Manejo

de tiempo y
productividad

Con Cristian Situ

Índice
03 ¿Quién es
Cristian Situ? 22
Recursos
Adicionales

04 Materiales
del curso

21 Cursos
Recomendados
Manejo de tiempo y productividad

Cristian Situ
Education Manager y profesor en Crehana
Organizador y Fundador CreativeMornings

En los 8 años de experiencia que tengo como

Profesional en Gestión de Contenidos, he
aprendido la importancia de planificar mi
tiempo para poder ser lo más productivo y
efectivo posible. Esto no sólo me ha ayudado
en el espectro laboral, sino también en el de
los proyectos personales, donde he podido
ser uno de los fundadores de Creative

¿Quién
Mornings Lima por ejemplo. Actualmente,
soy Education Manager en Crehana y
consultor educativo.

es Cristian Situ?

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Manejo de tiempo y productividad

Fuerza de voluntad
y hábitos
Materiales ¿Qué es la fuerza de voluntad? Es la habilidad

del curso
de hacer más para poder acercarnos a
nuestros objetivos, ya sea concentrarnos
por una mayor cantidad de tiempo, ir
regularmente al gimnasio o levantarnos
temprano todos los días. La fuerza de
voluntad tiene mucho que ver con nuestra
planificación y autocontrol, y además es
como un músculo que podemos ejercitar y
seguir desarrollando.

Si eres de las personas que podrían y buscan

mejorar su fuerza de voluntad, por suerte
existen técnicas preestablecidas que nos
pueden ayudar a lograr esto. Por ejemplo,
realmente te sugiero que investigues un poco
sobre Meditación.
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El efecto ¿Cómo empezar

de la meditación a meditar?

Los estudios confirman que es la forma más Entonces ¿Cómo empezamos a poner esto en
rápida de desarrollar fuerza de voluntad, práctica? La forma más simple de hacerlo es
además de reducir el stress y aumentar sentarnos en una silla, cerrar nuestros ojos,
la concentración. La neurociencia ha tratar de limpiar nuestra mente y enfocarnos
demostrado que después de 8 semanas, la en nuestra respiración, inhalar contando
meditación puede generar cambios en las desde 3 y exhalar lentamente contando hasta
regiones del cerebro relacionadas con la 6.
memoria, autoconciencia, empatía y estrés.
Una excusa usual para no intentarlo es la
Esto no es ninguna suposición sin falta de tiempo, pero sin importar qué tal
fundamento, se trata de un ejercicio que ocupados estemos, todos podemos hacer
provee un beneficio físico y mental empírico, esto durante 10 minutos al día. Recordemos
como menciona la psiquiatra Sara Lazar: que todos tenemos tiempo para nuestras
“La nueva investigación demuestra que los prioridades, así que si nos comprometemos
cambios en la estructura del cerebro pueden con tratarlo como una prioridad
estar detrás de esos beneficios demostrados, encontraremos tiempo finalmente. Sería de
y que la gente no se siente mejor solo porque gran ayuda incluirlo en nuestro calendario, o
se han relajado”. incluso poner una alarma para que no se nos
olvide. Les recomiendo hacerlo por lo menos
Si suena completamente alejado de ti y 3 semanas para empezar a ver resultados.
tus costumbres, deberías saber que en
personas que nunca antes la han practicado,
especialmente, su efecto es mucho mayor.
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Pausar y planificar Precompromiso

Esta segunda técnica requiere un poco más Sin embargo, en ambas experiencias, si Y la tercera y última técnica se trata del Y finalmente, como consejo adicional,
de práctica, pero una vez que esté integrada bien pareciera que el problema se soluciona Precompromiso. Esto consiste en eliminar acostumbrémonos a siempre pensar en
con nuestro proceso de decisión, se hace más inmediatamente, traerán consecuencias todas las excusas posibles para enfrentar un nuestro futuro.
llevadera. negativas que nuestro cerebro simplemente problema, mediante la auto imposición de
no alcanzó a procesar. elementos que generen presión y nos fuercen Este ejercicio nos permitirá empezar a
Como personas ocupadas, que a lograr nuestros objetivos. perfilarnos como una mejor versión de
siempre quieren hacer más y luchamos Y aquí es cuando entra esta segunda técnica, nosotros, empatizando a un nivel mayor con
constantemente con el stress. Precisamente despertando nuestra capacidad de tomar Sé que puede sonar un poco radical pero nosotros mismos y pensándolo dos veces
ese es el problema, nuestro cerebro decisiones a largo plazo en todo tipo de llevándolo a la práctica veremos que antes de tomar una mala decisión que pueda
toma malas decisiones cuando estamos situaciones. realmente no es así. afectar nuestro futuro.
estresados. Por ejemplo, suele buscar
alternativas o soluciones a corto plazo La próxima vez que estemos ante un Imaginemos que queremos salir a correr pero Durante un mes tratemos de practicar
cuando lo que necesitamos es pensar a momento crítico, interioricémoslo, y siempre estamos dando excusas como: Estoy estas tres técnicas al menos una vez al día.
mediano o largo plazo. enfoquémonos en nuestra respiración. cansado, hace mucho frío, me duelen las Evaluemos los resultados después, verán que
piernas, etc. La mejor forma de eliminar todas existe una gran diferencia. Recordemos que
Esto viene desde el inicio de la humanidad, Mientras hacemos este ejercicio, tratemos de estas excusas es haciendo pareja con otra son técnicas complementarias, y cada una
cuando al momento de enfrentar una identificar oportunidades para tomar mejores persona y comprometernos a correr juntos a nos ayudará a mantener constancia con las
amenaza, no había tiempo ni de meditar, ni decisiones a mediano y corto plazo, y no sólo determinada hora y no permitir comunicación otras.
de pausar, la persona entraba en modo de encontrar soluciones que nos saquen de un alguna en las horas anteriores al evento.
supervivencia y solo trataba de escapar de apuro. Acostumbrarnos a esto será tal vez
esa situación. difícil, pero valdrá la pena. De esta forma siempre irás, pues das
por sentado que la otra persona te está
Es el mismo fenómeno que vivimos en esperando y de no ir, romperías dicho
el presente cuando vamos de compras compromiso. Incluso algunas veces no
al supermercado o al centro comercial; querrás ir, pero tendrás el sentido de
si tenemos hambre o estamos buscando responsabilidad con la otra persona como
un regalo a última hora, probablemente motivador adicional.
compremos alimentos que solo posean
azúcares o calorías, o en el otro caso, un
regalo que solo sirva para no fallarle a la otra
persona.
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Nuestros Hábitos ¿Cómo abandonar

un hábito?
Ya hemos mencionado que la meditación, si
se practica constantemente y se transforma
en un hábito, provoca un cambio físico en el Veámoslo desde un punto de vista práctico, digamos
cerebro. que quieres abandonar un mal hábito.

Hay mucho peso y poder en los hábitos, así

que nos enfocaremos en entender qué es un 1. El primer paso es identificar cada parte Entonces, para poder cambiar un
hábito, cómo funciona y cómo podemos usar del hábito, identificar cuál es verdadero hábito, primero debemos identificar sus
este conocimiento para nuestra ventaja. origen del deseo, luego el detonante o componentes y luego atacar al más débil,
que es lo que nos hace comenzar este recuerda que esto va a tomar tiempo y sobre
El tema se desarrolla alrededor de cuatro círculo. todo, fuerza de voluntad.
componentes esenciales: Se tratan de 2.
el detonante, la rutina y el premio. Estos Luego tienes la rutina que es la parte
tres forman un círculo, que está siendo más sencilla de identificar y luego nos
constantemente reiniciado por nuestro cuarto queda analizar el premio.
componente: el deseo o necesidad. 3.
Si sabemos exactamente qué compone a
nuestro hábito, podemos tener un mejor
entendimiento y ya dimos el primer paso
para cambiarlo. Recuerda, es cambiar
un hábito, no eliminarlo o removerlo.
Hay que tener presente que un hábito
Rutina se queda con nosotros para siempre,
ya que es parte de nuestro cerebro.
El comportamiento emocional, mental o Por eso, es prácticamente imposible
físico que sigue al detonante. eliminarlo. El truco está en cambiarlo
4. poco a poco, hasta que se transforme en
uno completamente nuevo.

Detonante Premio ¿Y cómo transformamos un hábito?

