Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES DE
ORIENTRUCK S. A
FCO. De ORELLANA – ECUADOR
2018
Código: SGI-MF-01
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
Versión: 002
Fecha: 10/Mayo/2018
MANUAL DE FUNCIONES DE ORIENTRUCK S. A
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CONTENIDO
1. OBJETIVO .............................................................................................. 2
2. ALCANCE ............................................................................................... 2
3. RESPONSABLE ....................................................................................... 2
4. PERFIL Y FUNCIONES DE LOS CARGOS. .................................................. 2
4.1 Presidente ....................................................................................... 3
4.2 Gerente General ............................................................................... 4
4.3 Contador ......................................................................................... 5
4.4 Asistente Contable ........................................................................... 6
4.5 Supervisor de Operaciones ............................................................... 7
4.6 Supervisor de HSE............................................................................ 8
4.7 Auxiliar de HSE ................................................................................ 9
4.8 Coordinador (a) de Logística ........................................................... 10
4.9 Conductor ...................................................................................... 11
4.10 Campamentero ........................................................................... 12
Vía Coca – Lago Agrio Km. 11,5 Telf. 063-065461 Cel. 0960 586586
Puerto Francisco de Orellana - Orellana - Ecuador
Código: SGI-MF-01
Versión: 002
Fecha: 10/Mayo/2018
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1. OBJETIVO
El presente documento tiene como finalidad el establecer la estructura orgánica y funcional de

Orientruck S.A, a fin de determinar con suficiente objetividad la responsabilidad cada uno de los
cargos existentes en la organización con respecto a la necesidad de cumplir sus obligaciones.
También es objeto de este documento dejar con toda claridad precisado el nivel de autoridad que
cada uno de los cargos que se presentan en el organigrama disponen para hacer cumplir los
procedimientos y documentos que son parte este Sistema de Gestión Integrado.
El perfil y el cargo de cada una de las posiciones del organigrama reflejan la expectativa y
exigencia de la empresa para que las actividades encomendadas sean desempeñadas por
personal competente que presente cualidades dentro de los parámetros de educación,
entrenamiento, experiencia y habilidades.
2. ALCANCE
Este manual de funciones aplica a todo el personal que es parte de Orientruck S. A y que son los
que se encuentran desempeñándose en cada uno de los cargos definidos.
3. RESPONSABLE
El responsable del Manual de Funciones con el fin del cumplimiento de los objetivos es Talento
Humano.
4. PERFIL Y FUNCIONES DE LOS CARGOS.
El colaborador, una vez designado en las funciones detalladas a continuación es responsable de

su total cumplimiento, por lo que el departamento de Talento Humano será responsable de la
entrega de un ejemplar del “Perfil de Cargo” a fin de que se tengan claras las principales
funciones de cada colaborador.
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4.1 Presidente
a) Perfil de Cargo:
Nivel Directivo
Nombre del Puesto: Presidente
Área: Administración
Supervisa a: Gerente General
Jefe inmediato Junta Directiva
Ejercer la representación legal de la compañía, ante terceros y ante toda clase
de autoridades del orden administrativo o jurisdiccional; garantizando resultados
Objetivo del puesto: a través del planeamiento de las estrategias encaminadas a cumplir la misión y
visión, con el fin de lograr la consecución de los objetivos y metas de la
organización.
Preside las reuniones con la gerencia de la compañía ante los socios o accionistas.
Dirigir las relaciones laborales de la organización, y en virtud de estas nombrar y
remover a los empleados de la sociedad, así como definir y ajustar el salario en
casos específicos que lo requiera.
Autorizar con su firma todos los documentos públicos y privados que deban
otorgarse en el desarrollo de las actividades sociales.
Presentar a la Asamblea de Socios o Accionistas los balances de prueba y
suministrar los informes que esta solicite.
Funciones: Convocar a la asamblea general a sus reuniones ordinarias y extraordinarias
cuando juzgue necesario o convenientes.
Cumplir o hacer cumplir oportunamente los requisitos o exigencias legales que
se relacionen con el funcionamiento y actividades de la organización.
Establecer nuevas relaciones comerciales.
Controlar que los departamentos de la organización se encuentren alineados en
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Las demás que le correspondan de acuerdo con la ley, los estatutos o por la
naturaleza del cargo.
Competencia del Cargo
Título de Tercer nivel en Administración de empresas, deseable título de cuarto
Educación mínima:
nivel en ramas afines.
Seminario de Liderazgo
Formación:
Seminario Desarrollo de Habilidades Gerenciales
Liderazgo
Habilidades:
Buenas relaciones interpersonales
Experiencia mínima
3 a 5 años de experiencia.
Requerida:
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4.2 Gerente General
b) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Gerente General

