studia FIORELLA FOSCARINI

La clasificación
de documentos
basada en funciones:
comparación de la teoría
y la práctica

Los documentos, como “instrumentos y resultados” (o

residuos) de actividades prácticas, se acumulan natural y necesariamente de una
manera específica que está determinada por el modo en que se han llevado a cabo
las actividades que los originaron (Duranti, 2003, 11). Lo que distingue un ar-
chivo (en el sentido de una pluralidad de documentos) como un todo orgánico,
o universitas rerum, esto es, una entidad estructurada de acuerdo con las circuns-
tancias contingentes de su creación (Cencetti, [1937] 1970, 47-55), de una mera
colección o suma de ítems únicos, artificialmente unidos para cumplir cualquier
propósito externo, es exactamente este enlace original, necesario e incremental
–conocido como “vínculo archivístico” (Duranti, 1997)– existente entre todos
los documentos que están hechos el uno para el otro, porque se originaron du-
rante, y por virtud de, la misma actividad o proceso de negocio.
Estos principios de la Archivística tienen algunas consecuencias impor-
tantes para el modo en que los documentos activos se interrelacionan y orde-
nan, o deberían hacerlo, en las oficinas de los creadores de los documentos. Pri-
mero, el proceso de identificar y organizar los documentos que se acumulan en
el curso de una actividad, por ejemplo, por medio de la clasificación, debe venir

Fiorella Foscarini
Facultad de Información de la Universidad de Toronto
E-mail: fiorella.foscarini@utoronto.ca
Traducción de Alejandro Delgado Gómez

TABULA, Número 13, 2010, pp. 41-57

determinado por las circunstancias de creación de los documentos. Segundo,
todo cuadro de clasificación de documentos es necesariamente diferente de cual-
quier otro, aunque se pueden esperar algunas similitudes entre aquellos creado-
res de documentos a los que se les han asignado las mismas funciones. En cual-
quier caso, no se impondrá un cuadro de clasificación artificial o pre-estableci-
do a una acumulación existente de documentos, ni siquiera aunque tal cuadro
pudiera mejorar el acceso a los documentos, porque, al hacerlo, las relaciones de
los documentos inevitablemente se alterarían o se oscurecerían. Esto implica
que la recuperación de los documentos es solo un beneficio colateral de la clasi-
ficación, siendo su propósito primario “colocar los documentos individuales en
las agregaciones a las que pertenecen, basándose en el mandato y las funciones
del creador” (Duranti, 2003, 43).
En otras palabras, la práctica de clasificar documentos procede de la ne-
cesidad de hacer explícito ese “vínculo archivístico” que existe entre todos los
documentos que participan en la misma actividad desde el momento de su crea-
ción, así como los contextos documentales, procedimentales, y de procedencia
que caracterizan y así identifican de manera única cada documento. Mediante el
acto de la clasificación, la red de relaciones inherentes a la naturaleza de cual-
quier documento no solo sale a la luz, sino que también queda establecida y per-
petuada. De este modo, el significado de cada documento en relación con todos
los demás, así como la estructura del total de documentos (esto es, el fondo ar-
chivístico) pueden comprenderse y transmitirse a lo largo del tiempo.
A partir de lo que se ha dicho, se pone de manifiesto el hecho de que la
clasificación de documentos es un medio crítico para la formación de un archi-
vo. En el entorno electrónico de hoy en día, donde ya no puede confiarse en que
la información necesariamente se transmita mediante la “fisicalidad” de los do-
cumentos tradicionales, la clasificación de documentos se ha convertido en una
herramienta incluso más esencial de lo que fue nunca en el pasado. Otro ele-
mento que debería hacerse notar es que un estudio de las funciones, actividades
y transacciones de cualquier creador de documentos parece ser un prerrequisito
para el correcto diseño de sistemas de clasificación de documentos.
Sin embargo, ha existido poca elaboración teórica sobre el asunto de la
clasificación funcional. Además, la práctica de la clasificación demuestra que los
principios que deberían guiar el diseño y la implantación de sistemas de clasifi-
cación de documentos generalmente no son bien comprendidos por aquellos a
quienes se asigna tal tarea, ya sean archiveros o gestores de documentos. Esta afir-
mación se basa en la evidencia proporcionada por la diversidad de resultados de
calidad desigual que métodos de clasificación diversos e incoherentes han produ-
cido tanto en Europa, donde han sido formuladas por primera vez las ideas fun-
damentales de clasificación y archivo de documentos, como en Norteamérica,
donde el debate en torno a las aproximaciones a la clasificación es más reciente.

42 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
 Los hallazgos de una reciente investigación de estudio de caso múltiple re-
alizada por la autora en cuatro bancos centrales de Europa y Norteamérica con-
firman que el rol y las características de la clasificación de documentos a menu-
do son malinterpretados, el significado de función, actividad, proceso de negocio,
etc., no se comprende bien, y, por tanto, los practicantes encuentran difícil de
aplicar la metodología basada en funciones (Foscarini, 2009).

