Liderazgo y delegación.

Estilos de dirección

Objetivos

Este módulo intenta proporcionar al estudiante una serie de conocimientos para que pueda adquirir los siguientes
objetivos.

Conocer los perfiles de los diferentes estilos de líderes que se acostumbran a encontrar en las organizaciones.

Estudiar el proceso de capacitación que puede seguir un líder .

Aquirir consciencia de cuáles son los motivos por los que una persona aporta sus esfuerzos a una
organización, factores que ayudarán al lider a seguir las pautas para motivar a sus colaboradores.

Identificar los mejores procesos de planificación del tiempo, partiendo del análisis de los factores que motivan
su pérdida.

Reconocer la delegación como una de las funciones básicas del líder para la gestión del tiempo.

Introducción

Cada día se producen cambios en nuestro entorno que nos exigen cambiar los modos de actuar y de planificar. Las
estrategias que empleábamos ayer pueden no servir para hoy porque todo va transformándose. Si no lo creemos así,
estamos interpretando el presente con los ojos del pasado y nadie desea permanecer estancado. Para poder
adaptarnos a los pequeños cambios del día a día en el mundo de la empresa, se necesitan muchos elementos:
formación, personal capacitado, comunicación, actitudes proactivas y, sobre todo, un buen líder que dirija de modo
eficiente. Cuando se piensa en un buen líder, se suele coincidir en la idea de una persona que tiene visión de futuro,
que está preparada para delegar tareas de manera apropiada (ofreciendo los trabajos y los recursos oportunos a sus
colaboradores), organizando así su propio tiempo. Por otra parte, también se piensa en una persona que sepa
motivar su recurso y razón de ser: el personal que tiene a su cargo.

En este módulo se pretende reflexionar sobre estos temas: la importancia en la actualidad empresarial del liderazgo y
la delegación dentro de la dirección de equipos de trabajo.

Definición de estilos de liderazgo

Aproximación al concepto de liderazgo

"Liderazgo es la capacidad de transformar la visión en realidad." (Warren G. Bennis)

Se puede interpretar el liderazgo desde dos perspectivas: como cualidad personal del líder o como función dentro de
una organización, comunidad o sociedad.

1. Liderazgo como cualidad personal del líder

La literatura empresarial enumera una serie de atributos que los líderes poseen o deberían poseer. Algunos gurús
creen que existen ciertas características que son realmente importantes y que el resto son opcionales o dependientes
de la situación. Peter Drucker, por ejemplo, va más allá, rechaza incluso la posibilidad de encontrar unos pocos
atributos fundamentales: "El único rasgo de la personalidad –dice– que tenían en común todos los líderes que conocí
era carisma". Sin embargo, existen atributos propios de los líderes que nos pueden ayudar a aproximarnos a esta
figura tantas veces mencionada en los libros de management.

Los ingredientes básicos del líder, según Warren G. Bennis, se pueden resumir en los siguientes aspectos:

a. Visión: tiene una idea clara sobre lo que quiere hacer –profesional y personalmente– y la fuerza para persistir
a los contratiempos, e incluso a los fracasos.

b. Pasión: tiene una pasión fundamental por las promesas de la vida, combinada con una pasión muy particular
por una vocación, profesión, acción.

c. Integridad: su integridad deriva del conocimiento de sí mismo, franqueza y madurez. Conoce sus fortalezas y
 sus debilidades, actúa de acuerdo con sus principios y ha aprendido por experiencia cómo aprender y trabajar
con los demás.

d. Confianza: se ha ganado la confianza de los demás.

e. Curiosidad: se lo cuestiona todo y quiere ampliar sus conocimientos lo máximo posible.

f. Osadía: está deseando correr riesgos, experimentar y probar experiencias nuevas.

El liderazgo es un acontecimiento y no un rasgo. Tiene que ver más con lo que uno hace y con quién está, que con
quien es. Es, en primer lugar, comprender los puntos fuertes y débiles de uno mismo y después asumir papeles de
conducción y responsabilidad por medio de los cuales poder conectar de una manera especial con los seguidores.

2. Liderazgo como una función dentro de una organización, comunidad o sociedad

Esta perspectiva no enfatiza las características del líder, sino que lo interpreta como resultado de las necesidades de
un grupo que necesita lograr sus objetivos. El líder no lo es por sus habilidades o características personales en sí
mismas, sino porque estas facetas son percibidas por el grupo como las necesarias para conseguir el objetivo.

