REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DETALLADOS

PROVEEDOR
 Registro de Proveedores
El registro de proveedores se realizará de forma directa en la sección de Atención a
Proveedores. Los proveedores diligenciaran un formato de solicitud de registro en el
que se especificaran datos como: Nombre o razón social, dirección, municipio,
teléfonos, tipo de proveedor (Natural o Jurídico), Nit, Rut, Representante legal.
Estos datos serán registrados en el sistema por un funcionario de la sección de
Atención al Proveedor. A cada proveedor se le administrará un saldo que se
incrementará con cada compra y se disminuirá con cada pago que se le haga.

 Registro de Tipos de artículos ofrecidos por los proveedores

Una vez registrado el proveedor, se deben registrar los tipos de artículos ofrecidos
por los proveedores, Ej: lácteos, carnes, aseo, licor, medicamentos, frutas, etc.

 Registro de Cotizaciones mensuales

Los proveedores envían cada mes una lista de los artículos ofrecidos y el valor
unitario vigente para ese mes. Un funcionario de la oficina de Atención a
proveedores registrará la cotización informando la identificación del proveedor, el
artículo cotizado y el valor. El sistema validará que el proveedor esté inscrito para
suministrar el tipo de artículo al que pertenece el artículo referenciado. Los valores
cotizados se consultarán para valorizar los pedidos a los proveedores en el proceso
Registro de compras del subsistema de Compras.

 Generar informe de Gestión de Reposición

El sistema generará cada día un informe de los artículos cuyo saldo en existencia sea
igual o menor a 1.2 el saldo de reposición designado para el artículo, indicando el
nombre de los proveedores del artículo, dirección, municipio y valor unitario
cotizado por el proveedor para el mes correspondiente al momento de la consulta.

 Generar informe de Cotizaciones

El sistema generará cada mes un informe de cotizaciones clasificado por tipo de artículo
y artículo indicando para cada artículo el nombre del proveedor y el valor unitario
vigente para ese mes.
 Consultas de cotizaciones
El sistema permitirá la consulta de cotizaciones por varios criterios, tales como:
 Dado un producto, el sistema informará sobre proveedores y valores unitarios
de cotización vigente para el mes consultado.
 Dado un proveedor y un artículo, el sistema informará sobre los valores
históricos unitarios cotizados por el proveedor.
VENTAS
 Registro de ventas
Este proceso se inicia cuando el cliente llega a la caja con los productos y el
funcionario cajero registrará cada uno de los productos vendidos y el sistema
totalizará la venta y registrará el pago con el fin de generar un comprobante de venta
que será entregado al cliente. Desde este proceso, si el cliente desea afiliarse, se
puede invocar el proceso de Registrar cliente utilizando la forma de Registro
Personal.

El cajero al inicio de la venta solicitará datos como número de identificación y tipo

de compra (Contado o crédito) y utilizará el lector de código de barra para registrar
cada producto vendido y el sistema desplegará la información básica del producto
como nombre y el valor de la venta correspondiente al ítem o detalle de venta.
Cuando el cajero le indique al sistema el fin de la venta, el sistema calculará y
desplegará el total de la venta.

El cliente puede optar por realizar el pago en efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito,
o cheque previamente visado por la oficina de atención al cliente. Para el pago en
efectivo el cajero registrará el monto del pago y el sistema validará y calculará el
cambio si es del caso. Para pagos con tarjeta débito y tarjeta crédito el sistema
contará con el accesorio de datáfono con el fin de comunicarse con el sistema
financiero y recibir la autorización de la transacción.

El sistema generará un comprobante de venta detallando en la cabecera el número

del comprobante, la fecha y hora de la venta. Además, por cada detalle o línea de
venta informará del código del artículo, nombre del artículo, cantidad vendida,
unidad, valor unitario de venta y valor total del detalle o línea de venta. Al final del
comprobante de venta se informará del total de la compra, la forma de pago y en el
caso de pago en efectivo indicará el monto del pago y el valor del cambio si lo
hubiese. Además se informará el nombre del funcionario cajero que registró la
venta de los artículos.
 Generar informes de ventas
 El sistema generará un informe resumen clasificado por artículo indicando el
nombre del artículo, la cantidad vendida en la fecha o periodo y el valor total de
venta por artículo.

 El sistema generará un informe resumen clasificado por tipo de artículo

indicando el nombre del tipo de artículo y el valor total de venta por tipo de
artículo.

