Resumen

A continuación en el siguiente trabajo, veremos expuestos varios conceptos, definiciones,

ejemplos y requisitos acerca de los soportes contables que se usan legalmente en nuestro país. A

través de fuentes verídicas, se llega a conocer a profundo detalle acerca de estos, sus

características, funciones y el uso adecuado de estos frente a diferentes situaciones.

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Tabla de Contenidos

Pregunta #1 4

Pregunta #2 15

Pregunta #3 16

Referencias 18
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Pregunta #1
De una definición de por lo menos dos autores de los siguientes registros
contables:

AUTOR #1:

La contabilidad, sus soportes y registros.

Carlos Llorach, Elmer Vega.

 Recibo de caja:

Es un soporte contable que se utiliza para registrar todas las entradas de dinero en

efectivo o en cheque que reciba la empresa por concepto de venta de mercancías de

contado, aparte de los socios en efectivo por prestamos recibidos en efectivo por

terceros o pagos y abonos recibidos por los clientes en pago de cartera por cobrar.

Cada vez que se recibe dinero en efectivo se debe elaborar un recibo de caja el cual debe

contener la siguiente información:

•Un consecutivo de elaboración.

•Una fecha de elaboración la cual debe ser la misma de cuando se recibió el dinero.

•Debe escribirse una breve explicación máxima de 20 caracteres concepto de la

operación.

•Identificación con nombre completos o razón social de quien se recibe el dinero según

las diferentes modalidades señaladas anteriormente.

•Debe señalarse la forma del dinero recibido ya sea en efectivo, cheque o por traslado

electrónico y la firma quien recibe el dinero y la fecha.

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 Comprobante de egreso:

Es un soporte de contabilidad que se utiliza cada vez que se efectúan pagos o abonos

en cuentos efectuadas o terceros bien seo en efectivo o en cheque o por cualquier medio

electrónico de pago como transferencia .Este presenta una estructura básica como lo es

el consecutivo, la fecha de elaboración, identificación con nombre o razón social y

documento de identificación del beneficiario del pago, un breve concepto del pago

realizado, la forma de cancelación (efectivo, cheque o transferencia electrónica), una

descripción contable de la operación (débitos y créditos) y finalmente debe firmarlo

quien recibe el pago.

 Nota debito al cliente:

Es un soporte contable que se utiliza cuando se va a hacer un ajuste al saldo por

cobrar al cliente originado por un menor valor registrado en la factura al momento de la

venta o por intereses por mora, o una menor cantidad facturada. Como en todo soporte

debe llevar un consecutivo, una fecha y descripción del motivo, y la factura que va a

afectar. La característica de este documento cuando se origina es que aumenta el saldo

por cobrar al cliente.

 Nota crédito al cliente:

Es un soporte contable que disminuye el valor por cobrar al cliente ya sea por

devolución de mercancía, un mayor valor facturado en el precio de la venta, o por un

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descuento comercial condicional. La característica de este soporte cuando se origina es

que disminuye el saldo por cobrar al cliente; como todo soporte debe llevar un

consecutivo, fecha y descripción.

 Entrada de almacén:

Es un soporte contable que respalda el ingreso de mercancía por compra o por

recepción de aportes iniciales de los socios al momento de constituir lo sociedad o

también cuando se reciben mercancías devueltos de los clientes, como todo soporte

contable debe llevar un consecutivo, una fecha y descripción de cantidad y nombre de la

mercancía. Se utiliza en los empresas u organizaciones que controlen sus inventarios por

el sistema de inventario periódico o permanente.

 Salida de almacén:

Es el soporte contable que respalda la salida de mercancía ya sea por la venta que

realice la empresa a uno de sus clientes (sus registros serán al costo de adquisición), por

la mercancía devueltas al proveedor, y como todo soporte contable debe llevar un

consecutivo, una fecha, descripción de la cantidad y nombre de la mercancía. Se utiliza

en las empresas u organizaciones que controlen sus inventarios por el sistema o

inventario periódico o permanente. Es el documento legal que identifica clara y

detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante

requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación

etc. Por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario, como todo soporte
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contable debe tener: logo y nombre de lo empresa, descripción de la almacén, obre del

comprobante y tipo de bien, fecho y consecutivo, descripción, responsable, fecha,

observación.

