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Mayor de Bogotá D.C.
Resolución 2346 de 2007 Ministerio de la Protección Social

Fecha de Expedición: 11/07/2007

Fecha de Entrada en Vigencia: 16/07/2007
Medio de Publicación: Diario Oficial 46691 de julio 16 de 2007

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Contenido del Documento

RESOLUCION 2346 DE 2007

(julio 11)

por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de

las historias clínicas ocupacionales.

EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en uso de sus atribuciones legales, en especial de las que le confiere el artículo 348 del Código
Sustantivo del Trabajo, el literal a) del artículo 83 de la Ley 9ª de 1979, el numeral 12 del artículo 2°
del Decreto 205 de 2003 y el artículo 56 Decreto 1295 de 1994,

CONSIDERANDO:

Que el Consejo Nacional de Riesgos Profesionales en su función de recomendar las normas

técnicas de salud ocupacional que regulan el control de los factores de riesgo, según lo dispuesto
por el artículo 70 del Decreto 1295 de 1994, creó la Comisión Nacional para el Desarrollo de
Normas Técnicas, mediante Acuerdo número 004 de 2001, quien avaló las recomendaciones en
cuanto a la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales;

Que conforme al Decreto 614 de 1984 es obligación de los empleadores organizar y garantizar el
funcionamiento de un programa de salud ocupacional;

Que según lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989, la

realización de las evaluaciones médicas ocupacionales es una de las principales actividades de los
subprogramas de medicina preventiva y del trabajo;

Que las evaluaciones médicas ocupacionales constituyen un instrumento importante en la

elaboración de los diagnósticos de las condiciones de salud de los trabajadores para el diseño de
programas de prevención de enfermedades, cuyo objetivo es mejorar su calidad de vida;

Que el seguimiento estandarizado de las condiciones de salud de los trabajadores en los lugares
de trabajo y la unificación de criterios en la aplicación de evaluaciones médicas ocupacionales,
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permite que sus resultados sean aplicados en la recolección y análisis de información estadística,
desarrollo de sistemas de vigilancia epidemiológica, programas de rehabilitación integral y proceso
de calificación de origen y pérdida de capacidad laboral;

Que en virtud de lo anterior, se hace necesario establecer normas para el manejo de las historias
clínicas ocupacionales;

En mérito de lo expuesto,

Ver la Resolución del Min. Salud 1995 de 1999

RESUELVE:

CAPITULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°. Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a todos los empleadores,
empresas públicas o privadas, contratistas, subcontratistas, entidades administradoras de riesgos
profesionales, personas naturales y jurídicas prestadoras o proveedoras de servicios de salud
ocupacional, entidades promotoras de salud, instituciones prestadoras de servicios de salud y
trabajadores independientes del territorio nacional.

Artículo 2°. Definiciones y siglas. Para efecto de la presente resolución se consideran las siguientes
definiciones y siglas:

A. Definiciones:

Anamnesis: Interrogatorio que se realiza a la persona en búsqueda de información acerca de datos

generales, antecedentes, identificación de síntomas y signos, así como su evolución.

Examen médico ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador,
con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de
consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con
énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de
laboratorio, imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un
diagnóstico y las recomendaciones.

Exposición a un factor de riesgo: Para efectos de la presente resolución, se considera exposición a

un factor de riesgo, la presencia del mismo en cualquier nivel de intensidad o dosis.

Indice Biológico de Exposición (BEI): Es un valor límite de exposición biológica, es decir, un

indicador de riesgo de encontrar efectos adversos en una persona ante determinado agente.

Número de identificación CAS: Corresponde al número de identificación de una sustancia química,

asignado por Chemical Abstrace Service.

Organo blanco: Organo al cual tiene afinidad un determinado elemento o sustancia y que es
susceptible de daño o afección.
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Perfil del Cargo: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones específicas, determinadas
por el empleador como requisitos para que una persona pueda realizar determinadas funciones o
tareas.

Reintegro laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al desempeño de una

actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de competitvidad, seguridad y confort,
después de una incapacidad temporal o ausentismo, así como también actividades de reubicación
laboral temporal o definitiva o reconversión de mano de obra.

Resumen de Historia Clínica Ocupacional: Es el documento que presenta, en forma breve, todos
aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes, eventos, procedimientos de diagnóstico,
tratamiento y rehabilitación, en especial lo relacionado con su exposición a factores de riesgo,
antecedentes de ocurrencia de eventos profesionales, así como de reintegro laboral, que ha
presentado una persona en un determinado tiempo y que han sido registrados en la historia clínica
ocupacional.

Cancerígeno: Efecto producido por algún tipo de agente, que induce o produce cáncer en la
persona.

Valoraciones o pruebas complementarias: Son evaluaciones o exámenes clínicos o paraclínicos

realizados para complementar un determinado estudio en la búsqueda o comprobación de un
diagnóstico.

B. Siglas:

ACGIH (American Conference of Governmental Industrial Hygienist): Conferencia Americana de

Higienistas Industriales Gubernamentales de los Estados Unidos de América. Sociedad profesional
dedicada al desarrollo de aspectos administrativos y técnicos de la protección de los trabajadores.
Una de sus tareas principales es la recomendación de valores límites permisibles.

CDC (Center for Disease Control and Prevention): Agencia del Departamento de Salud y Servicios
Humanos de los Estados Unidos. Responsables del desarrollo y aplicación de la prevención y
control de enfermedades, la salud ambiental y las actividades de educación y promoción de la
salud.

IARC (International Agency for Research on Cancer): Agencia que hace parte de la Organización
Mundial de la Salud que define las propiedades cancerígenas de las sustancias, su clasificación y
posibles mecanismos de generación.

CAS (Chemical Abstracs Services): Organización científica de los Estados Unidos de América, que
crea y distribuye información sobre el medio ambiente para la investigación científica.