Un líder es la cabeza visible de un grupo, capaz de tomar la decisión acertada y de influir e inspirar a otros para
alcanzar una meta común. Por tanto, el liderazgo implica siempre a más de una persona.

Se diferencia del resto de miembros del grupo por ejercer más influencia en las actividades y en la gestión de las
mismas, de este modo, será el encargado de distribuir las responsabilidades entre los miembros de su grupo. Como
el liderazgo depende del grupo, es imprescindible analizar las características del mismo y el contexto donde se
desenvuelve, factores que determinan quién se convertirá en líder de grupo. Una persona que destaque como líder
en una organización puede no verse como tal en otra organización. Los liderazgos recaerán en personas diferentes
según el contexto o momento de la empresa, ya que o bien se puede necesitar una acción rápida que necesite una
clase de líder, o una planificación detallada de un proyecto con un líder diferente.

El líder es resultado de las relaciones funcionales con las personas específicas en una situación
específica, más que de sus características personales.

Cada grupo elabora su prototipo ideal y por lo tanto no puede haber un ideal único para todos los
grupos.

Los líderes actuales deben centrarse más en desarrollar una visión para sus organizaciones que en diseñar
estrategias empresariales. Para ello, parece oportuno esbozar las "megahabilidades" con las que cuenta un líder,
según Burt Nanas, algunas de las cuales coinciden con los anteriores autores:

a. Visión de futuro: mantiene su vista firme en el horizonte lejano, incluso cuando camina hacia él.

b. Dominio de los cambios: regula la velocidad, dirección y ritmo del cambio en la organización, de forma que
su crecimiento y evolución concuerda con el ritmo externo de los acontecimientos.

c. Diseño de la organización: es un constructor en la institución, cuyo legado es una organización capaz de

triunfar al cumplir sus predicciones deseadas.

d. Aprendizaje anticipado: es un aprendiz de por vida que está comprometido con promover al aprendizaje
organizativo.

e. Iniciativa: demuestra tener la habilidad para hacer que las cosas sucedan.

f. Dominio de la interdependencia: inspira a otros a tener ideas y confiar entre ellos, a comunicarse bien y
frecuentemente, y a buscar soluciones colaboradoras a los problemas.

g. Altos niveles de integridad: es honrado, honesto, tolerante y formal, cuidadoso, abierto, leal y comprometido
con las mejores tradiciones del pasado.

En conclusión, las características generales de un líder, tanto como cualidad personal como por función dentro de
una organización, son:

Confianza: para construir su autoconfianza debe hacer una lista de sus cualidades y de sus éxitos del pasado por
muy pequeños que sean: la capacidad de comunicación, sentido del humor, retos alcanzados, etc.
Conocimiento propio: si es consciente de sus propias cualidades y las utiliza, conseguirá antes el éxito, añadiendo
el conocimiento de la propia empresa para tener una visión de futuro apropiada para la misma.

Integridad entre hechos y palabras: el grupo no confiará en un líder que no hace lo que dice, así que no lo verá
capacitado como tal.

Decisión: sobre la base de su conocimiento personal, sus cualidades y del conocimiento de la empresa, tendrá
conocimiento de causa para tomar la decisión más apropiada para cada momento.

Actitud realista-optimista-positiva: ver lo mejor de cada situación es imprescindible para pensar en diversos
caminos para salir de un incidente u optimizar un factor. Una visión negativa o derrotista podría bloquear las ideas
pensando en que no se puede conseguir nada mejor e impedir la consecución de los objetivos del grupo.

Visión: el líder mira el bosque desde arriba, sin entrar a caminar por dentro perdiéndose en el laberinto que no le
dejaría ver el camino hacia la meta de la organización. Es una característica básica del líder, su visión está
relacionada con los proyectos e ideas para el futuro de la empresa. Las personas que tienen visión se caracterizan
por las innovaciones que piensan o hacen para la empresa. Esta visión viene a ser el destino hacia donde se dirigen
sus colaboradores y por ello debe saber transmitirla.

Permisividad: las empresas de tecnología han tomado la iniciativa a la hora de demostrar que una cadena de mando
menos autoritaria puede producir excelentes resultados. En Microsoft de Bill Gates, se disfruta de un ambiente
parecido a un campus universitario, donde la permisividad es la norma, no la excepción.

