La Tienda Ventas

LA TIENDA.
VENTAS
La “Tiendita” es una organización comercial dedicada a la comercialización de productos alimenticios.

La “Tiendita” está ubicada en un barrio popular de Ibagué desde el año 1990 y su clientela potencial es
de aproximadamente 500 clientes, representados en los vecinos de los barrios aledaños, quienes se
caracterizan por su compra diaria; clientes de otros municipios y empresas que compran al por mayor
con una periodicidad semanal. Para surtirse, la tienda tiene 30 proveedores a los que se les realiza
compra con una periodicidad quincenal.
En la actualidad, la tienda tiene un volumen de 600 transacciones de ventas diarias con un promedio
de 6 productos por venta, lo que representa 3600 transacciones diarias de salida a aplicar en el
sistema de inventario y un total 108.000 transacciones al mes. Además, el número de compras a
proveedores es de 30 compras cada 15 días, lo que representa 60 compras al mes con un promedio de
15 productos por compra para un total de 900 transacciones de entrada en el mes y un promedio de 30
transacciones diarias a aplicar en el sistema de inventario.
ALCANCE
Ante el volumen de transacciones diarias a procesar con el fin de actualizar el inventario, el dueño de la
tienda está interesado en modernizar su negocio con cambios estructurales en su modelo de negocio y
en la tecnología de soporte a sus procesos críticos. A continuación se expone la estructura funcional y
los requerimientos de tecnología de la información definidos por el dueño:
 Se implementará una oficina de atención al cliente que tendrá como funciones principales el
registrar y actualizar la información de los clientes; comunicar a los clientes, las promociones y
eventos de la tienda; atender las solicitudes de los clientes en cuanto a peticiones, quejas,
reclamos y devoluciones; administrar los procesos de catálogo de puntos y redención de puntos.
Esta sección será atendida por cuatro funcionarias encargadas de afiliación de clientes,
promociones, PQR y puntos, que contarán con cuatro estaciones de trabajo conectadas al
servidor principal de la tienda.
 Para el soporte de las ventas se emplearán 5 puntos de ventas. En estos puntos, los cajeros
registrarán las ventas a los clientes y los abonos que hagan los clientes a las compras que
realizaron a crédito.
 Para la aplicación de las transacciones diarias de inventario, el registro de productos y la
generación de los informes resúmenes de venta y saldos de almacén, se dispondrá de una
estación de trabajo operada por un funcionario de la oficina de Bodega.
 Se implementará una oficina de atención al proveedor que tendrá como funciones principales el
registrar y actualizar la información de los proveedores; desarrollar la gestión de reposición de
los artículos; registrar las compras a los proveedores; registrar las devoluciones; registrar los
pagos a los proveedores y generar los listados resúmenes de compra. Esta sección será atendida
por tres funcionarios que contarán con tres estaciones de trabajo conectadas al servidor
principal de la tienda.
 La sección de Contabilidad deberá generar cada día la información relativa al estado de la
cartera de los clientes o cuentas por cobrar y el de cuentas por pagar a proveedores.
 Para efecto de control de los puntos de ventas, se realizarán aperturas de caja, entregas parciales
de dinero y cierres de caja con participación del supervisor de turno y el cajero responsable.
Estos procesos se registrarán en el terminal de venta
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DETALLADOS

VENTAS
 Registro de ventas
Este proceso se inicia cuando el cliente llega a la caja con los productos y el funcionario cajero
registrará cada uno de los productos vendidos y el sistema totalizará la venta y registrará el
pago con el fin de generar un comprobante de venta que será entregado al cliente. Desde este
proceso, si el cliente desea afiliarse, se puede invocar el proceso de Registrar cliente
utilizando la forma de Registro Personal.
El cajero al inicio de la venta solicitará datos como código de afiliación y tipo de compra
(Contado o crédito) y utilizará el lector de código de barra para registrar cada producto
vendido y el sistema desplegará la información básica del producto como nombre y el valor de
la venta correspondiente al ítem o detalle de venta. Cuando el cajero le indique al sistema el fin
de la venta, el sistema calculará y desplegará el total de la venta.
El cliente puede optar por realizar el pago en efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, o cheque
previamente visado por la oficina de atención al cliente. Para el pago en efectivo el cajero
registrará el monto del pago y el sistema validará y calculará el cambio si es del caso. Para
pagos con tarjeta débito y tarjeta crédito el sistema contará con el accesorio de datafono con el
fin de comunicarse con el sistema financiero y recibir la autorización de la transacción.
El sistema generará un comprobante de venta detallando en la cabecera el número del

comprobante, la fecha y hora de la venta. Además, por cada detalle o línea de venta informará
del código del artículo, nombre del artículo, cantidad vendida, unidad, valor unitario de venta y
valor total del detalle o línea de venta. Al final del comprobante de venta se informará del total
de la compra, la forma de pago y en el caso de pago en efectivo indicará el monto del pago y el
valor del cambio si lo hubiese. Además se informará el nombre del funcionario cajero que
registró la venta de los artículos.
 Generar informes de ventas

El sistema generará un informe resumen clasificado por artículo indicando el nombre del
artículo, la cantidad vendida en la fecha o periodo y el valor total de venta por artículo.
El sistema generará un informe resumen clasificado por tipo de artículo indicando el nombre del
tipo de artículo y el valor total de venta por tipo de artículo.
El sistema generará un informe de resumen de venta clasificado por cliente, indicando la

identificación del cliente, el nombre del cliente y el valor total vendido al cliente.

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