Requisitos para La Elaboración de Actas

Las decisiones de la junta de socios, asamblea general o junta directiva, se harán
constar en actas o en extractos de las mismas, las cuales además de ser aprobadas
por el órgano social que se reúne, o la comisión (conformada por un numero plural
de personas) designada y facultada para tal efecto; deberán estar firmadas por el
presidente y el secretario designado en la reunión. Las actas deben encabezarse
con su número y expresar cuando menos:
• Nombre completo de la persona jurídica a la cual pertenece.

• Ciudad, lugar, hora y fecha de la reunión. Las reuniones deben efectuarse
en el domicilio social, salvo que se encuentren representados la totalidad de
socios; evento en el cual la reunión puede efectuarse por fuera de este.
• Nombre del órgano social que se reúne. Asamblea de Accionistas, Junta
de Socios, Junta Directiva, según se trate.
• Naturaleza de la reunión. La que conforme los estatutos, puede ser:
ordinaria, extraordinaria, por derecho propio o de segunda convocatoria,
universal, entre otras.
• Datos de convocatoria: forma o medio utilizado, antelación y órgano o
persona que convoca. La convocatoria debe efectuarse con sujeción estricta
a lo pactado en los estatutos sociales o en su defecto en la Ley.
Este requisito no será necesario cuando se trate de reuniones en que se

encuentren presentes o representados la totalidad de los asociados o el
100% de las acciones o cuotas en que se divide el capital social. Tampoco
será necesario cuando se trate de reuniones por derecho propio de lo que se
deberá dejar constancia en el acta.
• Designación de presidente y secretario. Nombre de las personas que de
acuerdo con los estatutos, deben presidir y actuar como secretario de la
reunión.
• Verificación del quórum. Número de cuotas o acciones que se encuentran
presentes en la reunión. Ahora, si se trata de entidades sin ánimo de lucro,
debe indicarse del total de asociados hábiles inscritos, cuantos se encuentran
presentes en la reunión.
Si se trata de actas de Junta Directiva o de cualquier otro órgano de

administración contemplado en los estatutos sociales, se debe indicar el
nombre completo de los miembros asistentes a la reunión o indicar cuantos
miembros asisten.
• Orden del día. Con la aprobación de cada uno de los puntos propuestos en
la convocatoria que serán tratados en la reunión. En el caso de las reuniones
extraordinarias, se deberá dejar constancia que en la convocatoria se insertó
el orden del día.
• Decisiones adoptadas. Debatidos cada uno de los puntos del orden del día,
deberán constar en el acta la aprobación de cada una de las decisiones
tomadas, con la indicación de votos emitidos a favor, en contra o en blanco;
o la indicación textual de ser aprobado por unanimidad.
Cuando se trata de nombramientos, se debe informar en el acta si las

personas designadas aceptaron los cargos o en su defecto, deben anexarse
las cartas correspondientes donde lo manifiesten; además deberá indicarse
el número de cedula y la fecha de expedición del documento de identidad de
las personas nombradas.
• Aprobación del acta. Ya sea por el órgano que se reúne, por la comisión
designada para el efecto o en acta de fecha posterior.
Aprobación en la misma reunión o sistema general: Ocurre cuando

terminada la reunión de la asamblea o junta de socios, se elabora
inmediatamente el documento para que sea el mismo órgano social el que
imparta la aprobación correspondiente. Dicha constancia deberá quedar
consignada en el acta de que se trate.
Aprobación en reunión posterior: Ocurre cuando la Asamblea general,
Junta de socios o junta directiva defiere en el tiempo la aprobación del acta
de que se trate para ser abordada en una reunión posterior. En este caso la
aprobación del acta anterior deberá adoptarse como una decisión social y
documentarse en el cuerpo de la nueva acta.
Aprobación mediante delegados: Ocurre cuando la Asamblea o Junta de
socios defiere en una comisión o comité la aprobación final del acta. En
consecuencia, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta
en señal de que se aprobó el texto integral del acta y de que el contenido es
fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión.
• Firma del acta. De las personas que fueron designadas y actuaron como
presidente y secretario de la reunión.
• Nota de autorización del acta. la suscribe el secretario o un representante
legal de la sociedad, indicando que la misma es fiel copia tomada de su
original.
PARA TENER EN CUENTA
• El original del acta debe reposar en el libro de actas de la sociedad.

• Las copias de las actas que se remitan para inscripción a la cámara de
comercio deberán ser totalmente legibles y que garanticen en cualquier
momento su reproducción.
• Las actas de los órganos sociales y de administración de las sociedades, así
como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el
representante legal de la sociedad, se presumen auténticas, por lo cual no se
exige presentación personal de las mismas (Artículo 42 de la ley 1429 de
2010).
SIPREF
En cumplimiento del Sistema de Prevención de Fraudes SIPREF, La cámara de
comercio solicitará el documento de identidad original y dejará evidencia de la
identificación de quien presenta la solicitud de inscripción, validando por medio de
mecanismos de identificación biométrica o a través sistema de información de la
Registraduría Nacional del Estado Civil.
CÓMO CONSULTAR EL TRÁMITE
Usted puede consultar el estado de su trámite ingresando al portal www.ccoa.org.co

, seleccione la opción consulta de trámites, y de clic en consultas registros públicos
ingresando el código de barras que figura en la parte inferior del recibo de caja.

Requisitos para La Elaboración de Actas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Requisitos para La Elaboración de Actas

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Requisitos para La Elaboración de Actas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Las decisiones de la junta de socios, asamblea general o junta directiva, se harán

• Nombre completo de la persona jurídica a la cual pertenece.

Este requisito no será necesario cuando se trate de reuniones en que se

Si se trata de actas de Junta Directiva o de cualquier otro órgano de

Cuando se trata de nombramientos, se debe informar en el acta si las

Aprobación en la misma reunión o sistema general: Ocurre cuando

PARA TENER EN CUENTA

• El original del acta debe reposar en el libro de actas de la sociedad.

CÓMO CONSULTAR EL TRÁMITE

Usted puede consultar el estado de su trámite ingresando al portal www.ccoa.org.co

También podría gustarte