 El sistema generará un informe de resumen de venta clasificado por cliente,

indicando la identificación del cliente, el nombre del cliente y el valor total
vendido al cliente.
 PROMOCIÓN
 Registro de Tipos de Promociones
El sistema facilitará el registro de tipos de promociones, por Ej Madrugón, Rebajas
todo el día, Rebajas para Lácteos, Rebajas para carnes, Rebajas sobre Rebajas, cantó
el gallo, etc.
 Registro de Eventos de promociones
El sistema facilitará el registro del evento de promoción especificando la fecha y el
tipo de promoción.
 Asignar artículos a Eventos de promociones
El sistema debe permitir la asignación de artículos a los eventos de promoción
indicando el porcentaje de rebaja para cada artículo.
 Generar informes de ventas de promociones
 El sistema generará un informe resumen clasificado por artículo indicando
el nombre del artículo, la cantidad vendida durante el evento de promoción y
el valor total de venta por artículo.
 El sistema generará un informe resumen clasificado por tipo de artículo
indicando el nombre del tipo de artículo y el valor total de venta por tipo de
artículo durante el evento de promoción.

 Generar informes histórico de ventas de promociones

 Dado un tipo de evento, el sistema generará un informe histórico de los
eventos realizados y el total de las ventas por tipos de artículos involucrados
en cada evento.
CUENTAS POR COBRAR
 Registro de cliente
El registro de clientes se realizará utilizando una de las cuatro formas establecidas
para afiliación de clientes. Los datos de afiliación que se requieren son los
siguientes: Nombres, apellidos, género, tipo de documento de identificación,
número de la identificación, dirección de la residencia u oficina, municipio de la
dirección y teléfonos. Internamente se llevará una clasificación de los clientes en
cuanto al tipo de cliente (Cliente que se le puede fiar o cliente que debe pagar al
contado) y se llevará un saldo a cargo del cliente que representará el total de la
deuda del cliente. A continuación se enuncian las formas de registro de clientes.
 Registro desde la WEB
La tienda dispondrá de una página Web a través de la cual una persona
puede solicitar afiliación a la tienda y diligenciar un formulario electrónico.
 Registro desde Línea Nacional Gratuita
El cliente se puede comunicar a través de una Línea Nacional Gratuita que
será atendida por un funcionario de la sección Atención al Cliente que
recepcionará y registrará en el sistema los datos del cliente.
 Registro Personal
El cliente puede acercarse a la sección de Atención al Cliente y solicitar su
afiliación de forma personal. El cliente diligenciará un formato de afiliación
y un funcionario de la sección registrará en el sistema los datos del cliente.
 Registro a través de volantes de afiliación
Se distribuirán volantes de afiliación en los barrios aledaños, los cuales
pueden ser diligenciados y entregados en la sección de Atención al Cliente
donde un funcionario registrará los datos de los clientes.

 Consulta de ventas adeudadas por un cliente

El sistema permitirá la consulta de la relación de ventas pendientes de pago por el
cliente. Con base en el número de identificación del cliente, el sistema desplegará las
ventas a cargo del cliente, indicando fecha, valor adeudado por cada una y el valor total
adeudado por el cliente.
 Abonos de los clientes
Los clientes con ventas pendientes de pago, realizarán sus abonos en los terminales
de punto de ventas o cajas. El abono lo registrará el cajero indicándole al sistema el
número de identificación del cliente el valor del abono y la forma de pago
(efectivo, tarjeta o cheque). El sistema validará que el abono sea suficiente para
pagar una o más de una de las ventas pendientes de pago.
Como política del negocio se aceptan abonos completos por ventas. No se aceptan
abonos parciales a una venta. En un abono se puede abonar a una o más ventas. El
abono se puede detallar de acuerdo con la forma de pago indicando el monto de
pago por cada detalle, ej. abonó un millón de pesos y los montos son quinientos mil
en efectivo, cuatrocientos mil en tarjeta crédito y cien mil en cheque.
El sistema generará un comprobante de abono indicando fecha, hora, caja física,
nombre cajero, número y valor de cada venta abonada, total del abono y forma de
pago detallada.
.
 Aplicar abonos de los clientes
El sistema facilitará la aplicación de los abonos de forma que actualice el saldo del
cliente a través del descuento del valor del abono y actualice el estado del abono
cambiándolo de P= Pendiente de aplicar a A= Aplicado y el estado de la venta pasando
de PP= Pendiente de pago a PA= Pagada.