Deseo Tenemos que dirigirnos hacia los
Un gatillo que le dice a tu cerebro Lo que alimenta el ciclo del hábito. Un estímulo positivo que le dice a componentes y atacarlos directamente.
cuál rutina seguir. tu cerebro que la rutina escogida
funciona bien.
Por ejemplo, podemos remover el
deseo o el detonante, o mucho mejor,
eliminemos la rutina. Y todavía más
efectivo es remover el premio. Si lo
hacemos veremos cómo el hábito
comienza a mutar.
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Crear momentum ¿Cómo conseguir motivación

para cambiar?
Otra forma de formar nuevos hábitos es
creando momentum. Básicamente crear una
lista en donde los primeros ítems son hábitos En realidad no es un el tema del que Y para llegar a este punto, debemos
que haces a diario. Y los siguientes que sean necesiten informarse más, está bien preguntarnos a nosotros mismos un par de
cosas que necesitas hacer. inspirarse viendo charlas, videos o leyendo cosas:
libros de autoayuda, pero recordemos que la
Entonces, imaginando que son 6 elementos motivación per se es efímera. Todos hemos
en total, 4 siendo los que hacemos a diario sido culpables de leer o ver algo, querer llevar 1. Si tuviera todo lo que siempre quise,
y 2 los que queremos hacer; estaremos a cabo una gran idea, para abandonarla por ¿qué haría todos los días sin recibir un
más motivados a terminar de hacer todo completo al día siguiente y volver a nuestra sueldo?.
lo planificado. No tienen que ser hábitos rutina.
muy difíciles, nuestro foco debe estar en 2. Y si puedes calzar una profesión
acostumbrarnos a hacer nuevas tareas Por eso, la motivación debe ser constante, alrededor de esta respuesta, puedes
que escapan de nuestra rutina establecida. pero siempre preguntándonos el porqué, comenzar.
Podemos comenzar, por ejemplo, con “tender porqué hacemos lo que hacemos. Si
la cama al despertarnos” o “tener una reunión el porqué no está claro, si la misión no
con nuestro equipo todos los miércoles”. tiene relación con nosotros, la motivación Si la misión central de esto es lo que te
desaparecerá antes de que nos demos apasiona, entonces es mucho más fácil
cuenta. Esto sucede porque vivimos en un comprometerse y lograr tus objetivos.
contexto social en el que queremos todo Recuerda que siempre debemos encontrar
para ya, queremos gratificación instantánea. nuestro WHY antes de seguir adelante.
Lamentablemente, así no funciona el mundo
Timing de verdad.

Por ejemplo, imaginemos que queremos

correr una maratón. La motivación solo nos
Finalmente, debemos trabajar en nuestro llevará a comprar la membresía del gimnasio
Así nos acostumbramos a actuar en el
timing. Y la mejor forma de practicarlo es y a comprarnos nuestro outfit deportivo.
momento indicado y no a última hora.
pensar en una crisis. Estudios confirman que Pero son los hábitos los que nos hacen
las personas suelen cambiar sus patrones de entrenar todos los días y lograr nuestro
En conclusión, recordemos entonces
consumo, cuando algo significativo ocurre en objetivo. Entonces, no es solo cuestión de
que primero debemos identificar una
sus vidas. Sin embargo, esto es un cambio entusiasmarnos y tener esa chispa para
problemática o mal hábito, luego atacar
reactivo. Nosotros debemos enfocarnos en hacer las cosas, realmente depende de si es
el componente indicado y finalmente
proactividad. algo que queremos hacer con todo nuestro
acostumbrarnos a llevar a cabo las tareas
ser.
necesarias en el momento preciso.
Por eso, en nuestro trabajo, debemos
identificar una problemática cuando está a
punto de llegar al estado crítico. Si vemos
que una propuesta de trabajo carece de
calidad, debemos actuar e identificar el
problema, para actuar inmediatamente y
evitar una crisis que no solo nos afecte a
nosotros, sino al resto de la empresa.
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Estableciendo metas

El círculo dorado
Si no estás ejecutando tus ideas o planes consistentemente, posiblemente no sea por falta de
competencia, esfuerzo o motivación. Lo más probable es que no tengas tus objetivos claros. Por
eso, te enseñaré a identificarlos y a tener mayor claridad.
Siempre recomiendo seguir este “Círculo
Para esto, comenzaremos por los 6 pasos para plantear objetivos según el autor Napoleon Hill en
Dorado”, realizado por Simon Sinek.
su libro “Think and Grow Rich”.

Su propósito es identificar el qué, el

cómo y el porqué. 1. Determinar qué es lo que Sin embargo, hay un elemento clave que
queremos lograr debemos tomar en cuenta para tener un
El qué son los productos o servicios que Mientras más detalles mejor, por buen plan, la hoja de ruta.
vende la empresa. ejemplo, algunos quieren tener mejor
salud, o quizás aprender una nueva Digamos que quieres ser ilustrador, tus
El cómo es, valga la redundancia, cómo habilidad. Recuerda, apunta todo lo que primeros pasos serán identificar cuáles
es que las empresas venden estos quieres hacer realidad. son las habilidades requeridas, luego
servicios o productos. Aquí entra el el tiempo que te tomará obtenerlas y
diferencial de la empresa frente a la 2. Qué estás dispuesto a dar cuales son los pasos que deberás tomar
competencia. algo a cambio para llevarte de donde estás, a dónde
No existe nada gratis, y siempre quieres llegar. Te recomiendo crear
Y finalmente el porqué, el cual no se tendremos que sacrificar algo para varios hitos o metas en el camino, armar
trata de ganar dinero. El porqué es el obtener algo. Por ejemplo, si queremos un cronograma que sea realista y ser
propósito, tu causa o tu creencia como bajar de peso, tendremos que dejar de consistente.
empresa. Es la razón esencial por la que comer comida rápida o azúcares, o si
tu organización existe. queremos ser más productivos, quizás 5. Recuerda que los cambios grande, no se
WHAT es momento de pasar menos horas hacen de la noche a la mañana, sino de
revisando nuestras redes sociales. pequeñas acciones todos los días, con la
mente en el objetivo.
HOW 3. Establece la fecha
Debemos fijar una fecha exacta para 6. Escríbelo
llevar a cabo este objetivo. Al hacer esto, Este se trata de un contrato formal,
nos habremos comprometido y seremos que funciona como compromiso con
totalmente responsables de nuestras nosotros mismos. algo muy breve pero
WHY acciones, sin embargo, evitemos mover
este deadline y hagamos uso de la
profesional. Y finalmente, el último punto
es:
técnica del pre-compromiso. Recuerda,
si no hay una fecha de entrega, no habrá 7. Leer tu contrato
nada que entregar. Es muy importante leer al menos una
vez al día este contrato y recordar
4. Ten un plan nuestras metas (o en todo caso, tenerlo
Ahora que sabemos que es lo queremos siempre a la vista). Si no hacemos esto,
lograr y cuándo debemos tenerlo listo, nos dejaremos llevar por el día a día
es momento de responder al cómo. Para y simplemente abandonaremos todo
lograr esto, cada uno de nosotros cuenta nuestro arduo trabajo.
Si te gusta este tema, recomiendo el con diferentes metodología al momento
libro “Empieza con el porqué” de Sinek de planificar.
para que puedas profundizar más en él.
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Metas SMART Tomando decisiones

En 1981, el autor George T. Duran, usó Así no es como funciona el aprendizaje de Uno de los problemas más grandes es que
por primera vez el término SMART, que una nueva habilidad. tomar decisiones se percibe como un evento
encapsula gran parte del trabajo de Hill, pero y no como un proceso. Por eso, veamos su
lo expande de una forma más precisa. Y finalmente, siempre debemos tener definición en el diccionario: Es el proceso
en cuenta que estamos con un tiempo de seleccionar una opción de un rango de
En si, este acrónimo se traduce en: delimitado para lograr nuestra meta. Los posibles opciones con el objetivo de lograr un
deadlines o fechas límites no deberían ser objetivo específico.
Specific (específico) nuestros enemigos, son factores que nos
Measurable (Medible) motivan a esforzarnos para llevar adelante
Attainable (Obtenible) nuestro plan. Y la forma ideal de analizarlo es la siguiente:
Realistic (Realista)
Time Bound (Atado al tiempo) Una última recomendación, es que dividas 1. Primero nos preparamos.
tu plan en semanas, y cada 7 días coloques
una serie de objetivos que cumplan con los 2. Luego tomamos la decisión.
criterios aprendidos.
Ya cubrimos la parte sobre especificidad y
detalle al momento de delimitar un plan, así 3. La comunicamos a todas las personas
¿Qué esperas? Es momento de planificar. involucradas.
que pasaremos de frente a la medición

Recuerda que si no es medible, no es un 4. Ejecutamos la decisión.

objetivo real. Por eso, siempre debes pensar
en las unidades de medición con la que 5. Luego medimos los resultados.
evaluarás tu progreso para llegar a tus
objetivos. 6. y finalmente hacemos cambios
dependiendo del feedback que hemos
Luego viene el siguiente paso, tus objetivos recibido.
deben ser obtenibles. Está bien tener
grandes sueños y objetivos increíbles, hay
que marcar bien la diferencia entre un sueño
y algo que se pueda lograr con un plan.

