Historia de La Gestion Documentaria

Historia
La Archivística de la Antigüedad y la Edad Media tenía un marcado carácter patrimonial y

administrativo. Por otra parte, solo consideraba la participación de los archiveros en la gestión
de los documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a los archivos
históricos. A finales del siglo XVIII, durante todo el XIX y buena parte del XX se volcó al servicio
de la investigación histórica. A fines de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del records
manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record
Management (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la
disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar
su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos
de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los
profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico,
reconociéndolos como archiveros.[1]
Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes

áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de
investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones
productoras de los documentos (records management).
Gestión del Conocimiento y Gestión Documental
Sin dudas, desde la Antigüedad las personas han registrado sus ideas, comportamientos,
actividades a través de documentos en diferentes soportes. De esta manera se han establecido
diferentes medios para transmitir información. Sin embargo los soportes en que se registra esa
información se han diversificado y han evolucionado hasta el presente. Cada vez se hace más
necesario conservar la documentación valiosa que permita a individuos y organizaciones
desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los incesantes cambios del entorno.
El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el

desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada
por cambios tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que presenta
paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de que
el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los
procesos de información y comunicación. Para la implantación de un sistema de gestión del
conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de las tecnologías, de los recursos
humanos y de la información registrada en soportes documentales; de manera que ese
conocimiento le permita a la organización captar los cambios del entorno y adaptarse a ellos.
La implantación de sistemas de gestión del conocimiento prioriza la necesidad de integrar los

sistemas de gestión de la información (sistemas de gestión documental, gestores de bases de
datos, intranets y extranets, herramientas de búsqueda y recuperación de la información y
tecnologías para la colaboración entre grupos de trabajo), de manera tal que los usuarios
puedan acceder de forma unificada a la información que necesitan, por ello, es difícil implantar
un sistema de gestión del conocimiento sin la existencia de uno de los pilares de la gestión de
la información: el sistema de gestión documental o archivo, en tanto factor indispensable para
la organización y utilización de los recursos de información internos de las organizaciones y
empresas.
Ciclo de vida de los documentos
El concepto de ciclo de vida de los documentos, se basa en la concepción de records

management, no considera al archivo histórico en la fase final de la vida del documento, ni la
hace coincidir con el esquema de la estructura orgánica del sistema archivístico. Este enfoque
ha generado, en los últimos años una nueva concepción denominada archivística integrada o
archivos totales que abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el
proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de
vida, el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario
de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos
esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia
a los archivos definitivos.
De manera general se considera que el documento de archivo transita por tres edades:[2]
 Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto grado de uso. Se
conservan en los archivos de gestión o de oficina.
 Edad semiactiva: los que continúan vigentes pero resultan de poca consulta, y se
transfieren a un archivo general.
 Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia administrativa. Tienen dos
posibles destinos: el archivo histórico para los documentos con valores permanentes y
la destrucción para aquellos que no poseen ninguna valía.
Esta concepción, que ha alcanzado fuerza en los últimos años, otorga integridad a la
archivística, complementando las herramientas de la gestión documental con las del
tratamiento tradicional de la documentación, propio de los archivos de documentos
permanentes. En Cuba,la gestión documental ha tenido un insuficiente desarrollo. Los
diferentes censos, diagnósticos e investigaciones realizados por el Archivo Nacional de Cuba,
han mostrado la escasa existencia de archivos en nuestras administraciones y la acumulación
de grandes volúmenes documentales sin ningún tipo de tratamiento.
Por esta razón, buena parte de los archivos administrativos existentes no pasan de ser
depósitos de papel, completamente ajenos a las necesidades informativas de las
organizaciones y concebidos en función de la conservación de los documentos para su
utilización sólo como fuentes de investigación histórica. Esta situación se hace compleja con el
acelerado proceso de introducción de las nuevas tecnologías de la información y las
comunicaciones, que nos enfrentará con un nuevo y delicado problema: el acceso y gestión de
la información contenida en los documentos electrónicos, producidos en los más variados
formatos, que puede derivar en la aparición de nuevos “almacenes”, con defectos mucho más
nocivos para las organizaciones que los de papel, por su carácter virtual.
La archivística cubana se ha centrado en la concepción de los archivos al servicio de la