Área: Administración
Departamento Financiero, Departamento de facturación, Supervisor de
Supervisa a:
Operaciones, HSE, Departamento Legal
Reporta a: Presidente.
Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades
administrativas, comerciales, operativas y financieras de la Empresa, así como
Objetivo del puesto:
resolver los asuntos que requieran su intervención de acuerdo con las facultades
delegadas por el Asamblea General de socios
Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los
factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la
empresa.
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con
la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos
necesarios para el desarrollo de los planes de acción.
Funciones: Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías y
herramientas más adecuadas para la ejecución de los proyectos.
Aprueba los contratos de servicios y órdenes de compra de materiales.
Toma decisiones que contribuyan con el crecimiento de la empresa.
Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la
empresa.
Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para
potenciar sus capacidades.
Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y
estrategia determinados.
Educación mínima: Título de Tercer nivel afines al cargo.
Formación: Programa de Desarrollo Gerencia.
Negociación
Habilidades:
Buenas relaciones interpersonales
Experiencia mínima
3 años de experiencia.
Requerida:
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4.3 Contador
c) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: CONTADOR

Área: Gerencia Administrativa
Supervisa a: N/A
Reporta a: Gerente General, presidente.
Analizar y proponer los métodos y procedimientos para realizar los registros
contables, tributarios y financieros de la institución
Colaborar, analizar y proponer los métodos y procedimientos para realizar los
registros contables, tributarios y financieros de la empresa
Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto
de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la
contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de los
soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre las distintas
partidas que constituyen el movimiento contable y que dan lugar a los balances
y demás reportes financieros
Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente
los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas
Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema
computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar
Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del
Funciones: personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir
con las disposiciones
Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el
registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA
Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empres
Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es
el software utilizado por la organización para dicha actividad
Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios)
Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar
Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área
Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información
suministrada por la organización y por el cliente
Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos
Educación mínima:
Títulos: Contador Público
Formación: Estudios complementarios: Computación, finanzas, contabilidad
Relaciones Interpersonales
Comunicación
Habilidades:
Responsabilidad.
Decidir en el aspecto contable de la empresa
Experiencia mínima
Requerida:
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4.4 Asistente Contable
d) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: FINANCIERO

Área: Administrativa
Supervisa a: N/A
Reporta a: Gerente General, presidente.
Elaborar y procesar en el sistema los registros contables, soporte de apoyo al
Objetivo del puesto: área de operaciones de la empresa, responsable de caja mediana y pago a
proveedores.
Elaborar cheques para pagos de personal de nómina, empresas, proveedores, y
responsable de caja chica
Elabora facturas, notas de crédito y resúmenes para emisión de órdenes de
compra/servicio y combustible.
Gestión de nomina
Gestión de seguros personal, vehicular y fianzas
Elaborar contratos e ingreso al IESS
Elaborar y emitir los cálculos por concepto de liquidación e indemnización y por
separación laboral de la empresa.
Funciones:
Gestión permisos y vacaciones
Compra de EPP
Elaboración de retenciones, comprobantes egresos y liquidación en compra
Elaboración de reporte de gastos
Elaboración de libro bancos y conciliación bancaria
Registra los comprobantes de ingreso correspondiente a los pagos.
Control de gastos por vehículo
Archivo y manejo de documentación
Educación mínima: Mínimo bachiller, en carreras administrativas o afines.
Capacitación en Talento Humano
Formación:
Capacitación Básica en Seguridad Industrial
Relaciones Interpersonales
Comunicación
Habilidades:
Responsabilidad.
Puntualidad
Experiencia mínima
Requerida:
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4.5 Supervisor de Operaciones
e) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Supervisor de Operaciones