Y esto va de la mano con que sea realista,. No

importa qué tanto queramos algo, siempre
necesitaremos tiempo.

Por ejemplo, si esta semana estoy recién

aprendiendo a dibujar formas básicas, es
imposible que mi objetivo de la próxima
semana sea dibujar un personaje, pintarlo y
luego animarlo.
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Antes de tomar
una decisión

Hay 5 pasos esenciales que debemos repasar Luego tenemos la toma de decisiones 3. Cuando la decisión está tomada, la Como vemos, podemos aprender mucho
con cada decisión: participativa. Es el caso cuando una comunicamos a todas las personas de nuestros procesos de toma de
persona toma la decisión, pero tiene involucradas. Podemos resumirlo en decisiones. E incluso podemos aprender
input de team leaders, directivos, etc. 3 puntos: todavía más. Al inicio tendrás que hacer
1. La preparación es clave, mientras más este proceso de forma manual, pero
Esta metodología aleja a la organización
investigamos, tenemos más opciones poco a poco lo irás internalizando. Tener
de potenciales situaciones de riesgo, Qué se decidió
para escoger y exponemos a nuestra en cuenta estos 4 puntos, te ayudarán
ya que posee más puntos de vista
organización a un riesgo mucho menor. a lo largo del camino, más aún si eres
relevantes, pero es mucho más lenta Quién o quienes la decidieron y
Sin embargo, debemos ponernos un parte de una gran empresa.
que la opción autocrática. Por eso, es
límite y no arriesgarnos a paralizar
fundamental una buena comunicación Por qué se tomó esa decisión
todo, corremos el riesgo de quedarnos
para evitar complicaciones.
estancados en la etapa de investigación,
en vez de empezar a trabajar.
Luego tenemos la toma de decisiones Recuerda que todas las personas que
democrática, que es básicamente sean afectadas por esta decisión, deben
Recordemos que es mejor hacer algo
lo que la mayoría desea. Esta opción ser informadas. Y también se debe
bueno hoy, a hacer algo perfecto en un
es generalmente considerada como escoger el canal adecuado para estas.
mes. La velocidad en nuestra toma de
la mejor pero también tiene sus En muchos casos, un e-mail es más que
decisiones siempre es un factor clave
desventajas, para empezar, es aún suficiente. En otros, un acercamiento
en nuestra habilidad de reaccionar ante
más lenta que las otras dos. Así mismo, más personal es necesario. Por eso,
un cambio de mercado, necesidades
tiene el riesgo de que las personas primero evalúa bien cuál es el canal
del consumidor o para hacer frente a la
involucradas solo voten por la opción indicado y luego comunica.
competencia.
más popular para estar de acuerdo con
lo que dice la mayoría. 4. Después llega la ejecución. Si bien es
2. Después de esta fase, viene la toma de
un punto clave, pero a la vez es bastante
la decisión. Aquí tenemos unos cuantos
Finalmente, tenemos las decisiones relativo de acuerdo a cada empresa. Se
acercamientos.
consensuales, que, por definición es trata de cómo haces realidad la decisión
al acuerdo producido entre todos los tomada y depende enteramente de
Primero tenemos las decisiones
miembros de un grupo, incluyendo ti y cómo llevas a cabo tus procesos
autocráticas, que en esencia son
a la minoría que no está de acuerdo. operativos.
dictatoriales. Una persona tiene todo
Esta es, en mi opinión, la mejor de las
el poder y puede tomar una excelente
4. Sin embargo, es la más difícil de 5. Finalmente queda la medición, que es
decisión, como también puede tomar la
implementar, ya que necesita bastante un punto muy importante ya que en esta
peor decisión posible y llevar todo a la
de negociación, evaluación de ideas etapa no solo evaluamos los resultados
ruina.
y llegar a un acuerdo mutuo. Pero si de la decisión tomada, sino que nos
logramos implementar esta modalidad, adaptamos mediante la iteración y
Por otro lado, las personas de menor
el impacto a largo plazo será mucho constante mejora. Además, recordemos
rango pueden sentirse desvalorizadas y
mejor, habrá mayor sinergia en el que no todas nuestras decisiones serán
que su input no importa, así perdiendo la
equipo, colaboradores más eficientes y las correctas, y ser capaz de arreglar
motivación en su espacio de trabajo.
felices, y con un sentido de pertenencia una mala decisión y volver a un estado
a la organización. positivo puede reducir el efecto negativo
que pudo haber tenido.
Manejo de tiempo y productividad

Buenas prácticas Mitos sobre la toma

de decisiones
Algunos consejos que les ayudarán a lo largo
de todo este proceso son:
Hay tres grandes mitos sobre la toma de
decisiones.
1. Identifiquemos si una decisión tomada grupo cohesivo, cuando los esfuerzos de los
se ha transformado en una causa miembros por unanimidad hacen caso omiso
perdida. Si es así, actuemos rápido para de su motivación para valorar realísticamente 1. El que toma la decisión es el CEO:
evitar pérdidas mayores. Este fenómeno cursos de acción alternativos” (Jannis, 1972). Casi siempre, cuando algo no está
lo podemos ver en la gente que padece funcionando, es en esta persona, donde
de ludopatía, pierden una gran cantidad En otras palabras, las personas forman su cae toda la culpa. Sin embargo, debemos
de dinero apostando, y luego pierden opinión en base a lo que creen que la mayoría recordar la cantidad de variables que
aún más tratando de recuperar el monto decidirá. Por eso, es importante promover el entran en juego; como por ejemplo,
perdido inicial. debate y que cada colaborador fomente sus factores internos, políticas de la empresa
propias ideas. o inversionistas. Hay que recordar, que
2. Luego, seamos objetivos al momento mientras más grande es la organización,
de prepararnos e investigar. Es normal menor poder tiene una sola persona.
en los seres humanos rodearse de
información o data que soporte sus 2. La toma de decisiones se lleva a
puntos de vista sin lugar a un debate cabo en una reunión en un tiempo
o discusión, perdiendo perspectiva en determinado. Esto no es del todo
proceso. Pero si queremos llegar a una correcto, ya que, si bien, es en una
decisión que realmente tenga impacto reunión donde se formaliza dicha toma
en nuestras organizaciones, es momento de decisión, esta se da generalmente
de dejar de lado nuestros paradigmas en conversaciones más casuales en
e ideas preestablecidas y demos la oficina y también debido a factores
bienvenida a diferentes puntos de vista. externos como necesidades de los
clientes, feedback de otras áreas, etc.
3. Nunca descartemos feedback y siempre
estemos abiertos a la opinión, tanto 3. Y finalmente, que la toma de decisiones
positiva como negativa de los demás se hace desde un plano puramente
(siempre y cuando sea fundamentada). intelectual. Si bien, nos gusta creer
Y promovamos este feedback con un que nuestras decisiones son lógicas, la
alto grado de franqueza, en donde todos realidad del asunto es que la mayoría no
puedan opinar por igual siendo fieles a lo son. Y son de naturaleza emocional,
sus ideas y puntos de vista, sin miedo a social o políticas, lo cual es normal, ya
ser juzgado o rechazado. que es parte de la naturaleza humana
sentir. Sin embargo, siempre recordemos
4. Finalmente, evitemos el Pensamiento balancear el plano emocional subjetivo,
Grupal. Este fenómeno, definido e con un correcto uso de data empírica.
investigado por Irving Janis, se trata
de “Un modo de pensamiento que
las personas adoptan cuando están
profundamente involucradas en un
Manejo de tiempo y productividad

Luego, en el siguiente cuadrante, tenemos productividad. Hacemos nuestras tareas, si.