La clasificación de documentos en la literatura archivística

y de gestión de documentos
En la introducción a este artículo se han puesto de manifiesto las bases teóricas
de la clasificación y se ha demostrado que una aproximación funcional está jus-
tificada por la naturaleza misma de los documentos. Sin embargo, solo en las úl-
timas décadas se ha reconocido esta aproximación como la más adecuada para la
gestión de documentos durante la etapa activa. Abordaremos ahora la revisión de
algunos hitos del “discurso del método” que aparecen en la literatura europea y
norteamericana sobre clasificación de documentos examinada por la autora.

Antiguos métodos de clasificación de documentos

En el mundo antiguo y medieval, los documentos, usualmente, o eran espontá-
neamente acumulados a medida que se enviaban o recibían (originando así los
llamados “archivos sedimentarios”), o se seleccionaban deliberadamente, siem-
pre por motivos prácticos y operativos, para conformar series que constaban prin-
cipalmente de títulos legales llamados “archivos del tesoro” (Valenti, 1981, 21).
Ambos sistemas coexistieron en todas las cancillerías europeas de la era moder-
na, donde, sin embargo, para habérselas con el creciente número de actividades
administrativas, tuvo que introducirse, con referencia al tipo anterior de ordena-
ción de documentos, una subdivisión basada en el estado de transmisión de los
documentos. Las categorías eran “documentos enviados”, “documentos recibi-
dos”, “documentos internos” y “miscelánea”. Un sistema tal pronto demostró ser
inadecuado para controlar la masa de documentos producidos por una máquina
burocrática que se estaba volviendo cada vez más compleja y articulada. En toda
Europa comenzaron a aparecer nuevos tipos de agregaciones de documentos,
como, por ejemplo, series basadas en la naturaleza legal de la transacción que ori-
ginó los documentos (p. ej., contratos, deliberaciones) o en la forma de los do-
cumentos (p. ej., cartas circulares, facturas).
Finalmente, en el curso de los siglos XVI y XVII, el estado prusiano, que
fue renombrado por su eficiencia administrativa, desarrolló un método revolu-
cionario para organizar los documentos realizados y recibidos por el gobierno.
Todos los documentos relativos a un mismo asunto, y secundariamente a una

Innovar o morir 43
transacción de negocio, actividad, o procedimiento dados, independientemente
de su estado de transmisión, forma, o valor, se unirían incrementalmente en uni-
dades físicas y lógicas discretas, llamadas dosieres o expedientes, que luego serí-
an a su vez agregados orgánicamente de acuerdo con diversos criterios homogé-
neos (p. ej., nombres de personas u órganos corporativos, unidades geográficas,
asuntos temáticos, fechas). Este sistema –también conocido como Registra-
tursysteme– es el primer ejemplo de un método sistemático para clasificar docu-
mentos siguiendo un Aktenplan (esto es, un sistema de archivo) comprensivo y
basado en asuntos y funciones (Lodolini, 1992, 76-80)1.
A comienzos del siglo XIX, el sistema alemán se había extendido por gran
parte de la Europa continental gracias a las conquistas de Napoleón, cuyo apara-
to administrativo lo adoptó y mejoró combinando las capacidades de clasifica-
ción y registro en una sola herramienta. La identificación y la preorganización sis-
temáticas de toda la correspondencia de entrada y de salida se extendieron pos-
teriormente para cubrir también los documentos internos. Con estos ajustes, la
clasificación se convirtió en el corazón del sistema administrativo napoleónico,
que puso mucho énfasis en la gestión de documentos.
En Italia, por ejemplo, el sistema de doble cara llamado sistema protoco-
llo/titolario (registro de protocolos/sistema de clasificación) todavía se considera
como el componente central de aquellos sistemas de gestión de documentos que
se califican como “fiables”. Por este motivo, su uso es obligatorio para todos los
órganos públicos. Introducir un documento en el sistema significa certificar el
momento exacto en que el documento es publicado o recibido, para identificar-
lo de manera única, y colocarlo, por medio de la clasificación, dentro de su con-
texto procedimental y documental. Dentro del sistema jurídico italiano, el regis-
tro descrito se considera un “acta pública”, esto es, un documento mismo, a ser
conservado indefinidamente en virtud de su valor como “la más alta evidencia”
ante un tribunal (Romiti 1995).
Raffaele De Felice, el archivero italiano que de manera más extensa ha
discutido el asunto de la clasificación de documentos tanto desde una perspecti-
va conceptual como metodológica, describió la “clasificación sistemática por
competencia” como un “método orgánico, lógico y coherente”, basado en la na-
turaleza de las competencias atribuidas por ley a cualquier autoridad pública, por
la que “el propósito y los medios de cada oficina, o de cada conjunto de activi-
dades, se vuelve evidente” (De Felice, 1967, 74).
Aunque De Felice no definió el término “competencia”, y realmente lo uti-
lizó de manera intercambiable con actividad, función y oficina (De Felice, 1988),
se puede decir que un sistema de clasificación estructurado “por competencia” es-
tará “basado en funciones” en la medida en que la estructura organizativa se co-
rresponda con la jerarquía de funciones y actividades atribuida a una entidad dada.
Este tipo de clasificación necesariamente muestra una baja tolerancia hacia el

44 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
cambio administrativo, porque su flexibilidad está restringida por el entorno orga-
nizativo que realmente informa su estructura. De hecho, los cuadros de clasifica-
ción actualmente utilizados por la mayoría de las autoridades públicas italianas,
que fueron desarrollados (ya explícita, ya implícitamente) de acuerdo con una
aproximación basada en la competencia, revelan todos una composición que se
parece íntimamente a la estructura organizativa del creador.

