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Actividad de aprendizaje 18

Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Ana Johana Hernández Bernal

Programa de formación en Gestión Logística

Ficha de Caracterización 1796667

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTÀ

Agosto 2020
 II

1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la

información y los procesos, incluyendo:
➢ Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de
devoluciones.
➢ Estrategia de software y de tecnología de acuerdo con el diagnóstico.
➢ Sistemas de medición de los procesos.

Audifarma S.A

Logistica de Aprovisionamiento

Esta labor se realiza bajo la supervisión del área de compras quien es la

encargada de realizar las negociaciones con los proveedores, cada funcionario
realiza las diferente plan de acción, se encargan de proyectar la demanda y
realizan negociaciones con proveedores.

Logística de Instalaciones

hoy Audifarma S.A cuenta con 600 CAF distribuidos en 24 departamentos a nivel
nacional, supera los más de 5000 colaboradores y cuenta con un respaldo de
más de 22 años de experiencia, en Funza, Cundinamarca, se encuentra el
Centro Cedi y en la ciudad Pereira contamos con la sede administrativa principal.

Logística de Distribución

La logística de distribución se realiza por la gestión comercial cada

vendedor realiza visita a sus clientes y se montan pedidos por medio de un
sistema de información el cual genera una orden de pedido el cual su tipo de
negociación es de entrega a 48 horas, después de montada dicha orden se
realiza la elaboración de los pedidos y la entrega al área de logística para su
respectiva distribución, facturación y entrega a clientes, se realiza el cargue de
los vehículos para ser entregados de acuerdo a la negociación que se ha
realizado.

Logística de Devoluciones

En la logística de devoluciones de acuerdo las negociaciones realizadas

por la compañía solo se recibirán devoluciones si ocurren las siguientes
novedades.

• Producto en mal estado: si en la entrega se detecta que el producto se

encuentra en mal estado se realizara el cambio del producto o la
afectación en la factura indicando el cual es la novedad, se debe llenar un
documento llamado Formato de Devoluciones.
• Baja Rotación este tipo de mercancía debe tener fecha de vencimiento
vigente.
 III

En cualquiera de estos procesos se debe diligenciar un formato de Devolución y

realizar montaje de una cava solicitando la aceptación devolución de mercancía,
cuando se recibe la aceptación se debe enviar la caja con su respectivo rotulo,
para que esta sea recibida inmediatamente y empezar a realizar la respectiva
revisión y adecuada rotación de los productos con el fin de no tener devoluciones
por este motivo.

Estrategia de Software y de Tecnología de acuerdo con el

Diagnostico

Los sistemas de información Oracle Process Manufacturing, DFR,

EDI(comercio electrónico), Walmart, estos sistemas son los encargados de
administrar todo el proceso en la cadena de abastecimiento en la empresa
comenzado con las órdenes de compra a proveedores y las ordenes de
pedido desde clientes, hasta llegar a el área logística se encarga de
realizar todo el procedimiento necesario para recibir, almacenar, alistar y
despachar los pedidos en las fechas establecidas.

Sistemas de Medición de los Procesos

Los procesos de la cadena de abastecimiento son medidos por informes

mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas, pérdidas,
tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe realizar el
jefe de cada área y deben ser presentados semanalmente a la Junta Directiva.

2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:

Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).

✓ Breve presentación del producto de la empresa.

✓ Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo
los actores que la conforman.
✓ Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con
la descripción de equipos, materiales y herramientas.
✓ Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
✓ Sistema de distribución.
✓ Proyecciones de ventas.
✓ Plan de compras, producción y ventas.
✓ Presupuestos. o Indicadores de gestión o KPI por áreas.
✓ Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.
 IV

Informe Ejecutivo

Marco Estratégico de la Empresa

Audifarma S.A

Audifarma S.A. es una empresa colombiana, nació en la ciudad de Pereira ante

la preocupación de un equipo de profesionales por la eficiencia que debían tener
las empresas prestadoras de la salud en cuanto a la dispensación de
medicamentos. Con esta perspectiva se decidió evaluar las condiciones del
mercado de suministro de medicamentos ante el nuevo sector institucional y
ofrecer tanto el suministro como la asesoría en el manejo de medicamentos.

Misión de Audifarma

La misión de nuestra Organización es creciente, con proyección al futuro de

superación al capital invertido, ser pioneros en la innovación de productos para
lograr grandes inversiones.

o En el servicio farmacéutico buscar siempre la excelencia para generar

esperanzas de vida
o Buscamos la forma de obtener nuevos aliados con laboratorios líderes y
adicional buscando una mejor distribución nacional e internacional.
o Generar nuevas alternativas comprometidas con el desarrollo sostenible.

Visión

Juntos seremos un equipo de trabajo humano altamente calificado,

comprometido con el mejoramiento de la calidad de vida de las personas,
mediante la creación de soluciones integrales en el suministro y administración
de medicamentos y otras tecnologías en salud.

