SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DISTRITAL BAJO EL

ESTÁNDAR MIPG

Manual para la protección de los datos personales en la Secretaría

Distrital de Movilidad
Código: SGSI-M01 Versión: 3.0

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

30/10/2019 1.0 Adopción del Manual

Se establece como responsable de la protección de los

datos personales de la Secretaría Distrital de Movilidad
27/12/2019 2.0 al Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones

Se actualiza:
a. Correo electrónico de contacto del
responsable del tratamiento de los datos
30/06/2020 3.0
personales en la Secretaría Distrital de
Movilidad.
b. Alcance del manual

AUTORIZACIONES

REVISÓ
ELABORÓ APROBÓ
Del Proceso Del grupo OAPI
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Roger Alfonso González Alejandrina Pinzón A. Claudia Elena Parada Alexander Ricardo Andrade
Aponte

Firma: Firma: Firma: Firma:

Cargo: Cargo: Cargo: Cargo:

Profesional Oficina de Técnico Operativo Profesional Oficina Jefe Oficina de Tecnologías
Tecnologías de la Oficina de Tecnologías Asesora de Planeación de la Información y las
Información y las de la Información y las Institucional Comunicaciones
Comunicaciones Comunicaciones

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
2. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................... 5
4. PRINCIPIOS ................................................................................................................................ 6
5. TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON TERCEROS ............... 7
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO................................................................................... 7
7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL
MISMO ................................................................................................................................................. 8
8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES ......................................... 12
9. DEBERES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD COMO RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES...................................................................... 13
10. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
14
11. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES ........... 14
11.1 Dependencia responsable de gestionar las solicitudes de datos personales ........ 15
11.2 Canales disponibles para radicación de solicitudes ................................................... 15
11.3 Mecanismo de trámite de las solicitudes de datos personales. ................................ 15

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INTRODUCCIÓN

La Secretaría Distrital de Movilidad en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 15 y 20

de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás que reglamenten la
materia, está comprometida con el tratamiento y protección de los datos personales, razón
por la cual, teniendo en cuenta las revisiones documentales realizadas en las diferentes
instancias, decide fortalecer su desarrollo y elaborar el presente manual que recoge la
aplicación en la entidad, de las disposiciones reglamentarias sobre el particular.

Por lo anterior, hacen parte integral del presente documento, los lineamientos, estrategias,
programas, manuales, guías, procedimientos, instructivos y demás documentos del Sistema
Integrado de Gestión Distrital - SIGD de la Secretaría Distrital de Movilidad, vigentes y
relacionados con la protección de datos personales, en el marco del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión - MIPG.

Se aclara que los datos de las personas relacionadas con las infracciones al tránsito y
transporte de la ciudad de Bogotá, se tratarán conforme a la Ley 1266 de 2008 “Por la cual
se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la
información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”,
en consecuencia, no le es aplicable este Manual, con ocasión de la excepción establecida
en el artículo 2º de la Ley 1581 de 2012

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1. OBJETIVO

Generar mecanismos para realizar una adecuada gestión institucional en la protección de

los derechos a la confidencialidad, privacidad e intimidad de las personas que suministran
sus datos personales por los diferentes canales de atención y medios de recolección de
información a la Secretaría Distrital de Movilidad SDM, conforme a la normativa vigente
aplicable.

2. DEFINICIONES

Aplican las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Entre las principales definiciones se encuentran las siguientes:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida

al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.

