MICROSOFT EXCEL

¿Qué es y para qué sirve una hoja de cálculo?

Curso : Excel Básico

Módulo : 1 Introducción al Excel
Clase : 1.1

¿Qué es y para qué sirve una hoja de cálculo?

La hoja de cálculo es un tipo de documento que permite crear tablas que contengan cálculos
de diverso tipo.

¿Qué es MS Excel?

MS Excel o Microsoft Excel es un programa de tipo Hoja de Cálculo que pertenece al conjunto
de programas para oficina de la empresa Microsoft llamado Microsoft Office.

¿Qué es un libro de Excel?

Dentro del ambiente de Excel, se le llama libro al documento generado por este programa.
Cada libro puede tener una o varias hojas, según las necesidades de contenido.

Partes de la ventana de Excel

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1. Barra de acceso rápido: Figuran los botones de uso más frecuente en el programa. Los
botones pueden ser agregados o quitados según la necesidad del usuario.
2. Cintas de opciones: Son los espacios que contienen los comandos de uso más frecuente
del programa. Cada cinta se activa haciendo click en la pestaña correspondiente. Los
botones que activan dichos comandos están organizados dentro de cada cinta por grupos
que representan la categoría a la que pertenece cada uno.
3. El cuadro de nombres: Muestra inicialmente el nombre e la celda que se tiene
seleccionada en el área de trabajo. Permite también la selección de otras celdas o bloques
de celdas. Además permite asignar nombres propios a celdas y bloques según la necesidad
del usuario.
4. Barra de fórmulas: Muestra la fórmula y/o función(es) que se utilizaron para llegar al
resultado que figura en la celda que se encuentra seleccionada. De no existir función o
fórmula, muestra el mismo contenido que en la celda.
5. Área de trabajo: Es el espacio donde se ingresan los datos con los que se va a trabajar.
Está compuesta por múltiples hojas (todas las que sean necesarias), cada una de las cuales
está dividida en columnas y filas.
6. Pestañas de hojas: Permite trabajar con múltiples hojas.
7. Barra de estado: Muestra información que puede resultar de importancia durante el
trabajo con el programa.
8. Botones de vistas: Son las tres formas en que se muestra el área de trabajo.
Generalmente se trabaja en la vista Normal (primer botón).
9. Herramienta de Zoom: Permite acercar y alejar la hoja para ampliar o reducir su
contenido.
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El área de trabajo

Curso : Excel Básico

Módulo : 01
Clase : 2.1

Identificación y selección de celdas y rangos

Columnas, filas, celdas y rangos

 Columna: Se conoce como columna a cada una de las divisiones

verticales del área de trabajo. Cada columna recibe el nombre de
una letra. En total cada hoja contiene 16,384 columnas.

 Fila: Se conoce como fila a cada una de las divisiones

horizontales del área de trabajo. Cada fila recibe el nombre de
un número. En total cada hoja contiene 1’048,576 filas.

 Celda: Es el espacio rectangular que se forma al cruzarse una

columna y una fila. La celda recibe el nombre de la columna y la
fila que se cruzan en ella. Por ejemplo: A3, d35, J21. La letra
puede ser expresada en mayúscula o minúscula.

 Rango: Se conoce como rango a un bloque de celdas. Cada rango

tiene un nombre diferente: el nombre lo define la celda donde
comienza y la celda donde termina el bloque seleccionado,
separadas por “:”. Por ejemplo: A3:D15 o S34:Z56
Para seleccionar un rango de celdas: Click en la celda inicial, luego sin soltar el botón del
mouse, arrastre hasta la celda final.

Para seleccionar varios rangos de celdas: Se selecciona el primer rango, luego,

manteniendo presionada la tecla Ctrl, se seleccionan todos los rangos necesarios.

Para seleccionar una columna completa: Click en la letra que

identifica a la columna que se quiere seleccionar.

Para seleccionar varias columnas en bloque: Se selecciona la columna inicial, luego sin
soltar el botón del mouse, arrastre hasta la columna final.
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Para seleccionar varias columnas separadas: Se selecciona la primera columna, luego,

manteniendo presionada la tecla Ctrl, se seleccionan todas las columnas necesarias.