Las 9 leyes naturales del líder

Warren Blank habla de "las 9 leyes naturales del líder":

1. Un líder tiene seguidores-aliados de buena voluntad.

El poder del liderazgo

Surge del control que tenga el líder sobre aquello que el grupo desea para satisfacer su fin: ya sea
control de un determinado conocimiento o tema, control de recursos económicos que permitan al
grupo satisfacer sus necesidades, etc.

El líder se mantendrá como tal siempre que el grupo perciba que es el medio para conseguir sus
objetivos y sientan que les está ofreciendo más de lo que ellos aportan.

Gran parte de la actividad de un líder debe encaminarse a conseguir seguidores. La mayoría de la gente que
aspira a liderar se hace la pregunta inicial errónea: "¿cómo lidero?" o "¿qué tengo que hacer para ser un
líder?". Son preguntas que revelan la creencia equivocada de que el liderazgo está formado por partes. Las
cuestiones correctas son: "¿cómo puedo conseguir que los otros me sigan?", "¿cuáles son las necesidades de
los otros?" y "¿cómo puedo ganar aliados?".

2. El liderazgo es una acción recíproca.

Esta segunda ley se deriva de la anterior. El liderazgo es una cuestión de relación entre el líder y sus
seguidores: un todo indivisible semejante a un baile, una relación continua entre el líder y el seguidor. Se
entiende mejor como un campo de interacción. No es tanto una cuestión personal, como impersonal. El
liderazgo de Microsoft no es debido a la capacidad innovadora de Bill Gates, sino a la armonía o conexión que
existe entre Gates y su gente.

3. El liderazgo sucede igual que sucede un acontecimiento.

Como todos sabemos, las relaciones no siempre son duraderas. Por consiguiente, si el liderazgo es una
relación, los líderes tampoco serán siempre líderes; un líder hoy puede tener carreras con grandes altibajos. El
campo de interacción existe sólo mientras los líderes tienen seguidores.

4. Los líderes actúan sobrepasando los límites de los procedimientos definidos por sus organizaciones.

5. El liderazgo implica riesgo e incertidumbre.

6. No todo el mundo seguirá la iniciativa de un líder.

7. El conocimiento –capacidad para procesar la información– crea el liderazgo.

 8. El liderazgo es un proceso reflexivo.

Los líderes y los seguidores procesan la información según un sistema de referencias subjetivas e internas.

Aquello que no es un líder

Arrogancia. El líder no se puede considerar deidad suprema. No sería líder si no tuviera plantilla,
así que debe evitar el comportamiento autocrático y egocéntrico.

Mal genio. Dejar aparte las emociones negativas y los ataques personales contra los
colaboradores.

Cercanía y microgestión. El líder mantiene cierta distancia con sus colaboradores, para que el
empleado se sienta con la suficiente confianza en sí mismo para llevar a cabo sus
responsabilidades de manera independiente y para que el líder pueda mostrar, dirigir y ofrecer las
herramientas adecuadas a todos sus colaboradores por igual.

Las ideas de los gurús

La extensa literatura sobre esta temática nos conduce a la reiteración de ideas que tratamos de sintetizar en este
punto.

Las seis mejores ideas de los gurús sobre el liderazgo se pueden resumir en los siguientes puntos:

1. Todos los líderes no son iguales. Aunque existen algunas características comunes a varios líderes, como
puede ser el deseo de liderar, la disposición para tomar riesgos, la necesidad de conseguir objetivos, etc.,
estas características no son necesariamente compartidas por todos los líderes.

2. El líder actual puede no serlo mañana. El liderazgo ocurre como consecuencia de una serie de
acontecimientos independientes entre sí. Por

tanto, una persona que triunfa como líder en la actualidad, puede no ser líder mañana o cuando se encuentra
ante un grupo de seguidores diferente.

3. Los líderes siempre tienen seguidores. Ésta es la única característica que diferencia a los líderes de los que no
lo son. Son los aliados que representan la cara opuesta necesaria de la moneda del liderazgo.

4. El nuevo líder requiere nuevos roles. El nuevo líder ha cambiado sus roles. Tiene que ser más visionario que
estratega; más agente de cambio y sirviente que arquitecto de sistemas o ingeniero.

5. El liderazgo se basa en las relaciones. El liderazgo tiene que ver fundamentalmente con la relación entre
líderes y seguidores. Por eso, la tarea principal de todos los líderes es construir y mantener una sólida relación
con los demás.