Área: Operaciones
Supervisa a: Coordinadores (as), Conductores, Operadores, Ayudantes.
Reporta a: Gerente General.
Mantener todas las unidades y equipos de la compañía en actividades de
Operación. Hacer seguimiento a la ejecución del servicio de transporte.
Coordinación de Logística
Supervisión de la ejecución del servicio de transporte.
Realizar cotizaciones con clientes.
Negociación de Trabajos de servicio de transporte con clientes.
Control de asistencia del personal.
Entrega del servicio de transporte a tiempo.
Reporte de horas extras
Coordina la logística para la ejecución de operaciones de las unidades móviles
Funciones:
con los clientes.
Supervisa al personal a su cargo.
Emite reportes e informes de asistencia.
Verifica el cumplimiento de los procedimientos del área a su cargo.
Visita a clientes
Realizar cualquier otra actividad, responsabilidad, función o autoridad que
determine el Nivel Superior u otras funciones que estén relacionadas con otros
servicios operacionales, de apoyo y de convenios comerciales.
Educación mínima: Mínimo Bachiller y un año de educación superior en carreras afines.
Curso de Seguridad y Salud en el trabajo.
Curso de Servicio al Cliente
Formación:
Curso en Operaciones Petroleras
Licencia de conducir tipo B
Comunicación con todos los niveles de la organización
Trabajo en Equipo
Habilidades: Adaptación al Cambio
Responsabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión
Experiencia mínima
1 a 2 años de experiencia
Requerida:
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4.6 Supervisor de HSE
f) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Supervisor de HSE

Área: Operativa
Supervisa a: Asistente de HSE, Coordinador de Transporte y Conductores.
Reporta a: Gerente General.
Planear, ejecutar y hacer seguimiento a las actividades de HSE y de esta manera
Objetivo del puesto: contribuir con las actividades que evidencian la implementación del Sistema de
Gestión
Control y seguimiento al cumplimiento de las políticas HSE internas y del
cliente.
Ejecuta charlas y capacitaciones de seguridad, calidad, salud ocupacional y
medio ambiente a todo el personal involucrado en las operaciones.
Control de uso y abastecimiento de EPP
Revisión constante que todo este etiquetado y señalizado según las normas y
políticas de seguridad industrial.
Control de vacunas, certificados médicos y documentación necesaria de los
operadores, conductores y empleados en general.
Control de pases para los operadores y liberaciones para las unidades.
Asegurar su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de
Gestión y realizar la revisión del mismo generando acciones de mejora continua
Funciones: para la organización en todos sus niveles
Desarrollar reuniones de HSE
Realizar inducción HSE a los empleados nuevos
Desarrollar inspecciones de acuerdo con la programación
Mantener actualizada la identificación de aspectos ambientales y de peligros
Participar en la investigación de incidentes de acuerdo con la matriz de
potencialidad
Participar en auditorías internas y externas de HSE
Diseñar, organizar y mantener el plan de emergencia para las instalaciones
Establecer normas y procedimientos seguros para las actividades de la
empresa, verificando su cumplimiento
Reportar actos y condiciones que puedan generar peligros a los trabajadores o
efectos negativos al ambiente
Educación mínima: Título de Ingeniería en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Curso de Prevención de Riesgo
Formación: Curso en Operaciones Petroleras
Trabajo en Equipo
Responsabilidad
Experiencia mínima
1 a 2 años de experiencia.
Requerida:
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4.7 Auxiliar de HSE
g) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Auxiliar de HSE