CAPITULO II

Evaluaciones médicas ocupacionales

Artículo 3°. Tipos de evaluaciones médicas ocupacionales. Las evaluaciones médicas

ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado en forma obligatoria son como
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mínimo, las siguientes:

1. Evaluación médica preocupacional o de preingreso.

2. Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambios de ocupación).

3. Evaluación médica posocupacional o de egreso.

El empleador deberá ordenar la realización de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales,

tales como posincapacidad o por reintegro, para identificar condiciones de salud que puedan verse
agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros, en razón de situaciones
particulares.

Parágrafo. Las evaluaciones médicas ocupacionales a que se refiere la presente resolución, hacen
parte del programa de salud ocupacional, de los sistemas de gestión que desarrolle el empleador
como parte de la promoción de la salud de los trabajadores y de los mecanismos de prevención y
control de alteraciones de la salud.

Artículo 4°. Evaluaciones médicas preocupacionales o de preingreso. Son aquellas que se realizan
para determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su
contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los
requerimientos de la tarea y perfil del cargo.

El objetivo es determinar la aptitud del trabajador para desempeñar en forma eficiente las labores
sin perjuicio de su salud o la de terceros, comparando las demandas del oficio para el cual se
desea contratar con sus capacidades físicas y mentales; establecer la existencia de restricciones
que ameriten alguna condición sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que
estando presentes en el trabajador, puedan agravarse en desarrollo del trabajo.

El empleador tiene la obligación de informar al médico que realice las evaluaciones médicas
preocupacionales, sobre los perfiles del cargo describiendo en forma breve las tareas y el medio en
el que se desarrollará su labor.

En el caso de que se realice la contratación correspondiente, el empleador deberá adaptar las

condiciones de trabajo y medio laboral según las recomendaciones sugeridas en el reporte o
certificado resultante de la evaluación médica preocupacional.

Parágrafo. El médico debe respetar la reserva de la historia clínica ocupacional y sólo remitirá al
empleador el certificado médico, indicando las restricciones existentes y las recomendaciones o
condiciones que se requiere adaptar para que el trabajador pueda desempeñar la labor.

Artículo 5°. Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas. Las evaluaciones médicas

ocupacionales periódicas se clasifican en programadas y por cambio de ocupación.

A. Evaluaciones médicas periódicas programadas

Se realizan con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz,
posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador,
ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para
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detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.

Dichas evaluaciones deben ser realizadas de acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia de
exposición a cada factor de riesgo, así como al estado de salud del trabajador. Los criterios,
métodos, procedimientos de las evaluaciones médicas y la correspondiente interpretación de
resultados, deberán estar previamente definidos y técnicamente justificados en los sistemas de
vigilancia epidemiológica, programas de salud ocupacional o sistemas de gestión, según sea el
caso.

B. Evaluaciones médicas por cambios de ocupación

El empleador tiene la responsabilidad de realizar evaluaciones médicas al trabajador cada vez que
este cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o
exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su
magnitud, intensidad o frecuencia. En todo caso, dichas evaluaciones deberán responder a lo
establecido en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica, programa de salud ocupacional o sistemas
de gestión.

Su objetivo es garantizar que el trabajador se mantenga en condiciones de salud física, mental y

social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que la nuevas condiciones de
exposición afecten su salud.

Parágrafo. Los antecedentes que se registren en las evaluaciones médicas periódicas, deberán
actualizarse a la fecha de la evaluación correspondiente y se revisarán comparativamente, cada
vez que se realicen este tipo de evaluaciones.

Artículo 6°. Evaluaciones médicas ocupacionales de egreso. Aquellas que se deben realizar al
trabajador cuando se termina la relación laboral.

Su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las
tareas o funciones asignadas.

El empleador deberá informar al trabajador sobre el trámite para la realización de la evaluación

médica ocupacional de egreso.

Parágrafo. Si al realizar la evaluación médica ocupacional de egreso se encuentra una presunta

enfermedad profesional o secuelas de eventos profesionales ¿no diagnosticados¿, ocurridos
durante el tiempo en que la persona trabajó, el empleador elaborará y presentará el
correspondiente reporte a las entidades administradoras, las cuales deberán iniciar la
determinación de origen.

Artículo 7°. Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales.
Para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar la
siguiente información básica:

1. Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud

de los trabajadores, en relación con su exposición.

2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes factores de riesgo.

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3. Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo.

Artículo 8°. Contenido de la evaluación médica. Toda evaluación médica ocupacional debe ser
firmada por el trabajador y por el médico evaluador, con indicación de los números de registro
médico y de la licencia en salud ocupacional, indicando el tipo de evaluación-preocupacional,
periódica, de egreso o específica, realizada.

Tanto en las evaluaciones médicas preocupacionales como en las periódicas programadas, se

deberán anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cuáles son, ante qué
condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son temporales o
permanentes y las recomendaciones que sean pertinentes.

La información mínima que debe quedar registrada en las diferentes evaluaciones médicas
ocupacionales, debe ser la siguiente:

1. Fecha, departamento, ciudad en donde se realiza la evaluación médica.

2. Persona que realiza la evaluación médica.

3. Datos de identificación del empleador. Cuando se trate de empresas de servicios temporales y el

examen se practique a un trabajador en misión, se deben suministrar además, los datos de la
empresa usuaria.

4. Actividad económica del empleador.

5. Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones, salud y riesgos profesionales a

las cuales está afiliada la persona.