La delgada línea entre función y estructura: la clasificación

en las burocracias modernas
El haber entrelazado las funciones y la estructura organizativa hasta el punto de
que puede que coincidan, tanto en la realidad como en cuanto a la clasificación
de documentos como representación de esa realidad, no es solo un fenómeno ita-
liano. La mayoría de los cuadros de clasificación existentes en las primeras buro-
cracias, así como las descripciones de sus puntales metodológicos, aunque en te-
oría basados en la función, muestran, al mirarlos de cerca, que realmente reflejan
la estructura interna actual de las organizaciones que crean documentos, con sus
jerarquías de departamentos, divisiones, oficinas, etc.
La función, definida en diplomática como “el total de actividades orien-
tadas a un propósito, considerado en abstracto” (Duranti, 1998, 90), es una abs-
tracción y, como tal, necesita una estructura física para materializarse. Cuando
cada función se realiza sin implicar a más de una unidad organizativa o departa-
mento a la vez, los límites de ambos conceptos (esto es, función y estructura)
pueden ser tan difusos que hacer una distinción con el propósito de describir solo
la función, “abstractamente”, será casi imposible. Aunque se puede encontrar
este tipo de configuración organizativa –conocida como “burocracia máquina” o
“burocracia total” (Morgan, 1986, 22-25)– en cualquier lugar y en cualquier épo-
ca, hubo realmente un momento en la historia en que las organizaciones del
mundo occidental solían estar conformadas básicamente de ese modo.
Desde el comienzo de la era industrial, finales del siglo XVIII, hasta al
menos la Segunda Guerra Mundial, las estructuras sociales disfrutaron una rela-
tiva estabilidad. Tanto los órganos públicos como privados se caracterizaban por
organizaciones jerárquicas bastante simples y rígidas, una división racional del
trabajo, y conjuntos fijos de responsabilidades asignadas a cada oficina o área
funcional de acuerdo con reglas y regulaciones escritas (Yates, 1985). Los flujos
de comunicación unívocos, hacia abajo, y los procesos lineales de toma de deci-
siones implicaban un mínimo solapamiento de tareas y no había necesidad de
compartirlas. En tales “estructuras auto-contenidas, mono-jerárquicas, las deci-
siones se tomaban a un nivel y se implantaban en el siguiente” y los documen-
tos relevantes proporcionaban un mecanismo para supervisar el funcionamien-
to de un individuo y establecer precedentes para acciones futuras (Bearman,
1985-86, 16).

Innovar o morir 45
 En los escritos del teórico archivístico británico Sir Hilary Jenkinson, se
puede encontrar evidencia del alineamiento de función y estructura, típico de las
primeras organizaciones burocráticas. Es en este contexto en el que deben leerse
afirmaciones como las siguientes, para que no suenen tan incoherentes como pa-
recen ser:
Las series de archivo siempre deben referirse a alguna Función Administrativa,
porque sin esta ellas mismas nunca vendrían a la existencia (Jenkinson, [1937]
1965, 111).
... una Clase [(esto es, el nivel más alto de un sistema de clasificación) se co-
rresponderá con]... la división de la oficina que la produjo. (Jenkinson, [1943]
1980, 201).

De manera similar, Margaret Cross Norton, Archivera del Estado de Illi-

nois entre 1922 y 1957, añadió como corolario a su más citada afirmación fun-
cional, “es regla en el gobierno que los documentos siguen a las funciones”, que para
facilitar la transferencia de los documentos de una agencia extinta a otra que he-
reda sus funciones, los documentos deberían clasificarse sobre la base de “la or-
ganización administrativa presente” (Mitchell, 1975, 110-11), demostrando así
que, desde su punto de vista, las agencias estaban organizadas en torno a líneas
funcionales.
Tanto Jenkinson como Norton reconocieron la relación con la función
como una característica fundamental de la naturaleza de un documento. No obs-
tante, el tipo de realidad administrativa al que se enfrentaban no era probable-
mente lo suficientemente complejo como para que apreciaran los diferentes efec-
tos de cada aproximación (esto es, basada en funciones frente a basada en la es-
tructura organizativa) sobre la gestión de los documentos.

El análisis funcional en Schellenberg

Más de diez años más tarde, Schellenberg, el Archivero Nacional de los Estados
Unidos (US) desde 1950 a 1961, identificó en la “acción” el primer y más rele-
vante criterio para clasificar documentos, porque “la mayoría de documentos pú-
blicos son resultado de una acción y, naturalmente, caen en grupos que se refie-
ren a la acción” (Schellenberg, 1956, 53). Influido por las ideas del archivero ale-
mán Brenneke, Schellenberg rechazó la aproximación basada en el asunto, que
era el método de clasificación más común utilizado en los US en su momento, y
enfatizó la importancia de empezar a partir de un análisis de las funciones de una
agencia, como claramente declaró en esta frase:
Los documentos, como regla, deberían clasificarse de acuerdo con la función.
Son el resultado de una función; se utilizan en relación con una función; por
tanto deberían clasificarse de acuerdo con la función (Schellenberg, 1956,
62-63).