 Generar informes de cuentas por cobrar

 El sistema generará un informe diario de los saldos a cargo de los clientes
indicando fecha de corte, nombre del cliente y valor del saldo a cargo del
cliente.
 El sistema generará un informe diario de los abonos recibidos, relacionando
el número del abono, el valor y la forma de pago. Al final deberá informar el
número de abonos y el total del monto abonado
 El sistema generará un informe resumen indicando el valor de la cartera por
edades de 15 días, 30 días, 60 días y más de 60 días.
 CUENTAS POR PAGAR
 Registro de Bancos
El sistema permitirá el registro de las entidades bancaria. Por cada entidad
bancaria se suministrará el nombre, el Nit, la dirección y el municipio donde está
localizada.
 Registro de Cuentas
Por cada banco se pueden tener varias cuentas. En cada cuenta se informará sobre el
banco al que pertenece, el tipo de cuenta y el saldo. El saldo de la cuenta se
disminuirá con cada pago a proveedor que se haga referenciando la cuenta.
 Pago a Proveedores
El pago a los proveedores se realizará quince días después de realizada la compra y
la forma de pago se hace a través de cheques. Un funcionario de la sección de
Atención al Proveedor registrará en el sistema el pago al proveedor indicando la
identificación del proveedor, el valor del pago, los números de los comprobantes de
compra que se pagan, el número del cheque, el nombre del banco y número de la
cuenta. El sistema deberá validar que el valor del pago sea suficiente para pagar las
compras referenciadas. Además, el sistema actualizará el saldo del proveedor.
El sistema generará un comprobante de pago informando en la cabecera del
comprobante los siguientes datos: número del comprobante, fecha y hora del pago,
Nit del Proveedor, Nombre del Proveedor y Valor del Pago. En el cuerpo del
comprobante se relacionan los números de los comprobantes de compra pagados y
el valor de cada comprobante. Al final del comprobante se indicará el número del
cheque, el nombre del Banco y el número de la cuenta giradora.

 Aplicar pagos a los proveedores

El sistema facilitará la aplicación de los pagos de forma que actualice el saldo del
proveedor a través del descuento del valor del pago y actualice el estado del pago
cambiándolo de P= Pendiente de aplicar a A= Aplicado y el estado de la compra
pasando de PP= Pendiente de pago a PA= Pagada.
 Generar informes de cuentas por pagar
 El sistema generará un informe indicando de forma detallada por proveedor
los siguientes datos: el nombre del proveedor, el número y valor de los
comprobantes de compra adeudados y la fecha de vencimiento de pago. Al
final informará del valor adeudado al proveedor y un gran total del valor de
la deuda a todos los proveedores.
 El sistema generará un informe diario de los pagos realizados, relacionando
el número y el valor de pago. Al final deberá informar el número de pagos y
el total del monto pagado
 El sistema generará un informe resumen indicando el valor adeudado por
edades de 15 días, 30 días, 60 días y más de 60 días
 CAJA

 Apertura de caja
En este proceso se dará inicio a una caja financiera. Los datos que se registrarán
serán los siguientes: número de la caja física, código del supervisor, código del
cajero, valor de la base en efectivo con que se inicia la caja. El sistema deberá
asignar de forma automática la fecha y hora del inicio de la caja, y un consecutivo
de caja que cada día se iniciará con el número uno (1) y se irá incrementado cada
vez que se inicia una caja financiera durante el mismo día en la misma caja física.

 Entregas parciales de dinero

Los funcionarios cajeros harán al supervisor la solicitud de entrega parcial de
dinero. El cajero ingresará al sistema su identificación y el valor del dinero
entregado al supervisor por cada medio de pago (efectivo, tarjeta crédito, tarjeta
débito y cheque), el supervisor ingresará su identificación y el sistema generará un
comprobante de entrega parcial de dinero informando el número de la caja
financiera, la caja física, la fecha y hora de entrega del dinero, el nombre del cajero,
el nombre del supervisor y el valor entregado detallado por forma de pago.