 Factura de venta:

Es un soporte contable que se utiliza cada vez que se efectúa una venta de contado o

a crédito de productos o servicios, contiene además de los datos generales de los

soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes

e impuestos que se paguen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del

vendedor se denomina factura de venta, y del comprador, factura de compra.

Generalmente, el original se entrega al cliente, y se elaboran dos copias, una para el

archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario de contabilidad. La

factura de venta es considerado un título valor porque es transferible por endoso.

 Nota de contabilidad:

Se utiliza cuando en una operación se requiere información o dejar una constancia

del acto realizado que amerite un soporte contable que deje historia de la transacción,

tales en el caso cuando se reciban bienes muebles o inmuebles como forma de pago o de

aporte o requiera realizarse ajuste contable y reclasificación. Siempre van o requerir

soportes o anexos que garantice o anulen la transacción: tarjeta de proveedores,

certificados de extradición escrituras públicos e inclusive facturas de ventas de

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propiedad, como todo soporte contable requiere un consecutivo, fecha de elaboración y

firma de responsables.

 Nota crédito al proveedor

Es un soporte contable que se utiliza para el cobro de intereses de mora por parte del

proveedor por los facturas vencidas, por un menor valor facturado y una mayor cantidad

recibida, menor valor facturado en el precio de lo mercancía facturada (se recibió y se

facturó igual cantidad) ajuste del precio unitario. La principal característica de la nota

crédito al proveedor es que aumento el saldo por pagar al proveedor.

 Nota debito al proveedor:

Es un soporte contable que se utiliza para disminuir el saldo por pagar al proveedor,

se utiliza cuando devolvemos mercancía porque esta defectuosa o averiada, cuando

aparece un mayor valor facturado, o por una menor cantidad recibida de mercancía.

También cuando se recibe un descuento del proveedor por pronto pago en otras

ocasiones cuando hay un valor mayor valor facturado en el precio unitario de la

mercancía facturada, o sea se recibe la misma cantidad de mercancía, pero a un mayor

valor. La nota debito al proveedor siempre va a disminuir el saldo por pagar al

proveedor.
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 Nota bancaria

Es un documento que emiten las entidades financieras o bancarias para dejar

constancia de aumento o disminución en el saldo de la cuenta corriente o de ahorros que

se tienen en esa entidad, bien sea por compra de chequera, intereses de sobre giro,

comisiones bancarias; siempre va aumentar u o disminuir.

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Libro: CONTABILIDAD PLUS, séptima edición.

 Recibo de caja:

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en

efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias

generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar el

comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con debito a la

cuenta caja y crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una

empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

 Comprobante de egreso:

Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad generado después del

pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente en la empresa se elabora por duplicado el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo algunos

negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control en el

comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al

beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta bancos y se debita la

cuenta que corresponda según el concepto de pago.

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 Nota debito al cliente:

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber

cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se

indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la

cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier

otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Cuando la

empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en las facturas, o cuando

los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su

contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.

 Nota crédito al cliente:

La nota crédito en contabilidad es el documento que se realiza con el fin de anular

las facturas debido a que la ley establece que las facturas realizadas no se podrán

eliminar bajo ninguna circunstancia, de este modo cuando una factura tiene un error, se

crea este comprobante por el valor de la factura en negativo.

 Entrada de almacén:

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento

al almacén o bodega de la entidad constituyéndose así en el soporte para legalizar los

registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad. Para la emisión de este

documento es necesario que previamente se obtengan y sean verificados por los

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documentos auxiliares requeridos: la guía de remisión, boletín de control de calidad, etc.

Dado que se formulara tres copias distribuidas de la siguiente forma: el original, para

remitir a la unidad de contabilidad y tesorería de la oficina de administración. Primera

copia, para el proveedor o transportista. Segunda copia, para el archivo de

administración de la gerencia local y la tercera copia, para el archivo del almacén de la

gerencia local. Por medio de este sistema, la empresa conoce el valor de la mercancía en

existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, porque los

movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento

de realizar la transacción a su precio de costo.

 Salida de almacén:

Documento que acredita la salida material y real de un bien o elemento de la

bodega, de tal forma que se cuenta con un soporte para legalizar los registros en

almacén y efectuar los asientos de contabilidad. El comprobante de egreso debe

establecer la persona responsable de recibir los bienes, quien en el momento de la

recepción debe firmarlo, no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones o

correcciones.