46 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
 Como alternativa, reconoció la posibilidad de referirse a la estructura de
la organización como criterio para la clasificación, dada la usual correspondencia
entre organización y función, aunque
tal división en clases organizativas es posible y aconsejable solo en gobiernos
cuya organización es estable y cuyas funciones y procesos administrativos están
bien definidos (Schellenberg, 1956, 56).

En cualquier caso, Schellenberg es el primer autor que elaboró un conjun-

to de principios para clasificar documentos y que iluminó la importancia del aná-
lisis funcional, una aproximación que no era familiar a sus contemporáneos. Sus
reglas de desarrollo de la clasificación y, en particular, la jerarquía de funciones,
actividades y transacciones que identificó como la estructura básica de su modelo
de clasificación funcional se convirtió en un punto de referencia para la comuni-
dad archivística, y no solo en los US. Todavía hoy, sus conceptos y definiciones se
usan como un marco útil para el análisis de las organizaciones contemporáneas2.
Schellenberg también tiene el mérito de haber aclarado que clasificar y ar-
chivar son dos actividades distintas. Mientras que para la primera es recomenda-
ble una aproximación funcional, el modo en que los documentos deberían agru-
parse en expedientes depende de la naturaleza de la transacción. “Todas las tran-
sacciones –explica– se refieren a personas, o a órganos corporativos, o a lugares,
o a asuntos” (Schellenberg, 1956, 54). Esta es una percepción que tiende a ser ol-
vidada por los practicantes de hoy en día, que desean desarrollar los llamados
“cuadros de clasificación de negocio” y creen que todo (tanto clases como expe-
dientes) debería ser funcional.
En cuanto al propósito de la clasificación, Schellenberg no hace referen-
cia ni a la naturaleza de los documentos ni a ninguna otra consideración teórica
(como la necesidad de establecer y perpetuar el contexto original de creación de
los documentos), sino que, de manera práctica, escribe que “los documentos de-
ben ser guardados de manera ordenada y accesible para ser rápidamente recupe-
rados cuando se necesitan” (Schellenberg, 1956, 47).

La aproximación canadiense a la clasificación

Hasta los años ochenta del siglo veinte, en Canadá como en los Estados Unidos,
los sistemas basados en el asunto eran la regla. Los primeros intentos de una apro-
ximación funcional a la clasificación pueden encontrarse en los sistemas desarro-
llados por las provincias de British Columbia y Nova Scotia, llamados Administra-
tive Records Classification System (ARCS), Operational Records Classification System
(ORCS), Standard for Administrative Records (STAR) y Standard for Operational Re-
cords (STOR) respectivamente. Gracias a la división física entre los documentos
resultantes de las actividades administrativas comunes, que se incluyen en un sis-
tema compartido por todas las agencias del gobierno, y los documentos resultantes

Innovar o morir 47
de funciones operativas distintivas de cada agencia, el sistema general es muy fle-
xible y permite la interoperabilidad.
La principal ventaja de estos sistemas se deriva del hecho de que, aso-
ciando cada nivel inferior del cuadro de clasificación con un período de reten-
ción, la clasificación queda completamente integrada con un plan de conserva-
ción. Los plazos de conservación facilitan la gestión del ciclo de vida de los do-
cumentos, guiándolos a lo largo de una cadena establecida de responsabilidades,
y funcionando como un “filtro” que tiene en cuenta los valores operativos, lega-
les y de potencial largo plazo atribuidos a los documentos.
Sin embargo, desde un punto de vista metodológico, el permitir que los
plazos de conservación o la gestión del ciclo de vida de los documentos –que no
son objetivo primario de la clasificación– influyan en el diseño de la clasificación
puede dar como resultado un cuadro que sacrifique necesidades actuales a poten-
ciales necesidades futuras e imponga un orden “artificial” sobre los documentos.
Un análisis en profundidad de los cuadros de clasificación canadienses aquí dis-
cutidos revela en efecto que la aproximación funcional declarada está, en algu-
nos casos, subordinada a los requisitos de los plazos de conservación.3 En general,
estos sistemas son ciertamente efectivos gracias al número de funcionalidades que
proporcionan dentro de una herramienta integrada. Sin embargo, ninguno de
ellos constituye realmente un buen ejemplo del resultado del análisis funcional
en el sentido adecuado (Sabourin, 2001, 140-45).
A finales de los años noventa del siglo XX, el Archivo Nacional de Cana-
dá (hoy en día Library and Archives of Canada), lanzó un proyecto para la revi-
sión de su sistema de clasificación de documentos, con el fin de alinearlo con las
nuevas políticas adoptadas por las autoridades, que se basaban en una metodolo-
gía de valoración funcional conocida como macrovaloración4. El resultado de este
proyecto fue el Business Activity Structure Classification System (BASCS), un siste-
ma basado simplemente en las funciones que descansa sobre la aceptación de que
la secuencia de pasos procedimentales tal y como se describen y a menudo se de-
terminan en la legislación u otros instrumentos reguladores, potencialmente con-
forma la estructura de cualquier clase atribuida de actividad. Con la expresión Es-
tructura de Actividad incluida en el acrónimo BASCS, sus desarrolladores se refe-
rían exactamente a la descomposición de funciones y actividades de acuerdo con
un orden tanto jerárquico como secuencial, descendiendo hasta las unidades ele-
mentales que corresponden a los pasos, o transacciones, que generan los expe-
dientes reales. De acuerdo con esta aproximación, esto último reflejaría así el de-
sarrollo natural, prescrito o lógico, de cada actividad ejecutada por una agencia.