6. Datos de identificación y sociodemográficos del trabajador.

7. Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis, haciendo énfasis en la ocurrencia

de accidentes o enfermedades profesionales y su atención, así como en antecedentes
ocupacionales, indicando nombre de la empresa, actividad económica, sección, cargo u oficio,
descripción de tareas o funciones y anexando todo documento, soporte o fundamento aportado por
la persona evaluada, en especial, lo correspondiente al desarrollo de tareas y funciones.
Igualmente, procederá a complementar la información existente en la historia clínica cuando
hubiere sido registrada con anterioridad.

8. Tiempo en años y meses de antigüedad en cada cargo u oficio desempeñado por el evaluado.

9. Listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto, anotando niveles de exposición y
valores límites permisibles a la fecha de la medición, si los hay, en cada oficio realizado, según lo
referido por el trabajador y la información que se suministre como parte de los antecedentes
laborales. Se deberá incluir en el listado, el tiempo en años y meses de exposición a cada agente y
factor de riesgo y las medidas de control implementadas.

10. Datos resultantes del examen físico.

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11. Impresión diagnóstica o diagnóstico confirmado, que puede incluir la presunción de origen
profesional, cuando la hubiere, caso en el cual se deberá fundamentar brevemente.

Artículo 9°. Personal responsable de realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Las
evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por médicos especialistas en medicina
del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional, siguiendo los criterios
definidos en el programa de salud ocupacional, los sistemas de vigilancia epidemiológica o los
sistemas de gestión, así como los parámetros que se determinan en la presente resolución.

Cuando según certificaciones expedidas por las respectivas secretarías de salud de los
departamentos de Amazonas, Arauca, Chocó, Guainía, Guaviare, San Andrés, Putumayo, Vaupés
y Vichada, no exista disponibilidad de médicos con especialización en medicina del trabajo o salud
ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional, las evaluaciones médicas ocupacionales
podrán ser realizadas por médicos que tengan mínimo dos (2) años de experiencia en salud
ocupacional, previa inscripción como tales ante las respectivas secretarías de salud y mientras
subsista dicha situación.

Parágrafo. El médico evaluador deberá entregar al trabajador copia de cada una de las
evaluaciones médicas ocupacionales practicadas, dejando la respectiva constancia de su recibo.

Artículo 10. Valoraciones complementarias a las evaluaciones médicas ocupacionales. Las

valoraciones médicas complementarias forman parte de las evaluaciones médicas ocupacionales y
deberán programarse con anterioridad a su realización; en ellas participarán diferentes
profesionales de la salud, según se requiera.

Los resultados de las valoraciones complementarias deben hacer parte de la historia clínica
ocupacional y serán analizados por el médico en la respectiva evaluación médica ocupacional.

El médico informará al trabajador el resultado de las pruebas o valoraciones complementarias.

Parágrafo. Para realizar las pruebas o valoraciones complementarias se necesita el consentimiento

informado por parte del trabajador.

Artículo 11. Contratación y costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las valoraciones
complementarias. Modificado por el art. 1, Resolución del Min. Protección 1918 de 2009. El costo
de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que
se requieran, estará a cargo del empleador en su totalidad. En ningún caso, pueden ser cobrados
ni solicitados al aspirante o al trabajador.

El empleador las podrá contratar con Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Ocupacional
o con Entidades Promotoras de Salud, las cuales deben contar con médicos especialistas en
medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional.

El empleador también puede contratar la realización de dichas valoraciones directamente con

médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud
ocupacional.

Artículo 12. Trámite resultante de la evaluación médica ocupacional. Si como resultado de

cualquiera de las evaluaciones médicas ocupacionales practicadas a un trabajador, se diagnostica
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enfermedad común o profesional, el médico que la realice tiene la obligación de remitir al

trabajador a los servicios de atención en salud que se requieran.

Así mismo, cuando como consecuencia de la evaluación médica ocupacional realizada, se

presuma la existencia de una enfermedad profesional, el empleador procederá a reportar la
enfermedad, utilizando el formato y siguiendo las instrucciones establecidas en la normatividad
vigente.

Recibido el reporte, las entidades administradoras deben iniciar el trámite de determinación de

origen del evento.

Artículo 13. Evaluaciones médicas específicas según factores de riesgo. El empleador está
obligado a realizar evaluaciones médicas ocupacionales específicas de acuerdo con los factores de
riesgo a que esté expuesto un trabajador y según las condiciones individuales que presente,
utilizando corno mínimo, los parámetros establecidos e índices biológicos de exposición (BEI),
recomendados por la ACGIH.

En los casos de exposición a agentes cancerígenos, se deben tener en cuenta los criterios de
IARC. Cuando se trate de exposición a agentes causantes de neumoconiosis, se deberán atender
los criterios de OIT. Para el seguimiento de los casos de enfermedades causadas por agentes
biológicos, se deben tener en cuenta los criterios de la CDC.

Cuando los factores o agentes de riesgo no cuenten con los criterios o parámetros para su
evaluación, ni con índices biológicos de exposición, conforme a las disposiciones de referencia
fijadas en el presente artículo, el empleador deberá establecer un protocolo de evaluación que
incluya los siguientes elementos:

1. Identificación del agente o factor de riesgo al que estará, se encuentra, o estuvo expuesto el
trabajador, incluido el número de identificación CAS en el caso de agentes químicos, o el asignado
por IARC para sustancias teratógenas o mutagénicas, o el asignado por CDC, según el caso.

2. Organos blanco del factor o agente de riesgo.

3. Criterios de vigilancia.

4. Frecuencia de la evaluación médica, prueba o valoración complementaria.

5. Antecedentes que se deben tomar en cuenta.

6. Contenido de historia clínica y elementos del examen físico requeridos en forma específica.

7. Situaciones especiales que requieran condiciones específicas tales como embarazo,

condiciones de susceptibilidad individual o de inmunosupresión.

