INFORME PASANTÍA EMPRESARIAL

INGENIERÍA INDUSTRIAL
Asignatura: PASANTÍA EMPRESARIAL
Código asignatura: 15410

Docente asesor:
Celular:

Estudiante: Stepany Melisa Castro López

Correo: val13152046@mail.udes.edu.co
Identificación: CC.: 1064118110
Teléfono: 3233745580

EMPRESA: SODEXO / CERREJON

Inicio pasantía empresarial: 22 de Enero de 2018
Final pasantía empresarial: 18 de Julio de 2018
Modalidad de vinculación: Contrato de Aprendizaje

PERIODO DEL INFORME

Inicio: de 2018
Final: de 2018

UNIVERSIDAD DE SANTANDER - UDES

SEDE VALLEDUPAR
 INTRODUCCIÓN
La ingenieria industrial es conocida por tener un amplio campo de aplicación en
el mercado entre ellas está el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), este sistema debe estar efectuado en todas las empresas
públicas y privadas con el objetivo principal de conocer, evaluar, planificar,
controlar y aplicar todas las acciones correctivas necesarias para evitar los
accidentes, incidentes y enfermedades laborales. Se debe promover el
ambiente seguro y todas las herramientas, capacitaciones, equipos adecuados
para el personal involucrado. [ CITATION Min18 \l 3082 ]

Actualmente las empresas buscan ingenieros industriales integrales y

competentes para generar un crecimiento y desarrollo dentro de sus procesos
internos, es por ello que es importante formar expertos con alta calidad para la
solución de problemas. Las pasantías profesionales son el primer paso en
formación académica para conocer como es el mercado, que es lo que se
necesita, que conductas se deben tener en cuenta para trabajar y sobre todo lo
más importante adquirir experiencia laboral. [ CITATION Ric10 \l 3082 ]

A continuación se realiza la presentación de las pasantías empresariales en el

área de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en
la empresa Sodexo Mantenimiento- Cerrejón (Minería responsable).
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo es conocido como
un programa multidisciplinario cuyo objetivo principal es brindar las
herramientas y el conocimiento necesario a las empresas públicas y privadas
sobre como es la manera correcta de proteger el bienestar de los trabajadores.
Con el uso de las herramientas que a la vez estas se convierten en estrategias
se puede generar e implementar la realización de un trabajo seguro y sano, es
importante el sistema no solo evalúa la forma o el método de trabajo de un
empleado, también analiza el entorno, el ambiente y demás partes que puede
ocasionar o incrementar un riesgo de sufrir un accidente, incidente o
enfermedad laboral. Barba, Fernández, Morales, & Rodriguez [CITATION Est14
\n \t \l 3082 ]

En la actualidad la normatividad colombiana establece control sobre el trabajo

seguro en las empresas, uno de sus enfoques más críticos son aquellas
empresas que deben laborar en condiciones que no tienen un estudio
controlado o una identificación, implementación de un modo de labor saludable
cien por ciento garantizado, estos lugares son aquellos que manejan un factor
de riesgo nivel 5 (La escala más alta con respecto a la exposición de riesgo y
peligro), son condiciones inseguras, trabajos críticos.
La mina más grande de campo abierto Cerrejón (Sitios Remotos) establece con
claridad el concepto de control de riesgo y peligro, en su sistema producto la
seguridad es el contenido central de la calidad de desempeño. “Si el trabajo no
es segur no se ejecuta, así se pierdan en algunas ocasiones recurso, tiempo,
mano de obra simplemente la labor no se realiza” Es su cultura de prevención
la cual todas los contratistas deben adoptar en su modo de prestación de
servicio. Es por ello que es importante ayudar, colaborar y asesorar de acuerdo
a la ley el autocuidado y el trabajo seguro en la empresa.
Los beneficios que obtiene la empresa Sodexo Mantenimiento con trabajo bien
hecho al cliente Cerrejón son muchos, de esta manera se realiza las pasantías
empresariales en la empresa con el fin de contribuir a conseguir más logros en
la contratista, entre los cuales se destacan.
 Contrato de la prestación de servicio a la empresa Cerrejón
 Bonificaciones económicas tanto a los empleadores y trabajadores por el
trabajo seguro y bien hecho.
 Reconocimiento por el cliente por su trabajo seguro, ofreciendo
certificación de calidad que suma puntos a la política de seguridad y
calidad en la empresa para ser visible en la auditoria externa RUC
 Reconocimiento por cero accidentes y enfermedades laborales durante
los dos 2 de contrato.
  Obtener una visión positiva de los trabajadores y empleadores, lo cual
aumenta el número de órdenes de servicio.