elementos que son importantes, pero Pero sin ganas y con más lentitud.
no urgentes. Por ejemplo: Prevención,
planeamiento, educación y construcción Y aquí es donde entra el segundo cuadrante,
Técnicas de de nuestras relaciones, ya sea con otras que, a diferencia del primer y tercer
personas o con nosotros mismos. cuadrante, no actúa sobre nosotros, sino que
productividad depende totalmente de nuestra iniciativa.
Hay que tener muy en cuenta que este
cuadrante se centra bastante en nosotros Sin embargo, si nos enfocamos más en
y en nuestro sistema de valores, y es el cuadrante 2, cada vez tendremos menos
cuadrante en donde la gente altamente tiempo para solucionar tareas del cuadrante
¿Cómo aprovechar nuestro tiempo al máximo? De las 24 horas que tiene el día, ¿cómo hacer más
efectiva, invierte su tiempo y esfuerzo. 1 que no deben ser dejadas de lado. Y
sin perder el tiempo ni la cordura? Hay dos formas de hacer esto.
aquí es donde se encuentra el mayor reto,
El tercer cuadrante contiene elementos que debemos estar en capacidad de dedicar cada
Primero optimizando nuestro tiempo y ser eficientes, y lo segundo es delegar, algo veremos más
son urgentes pero no importantes. Estás vez más y más de nuestro tiempo al segundo
adelante.
pueden ser, interrupciones, ciertas reuniones cuadrante mientras optimizamos nuestro
y reportes o actividades populares. En tiempo y esfuerzo para afrontar exitosamente
Comencemos entonces con los cuatro cuadrantes de Covey.
este caso, debemos darle solución lo antes el primero.
posible para volver a enfocarnos en la parte
estratégica y de planeamiento. Si sientes que Mirémoslo así, cuando solucionamos una
Urgente No Urgente estás siendo constantemente interrumpido crisis por primera vez, nos podemos sentir
por otros, es buena idea, designar cierta agobiados. Pero poco a poco, siendo
cantidad de tiempo al día para lidiar con más metódicos y con mayor experiencia,
Importante Cuadrante I estas intromisiones de una sola vez. tendremos control absoluto sobre estas
Cuadrante II
problemáticas y haremos mejor uso de
Crisis Relaciones personales Finalmente, el cuarto cuadrante no es ni nuestros recursos.
Presiones Nuevas oportunidadest urgente, ni importante. Ejemplos de esto
Proyectos con fecha Planificación futuro son navegar en social media, jugar el último Finalmente, te recomiendo hacer una
de vencimiento Actividades preventivas videojuego o ver nuestra serie favorita. lista para que puedas organizar mejor tus
Crecimiento personal cuadrantes. Simplemente, piensa en todas
Ocio, diversión Ahora bien, recordemos que estamos las actividades que haces durante la semana
hablando de aprovechar nuestro tiempo y agrúpalas según el criterio de cada uno de
en el ámbito laboral y profesional, siempre los cuadrantes.
debemos darnos un espacio para relajarnos
No Cuadrante III Cuadrante IV y darnos un merecido descanso. Pero no Luego, prioriza las que caen en el cuadrante
importante durante horas o momentos designados a la 1 y 2 y si es posible, delega o establece un
Interrupciones Detalles
Email, reuniones, llamadas productividad. tiempo determinado al día para aquellas que
Ladrones del tiempo
Actividades populares caen en el tercer cuadrante. Y en cuanto al
Algunos mails y llamadas
Presiones familiares Entonces, pensando en que somos 4, tratemos de mantenerlas al mínimo en el
Actividades placenteras
profesionales que o bien trabajamos espacio de trabajo o estudio.
en una empresa o en nuestro propio
emprendimiento, siempre nos vemos Si deseas saber más sobre este tema,
atrapados en el cuadrante 1 o 3. Ya sea te invito a leer los 7 hábitos de gente
porque nuestros superiores nos hacen altamente efectiva de Stephen Covey.
pedidos constantemente o porque nuestro
Tenemos 4 cuadrantes, que se dividen entre importantes y urgentes día a día se encuentra repleto de tareas
operativas.
En el primer cuadrante podemos encontrar esos pequeños incendios que debemos apagar todos
los días, desde solucionar crisis, problemas que requieren solución o llegar a un deadline. En otras El problema con este hábito, es que llegamos
palabras, son variables externas que actúan sobre nosotros y nos obligan a ser reactivos. a un punto en el cual nos saturamos y
estresamos, reduciendo nuestra motivación y
Manejo de tiempo y productividad

La técnica Estado de flujo

del Pomodoro
Otro principio importante al momento de En el gráfico a continuación, podemos ver
distribuir nuestros esfuerzos es el “Estado que el estado de flujo se encuentra entre la
Esta es una de las técnicas que vengo Ahora, es totalmente normal que no de Flujo” o “State of Flow”, instrumento excitación y el control. y obviamente, si tienes
utilizando hace unos cuantos meses y podamos concentrarnos al 100% y nos creado por Mihaly Csíkszentmihályi, que sirve un gran reto pero cero habilidad, sentirás
honestamente, es la que siempre recomiendo distraigamos ocasionalmente. Por eso, es para que tengamos el mejor rendimiento ansiedad o preocupación.
cuando me preguntan sobre herramientas importante seguir algunos lineamientos: y podamos tener la mayor cantidad de
de productividad. Y es la que estoy usando concentración en nuestras tareas.
actualmente para redactar este curso.
1. Informar a tus colegas o compañeros Mihaly menciona que este estado de flujo
Entonces ¿Qué es y cómo funciona? sobre las tareas que estás llevando a sucede cuando estamos llevando a cabo
cabo y que traten de no interrumpir un reto, pero que poseemos la habilidad
En realidad es bastante simple, se basa en tus Pomodoros a menos que sea una necesaria para llevarlo a cabo. Por eso,
la idea de que si estructuras tu tiempo en emergencia. es importante siempre tener en cuenta el
momentos productivos ininterrumpidos, con balance entre la dificultad de lo que vamos a
pequeños descansos entre estos momentos. 2. Negociar los tiempos en los que llevar a cabo y nuestras competencias.
Lograrás llevar a cabo más tareas de lo usual. puedes responder o ayudarlos con sus
Entonces, lo que haces es trabajar 25 necesidades.
minutos en una sola tarea, luego, toma un
descanso de 5 minutos. 3. Recuerda agendar el tiempo para dicha

Alto
discusión. Ansiedad Estimulación
Estado mental en que la Cuando la persona
Cada 25 minutos de trabajo continúo persona percibe el reto percibe el reto como
se considera un Pomodoro. Y esto es 4. Asegúrate de estar a tiempo para la como difícil y no se difícil y su nivel de
acumulable, por ejemplo, cada 4 pomodoros, reunión pactada.Recuerda agendar el siente capacidad es
suficientemente moderado.
puedes tomar un descanso de 20 minutos. tiempo para dicha discusión. capacitado.
Preocupación Estado de flujo
Es un reto Estado mental de
La ventaja de esto, es que nos concentramos

Nivel de desafío
moderado en el total localización,
por cierta cantidad de tiempo en una tarea en que la persona involucración y disfruto
En cuanto a qué cosas puedes utilizar para tiene capacidades de la actividad.
específico y luego, tenemos una ventana de llevar a cabo la técnica, puedes usar un timer insuficientes.
tiempo definida para despejar nuestra mente. cualquiera o descargarte una aplicación.
Pero recuerda que esta técnica no sirve En mi caso, utilizo Be Focused para mac Apatía Control
de nada, si es que no estás dispuesto a Resultado de un reto Las capacidades
o iPhone, ya que es accesible y monitorea
organizar tu tiempo de esta forma y tener poco estimulantes son superiores al
todas las tareas que llevado a cabo durante por las bajas nivel desafío de la
las ganas de llevarlo adelante. No se trata el día, además de informarme cuántos capacidades actividad.
de poner un timer de 25 minutos para poder requeridas.
pomodoros he necesitado para cada tarea en
dormir 5, se trata de priorizar la forma en la Aburrimiento Relajación
específico. Respuesta a Baja tensión.
que resolvemos nuestras tareas en un tiempo un retro moderado No existe estimulación
determinado con 0 distracciones y con la en el que la persona mental ante el desafío
tiene suficientes porque hay un exceso
mente totalmente focalizada.

Bajo
capacidades. de capacidades.