Limitaciones de los sistemas de clasificación completamente funcionales

No hay duda de que la metodología descrita más arriba es en efecto muy lógica y
completamente funcional. Sin embargo, si se aplica sistemática y exclusivamente,

48 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
tal aproximación puede dar como resultado algún tipo de sistema abstracto y auto-
referencial, una clasificación que reflejaría las funciones de la organización, pero
que sería totalmente incapaz de capturar los modos de llevar a cabo el trabajo en
una oficina real. Esto muestra solo una de las limitaciones de una interpretación
estricta de la aproximación funcional a la clasificación.
Una segunda deficiencia se refiere al hecho de que no toda actividad úni-
ca se comporta como un proceso estructurado y repetitivo. Existen áreas del de-
sempeño humano, la investigación académica, la enseñanza, o la ejecución artís-
tica, que por el contrario, tienen la característica de ser creativas e impredecibles,
así que las actividades relevantes no siguen ninguna secuencia preestablecida, li-
neal o cíclica, de pasos. Esto implicaría que una aproximación puramente fun-
cional a la clasificación está destinada al fracaso debido a su propio carácter abs-
tracto y a su “perfección”.
Una última consideración, relacionada con el documento, inspirada por
el modelo canadiense es que, en un entorno del mundo real, no todo paso que
conforma un proceso está constreñido a generar un fichero de transacción dis-
tinto. Puede que algunas oficinas encuentren más conveniente para los fines de
sus negocios, por ejemplo, mantener todos los documentos generados por todo un
proceso, o incluso toda una función, juntos en un solo fichero. En tal caso, el ni-
vel superior de actividad, no el nivel de transacción, debería ser etiquetado como
el punto de entrada para la creación del fichero. Si el principal conductor del di-
seño de la clasificación es un flujo de tareas, más que el flujo de documentos o las
necesidades del usuario, los niveles inferiores del cuadro tienden a devenir de-
masiado detallados y, como tales, pueden causar excesiva fragmentación de fi-
cheros. Como consecuencia, puede que los usuarios encuentren complicada de
aplicar la clasificación, y puede que los gestores de documentos tengan dificulta-
des para mantenerla actualizada5.

La clasificación de documentos en la práctica

Los cuatro bancos centrales que participaron en los estudios de caso realizados
por la autora6 fueron cuidadosamente seleccionados sobre la base de los siguien-
tes criterios primarios:
• Las organizaciones tenían que estar utilizando, o en proceso de desarro-
llar, sistemas de clasificación de documentos de los que se considerara
que se basaban en funciones.
• Cada organización tenía que pertenecer a ser posible a un diferente “tipo
de burocracia” de acuerdo con la categorización de Geert Hofstede.7

Innovar o morir 49
Líneas de investigación
Para permitir un análisis comparativo de los datos cualitativos recogidos en el
curso de los estudios de múltiples casos realizados en las cuatro organizaciones se-
leccionadas, la autora confió en unas pocas líneas de investigación, que fueron
parcialmente establecidas sobre la base de su revisión de la literatura y parcial-
mente emergieron durante el trabajo de campo realizado in situ.
• La primera de tales líneas de investigación implicaba conseguir una
comprensión del rol de la gestión de documentos (incluidos la gestión
de documentos y los archivos, tanto basados en papel como electróni-
cos) dentro de cada organización examinada. Esto incluía analizar las
percepciones del valor asignado por la organización a sus documentos y
a las personas que cuidan de ellos.
• Una segunda línea principal de investigación se refería a la investiga-
ción del número, tipología y calidad de cualquier proceso y control exis-
tente de gestión de documentos (p. ej., cuadros de clasificación de do-
cumentos corporativos y estructuras individuales de directorios, calen-
darios de retención, índices, planes de recuperación de desastres, siste-
mas de gestión de correo electrónico, y diversas funcionalidades de sis-
temas de gestión de documentos electrónicos [SGDE]).
• Tercero, este estudio se enfocaba sobre la implicación de los usuarios en
las fases de desarrollo e implantación del sistema de clasificación, y uso
de un SGDE, incluido un análisis de la formación recibida por esos usua-
rios. Era convicción de esta investigadora que estas fases son cruciales
para comprender el modo en que las personas adoptan un sistema o tec-
nología dados, y por qué ocurren usos y adaptaciones específicos de tales
“artefactos” en circunstancias dadas8.
• Finalmente, el último, y más central, de los aspectos analizados fue la cla-
sificación y la función, con el fin de proporcionar algunas percepciones
sobre el propósito de la clasificación de documentos y la comprensión de
la aproximación funcional a la clasificación en los entornos estudiados.