Para asegurar este modelo de abastecimiento y conscientes de los impactos que

se pueden generar en las diferentes etapas de la cadena de valor, la
organización vela por el Bienestar de los pacientes, en su amplio proceso busca
aliados como los diferentes actores de la cadena de abastecimiento para
continuar con un mejor proceso de desarrollo, asegurando la productividad bajo
criterios de sostenibilidad.

Valores

• Trabajo con calidad

o No al trabajo forzado, abusos y medidas disciplinarias en contra de
la dignidad del trabajador.
o No al acoso laboral.
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o No a la discriminación de raza, sexo, maternidad, edad, religión y

filiación política.

• Condiciones de Trabajo
o Trabajo sustentado en los principios y derechos fundamentales
o Reconocimiento y dignidad fundamental de los trabajadores en sus
condiciones dignas.
o Remuneración justa al trabajador.

• Empatía
o Entendemos las necesidades del otro y ayudamos en su solución.

• Responsabilidad Social
o Contribuimos de manera activa y voluntaria al desarrollo
sostenible.

• Trabajo en Equipo
o Valoramos e integramos la diversidad de nuestros talentos.

• Innovación
o Ofrecemos proactivamente soluciones novedosas, agregando
valor con nuestros productos y servicios.
• Excelencia
o Mejoramos continuamente nuestros procesos con altos estándares
de calidad y Certificación.

Política de Calidad

Nuestro compromiso es acompañar a las personas en el camino hacia su

bienestar, a través de una gestión farmacéutica integral con agilidad, seguridad
y oportunidad.

✓ Informe de sostenibilidad 2018

✓ Pacto Global de las Naciones Unidas
✓ Política Global De Sustentabilidad.

Breve presentación del producto de la empresa

Audifarma es una organización quien elabora unas moléculas de enfermedades

huérfanas y comercializa de medicamentos de bajo costo para la entrega de
diferentes usuarios de EPS, adicional se encuentra aliado con IPS Especializada
para la administración de medicamentos de alto costo al domicilio de cada
paciente.
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Descripción Gráfica y Textual de la Cadena de Abastecimiento,

incluyendo los Actores que la Conforman

Audifarma es una gran compañía que, por su presencia a nivel nacional, ha

delegado sus mercados dividido entre niveles importantes, como lo son:

Optimización en la Red Logistica:

➢ Cedi
➢ Equipo de Transporte
➢ CAF
➢ IPS
➢ Puntos de Venta
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Consolidación los Puntos Logísticos:

➢ Cava (Centro de preparación de medicamentos)

➢ CAM (Centro de Alistamiento de Medicamentos)
➢ CAF Nacionales
➢ Operación nacional de transporte
➢ Operación de despacho de diferentes insumos

Atención de los siguientes aspectos:

➢ Recepción
➢ Distribución de insumos biomédicos
➢ Planeación y coordinación de la elaboración de los diferentes
medicamentos
➢ Administración del personal logístico y administrativo
➢ Programación de las diferentes rutas de transporte
➢ Seguimiento a los indicadores de la operación
➢ Cumplimiento con la norma de SST

Enfoque Logístico:

➢ Revaloración con el consolidado de transporte

➢ Optimizar tempo de respuesta
➢ Optimizar ruta de transporte
➢ Atención especializada con los diferentes puntos de venta
➢ Mejorar la productividad
➢ Implementar nuevos canales de atención

Valor agregado:

➢ Reevaluar el nivel del servicio

➢ Menor número de faltantes
➢ Reducción en costos logísticos
➢ Reducción de inventarios
➢ Efectividad en la logistica
➢ Mejorar la infraestructura
➢ Implementación de la normatividad vigente en cada proyecto
➢ Asociaciones fuertes que representen los intereses del sector

Actores de la cadena de abastecimiento

Proveedores: Tienen el 75% de proveedores y el 25% de importaciones

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Transporte Nacional: Audifarma transporta sus medicamentos e insumos

biomédicos a nivel nacional hasta los CAF y las IPS Especializadas.

Centro de Distribucion: Se encuentra ubicado en la vía Medellín, en el

municipio de Funza, Cundinamarca.

Detallista: CAF, puntos de ventas, diferentes sedes a nivel nacional de IPS

Especializada.

Procesos Desarrollados en Cada Eslabón de la Cadena de Suministro con

la Descripción de Equipos, Materiales y Herramientas.