6. Aprender a liderar es un proceso continuado. La formación, los seminarios, los cursillos y la consultoría pueden
pulir las cualidades para el liderazgo que una persona ya posee.
Para saber si existe un líder en una organización, debemos reflexionar sobre si:

LÍDER NO LÍDER
Ayuda a los demás. Preside el desorden
Piensa en la manera de hacer al personal más eficiente
Piensa en su recompensa, en su estatus, en la manera
con los objetivos de la empresa y en la forma de
como es visto desde el exterior.
recompensarlo.
Escucha bien. Habla bien.
Se caracteriza por su humildad. Se caracteriza por su arrogancia.
Muestra preferencias por algunas personas y explota a
Se muestra equitativo.
otras.
Si es necesario mete las manos en la masa. No quiere ensuciarse las manos.
Delega todos los trabajos importantes. Se reserva todas las decisiones finales.
Le gusta la transparencia. Le gusta el secretismo.
Considera que los errores son ofensas que hay que
Considera las faltas como oportunidades de aprender.
castigar.

Guiar es enseñar a la gente a hacer su contribución y a participar en la empresa como miembros activos. Un guía
eficaz crea ganadores, da el impulso necesario, da valor a cada chispa en la oscuridad.

En resumen y cerrando esta aproximación al concepto de liderazgo quiero aportar una idea particular sobre el mismo:

El líder es el arquitecto que diseña y dirige la construcción, que escucha necesidades y encaja tareas según las
habilidades de cada equipo y que, finalmente, se responsabiliza de los resultados de la obra, de la organización.

Estilos de liderazgo

Existen estilos básicos de mando que se pueden considerar más o menos aceptables o inaceptables. Un líder puede
imponerse, puede y debe fomentar la participación de su equipo y, sobre todo, debe delegar. No obstante, existe una
barrera, en ocasiones poco definida, en la que se utiliza el despotismo, la manipulación, o el "realízalo como puedas"
sin dotar de medios a los colaboradores. Establezcamos primero esta distinción entre lo aceptable y lo que podríamos
considerar como prácticas de mando no aceptables.

Es evidente que si se está quemando la fábrica, no podemos convocar una reunión para contrastar opiniones.
Conviene asumir el mando, liderar la situación y ordenar realizar tareas concretas. Pasada la situación, ésta podrá ser
valorada por todos los miembros del grupo. Esta situación es un caso de situación extrema.

A la hora de llevar a cabo un proyecto, es necesaria la entera implicación de los participantes en cada una de sus
funciones, por ello, la participación de los miembros del grupo en la decisión es fundamental para que la acepten
como propia.

Una de las labores del líder es formar a su equipo, y la mejor forma de hacerlo es dando oportunidades,
herramientas, tareas. Delegar es una buena forma de ver crecer a las personas y de evaluar su potencialidad.

De esta manera, el líder debe ejercer uno u otro estilo de mando: ordenando, dando participación o delegando según
el momento o situación.
Estilos de dirección

Una de las preguntas que se realiza el alumno al iniciarse en estos temas es si él podría ser líder, o si ya lo es, si es
un buen líder, si dispone de las condiciones para dirigir, liderar, delegar, etc. La respuesta puede estar en esta
clasificación de estilos de dirección y liderazgo que dibuja este boceto.

Según las definiciones de cada estilo, escritas a continuación, el alumno se verá reflejado en un tipo u otro, siendo
conscientes de que la variedad de la personalidad humana es tan rica que en ningún caso un individuo se ajustará
con exactitud a un solo estilo.

Todas las personas poseemos cualidades que en ocasiones se transforman en limitaciones. Por ejemplo, en algunas
ocasiones, una persona que sea muy extrovertida puede ser impertinente. Alguien que sea prudente en alguna
ocasión, puede llegar a resultar pasivo o inactivo. Por otro lado, una persona activa y decidida puede convertirse en
precipitada y excesivamente arriesgada. En resumen, no todas las circunstancias nos son favorables para desarrollar
nuestras mejores cualidades.

No es posible clasificar a la perfección a ninguna persona en una categoría específica.

Cuando alguien pone obstáculos a nuestras ideas, o fijamos objetivos irreales, o nos sorprenden tomando una mala
decisión, nuestra personalidad se distorsiona y surge la ocasión propicia para manifestar los rasgos negativos.

A continuación definimos los cuatros estilos de liderazgo.

