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Sesión N°4
Comprendiendo las Configuraciones OBLIGATORIAS en los "CALENDARIOS" para
Proyectos de Construcción e Ingeniería
Esta sesión tiene el objetivo de que el alumno comprenda la importancia de la correcta
configuración de los calendarios y su impacto en la programación del proyecto.
CALENDARIOS:
Para comprender el uso de calendarios en Ms Project en proyectos de ingeniería y construcción
debes comprender claramente 02 definiciones, que intervienen cuando se programa un proyecto:
• Jornada de Trabajo.
• Horario de Trabajo.
Explicación de Conceptos:
• Jornada de Trabajo: son las horas efectivas por día en que los recursos de MANO DE
OBRA & EQUIPO estarán disponibles, sin importar la hora de inicio o fin del día. Por
ejemplo, en la siguiente imagen se establece que los recursos estarán disponibles para
laborar el día lunes de 9 am a 1 pm (4 hrs), luego toman un refrigerio hasta las 3 pm y
retoman sus actividades hasta las 7 pm (4 hrs). Entonces su jornada efectiva de trabajo
es de 8 horas por día.

Imagen 01

En la siguiente imagen se varia la hora de inicio (de 9 am a 8 am), refrigerio (de 1 pm a

12 pm) y fin de horario (de 7 pm a 5 pm), sin embargo, la jornada efectiva se mantiene
en 8 hrs, igual que en el caso anterior.

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Imagen 02

¿De qué manera se relaciona este concepto con la programación de un proyecto?

Recuerda la Sesión N°04 del taller de “COMPRENDIENDO LOS ANALISIS DE PRECIOS

UNITARIOS Y SU RELACION CON EL CRONOGRAMA Y LA CURVA S” denominada:
La importancia de las “Horas” de Jornada Laboral para el cálculo del Precio
Unitario, Presupuesto, Cantidad de Horas Hombre y Horas Maquina de los Recursos

En donde habíamos analizado que considerar 10 hrs u 8 hrs de jornada afectaba el

rendimiento, cálculo de precio unitario, horas hombre entre otros…

Aquí en la etapa de programación sucede lo mismo, tiene que existir trazabilidad entre la
información de costos y programación, ya que en función al calendario y las horas de
jornada por semana se determinan los histogramas de obra, o sea se convierten las horas
hombre distribuidas según la programación en cantidad de personas, equipos… recuerda
la Sesión N° 06: Curva S de Horas Hombre y cálculo de Histogramas de Mano de
Obra por categoría (Capataz, Operario, Oficial, Peón) aunque en las sesiones
posteriores de este taller avanzado de Ms Project también realizaremos el cálculo de
dichos histogramas y seguro tocaremos nuevamente el tema.

En resumen, la Jornada de Trabajo está representada por la cantidad de horas efectivas

que los recursos estarán disponibles en el día, esta cantidad de jornada de trabajo en la
medida de lo posible debe ser la misma que se consideró en el Análisis de Precios
Unitarios.

Horario de Trabajo: corresponde a la hora de inicio y fin de la jornada laboral. En la

imagen 01 (ve a las primeras hojas de este documento) el horario de trabajo es desde las
9 am hasta las 7 pm (10 hrs).

En la imagen 02 el horario de trabajo es desde las 8 am hasta las 5 pm (9 hrs). Te das

cuenta que existe variación entre los dos ejemplos, pero las horas de jornada en ambos
casos es igual a 8 hrs.

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Ahora, respondamos la siguiente consulta: ¿de qué manera interviene o afecta conocer
el horario de trabajo a la programación del proyecto?

Estoy seguro que alguna vez has visto algún cronograma en Ms Project con duraciones
en decimales o cosas extrañas como por ejemplo que las fechas de inicio y fin no vayan
de acorde con la duración, estos desastres se producen por que no se tiene en cuenta el
horario de trabajo.

Veamos un ejemplo para el segundo caso, en donde las fechas de inicio y fin no
corresponden con la duración de la actividad.

El siguiente cronograma (imagen 03) considera un calendario de lunes a domingo con una
jornada de 8 hrs y un horario de trabajo de 9 am a 7 pm.