JUSTIFICACIÓN
Las actividades, campañas, procesos y capacitaciones del área de Salud y
Seguridad en el Trabajo dentro de un complejo minero (Sitio remoto) como el
Cerrejón es considerado hoy en día como la base fundamental de toda la
empresa, generar la cultura del autocuidado, trabajo seguro y minería
responsable es la principal herramienta que debe portar todos los
colaboradores que cumplen horas laborales dentro del complejo. Sodexo
Mantenimiento es la contratista encargada de ofrecer los servicios
mencionados anteriormente al cliente Cerrejón y para dicha prestación de
servicio se debe contar con el sistema de gestión de salud y seguridad en el
trabajo.

El proceso de estar como asistente en el área de Salud y Seguridad en el

Trabajo compromete a que todos los trabajos realizados por Sodexo sean bajo
un sistema seguro, el cual compete analizar: Tarea, entorno, herramientas,
nivel de conocimiento técnico del trabajador, nivel de conocimiento de
seguridad del trabajador y actividades simultáneas en el área. Por parte del
departamento se debe entregar todo la información necesaria al ejecutor de la
tarea es la única manera que el proceso se pueda ejercer y a la vez se pueda
ofrecer un servicio de calidad al cliente

Se justifica desde el punto de vista teórico porque se necesita conocer la

normatividad colombiana acerca del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad
en el Trabajo para realizar todos los procedimientos necesarios para el contrato
de Sodexo Mantenimiento, además expande el conocimiento del aprendiz
acerca de cómo estructurar, organizar y sobre todo establecer cuáles son las
variables correctas en busca de plantar un trabajo seguro a los trabajadores.

Desde el enfoque práctico el aprendiz tendrá la oportunidad de conocer cuáles

son las tareas en campo de los trabajadores, mejorar el proceso de realización
de la actividad y generar optimización en el proceso llevando de la mano todo
lo reglamentario en base a la seguridad. A la vez la empresa puede generar
productividad y competitividad en sus actividades ya que un trabajo seguro es
galardonado por el cliente Cerrejón y a la vez ofrece bonificación económica
cuando las órdenes de servicios se cumplen de acuerdo al proceso.
Desde el punto de vista metodológico se justifica porque se necesitará la
consulta por parte de los asesores de prácticas empresariales que
establecerán guías de como colaborar con la mejora del Sistema de Gestión, al
mismo tiempo la empresa contara con un departamento organizado ya que
Cerrejón realiza constantemente auditorías internas para evaluar el contrato de
Sodexo y lo ejecuta directamente con el área de SST.

Es importante desde el enfoque social porque todas el personas involucradas

(Administrativo/ Operativo) conocerán de forma clara y precisa a los peligros y
riesgos que están expuestos cuando realizan tareas cotidiana o consideradas
tareas críticas. El objetivo principal de estas acciones es provenir y crear
acciones correctivas para los accidentes, incidentes y enfermedades laborales.
 OBJETIVO GENERAL
Contribuir en el desarrollo de las actividades que se ejecutan en el
departamento de salud y seguridad en el trabajo, aportando conocimientos
adquiridos en la empresa Sodexo Mantenimiento.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Realizar un diagnóstico de los procesos en el área Salud y Seguridad
en el Trabajo en la empresa Sodexo Mantenimiento.
 Organizar la parte documental para las auditorías internas y externas
realizadas por Cerrejón y el estado en la empresa Sodexo
Mantenimiento.
 Elaborar un instructivo del proceso de las órdenes de servicio en la
empresa Sodexo Mantenimiento.
 Generar la cultura del autocuidado y prevención de accidentes a través
de campañas de aprendizaje a todo el personal operativo y administrado
en la empresa Sodexo Mantenimiento.
 PREGUNTA PROBLEMATIZADORA
¿Se realiza un seguimiento, actualización y control de toda la información
necesaria de las actividades realizas en el contrato con respecto al Sistema de
gestión de SST en la empresa Sodexo Mantenimiento?
 MARCO TEORICO
Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo: Según el Decreto
1072 de 2015, es un programa que trabaja por la seguridad, salud, bienestar de
los trabajadores, incluyendo por tanto a la "persona completa". La seguridad y
salud en el trabajo no sólo trata de evitar accidentes y enfermedades
profesionales, sino que también incluye la identificación de posibles riesgos en
el lugar de trabajo y la aplicación de medidas adecuadas de prevención y
control.
Peligro: El modo en que un objeto o situación puede ser nocivo, un peligro
existe en el caso en que un objeto (o sustancia) o situación tenga una
capacidad inherente de provocar un efecto adverso. Dichos peligros incluyen
aceras irregulares, maquinaria sin vigilancia, una ruta cubierta de hielo, un
incendio, una explosión y un escape de gas tóxico repentino. Cefic [CITATION
Cef09 \n \t \l 3082 ]