Características de los estilos de dirección

Nos será más fácil reconocer nuestro propio estilo si observamos las características de cada uno de ellos en las
diversas condiciones que se pueden dar.

1. Estilo colaborador

Desempeña su tarea administrativa con seriedad y constancia y cada día pone a prueba su excelencia. Las
características positivas que definen este estilo son:
 Prudencia
Confianza
Lealtad
Idealismo
Cooperación
Ser receptivo
No saber decir "no"

Sin embargo, estas características se pueden transformar en elementos negativos:

Prudencia negativa
Ser poco práctico
Credulidad
Pasividad
Dogmatismo
Paternalismo

2. Estilo controlador

Parte de la base de que la única forma de alcanzar el éxito es realizar, hacer cosas, pase lo que pase. Es un
"jugador". Las características positivas que definen este estilo son:

Incansable
Optimista
Persuasivo
Presuroso
Arriesgado
Enérgico

Sin embargo, estas características se pueden transformar en elementos negativos:

Arrogancia
Exageración
Impaciencia
Impulsos obsesivos
Arriesgar todo a una racha
Dificultad para delegar

3. Estilo conservador
 Dirige y realiza valorando sus recursos y exigiendo el máximo rendimiento de éstos. Pondera las cosas una y
mil veces. Las características positivas que definen este estilo son:

Práctico
Constante
Tenaz

Sin embargo, estas características se pueden transformar en elementos negativos:

Poco creativo
Esclavo de las minucias.
Hostil
Testarudo
Quisquilloso
Mide en exceso
"Parálisis por el análisis"

4. Estilo conciliativo

En contraste con el conservador-posesivo, se entiende a las mil maravillas con sus semejantes. Busca
opiniones y trata de ponerlas en práctica.

Las características positivas que definen este estilo son:

Flexible
Entusiasta
Juvenil
Inspira y orienta
Tiene tacto
Se adapta

Sin embargo, estas características se pueden transformar en elementos negativos:

Inconsecuente
Nervioso
Infantil
 Poco realista
Carece de miras

Capacitación de líderes

Concepto de coaching

El coaching es, según el presidente de la Asociación para la Formación y el Desarrollo de la Empresa de Catalunya,
Eduardo Escribá:

"[...] el arte de facilitar el crecimiento de las personas aplicando una metodología estructurada y eficaz, que
permita al mando impulsar su liderazgo ayudando a implicar y liberar el potencial de su equipo."

Como técnica lleva apenas 15 años funcionando en Estados Unidos, pero, como señala John Witmore en Coaching
for Performance, "ha pasado de ser una ayuda para ejecutivos desorientados a un refuerzo para los mejores".

Un proceso de entrenamiento directivo debe cuidar, más que los llamados hard-skills (finanzas, producción,
organización, marketing, etc.), los soft-skills o competencias suaves, que son las que realmente influyen en el
comportamiento de las personas y ayudan a realizar la estrategia de negocio: trabajo en equipo, empatía,
proactividad, empowerment, carisma… Este procedimiento no enseña, ayuda a aprender, y tiene sus raíces en el
método socrático de la mayéutica:

El valor de coaching reside precisamente en poder realizar una comunicación guiada, de forma que el tutor se
convierte en guía.

1. Conocer respuestas
2. Añadir matizaciones
3. Preguntar
4. Repetir ampliar información

El coach

La figura de un coach (un entrenador) objetivo y hábil acelera el aprendizaje de las personas que están a su
alrededor. Es fácil encontrar el símil en el terreno del deporte. Equipos de alto desempeño y líderes de los equipos
asignan su éxito a su coach.

Si el coaching es tan importante en el terreno del deporte, ¿por qué no en los negocios?

Hoy más que nunca, las empresas están descubriendo el valor agregado que los coaches aportan en todos los
aspectos de su negocio. El coaching está siendo contemplado como un valor agregado para ejecutivos y directivos en
toda la organización. Han descubierto que su verdadero negocio es aprender.

El trabajo de coach:

1. Establecer conjuntamente los objetivos que se pretenden alcanzar.

2. Trabajo conjunto, observación, recomendaciones y muchas cuestiones con el fin de buscar la deducción
individual por parte del alumno. Periodo que puede durar unos 6 meses, con una frecuencia más continuada
los primeros meses y más dilatada los siguientes para poder evaluar los resultados. El papel del coach es
activo, interroga, cuestiona, pero no saca conclusiones.