Base de Datos - BD: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de
tratamiento. Pueden ser físicos o electrónicos. Ejemplo: el nombre, dirección, teléfono fijo,
correo electrónico, información bancaria, número celular, una fotografía, un video de una
persona etc.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables. Ejemplo: nombre, domicilio, sexo,
género, orientación sexual, teléfono, correo electrónico, firma, fecha de nacimiento, edad,
nacionalidad, estado civil, profesión u oficio y su domicilio, correo electrónico y teléfono del
trabajo, información fiscal, historial crediticio, cuentas bancarias, declaración de renta,
trayectoria educativa, título, creencias religiosas, afiliación política y/o sindical, seguridad
social, pertenencia a organizaciones de la sociedad civil y/o asociaciones religiosas, estado
de salud, historial clínico, enfermedades, información relacionada con cuestiones de
carácter psicológico y/o psiquiátrico, tipo de sangre, ADN, huella digital, color de piel, iris y
cabellos, señales particulares, origen (étnico y racial).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,

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gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén

sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado

del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos

dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales

como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. ALCANCE

Este manual aplica a todos los funcionarios, contratistas, proveedores o personal externo,
en general todas las personas que se encuentren vinculados de alguna forma a la Entidad y
que tenga acceso a los datos personales de los ciudadanos recolectados por la Secretaría
Distrital de Movilidad.

Así mismo, aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que se
encuentren en poder de la SDM y que estén contempladas por la ley 1581 de 2012 y demás
disposiciones sobre la materia, salvo las excepciones establecidas en el artículo 2 de la
citada disposición legal.

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4. PRINCIPIOS

Aplican los principios definidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 o la ley que la
modifique, adicione o sustituya:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se
refiere la ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en
ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de
2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
presente ley y en los términos de la misma.

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5. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Secretaría Distrital de Movilidad comprometida con el respeto de los derechos de los

titulares de los datos personales que reposan en los archivos y bases de datos de
la entidad, y de las garantías que debe otorgar, informa que realiza el tratamiento
de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones y en cumplimiento de la
Ley 1581 de 2012, conforme lo estipula el Manual para la protección de los datos
personales de la Secretaría Distrital de Movilidad SGSI--M01, que se encuentra
publicado en la intranet y página web de la entidad.

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

a. Nombre o razón Secretaría Distrital de Movilidad

social:
b. NIT: 899999061-9
c. Domicilio- Calle 13 No. 37-35 Bogotá D.C.
dirección:
d. Correo electrónico protecciondedatospersonales@movilidadbogota.gov.co
e. Sitio Web: www.movilidadbogota.gov.co
f. Teléfono: Conmutador 364 94 00

Al interior de la Secretaría Distrital de Movilidad, el Jefe de la Oficina de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones - OTIC, será la persona responsable de la protección de
datos, quien, entre otras actividades:
- Consolida el listado de las bases de datos de protección personal y efectúa su
actualización conforme al formato SGSI-M01-F01, en el Registro Nacional de Bases de
Datos – RNBD, que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC-, de
acuerdo con la información que envíe cada dependencia productora.
- Consolida el reporte de novedades que envían las dependencias productoras, como los
reclamos de los titulares de los datos o la eliminación de bases de datos, y efectúa los
cambios en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, que lleva la
Superintendencia de Industria y Comercio –SIC-.
- Informa a la SIC, según lo reportado por el profesional de la OTIC encargado de la
Seguridad de la Información de la entidad: (i) los incidentes de seguridad o violaciones a
los códigos de seguridad, y (ii) los riesgos en la administración de la información de los
titulares. Las dependencias productoras reportarán cualquier incidente detectado a la
Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
- Impulsa la cultura de protección de datos al interior de la SDM.
- Sirve de enlace con las demás dependencias de la SDM para asegurar la
implementación transversal del Manual y Política de protección de datos.
- Decide el tratamiento de cada una de las bases de datos, en conjunto con la
Subsecretaría de Gestión Jurídica y las dependencias productoras.

El tratamiento de los datos personales estará a cargo de las diferentes dependencias

productoras y colaboradores de la Secretaría Distrital de Movilidad, dependiendo del tipo de

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información que manejen en el cumplimiento del marco de sus funciones, de conformidad

con lo establecido en el Decreto 672 de 2018.
El tratamiento de los datos personales a cargo de un externo con delegación para ello y las
novedades frente al tema, deberán ser reportadas a la Oficina de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones – OTIC, con la periodicidad que esa dependencia defina.