Riesgo: La probabilidad de que el daño se produzca realmente. El riesgo es la

probabilidad de que se produzcan dichos efectos: el riesgo puede ser alto o
insignificante. Los riesgos nos rodean constantemente en nuestra vida
cotidiana. Del mismo modo, todos realizamos evaluaciones de riesgo
constantemente, de una forma u otra, ya sea a nivel consciente o inconsciente.
Cefic [CITATION Cef09 \n \t \l 3082 ]

Exposición: La medida en que el probable receptor del daño está expuesto o

puede ser influenciado por el peligro. Cefic (2009).
EPP: Equipos de Protección Personal, diseñado bajo norma para minimizar o
aislar el impacto de los riesgos de exposición ocupacional en los trabajadores.
HSE: Health, Safety, Environment (Salud, Seguridad y Medio Ambiente).
Programa implementado por las empresas con el fin de garantizar y asegurar la
calidad de vida de los trabajadores, la calidad ambiental y la protección de los
bienes e instalaciones.
Tarea crítica y rutinaria: Tarea crítica es aquella que representa un riesgo
mayor de que ocurra un evento fatal o catastrófico y tarea rutinaria es la
actividad que el operador puede ejecutar y no representa un alto riesgo de
sufrir un accidente es un trabajo cotidiano.
Accidente de trabajo: Un accidente de trabajo es todo acontecimiento
repentino que suceda por causa o con ocasión del trabajo que desempeña una
persona y que por este hecho el trabajador tenga una lesión en su cuerpo, se
perturben sus funciones, se le genere una invalidez o incluso el trabajador
muera. [CITATION Seg18 \l 3082 ].
Incidente de trabajo: Es el suceso acontecido en el curso para identificar y
controlar las causas del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial de
ser un accidente, que ocurre por las mismas causas que se presentan los
accidentes, sólo que por cuestiones del azar no desencadena lesiones en las
personas, daños a la propiedad, al proceso o al ambiente. [CITATION Ins18 \l 3082 ]

Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la

exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en
el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. [ CITATION MIN18 \l 3082 ].

Acciones Correctivas: De acuerdo a la norma UNE-EN ISO 9000:2005, una

acción correctiva es una acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable. Es diferente a “Corrección”
mediante la cual sólo se elimina o repara la no conformidad detectada, no su
causa.
Plan de acción: Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas
que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo específicos,
utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado
El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuándo y con quien se
realizaran las acciones.
Prevención de Riesgos Laborales: La prevención de riesgos laborales es la
disciplina que busca promover la seguridad y salud de los trabajadores
mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y riesgos
asociados a un entorno laboral, además de fomentar el desarrollo de
actividades y medidas necesarias para prevenir los riesgos derivados del
trabajo. [ CITATION Pre15 \l 3082 ].

Procedimiento: Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso, de

actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse
en un orden establecido para realizar correctamente una tarea. Los
procedimientos repetitivos se denominan rutinas. [ CITATION Mat12 \l 3082 ].
 METODOLOGÍA
En lo que respecta a la investigación planteada, la estrategia general para la
recolección y desarrollo de la información en función de los objetivos
propuestos, está dirigida a un diseño experimental donde se muestran
aspectos cualitativos y cuantitativos. Se necesita investigaciones anteriores y la
normatividad Colombiana con respecto al sistema de Salud y Seguridad en el
Trabajo para lograr mejorar la implementación en la empresa.
La interacción con los empleados por medio de entrevistas, preguntas y
seguimiento en campo es importante para determinar cuáles son los factores
que se deben tener en cuenta para realizar los planes de acción correctos en
busca de mantener la cultura de autocuidado en todo el tiempo que se está
laborando en la empresa.
 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Sodexo es una corporación multinacional con más de 50 años de experiencia