 Factura de venta:

Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá liberar y entregar o

remitir al comprador o beneficiario del servicio. El emisor vendedor, o prestador del

servicio. Emitirá un original y dos copas de la factura. Para todos los efectos legales
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derivados del carácter de título valor de la factura, el original deberá ser conservado por

el emisor. El vendedor o prestador del servicio una de las copias se le entregará al

obligado, y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

 Nota de contabilidad:

Son aquellas que se utilizan cuando es necesario ajustar, corregir o modificar valores

en algunas cuentas, sea bien por errores, omisiones o por ajustes que deben aparecer en

los registros contables de la empresa muestre los verdaderos saldos de las cuentas. Es un

documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables,

cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las

cuales no existen documentos internos específicos.

 Nota crédito al proveedor:

La nota de crédito de proveedores es el documento de compensación de la factura de

proveedores. Por lo tanto, si el proveedor ha entregado las mercancías, y usted ya ha

creado una factura de proveedores, puede anular la transacción parcial o completamente

mediante la creación de una nota de crédito de proveedores. La nota de crédito de

proveedores se crea a partir de la factura de proveedores para establecer un vínculo

entre las dos transacciones.

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 Nota debito al proveedor:

Es un comprobante que una empresa envía a su proveedor en la que se le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto

que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo

de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o

cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

 Nota bancaria:

La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el

banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en

calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

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Pregunta #2
Indique 3 situaciones que generen:

a. Nota crédito al proveedor

b. Nota crédito al cliente
c. Nota debito al proveedor
d. Nota débito al cliente

Entre los documentos que sirven de soporte contable se encuentran las notas débito y crédito,
notas que sirven como comprobantes contables y que se realizan para justificar el ajuste de una
cuenta con terceros; estas pueden generarse, por ejemplo:

a. la nota crédito para los casos en que se generen cargos adicionales y que deba asumir la
entidad (devolución de una compra, bonificación a factura, descuento en factura)

b. para dar crédito a su cuenta por un específico valor, dicho concepto se muestra en dicha
nota de crédito (anulación, devolución, bonificación o descuento.)

c. se realiza la nota débito para disminuir el pasivo, ya sea porque se realizó una devolución
de una mercancía a los proveedores (mercancía dañada, error en el pedido)

d. por el cobro de intereses de mora u otras situaciones que incrementen el importe de la

cuenta por cobrar (Intereses, error en menos en la facturación, facturación inferior a la
debida, gastos por envíos, comisiones bancarias.)
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Pregunta #3
Mencione los 14 requisitos para que una factura de venta tenga validez
en Colombia respecto a lo jurídico, fiscal y comercial

1) Estará mencionada claramente como que es una factura de venta.

2) Nombre y apellidos o Razón Social y el NIT del vendedor o proveedor de

servicios.

3) Nombre y apellidos y nombre o razón social y el NIT de la persona que adquiere

los bienes o servicios, incluida la discriminación con respecto al IVA y/o

impoconsumo pagado.

4) Tener un número correspondiente al sistema para la numeración secuencial de

facturas de ventas.

5) La fecha de expedición.

6) Una descripción detallada o general de los productos o servicios vendidos.

7) Valor total de las transacciones.

8) El nombre o razón social y el nombre legal de la empresa y NIT serán la imprenta

de la factura.

9) Indicar la calidad atribuida por la DIAN como retenedor del impuesto sobre las

ventas.

10) Fecha de vencimiento: Si no se indica explícitamente la fecha de vencimiento en

la factura, el pago debe efectuarse dentro de los 30 días calendario siguientes a la

fecha de emisión de la factura.

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11) La fecha de recepción de la factura, indicando el nombre, la identificación o la

firma de la persona responsable de la recepción de la factura, de conformidad con

lo dispuesto en la presente Ley.

12) El emisor, vendedor o prestador de servicios deberá indicar en la factura original

el estado del pago del precio o de la remuneración y, en su caso, las condiciones

de pago. Los terceros destinatarios de una factura también están sujetos a la

misma obligación.

13) Texto publicitario.

14) Fecha y rango de la numeración habilitada.

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Referencias
(1971). Código de comercio de Colombia.

(2014) Coral. L. Gudiño. E. Contabilidad Plus, séptima edición. Editorial: Mc Graw Hill

(2017) Llorach. C, Vega. E. La contabilidad, sus soportes y registros. Editorial: Distribooks

Editores.

(2019) Requisitos de la factura.

www.gerencie.com/requisitos-de-la-factura.html