Imagen 03

Quiero que centres tu atención en la Actividad B, tiene una duración de 02 días, sin
embargo, inicio el día 03 de marzo y culmina el 05 de marzo (3 días de duración). Ahora
fíjate en el comienzo de la Actividad C, tiene un enlace Fin-Comienzo con la actividad B,
por lo cual en “teoría” debería iniciar al día siguiente de culminar la actividad B, o sea el
día 06 de marzo y debería finalizar efectivamente el día 8 de marzo como se aprecia en
la imagen, pero, en dicha imagen el error se encuentra en el inicio que indica 05 de marzo.

Estas incongruencias se producen por que hay errores en las fechas de inicio y fin, mira
la siguiente imagen que corresponde al mismo cronograma, solo que ahora mostramos
además de las fechas, las horas.

Imagen 04

Centra tu atención en el comienzo de la Actividad B, indica, el 03 de marzo a las 11 am

y culmina el 05 de marzo a las 11 am. ¡Allí está el error!!! Eso no debería suceder en la
programación de proyectos de construcción ya que es muy usual hablar de conceptos
como duraciones, fechas de inicio y fin, casi nunca se habla de “horas de inicio”, por lo
menos en la etapa de programación, por otro lado siempre debes procurar que todas las
fechas de inicio y fin de las actividades tengan la hora de comienzo y fin definida en el
calendario del proyecto, justamente para evitar duraciones con decimales o el tipo de
incongruencia que estamos analizando.

Arreglaremos el problema, primero eliminando cualquier restricción en el software (que

probablemente se generó) a fin de que todas las actividades inicien a las 9 am y culminen
a las 7 pm según el calendario creado y asignado al proyecto.
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Imagen 05

Observa la imagen anterior, el problema ya fue solucionado, todas las actividades inician
a las 9 am y culminan a las 7 pm, en consecuencia, ahora existe esa trazabilidad entre las
duraciones, las fechas de inicio y fin, así como las horas en función al calendario asignado
al proyecto.

Imagen 06
Descripción Duración 02/03/2018 03/03/2018 04/03/2018 05/03/2018 06/03/2018 07/03/2018
Actividad A 1
Actividad B 2
Actividad C 3

Ahora veamos cuando se tiene duraciones con decimales:

Imagen 07

Te das cuenta que la actividad B tiene una duración de 2.2 días y que finaliza el día 05 de
marzo a las 10:36 am… situaciones como esa, nunca deben suceder en tus cronogramas.

Ahora que sucede si un proyecto considera un horario de trabajo de lunes a sábado medio
día…

Probablemente estés pensando crear un calendario de lunes a sábado medio día, y

domingo no laborable como muestro en la imagen…

Imagen 08

Ahora mira lo que sucede con nuestro pequeño cronograma…

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Imagen 09

Se vuelven a producir esas incongruencias como yo las llamo en donde no hay

trazabilidad entre la fecha de inicio y la duración de las actividades, aunque realmente
el software esta trabajando de manera correcta, pero, no dejemos que el Ms Project
imponga sus códigos de programación ante el criterio que el proyecto requiere. En
este tipo de situaciones, lo ideal es considerar el calendario corrido de lunes a sábado,
jornada completa… aun sabiendo que el sábado se trabaja medio día.

Recuerda una vez más, que cuando se habla de cronogramas, se hace mención a la
duración de las actividades, proyecto, fechas de inicios y fin, días de atraso, adelanto,
lead, lag, hablamos de números “enteros”, no de decimales ni horas de inicio o fin,
a no ser que se trate de cronogramas horarios de montaje o paradas de planta, entre
otros.

Ahora continuemos…

Cuando trabajamos con calendarios en Ms Project no solamente tenemos que crear

el calendario introduciendo el horario y la jornada de trabajo (eso es lo que todos
hacen), si no que también tenemos que configurar la ficha OPCIONES DE PROJEC /
pestaña PROGRAMACION / Opciones de calendario para este proyecto…

Imagen 10

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Como te indicaba tiene que existir trazabilidad entre todas las opciones del Software,
y es objetivo de este curso, conocer esas opciones y comandos para lograr ello y no
trabajar con un cronograma mal configurado que genere errores en la etapa de
ejecución, seguimiento…

Por otro lado, cuando estas creando el proyecto también tienes que actualizar la fecha
y hora (importante) de inicio del proyecto en la ficha PROYECTO / INFORMACION
DEL PROYECTO / fecha de comienzo…

Imagen 11

Analicemos el siguiente cronograma… que considera un calendario de lunes a

domingo de 7 am a 12 pm & 1 pm a 6 pm.

