Actividad Semana 1

POLITECNICO MAYOR
DIPLOMADO VIRTUAL
GESTION DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
PRIMERA SEMANA
DOCENTE: JOSE GIOVANI ARANGO MORALES
POR:
ANA MARIA RENDE ALVAREZ

MEDELLIN 27 ABRIL 2019
1. Lea cuidadosamente el documento “HISTORIA Y EVOLUCIÓN
ARCHIVÍSTICA”, dentro del texto encontrará algunos términos archivísticos
resaltados en negrilla que usted debe sustraer y ubicar en la tabla siguiente y
consultar su significado. Complemente este vocabulario archivístico con los
videos que se encuentran en los siguientes enlaces.
TÉRMINO SIGNIFICADO
Serie Conjunto de cosas que tienen una
relación entre sí y se suceden unas a
otras siguiendo un orden: la serie de los
números es infinita.
Memorial Era un documento donde se inscriben los
documentos que ingresan en el Archivo
Unidad archivística Es un nivel de identificación, que se
realiza mediante una numeración
Folios Es la numeración individual que identifica
y diferencia un documento de otro.
Índice Alfabético Es una guía que permite encontrar
información en documentos y colecciones
de documentos
Descentralización Es un archivo para cada departamento,
pero todo documento que esté archivado
en este, debe tener copia en el archivo
central.
Archivo Es el conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada
en el transcurso de su gestión
conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio, información
a la persona o institución que los produce
y los ciudadanos o como fuente de
historia.
Fardo Es un conjunto de documentos que para
un mejor traslado o almacenamiento son
atados, formando un bloque.
Arca Caja pequeña y resistente de metal o
madera, con tapa y cerradura, que se usa
para guardar dinero y objetos de valor.
Colección La colección documental es la reunión
artificial de documentos acumulados
sobre la base de algunas características
comunes sin tener en cuenta la
procedencia de dichos documentos.
Fondos documentales Los conjuntos orgánicos de documentos
o la reunión de varios de ellos, reunidos
por las personas jurídicas, pública
o privadas, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización
para la investigación, la cultura, la
información y la gestión administrativa.
Acervo Colecciones (amplias series) y
Misceláneas (pequeños grupos), la
documentación que aloja nuestro archivo,
está compuesta por miles de manuscritos
originales, imágenes, impresos raros,
grabaciones, filmaciones y otros.
Preceptos Es una noción que refiere a un principio o
una norma.
Fondos Es el que se establece los conjuntos de
documentos que son recibidos por
cualquier sujeto para el ejercicio de sus
actividades.
Secciones Es una subdivisión del fondo. Identificada
con la producción documental de una
unidad o división administrativa o
funcional de la institución que produce el
fondo.
Gestor El gestor es el que realiza las siguientes
tareas: escanear y capturar la
documentación con un escanear
profesional.
Leyes Las leyes son reglas, normas, o
principios, de un precepto.
Decretos se refiere a la decisión de una autoridad
sobre la materia en que tiene
competencia.
Principio de procedencia Es aquel según el cual cada documento
debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en
cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en este la
integridad y carácter seriado de los
documentos.
Orden original Trata sobre disponer u organizar los
documentos al interior de una unidad
documental en el mismo orden que se
fueron generando.
2. Las Leyes y Decretos son indispensables para el buen manejo del archivo en las
empresas. Consulte una de las leyes que se encuentran en el documento y
responda a los siguientes planteamientos:
 TÍTULO
Ley 594 de 2000
 FECHA DE EXPEDICIÓN
14/07/2000.
 SU OBJETIVO ES:
Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística

del Estado.
 QUIEN LO DECRETA
La rama ejecutiva,
 CUANTOS ARTÍCULOS TIENE, TRANSCRIBA UNO DE ELLOS.
Tiene 52 artículos
Artículo 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.
3. De acuerdo a lo que ha estudiado hasta el momento porqué cree que son
importantes los archivos y las leyes que los rigen. Realice un escrito de tres
párrafos cada uno de 6 líneas.
La importancia de los archivos de hoy en día es conservar, guardar y preservar

básicamente la información que es generada por cada institución. Los archivos
son necesarios para las personas, organizaciones y la sociedad en general,
porque “sin ellos no tendríamos pasado ni futuro, vivirían al día sin tener
conocimiento alguno sobre sus actuaciones o los demás” [ CITATION Com17 \l
9226 ] porque todos tenemos derecho a conocer nuestra Historia.
Los archivos son los que agrupan, informan y guardan información, en forma
original para su administración e investigación para cuando sea requerida para el
conocimiento del pasado que se constituye en fundamento del presente y en
soporte del futuro, y al estar los archivos debidamente organizado van a tener la
capacidad de poder documentar. De la misma forma, los archivos son los gestores
de los documentos porque son los soportes y tienen un valor legal, jurídico y
administrativo de una organización.
Los archivos son importantes ya que representan su memoria y nos permiten una
localización rápida en cualquier documento, además, gracias a la ley que nos
rigen hay una mayor transparencia, organización, conservación, consulta de los
archivos y se da el mejor provecho de la información. Esta establece la forma
correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, ya que regula las
prácticas del archivo público, archivo privado de interés público y del archivo total.

4. Realice un ensayo de 10 renglones donde explique la importancia de los
documentos en los archivos.
“Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades

que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor
testimonial.”[ CITATION Int16 \l 9226 ] Estos tienen un valor incalculable en el archivo,
ya que estos son los que guardan la información de una empresa o institución
siendo su identidad.
También es la memoria y la historia de la empresa, por esto, tienen que ser

debidamente conservados y resguardados, para tener acceso en cualquier
momento a nuestra información. Por consiguiente, estos son insustituibles. “Los
documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos
encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,
analógicos, etc.” [ CITATION Int16 \l 9226 ]. Pero sin importar su formato todos son
indispensable y representativo en una organización y empresa.
Bibliografía
Comunidad Baratz. (12 de Enero de 2017). Comunidad Baratz. Obtenido de
Comunidad Baratz: https://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-
archivos-son-vitales-y-mas-que-necesarios/
International Council on Archives. (2016). International Council on Archives.
Obtenido de International Council on Archives:
https://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos
organizacion de documentos. (29 de enero de 2011). organizacion de
documentos. Obtenido de organizacion de documentos:
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-
archivos.html

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Ley 594 de 2000

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 CUANTOS ARTÍCULOS TIENE, TRANSCRIBA UNO DE ELLOS.

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También es la memoria y la historia de la empresa, por esto, tienen que ser

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