1. ¿QUE ES UN ARCHIVO?

El archivo tiene varios significados:

 Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
o Los documentos pueden ser:
 Analógicos: Documento analógico. Recurso que contiene
básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de
imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y
otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el
papel puede ser visualizado directamente.
 Digitales: Un documento digital es una representación
electrónica de información que puede ser almacenada,
procesada, transmitida y visualizada en dispositivos electrónicos,
como computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes y otros
dispositivos.
 Acción y efecto de archivar o guardar ordenadamente documentos o
información.
 Lugar físico donde se guardan los documentos.
 Institución.
2. ¿PARA QUE SE UTILIZA UN ARCHIVO?

 Facilitar la localización rápida de los documentos.

El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un
determinado escrito o documento además de: Dar testimonio de que un documento
ha pasado o no por la entidad en cuestión.

 Cumplir con las obligaciones legales.

De acuerdo con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), los archivos tienen por
objetivo esencial “el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la Historia”

 Ser elemento probatorio.

El documento probatorio o audit trail es un recopilatorio donde aparece toda la
información del proceso de firma, tanto del histórico como del conjunto de firmas y
evidencias electrónicas que se han recogido y que garantizan que es legalmente
vinculante en caso de repudio.

 Crear un centro de consulta de información.

Es la unidad de archivo integrado por documentos de archivo transferidos desde las
áreas o unidades productoras, que tienen todavía vigencia administrativa,
de consulta esporádica y que pueden ser eliminados o conservados permanentemente
después de un proceso de valoración documental.

 Guardar, conservar y custodiar expedientes.

o Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la
prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la
preservación de los documentos digitales a largo plazo.
o Se le llama conservación de expedientes al conjunto de procedimientos
y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de
los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales
a largo plazo.
o La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la
documentación ya sea física o en medios magnéticos de los clientes.
Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo,
levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o
medios magnéticos.
3. CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO
 Cada archivo es identificable con un nombre y no puede ser igual a otro en la
misma unidad.
 Ubicación: se le debe asignar una ubicación. es necesario habilitar un lugar
donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy
grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda
ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados,
tramitados o archivados.
 Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una
fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto
con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado
el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.
 Formato: El modo en que el archivo será interpretado depende de su formato,
entre los que están los formatos de texto, ejecutable, de datos, de imagen, de
audio, de vídeo, entre muchísimos otros.
 Inalterable: Los documentos no pueden ser cambiados ni alterados y se debe
garantizar su integridad. La organización debe velar por su protección y
seguridad para que no sean modificados.
 Fácil acceso: Se debe asegurar el acceso físico o electrónico al documento y
debe reunir las condiciones óptimas de preservación, ya que en la mayoría de
casos deben conservarse a largo plazo.
 Auténtico: Es un principio básico de todo documento de archivo y, por tanto,
nunca existen dos iguales. Para su conservación, se debe acreditar tanto la
autoría como la fecha de creación.
4. DEFINICIÓN TIPOS/CRITERIOS DE ARCHIVO
 SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO:
o Activos o de gestión: contiene documentos de uso habitual y de
reciente actualidad, son documentos que se usan constantemente y
que deben estar cerca del puesto de trabajo y archivados de tal forma
que su localización sea rápida. DOCUMENTACIÓN RECIEN LLEGADA A LA
OFICINA, COPIAS DE LAS NÓMINAS DE LOS TRABAJADORES, INFORMES
DE LOS PACIENTES NUEVOS DE CIRUGÍA DEL HOSPITAL, DOCUMENTOS
QUE CONSULTAN VARIOS DEPARTAMENTOS CONTINUAMENTE
o Semiactivos: Contiene documentos provenientes de archivos activos
que han perdido su utilidad o frecuencia de uso en los archivos activos.
Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas. DOCUMENTOS QUE CASI NO SE CONSULTAN,
DECLARACIONES DE LA RENTA DE AÑOS ANTERIORES
o Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad
diaria, pero que por razones legales o de consulta, deben conservarse
 permanentemente o hasta su destrucción. DOCUMENTOS QUE SE
GUARDAN COMO PARTE DE LA HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN,
EXPEDIENTES DE ALUMNOS DE HACE 50 AÑOS, INFORMES DE LOS
PACIENTES NUEVOS DE CIRUGÍA DEL HOSPITAL
 SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO:
o Centralizados: recoge la totalidad de los documentos de la empresa en
un mismo lugar. DOCUMENTOS QUE CASI NO SE CONSULTAN,
DOCUMENTOS QUE CONSULTAN VARIOS DEPARTAMENTOS
CONTINUAMENTE, DOCUMENTOS QUE SE GUARDAN COMO PARTE DE
LA HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN, EXPEDIENTES DE ALUMNOS DE
HACE 50 AÑOS,
o Descentralizados: Se encuentran en los distintos departamentos de la
entidad. DOCUMENTACIÓN RECIÉN LLEGADA A LA OFICINA,
DECLARACIONES DE LA RENTA DE AÑOS ANTERIORES, COPIAS DE LAS
NÓMINAS DE LOS TRABAJADORES
o Mixtos: Combina los dos sistemas anteriores. Utiliza el archivo
centralizado para la documentación de carácter general y el
descentralizado por departamentos para procesos activos.
 SEGÚN LA TITULARIDAD:

o Archivos públicos: pertenecen a la Administración General del Estado, a

la Administración Autonómica Local, y otros organismos oficiales
(museos, empresas públicas, etc.…) SENTENCIAS, ORDENANZAS
MUNICIPALES
o Archivos privados: pertenecen a empresas, instituciones religiosas,
sindicatos, personas físicas, etc. AFILIACIONES AL SINDICATO,
ANALÍTICAS DE SANGRE DE UNA PERSONA, LIBRO DE BAUTISMOS DE LA
IGLESIA X…
 Pero también es posible clasificar los archivos en función de la forma en la que
se conservan los documentos, por lo que existen archivos:
 o Horizontales, verticales o laterales: Según si los documentos se colocan
apilados unos sobre otros, se colocan apoyados sobre el más cortos, al
igual que los libros en una librería, o se apoyan sobre el lado más largo.
o En soporte convencional o informático: si los documentos se conservan
físicamente o por el contrario se conservan en soporte informático.
 Un archivo puede contener diferentes tipos de documentos:
o Documentos de texto en soporte papel, por ejemplo: documentos,
carpetas y expedientes.
o Documentos en soporte electrónico, por ejemplo: bases de datos,
documentos de texto y mensajes de correo electrónico.
 De acuerdo con la importancia de los documentos existen archivos:
o Históricos y vitales: Contienen información de gran importancia pero en
general tienen un uso muy escaso.