Área: Operativa
Supervisa a: N/A
Reporta a: Supervisor HSE
Apoyar la integración de los procesos SST, de forma que estandarice las
Objetivo del puesto: actividades y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo la
empresa
 Realizar seguimiento a la difusión de procedimientos y/o documentos de los
Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y
Medioambiente
 Encargado de la actualización, seguimiento y control de los documentos del
área operativa
 Seguimiento al cronograma de mantenimiento de las unidades mensualizadas y
Call out.
Asistir al HSE de Operaciones en la elaboración informes o Certificados de
inspección de acuerdo con el servicio realizado y cuando sea solicitado
Hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y no conformes
Funciones: Realizar Charlas de capacitación personal involucrado, en temas de Gestión de
la Calidad
 Cumplir y entender la descripción de puesto otorga
Conocer los peligros, riesgos e impactos significativos de su área
 Comunicar los incidentes o accidentes en temas de seguridad, salud y
medioambiente
Cumplir las demás funciones relacionadas con el cargo y que su jefe inmediato
tenga a bien encomendarle
Realizar cualquier otra actividad, responsabilidad, función o autoridad que
determine el Nivel Superior u otras funciones que estén relacionadas con otros
servicios operacionales, de apoyo y de convenios comerciales.
Educación mínima: Bachiller
Conocimientos básicos en Seguridad y Salud en el Trabajo

Formación:
Buen Manejo de Relaciones Interpersonales

Orden y Organización
Habilidades:
Comunicación efectiva
Experiencia mínima
Ninguna
Requerida:
Código: SGI-MF-01
Versión: 002
Fecha: 10/Mayo/2018
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4.8 Coordinador (a) de Logística
h) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Coordinación de Transporte

Área: Operaciones.
Supervisa a: N/A
Reporta a: Supervisor de Operaciones y Supervisor de HSE.
Registrar, controlar y dar seguimiento de los servicios de transporte solicitados
por el cliente, para los servicios de traslados. Siguiendo procedimientos
establecidos en el área de manera segura y eficiente de todos los recursos, para
alcanzar los objetivos y superar las expectativas de la empresa
Asistir a las Solicitudes de servicios de transporte local y provincia, solicitados
por los clientes internos y externos
Definición de las rutas de distribución
Ingresar al sistema las pre-facturas y facturas de los servicios prestados
Verificar la documentación e información indispensable para la liquidación de
viajes
Programar las unidades, conductores y ayudantes para los servicios solicitados
Funciones:
Dar seguimiento de los servicios de transporte de herramientas, tuberías, cajas,
etc. dadas por el área
Informar al Supervisor sobre cualquier situación que va en contra de la
seguridad y la política en materia de seguridad
Dar indicaciones a los conductores sobre el servicio asignado
Otorgar ordenes de servicios para los reportes de los viajes
Realizar el cierre de viajes y servicios prestados
Educación mínima: Bachiller
Formación: Conocimientos en atención al cliente
Trabajo en Equipo
Adaptación al Cambio
Habilidades: Responsabilidad
Puntualidad
Orientación de Servicio al Cliente
Experiencia mínima
6 meses en Atención al Cliente
Requerida:
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Versión: 002
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4.9 Conductor
i) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Conductor

Área: Operaciones.
Supervisa a: N/A
Reporta a: Supervisor de Operaciones y Supervisor de HSE.
Objetivo del puesto: Ejecución del servicio de transporte de manera eficiente y oportuna
Comprobación de la documentación vehicular y personal.
Cuidar y asegurar toda la carga que se asigne a movilizar.
Recibir y entregar guías de la transportación.
Brindar un buen servicio de transporte.
Mantener en buen estado y realizar reparaciones menores al vehículo que
conduce
Conducir el vehículo y mantenerlo en óptimas condiciones.
Inspección visual del proceso de carga. Verificando que:
 La cantidad (en palets, herramientas o cajas, etc.) y descripción de la carga
concuerda con la especificada.
 Se encuentra en buenas condiciones (aspecto correcto, sin golpes, etc.);
Funciones:
 No se produzcan golpes o anomalías durante la carga que la hayan podido
dañar.
 La estiba de la carga se realice correctamente.
Movilizar los materiales a tiempo y en óptimas condiciones.
Colaborar en el mantenimiento correctivo y preventivo de la unidad a su cargo.
Realizar inventarios de las herramientas y el equipo a su cargo.
Mantener comunicación permanente con Coordinación Logística sobre el estado
del viaje y ubicación en ruta.
Llenar correctamente las ordenes de servicios.
Procurar las operaciones seguras y reportar al supervisor de Operaciones y/o
HSE novedades relacionadas al control medio ambiental y/o seguridad.
Instrucción Primaria / Chofer profesional tipo E
Educación mínima: Nota: En el caso de que no se cuente con la evidencia de educación mínima se
valida con la experiencia siempre y cuando sea superior a 5 años.
Formación: Manejo defensivo
Visuales
Concentración
Habilidades: Responsabilidad
Puntualidad
Orden y limpieza
Experiencia mínima
1 a 2 años de experiencia manejando equipo pesado.
Requerida:
Código: SGI-MF-01
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4.10 Campamentero
j) Perfil de Cargo:
Nombre del Puesto: Campamentero