que cuenta con una unidad de negocio de On-site, ofrece una gama completa
de servicios para mejorar la calidad de vida de sus colaboradores y clientes,
servicios On-site que abarcan alimentación, limpieza y mantenimiento, entre
otros. Se brinda soporte a los Clientes para mejorar el bienestar de sus
empleados y el desempeño de sus instalaciones. Los servicios se ofrecen en
cuatro segmentos de mercado: Servicios Corporativos, Salud, Educación y
Sitios Remotos (Oil&Gas, Minería Y Energía).
MISION
Mejorar la Calidad de Vida de todos nuestros Clientes. Nos esforzamos por
diseñar Servicios On-site y Servicios de Beneficios e Incentivos que tienden a
mejorar el bienestar de la gente, la eficiencia de los procesos y la confiabilidad
y Calidad de la infraestructura. Así mismo, poco a poco, estamos
implementando Servicios Personales y Domésticos.
VISION
Contribuir al desarrollo económico, social y ambiental de las ciudades, las
regiones y los países en donde tenemos presencia. Todos los días
demostramos este compromiso a través de las decenas de miles de
Colaboradores locales que tenemos en nuestras sedes a nivel mundial y el
respaldo que les brindamos para su realización personal y desarrollo
profesional.
 SODEXO MANTENIMIENTO PRESTADOR DE SERVICIO A CERREJON
(MINERIA RESPONSABLE)

Optimización de instalaciones
Sodexo implementa una metodología integral de mantenimiento para prolongar
la vida útil de las instalaciones, los edificios y los equipos de todo el complejo
minero Cerrejón para ayudar a controlar los costes. La clave radica en el
mantenimiento periódico, que permite prever los problemas antes de que
surjan. La excelencia operativa de Sodexo en esta área se debe al desempeño
de todos los equipos y trabajadores, el contrato tiene 2 años de estar prestando
el servicio.
El mantenimiento de los equipos, las instalaciones y los alrededores de las
residencias es indispensable para garantizar un entorno acogedor, cómodo y
seguro para quienes viven allí. Estas tareas representan conceptos importantes
en el presupuesto operativo de nuestro cliente.
El cliente solicita por medio del Call Center (Instalación de comunicación y
tecnología de mantenimiento Cerrejón) una orden de servicio, el cual se debe
entregar toda la información necesaria para atender la solicitud. El Call Center
envía toda la información a la empresa Sodexo Mantenimiento mediante una
plataforma llamada “Máximo” que es la herramienta tecnológica innovadora que
utiliza Sodexo para establecer las ordenes de servicio, nivel de urgencia,
ubicación exacta de la solicitud y seguimiento a los trabajadores y supervisores
acerca de la tarea asignada.
A continuación se entrega el portafolio de servicio que entrega Sodexo
Mantenimiento a su cliente Cerrejón
Portafolio de Servicios

1.
ELECTRICO

 Tensiones <= 480 Voltios.

 Nuevas Acometidas y montajes eléctricos.
 Alumbrado público en zona campamento e industrial

2. ELECTROMECÁNICA

 Sistemas de bombeos.
 Estaciones de aguas negras, piscina, laguna de estabilización.
 Canchas deportivas.
 Torres de llenados

3.
SOLDADURA METALMECÁNICA
La adecuación y confección, reparación de elementos metálicos, incluido el
aluminio y acero inoxidable, tales como:
 Postes metálicos de mallas de cerramiento.
 Avisos de señalización.
 Divisiones metálicas

4.
IMPERMEABILIZACIÓN

La aplicación técnica de mantos y otros productos impermeabilizantes sobre

techos y otros tipos de superficies exteriores para la prevención y reparación de
filtraciones o goteras.
5. PLOMERIA

 Equipos que manejen instalaciones de agua (sanitarios, lavamanos,

etc.); Sistemas de captación, conducción y distribución (aguas negras,
limpias, etc.).
 Instalación de acometidas hidráulicas y sanitarias. Diseños y estándares
son entregados por el cliente.
 6. CARPINTERIA

Tipo de elementos que requieren carpintería en madera y metálica de todo tipo.

7.
ALBAÑILERIA

Construcción, mantenimiento y conservación de las instalaciones en

mamposterías.
8. PINTURA
La aplicación técnica de los diversos tipos de pintura y sus componentes tales
como: anticorrosivo, esmaltes, vinilos, esmaltes, vinilos, base, laca, barnices,
pinturas epoxicas, pinturas para prevenir corrosiones en tanques y tuberías,
mantenimiento de avisos de señalizaciones y pintura para pavimentos de
concreto y asfalto.