Imagen 12

Tenemos el cronograma comentado, fíjate en la Actividad A.

Imagen 13

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Efectivamente la tarea comienza a las 7 am (como está configurado el calendario

asignado), pero porque la Actividad A, a pesar de tener 1 día como duración,
¿culmina a las 4 pm?... Sí en teoría, debería culminar a las 6 pm, ya que el calendario
asignado esta configurado de esa manera…

La respuesta a esta incongruencia se debe a que no se ha configurado las “opciones

de calendario para este proyecto” según la imagen 10.

En base a la información de esa ficha, un día considera 8 hrs y eso es lo que cuenta
para Ms Project al margen de lo que diga nuestro calendario creado…

Imagen 14

Si contabilizas las horas, la Actividad A inicia a las 7 am, tendrías: 8, 9, 10, 11 y 12,
(refrigerio por 1 hora hasta las 13), 14, 15 y 16… desde las 7 am hasta las 4 pm se
cumplen las 8 hrs (sin considerar 1 hora de refrigerio) indicadas en la ficha “opciones
de calendario para este proyecto” ... te das cuenta la importancia de configurar
también estas opciones en función al calendario creado para evitar
incongruencias?

Vale, arreglemos este problema… nuestro calendario va desde las 7 am hasta las 6
pm (10 hrs efectivas de labor, en total 11 horas incluyendo la hora de refrigerio),
entonces tendrías que decirle al software en las “opciones de calendario para este
proyecto” que un día considera 10 hrs, una semana incluiría 70 hrs y 30 días harían
un mes, así mismo la hora de comienzo predeterminada seria las 7 am y la hora de
fin 6 pm tal como esta en nuestro calendario… veamos que sucede actualizando la
información como muestra la siguiente imagen:

Imagen 15

La duración de los días se recalcula en función ese cambio siendo 0.8, 1.6 y 2.4 días,
sin embargo, nosotros sabemos que las duraciones correctas y las que deseamos
considerar en nuestro programa son 1, 2 y 3 días respectivamente

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Imagen 16

Para ello, actualicemos esos datos y veamos que sucede…

Imagen 17

Ahora sí, fíjate en la imagen superior, tenemos nuestro cronograma con datos
correctos en Ms Project y con las configuraciones adecuadas en función a nuestro
calendario creado… para finalizar nos faltaría verificar la hora en la fecha de comienzo
de proyecto según la imagen 11, que previamente había sido actualizado:

Imagen 18

Finalmente, con esto verificamos que todas las configuraciones han sido realizadas
correctamente, existe la trazabilidad y estamos listos para iniciar la programación
cargando información como los nombres de las actividades, duraciones,
secuenciamiento, etc…

Ahora pregúntate…
¿Qué pasa con el inicio de semana?... tu sabes que en todos los proyectos se emiten
informes semanales, dependiendo del cliente se puede considerar la semana de lunes
a Domingo, de miércoles a martes, de jueves a miércoles o lo que indique el contrato
o Supervisión…

¿Este inicio de Semana crees que afecta la programación y generación de Curva

S principalmente?
¡La respuesta es SI...

Te explico, antes hago un paréntesis… si estas leyendo esto es por que

probablemente ya llevaste el curso de PROGRAMACION, CONTROL &
REPROGRAMACIONES EN PROYECTOS, por lo cual comprendes a la perfección
como se elabora una Curva S de avance físico a través de las horas hombre…

Continuemos… El siguiente cronograma considera la Actividad A, con una duración

de 14 días e inicio el lunes 05 de marzo del 2018, así mismo, se aprecia la distribución
de horas hombre que por default realiza el Ms Project, en este caso como son 14 días
(02 semanas) y la semana inicia el lunes (el mismo día que inicia el proyecto), el
software prorratea 5 hh por cada semana como se aprecia en la imagen:

