Control de Formas

¿Para qué sirven los instrumentos y técnicas de OYM?
Debe tomar en cuenta que es un concepto OYM, este se define como el conjunto de técnicas que
tiene como finalidad investigar y estudiar la estructura en cuanto al funcionamiento de las
organizaciones facilitando el alcance de los objetivos; adicional, se define como el análisis
administrativo que permite realizar investigaciones con el fin de mejorar la estructura y
procedimientos tanto internos como externos.
Es importante definir las siglas OYM, que significa Organización y Métodos; debe considerar que la
Organización es una técnica que ayuda a controlar el mantenimiento administrativo y el
planteamiento de políticas que realizarán un diagnóstico para la solución de problemas, es
importante constituir el desarrollo de procedimientos administrativos y la forma de verificar los
recursos disponibles por medio de principios que permitan la recomendación en cuanto a un
modelo organizacional; derivado que conocemos que es una Organización. Es preciso ahora,
definir que es un Método, que se conoce como un procedimiento, técnica o forma de hacer algo
en especial en cuanto al plan y la forma sistemática, ordenada y lógica.
El alcance de la OY M, es que estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la

administración cumpliendo como una función de asesorar a las personas responsables de la
gestión dentro de la empresa con el fin de mejorar la organización que direccionan; el fin
primordial es asegurar al máximo la eficiencia mediante la adecuada aplicación de métodos
científicos de la organización; en este punto puede tomar como base y punto de partida el tema
del Proceso Básico de Estudios Organizacionales, para implementar los instrumentos y técnicas
que conoceremos en este documento. Entre las funciones principales tenemos:
1. Diseño y rediseño de estructuras orgánicas
2. Racionalización de métodos y procesos de trabajo.
3. Desarrollo, simplificación e implantación de sistemas administrativos.
4. Elaboración de manuales de organización, funciones y procedimientos, mantener actualizados y

controlar la distribución.
5. Realizar el estudio de distribución y redistribución del espacio físico y condiciones ambientales.
6. Realización de los estudios acerca de la determinación y asignación de recursos.
En el orden de ideas anterior, es importante que se considere que esto aporta en cuanto a los
sistemas y costos, ya que apoya a reducir procesos internos y de igual forma a delegar la forma
adecuada de la realización de este. Conozcamos las herramientas que se proponen para
implementar un sistema de OYM.
Control de Formas
Una forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel

o similares mediante medios de reproducción gráfica; estás implican importancia por el
contenido, la cantidad que se utiliza, el costo que representa, construyen el principal instrumento
de los procedimientos y procesos operativos, apoyan la observancia de las políticas institucionales.
La diversidad y cantidad que se utilizan en la actualidad, por lo que el diseño no siempre es

el adecuado; se debe considerar que contribuyen a la agilización de procedimientos y métodos
de trabajo, conocer la clasificación en las unidades, normalizar el uso y diseños elaborados,
contar con un catálogo, ver que sean actualizadas, ver el número adecuado requerido.
Es importante tomar en cuenta la clasificación:
Funcional: formas de una institución en cuanto a funciones.
Unidad administrativa: identifica las formas en el uso de cada unidad.
Las formas son herramientas que nos ayudan a visualizar mejor la información dependiendo
del área que se afecte, tal puede ser una autorización, el proceso de llenado de una hoja de
control de calidad en una empresa, la hoja de llenado para aplicar a un puesto o bien la forma que
se puede utilizar para un estudio.
Es importante considerar que en este tipo de control, es necesario tomar en cuenta:

la clasificación, objetivo de la misma, cambios experimentados y modelo vigente autorizado
Elaboración del Catálogo
de Formas
Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la
información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de
un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.
Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa

generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas
mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.
Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a

clasificarlas. Dicha clasificación puede ser conforme a alguno de los siguientes
criterios:
Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas

aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el
examen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación.
Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso
de cada unidad.
Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda
saber acerca de una forma, para lo cual será necesario que contenga la
siguiente información:
 Clasificación. Será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización

de las formas en el catálogo.
 Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un
procedimiento.
 Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer
comparaciones de modelos y saber objetivamente cuáles fueron los cambios.
 Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea
autorizada por la máxima autoridad.
Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios

para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada.

Control de Formas en Almacén
Las áreas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las
dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni
dupliquen esfuerzos y recursos.
Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en

que intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.
Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacén son:
 Dar pronta atención a las requisiciones.

 Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.
 Establecer máximos y mínimos de existencia en el uso de las formas.
 Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir.
Relación entre Formas y Manuales

Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo,
estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y
almacenamiento de las formas utilizadas.
CONCLUSIONES
 Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.
 Conocer el número exacto requerido.
 Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas
de trabajo.
 Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.
 Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente.
 Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución
y en el cual se visualicen sus características.
 Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.
 Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas
a futuro.
 Economizar a través de la racionalización del uso y diseño.
 Mantener un control de calidad constante en la producción o compra.
Situación actual y Diseño de Formas

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta
graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.

Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se
destacan las siguientes:
 Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias.

 Formas cuyo diseño no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.
 Duplicación de formas para un mismo fin.
 Cantidad excesiva de Formas de poco uso.
 Su tamaño no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.
 El tamaño es demasiado grande o pequeño para los datos que contiene.
Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas

deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de
los procesos en que intervienen.
Diseño de Formas
Utilidad/Importancia
Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:
 La información recabada
 Su objeto
 Fuente de información
 Necesidades que la originan
 Método de llenado
 Número de copias
 Procedimientos en que intervendrá
 Resultados finales que se han de obtener.
Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra

cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la
normalización que a través de ella se obtiene.
Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una

institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución.
Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se

utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos
respectivos.
La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo

desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento
administrativo importante para su funcionamiento.
En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido
principalmente a:
 Su Contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza
 El alto costo que representan
 Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos.
 Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.
Fuentes:
https://www.fondodeculturaeconomica.com/subdirectorios_site/Normateca/FCE-GAF.19.pdf
https://instrumentostecnicasoym.blogspot.com/2019/10/para-que-sirven-los-instrumentos-y.html
https://prezi.com/efkqswltgahc/formas-administrativas/#:~:text=Una%20Forma%20es%20un
%20instrumento,instituci%C3%B3n%2C%20se%20procede%20a%20clasificarlas.
https://www.gideca.net/files/Curso%20GIDE-OYM.pdf

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¿Para qué sirven los instrumentos y técnicas de OYM?

El alcance de la OY M, es que estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la

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2. Racionalización de métodos y procesos de trabajo.

3. Desarrollo, simplificación e implantación de sistemas administrativos.

4. Elaboración de manuales de organización, funciones y procedimientos, mantener actualizados y

5. Realizar el estudio de distribución y redistribución del espacio físico y condiciones ambientales.

6. Realización de los estudios acerca de la determinación y asignación de recursos.

Una forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel

La diversidad y cantidad que se utilizan en la actualidad, por lo que el diseño no siempre es

Es importante tomar en cuenta la clasificación:

Funcional: formas de una institución en cuanto a funciones.

Unidad administrativa: identifica las formas en el uso de cada unidad.

Es importante considerar que en este tipo de control, es necesario tomar en cuenta:

Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa

Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a

Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas

Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda

 Clasificación. Será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización

Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios

En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada.

Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en

Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacén son:

 Dar pronta atención a las requisiciones.

Relación entre Formas y Manuales

Situación actual y Diseño de Formas

graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.

 Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias.

Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una

Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se

La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo

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