Tema 5.- Facturación y gestión de cobros y pagos.

El presupuesto es un documento que te permite traducir tus diferentes objetivos en previsiones expresadas
en importes económicos, actúa como timón de la empresa siendo un instrumento fundamental en la gestión
administrativa de la misma.

-elaborar el presupuesto los pasos que debes seguir son:

•Tener una lista de todos los ingresos mensuales.
•Realizar una lista de los gastos fijos mensuales (hipotecas, seguros, alquileres,…).
•Hacer una lista con los gastos variables de cada mes, en el caso de tener dificultad para su cálculo, tienes
que sumar los gastos durante dos meses.
•Calcular la diferencia entre los gastos fijos y variables y los ingresos, de forma que conozcas la situación
financiera de la empresa y obtener el flujo de caja.
•Definir las prioridades del proyecto.
•Programar las revisiones del presupuesto de forma mensual.

Facturación de servicios y devengo de facturas

El proceso de facturación lo comienzas en el momento que recibes el primer albarán con la firma del cliente, en
ese instante puedes realizar la emisión de la factura. La factura te permite acreditar la compraventa, indicando en
ella el precio y las condiciones.
Debes prestar especial atención al devengo,es decir, atendiendo al momento en que se produce la operación,
porque si eres un vendedor y tienes que realizar una venta a crédito, en la que tu cliente te paga a los tres o seis
meses, entonces te puedes encontrar en la situación de tener que pagar el IVA de la factura sin haber cobrado la
factura y habiendo entregado la mercancía hace un tiempo.

Características y requisitos legales

Requisitos que debe cumplir la factura:
(1) Número de factura
(2) Datos del emisor: nombre o razón social, domicilio y NIF.
(3) Datos del destinatario: nombre o razón social, domicilio y NIF.
(4) Lugar y fecha de emisión.
(5) Cantidad.
(6) Descripción: productos, descuentos, gastos.
(7) Precio por unidad.
(8) Tipo de IVA: 21 %, 10 % o 4 %.
(9) Tipo de Recargo de Equivalencia: 5,2 %, 1,4 % o 0,5 %.
(10) Importe.
(11) Base imponible: cantidad sobre la que se aplica el tipo impositivo.
(12) Importe del impuesto: tipo impositivo x base imponible.
(13) Total factura: base imponible + importe del impuesto

Modelos y tipos de facturas

Las facturas se clasifican con arreglo a diferentes criterios:
Según el valor:
•Pro-forma : es un documento que utiliza el vendedor para documentar una venta. Indica la forma exacta
que tendrá la factura después de servir las mercancías.
•Copias : es un documento idéntico al original, que quedará en manos del emisor.
•Duplicados: es un documento idéntico al original, que quedará en manos del receptor.
Según el contenido:
•Ordinaria : el documento da constancia de cualquier operación económica.
•Rectificada: indica las correcciones en la factura ordinaria por errores en los precios, descuentos,
devoluciones…
•Recapitulativa : son un conjunto de facturas agrupadas y emitidas hacia un mismo destinatario, todas
las facturas se convierten en una única, el período que aglutinan es de un mes y en ellas se debe realizar
una descripción de las operaciones.
Según los medios de transmisión:
-Tradicional: el documento se plasma en papel.
-Electrónica: el documento se redacta por medios electrónicos, telemáticos y firmados digitalmente.
Según los requisitos que contienen:
-Simplificada : se presenta una factura con unos cuantos campos específicos omitidos.
-Completa : Se presenta una factura con todos los campos, incluyendo los campos específicos.

Expedir facturas consiste en extender por escrito un documento donde se refleje la cantidad económica que
percibe por unas mercancías o servicios.
-obligación de expedición de factura son:
•Cuando el destinatario es un empresario.
•Entregas intracomunitarias.
•Entregas de bienes objeto de instalación o montaje.
•Exportaciones de bienes, excepto las realizadas en tiendas libres de impuestos.
•Cuando el destinatario lo exija.
•Cuando el destinatario sea la Administración Pública.
•Cuando el destinatario sea una persona jurídica que no actúe como empresario.
-campos obligatorios de una factura son:
•Número de factura.
•Fecha de expedición.
•Razón social del emisor y receptor.
•NIF del emisor y receptor.
•Domicilio emisor y receptor.
•Descripción de las operaciones (es decir, la base imponible).
•Tipo impositivo (del impuesto).
•Cuota tributaria.
•Fecha de prestación del servicio (si es distinta a la expedición).