RESULTADOS
1. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
La empresa Sodexo Mantenimiento ubicada en la mina Cerrejón (Sitios
Remotos) cuenta con 9 personas en la parte administrativa y en la
operativa, capacitados en la administración del contrato, gestión de activos,
programación de las ordenes de servicio, el sistema de Salud y Seguridad en el
Trabajo y operación en campo.
La situación que actualmente presenta el departamento de Salud y Seguridad
en el Trabajo es la siguiente:
1. Cuenta con cronogramas de capacitaciones para los trabajadores: EL
programa de capacitación de Sodexo es muy generalizado esto significa
que las campañas entregas en algunas ocasiones no están adaptadas
de acuerdo a las tareas realizadas por los operadores, es por ello que de
adaptan las capacitaciones, talleres y evaluación según el tipo de labor
es revisado y aprobado por la administración y el departamento de SST.
2. Dentro de los procesos de SST se debe tener documentado lo realizado
dentro del contrato, el cual debe especificar tipo de labor, riesgo, peligro,
análisis del entorno, medidas de control, controles críticos, epp
(elementos de protección personal), herramientas a utilizar y el paso a
paso.: Dentro de contrato existen 14 tareas criticas estas se caraterizan
por representar alta probabilidad o mayor posibilidad de ocurrir un
accidente, incidente, evento fatal o catastrófico, estas son:
 Impermeabilización de cubiertas.
 Sellamiento interno de murciélagos.
 Mantenimiento de calentadores solares.
 Instalación y mantenimiento de calentadores a gas.
 Desmonte y manipulación de láminas de asbestos.
 Instalación  de canaletas y bajantes de agua lluvia.
 Instalación y desmonte de cubierta.
 Conducción.
 Reparación de fugas de aguas  en tuberías aéreas.
 Mantenimiento Alumbrado público.
  Instalación y Mantenimiento de tableros  de distribución.
 Trabajos eléctricos: contacto con alta, media y baja tensión.
 Trabajos de altura.
 Trabajos de soldadura: en caliente y equipo de oxiacetilénico.
2.1 Para cada una de las tareas mencionadas anteriormente se debe tener
procedimientos, Bow- tie, plan de emergencia actualizada, el cual se
ejecutó durante el proceso de prácticas, fue aceptado por la
administración y departamento de SST.

3. Todos los trabajadores operativos y supervisores deben contar con

identificación de competencias, es un carnet que especifica el nombre
del trabajador, cargo, cedula, se describen todas las actividades que el
operador puede realizar en campo, vigencia de trabajos en alturas, si en
caso de ser eléctrico o electromecánico especifica su número de
CONTE y para cual trabajo está habilitado. Dentro del carnet se debe
tener el supervisor encargado de cada trabajador, cedula y número de
teléfono.
Es obligación por parte del departamento SST suministrar esta
identificación al operador, ya que en campo un supervisor, HSE de la
empresa o un encargado del Cerrejón llega a encontrar a un empleado
sin su carnet debe ser reportado inmediatamente causando una multa o
retroalimentación al operario.
La importancia del carnet radica porque se encuentra cuáles son las
actividades que está habilitado y también debe estar avalado mediante
una firma por parte del supervisor y HSE (que previamente examinan
por evaluaciones si el trabajador está apto para ejecutar la tarea):
La empresa contaba con la matriz desactualizada de los carnets de
competencia, además se encontró que varios trabajadores no tenían la
identificación correcta debido a que les hacía falta actividades que
laboran en campo o tenían demás, esto fue organizado y se hizo entrega
a cada operador su identificación actualizada. Fue aprobado por la
administración y departamento de SST.
4. Todos los meses los supervisores, HSE, programador y administrador
de contrato deben salir a campo para cumplir con observaciones de
tareas integradas. Son los encargados de evaluar si el trabajo se ejecuta
de manera segura, si se utilizan los procedimientos, si utilizan las
herramientas y equipos estándar y si el trabajador tiene el conocimiento
técnico necesario. Luego se entrega un informe al departamento de HSE
con la finalidad de realizar planes de acción correctivos: existían planes
de acción no ejecutados que necesitaban ser entregados a la gerencia
de mantenimiento de Cerrejón y fue ejecutado, se retroalimento al
personal acerca de los hallazgos encontrados y se realizaron pactos por
 la vida para que el compromiso por la parte operativa fuese mas
responsable.
5. Se debe contar con una matriz que deba tener toda la información del
uso de epp de acuerdo al cargo, esta matriz no existía. Se llevó cabo y
se validó la entrega para la dirección HSE de Sodexo Mantenimiento.