8. Otros elementos requeridos para la evaluación y seguimiento del trabajador.

CAPITULO III

Historia clínica ocupacional

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Artículo 14. Historia clínica ocupacional. La historia clínica ocupacional es el conjunto único de
documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente
las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos
ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de
una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y
de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como
resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional.

Parágrafo. La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le
son aplicables las disposiciones que a esta la regulan.

Artículo 15. Contenido mínimo de la historia clínica ocupacional. La historia clínica ocupacional
deberá contener los documentos resultantes de cada una de las evaluaciones médicas realizadas
al trabajador durante su vida laboral y deberá estar disponible cada vez que se vaya a practicar
una evaluación.

También forman parte de la historia clínica ocupacional, las evaluaciones o pruebas

complementarias, así como las recomendaciones pertinentes.

Parágrafo 1°. Los antecedentes registrados en la historia clínica ocupacional deben corresponder a
la vida laboral del trabajador; una vez registrados podrán omitirse en posteriores registros de
evaluaciones, pero tales antecedentes deben ser tenidos en cuenta en cada una de ellas.

Parágrafo 2°. La historia clínica ocupacional deberá mantenerse actualizada y se debe revisar
comparativamente, cada vez que se realice una evaluación médica periódica.

Artículo 16. Reserva de la historia clínica ocupacional. La historia clínica ocupacional y, en general,
los documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas que allí reposen son
estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrán
comunicarse o darse a conocer, salvo los siguientes casos:

1. Por orden de autoridad judicial.

2. Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con fines
estrictamente médicos.

3. Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realización de
cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del trabajador, para seguimiento y
análisis de la historia clínica ocupacional.

4. Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida de la

capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.

Parágrafo. En ningún caso, el empleador podrá tener acceso a la historia clínica ocupacional.

CAPITULO IV

Disposiciones finales
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Artículo 17. Guarda de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas
ocupacionales. Modificado por el art. 2, Resolución del Min. Protección 1918 de 2009. La Entidad
Promotora de Salud a la cual esté afiliado o se vaya afiliar el trabajador, tendrán la guarda y
custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional, las cuales
serán anexadas a su historia clínica general.

Para tal efecto, las entidades o los médicos contratados por el empleador para realizar las
evaluaciones médicas ocupacionales, deberán remitirlas dentro de los dos (2) meses siguientes a
su realización.

Artículo 18. Diagnóstico de salud. Toda persona natural o jurídica que realice evaluaciones médicas
ocupacionales de cualquier tipo, deberá entregar al empleador un diagnóstico general de salud de
la población trabajadora que valore, el cual se utilizará para el cumplimiento de las actividades de
los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo, de conformidad con lo establecido por el
artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989, o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

El diagnóstico de salud debe comprender como mínimo, lo siguiente:

1. Información sociodemográfica de la población trabajadora (sexo, grupos etarios, composición

familiar, estrato socioeconómico).

2. Información de antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de riesgos

ocupacionales.

3. Información de exposición laboral actual, según la manifestación de los trabajadores y los

resultados objetivos analizados durante la evaluación médica. Tal información deberá estar
diferenciada según áreas u oficios.

4. Sintomatología reportada por los trabajadores.

5. Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas complementarias a los exámenes

físicos realizados.

6. Diagnósticos encontrados en la población trabajadora.

7. Análisis y conclusiones de la evaluación.

8. Recomendaciones.

El diagnóstico de salud a que se refiere el presente artículo deberá ser utilizado para implementar
medidas que permitan mejorar la calidad de vida de los trabajadores, en especial, las relativas al
cumplimiento y desarrollo de los programas de promoción de la salud y la prevención de
accidentes o enfermedades profesionales, así como de aquellas comunes que puedan verse
agravadas por el trabajo o por el medio en que este se desarrolla.

Dicho diagnóstico no podrá contener datos personales ni individualizados de cada uno de los
trabajadores.
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Artículo 19. Registro de evaluaciones médicas ocupacionales. En la historia clínica ocupacional se

debe llevar un registro de las evaluaciones médicas realizadas, el cual deberá contener:

1. Identificación del trabajador, tipo y fecha de evaluación.

2. identificación de la entidad o persona que realizó la evaluación.

3. Valoraciones o pruebas complementarias realizadas.

4. Datos del profesional o del prestador de servicios de salud ocupacional a los que sea remitida la
persona y fecha de remisión.

Artículo 20. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga
la Resolución 6398 de 1991.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 11 de julio de 2007.

El Ministro de la Protección Social,

Diego Palacio Betancourt.

(C.F.)

NOTA: Publicada en el Diario Oficial 46691 de julio 16 de 2007.

2/

Documento: Resolución 2346 de 2007 Ministerio de la Protección Social

Temas del Documento: (4)
Tema: HISTORIA CLÍNICA
Sub-Tema: Contenido
Establece normas para el manejo de las historias clínicas ocupacionales, señala el contenido
mínimo que deben contener, así como la reserva sobre la misma. Dispone la entidad que tendrá a
cargo la guarda y custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica
ocupacional, las cuales serán anexadas a su historia clínica general.

Tema: HISTORIA CLÍNICA

Sub-Tema: Historía Clínica Ocupacional
Establece normas para el manejo de las historias clínicas ocupacionales, señala el contenido
mínimo que deben contener, así como la reserva sobre la misma. Dispone la entidad que tendrá a
cargo la guarda y custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica
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ocupacional, las cuales serán anexadas a su historia clínica general.

Tema: HISTORIA CLÍNICA

Sub-Tema: Organización y Manejo
Establece normas para el manejo de las historias clínicas ocupacionales, señala el contenido
mínimo que deben contener, así como la reserva sobre la misma. Dispone la entidad que tendrá a
cargo la guarda y custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica
ocupacional, las cuales serán anexadas a su historia clínica general.