 Cierre de caja
Este proceso se inicia cuando el cajero le solicita al sistema el cierre de caja. El
sistema en primer lugar actualiza la caja con la fecha y hora de cierre y calculará las
sumas de las ventas clasificadas por el medio de pago: efectivo, tarjeta crédito,
tarjeta débito y cheque. Luego calculará el total de dinero entregado de acuerdo con
los comprobantes de entregas parciales de dinero emitidos desde la fecha y hora de
inicio de la caja.
El sistema generará un informe de cuadre de caja indicando lo siguiente:
 Número de la caja financiera
 Valor de la base
 Número de registros de ventas.
 Valor total de ventas por cada medio de pago ( efectivo, tarjetas y cheques)
 Valor total de dinero entregado de forma parcial por cada medio de pago y
número de entregas.
 Valor total del efectivo que debe estar en la caja.
 Valor total de los comprobantes de pagos con tarjetas que deben estar
firmados en la caja y el número de pagos recibidos con tarjetas.
 Valor total de los cheques recibidos en la caja y el número de pagos
recibidos con cheques.
 Identificaciones y nombres correspondientes al cajero y al supervisor.
 COMPRAS

 Registro de Productos
Los productos se registrarán en la sección de Bodega donde un funcionario con base
en un catálogo de productos proporcionado por los proveedores, iniciará el registro
del producto especificando datos como código del producto o referencia, nombre
del producto, descripción, saldo en existencia, unidad de medida, valor última
compra, valor última venta, saldo de reposición y el tipo de artículo al que
pertenece.

 Registro de compras
Este proceso se inicia cuando los proveedores llegan con sus furgones ofreciendo
los productos que ellos suministran. Un funcionario de la sección de atención al
Proveedor le comunica al proveedor los artículos y cantidades necesitadas. Una vez
que el funcionario recepciona a satisfacción los artículos entregados por el
proveedor se procede a registrarlos en el sistema indicando lo siguiente: código del
artículo, cantidad y unidad. El sistema por cada artículo registrado consulta los
valores unitarios vigentes que fueron registrados en el proceso de Registro de
cotizaciones mensuales y valoriza cada detalle de compra.

El sistema generará un comprobante de compra detallando en la cabecera el número

del comprobante, la fecha de compra y los datos del proveedor como: Nit, Nombre
o Razón Social, Dirección y Municipio. Además, por cada detalle o línea de compra
informará del código del artículo, nombre del artículo, cantidad comprada, unidad,
valor unitario de compra y valor total del detalle o línea de compra. Al final del
comprobante de compra se informará del total de la compra y el nombre del
funcionario que realizó la recepción de los artículos.

 Actualizar inventario
El inventario se actualizará en lote o batch después de la hora de cierre de ventas.
Un funcionario de la sección de Bodega le indicará al sistema el periodo (fecha de
 inicio y fecha final) de actualización para que el sistema seleccione las transacciones
de ventas y compras correspondientes, y además actualice los saldos de inventarios
de cada artículo referenciado en las transacciones. Además actualizará el estado de
cada transacción pasándolo de pendiente a aplicada.

 Generar informes de saldos de Artículos

El sistema generará un informe de saldos de inventario a la fecha de forma
detallada por cada artículo. El informe indicará el código del artículo, nombre del
artículo, cantidad o saldo en existencia, unidad de medida y valor de la existencia de
acuerdo con el valor de la última compra.

 Generar informes de compras

 El sistema generará un informe resumen clasificado por artículo indicando
el nombre del artículo, la cantidad comprada en la fecha o periodo y el valor
total de compra por artículo.
 El sistema generará un informe resumen de compra por fecha o periodo,
clasificado por tipo de artículo indicando el nombre del tipo de artículo y el
valor total de compra por tipo de artículo.
 El sistema generará un informe de resumen de compra por fecha o periodo,
clasificado por proveedor, indicando la identificación del proveedor, el
nombre del proveedor y el valor total comprado al proveedor.
 PUNTOS

 Registrar puntos asignados a los artículos

El director del área de ventas, cada mes, con base en las estadísticas de ventas,
selecciona los artículos que se cambiarán por puntos y asigna los puntos respectivos.
Un funcionario de la oficina de Atención al cliente registra en el sistema la
identificación del artículo, el número de puntos y el mes de vigencia de los puntos.
El sistema debe administrar el histórico de puntos de un artículo.

 Actualizar puntos de los clientes con las ventas del día

Finalizadas las ventas del día, el jefe de operación de la oficina de ventas le indica
al director de la oficina de Atención al cliente que las ventas del día pueden ser
utilizadas para actualizar los puntos de los clientes. Un funcionario de Atención al
cliente le suministra al sistema la fecha de las ventas que debe seleccionar y con las
que actualizará el total de puntos acumulados por cada cliente.