Para seleccionar una fila completa: Click en el número que

identifica a la fila que se quiere seleccionar.

Para seleccionar varias filas en bloque: Se selecciona la fila inicial, luego sin soltar el botón
del mouse, arrastre hasta la fila final.

Para seleccionar varias filas separadas: Se selecciona la primera fila, luego, manteniendo
presionada la tecla Ctrl, se seleccionan todas las filas necesarias.

Para seleccionar una hoja completa: Para seleccionar toda una

hoja, hacer click en el espacio indicado en el gráfico de la derecha.

Nomenclatura de las columnas: Al seleccionar una columna o un

bloque de columnas, el nombre que recibe el bloque seleccionado es la letra de la columna
de inicio y la letra de la columna final, separadas por “:”. Ejemplo: A:C, B:D, G:H

Nomenclatura de las filas: Al seleccionar una fila o un bloque de filas, el nombre que recibe
el bloque seleccionado es el número de la fila de inicio y el número de la fila final, separadas
por “:”. Ejemplo: 1:3, 3:7, 5:5

Modificación del ancho de columnas y alto de filas

Para modificar el ancho de una o varias columnas, seleccionar la(s) columna(s) cuyo ancho
se desea modificar. Luego mover el puntero hasta la línea divisoria del encabezado de una
de las columnas seleccionadas. Cuando el puntero toma esta forma hacer click y
arrastrar hacia un lado.
Para modificar el alto de una o varias filas, seleccionar la(s) fila(s) cuyo ancho se desea
modificar. Luego mover el puntero hasta la línea divisoria del encabezado de una de las filas

seleccionadas. Cuando el puntero toma esta forma hacer click y arrastrar hacia arriba o
hacia abajo.
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Manejo de un libro con varias hojas

Curso : Excel Básico

Módulo : 01
Clase : 3.1

Manejo de varias hojas

En Microsoft Excel se puede manejar archivos con varias hojas. Cada una de ellas maneja
una configuración de ancho de columnas, alto de filas y formatos independientes.

Creación y eliminación de hojas

Cuando creamos un documento nuevo, este se genera con una

sola hoja llamada Hoja1. El programa nos permite añadir todas
las hojas que necesitemos, sin límite. Para hacerlo debemos
hacer click en el signo + al costado derecho de las pestañas de las hojas.

Para eliminar una hoja existente, se debe hacer click derecho en la pestaña de la hoja que se
desea borrar y luego click en Eliminar. Si la hoja contiene datos, aparecerá una ventana de
diálogo en la que se nos pedirá que confirmemos el procedimiento. Si está en blanco se
eliminará inmediatamente.

Cambio de nombre a las hojas

Para cambiar de nombre a una hoja, se hace doble click en la pestaña de la hoja, en seguida
se escribe el nuevo nombre y se presiona la tecla Enter para cerrarla.

Selección de varias hojas

Si se necesita seleccionar varias hojas, primero se hace click en la pestaña de la primera hoja
que se desea seleccionar, en seguida se presiona la tecla Ctrl mientras se hace click en las
demás pestañas que se desean seleccionar.

Ocultar y volver a mostrar hojas

Ocultar: Se selecciona(n) la(s) hoja(s) que se desea(n) ocultar. Luego click derecho en
cualquiera de las pestañas seleccionadas y en seguida click en Ocultar
Mostrar: Click derecho en cualquiera de las pestañas visibles de las hojas, luego click en
Mostrar. En la ventana de diálogo se hace click en la hoja que se desea mostrar y click en
Aceptar.
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Duplicar hojas

Para duplicar hojas existentes en el documento, se seleccionan las

hojas que se desean duplicar, en seguida click derecho en cualquiera
de las pestañas seleccionadas y click en Mover o copiar…
En la ventana de diálogo se selecciona la posición en la que se desea
ubicar el duplicado y luego se activa la casilla Crear una copia.

Mover hojas

Para cambiar el orden de las hojas, se selecciona la hoja que se desea mover y sin soltar el
botón del mouse se arrastra hasta la nueva posición.