7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL

MISMO

La Secretaría Distrital de Movilidad, como responsable del tratamiento de los datos

personales contenidos en las bases de datos y/o archivos que gestiona, realiza la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y administración de los mismos garantizando
la seguridad en cuanto a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, tal
como se ha definido en los lineamientos, estrategias, programas, manuales, guías,
procedimientos, instructivos y demás documentos del Sistema Integrado de Gestión Distrital
- SIGD de la Secretaría Distrital de Movilidad, vigentes y relacionados con la protección de
datos personales, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

En ningún caso la Entidad permite el acceso a la información reportada por terceros, salvo
en casos expresamente previstos en la ley, ni la violación de derechos de los titulares.

La recolección de la información, entre otras, tendrá como finalidad permitir el desarrollo de

las funciones propias de la Secretaría Distrital de Movilidad, conforme al Acuerdo 257 de
2006 y el Decreto 672 de 2018, la cual, siendo entidad pública, está exenta de solicitar
autorización para el tratamiento de datos, de conformidad con lo establecido en el Artículo
10 de Ley 1581 de 2012. No obstante, la entidad ha establecido la finalidad en ciertas
autorizaciones especiales otorgadas por el titular del dato (Funcionarios, Proveedores), o en
los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de tratamiento de datos
personales. La finalidad particular del tratamiento de un dato personal se informará al titular
del dato personal al obtener su autorización.

El almacenamiento y uso de la información personal se regirá por lo dispuesto en la Ley

1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las demás normas que los modifiquen, adicionen
o complementen, teniendo en cuenta el derecho que tienen todas las personas de conocer,
actualizar y rectificar la(s) información(es) que la Entidad registre en las bases de datos o
archivos susceptibles de tratamiento.

7.1. Tipos de datos que existen y su tratamiento

Existen tipologías de datos según el mayor o menor grado de aceptabilidad de la divulgación

que las disposiciones sobre protección de datos han establecido:

7.1.1. Dato Público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así
como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Ejemplo: datos
contenidos en registros públicos (nombre), documentos públicos, gacetas y boletines

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oficiales, sentencias judiciales ejecutoriadas, conceptos y normas emitidas por la

entidad, datos sobre el estado civil de las personas, el número de cédula, profesión u
oficio, calidad de comerciante o de servidor público, entre otros.

7.1.2. Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto
sector o grupo de personas. Requiere autorización del Titular para su tratamiento.
Ejemplo: Datos financieros y crediticios que administran las centrales de riesgos, el
correo electrónico, dirección, teléfono, hoja de vida del funcionario público, contratista
(algunos de sus datos son públicos otros no).

7.1.3. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular de la información. Requiere autorización del Titular para su tratamiento.
Ejemplo: fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.

7.1.4. Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación. Están relacionados, entre otros, los datos que
pueda recolectar la entidad sobre la orientación sexual, afecciones de salud, origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como la salud y los datos
biométricos (firma, fotografía y huella). Ningún tipo de actividad que implique la
recolección de datos personales y el suministro de información podrá condicionarse a
que el Titular suministre datos personales sensibles.

Esta clase de información debe ser tratada con mayor responsabilidad, razón por la
cual sólo pueden ser obtenidos en los siguientes casos de conformidad con lo
establecido en el artículo 6 de la Ley 1581, cuando:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los

casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste
se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización;
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las
personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos
eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del
Titular;
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

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e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este

evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad
de los Titulares.

Para el tratamiento de datos sensibles se requiere (i) Informar al Titular que por tratarse de
datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento (ii) Informar al Titular de forma
explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento, son sensibles (iii)
Informar la finalidad del Tratamiento (iv) Solicitar la Autorización verbal o escrita del Titular
sobre el Tratamiento de dichos datos. (v) Dar a conocer los mecanismos disponibles para el
ejercicio de derecho al hábeas data a través del Aviso de Privacidad y la Política de
Tratamiento de Datos Personales.