Tema: SALUD OCUPACIONAL

Sub-Tema: Evaluación Médica
Señala las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado
en forma obligatoria, clasificándolas en preocupacional o de preingreso, periódicas (programadas o
por cambios de ocupación) y posocupacional o de egreso. Determina el contenido de la evaluación
médica, el personal responsable, valoraciones complementarias, contratación y costo de las
mismas y evaluaciones médicas según factor de riesgo. Dispone la entidad que tendrá a cargo la
guarda y custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional,
las cuales serán anexadas a su historia clínica general.

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Régimen Legal de Bogotá D.C. © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía

Mayor de Bogotá D.C.
Resolución 1995 de 1999 Ministerio de Salud

Fecha de Expedición: 08/07/1999

Fecha de Entrada en Vigencia: 05/08/1999
Medio de Publicación: Diario Oficial 43655 de agosto 5 de 1999

Ver temas del documento

Contenido del Documento

RESOLUCION 1995 DE 1999

(Julio 8)

Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica

EL MINISTRO DE SALUD

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 1, 3, 4 y los
numerales 1 y 3 del artículo 7 del Decreto 1292 de 1994 y
 13

CONSIDERANDO

Que conforme al artículo 8 de la Ley 10 de 1990, al Ministerio de Salud le corresponde formular las
políticas y dictar todas las normas científico-administrativas, de obligatorio cumplimiento por las
entidades que integran el sistema de salud.

Que la Ley 100 de 1993, en su Artículo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para dictar las
normas científicas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de
todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema
General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccionales, Distritales y Locales de
Salud.

Que el Decreto 2174 de 1996, mediante el cual se organizó el Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en el numeral 4 del Artículo 5,
estableció como uno de los objetivos del mismo, estimular el desarrollo de un sistema de
información sobre la calidad, que facilitara la realización de las labores de auditoria, vigilancia y
control y contribuyera a una mayor información de los usuarios.

Que la Historia Clínica es un documento de vital importancia para la prestación de los servicios de
atención en salud y para el desarrollo científico y cultural del sector.

Que de conformidad con el Artículo 35 de la Ley 23 de 1981, corresponde al Ministerio de Salud

implantar modelos relacionados con el diligenciamiento de la Historia Clínica en el Sistema
Nacional de Salud.

Que se hace necesario expedir las normas correspondientes al diligenciamiento, administración,

conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del
Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación en lo concerniente a los aspectos
archivísticos contemplados en la Ley 80 de 1989.

Ver Resolución del Min. Protección 2346 de 2007

RESUELVE:

CAPÍTULO I

DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.- DEFINICIONES.

a) La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se

registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento
únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos
previstos por la ley.

b) Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes acerca de la
condición somática, psíquica, social, cultural, económica y medioambiental que pueden incidir en la
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salud del usuario.

c) Equipo de Salud. Son los Profesionales, Técnicos y Auxiliares del área de la salud que realizan
la atención clínico asistencial directa del Usuario y los Auditores Médicos de Aseguradoras y
Prestadores responsables de la evaluación de la calidad del servicio brindado.

d) Historia Clínica para efectos archivísticos: Se entiende como el expediente conformado por el
conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio del estado de salud, los actos
médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atención
de un paciente, el cual también tiene el carácter de reservado.

e) Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios activos y de
los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención.

f) Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios que no volvieron
a usar los servicios de atención en salud del prestador, transcurridos 5 años desde la última
atención.

e) Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que por su valor científico,
histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.

ARTÍCULO 2.- AMBITO DE APLICACIÓN.

Las disposiciones de la presente resolución serán de obligatorio cumplimiento para todos los
prestadores de servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la
atención en salud.

ARTÍCULO 3.- CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA.

Las características básicas son:

Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de los aspectos científicos,
técnicos y administrativos relativos a la atención en salud en las fases de fomento, promoción de la
salud, prevención específica, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad,
abordándolo como un todo en sus aspectos biológico, psicológico y social, e interrelacionado con
sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.

Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben consignarse en la

secuencia cronológica en que ocurrió la atención. Desde el punto de vista archivístico la historia
clínica es un expediente que de manera cronológica debe acumular documentos relativos a la
prestación de servicios de salud brindados al usuario.

Racionalidad científica: Para los efectos de la presente resolución, es la aplicación de criterios

científicos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de
modo que evidencie en forma lógica, clara y completa, el procedimiento que se realizó en la
investigación de las condiciones de salud del paciente, diagnóstico y plan de manejo.

Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que se necesita, con

las limitaciones que impone la Ley.
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Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia clínica, simultánea o

inmediatamente después de que ocurre la prestación del servicio.

ARTÍCULO 4.- OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO.

Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario,

tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las
acciones en salud desarrolladas, conforme a las características señaladas en la presente
resolución.

CAPÍTULO II

DILIGENCIAMIENTO

ARTÍCULO 5.- GENERALIDADES.

La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la
fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.

ARTÍCULO 6.- APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA.

Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe realizar el
proceso de apertura de historia clínica.

A partir del primero de enero del año 2000, la identificación de la historia clínica se hará con el
número de la cédula de ciudadanía para los mayores de edad; el número de la tarjeta de identidad
para los menores de edad mayores de siete años, y el número del registro civil para los menores
de siete años. Para los extranjeros con el número de pasaporte o cédula de extranjería. En el caso
en que no exista documento de identidad de los menores de edad, se utilizará el número de la
cédula de ciudadanía de la madre, o el del padre en ausencia de ésta, seguido de un número
consecutivo de acuerdo al número de orden del menor en el grupo familiar.