 Redención de puntos y actualización de puntos

Para canjear los puntos, el cliente dispone de un catálogo de puntos y con base en
ese catálogo procede a seleccionar los artículos y se dirige a la oficina de atención al
cliente donde un funcionario registrará el canje y le indicará al sistema la
identificación del cliente y los artículos a cambiar, el sistema validará el cambio en
cuanto a que el cliente tenga los puntos suficientes. Una vez realizado el cambio, el
sistema actualizará el total de puntos del cliente y generará un comprobante de canje
donde se referencie los artículos cambiados con su equivalencia en puntos y el
nuevo saldo de puntos del cliente.

 Catálogo de puntos
El sistema generará cada mes un catálogo de puntos. El catálogo se clasificará por
tipos de artículos, Ej. Lácteos, bebidas refrescantes, granos, panes, etc. Por cada tipo
se describirán los artículos con su nombre, referencia, puntos y valor de venta.
 Generar informes de puntos
El sistema generará un informe diario de cambio de puntos indicando fecha de los
cambios y detallando el número de comprobante de canje, número de puntos y
valor canjeado por comprobante. Además desplegará el total de los puntos
cambiados y el total de los valores canjeados de todos los comprobantes.
 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR

Con el fin de mejorar la prestación de servicio ofrecido por la tienda, se le ha

asignado a la Oficina de Atención al Cliente la administración y ejecución de los
procesos de registro de PQR, asignación de PQR, registro de acciones al PQR y
generación de informes pertinentes al trámite de PQR.

 Registro de PQR
Las Peticiones, Quejas o Reclamos PQR, se reciben a través de los diferentes
canales dispuestos por la tienda (Línea telefónica, Correo electrónico, carta Física,
Contacto directo con los funcionarios, Defensor del consumidor). Un funcionario de
la tienda (Personal de atención al cliente, Auxiliar Administrativo, Jefe de área
comercial, etc.) radica el PQR (Número consecutivo y fecha) y registra la
identificación del cliente y el tipo de PQR (Petición, Queja o Reclamo), el motivo
del PQR (Existe una lista codificada de motivos de acuerdo con el tipo de PQR).

 Registro de motivos de PQR

Los motivos de PQR se han clasificado de acuerdo con el tipo de PQR a atender.
En el caso de Peticiones se formulan desde el punto de vista de las necesidades del
cliente y se tienen las siguientes: (Mas servicio al cliente, Atención más rápida, Más
variedad de productos, El cliente solicita cambiar la factura, El cliente pide
diferentes formas de pago, etc.).
En el caso de Quejas se han registrado los siguientes motivos por mala conducta en
la prestación del servicio: (El cajero atendió mal al cliente, El cliente se queja por
falta de veracidad en la información entregada en la promoción, el cajero se le
olvida informar sobre la promoción, valor diferente a lo informado, etc.).
En el caso de reclamos se han registrado las siguientes: ( Faltó un elemento
componente del artículo ofrecido, Artículo vendido después de fecha de
vencimiento, Faltó dinero en el cambio entregado por el cajero al cliente,etc.)
 Asignación de funcionario al PQR
Este proceso se inicia cuando el jefe de la Oficina de Atención al Cliente registra la
identificación del funcionario (Auxiliar Administrativo, Personal responsable de
inventarios, Asesor Jurídico, Defensor del consumidor) que se encargará de atender
el PQR y responder en el tiempo adecuado de acuerdo con el tiempo límite
establecido por la organización para atender el tipo de PQR.

 Registro de acciones al PQR

En este proceso el funcionario responsable registra su identificación, la acción
realizada, la fecha, la observación si es pertinente, y el estado (Recepcionada, en
verificación, en estudio, en trámite de devolución, aceptada, rechazada, finalizada,
etc.) en que queda el PQR.

 Generación de informes y consultas

 El sistema generará la relación de PQR en trámite, indicando fecha de
recepción, nombre del funcionario encargado y días faltantes para responder,
ordenada por tipo de PQR y funcionario a cargo.
 Dada la identificación del cliente, el sistema generará la relación de PQR
presentadas por el cliente que están en trámite indicando su estado.
 Dada la identificación de un funcionario, el sistema generará la relación de
las PQR a cargo del funcionario y su estado de trámite.
 El sistema generará una relación donde se informe el número de PQRs
atendidas durante un periodo dado (Fecha inicial – fecha final) y clasificadas
por su estado (Recepcionada, En trámite, finalizada).