Cambiar de color a las etiquetas

Para cambiar el color de las etiquetas, se seleccionan aquellas

que se desean colorear, luego click derecho sobre cualquiera de
ellas y click en Color de etiqueta. Finalmente se hace click en el
color deseado en la paleta.
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Ingreso de textos, número, fechas y horas. Generación de series

automáticas

Curso : Excel Básico

Módulo : 02
Clase : 1.1

Ingreso de datos en la hoja

Concepto de valor
Cuando se menciona el término “Valor” en Excel, se refiere a cualquier contenido ingresado:
un texto, un número, una fecha o una hora.

Ingreso, reemplazo y borrado de un valor en una celda

Para ingresar un valor en una celda se debe hacer lo siguiente:

1. Click en la celda en la que se desea ingresar el valor
2. Usando el teclado, escribir el valor deseado
3. Presionar la tecla ENTER para cerrar la celda
Si se necesita reemplazar el contenido de una celda, no es necesario borrarlo, basta con
repetir el proceso arriba descrito. El nuevo contenido reemplazará automáticamente al actual.
Si se necesita eliminar el contenido de una o más celdas, se debe:

1. Seleccionar las celdas cuyo contenido desea eliminarse

2. Presionar la tecla Suprimir en el teclado (Supr o Del)

Modificar un valor ingresado

Para modificar un valor ya existente, hay dos opciones:

 Hacer doble click en la celda que se desea modificar, hacer la modificación y luego
presionar la tecla Enter
 En lugar de hacer doble click se puede utilizar la tecla F2.
Ingresar textos y generar series automáticas
Una serie es una secuencia de valores que Excel puede generar automáticamente, gracias a
las listas personalizadas para auto relleno.
Para conocer las listas que Excel tiene configuradas por defecto, debes ir a la ficha Archivo >
Opciones > Avanzadas y en la ventana de diálogo deberás encontrar la sección General
(busca hacia abajo con la barra de desplazamiento).
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Para crear una serie de textos en Excel se debe:

1. Escribir el texto inicial de la secuencia que se va a crear.

2. Hacer click en la celda en la que acabamos de
ingresar el texto. Luego click en el controlador de
series y arrastrarlo hacia abajo (para crear una serie
vertical) o hacia la derecha (para crear una serie
horizontal). El controlador de series es un pequeño
cuadrado negro que se encuentra en la esquina
inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Al
poner el puntero encima del controlador de series,
la flecha se convierte en una cruz negra.
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Generar series numéricas consecutivas y no consecutivas

Para generar una serie numérica, se debe:

1. Ingresar los dos primeros valores de la serie
2. Seleccionar las dos celdas donde se ingresaron los valores
3. Generar la serie arrastrando el controlador de series

Generar series de fechas consecutivas y no consecutivas

El formato en el que se debe ingresar la fecha, en Excel en español, debe ser dd/mm/aaaa.
Por ejemplo: 25/05/2015 es 25 de mayo del 2015. Este orden de datos podría variar, según
la configuración regional del sistema.

Para crear una serie de fechas, el procedimiento es casi el mismo que en la serie de números.
La única diferencia es que si se necesita una serie de fechas consecutivas, basta con escribir
solo la primera fecha. Si se necesita una serie de fechas con intervalos mayores a 1 día debe
escribirse las dos primeras y seguir el mismo procedimiento que se sigue para las series de
números.

Generar series de horas consecutivas y no consecutivas

El formato básico para ingresar horas es hh:mm o hh:mm:ss. Por ejemplo: 13:15 (la 1 y cuarto
pm) o 15:12:35 (las 3 de la tarde con 12 minutos y 35 segundos). También se puede ingresar
hh:mm am, hh:mm pm, hh:mm:ss am, hh:mm:ss pm

Para crear la serie de horas, el procedimiento es el mismo que las fechas. Si se ingresa solo
el primer valor, se genera una serie que avanza de hora en hora. Para intervalos menores o
mayores se deben ingresar los dos primeros valores de la serie.
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Edición de datos

Curso : Excel Básico

Módulo : 02
Clase : 2.1

Técnicas básicas de edición

Mover datos

Excel permite mover datos desde una hoja de cálculo hacia otra, dentro del mismo
documento, en otro documento e inclusive en otro programa.

