ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

CASOS EMPRESARIALES

UNIVERSIDAD GALILEO –IDEA-

CEI: METRONORTE
NOMBRE DE LA CARRERA: LICENCIATURA EN TECNOLOGÍA, ADMINISTRACIÓN
Y DESARROLLO EN RRHH.
CURSO: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CASOS
EMPRESARIALES
HORARIO: 11:00 A 12:00
TUTOR: ELDA LISETTE JORDÁN

-CASO DE ESTUDIO –
-ENTREGABLE 1- TAREAS - 1- 2 – 3-

APELLIDOS, NOMBRES DEL ALUMNOS:

CHÁVEZ MONTOYA JESSIKA LISETTE
PICHIOLÁ BAC DIMAS ISAI

CARNETS:
19000809
19001955

FECHA DE ENTREGA: SÁBADO 09 DE MAYO

DEL 2020
SEMANA A LA QUE CORRESPONDE: SEMANA 3
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CASOS EMPRESARIALES

NOMBRE DE LA EMPRESA: TEXTIL ERA H&A

DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA
ADMINISTRATIVO.

PASOS A SEGUIR DESCRIPCIÓN

Recurso Financiero:
1. Desviación y mala utilización de
recursos obtenidos por medio de
SÍNTOMAS DEL las ventas,
PROBLEMA. 2. No llevar un control de informes
financieros.

Aumento de costos dentro de la

empresa, como: pago extemporáneo de
EXPLICAR QUÉ ES EL impuestos, inconvenientes legales y
PROBLEMA. sociales; solicitud de extras por parte
de los trabajadores.

Debido a que no se manejan bien los

recursos financieros, esto presenta un
derroche, aumento de costos dentro de
EXPLICAR POR QUÉ ES UN la empresa, las cuales pueden
PROBLEMA Y DAR UNA RAZÓN DE SU ocasionar pérdidas al periodo trabajado
IMPORTANCIA. o la quiebra.

Llevar un control para que las unidades

expresadas en monedas (estados
financieros) se utilicen exacta y
oportunamente sobre la ejecución
EXPLICAR QUE HA HECHO POR administrativa financiera que tiene la
RESOLVER EL PROBLEMA. organización y evitar consecuencias
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críticas en un futuro.
1. Innovar con sistemas financieros
concisos para la detección de
problemas económicos.
2. Capacitaciones para el personal
del área administrativa
financiera y de contabilidad para
el desarrollo de los productos
CÓMO PODRÍAN y/o servicios de la organización.
ATACARLO. 3. Contar con una cartera
actualizada de proveedores, así
como la contratación del recurso
humano.
Para evitar las perdidas monetarias de
DETERMINAR LA la empresa, problemas legales y la
IMPORTANCIA DEL quiebra de la misma.
PROBLEMA.

Incremento de ganancias y estabilidad

CONSECUENCIAS DE económica, laboral y material.
RESOLVER EL PROBLEMA.

DETERMINAR LAS CONSECUENCIAS Pérdida de clientes, pérdida económica

DE LA NO ACCIÓN. y la quiebra de la compañía.
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1. No mejorar los procesos de lo

movimientos financieros a
tiempo.
2. Denuncias legales de los
trabajadores por la baja de los
DETERMINAR DE ANTEMANO LAS servicios prestados.
DIFICULTADES QUE PUEDEN 3. Cancelación de contratos de
PRESENTARSE Y CÓMO SUGIERE bienes por los clientes.
QUE SE RESUELVAN. 4. Los recursos no cubrirán lo
necesario para la compra de
materia prima.
5. No retorno de los clientes
perdidos.

NOMBRE DE LA EMPRESA: TEXTIL ERA H&A

ANÁLISIS SITUACIONAL Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

SOLUCION DEL ANALISIS FODA

CUADRO DE DIAGNOSTICO

FACTORES POSITIVOS FACTORES NEGATIVOS

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

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Solidez en el mercado. Incremento de las ventas, No contar controles Grandes pérdidas

sobrepasando su nivel internación de auditoria monetarias.
financiero. o inventario.

La empresa se destaca Implementación de Pérdidas financieras por Problemas legales hacia

por la capacidad de nuevos proyectos no tener buena el estado así como con
producción financieros utilización de los sus empleados.
recursos

Amplia cartera de Actualización de cartera No llevar controles o Quiebra de la empresa.

clientes de proveedores informes financieros a
cierto tiempo.