No se informará de los hallazgos generales relativos a diferencias y simili-

tudes en los contextos de gestión de documentos de los casos estudiados, porque
quedan fuera del alcance de este ensayo. La siguiente sección se enfocará sobre
los resultados específicos de la cuarta línea de investigación.

El propósito de la clasificación de documentos

Uno de los aspectos examinados se refería a las percepciones que los desarrolla-
dores y usuarios de la clasificación tenían del propósito de la clasificación de do-
cumentos. La mayoría de los sujetos entrevistados consideraban la clasificación

50 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
como una mera herramienta de recuperación de la información. Todos ellos es-
taban de acuerdo en que un sistema basado en funciones, al ser bastante com-
plejo y no intuitivo, no es satisfactorio desde el punto de vista del “archivar-y-
encontrar”.
En una organización, que se caracterizaba por un programa bien estable-
cido para la gestión de documentos en papel, los gestores de documentos com-
partían el punto de vista de que la clasificación era una poderosa herramienta
mediante la que podría lograrse una gestión integral del ciclo de vida de los do-
cumentos. Sin embargo, la experiencia también les enseñó que, para satisfacer las
necesidades de los usuarios, tenía que soportar una estructura menos compleja en
el SGED, entendiendo que las dos estructuras podrían unirse algún día.
En solo un caso, gracias a unas circunstancias ambientales que favorecían
una ejecución de negocios bastante estructurada, la clasificación se diseñó para
que fuera el marco funcional donde los usuarios directamente almacenarían y or-
ganizarían sus documentos, para obtener una gestión integrada de los procesos
documentales y los procesos de negocio, y finalmente para formar el archivo de
la organización.
Independientemente de “cuán funcionales” fueran realmente los cuadros
de clasificación analizados, solo unos pocos eran potencialmente capaces de sa-
tisfacer el propósito primario que la teoría archivística asigna a la clasificación
(esto es, establecer y fijar la red original de relaciones que cada documento man-
tiene con cualquier otro documento relacionado y con la actividad que los gene-
ró). En la mayoría de los casos, la acumulación de documentos, o era completa-
mente azarosa, o tenía alguna lógica “estructural”, que se correspondía o con el
siempre cambiante entorno organizativo, o con la configuración incidental de los
derechos de acceso de los usuarios a la documentación, que a su vez estaba ali-
neada con la estructura organizativa y/o la categorización de seguridad de tipos
dados de documentos.

La clasificación en un entorno electrónico

La creación de una estructura de directorios amigable para el usuario, separada
del cuadro de clasificación funcional oficial (o serie de metadatos) parecía carac-
terizar la mayoría de soluciones adoptadas por las organizaciones estudiadas cuan-
do se trasladaban a un entorno electrónico. En la mayoría de los casos, la falta de
un concepto unificado de ambos marcos privaba a los metadatos funcionales de
todo significado.
Adicionalmente, esta investigación mostraba que, no importa cuánto se
simplificara la estructura disponible para los usuarios y se adaptara para hacerla
adecuada a sus necesidades, siempre les parecía demasiado compleja y que con-
sumía demasiado tiempo. Especialmente, la función de cualquier tipo de meta-
datos no estaba clara para los usuarios de todas las organizaciones investigadas.

Innovar o morir 51
 Otra consecuencia de integrar la clasificación en los sistemas electrónicos,
ha sido que la distinción entre “clases” y “ficheros” se ha vuelto poco precisa e in-
cluso más confusa de lo que nunca fue en el mundo en papel. En este último, la
materialidad de los ficheros siempre podía decir dónde estaba el límite. Una “car-
peta” electrónica, per se, podría jugar tanto el rol de un elemento preestablecido,
estructural del árbol de clasificación, como el de un “contenedor” ad hoc para los
documentos realmente generados por las funciones y actividades representadas
de manera abstracta en la clasificación. Solo mediante reglas específicas que se
incluirían dentro de las propiedades estructurales de una tecnología dada, el acto
de clasificar y el acto de archivar todavía podrían distinguirse con claridad. En-
tre todos los casos examinados, solo uno había diseñado un sistema donde la car-
peta de clase fija y las carpetas de fichero variables estaban “física” y conceptual-
mente separadas.

Dificultades para una aproximación funcional

En todos los casos, los profesionales de los documentos parecían acordar de ma-
nera unánime que una aproximación funcional es difícil de comprender y aplicar
para los usuarios. Por este motivo, o se ha convertido una estructura de carpetas
basadas en la organización en el cuadro primario para que los usuarios ordenen
sus documentos, o, si existía como tal un sistema de clasificación basado en fun-
ciones, solo los niveles superiores (primero y segundo) eran funcionales, mientras
que los inferiores se decidían junto con los usuarios, por lo que, en teoría, podía
encontrarse cualquier cosa ahí. En cualquier caso, la terminología del sistema se
identificó como un factor esencial para ganar la aceptación del usuario. Esto im-
plicaba que, tanto en la fase de diseño como en la de implantación, las organiza-
ciones adquirían el compromiso de adaptar su lenguaje al de los usuarios.
Sin embargo, esta investigadora tenía la sensación de que, a lo largo de su
trabajo de campo en las organizaciones participantes, estaba acompañada por al-
gún tipo de actitud escéptica por parte de los profesionales de los documentos en
relación con la aproximación funcional a la clasificación. En algunos casos, lo
que se cuestionaba era la eficacia real de tal método; mientras que en otros se du-
daba que fuera deseable, y en otros viables. Todos los sujetos eran de la opinión
de que las metodologías y técnicas ofrecidas por la literatura acerca de cómo lle-
var a cabo un análisis de negocio a efectos de clasificación de documentos eran
poco claras, o, al menos, no muy útiles cuando se tenía que construir un sistema
que tuviera que funcionar en la práctica.
En todos los casos se enfatizó que una aproximación pragmática era la mejor
manera de proceder. Esto significaba que la clasificación se desarrollaba en realidad
sin comprometerse en ningún cuidadoso análisis de funciones, actividades y tran-
sacciones de negocio. Solo en un caso, el diseño del sistema implicaba un análisis en
profundidad de los procesos de negocio llevados a cabo por los departamentos del