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Imagen 19

El cronograma anterior consideraba el inicio de la semana el día lunes, en esta

actualización vamos a cambiar el inicio de semana al día jueves obteniendo la
siguiente distribución de horas hombre en el software:

Imagen 20

Esta variación se produce debido a que el proyecto comienza el día lunes 05 de

marzo, en el primer cronograma (imagen 19), ese día coincidía con el inicio de la
primera semana de trabajo según la configuración del calendario, o sea la que iba del
lunes 05 al domingo 11 de marzo, así mismo el proyecto culminaba el día domingo 18
de marzo coincidiendo con el fin de la semana N°02 del proyecto.

En el segundo cronograma, la primera semana de trabajo comienzo el día jueves 1

de marzo y termina el miércoles 07 de marzo, la segunda semana inicia el jueves 08
de marzo y finaliza el miércoles 14 de marzo, finalmente la tercera semana comienza
el jueves 15 de marzo y culmina el miércoles 21 de marzo. En tal sentido el inicio de
proyecto 05 de marzo, cae dentro del periodo de la primera semana, continua su
ejecución durante la segunda semana y finaliza el día 18 de marzo, fecha que se
encuentra dentro del periodo de la tercera semana de trabajo, debido a ello es que
Ms Project realiza esa distribución de horas hombre que se aprecia en la imagen 20.

Ahora continuando con las comparaciones, grafiquemos las Curva S de ambos

cronogramas:

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Imagen 21
El Proyecto Inicia el día Lunes 05 de Marzo 2018 El Proyecto Inicia el día Lunes 05 de Marzo 2018
La Semana en Ms Project Inicia el día Lunes La Semana en Ms Project Inicia el día Jueves

Semana 01 Semana 02 Semana 01 Semana 02 Semana 03

Descripción Inicio 01/03/2016 08/03/2016 Descripción Inicio 01/03/2016 08/03/2016 15/03/2016
HH del Periodo 0 5 5 HH del Periodo 0 2.15 5 2.85
HH Acumuladas 0 5 10 HH Acumuladas 0 2.15 7.15 10
Curva S 0% 50% 100% Curva S 0% 22% 72% 100%

120%
100%
100%
100%
80%
50% 72%
60%

40%

20%
22%
0%
Inicio 01/03/2016 08/03/2016 15/03/2016

Como podrás apreciar a pesar que los datos del proyecto (fecha de inicio, fin, duración
y horas hombre) no han variado, el hecho de considerar en ambos casos calendarios
iguales, pero con la única diferencia del inicio de semana (uno considera lunes y el
otro jueves), esto esta generando Curvas S de avance físico totalmente distintas.

Espero que, con este ejemplo, quede muy claro la importancia de conocer el día de
inicio de semana para la emisión de los informes semanales, así como introducir esta
información al Software sea Ms Project o Primavera P6 para que la información sea
trazable, en el caso de Ms Project se realiza en la ficha OPCIONES DE PROJEC /
pestaña PROGRAMACION / Opciones de calendario para este proyecto / La semana
comienza en…

Imagen 22

CONCLUSIONES PARA EL COMPONENTE DE CALENDARIOS: Se deben realizar

las configuraciones antes de cargar las actividades, sus duraciones o el
secuenciamiento esto con el objetivo de evitar retrabajos, así mismo, se debe realizar
esta correcta configuración principalmente para evitar decimales en las duraciones
de las actividades, paquetes de trabajo, entregables y proyectos. El orden correcto
sería:

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1. Dato de Entrada: Definimos las horas por jornada y el horario de trabajo para
nuestro proyecto.
2. Creamos el calendario en Ms Project.
3. En la ficha opciones de calendario para este proyecto actualizamos la hora de
comienzo y fin del día, así como las horas por día, semana y los días por mes. En
esta misma ficha actualizamos el día de inicio de la semana.
4. Actualizamos la ficha INFORMACION DEL PROYECTO / fecha de comienzo…
en esta misma ficha, en la opción Calendario, que tiene por default asignado el
calendario “Estándar”, asignamos nuestro calendario creado.
5. Introducimos el WBS y actividades del proyecto.
6. …

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