➢ Área de Compras: Este departamento es el encargado de analizar las

materias primas, solicitud de compras de los diferentes insumos y
medicamentos, Negociaciones con proveedores, de esta manera
abasteceríamos cada una de los CAF, esta información es sacada del
sistema.
➢ Almacenamiento: En los centros de distribución se recibe, se revisa, se
ingresa y egresa la mercancía para realizar picking y parking de la
mercancía para ser entregada al área de Transporte.
➢ Transporte: Se realiza la revisión del rotulo de la mercancía contra cada
número de guía, procede a enrutar y se procede a entregar contra factura
de compra.
 IX

Técnicas de Almacenamiento

Determinación del tamaño y volumen del área. Características propias de los

medicamentos y dispositivos médicos (los que requieren refrigeración, los de
control especial, frascos, ampollas, cajas, etc.) Después que se ha realizado
la recepción técnica y administrativa se procede a clasificar los medicamentos
y dispositivos médicos para ubicarlos el sitio adecuado de
almacenamiento. Luego de la clasificación se limpian los estantes, vitrinas o
gabinetes destinados para el almacenamiento. Se ubican los medicamentos
y dispositivos médicos de acuerdo a la organización establecida que puede
ser por laboratorio en orden alfabético, por acción terapéutica, etc. Se debe
tener precaución al ubicar los medicamentos y dispositivos médicos ya que
los que están almacenados con posterioridad se deben ubicar de tal manera
que sean los primeros en salir. Si en esta observación encuentra algún
medicamento o dispositivo medico con vencimiento igual o inferior a seis
meses lo debe almacenar en el área de cuarentena.

Almacenamiento de medicamentos de control especial

Para el almacenamiento de estos medicamentos se tienes en cuenta todas

las condiciones físicas, locativas, sanitarias y ambientales (temperatura,
humedad y cadena de frío como todos los demás medicamentos.
Almacenados en farmacia. La norma específica que estos medicamentos de
control especial deben ir almacenados en un lugar que tenga seguridad
(llave). Esta llave de seguridad solo la realizara el regente de farmacia.

1. El primer paso de almacenamiento es Identificar los medicamentos que

requieren condiciones especiales. Y manejar las mismas condiciones
hasta el lugar de depósito definitivo .es decir conservar la red de frio en el
caso de medicamentos termolábiles, y ubicarlos alejados de la luz, los
medicamentos fotosensibles.

2. Organizar los medicamentos en el estante de acuerdo con la

clasificación por acción terapéutica, por orden alfabético de genérico,
de alto costo, claro está que estos medicamentos son pocos su consumo
y su existencia no es muy alta, estos medicamentos están clasificados y
se maneja en forma FIFO lo de fecha de vencimiento más antigua se le
da salida primero.

Técnicas de preparación de pedido

El alistamiento de pedidos en la empresa empieza se realiza con el sistema

DFR el líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el
sistema de acuerdo con lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este
salen unos tiques para realizar picking el auxiliar de facturación realizar las
 X

facturas, Después de que el picking está listo se procede a certificar y realizar

una auditoría de las mercancías y las cantidades de las mismas.

Técnicas de despacho

En el momento de realizar el cargue del camión se reúnen el conductor y el

auxiliar de despachos realiza la revisión contra las facturas de cada punto de
venta y tiques que salen del sistema, si hay novedades son reportadas al líder
de turno los vehículos deben salir a reparto antes de las 6:00am.

Sistema de distribución

El sistema de distribución se encuentra seccionado por localidades, las cuales

se visitan dependiendo de la cantidad de clientes y de mercancía que sale
facturada cada vehículo

Plan de compras producción y ventas

Cada año se realiza un análisis de ventas de años anteriores, con este informe
se analiza el stock, estudio de demanda, comportamiento del mercado, insumo
y medicamento de mayor rotación, contando con esta información se procede a
realizar un presupuesto anual.

Presupuestos

Es balance se genera con los gastos obtenidos en los años anteriores,

adicionando un significativo valor agregado, también de realiza informes de
ganancias obtenidas durante el año.

Indicadores de gestión o KPI por área:

o Indicadores de área de Transporte

o Cantidad de entregas efectivas
o Numero de devoluciones

o Indicadores de área de ventas

o Promedio de ventas mensuales
o Número de gastos en publicidad
o Ventas quincenales
o Descuentos obtenidos
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Puntos críticos en la cadena de suministros a mejorar

1. Control de proceso
2. Proveedor
3. Inventario
4. Seguimiento
5. Transporte

Bibliografía

• https://www.edesa.edu.co/blog/2015/10/21/almacenamiento-de-medicamentos-
y-dispositivos-medicos/
• file:///C:/Users/Wilmar/Documents/TRABAJOS%20PENDIENTES%20SENA/2.
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0%20Elaborar%20el%20presupuesto%20de%20ingresos%20y%20gastos/Indic
adores_de_gestion_logistica.pdf
• https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/V
entas/822202/Contenido/DocArtic/Material_La_informacion_en_los_procesos_l
ogisticos.pdf