedidos de artículos
manufacturados en la misma empresa (puesta a punto de
máquinas, limpieza, etc.). El costo variable de adquisición resulta
de multiplicar el valor unitario del artículo por el nombre de
artículos del pedido (siempre que no haya descuentos en función
de las cantidades adquiridas)

Debido a la creación y mantenimiento de la capacidad del

Coste de Posesión, Costo de
almacén (alquiler, electricidad, maquinaria, vigilancia, etc.), a la
Almacenamiento, Costo de
manipulación de material y trabajos administrativos, a los gastos
mantenimiento o Costo de
derivados de los seguros internos y externos, a variaciones del
Posesión de Stock valor de los bienes motivados por el desgaste, y al coste de
oportunidad del capital (dinero que se deja de ganar por
mantener inmovilizado en stock el capital en vez de invertirlo).
Aparece cuando no es posible atender la demanda por falta de
Coste por Demanda
existencias (ruptura de stocks).
Insatisfecha, Costo por
Perdida de Ventas, Costo por
Ruptura de Stock, Costo por
agotamiento (falta de
existencias)
Representa la suma de los tres costos antes mencionados. A
Costo Total del Inventario:
dicho valor se le suma el costo de capital, que es la parte
variable del costo de aprovisionamiento, el cual resulta de
multiplicar el valor unitario de cada artículo comprado por el
número de artículos solicitados en el pedido. De esta forma, el
costo total es igual a:
COSTO TOTAL = COSTO DE ADQUISICIÓN + COSTO DE
LANZAMIENTO + COSTO DE POSESIÓN + COSTO DE
CAPITAL

4. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS: Es la eficiencia en el

manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de
inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto
determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una
manera razonable, pudiendo establecer su situación financiera y
las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

4.1 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá

mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.
Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la
administración de inventario:
1. Minimización de la inversión El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno
en inventarios: y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran
mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de
inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben
contar con inventarios para asegurar los programas de
producción. La empresa procura minimizar el inventario porque
su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón
invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese
capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los
empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del
10% el costo de financiamiento del inventario será de $100.000
al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al
almacenamiento del inventario.
2. Afrontando la demanda Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo
minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la
demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente
grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados
con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin
embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios
estáticos paralizando un capital que se podría emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de
inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se
esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento
del inventario que se requiere.

4.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se
debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta
real no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira
con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer
la demanda que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en el proceso de
producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de
materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que
pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en el mercado, esto
tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de
inventario.
4.3 POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS

1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los
diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras
los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin
embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:

1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.

2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes,
porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando
los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una
coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de
coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.

La meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener

las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para
determinar el nivel óptimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su
mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.

BIBLIOGRAFÍA

Gestión de Inventarios
[1]. Lloyd Enrick, N. (1981), Gestión de Stocks. Editorial Deusto Serie C-3.
[2]. Graves, S.C; Rinnoy A.H y Zipkin P.H. (1993), Logistics of Production and Inventory, NorthHolland.

Investigación Operativa.
En cualquiera de los siguientes textos es posible encontrar al menos un capítulo dedicado a la gestión de
inventarios.
[3]. Hillier, F.S. y Lieberman, G.J. (1991), Introducción a la Investigación de Operaciones, McGraw-Hill.
[4]. Kaufmann, A. (1972), Métodos y Modelos de Investigación de Operaciones, Vol I, II y III, CECSA.
[5]. Prawda, (1980), Métodos y Modelos de Investigación de Operaciones, Vol. I y II, Limusa.
[6]. Ravindran, Phillips y Solberg (1987), Operations Research. Principles and Practice, Wiley.
[7]. Taha, H.A. (1991), Investigación de Operaciones, RA-MA.
[8]. Wagner, R. (1975), Principles of Operations Research, Prentice Hall.

[W1] http://www.ujaen.es/dep/admemp/profes/llozano_archivos/Tema09.pdf. Apuntes del profesor Lozano de la

Universidad de Jaén.
[W2] http://www.um.es/~geloca/gio/ampliacion/apuntes.html “Ampliación de Modelos de Investigación
Operativa”. Apuntes del profesor Alfredo Marín del Departamento de Estadística e Investigación Operativa de
la Universidad de Murcia.
[W3] http://www.cris.com/~kthill/sites.htm. Inventory Control Related Sites. Es sin duda alguna la mejor
recopilación de enlaces relacionados con la gestión de inventarios.