PARÁGRAFO PRIMERO. Mientras se cumple el plazo en mención, los prestadores de servicios de

salud deben iniciar el proceso de adecuación correspondiente a lo ordenado en el presente
artículo.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Todo prestador de servicios de salud debe utilizar una historia única
institucional, la cual debe estar ubicada en el archivo respectivo de acuerdo a los tiempos de
retención, y organizar un sistema que le permita saber en todo momento, en qué lugar de la
institución se encuentra la historia clínica, y a quien y en qué fecha ha sido entregada.

ARTÍCULO 7.- NUMERACION CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLINICA

Todos los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma consecutiva, por tipos
de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.

ARTÍCULO 8.- COMPONENTES.

 16

Son componentes de la historia clínica, la identificación del usuario, los registros específicos y los
anexos.

ARTÍCULO 9.- IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO.

Los contenidos mínimos de este componente son: datos personales de identificación del usuario,
apellidos y nombres completos, estado civil, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad,
sexo, ocupación, dirección y teléfono del domicilio y lugar de residencia, nombre y teléfono del
acompañante; nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, según el
caso; aseguradora y tipo de vinculación.

ARTÍCULO 10.- REGISTROS ESPECÍFICOS.

Registro específico es el documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo

determinado de atención. El prestador de servicios de salud debe seleccionar para consignar la
información de la atención en salud brindada al usuario, los registros específicos que correspondan
a la naturaleza del servicio que presta.

Los contenidos mínimos de información de la atención prestada al usuario, que debe contener el
registro específico son los mismos contemplados en la Resolución 2546 de julio 2 de 1998 y las
normas que la modifiquen o adicionen y los generalmente aceptados en la practica de las
disciplinas del área de la salud.

PARAGRAFO PRIMERO. Cada institución podrá definir los datos adicionales en la historia clínica,
que resulten necesarios para la adecuada atención del paciente.

PARAGRAFO SEGUNDO. Todo prestador de servicios de salud debe adoptar mediante el acto
respectivo, los registros específicos, de conformidad con los servicios prestados en su Institución,
así como el contenido de los mismos en los que se incluyan además de los contenidos mínimos los
que que resulten necesarios para la adecuada atención del paciente. El prestador de servicios
puede adoptar los formatos y medios de registro que respondan a sus necesidades, sin perjuicio
del cumplimiento de las instrucciones impartidas por las autoridades competentes.

ARTÍCULO 11.- ANEXOS.

Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o
administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención, tales como:
autorizaciones para intervenciones quirúrgicas (consentimiento informado), procedimientos,
autorización para necropsia, declaración de retiro voluntario y demás documentos que las
instituciones prestadoras consideren pertinentes.

PARAGRAFO PRIMERO. Los reportes de exámenes paraclinicos podrán ser entregados al

paciente luego que el resultado sea registrado en la historia clínica, en el registro especifico de
exámenes paraclinicos que el prestador de servicios deberá establecer en forma obligatoria para
tal fin.

PARAGRAFO SEGUNDO. A partir de la fecha de expedición de la presente resolución, en los

casos de imágenes diagnosticas, los reportes de interpretación de las mismas también deberán
 17

registrarse en el registro especifico de exámenes paraclinicos y las imágenes diagnosticas podrán

ser entregadas al paciente, explicándole la importancia de ser conservadas para futuros análisis,
acto del cual deberá dejarse constancia en la historia clínica con la firma del paciente.

PARAGRAFO TERCERO. Los archivos de imágenes diagnosticas que hasta la fecha existen en
las Instituciones Prestadoras de servicios deberán conservarse de acuerdo a los tiempos fijados en
él articulo 15 de la presente resolución. Los prestadores de servicios podrán efectuar la entrega de
las imágenes que reposan en estos archivos, al usuario, dejando constancia de ello en la historia
clínica.

PARAGRAFO CUARTO. En todo caso el prestador de servicios será responsable de estas

imágenes, si no ha dejado constancia en la historia clínica de su entrega. Cuando existiere esta
constancia firmada por el usuario, será este ultimo el responsable de la conservación de las
mismas.

CAPÍTULO III

ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

ARTÍCULO 12.- OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO.

Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo único de historias clínicas en
las etapas de archivo de gestión, central e histórico, el cual será organizado y prestará los servicios
pertinentes guardando los principios generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al
Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación y demás normas
que lo modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO 13.- CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA.

La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó
en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo señalados en la presente
resolución, sin perjuicio de los señalados en otras normas legales vigentes. El prestador podrá
entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite,
para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes.

PARÁGRAFO PRIMERO. Del traslado entre prestadores de servicios de salud de la historia clínica
de un usuario, debe dejarse constancia en las actas de entrega o de devolución, suscritas por los
funcionarios responsables de las entidades encargadas de su custodia.

PARÁGRAFO SEGUNDO. En los eventos en que existan múltiples historias clínicas, el prestador
que requiera información contenida en ellas, podrá solicitar copia al prestador a cargo de las
mismas, previa autorización del usuario o su representante legal.

PARÁGRAFO TERCERO. Modificado por el art. 1, Resolución del Min. Protección 1715 de 2005.
En caso de liquidación de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, la historia clínica se
deberá entregar al usuario o a su representante legal. Ante la imposibilidad de su entrega al
usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa designará a cargo de quien estará la
custodia de la historia clínica, hasta por el término de conservación previsto legalmente. Este
hecho se comunicará por escrito a la Dirección Seccional, Distrital o Local de Salud competente, la
 18

cual deberá guardar archivo de estas comunicaciones a fin de informar al usuario o a la autoridad
competente, bajo la custodia de quien se encuentra la historia clínica.

ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA.

Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la

Ley:

1) El usuario.

2) El Equipo de Salud.

3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.

4) Las demás personas determinadas en la ley.

PARAGRAFO. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y

exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo
caso, mantenerse la reserva legal.

ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN. Modificado por el art. 2,

Resolución del Min. Protección 1715 de 2005.

La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la
fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de
servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.