Para el tratamiento de datos biométricos en los sistemas de registro se requiere contar con
el Aviso de Privacidad en un lugar visible que incluya el Tratamiento de datos sensibles.

7.1.5. Datos personales de niñas, niños y adolescentes: De acuerdo con lo establecido en

el artículo 7 y el literal b del artículo 12 de la ley 1581 de 2012, el suministro de datos
personales de niños, niñas y adolescentes es de carácter facultativo, tanto para ellos
como para quienes actúen a su nombre. La Secretaría Distrital de Movilidad velará
por el tratamiento especial de los datos personales de los niños, niñas y
adolescentes y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos,
asegurando la protección de sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo
en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales.

 La Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011, señala algunos criterios que

deben observarse para aplicar en concreto el principio del interés superior de los
niños, las niñas y adolescentes, así:
 La calidad de sujetos de especial protección constitucional de los menores de
dieciocho años tiene su fundamento en la situación de vulnerabilidad e indefensión
en la que se encuentran, pues su desarrollo físico, mental y emocional está en
proceso de alcanzar la madurez requerida para la toma de decisiones y participación
autónoma dentro de la sociedad.
 La calidad de sujetos de especial protección constitucional de los niños, las niñas y
adolescentes, deviene del (i) artículo 44 Superior que establece que sus derechos
prevalecen sobre los derechos de los demás, y del (ii) marco internacional, que
consagra el principio del interés superior de los menores de dieciocho años.
 El principio del interés superior de los niños, las niñas y adolescentes se realiza en el
estudio de cada caso en particular y tiene por fin asegurar su desarrollo integral
 Este principio, además, persigue la realización efectiva de los derechos
fundamentales de los menores de 18 años y también resguardarlos de los riesgos
prohibidos que amenacen su desarrollo armónico. Estos riesgos no se agotan en los
que enuncia la ley, sino que también deben analizarse en el estudio de cada caso
particular;
 Debe propenderse por encontrar un equilibrio entre los derechos de los padres o sus
representantes legales y los de los niños, las niñas y adolescentes. Sin embargo,

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cuando dicha armonización no sea posible, deberán prevalecer las garantías

superiores de los menores de 18 años. En otras palabras, siempre que prevalezcan
los derechos de los padres, es porque se ha entendido que ésta es la mejor manera
de darle aplicación al principio del interés superior de los niños, las niñas y
adolescentes.
 Cualquier publicación o uso de imágenes que incluya menores, requiere contar
previamente con la Autorización expresa y previa de sus padres o representantes
legales.
 Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, incluidas
fotografías, se requiere (i) Verificar en cada caso concreto que el Tratamiento
responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes (ii) Verificar
en cada caso concreto que el Tratamiento asegure el respeto de sus derechos
fundamentales (iii) Solicitar a los representantes legales del menor de edad de forma
previa, expresa e informada la Autorización para el Tratamiento al de sus datos
personales (iv) Dar al menor de edad la oportunidad de opinar sobre el Tratamiento
de sus datos personales (v) Conservar copia de la Autorización en caso de ser
requerida por las entidades competentes.

7.1.6. Datos relacionados con identidad de género y orientación sexual: el registro de datos
de identificación en los espacios de participación ciudadana, debe contener la
información de sexo (Hombre, Mujer, Intersexual), género (Masculino, Femenino,
Transgénero, Otro/No sabe/No informa/No aplica), y orientación sexual (Homosexual,
Heterosexual, Bisexual, Otro/No sabe/No informa/No aplica). Los instrumentos de
registro de esta información, así como los servidores que apoyen el diligenciamiento
de los mismos, deben indicar explícitamente al ciudadano/a que no debe responder
esa pregunta si prefiere no hacerlo; en caso de hacerlo, deberán indicarle el destino
de la información.

7.1.7. Datos de cámaras y videos de seguridad: las cámaras de seguridad hacen un

tratamiento de datos personales al registrar, captar, grabar, almacenar, conservar o
reproducir en tiempo real o posterior las imágenes de personas de conformidad con
el literal g) del artículo 3° de la Ley 1581 del 2012, por lo que su uso trae implícita la
aplicación del Régimen General de Protección de Datos Personales.