investigación, la historia y la cultura; prueba de ello es la escasa producción bibliográfica
relacionada con temas tales como la gestión documental y la implantación de sistemas de
gestión documental o programas de administración de documentos para las organizaciones.
Los derroteros por donde hoy marcha la archivística, como hemos explicado, pueden significar
una excelente oportunidad para emprender el camino de la transformación en nuestro país.
Sobre todo si sabemos aprovechar las posibilidades de integración del tratamiento documental
de los documentos activos, semiactivos y permanentes.
Cualquier intento de implementar sistemas de gestión documental en nuestras organizaciones
debe realizarse sobre bases archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de
información, archiveros y especialistas en tecnologías de la información. Pues, según muestran
diversas experiencias internacionales, en muchos casos estos programas no alcanzan una
completa efectividad porque han sido diseñados por informáticos e ingenieros que han tenido
en cuenta, fundamentalmente, aspectos relacionados con la disminución de los costos de
almacenamiento y conservación, en un claro desbalance con su objetivo esencial: la
recuperación de la información para ser utilizada por los miembros de la organización.
Particularidades informativas de los documentos de archivo
Según Antonia Heredia cuando en su definición de archivo los reconoce como conjuntos de
documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden. Este carácter de
conjuntos documentales orgánicos portadores de información y acumulados de forma natural,
otorga una articularidad distintiva al documento de archivo, pues este no es el resultado de un
acto espontáneo o intencional, sino que es la consecuencia de la plasmación en los
documentos de la actividad propia del sujeto que los produce, se generan como reflejo de sus
atribuciones, funciones y competencias, lo que los convierte en testimonio o prueba de sus
propias actuaciones.
Todo ello convierte al documento de archivo en un objeto informativo con características

especiales, que lo diferencia de otros tipos de documentos. Estas “particularidades
informativas” son resumidas con gran precisión por Núñez Fernández cuando expone que la
información de los documentos de archivos:
1. Es una información sujeta a parámetros preestablecidos por normas sociales e

institucionales.
2. La información contenida en el documento está mediatizada por éste, es decir, es el

tipo de documento (génesis, tipología, soporte, etc.) el que determina la información y
no al revés.
3. La información contenida en los documentos de archivos con ser única y original en

cada caso sí está sometida (...) a secuencias repetitivas originadas por la forma misma
en que se produce la documentación, es decir, de manera seriada.
4. El documento de archivo por la forma en que se genera es irrepetible, único, en

cambio la información contenida en varios documentos, incluso distintos entre sí
tipológicamente sí es repetible y de hecho los procesos de valoración y selección para
la eliminación así lo confirman por cuanto se trata de eliminar elementos físicos sin
perder información.
5. La contextualizad de la información contenida en un documento de archivo al igual

que el propio documento respecto al archivo en que se conserva es incuestionable. La
información contenida en un documento de archivo aislado de su conjunto orgánico
natural es siempre una información incompleta y fragmentada.
6. La causa o el motivo que da origen a un documento de archivo nada o poco tienen que
ver con las demandas futuras de la información que contiene y que, en muchos casos,
serán divergentes entre sí.
Todo documento de archivo representa un contenido, un contexto y una estructura especifica.
La representación del contenido informativo de los documentos de archivo no es completa si
no se ofrece, también, información relacionada con el contexto específico en que estos fueron
generados, y con su tipología documental.
Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la hora de diseñar sistemas

de gestión de documentos de archivo. Estas particularidades ya habían sido identificadas por
los archiveros franceses desde mediados del siglo XIX, lo que les permitió la elaboración
teórica del Principio de Origen y Procedencia, según el cual "cada documento debe estar
situado en el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen". La
elaboración teórica posterior entorno a este principio ha permitido definir su doble valor y, por
ende, la necesidad de respetar sus dos niveles de aplicación.
El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de los documentos en el interior del
mismo es el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen a los documentos que
integran dichos fondos. Es por ello que para respetar el doble valor emanado de las
características particulares de la génesis del documento de archivo, el archivero debe
comenzar el tratamiento de la documentación por lo que se ha denominado fase de
identificación. Esta fase consiste en la investigación y sistematización de las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o sea, se debe
identificar con claridad tanto al sujeto productor de los documentos o formador del fondo (sus
estructuras, funciones, competencias, facultades) y las categorías en las que se agrupan los
documentos que conforman dicho fondo (los tipos y las series documentales)

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