Método 1: Sirve para mover contenidos dentro de la misma hoja

1. Se selecciona(n) la(s) celda(s) que se quieren mover.

2. Se mueve el puntero del mouse al borde (cualquiera de los lados de la selección). El
puntero se convertirá en .
3. Click en el borde y sin soltar el botón del mouse se arrastra hasta la posición deseada.

Método 2: Sirve para mover contenidos dentro de la misma hoja, a otra hoja, a otro
documento de Excel o de cualquier otro programa.

1. Se selecciona(n) la(s) celda(s) que se quieren mover.

2. Click derecho sobre la selección y luego click en Cortar (este paso se puede realizar con el
atajo de teclado Ctrl+X).
3. Click derecho en el espacio donde se desea llevar el contenido. Click en Pegar (o Ctrl+V en
el teclado).
Copiar datos

Sirve para copiar contenidos dentro de la misma hoja, a otra hoja, a otro documento de Excel
o de cualquier otro programa.

1. Se selecciona(n) la(s) celda(s) que se quieren copiar.

2. Click derecho sobre la selección y luego click en Copiar (este paso se puede realizar con el
atajo de teclado Ctrl+C).
3. Click derecho en el espacio donde se desea llevar el contenido. Click en la primera opción
de Pegar (o Ctrl+V en el teclado). Las 6 opciones de Pegar
Cuando copiamos un contenido, al hacer luego click derecho para pegarlo, aparecen 5
opciones de pegado. En esta parte explicaré cada una de ellas.
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Opción 1: Pegar

Es el pegado normal. Pega valores, fórmulas y formatos. Idéntico al original.

Opción 2: Valores

Pega solamente los valores que aparecen en las celdas. Si alguna celda contiene fórmulas o
funciones, no las mantiene, solo pega el resultado. No pega formatos.

Opción 3: Fórmulas

Pega los valores, fórmulas y funciones que aparecen en las celdas. No pega formatos.

Opción 4: Transponer

Invierte el orden de los valores. Los valores que estaban organizados en filas aparecen en
columnas, y los que estaban en columnas aparecen en filas.
Opción 5: Formatos

Pega solo el formato de las celdas de origen, sin valores.

Opción 6: Pegar vínculo

Pega un vínculo a la celda de origen. Es decir que si se modifica el contenido de la celda

original, esta copia se modificará automáticamente.

Borrar datos

Para eliminar los valores ingresados en una celda o en un rango de celdas, Excel proporciona
las siguientes opciones:

Opción 1: Suprimir los datos de un rango de celdas

En esta opción se selecciona(n) la(s) celda(s) cuyo contenido se desea eliminar, luego click
derecho sobre la selección y click en Borrar contenido. En lugar del click derecho, se puede
también pulsar la tecla Suprimir (Supr, Delete o Del).
Al utilizar esta opción permanecerá(n) en el documento la(s) celda(s) en blanco.
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Opción 2: Eliminar las celdas

En este caso se eliminarán los valores y las celdas que los

contenían, desplazando las celdas que están a la izquierda
o abajo para llenar el espacio.
En este caso se selecciona la celda o rango que se quiere
eliminar, luego click derecho sobre lo seleccionado, luego
click en Eliminar… En la ventana de diálogo que aparece
seleccionamos, según el caso, “Desplazar las celdas hacia
la izquierda” o “Desplazar las celdas hacia arriba”.

Opción 3: Eliminar toda la columna o eliminar toda la fila

En este caso se eliminará(n) la(s) columna(s) o fila(s) completa(s). Para esto se debe
seleccionar la(s) columna(s) o fila(s) que se va(n) a eliminar, en seguida click derecho encima
de la selección y click en Eliminar.

También se puede hacer a través de la opción Eliminar celdas (explicadas líneas arriban). En
este caso se seleccionan alguna de las dos últimas opciones de la ventana de diálogo.