Un vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.

ARTÍCULO 16.- SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS.

El prestador de servicios de salud, debe archivar la historia clínica en un área restringida, con
acceso limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clínicas en condiciones
que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información.

Las instituciones prestadoras de servicios de salud y en general los prestadores encargados de la

custodia de la historia clínica, deben velar por la conservación de la misma y responder por su
adecuado cuidado.

ARTÍCULO 17.- CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA.

Los archivos de historias clínicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales,

medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parámetros establecidos
por el Archivo General de la Nación en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las
normas que los deroguen, modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO 18.- DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA

HISTORIA CLÍNICA.
 19

Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como
computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente, atendiendo lo
establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación, o las normas
que la modifiquen o adicionen.

Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias Clínicas,
así como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de
seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se
registren y guarden los datos.

En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clínica mediante mecanismos que impidan el
acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la
destrucción de los registros en forma accidental o provocada.

Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificación del personal responsable de
los datos consignados, mediante códigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y
sello de las historias en medios físicos, de forma que se establezca con exactitud quien realizó los
registros, la hora y fecha del registro.

CAPÍTULO IV

COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS

ARTICULO 19.- DEFINICION.

Defínase el comité de historias clínicas como el conjunto de personas que al interior de una
Institución Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las
normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica.

Dicho comité debe establecerse formalmente como cuerpo colegiado o mediante asignación de
funciones a uno de los comités existentes en la Institución.

PARÁGRAFO. El comité debe estar integrado por personal del equipo de salud. De las reuniones,
se levantarán actas con copia a la dirección de la Institución.

ARTÍCULO 20.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS.

a) Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínica y velar
porque estas se cumplan.

b) Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los

registros clínicos del Prestador, incluida la historia clínica.

c) Elevar a la Dirección y al Comité Técnico-Científico, recomendaciones sobre los formatos de los

registros específicos y anexos que debe contener la historia clínica, así como los mecanismos para
mejorar los registros en ella consignados.

d) Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y funcionamiento del
archivo de Historias Clínicas.
 20

ARTICULO 21. - SANCIONES.

Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente resolución,

incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

ARTÍCULO 22.- VIGENCIA.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le
sean contrarias.

VIRGILIO GALVIS RAMÍREZ

Ministro de Salud

NOTA: Publicada en el Diario Oficial 43655 de agosto 5 de 1999.

3/

Régimen Legal de Bogotá D.C. © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía

Mayor de Bogotá D.C.
Resolución 1715 de 2005 Ministerio de la Protección Social

Fecha de Expedición: 13/06/2005

Fecha de Entrada en Vigencia: 15/06/2005
Medio de Publicación: Diario Oficial 45940 de junio 15 de 2005

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Contenido del Documento

RESOLUCION 001715 DE 2005

(junio 13)

Derogada por la Resolución del Min. Protección 058 de 2007

por la cual se modifica la Resolución 1995 del 8 de julio de 1999.

EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 1°, 3°, 4° y los
numerales 1 y 3 del artículo 7° del Decreto 1292 de 1994,
 21

CONSIDERANDO:

Que conforme al artículo 8° de la Ley 10 de 1990, al Ministerio de Salud (hoy Ministerio de la

Protección Social) le corresponde formular las políticas y dictar todas las normas científico-
administrativas, de obligatorio cumplimiento por las entidades que integran el Sistema General de
Seguridad Social en Salud;

Que la Ley 100 de 1993, en su artículo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de la Protección Social
para dictar las normas científicas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio
cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios
de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccionales,
Distritales y Locales de Salud;

Que la Historia Clínica es un documento de vital importancia para la adecuada prestación de los
servicios de atención en salud y para el desarrollo científico;

Que el Legislador mediante la Ley 791 de 2002, redujo los términos de prescripción veintenarios
previstos en las normas comunes y que, como consecuencia, resulta necesario ajustar los términos
de retención y conservación de las historias clínicas establecido en el artículo 15 de la Resolución
1995 de 1999;

Que igualmente, es necesario ajustar el procedimiento previsto en el parágrafo 3° del artículo 13 de

la Resolución 1995 de 1999, aplicable a la destrucción de las historias clínicas por parte de los
Liquidadores de las instituciones pertenecientes al Sistema General de Seguridad Social en Salud,
que están sometidas a proceso de disolución y liquidación por orden de la autoridad competente,
con el fin de trámites administrativos innecesarios y costosos, que en virtud de circunstancias de
hecho y de derecho en la actualidad conservan historias clínicas,

RESUELVE:

Artículo 1°. Modificar el parágrafo tercero del artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999, el cual
quedará así:

"Parágrafo 3°. En caso de liquidación de una entidad perteneciente al Sistema General de

Seguridad Social en Salud, responsable de la custodia y conservación de las historias clínicas, esta
entidad deberá entregar al usuario o a su representante legal la correspondiente historia clínica,
para lo cual publicará como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional con
un intervalo de ocho (8) días, en el cual se indicará el plazo y las condiciones para que los usuarios
retiren sus historias clínicas, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses, contado, a partir
de la publicación del último aviso.

Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la

empresa levantará un acta con los datos de quienes no recogieron dichos documentos, y
procederá a destruir las historias clínicas no reclamadas en las cuales la última atención o
tratamiento se hubiere practicado en un término igual o superior a los diez (10) años anteriores,
contados en la fecha en la que se cumpla el plazo previsto en el inciso anterior.

Para adelantar la destrucción se levantará un acta, que será firmada por el responsable del archivo
 22

de las historias clínicas y el Revisor Fiscal o Contralor del proceso, según el caso, en la cual se
identificarán los documentos que serán destruidos, señalando expresamente que la fecha de la
última atención se ajusta a lo establecido en el inciso anterior, documento que será remitido a la
Dirección Seccional, Distrital o Local de Salud competente y a la Superintendencia Nacional de
Salud, entidades que la conservarán, con el fin de informar al usuario o a la autoridad que lo
solicite, el destino de la historia clínica.