52 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
banco. Este caso ejemplar tenía en cualquier caso que enfrentarse a las limitaciones
que aparentemente todos los casos estaban experimentando al desarrollar sus dise-
ños funcionales, fuera cual fuera la estrategia que siguieran.
En primer lugar, eliminar cualquier residuo de la estructura organizativa
de un cuadro de clasificación parecía ser imposible. No solo los usuarios medios,
sino también los gestores de documentos estaban inevitablemente sujetos a la in-
fluencia de las estructuras en las que vivían, de modo que les era natural adecuar
los elementos funcionales y organizativos, incluso si tal ajuste iba contra cual-
quier lógica funcional. Por supuesto, cuanto más estructurada está una organiza-
ción siguiendo un modelo funcional, más fácil es mantener una aproximación co-
herente en todo el cuadro. Sin embargo, como probaron los hallazgos de este es-
tudio, algunas cuestiones “políticas” también podían influir en las decisiones del
desarrollador de la clasificación.
Todos los casos examinados parecían haber encontrado obstáculos simila-
res a las aproximaciones “puristas” en la fase de implantación de sus respectivos
sistemas. Independientemente de su conducta abierta y transparente, los depar-
tamentos en todas partes reclamaban que necesitaban algún tipo de espacio “pri-
vado” en la clasificación donde pudieran almacenar, de manera invisible para
otros departamentos, documentación de mero valor interno. Los gestores de do-
cumentos entrevistados encontraron aceptable esta excepción porque pertenecía
simplemente a documentos que se consideraban efímeros por naturaleza (p. ej.,
copias de documentos ya archivados en áreas funcionales del cuadro; documen-
tos que tenían contenido irrelevante, como planes de vacaciones, etc.).
Además de eso, todo lo que tenía que ver con actividades de funciones
transversales (p. ej., un proyecto que implica a más áreas de negocio), estructu-
ras (p. ej., comités y grupos de trabajo conformados por personas con formación
y afiliaciones heterogéneas), o modi operandi (p. ej., procesos basados en la toma
de decisiones de una reunión), generaría documentos y expedientes que, debido
a su naturaleza cooperativa y de múltiples fuentes, no podrían ser capturados fá-
cilmente por ninguna estructura funcional ni organizativa. Realizar duplicados de
esos “objetos fronterizos” en varias áreas del cuadro de clasificación (o estructura
de directorios) parecía ser la única solución posible para todos los sujetos de este
estudio de caso. De hecho, esa actitud fue revelando la ausencia generalizada de
una “verdadera aproximación funcional”, donde “verdadero” no solo se refiere al
cuadro que incluye solo términos funcionales, porque esto último siempre podría
estar sujeto a interpretaciones “estructurales”. “Verdaderamente” funcional sig-
nifica que los departamentos o unidades no se perciben como “propietarios” de
ninguna parte del cuadro, y por tanto todas las clases, así como todos los fiche-
ros, son potencialmente accesibles y activamente utilizables por cualquiera en la
organización (excepto aquellas clases o aquellos ficheros que requieren restric-
ciones de acceso por motivos específicos).

Innovar o morir 53
 Lo que una aproximación funcional en sentido propio no puede tolerar es
una conducta no compartida, y todos los casos analizados mostraban similares li-
mitaciones con respecto a la voluntad de los individuos de compartir “su” infor-
mación. No era cuestión de capacidades técnicas, dado que en los SGED utiliza-
dos por esas organizaciones se incluían poderosas herramientas de colaboración.
La naturaleza confidencial, si no secreta, de gran parte de los asuntos tratados por
los bancos centrales podría haber contribuido a tales entornos cerrados.