Innovación en la Posibilidad de adquirir No cuenta con la Incremento exponencial

creación de sus materia prima a costos infraestructura adecuada en la competencia de
productos menores que su para el desarrollo de sus creación de textiles
competencia labores nacional e internacional

Amplio conocimiento Creación de novedosos No echan mano de la Mala atención por parte
en el mercado de los productos para sus tecnología para de los empleados hacia
textiles clientes automatizar los los clientes
procesos de la empresa
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MATRIZ FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

FACTORES 1. Solidez en el mercado. 1. No contar con controles internos de

INTERNOS auditoria o inventario.
2. La empresa se destaca por la capacidad
de producción 2. Pérdidas financieras por no tener buena
utilización de los recursos.
3. Amplia cartera de clientes
3. No llevar controles o informes
4. Innovación en la creación de sus financieros a cierto tiempo.
productos.
4. No cuenta con la infraestructura
5. Amplio conocimiento en el mercado de adecuada para el desarrollo de sus labores.
FACTORES los textiles
EXTERNOS 5. No echan mano de la tecnología para
automatizar los procesos de la empresa.

OPORTUIDADES ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)

Maxi-Maxi Mini-Max

1. Incremento de las ventas, 1. Usar el conocimiento en el 1. Valerse de la oportunidad de las

sobrepasando su nivel financiero. mercado de los textiles para la ventas para la reintegración de los
creación de productos nuevos. recursos derrochados.
2. Implementación de nuevos
proyectos financieros. 2. Con la amplia cartera de clientes 2. Implementación de la tecnología
poder llegar a ejecutar e para la creación de nuevos
3. Actualización de cartera de implementar nuevos proyectos productos.
proveedores. para el desarrollo financiero.

4. Posibilidad de adquirir materia

prima a costos menores que su
competencia.

5. Creación de novedosos productos

para sus clientes.

AMENZAS ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

Maxi-Mini Min-Mini

1. Grandes pérdidas monetarias. 1. Por la capacidad de 1. Al contar con los controles e

producción la empresa puede informes financieros se evitarían
2. Problemas legales hacia el evitar pérdidas monetarias. problemas legales.
estado así como con sus
2. Emplear la experiencia 2. Si se no se desaprovechan los
empleados.
obtenida para minimizar el recursos se evitarán problemas a
riesgo de pérdidas largo plazo como la quiebra de la
3. Quiebra de la empresa. monetarias y de clientes ante empresa.
la competencia.
4. Incremento exponencial en la
competencia de creación de
textiles nacional e internacional.

5. Mala atención por parte de los

empleados hacia los clientes
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Direccion
General

Unidad de
Superv isión

Unidad de
Informática

Asesoría
Júridica

Depart amento Depart amento Depart amento de Depart amento Depart amento de
Adm inistrativ o Financiero Planificac ión Y de Rec ursos Ventas
Mna ufa ctura Hum anos

Sección de Sección de
Sección de Sección de Seccion de
Compras Pro ducció n de
Pre sup uesto Org anización y Ven dedore s
Materiales Métodos

Sección de Sección de Sección de Sección de Sección de La

Almacén Contabilid ad Pro ductos en reclutamiento y Factura ció n
Pro ceso selecci ón

Sección de
Sección d e
Sección de Seccion de Capacitación y
Inve nta rio
Tesorería Pro ductos Desarrollo
terminado s Institucional

Sección de Apo yo
Log ístico

estructura organizacional se generó por la repartición de los Departamentos y secciones

que lo pueden complementar para un mejor proceso, así mismo se tomó en cuenta la
relación de cada uno de ellos, para que puedan trabajar en conjunto esto siempre con el
fin de poder realizar sus procesos ordenadamente y así mismo poder ser capaz de contar
con mejor cobertura dentro de las mejores empresas textiles de su país.
NOMBRE DE LA EMPRESA: TEXTIL ERA H&A
ESTRUCTURA DEL PROCESO (DIAGRAMA DE CASO DE USO)

ANÁLISIS DE SOLUCIÓN DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS:

 En cuanto a la desviación y mala utilización de recursos obtenidos por medio de

las ventas se han contado con pérdidas dentro de la empresa ya que no se cuenta
con un manejo especial de informes financieros así como la capacitación
constante de las personas que están involucradas a los procesos de la misma.

Situación actual:

Se determinó que dentro de la empresa los recursos financieros están mal utilizados, y
estaban generando costos innecesarios, dando como resultado perdidas en la empresa, se
observan inconvenientes fiscales y de la misma manera conflictos legales que pueden
llegar a afectar la imagen de la comercializadora de textiles.
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Nuevo Proceso:

Para los nuevos procesos de la empresa se tomaran en cuenta los siguientes

procedimientos para la implementación de un control adecuado, para el manejo de los
recursos financieros como recurso humano.

4. Innovar con sistemas financieros concisos para la detección de problemas

económicos.

Con el aporte de la Unidad de Informática, se evaluaran los programas para la

implementación de los controles financieros, así como los reportes actualizados por el
Departamento Administrativo y Financiero de la empresa, esto con el fin de poder llevar
el control de cada insumo de manera adecuada.