Bajo Alto
Nivel de capacidades requeridas
Manejo de tiempo y productividad

Multitasking

Si en cambio el reto no llega al nivel de tu ¿Por qué nos gusta tanto el multitasking? Entonces, ¿cómo detenemos el multitasking
habilidad, entrarás en un estado de relax, o Para empezar, hagamos la comparación y nos enfocamos en tener trabajo de mayor
incluso aburrimiento. a una droga cualquiera. Como menciona calidad?
Earl K.Miller, científico del MIT, el hecho de
Esto puede parecer muy simple y obvio, pero cambiar de tareas a cada rato y completar El primer paso es escoger nuestras
tener una representación visual del principio diversas mini tareas, como por ejemplo herramientas muy cuidadosamente, ya que
es fundamental para que te sea de utilidad, responder un email o responder un tuit, la mayoría hace más daño que bien. Por
en vez de solo explicartelo vagamente. libera dopamina en nuestro cerebro ejemplo, tener las notificaciones de email
(neurotransmisor, que al ser liberado, provoca o de Facebook activadas no son para nada
Por eso, si sientes que te falta una habilidad una sensación de placer). Esto se vuelve en una herramienta de productividad, ya que
específica, toma pasos efectivos para poder un loop de acción/reacción, y mientras más lo mientras trabajas, estarás siendo distraído
aprenderla o si sientes que el desafío está hacemos, más lo necesitamos. constantemente y nunca te concentraras en
muy por debajo de tus habilidades, llevarlo la tarea designada. Por eso, te recomiendo
a cabo lo antes posible y de la forma más Ya, pero ¿por qué el multitasking es malo tomarte unos minutos para seleccionar tus
rápida para poder pasar a las tareas en las para nosotros? herramientas y extensiones y evaluar si
que somos realmente productivos. realmente te ayudan a concentrarte o no son
Los primeros estudios sobre multitasking y más que una distracción.
Si te animas a utilizar la técnica de sus efectos en el cerebro se llevaron a cabo a
Pomodoro, recuerda siempre acompañarla inicios de 1960, y los primeros hallazgos son El segundo paso es reemplazar esos malos
con un previo vistazo al esquema del flujo. De bastante interesantes. hábitos por nuevos. En realidad es bastante
esta forma, sabrás cuánto tiempo dedicarle simple: primero, tenemos el detonante, luego
a cada tarea y si es necesario pedir ayuda o Para empezar, nuestro cerebro nunca hace la rutina y finalmente, el premio. Y todo este
delegarla. multitasking. Simplemente cambia de una círculo está siendo constantemente reiniciado
tarea a otra de forma muy rápida. Y en este por el deseo o necesidad.
cambio tan rápido es donde se lleva a cabo
todo el daño. Se ha comprobado que reduce Este premio antes mencionado, es el que
los niveles de aprendizaje y la habilidad de activa el deseo, y en consecuencia, todo este
asimilar nueva información y habilidades. círculo vicioso. Por eso, es tan difícil dejar un
hábito. Es como la gente que fuma, apenas
También, el trabajo que llevas a cabo ve a otra persona fumando, se despierta este
mientras haces multitasking es susceptible deseo y prende un cigarrillo. Por eso es que
a tener más errores. Y para comprobar no existen los “fumadores sociales”, sino más
esto, haz el siguiente experimento: Escribe bien un fumador que ha despertado el deseo
un breve artículo en completo silencio de fumar en otro.
y concentrado y luego escribe el mismo
artículo mientras conversas con otra persona Lo ideal para romper este círculo vicioso
de otro tema. La calidad del primer artículo es remover el deseo del hábito de nuestras
definitivamente será mucho mejor que la del vidas o romper la secuencia. En este caso,
segundo. debemos limitarnos en la medida de lo
posible de distracciones y oportunidades de
Estudios más recientes han descubierto que procrastinación.
llevar a cabo multitasking, reduce tu IQ hasta
10 puntos.
Manejo de tiempo y productividad

Combatiendo la
procrastinación

Eliminemos todas aquellas extensiones Según el diccionario, la procrastinación es de la gratificación instantánea, se trata del
y add-ons que solo hacen ruido visual la acción de retrasar o posponer algo. Si no monstruo del pánico. Casi siempre está
en nuestra pantalla, detengamos las tienes problemas con la procrastinación te dormido y solo participa cuando la fecha
notificaciones y evitemos abrir demasiadas invito a pasar al siguiente módulo. Pero igual límite es inminente y de no hacerlo, puede
pestañas en nuestro explorador que no esten siento que te puede servir para ayudar a transformarse en un desastre.
relacionadas a la tarea en mano. algún compañero que lo necesite o si quieres
Adicionalmente, un tip genial es que seamos conocer un poco más sobre el tema. Por ejemplo, si tenemos que llevar a cabo
austeros en nuestro espacio de trabajo; una investigación de aquí a 3 semanas,
tengámoslo limpio y ordenado, sin muchos Ahora, el tema con la procrastinación es que la personita amante de la gratificación
elementos distractores. la solución no es tan obvia y no se trata solo instantánea solo se dedicará a ver series de
de decirle a alguien que deje de posponer o Netflix o incluso llevar a cabo otras tareas.
Los invito a seguir la técnica de pomodoro y aplazar responsabilidades. Siempre y cuando puedan aplazar esa
a revisar el cuadro de Mihaly al momento de investigación. Y cuando estamos a menos
llevar a cabo nuestro trabajo. Utilizaremos de referencia una entrada del de una semana de entregar la investigación,
blog “wait but why” del año 2013, y sus dos el monstruo del pánico se despierta, la
entradas adicionales profundizando un poco personita se va corriendo. Y te dedicas a
Y siempre ten presente de que es mejor
más en el tema. trabajar arduamente en una ventana de
hacer bien una tarea que 5 de forma
mediocre. tiempo irreal, estresándote y llegando a la
Entonces, entremos en el supuesto que justas. O en el peor de los casos, con retrasos
todos somos personas racionales que que se pudieron haber evitado.
toman decisiones en torno a nuestras
responsabilidades, compromisos y fechas Sin embargo, esto tiene un alto costo. Al
de entrega. Sin embargo, la mente de no haber invertido el tiempo y esfuerzo
una persona que procrastina es un poco necesario, el trabajo termina siendo mediocre
diferente. y muchas veces incompleto. Es normal en
esta etapa, sentir frustración contigo mismo
Básicamente, tiene una pequeña persona por no haber dado lo mejor de ti y haber
dentro de sí, que a veces toma dirección trasnochado teniendo tantos recursos a la
de sus decisiones. Es un ser al que solo mano durante el tiempo ideal.
le importa la gratificación instantánea, y
esta personita, tiene una visión bastante
hedonista de la vida, solo le interesa el ahora
y estar cómodo y feliz y no piensa en el
mediano o largo plazo.

Y el problema es que esta pequeña persona

tiene más poder del que nos imaginamos.
¿Pero, cómo es que igual terminan
haciendo sus tareas o responsabilidades?.
Esto es porque hay otra pequeña criatura
coexistiendo con esta personita amante
Manejo de tiempo y productividad

¿Cómo curar la Haz un plan de

procrastinación? trabajo estratégico

Para empezar, debemos mentalizarnos en Entonces pongamos todo lo aprendido a mayormente con enfrentar distracciones,
dejar de hacer las cosas con culpa, ansiedad, buen uso, y elabora tu plan. Y recuerda un tema que ya hemos visto
y con resentimiento a nosotros mismos siempre seguir la metodología SMART. Tu anteriormente.
por no haber aprovechado nuestro tiempo plan puede tratarse de algo tan significativo
debido a ese ser amante de la gratificación como el cambio de una carrera, o algo más 3. Mide tu progreso, todos los días apunta
instantánea. personal cómo prepararnos para correr tu avance y que tan avanzado estás
nuestra primera maratón. en tu ruta hacia la meta. Todo cuenta,
Vamos entonces, la solución involucra incluso un avance minúsculo que a
planificar y hacer. El problema es que la Luego vendrá la parte más difícil de la primer vista no parece significativo,
mayoría de procrastinadores ama planificar, solución para evitar procrastinar, hacer. Este recuerda que todo progreso, por más
pero obviamente sufren al momento de es el momento en donde se tiene éxito o no, pequeño que sea, igual es progreso, ya
hacer. Además que la mayoría de veces, los ya que se trata de ignorar al ser amante de la que sumándole todos los días, generará
planes son bastante vagos. gratificación instantánea y dar el primer paso. un gran cambio a mediano y largo plazo.
El ser no se irá inmediatamente, por eso
Por ejemplo, digamos que queremos debemos enfocarnos en seguir avanzando 4. Recuerda pensar en tu futuro yo, y
aprender japonés, compramos todos los nuestra tarea y poco a poco recuperar esa como esa versión de ti, tendrá que lidiar
libros necesarios, bajamos una aplicación fuerza de voluntad. con tu falta de compromiso o derroche
para aprender, nos matriculamos a un curso. de tiempo. Y aquí viene la parte un
Pero al momento de hacer, nos intimidamos, Llegará un punto en el que nos poco truculenta, procura que todas
por qué nos parece un idioma demasiado encontraremos al 60-70% de nuestro tus acciones sean pensadas en cómo
difícil y ajeno a nosotros. avance, y al estar tan cerca de la meta. El ser actuaría tu yo ideal del futuro y no tu yo
te dejará tranquilo, sabiendo que le espera procrastinador del presente.
Cuando en verdad, se trata de ir poco a poco, una gratificación al terminar dicho trabajo o
de forma consistente, y eventualmente, tarea. 5. Y finalmente, pruébate a ti mismo
llegarás al nivel deseado. Y si queremos que puedes hacerlo. No importa
acelerar el proceso, solo debemos invertir Ahora, es momento de revisar 5 lineamiento cuantas veces te caigas o falles, sigue
más tiempo, así de sencillo. importantes al momento de abandonar la practicando. Y si te sientes atrapado
procrastinación. pide ayuda, ya sea a tus profesores,
superiores, familiares o amigos, recuerda
que tienes una red de contactos que
1. Recuerda que todo lo que haces, es por pueden ayudarte a tener una nueva
decisión propia. si por ejemplo, un día perspectiva o solución al problema que
no estudias japonés por alguna excusa tienes al frente.
válida.