Para calcular el importe total de una factura debemos considerar una serie de conceptos como descuentos,
gastos e impuestos:
-Calcular el importe bruto: se multiplica el precio unitario de cada artículo por el nº de unidades vendidas.
Sumando el importe de cada artículo se obtiene el importe bruto total.
-Descuentos: son bonificaciones que se aplican al valor de los productos para aminorar su coste.  Hay 3 tipos:
-Descuento comercial: reducción del valor del bien debido a promociones, ofertas o, simplemente, para abaratarlo.
Se calcula sobre el importe bruto total.
-Descuento por volumen de ventas o rappels : se realizan en función del volumen de compras realizadas, es decir,
si se superan un nº determinado de unidades compradas, se aplican.  Se calculan sobre el importe bruto total.
-Descuento por pronto pago: se realizan cuando el comprador paga de forma inmediata y no aplaza el pago de la
factura. Este descuento se aplica a la cantidad resultante de restar al importe bruto total los descuentos comerciales
y por volumen de ventas si los hubiere.
-Gastos: en ocasiones, la factura puede recoger una serie de gastos que incrementarán el importe de los
productos y, por tanto, de la operación de compraventa : Portes,Envases y embalajes y Seguros
-Base Imponible:Tanto los conceptos que reducen el importe de la factura (descuentos) como los que lo
incrementan (portes, embalajes, envases y seguros) dan lugar a lo que se denomina Base imponible, que será la
cantidad sobre la cual se aplica el IVA

Según la Ley General Tributaria (LGT) los empresarios y los profesionales tienen la obligación de conservar los
siguientes documentos:
•Originales de las facturas recibidas.
•Las copias de las facturas emitidas.
•Los documentos aduaneros acreditativos del pago del IVA en las importaciones.
•Recibos del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca
El plazo de conservación de las facturas se tiene que adaptar a la normativa:
-Normativa fiscal(LGT), establece que el plazo de conservación de las facturas es de cuatro años desde el
último día de plazo para la presentación voluntaria de la declaración fiscal que corresponda.
-Normativa mercantil(segúnArt.30 del Código de Comercio), establece un plazo de seis años a partir del
último asiento realizado en los libros, salvo excepciones. El empresario debe conservar los libros,
documentos y justificantes de forma ordenada por dicho período.
La forma de conservación debe ser ordenada y con el contenido original, de manera que la Administración
Tributaria pueda acceder sin demora a las facturas.

Fiscalidad de las operaciones de la empresa

-Tributo es la cantidad de dinero que debe pagar un ciudadano, en este caso un empresario o empresaria, al
Estado para que haga frente a las cargas y servicios públicos.

Se organiza en tres diferentes formas de tributo:tasas, impuestos y contribuciones especiales.

-Tasas: se considera el servicio que realiza la Administración sobre un ciudadano o empresa que no se
realiza de forma privada, y por el que recibe una cantidad de dinero.
-Tasas por expedición del pasaporte (cuando el empresario tiene que viajar).
-Tasa municipal de recogida de basura (todos los locales pertenecientes a la empresa).

-Contribuciones especiales: de forma extraordinaria la Administración puede generar el cobro por servicios u
obras al ciudadano o empresa.
-Urbanización de polígonos industriales.
-Alcantarillado y mejora de servicios.
-Impuestos: es un tributo o carga que ha de pagarse al Estado para hacer frente a las necesidades
públicas.
-Impuesto de Actividades Económicas.
-Impuesto sobre el Valor Añadido.
 -Impuesto de Sociedades.
-Impuesto sobre Bienes Inmuebles.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y otros

tributos.
-Impuesto de Sociedades: Se trata de un impuesto directo y personal que grava la renta de las sociedades. Se
considera directo porque recae sobre la totalidad de la renta que percibe la persona jurídica y es personal porque
tiene en cuenta las circunstancias particulares de cada contribuyente.
-Impuestos sobre Bienes Inmuebles (IBI): Es un impuesto directo de carácter local que grava la titularidad y
derechos reales que tengamos sobre cualquier bien inmueble.
-Impuesto de Actividades Económicas (IAE): Es un impuesto que grava el mero ejercicio de una actividad
económica. Es un impuesto propiamente empresarial.
-Impuestos sobre Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM): En el caso de disponer de vehículos la empresa, es un
impuesto directo que grava la titularidad de vehículos a motor aptos para circular por la vía pública, de manera
independiente de su clase y naturaleza.
-Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): Es un impuesto indirecto que grava el consumo en general, y recae sobre
el consumidor. Aunque en realidad, este impuesto afecta tanto a las personas físicas como jurídicas que
desarrollan actividades empresariales o profesionales y realizan las entregas de bienes o prestaciones de servicios
sujetos a este impuesto.