El Tratamiento de las imágenes captadas a través de cualquier sistema de

videovigilancia requiere la Autorización de los Titulares, aunque no se requiere la
autorización verbal o escrita, basta contar con conductas inequívocas que permitan
concluir la autorización del Tratamiento. Se requiere entonces contar con un aviso
visible en las zonas de ingreso y al interior de los lugares que están siendo vigilados
y monitoreados, a través del cual se comunique a los Titulares que se hará un
Tratamiento de los datos personales y la información requerida para el efectivo
ejercicio del hábeas data. Estos avisos deberán tener como mínimo, la información
del Aviso de Privacidad, esto es: 1. Información del Responsable y datos de
contacto, 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de los
mismos, 3. Los derechos de los Titulares y 4. Los mecanismos dispuestos por el

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Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de la

información.

En caso de que se requiera la visualización de las grabaciones, la Subdirección

Administrativa deberá garantizar su divulgación en un área de acceso restringido por
terceros debidamente autorizados e incluso, suscribir cláusulas de confidencialidad
con el personal que tendrá acceso a las cámaras, así como extender esta obligación
después de finalizada la relación contractual o laboral.

7.2. Autorización del titular:

La autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a

cabo el tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio
que pueda ser objeto de consulta posterior, preferiblemente escrito, por parte de las
dependencias productoras, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste por
escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de
forma razonable que otorgó la autorización.

La dependencia productora y/o encargado del Tratamiento, deberán informar cuando están
recolectando información del Titular:
 Los datos personales que serán recolectados
 El tratamiento al cual serán sometidos y la finalidad con la que es recaudado el dato
personal.
 Los derechos que le asisten como Titular.
 La información y los canales de comunicación a través de los cuales los Titulares
pueden ejercer sus derechos ante el responsable y/o encargado del Tratamiento.
 El carácter facultativo que tiene el Titular de dar o no respuesta a preguntas que
versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

La autorización del Titular no será necesaria, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10

de la ley 1581 de 2012, cuando se trate de:
 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
 Datos de naturaleza pública.
 Casos de urgencia médica o sanitaria.
 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
 Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales recolectados por la Secretaría Distrital de Movilidad
gozan de los derechos contenidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, a saber:

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a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del
tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Procuraduría General de la Nación haya determinado
que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a
la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, en el

evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto
incumplimiento de la Entidad a las disposiciones de la citada Ley, remitirá la actuación a la
Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.

9. DEBERES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD COMO

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Secretaría Distrital de Movilidad, como responsable del tratamiento de los datos

personales, debe cumplir los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012,
demás normas complementarias los cuales son:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Publicar la política de tratamiento de datos personales para conocimiento de los
interesados.
e. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

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g. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,

todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se
mantenga actualizada.
h. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento.
i. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581
de 2012.
j. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del titular.
k. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581
de 2012.
l. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
m. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
n. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
o. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
p. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.

10. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES

El encargado del tratamiento de acuerdo con literal d). del artículo 3 de la ley 1581 de 2012,
es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

En tal sentido, la Secretaría Distrital de Movilidad cuenta con prestadores de servicios

tercerizados, como los servicios concesionados de trámites, parqueaderos y grúas, que
asumen la función de encargados del tratamiento de Datos Personales, de conformidad con
la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, quienes deben dar cumplimiento a la
normatividad vigente y según las obligaciones establecidas en los contratos o convenios.

11. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Los archivos físicos y magnéticos de las bases de datos personales, según tablas de
retención, deben estar bajo custodia de las dependencias productoras.

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Las dependencias productoras deberán remitir la información en medio magnético mediante

formato SGSI-M01-F01, al responsable del tratamiento de datos, cuando éste lo solicite o
cuando la información existente deba ser actualizada.