Es decisión tuya dejarlo por completo

o perdonarte y recuperar el tiempo
perdido al día siguiente.

2. Crea métodos para derrotar a ese

pequeño ser, esto tiene que ver
Manejo de tiempo y productividad

Gestionando
un equipo

Antes de organizar la semana, hablar 1. Primero, tienes su sistema de valores, Prioriza el propósito de dicha persona, sobre
sobre reuniones efectivas o llevar a cabo que es innato y un tanto difícil de su habilidad en determinada área.
reportes de progreso útiles debemos definir cambiar. Como por ejemplo, cómo es
claramente cuál es tu rol. su visión de lo que es un negocio o Finalmente, debes liderar con el ejemplo. No
empresa, como es su relación con las hay nada más inspirador y contagioso que la
Seguramente estás dentro de una de dos personas, como reaccionan ante estrés. pasión que uno puede transmitir, y tú debes
categorías: Puedes ser un colaborador dentro ser la persona que comparta esto de forma
de una empresa que quiere mejorar, o eres 2. Y luego están las habilidades, que directa a tu equipo, motivándolos a que
un profesional con grandes habilidades muchas veces es el único rubro en crean en la visión de la empresa, y sean parte
que quiere construir un negocio. En todo el que las empresas se concentran y activa de esta.
caso, los principios de construir un equipo luego terminan arrepintiéndose de su
se mantienen. Cuando se trata de nosotros decisión. Puedes tener una persona Es muy importante recordar estos criterios
mismos, necesitamos enfocarnos en nuestras altamente calificada, y darte cuenta al momento de formar tu equipo, ya que no
fortalezas y no nuestras debilidades, y meses después que aquella persona no sólo puedes correr el riesgo de contar con un
las personas que invitamos a ser parte de es el fit adecuado según tus principios mal elemento en él, sino que puede afectar
nuestro equipo deben ser fuertes donde o la cultura de la empresa. Y el flujo de seriamente tu productividad y manejo del
somos débil. trabajo se vuelve poco efectivo, porque, tiempo en todos tus proyectos.
lamentablemente, no comparten la
Si quieres construir algo mejor, debes contar misma visión. Espero este breve repaso te ayude a
con personas que eventualmente puedan seleccionar a las personas adecuadas cuando
ser mejor que tú o en todo caso, tener el se trata de armar un equipo no solo efectivo,
potencial de crecer bajo el entrenamiento y Por eso, la mayoría de veces es mejor sino que se encuentre en sintonía contigo.
contexto adecuado. entrenar en cuanto a habilidades a las
personas que lo necesitan, en vez de
Entonces, antes de construir tu equipo, contratar a un experto en el tema que
asegúrate de tener un esquema claro de no comparta tu propósito o misión de la
tus fortalezas y debilidades. De esta forma, empresa. Toda persona que ha estado
contratas a las personas indicadas para cada involucrada en un proceso de selección
necesidad o tarea. entiende que antes de cualquier habilidad
dura que pueda poseer, lo principal es tener
Por ejemplo: Puedes ser bueno ideando y buena comunicación y confianza. Para bien
lanzando constantes ideas, pero puedes o para mal, la confianza se construye con
carecer de habilidades de seguimiento, por tiempo.
eso necesitas alguien que cubra tus puntos
ciegos. También debes tener una visión clara de qué
es lo que quieres construir y asegurarte de
Ten en cuenta que hay dos aspectos clave al que las personas que contraten comparten
momento de elegir a la persona adecuada: dicha visión. No solo busques personas que
tienen el expertise para llegar a las metas.
Busca personas que se alineen a tu visión
y posean un sistema de valores adecuado.
Manejo de tiempo y productividad

Herramientas para
gestionar proyectos

Una parte esencial del manejo de proyectos notificaciones para esas tareas que 4. Después de estas herramientas,
es comunicar a nuestro equipo tres principios requieren concentración máxima. tenemos nuestros documentos y
básicos: tu visión, los pasos y objetivos para Además, es una herramienta 100% de archivos. Según mi experiencia,
cumplir dicha visión y luego dar seguimiento productividad, a diferencia de Facebook habiendo probado Dropbox, Office 365
de estos objetivos. o Whatsapp. Redes sociales que nos o Google Drive, me quedo con la última
terminan distrayendo opción.
Para hacer todo esto, necesitamos una
variación de las siguientes herramientas: 3. Si bien hemos hablado del chat como Google Drive no solo te permite crear y editar
herramienta ideal, inevitablemente documentos como cualquier otro software,
necesitamos un medio de comunicación sino que guarda automáticamente cada vez
1. Para comenzar, un calendario, el que que no sea del todo instantáneo y en que hacemos un cambio, guarda un historial
tu prefieras. En nuestro caso, usamos donde todo el equipo pueda ver el detallado de nuestros cambios y hace que el
Spreadsheet de Google Docs para estado de sus proyectos o tareas sin el trabajo colaborativo sea bastante fluido y sin
armas nuestro cronograma de proyectos constante ruido que puede aparecer en una curva de aprendizaje difícil. Mi función
y darle seguimiento. Como ya hemos el chat. Asi mismo, existen aplicaciones favorita es que puedo compartir el enlace de
dicho anteriormente al crear un objetivo que no solo nos informan sobre el un documento a un cliente o colega para su
SMART, todas nuestras metas deben ser proyecto y quién está a cargo, sino que revisión en vez de tener que descargarlo o
medibles en cuanto a tiempo. nos permite marcar cuando algo ya está convertirlo a otro formato y perder tiempo
finalizado. Y a todos nos encanta dar adjuntándolo en un correo o subiéndolo a la
2. Luego, es necesario contar con un check cuando hemos completado algo, nube para su posterior descarga.
chat para tener una comunicación es una sensación de completud y éxito
instantánea. Y esto es mil veces mejor que todo amante de la productividad
que una llamada o un mail, ya que adora.
evitamos las constantes interrupciones
de tener que contestar un correo o Una herramienta que recomiendo
llamada y podemos conversar de forma es Trello, ya que nos permite tener
instantánea y eficiente. visibilidad absoluta de los proyectos,
el estado en el que se encuentran y
Este chat también puede ser ignorado también tiene la posibilidad de brindar
si es que realmente necesitas feedback inmediato o hacer de un
concentrarte en algo en específico proyecto individual, uno colaborativo.
(previa comunicación con tu equipo) y
te aseguro que marcará la diferencia Por otro lado, Quip también es bastante
entre un equipo productivo y uno no tan útil para crear una lista de quehaceres
eficiente de la semana y compartirlo con tu
equipo para que todos estén al tanto de
En nuestro caso, utilizamos Slack, ya tu avance, es mucho más sencillo que
que nos permite tener varios canales Trello, que lo hace ideal para comenzar
de conversación dependiendo del si es que no tienes experiencia con estas
proyecto o propósito de la conversación apps.
y también podemos deshabilitar las
Manejo de tiempo y productividad

Reportes de progreso Reuniones efectivas:

Tipos de reuniones
El último factor que cumple un rol Ahora que hemos visto algunos beneficios,
protagónico en la gestión de proyectos es el vamos al cómo. Si bien todas las empresas
reporte de progreso. tiene su propio estilo de hacer las cosas, el Una reunión, si no es bien manejada, puede generando nuevas conversaciones que
rol de reportes de progreso debe ser uno convertirse en un desperdicio y malgasto de muchas veces no tienen nada que ver
Mientras no pueda parecer una actividad de soporte y que no requiera mucho tiempo nuestro tiempo productividad. Ya que pueden con el tema principal de la presentación.
core, quedarás sorprendido de lo importante de nosotros, para volver a enfocarnos en llegar a consumir bastante de los recursos
que puede llegar a ser si lo implementas nuestros esfuerzos hacia la meta. Por eso, antes mencionados. 3. Luego están las reuniones de
correctamente. En un primer nivel nos todo este sistema debe tomar el menor planeamiento. Las cuales son bastante
ayuda a saber nuestro progreso diario y en tiempo posible. Por ejemplo, imaginemos una reunión de delicadas, ya que en este tipo de
qué etapa del proyecto nos encontramos. 8 personas de una hora de duración, esto reunión, puedes descubrir nuevos
Recuerda que todo lo que hacemos debe ser La forma más simple de crear un reporte equivale a un día de trabajo, y si es que problemas o plantear nuevos objetivos
medible. es usar la metodología GRP o MRP, que se no tiene un objetivo claro, no tiene sentido secundarios y esto genera una sucesión
traduce en metas, resultados y problemas. llevarla a cabo. Otro escenario es una reunión interminable de nuevas reuniones. Y
Pero, la cantidad de beneficios es mayor. Esto se resume a escribir al final de cada día mal planteada y sin una agenda clara, lo que recordemos que el foco de esta reunión
Aquí algunos: durante 10 minutos lo que planeamos hacer conlleva a tener más reuniones y a reducir es planificación, no exploración.
realidad, lo que hemos logrado hasta ahora y nuestro tiempo para llevar a cabo tareas
lo que aún no hacemos y porqué. importantes o urgentes. 4. Y finalmente, tenemos la resolución
Puedes seguir avances de forma para resolver problemas. Que
individual con tu equipo, y de esta forma Teniendo un agregado de esto todas las En mi caso, me gustan las reuniones, pero generalmente pueden terminar de mil
monitorear su eficiencia y resultados. semanas, podremos tener una visión más siempre y cuando tengan un propósito formas y no necesariamente tienen el
Identificando quiénes tienen un buen clara de cómo se encuentra nuestro equipo, claro y cuenten con la cantidad de personas resultado deseado. Usualmente, porque
rendimiento y quiénes necesitan un porqué no llegaron a las metas y también adecuada. no hay garantía de que se resolverá
apoyo o asesoría para poder llegar a sus poder planear estrategias que te permitan el problema efectivamente durante la
objetivos diarios o semanales. ayudarles a solucionar sus problemas y ser Para empezar, pensemos bien en cuál es el reunión.
más productivos. carácter de una reunión, casi siempre, es uno
También te ayuda a tener un mejor de estos 4:
cálculo de cuánto tiempo requieres La forma más simple para hacer esto es
para una determinada tarea. Entonces, preparar un formato en donde podamos
si tienes tareas repetitivas todas la 1. Tomar una decisión: cuando se junta
ver lo que se planeó hacer y luego que cada
semanas, podrás mejorar tu efectividad un grupo para decidir un cambio de
miembro de tu equipo complete el resto de
y forma de llevarlas a cabo. Podrás dirección de la empresa o decisión
espacios. Puedes llevar a cabo esto de forma
optimizar tus procesos internos y el flujo importante y se debe escoger la mejor
diaria o si deseas, que es como lo llevo a
de trabajo en general. opción. Generalmente, estas reuniones
cabo, de forma semanal en una reunión no
fluyen muy bien, ya que tienen un
mayor a 15 minutos, en donde hacemos
Y el último beneficio es sobre tu legado. objetivo claro y la resolución es rápida.
un balance de la semana y compartimos
Precisamente, crearás un record de todo Y si fallan, es generalmente por políticas
aprendizajes.
lo que haces, básicamente un diario en internas.
donde se documenten los esfuerzos Recuerda que todo se trata de crear nuevos
tuyos y de tu equipo hacia la meta. 2. Informativas: Estas toman la forma de
hábitos. Por eso, debes ser consistente al
una presentación inicial, seguida por
implementar esta metodología. Y así, poco
una ronda de preguntas. Sin embargo,
a poco, todos en tu equipo adoptarán estas
es muy fácil abandonar el objetivo inicial
herramientas como suyas e incrementarán su
y dejar de ser relevante en el contexto,
productividad.
Manejo de tiempo y productividad

Reuniones efectivas:
Buenas prácticas

Ahora que conoces los tipos de reuniones, aportes nulos. Por eso, asegúrate que
es momento de analizar lo que hay en el todos lleguen listos a la reunión, ya sea
centro de toda reunión y en lo que debemos con data, un análisis, propuesta etc.
enfocarnos.
5. Por último, ¿quién necesita ser
En primer lugar, propósito. Es necesario informado de los cambios generados
preguntarnos ¿Cuál es la meta deseable de por la reunión? ¿Tus clientes,
la reunión?, Y luego vienen las personas: ¿a miembros del staff? y ¿Es el método
quiénes invitamos a la reunión? Y ¿cuál es la de comunicación de los resultados
finalidad de cada invitado? relevante para el público o tipo de
reunión? En la mayoría de casos un
Por eso, tengamos presente estos cinco mail o por un chat es suficiente, pero
puntos antes de planificar cualquier reunión, en ciertas ocasiones es necesaria una
para asegurar efectividad y sea más fácil de llamada si se trata de algo más sensible
agendar: o una discusión presencial. En todo caso,
asegúrate de darle seguimiento a esa
comunicación, para poder pasar a la
1. Porqué tener esta reunión, ¿es posible etapa de ejecución y la idea no se quede
no tenerla y aún así lograr el objetivo en en el aire.
mente? ¿Puede un e-mail reemplazarla?

2. ¿Quién debe estar en esa reunión? Y ahora que tienes todo lo necesario, es
¿Es necesario invitar a todas las momento de hablar sobre las herramientas si
personas que tienes en mente?¿Es es que la reunión es a distancia.
necesario que estén presente durante
toda la reunión? ¿Pueden quedarse Google Hangout o Skype son perfectas para
sólo unos determinados minutos reuniones remotas, ya que son gratuitas,
para tratar temas relevantes a sus sencillas de usar y no poseen dificultad
responsabilidades? alguna para utilizarlas. Y si quieres opciones
un poco más complejas puedes utilizar
3. ¿Cuánto tiempo tomará la reunión? Zoom.in o Bluejeans. Dudo mucho que las
Si no tienes un cronograma estricto, la vayas a usar en una etapa inicial, pero si es
agenda de la reunión y las metas claras, una reunión con más miembros o deseas
probablemente no logres el resultado integrar otras herramientas de productividad,
deseado. valen la pena en una etapa posterior. Solo
4. ten presente que una conexión a internet
¿Qué debe tener preparado todo estable es clave para mantener la fluidez de
invitado? Nada arruina una reunión la conversación.
tanto como una persona que no está
lista, ya que automáticamente arruinas
el tiempo de todos con improvisación y

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Inteligencia emocional para líderes

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Inteligencia emocional para líderes

Herramientas
útiles

Los siguientes softwares son los que más me 2. La siguiente herramienta es Trello, un
han servido al momento de comunicarme, software con un acercamiento único al
compartir archivos, concentrarme y dar momento de manejar proyectos.
seguimiento a los proyectos que estoy
trabajando. Seguro ya conocen algunos, pero Y quién mejor para describir esta
para aquellos que no, estas herramientas herramienta, que ellos mismos: Trello es
pueden marcar la diferencia si es que les dan una herramienta de colaboración que
un buen uso. te permite tener un vistazo general de
lo que se está trabajando, quien lo está

Recursos
haciendo y cómo va su progreso.
1. Primero tenemos Slack, mi aplicación
favorita en cuanto a comunicación estilo Su estilo está basado en la metodología
chat. Todo está organizado en canales. Kanban, introducida por Toyota en los
Así que podemos crear nuevos canales

Adicionales
años 40 para mejorar la producción en
basándonos en temas, intereses o para línea de sus autos y que introduce el uso
algún proyecto en específico. de “tableros”, “listas” y “tarjetas” para
organizarnos.
Otra ventaja es que posee tanto canales
públicos para todo el equipo, como Sin entrar en mucho detalle, solo debes
canales privados a los que se puede tener presente que cuando comience a
ingresar únicamente con una invitación, utilizar Trello, podrás dividir claramente
esto es perfecto para proyectos las tareas que se deben hacer, las que
secretos, o algún tema que requiera un se encuentran en proceso y las que ya
nivel extra de privacidad. están finalizadas.