5. Capacitaciones para el personal del área administrativa financiera y de

contabilidad para el desarrollo de los productos y/o servicios de la
organización.

El Departamento de Recursos Humanos con el apoyo de las secciones que lo

complementan, tendrá la disponibilidad de solicitar a cada Departamento y/o sección de
la empresa, las necesidades en cuanto a capacitaciones o información necesaria para
cubrir las necesidades de los puestos que desempeñan cada uno de sus colaboradores.

6. Contar con una cartera actualizada de proveedores

Con el aporte de la Sección de Compras se podrá tener acceso a una cartera más amplia
de proveedores para poder abastecer la empresa, y así mismo contar con materia
prima de buena calidad y de bajo costo.

7. La contratación del recurso humano.

La sección de reclutamiento y selección del Departamento de Recursos Humanos

contara con los expedientes del personal nuevo para calificar un puesto de trabajo
donde se requiera cubrir las plazas vacantes de acuerdo a la experiencia, conocimiento
e interés de la comercializadora.

1. ELABORACIÓN DE DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL PROCESO.

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1.1
I

dentificación de los actores:

a) Encargado Dela Unidad De Informática

b) Auditor Externo
c) Encargado De Compras
d) Sección De Capacitación
e) Sección De Reclutamiento Y Selección

1.2 Identificación de los casos de Usos:

a) Innovación con programas y sistemas nuevos para la aplicación de la

automatización de los procesos de los Departamentos y de las Secciones de la
empresa.

b) Capacitaciones constantes a los empleados de la empresa para la aplicación de

nuevos procedimientos en sus áreas de trabajo.
c) Ampliación de una base de datos con nuevos clientes y proveedores para mejor
adquisición de materia prima.

d) Se tendrán evaluaciones cada cierto tiempo para verificar la aplicación del

rendimiento del personal dentro de la empresa.

e) Se establecerán parámetros bien definidos para la contratación del nuevo

personal, así como las necesidades básicas de cada sección o departamento que lo
requiere.
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1.3 Identificación de las relaciones:

a) La Unidad de informática creara nuevos sistemas de implementación para la

recopilación inmediata y la elaboración de informes para el Departamento
Administrativo Financiero de la empresa, esto con el fin de mejorar sus procesos
y hacer más efectivo el trabajo de cada uno de los colaboradores.

b) Se contrata el apoyo de un Auditor Externo para realizar capacitaciones al

personal de las áreas que lo requieran para la mejora de su procedimiento.

c) Con el apoyo de la unidad de informática, les brindara a la sección de

capacitación una herramienta para que de acuerdo a calendario hábil de recursos
humanos, se pueda remitir por medio de correo electrónico link para la aplicación
de las capacitaciones, esto con el fin de evaluar el desempeño de cada
colaborador.

d) La sección de reclutamiento y selección por medio de una aplicación realizará por

unidad de informática, podrá realizar los procesos automáticos y sistemáticos de
las evoluciones de contrataciones al nuevo personal que quiera aplicar a una plaza
vacante dentro de la empresa.

1.4 Tabla de Identificación de casos de uso:

FORMA DE
USUARIOS ROL INTERACTUAR CON EL
SISTEMA
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Encargado de la Crea programas de Actualización de datos:

Unidad de innovación para uso de los Creación de informes y
Informática Departamentos y Secciones reportes mensuales por parte de
de la comercializadora, así los usuarios de las Áreas
como los controles Administrativo Financiero.
financieros.

Dará capacitaciones al Las capacitaciones se darán de

Auditor externo personal Administrativo y forma bimestral al personal de
Contable con el fin de las áreas que lo requieran para
minimizar el margen de error la mejora de su procedimiento.
en los nuevos procesos de
ejecución.

Tendrá una base de datos El Encargado de la Unidad de

Encargado de donde detalle cada uno de los Informática elaborará un
compras proveedores que se vayan sistema donde compras podrá
agregando a la empresa para llevar su base de datos
lograr un abastecimiento de actualizada constantemente
materia prima de bajo costo y para proporcionar una mejor
buena calidad. calidad en los productos que
solicite la comercializadora.

Se hará una evaluación Se utilizará el sistema

meticulosa para examinar elaborado por informática para
Sección de cada uno de los intereses de medir el rendimiento laboral
Capacitación la empresa, con el fin de que del personal de la
los nuevos colaboradores comercializadora.
realicen sus atribuciones de
la mejor manera.

Contar con un formulario El Encargado de la Unidad de

Sección de donde se detalle los Informática elaborará un
reclutamiento requisitos que se solicitan sistema para examinar los
para aplicar a las plazas aspectos requeridos para las
vacantes que tenga la contrataciones del nuevo
empresa. personal.