11.1. Dependencia responsable de gestionar las solicitudes de datos personales

Las solicitudes de datos personales se realizan a través de consultas, peticiones, quejas y

reclamos, para realizar la actualización, rectificación, supresión de datos y revocación de
autorización de tratamiento de datos personales. La Oficina de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones - OTIC dará apertura y administrará el correo electrónico
institucional para recibir éstas solicitudes.

La Dirección de Atención al Ciudadano – DAC- y la Subdirección Administrativa –SA-

(conforme al PM04-MN01 Manual de Servicio al Ciudadano y al PA01-PR01 Gestión de
Correspondencia), son las dependencias responsables de la recepción, radicación y reparto
de las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, para que puedan
ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y
revocar la autorización conferida a la Entidad.

Las dependencias productoras, tramitarán las solicitudes asignadas, en los términos

señalados en este documento, así como, la normatividad que regula la materia.

Adicionalmente, la DAC realiza el seguimiento a los derechos de petición, quejas, reclamos,

sugerencias, solicitudes y denuncias (PQRSD), que presentan los ciudadanos ante la
Secretaría Distrital de Movilidad con el fin de que las dependencias atiendan oportunamente
los requerimientos que ingresan a la entidad, conforme al PM04-MN01 Manual de Servicio al
Ciudadano.

11.2. Canales disponibles para radicación de solicitudes

Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos
personales, pueden radicar las consultas sobre éstos, por medio de los diferentes canales
dispuestos por la Secretaría Distrital de Movilidad conforme a lo establecido en el PM04-
MN01 Manual de Servicio al Ciudadano, La entidad tiene definidos los siguientes canales:

- Canales digitales SDQS-BOGOTÁ TE ESCUCHA

- Presencial: radicación por correspondencia en ventanilla sedes Calle 13 y Paloquemao
- Telefónico: línea 195

11.3. Mecanismo de trámite de las solicitudes de datos personales.

a. Cualquier solicitud frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter
personal, se debe realizar a través de los canales definidos en este documento,

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adjuntando fotocopia del documento de identidad del titular interesado, que acredite su
identidad y titularidad conforme a Derecho.

b. Los derechos para consulta o reclamo, actualización, rectificación, supresión y

revocación de la autorización de datos personales son propios y podrán ser ejercidos
únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante
legal o apoderado. En especial cuando el titular se encuentre en situación de
incapacidad o minoría de edad, hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los
mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite
tal condición.

c. Después de radicada la solicitud de CONSULTA DE DATOS PERSONALES, la Entidad

debe atenderla en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de
este término, se informará al interesado, expresando los motivos del retraso y
señalando la fecha en la cual se dará respuesta de fondo a su consulta, la cual en
ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento,
conforme lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

d. Conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares que

consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de la SDM
debe ser objeto de actualización, rectificación (o corrección), supresión o revocación, o
en el evento que se advierta algún incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, pueden
interponer RECLAMO ante la Secretaría Distrital de Movilidad, el cual será tramitado
con base en los siguientes lineamientos:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento,
con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si
el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de
la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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12. TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON TERCEROS

La Secretaría Distrital de Movilidad, dentro de sus Políticas Específicas de Seguridad y

Privacidad de la Información (SGSI-P02) establece lineamientos para el intercambio de
información con sus partes interesadas. Para la transferencia de datos personales la entidad
observará lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que
las complementen.

13. VIGENCIA DEL MANUAL:

Este documento rige a partir de la fecha de aprobación y publicación, y será modificada

actualizado y/o complementada cuando a ello hay lugar de conformidad con la Constitución
Política de Colombia, las leyes y las demás normas relacionadas con la materia y se
encontrará a disposición de los titulares en la intranet de la entidad y en la página web
www.movilidadbogota.gov.co.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se
entiende por el término que dure el ejercicio de las funciones asignadas a la Secretaria
Distrital de Movilidad.

Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier
momento conforme a lo señalado en el numeral 8 del presente documento.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma

oportuna a los titulares de los datos a través de la página web de la Secretaría
www.movilidadbogota.gov.co.

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