Conclusión
La revisión de la literatura sobre gestión de documentos y archivística resaltó el
hecho de que, aunque se promueve una aproximación funcional a la clasificación
de documentos, ni el concepto de función ni el modo de analizar lo que una or-
ganización hace se explican minuciosamente en la teoría. Lo mismo puede de-
cirse con respecto a la naturaleza y propósito de la clasificación. El diseño, la im-
plantación y el mantenimiento de un cuadro de clasificación basado en funcio-
nes parece ser por tanto más un arte que una metodología establecida. Esta falta
de una guía clara confunde obviamente a los usuarios y les hace adoptar varias
aproximaciones “prácticas”.
Los resultados del estudio empírico realizado por la autora parecen confir-
mar que, para satisfacer el propósito que la teoría archivística asigna a la clasifi-
cación, esta última debe tener una estructura basada en funciones. Sin embargo,
satisfacer este requisito no es suficiente, por el hecho de que, para ser eficaz al es-
tablecer y perpetuar el “vínculo archivístico” entre los documentos, la estructura
funcional tiene que ser concebida como el principio de organización primario
que determina, de una vez para siempre, el modo en que los documentos se acu-
mulan en el sistema.
Con las posibilidades ofrecidas por los sistemas electrónicos, surge un cier-
to número de riesgos. Uno es que, cuando la estructura de carpetas utilizadas para
archivar los documentos sigue un principio basado en la organización o simple-
mente se deja a los usuarios que la definan y redefinan de acuerdo con sus nece-
sidades individuales, podría devenir imposible comprender el significado de los fi-
cheros así ordenados una vez que su uso actual ha terminado, o reconocer una es-
tructura coherente en el archivo que está siendo formado de modo tan casual y
altamente personalizado. Otro riesgo se refiere a la pérdida de la noción de clasi-
ficación como separada del archivado.
Una de las principales conclusiones alcanzadas por el estudio del que aquí
se informa es que una aproximación funcional –esto es, una aproximación que
presupone ir más allá de los límites artificiales de cualquier estructura organizati-
va existente y que promueve por sí misma el compartir y la comunicación– no

54 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
puede aplicarse con éxito si la organización no está lista para ello. Todos los ges-
tores de documentos que participaron en esta investigación se habían adherido
al mensaje de transparencia, apertura y colaboración que subyacía a sus políticas,
y lo habían anidado en la última generación de herramientas de gestión de in-
formación y documentos. Sin embargo, no tenían poder contra la fuerte resis-
tencia de los departamentos “impermeables”. Hubiera sido necesario un proceso
de gestión del cambio, comprensivo y riguroso, capaz de afectar a las estructuras
profundas de las culturas organizativas existentes para garantizar un buen ajuste
de la clasificación funcional con su entorno.

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56 Fiorella Foscarini > La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica
Notas
1
Un fallo importante del sistema alemán era el que la clasificación se aplicaba a posteriori, esto es, cuando
la actividad a que los documentos hacían referencia había concluido y el expediente relevante se había
transferido a un registro central, en lugar de ser concurrente con la creación de los documentos y el desa-
rrollo de la actividad que los generó. Como consecuencia, el “orden original” de los documentos se creaba
de algún modo artificialmente a efectos de control administrativo (Duranti, 1997, 55-58).
2
Véase, por ejemplo, (Shepherd y Yeo, 2003).
3
Clases como “Políticas” o “Contratos”, por ejemplo, que no se relacionan con ninguna función específi-
ca, parecen significar que se crean series tipológicamente homogéneas a efectos de conservación.
4
Para más información sobre el modelo de la macrovaloración, véase (Cook, 1992, 38-70).
5
Estas y otras observaciones basadas en su análisis de la literatura (que implicó lecturas de una muestra
más amplia que la aquí analizada) apoyaron la formulación de las cuestiones e hipótesis a investigar que
guiaron la investigación de tesis de la autora.
6
En el momento de su investigación de tesis, la autora era archivera senior en el European Central Bank
en Frankfurt am Main. Esta afiliación le ayudó a ser aceptada como investigadora en los cuatro bancos cen-
trales elegidos. La identidad de los mismos no será revelada para proteger la confidencialidad y el anoni-
mato de los datos recogidos.
7
El sociólogo Geert Hofstede identificó cinco “dimensiones” principales que determinarían la “naturale-
za” de cualquier grupo humano. Basándose en dos de estas dimensiones (esto es, distancia del poder y evi-
tación de la incertidumbre), categorizó las organizaciones en cuatro tipos básicos de los que es muy proba-
ble que estén asociados con diferentes países. Estos tipos son: 1) Burocracia personal, o modelo familiar (tí-
pica de China, Singapur y otros países asiáticos); 2) Burocracia total, o modelo piramidal (común en los
países latino-mediterráneos); 3) Burocracia de flujo de tareas, o modelo de la máquina bien engrasada (en-
contrada principalmente en países germano-parlantes y en Finlandia); y 4) Implícitamente estructurada, o
modelo de mercado (típica de los países anglo-sajones, Escandinavia y Holanda) (Hofstede, 2001, 375-77).
Este segundo criterio hizo posible que la investigadora comparara diferentes culturas organizativas y estilos
de trabajo, incluidas prácticas relevantes de gestión de documentos, para iluminar las características de la
relación función-documento en cada entorno diferente. Este ensayo, sin embargo, no elaborará más este
aspecto, puesto que su propósito es el de discutir el punto de vista de los practicantes de la clasificación y
la función revelado por las prácticas de gestión de documentos de los sujetos examinados, independiente-
mente de cualquier cultura organizativa específica subyacente.
8
Este tipo de análisis ha sido inspirado por la lectura de la teoría de la estructuración de Giddens (Giddens,
1984) y su extensión conocida como teoría de la estructuración adaptativa (DeSanctis y Poole, 1994).

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