-Las fases de la factura electrónica son:

•La factura creada con un procesador de texto, habitualmente, se guarda en un fichero de datos.
•Con el fichero ya terminado se procede a su firma mediante certificado digital o electrónico que tiene
que ser propiedad del emisor (sello digital).
La factura electrónica nos garantiza que el contenido de la factura no ha sido modificado y por otro lado, da
autenticidad a la persona física o jurídica que firma la factura.
Los requerimientos para la emisión y recepción de una factura electrónica son más amplios:
Los requisitos para el emisor de las facturas son:
•Tener el consentimiento del receptor de la factura.
•Hacer uso de una firma electrónica que autentifique y garantice la factura.
•Tener guardada una copia de seguridad de la factura.
•Disponer de los medios o técnicas que faciliten la rápida localización de las facturas.
Los requisitos para el receptor de las facturas son:
•Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
•Guardar las facturas recibidas digitalmente.
•Disponer de un sistema de búsqueda de facturas que permita al receptor obtener cualquier factura
rápidamente.

Ventajas y beneficios de la factura electrónica.

-Ahorro de costes: elimina el papel, los gastos postales, el personal necesario para la gestión.
•Mejora medio-ambiental: reduce el papel, prácticamente lo elimina.
•Reducción de los tiempos de gestión : la gestión se realiza casi en tiempo real, por tanto, facilita la
solución de discrepancias entre el emisor y el receptor.
•Mejora de la eficiencia : al reducir las necesidades de operarios para esta tarea, se pueden redirigir los
recursos para otras necesidades.
 •Administración y contabilidad automatizada : la automatización del proceso permite reducir el
número de operarios.
•Agilidad a la hora de tomar decisiones : se llega a resultados de forma muy rápida, lo que permite
decidir sobre cuestiones de financiación, reduciendo los plazos para la toma de conclusiones.
•Obtención de la información en tiempo real : permite verificar de forma instantánea las facturas.
-El régimen de operaciones intracomunitarias debes cumplir con cuatro obligaciones formales:
Número de operador intracomunitario (NOI): es el número que identifica a los empresarios.
Transporte: el transportista debe guardar la documentación que demuestre que la ruta de las mercancías ha
tenido origen, ruta y destino dentro de la Unión Europea.
Autofactura:en el momento que adquieras mercancías de cualquier país de la Unión Europea debes
anotar siempre en el libro de registro de facturas recibidas .
Realizar una declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias

En el momento que realizas operaciones con países no pertenecientes a la Unión Europea estás ejecutando
operaciones a terceros países que se consideran operaciones extracomunitarias. Las importaciones y
exportaciones son operaciones extracomunitarias de los países miembros de la Unión Europea con terceros
países.
-Importaciones: entradas definitivas o temporales de productos de terceros países que no pertenecen a la Unión
Europea. El IVA de las importaciones debe liquidarse en la aduana.
-Exportaciones: envío de productos a terceros países no miembros de la Unión Europea. Este tipo de operaciones
son exentas, es decir, que no se carga el Impuesto sobre el Valor Añadido en la factura.
-La facturación con divisas es una operación que se realiza en el momento que ejecutas operaciones con
terceros países. Razones por las que fluctúan las divisas son:
-Inflación
-Rumores
-Déficit comercial
-Situación política
-Tipos de interés
-Expectativas económicas

-La obligación de pago en la factura de un contrato de compraventa, presenta diferentes posibilidades, y por lo
tanto diferentes formas o medios de pago:
•Que la obligación se extinga en el acto:
•Abono mediante cheque.
•Abono mediante tarjeta de débito.
•Abono mediante tarjeta de crédito.
•Abono mediante efectivo.
•Abono mediante transferencia bancaria.
•Abono mediante giro postal.
•Abono por ingreso en cuenta corriente.
•Que la obligación se extinga al cumplimiento de un plazo:
•Pagaré.
•Letra de cambio.
-El cheque es un documento que obliga al pago, de una cantidad determinada de fondos que quien
lo expide tiene disponible en un banco.
personas (físicas o jurídicas) que intervienen en el cheque son:
-El beneficiario: persona que recibe el cheque y lo cobra.
•El librador: persona que extiende el cheque.
 •El librado: es la entidad bancaria que tiene la obligación de pagar el cheque.
Formas de indicar el beneficiario:
-Al portador
-Nominativo
Tipos de cheques :
-Cheque conformado: lo realiza el librador y el banco librado presta su conformidad al cheque.
-Cheque bancario: los expiden los bancos a petición de los clientes.
-Cheque cruzado: el librador de un cheque puede trazar dos barras paralelas en el anverso.
-Cheque para abonar en cuenta: el librador prohíbe el pago en efectivo, mediante una mención en el anverso
que indica “para abonar en cuenta”.