Área: Operaciones.
Supervisa a: N/A
Reporta a: Supervisor de Operaciones, Gerente.
Objetivo del puesto: Cuidar y velar por el debido funcionamiento del campamento a su cargo
Reparación y mantenimiento de estructuras, casetas, muebles, pisos, paredes,
techos y en general todo lo fabricado en madera
Instalación y mantenimiento de conductos y tuberías de servicio de agua potable
en duchas, juagados, funcionamiento de llaves de paso y depósitos limpios.
Reparación y mantenimiento de estructuras, casetas, muebles, pisos, paredes,
techos y en general todo lo fabricado en metal y aluminio
Instalación y mantenimiento de terminales conectores de pared aires
acondicionados y en general todo lo relacionado al fluido eléctrico
Funciones: Informar a su jefatura de cualquier novedad o situación que se presente.
Recorrer a diario el recinto, revisando cierres perimetrales
Ordenar el salón auditórium para reuniones o asambleas de los socios.
Orden y aseo general de todos los ambientes comunes y privados de la
locación; recolección, clasificación y destinación final de los residuos sólidos
según políticas ambientales, aseo y mantenimiento de los servicios o baños
públicos, corredores peatonales y espacios de integración sala de televisión y
auditorios, oficinas, laboratorios y en general todas las instalaciones del
campamento.
Educación mínima: Instrucción Primaria
Formación: Licencia de conducir tipo B
Trabajo en Equipo
Responsabilidad
Experiencia mínima
6 meses a 1 año de experiencia.
Requerida:
Código: SGI-MF-01
Versión: 002
Fecha: 10/Mayo/2018
Página 13 de 13
NOTA DE CAMBIOS:
Registro de cambios
Revisión Observaciones
Documento Original. Este documento reemplaza a FRH: 01, Fecha:29-05-2015.
02
PERFIL DE CARGO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Supervisor Operaciones Supervisor HSE Gerente
Elio Ortega Alfredo Almeida Wladimir Garzón
__________________ __________________ __________________
FECHA: FECHA: FECHA:

10/Mayo/2018 10/Mayo/2018 10/Mayo/2018
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FCO. De ORELLANA – ECUADOR

El presente documento tiene como finalidad el establecer la estructura orgánica y funcional de

4. PERFIL Y FUNCIONES DE LOS CARGOS.

El colaborador, una vez designado en las funciones detalladas a continuación es responsable de

4.2 Gerente General

Nombre del Puesto: Gerente General

Nombre del Puesto: CONTADOR

Formación: Estudios complementarios: Computación, finanzas, contabilidad

4.4 Asistente Contable

Nombre del Puesto: FINANCIERO

4.5 Supervisor de Operaciones

Nombre del Puesto: Supervisor de Operaciones

4.6 Supervisor de HSE

Nombre del Puesto: Supervisor de HSE

4.7 Auxiliar de HSE

Nombre del Puesto: Auxiliar de HSE

Conocimientos básicos en Seguridad y Salud en el Trabajo

Buen Manejo de Relaciones Interpersonales

4.8 Coordinador (a) de Logística

Nombre del Puesto: Coordinación de Transporte

Nombre del Puesto: Conductor

Nombre del Puesto: Campamentero

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

__________________ __________________ __________________

FECHA: FECHA: FECHA:

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