Lo que más me gusta de Slack es que Si quieres entender mejor cómo funciona
toda la conversación queda grabada esta herramienta, te recomiendo visitar
(hay un límite de mensajes guardados si su sitio web, en el cual encontrarás una
es que usas la versión gratuita), así que guía completa.
si te olvidaste un pequeño detalle de la
conversación, puedes volver y leer toda 3. La tercera herramienta es Google
la discusión. Hangouts, bastante parecida a Skype,
pero cuyo mayor diferencial es su
Así mismo, puedes compartir archivos y incorporación con toda la suite de
personalizar el grado de notificaciones Google. Además, hay tres razones
que recibes. De esta forma, podrás principales por las que prefiero este
concentrarte en aquella tarea importante software.
y cuando hayas terminado, tendrás
un listado de mensajes pendientes La primera es que usarla es súper
esperándote. ágil ahora que posee una aplicación
integrada con Google Chrome,
Manejo de tiempo y productividad

Lecturas
recomendadas

lo cual permite crear una llamada solo herramienta, puedes ingresar a la

Quiero recomendarte 7 lecturas para que puedas profundizar un poco más en los temas que
con un click, mucho más rápido que siguiente página web, en la cual explican
hemos visto a lo largo del curso. Personalmente, me han servido bastante y me han dado más
ingresar la URL o activarlo desde Gmail. a detalle todas sus funcionalidades.
claridad al momento de tomar decisiones, aprovechar mi tiempo y hacer realidad mis metas.
4. Luego está la integración perfecta con 7. Y finalmente, les dejo una herramienta
Empieza con el porque - Simon Sinek (libro)
Google Calendar, solo debes crear un que descubrí hace un tiempo y me
Para entender de forma más clara el círculo dorado que mencionamos cuando hablamos de
evento, ingresar las personas invitadas y ayuda a completar tareas de forma
motivación, nada mejor que leer el libro que acuño el término. Como mencionan en el prologo
listo, el evento creado automáticamente más eficiente. Se trata de Be Focused,
del libro; para Sinek, lo importante no es tanto qué es lo que haces como el por que lo haces.
generará un enlace al que todos puedan que nos permite aplicar la técnica de
Lo esencial es saber por qué haces lo que haces, por qué existes. Aprender a formular las
ingresar cuando sea momento. Pomodoro.
preguntas adecuadas te permitirán tener una empresa inspiradora, proyectos innovadores y
gente comprometida para desarrollarlos. Sinek explica cómo crear el marco adecuado en una
5. Por último, y esta característica si es Esta te permite delimitar el tiempo que
organización para conseguir esos propósitos.
compartida con Skype, puedes llevar le deseas dedicar a una tarea (lo ideal es
a cabo desde el dispositivo que desees hacerlo en intervalos de 25) y te genera
Piense y hágase rico - Napoleon Hill (libro)
con total facilidad. Y como bonus, es automáticamente el tiempo de descanso.
No nos dejemos llevar por el nombre del libro, esta lectura no nos volverá millonarios apenas
muy sencillo compartir tu escritorio si es También guarda un récord de cuántos
terminemos el libro, pero cuenta con una metodología de 6 pasos que hemos conversando en
que quieres compartir una presentación. pomodoros ha necesitado para cada
nuestras clases de metas y objetivos. Primero determinar qué es lo queremos lograr, establecer
tarea en específico.
nuestra fecha límite, crear un plan, hacer un contrato con nosotros mismos y siempre tener
6. En cuarto lugar, tenemos a Google
presente lo que nos prometimos en un primer momento. Recomiendo dar una leída a la última
Drive, una herramienta que quiero tanto, Si es que no cuentas con iPhone o
versión de Amazon, ya que es un libro que siempre ha sido influenciado por el contexto en el que
que es la que estoy usando para llevar a Mac, siempre puedes buscar “Apps
se encuentra la sociedad.
cabo este curso. Pomodoro” en Android o en cualquier
explorador si utilizas Windows.
There’s a SMART way to write management’s goals and objectives - George T. Doran
Pude redactar todos mis guiones para
(artículo)
luego leerlos al momento de grabar 8. Y si no quieres complicarte, siempre
Este fue el artículo que dio origen al uso del acrónimo SMART, es un interesante fragmento de
mis clases, mientras una compañera puedes usar un timer, colocar 25
la historia en el cual detalla lo que significa establecer una meta ideal. Y solo para recordar, un
del trabajo me ayuda corrigiendo la minutos, tomar 5 de descanso y apuntar
objetivo SMART debe ser específico, Medible, Obtenible, Realista y Atado a Tiempo.
estructura y cualquier error que se me cada vez que completas un ciclo si es
pueda haber escapado, todo en este que deseas darle seguimiento.
Flujo, el secreto de la felicidad - Mihaly Csíkszentmihályi (Ted Talk)
mismo documento, en tiempo real.
Esta charla es super recomendada, Mihaly, profesor de Psicología y Management, habla de cómo
Estos son las herramientas principales la creatividad es la fuente central de significado en nuestras vidas y cómo es que cuando estamos
Además, algo que me ha ahorrado
que uso en mi día a día y que espero les involucrados en un proceso creativo, sentimos que tenemos una vida mucho más plena. Y esto
bastante tiempo es la capacidad de
sirva a ustedes para lograr sus objetivos. se traduce en aquel momento en el que el nivel de un desafío se alinea con el nivel de nuestras
generar un enlace para compartir
Si desean otras opciones, siempre pueden habilidades, y mediante la excitación y el control, llegamos a un estado de flujo continúo en el cual
y escoger el tipo de permiso que le
preguntarme y con mucho gusto les daré somos felices. Por ejemplo: Un experimentado ilustrador al que se le presenta un gran desafío
deseo brindar a la persona. Ya sea ver
más recomendaciones. dentro de sus habilidades sabe qué hará el trabajo muy bien, y esa alta autoestima y motivación
el documento, dejar comentarios, o
que siente, genera a su vez oportunidades de crecimiento creativo.
incluso, como en este caso, tener total
acceso para que el trabajo sea realmente
cooperativo.
Si deseas conocer más sobre esta
Manejo de tiempo y productividad

Here’s why you shouldn’t multitask - Earl Miller (artículo)

Este artículo nos explica, desde el lado de la neurociencia, porque hacer multitasking es dañino
para nosotros. Y el principal argumento es que hacer multitasking es una ilusión, como humanos,
tenemos una capacidad muy limitada para pensamientos simultáneos, ya que solo podemos
retener un poco de información en la mente en un momento definido; y lo mismo sucede con
el Multitasking , nuestro cerebro funciona mejor cuando delimitamos tareas puntuales y nos
enfocamos en ellas; si intentamos hacer varias a la vez, nuestro cerebro gastará energía de más
llevando a cabo la transición entre tareas, y en consecuencia, reduciremos la calidad de nuestros
resultados y seremos más susceptibles a cometer errores.

The Art of Gathering - Priya Parker (libro)

En este excelente libro, Priya Parker argumenta que la mayoría de nuestras reuniones carecen
de productividad y relevancia ya que confiamos mucho en la rutina y lo preestablecido, cuando
deberíamos concentrarnos en nuestras diferencias y personas involucradas. Para esto, debemos
definir un propósito claro para cada reunión, en este caso, cualquier reunión de trabajo o
productividad. De esta forma crearemos experiencias significativas y memorables que nos llevarán
a mejores resultados y a una equipo más involucrada

Build an A-Team: Play to Their Strengths and Lead Them Up the Learning Curve - Whitney
Johnson (Libro)
Y finalmente, este libro trata de cómo tener un equipo altamente productivo y comprometido
teniendo un plan para el desarrollo continuo de todos los trabajadores, sin importar en que etapa
de su curva de aprendizaje se encuentren. En resumen, el libro discute tres puntos principales:
Identificar lo que tus empleado ya saben y que es lo que necesitan aprender, diseñar sus
responsabilidades para maximizar sus niveles de compromiso y aprendizaje, y finalmente enseña
un proceso de 7 pasos para que cada miembro de tu equipo alcance su potencial.

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