2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El objetivo de realizar una organización documental es para tener orden y

limpieza en el departamento de seguridad, ya que constantemente se solicita
información para brindar soporte a la parte operativa o al cliente Cerrejón. Es
un método para incrementar la productividad y actualizar todo documento que
haga falta o que sobre.

Problemas cuando no se tiene organización

 No se puede mostrar evidencias o requisitos que solicitan al momento
de una auditoria lo cual genera sanciones a la empresa.
 No se tiene organizado las evaluaciones y documentación de todo el
personal habilitado para campo, generando que sus carnets de
competencias no tengan validez al no encontrar los soportes.
 .Los trabajadores tienden a extraviar sus documentos o los
procedimientos que siempre deben portar en sus carpetas de trabajo de
campo, si no se tiene disponibilidad se pierden tiempo de productividad
en campo.

Proceso para el cambio

 Se debe empezar con el proceso de identificación, organización y
limpieza en los lockers donde están ubicado todos los documentos.
 Reciclar documentos que ya estaban vencidos o de empleados retirados
que es información innecesaria.
 Establecer la ubicación de cada carpeta de acuerdo a la frecuencia que
se utiliza
 Reciclar hojas que pudieran servir para otra función.
 3. . INSTRUTIVO DE CIERRE DE LA EMPRESA SODEXO

1. Entrega de la orden ejecutada para cierre: El técnico encargado de la acción

requerida por cliente al contrato de mantenimiento e instalaciones debe
entregar la orden de servicio con la actividad ya ejecutada para el proceso de
 cierre. En este paso el técnico y el supervisor deben inspeccionar que la orden
de servicio cumpla con los requerimientos necesarios.
1. Firma y fecha del cliente cuando la actividad ya fue realizada y cumple
con lo solicitado.
2. Realización de la encuesta de satisfacción del cliente sea positiva.
3. Concepto escrito por parte del técnico el cual especifique cual fue la
actividad que se llevó a cabo en la orden de servicio.
4. Relación del total de material utilizado por el trabajador y el total
expedido por almacén para realizar la orden de servicio
5. Firma del supervisor de mantenimiento del Cerrejón en caso de que el
material cargado en la orden de servicio sea mayor a 600.000 pesos
6. Verificación del tiempo de ejecución del servicio de acuerdo al rango de
prioridad de la orden

PRIORIDADES Tiempo de ejecución

BE (Emergencia) 2 Días
B1, U1 (Alta) 2 Días
B2, U2 (Media) 15 Días
B3, U3 (Baja) 30 Días

Luego de analizar los requerimientos mencionados anteriormente el supervisor

debe realizar la entrega al auxiliar de almacén para la ejecución oficial del
cierre de la orden de servicio.

IMPORTANTE: En este caso si el supervisor detecta alguna falla o anomalía

con los requerimientos previamente establecidos se encargara de resolver el
incumpliendo encontrado y entregar la orden de servicio al auxiliar de almacén.

2. Decisión: El auxiliar de almacén debe realizar la inspección de la orden de

servicio. Si en la inspección de la orden todo está cumpliendo con los
requerimientos se realiza el proceso de cierre en el sistema (Ellipse), si en la
orden de servicio de detecta una falla se establece la “No Conformidad”