Las historias clínicas no reclamadas, cuya última atención se hubiere practicado en un plazo
inferior a los diez (10) años señalados en el inciso segundo de este parágrafo, serán remitidas a la
última Entidad Promotora de Salud en la cual se encuentre afiliado el usuario".

Artículo 2°. Modificar el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará de la siguiente
manera:

"Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe conservarse por un
periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres
(3) años en e l archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el
archivo central.

Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse".

Artículo 3°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga

expresamente las normas señaladas.

Publíquese y cúmplase

Dada en Bogotá, D. C., a 13 de junio de 2005.

El Ministro de la Protección Social,

Diego Palacio Betancourt.

(C. F.)

NOTA. Publicada en el Diario Oficial 45940 de junio 15 de 2005.

4/

Régimen Legal de Bogotá D.C. © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía

Mayor de Bogotá D.C.
Resolución 1918 de 2009 Ministerio de la Protección Social

Fecha de Expedición: 05/06/2009

 23

Fecha de Entrada en Vigencia: 11/06/2009

Medio de Publicación: Diario Oficial 47.377 de junio 11 de 2009

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Contenido del Documento

RESOLUCION 001918 DE 2009

(junio 5)

por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la Resolución 2346 de 2007 y se dictan otras
disposiciones.

EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en uso de sus atribuciones legales, en especial de las que le confieren el artículo 348 del Código
Sustantivo del Trabajo, el literal a) del artículo 83 de la Ley 9ª de 1979, el numeral 12 del artículo 2°
del Decreto 205 de 2003 y el artículo 56 del Decreto 1295 de 1994,

RESUELVE:

Artículo 1 °. Modificar el artículo 11 de la Resolución 2346 de 2007, el cual quedará así:

"Artículo 11. Contratación y costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las valoraciones
complementarias. El costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o
valoraciones complementarias que se requieran, estará a cargo del empleador en su totalidad. En
ningún caso pueden ser cobradas ni solicitadas al aspirante o al trabajador.

El empleador podrá contratar la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales con

prestadores de servicios de Salud Ocupacional, los cuales deben contar con médicos especialistas
en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional con licencia vigente en Salud Ocupacional.

El empleador también puede contratar la realización de dichas valoraciones directamente con

médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, con licencia vigente en Salud
Ocupacional.

Los médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional que formen parte de los
servicios médicos de la empresa, podrán realizar las evaluaciones médicas ocupacionales de la
población trabajadora a su cargo, siempre y cuando cuenten con licencia vigente en Salud
Ocupacional.

Parágrafo. En todo caso, es responsabilidad del empleador contratar y velar porque las
evaluaciones médicas ocupacionales sean realizadas por médicos especialistas en Medicina del
Trabajo o Salud Ocupacional con licencia vigente en Salud Ocupacional, so pena de incurrir en las
sanciones establecidas en la presente resolución.
 24

Artículo 2°. Modificar el artículo 17 de la Resolución 2346 de 2007, el cual quedará así:

"Artículo 17. Custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias
clínicas ocupacionales. Para la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de
las historias clínicas ocupacionales se aplicarán las siguientes reglas:

1. La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional

estará a cargo del prestador de servicios de Salud Ocupacional que la generó en el curso de la
atención, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales
vigentes para la historia clínica.

Los médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional que formen parte de los
servicios médicos de la empresa, tendrán la guarda y custodia de la historia clínica ocupacional y
son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo establece el artículo 16 de la
Resolución 2346 de 2007 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de las evaluaciones
médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador.

2. Los responsables de la custodia podrán entregar copia de la historia clínica ocupacional foliada
al trabajador, cuando este lo solicite.

3. En caso de muerte del paciente, la copia de la historia clínica ocupacional será entregada
únicamente al cónyuge, compañera (o) permanente, hijos y causahabientes, así como a aquellas
personas autorizadas expresamente por la ley.

4. En el evento que los documentos de la historia clínica ocupacional se encuentren en diversas

instituciones, la entidad o persona competente que requiera información contenida en ellos, podrá
solicitar copia de los mismos a la entidad que los tiene a su cargo, previa autorización del paciente.

5. El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de la copia de la historia clínica
ocupacional entre entidades, mediante acta o registros de entrega y devolución, las cuales deberán
ir firmadas por los funcionarios responsables de su custodia.

Parágrafo. El archivo, seguridad, producción, recepción, distribución, consulta, organización,

recuperación, disposición, conversión a sistemas de información, tiempo de conservación y
disposición final de la historia clínica ocupacional, se regirán por las normas legales vigentes para
la historia clínica y los parámetros definidos por el Ministerio de la Protección Social.

Artículo 3°. Sanciones. El incumplimiento a lo establecido en la Resolución 2346 de 2007 y demás

normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, será sancionado en los términos previstos en los
literales a) y c) del artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994, previa investigación administrativa por
parte de las Direcciones Territoriales del Ministerio de la Protección Social, conforme lo establece el
artículo 115 del Decreto-ley 2150 de 1995.

El incumplimiento de las disposiciones relativas a la prestación de los servicios de salud será

sancionado por la autoridad competente, de conformidad con las normas que regulan el Sistema
General de Seguridad Social en Salud.
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Artículo 4°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica los artículos
11 y 17 de la Resolución 2346 de 2007.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 5 de junio de 2009.

El Ministro de la Protección Social,

Diego Palacio Betancourt.

(C.F.)

NOTA: Publicada en el Diario Oficial 47.377 de junio 11 de 2009.