-La transferencia bancaria consiste en traspasar fondos de una cuenta corriente a otra de la misma
entidad o a otra entidad bancaria diferente.
-El recibo normalizado es un documento que se utiliza para el pago a través de una entidad económica.
-La letra de cambio es un medio de pago diferido en el tiempo.
Librador.
Es la persona que extiende la letra. Es decir, la persona a la que adeuda los fondos que serán entregados en el
plazo que establece el vencimiento del documento.
Librado.
Persona que debe pagar la letra al tomador.
Tomador.
Persona a cuya orden debe pagarse la letra, suele ser una entidad bancaria o financiera.
Avalista.
Es la persona que garantiza el pago de la letra con un aval que puede limitarse.
Endosante.
Es la persona que puede transferirse la propiedad de laletra.
Endosatario.
Nuevo propietario de la letra, que la adquiere a través del endoso, que consiste en el cambio de la propiedad de la
letra.
-La tarjeta de crédito es un medio de pago muy habitual que seguramente habrás usado en más de una
ocasión. Se la puede considerar como un instrumento material de plástico que dispone de una cinta magnética en
la cara del reverso y un microchip y un número en relieve en la cara del anverso.
-El pagaré es un documento que compromete de forma incondicional a una persona que se denomina
firmante, a pagar a una segunda persona que se denomina beneficiaria, una cantidad determinada de
dinero en un plazo de tiempo determinado.
-Los cobros son las entradas en la tesorería de la empresa y los pagos son las salidas de dinero del
negocio.
-El impago es la deuda que no ha sido pagada al término del plazo estipulado entre el proveedor y el
cliente.
Los procesos de la tramitación de un impago:
-Identificación del deudor del impago
-Envío del justificante de deuda
-Gestión amistosa
 -Requerimiento de pago
-Reclamación judicial
-Sentencia definitiva
-Reclamación amistosa : se suele llevar a cabo mediante una persona o departamento interno de la
empresa que se encargan de los cobros. La reclamación se realiza de forma amistosa facilitando la forma de pago.
En ocasiones, las empresas subcontratan la gestión a una empresa especializada. También se conoce esta
reclamación con el nombre de extrajudicial.
-Reclamación judicial : se tramitan vía judicial, siempre después de haber intentado la vía
amistosa. Las reclamaciones varían judicialmente dependiendo del valor de la deuda, existiendo dos tipos:
•Reclamaciones de importes hasta 30.000€.
•Reclamaciones de importes superiores a 30.000 €.

-La renegociación de las condiciones de pago consiste en pactar unas nuevas condiciones de pago, por
diversos medios, ya sea con un alargamiento de plazos o bien a través de algún tipo de descuento.
-Las bases de datos, que se pueden definir como un conjunto de datos sobre los diferentes clientes que
permiten organizar la información en registros y campos de tal forma que se pueda acceder a la
información de forma sencilla y recuperar datos a través de imágenes, referencias, datos estadísticos,…
En este diseño se debe partir de unos principios:
•La información no se debe introducir duplicada.
•Los datos deben ser correctos y completos.

Las tablas son columnas o campos y filas o registros de datos que se organizan para facilitar su recuperación.
-Una tabla de clientes y sus direcciones.
•Un catálogo de productos a la venta con sus precios.
•Una tabla de tareas y de los plazos de entrega.
•Una tabla con el inventario de stock disponible.

-La consulta en la base de datos es una herramienta útil para introducir, borrar, agregar o modificar información
en la base de datos.
-Los informes te permiten introducir información en los registros de la base de datos.
-El fichero maestro de clientes consiste en un conjunto de registros de una base de datos, cada uno de los cuales
está formado por campos de diferentes longitudes.
El registro maestro de clientes dispone de la siguiente información, lo más habitual:
•Razón social del cliente.
•Número de cliente.
•NIF del cliente.
•Información sobre la moneda en la que se realiza la operación.
•Condiciones de pago del cliente.
•IVA aplicado en la operación.

-Los pasos más habituales a la hora de facturar son:

Se parte de una base de datos donde se codifican los productos e introducen los precios.
•Se registra cada cliente asignándole un código y se añaden todos los datos del mismo.
•Se introducen los datos de los albaranes añadiendo el contenido de los productos a la factura iniciada al
cliente en cuestión.
•Las empresas imprimen las facturas cada mes, o cuando consideran oportuno.
La entrada de albaranes tiene tres principios esenciales:
•Introducción de fecha de albarán.
•Introducción de código de cliente.
•Introducción de código de producto.