3. Tratamiento de cierre de la “No conformidad”

 No conformidad: Incumplimiento a uno o varios requerimientos que
son necesarios para dar cierre de las órdenes de servicio.
 Tratamiento de las orden de servicio que se clasifican en “No
Conformidades”
1. Firma y fecha del cliente: El técnico debe garantizar que la firma y
fecha del cliente debe estar en la orden, si por motivos externos (No
está disponible el cliente para este proceso) se debe informar al
supervisor y al administrador de contrato para que se busque de
manera inmediata la disponibilidad del cliente para su firma.
2. Realización de la encuesta de satisfacción del cliente: Si la
información proporcionada por el cliente es de insatisfacción, se
informa a la administración del contrato, el cual se establece
contacto con el cliente con el fin de analizar cuál fue la causa raíz de
la insatisfacción y proponer controles para mejorar la prestación del
servicio.
3. Concepto escrito del procedimiento realizado por el técnico: Se
realiza la entrega de la orden de servicio al trabajador para que
describa la actividad que realizó y entregue nuevamente al orden.
 4. Total de material utilizado y expedido por almacén: Se debe
observar nuevamente la acción o solicitud del cliente, para verificar
el material que se necesitó y el expedido por el almacén. En este
paso el auxiliar de almacén verifica en el sistema (Programa de
Excel disponible de almacén) los materiales solicitados y en Ellipse
(Programa donde se realiza el cierre de las ordenes) para encontrar
cual es la diferencia y volver a realizar los movimientos en el
sistema sobre el material expedido para la tarea.
5. Firma del supervisor de mantenimiento del Cerrejón en caso de que
el material cargado en la orden de servicio sea mayor a 600.000
pesos: El auxiliar de almacén devuelve la orden de servicio al
supervisor de la tarea registrando el costo de la actividad, con el fin
de realizar la gestión de la firma del supervisor de mantenimiento
del Cerrejón.
6. Verificación del tiempo de ejecución del servicio de acuerdo al rango
de prioridad de la orden: En caso de presentarse una desviación se
debe contar con el visto de la administración del contrato, supervisor
de mantenimiento del Cerrejón o cualquier funcionario de IMIS para
la validar la justificación y firma, solo si la causa de atraso es
imputable al Cerrejón.

4. Cierre de orden de servicio del sistema: El auxiliar de almacén debe

alimentar en Ellipse la encuesta de satisfacción del cliente y la fecha cuando se
terminó el servicio.

NOTA: En el sistema Ellipse está registrado la orden de servicio solicitada por

el cliente y solo falta el cierre de la orden del servicio.

NOTA Importante: para más información ver anexo de instructivo de

proceso de cierre.
 4. CULTURA DEL AUTOCUIDADO Y PREVENCIÓN DE ACCIDENTES A
TRAVÉS DE CAMPAÑAS DE APRENDIZAJE A TODO EL PERSONAL
OPERATIVO Y ADMINISTRADO.
El principal objetivo de la cultura del autocuidado y prevención de accidentes
es generar la conciencia a los operadores y administrativos la importancia de
realizar un trabajo responsable, una actividad segura para lograr la disminución
de accidentes, incidentes y como evitar las ausencias por incapacidades de
baja criticidad.
Según investigaciones realizadas por el departamento de HSEQ Cerrejón
expone que más del 70% de los accidentes e incidentes laborales son
producidas o causadas por conductas inseguras, el trabajador tiene
conocimiento de la tarea, las herramientas y equipo estándares. Pero, en la
mayoría de los casos el operador asume o toma el riesgo de exponerse porque
“no le va a pasar nada” y es allí donde ocurren los hechos.
La distracción, la baja percepción del riesgo, el uso inadecuado del celular y no
tener conocimiento sobre las normas de tránsito dentro del complejo son las
principales causas y antecedentes que se descubren luego de las
investigaciones, es por ello que se lleva a cabo campañas Sodexo para
disminuir todos los comportamientos conductuales inadecuados.
La herramienta utilizada llamada PREAXIÓN funciona de la siguiente manera
“La VISION de Sodexo es lograr UNA ORGANIZACIÓN LIBRE DE
ACCIDENTES, a través de un EFECTIVO MEJORAMIENTO DE LAS
CONDUCTAS, que permitan administrar los riesgos en todas las operaciones”
Herramientas
1. Análisis De Seguridad Del Trabajo (Ast)
Es un método que consiste en un documento físico donde el operador que va a
ejecutar una tarea debe identificar los peligros, riesgos, consecuencias y
medidas de control (Controles críticos) relacionados con cada etapa de un
trabajo o tarea es un factor fundamental para evitar accidentes, incidentes y
enfermedades potenciales. .
2. Reunión De Gestión
Todos los meses el grupo primario por parte de Sodexo (Administrador,
gerente, supervisores, HSEQ y programador) realizan una reunión donde el
departamento de HSEQ da a conocer nuevas propuestas actualizadas que
resulten mejorar la seguridad a todos los colaboradores de la empresa, estas
son evaluadas y se toman las respectivas decisiones. También se evalúan
conductas o incidentes que hayan transcurrido en ese lapso de tiempo,
observando cuales fueron las causas y qué medidas se van a implementar si
es en caso al trabajador o el proceso. De esta manera siempre se busca
mejorar la gestión de un trabajo responsable y seguro.
3. Charla De 5 Minutos
Todos los días el departamento de HSEQ debe brindar charlas en tres ámbitos
(Seguridad, Medio ambiente y Salud) todo el personal operativo y supervisores
deben asistir, en estas charlas se comparte información importante sobre
procesos, comportamientos conductuales que se deben mejorar. También se
lleva a cabo retroalimentación de accidentes e incidentes para que el personal
este actualizado, se brinda información sobre reformas de la empresa u
observaciones realizadas por parte del Cerrejón. Es importante para la
empresa dejar en sus colaboradores el espíritu de estar alertas ante cualquier
suceso repentino y sobre todo el objetivo de tener “Cero Accidente”
4. Observación De Conducta Planeada
El departamento de HSEQ entrega al administrador, programador y
supervisores un kit de agenda de seguridad, en este se encuentra especificado
a cual personal se le debe realizar observación. ¿Cómo funciona? La persona
encargada debe asistir a el lugar donde este el trabajador ejecutando la tarea y
mediante un documento escrito registrar si el operador está realizando un
trabajo seguro. El personal operativo elegido es al azar pero siempre se trata
de no repetir para lograr la cobertura total del personal.
Además se observa las instalaciones de la empresa con el fin de determinar si
las condiciones de trabajo son seguras, a los vehículos de campo y a los
conductores que manipulan el equipo liviano. Los encargados también deben
presentar CAS que es “No conformidad” este es un documento el cual la
supervisión debe registrar un acto inseguro o condición insegura que genere la
probabilidad de causar daño
NOTA: Ver anexo de Kit de agenda de los 6 meses de pasantías
5. Observación De Conducta Incidental
En este proceso son participes todos los colabores de la empresa, es una
empresa reconocida por el trabajo en equipo “Me cuido, pero también cuido a
mi cuadrilla de trabajo” Un trabajador está en la facultad de retroalimentar a su
compañero de trabajo si observa una conducta incidental que genere riesgo a
su vida.
El diagnostico final de la implementación PREAXION ha concebido un
resultado de 0 accidentes en la empresa. Ganando el premio “GIGANTE
CERREJÓN” por parte del Cerrejón como empresa comprometida a la
seguridad.
CONCLUSIÓN
En este proceso de practicas empresariales se realizó en base a 3 pilares
fundamentales (Documentación, Entrenamiento y Capacitación) se llevo a cabo
la recolección de toda la información necesaria para ejecutar la organiazcion
que se esperaba tener en el departamento de seguridad.
1. Realizando el diagnostico se econtraron varios procesos que no estaban
actualizados y representan gran importancia para segui con el proyecto
en marcha, se restauro cada factor hallado y quedó de acuerdo a lo que
pide el sistema de gestion de salud y seguridad en el trabajo.
2. La documentación es transcendental en la empresa dedibo a las
constantes evaluaciones realizadas por Cerrejon. Tener registros de
cada actividad que se realiza en campo es significativo para evitar
incidentes o accidentes por fata de información
3. El instructivo de cierre de ordenes de servicio no existia, el cual el cliente
Cerrejón solicitaba para conocer de manera más detallada el mecanismo
correcto. Luego de ser presentado fue avalado para disposicion y guia
para otras contratistas y el mismo cliente.
4. PREAXION es la herramienta estrella de Sodexo, es el principal arma
que ayuda a potencializar el nivel profesional y personal de cada
trabajador en base de la importancia del autocuidado y la seguridad.
Conttribuir con las actividades logro llevar control sobre las
observaciones y planes de acción que se debian ejecutar para evitar
sucesos repentinos.
 RECOMENDACIÓN
 Disponer con más facilidad al personal operativo y administrativo cuando
se necesite realizar la retroalimentación de nuevas actualizaciones,
capacitaciones, procesos de evaluación y auditorias, ya que en algunas
ocasiones no se tener al personal totalmente entrenado.
 Seguir con la actualización constante de toda la información documental
porque es fundamental llevar registros que concuerden con las políticas
se seguridad. Además la empresa es escogida constantemente para
auditorías internas y externas, la cual obliga tener el cumplimento del
90% de los ítems que evalúan para que Sodexo pueda seguir en el
contrato.
 ANEXOS
ANEXO 1: Instructivo de cierre de órdenes de servicio
ANEXO 2: Agenda de seguridad Enero-Junio.
ANEXO 3: Planes de acción en base a PREAXION Enero – Junio
ANEXO 4: Entrega de procedimientos de todas las actividades realizadas por
el personal
EVIDENCIAS
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