3. Fase de evaluación y mantenimiento. Si se han conseguido mejoras, el alumno líder seguirá acudiendo al
coaching, pero si el proceso se ha realizado realmente bien, gran parte del trabajo lo deberá realizar el alumno
(líder) solo.
Mientras continuamos nuestro aprendizaje, la velocidad del cambio en el mundo entero está llevando las
organizaciones empresariales a dar giros fundamentales en la forma en que hacen su trabajo y cómo piensan sobre
sí mismos. En el pasado, muchos negocios funcionaron con el estilo "descendente": quienes estaban en la cúspide
de la pirámide pensaban y planificaban, y quienes estaban en la base ejecutaban lo que se les indicaba. El
individualismo era recompensado, la competencia interna era fuerte, las funciones o partes de la organización
estaban fragmentadas y rivalizaban entre ellas, la comunicación a través de la organización era pobre. Se minimizaba
la toma de riesgos y los errores frecuentemente se ocultaban. La mayor parte de la gente buscaba la seguridad y
poco se aprendía.

Niveles de aprendizaje

Hoy, la competencia en un mercado global se ha tornado tan feroz que la habilidad de aprender más rápido que los
competidores puede ser la única ventaja competitiva sostenible. Optimizar el aprendizaje en todos los niveles
–individual, de equipos y organizacional– requiere actitudes y habilidades diferentes de las usadas y recompensadas
en el pasado.

a. En el plano individual, la gente necesita aprender cómo estamos haciendo nuestro trabajo. Es esencial tener
objetivos de aprendizaje que estén tan claramente definidos como los objetivos de trabajo, y sistemáticamente
trabajar en fortalecer las habilidades y el conocimiento.

En numerosas organizaciones, los directores de recursos humanos, capacitación y desarrollo

organizacional funcionan actualmente como learning coaches para dar soporte al proceso de
aprendizaje en los tres planos: individual, de equipo y organizacional.

b. En el plano del equipo, es crítico que los equipos encuentren formas efectivas de pensar y aprender en
conjunto. Los miembros necesitan examinar y compartir las formas en que piensan, y necesitan ser abiertos a
nuevos modos de ver su tarea.

Las diferencias deben ser respetadas y la comunicación debe ser abierta, para permitir que los equipos
escuchen perspectivas múltiples y determinen cuál es la más adecuada. Se necesita el soporte y la inspiración
de un learning coach para lograr este objetivo.

c. En el plano organizacional, donde es importante que los líderes creen una cultura en la cual el aprendizaje
sea fomentado y recompensado, los errores se entienden como oportunidades de aprendizaje, y la gente es
recompensada por su coraje y sus conductas proactivas. Una visión compartida permite a cada uno
direccionar los talentos en la misma dirección. Mantener una perspectiva sistémica es igualmente importante,
ya que nada existe aisladamente. Todas las partes de una organización se relacionan entre sí. Un intercambio
efectivo de información y una honesta comunicación son necesarias para que la organización entera pueda
beneficiarse del aprendizaje, sin que importe dónde o cómo se produzca éste. En el plano organizacional,
hemos experimentado el poderoso impacto de la reflexión y del diálogo al compartir lo que hemos aprendido
como individuos y como equipos, y siendo capaces de construir a partir del pensamiento del otro.

Transformarse en una learning organization, una organización que aprende, no es tarea fácil. Requiere el
compromiso de la dirección y la participación e involucramiento de cada uno. La organización entera necesita
aprender cómo crear y aprender entre todos. Nuevos sistemas deben ser creados para dar soporte y
recompensar los nuevos comportamientos. Ésta es una tarea difícil, pero puede traer inmensos éxitos y
satisfacciones, tanto a los individuos, como a los equipos y la organización como un todo.

Estilos de liderazgo y situaciones profesionales

Independientemente del estilo propio y del estilo de los colaboradores de una organización que podemos haber
identificado en los anteriores apartados, para cada situación empresarial podemos afirmar que existen tendencias a la
adaptación y eficiencia en el ejercicio del liderazgo. En cada momento empresarial, en cada sector o realidad de
mercado puede ser útil un estilo distinto de dirección. Veamos una sencilla división de tendencias para ver en qué
momentos podemos elegir a uno u otro líder que conduzca la organización hacia sus fines. Hagámonos una pregunta:

Dirigir, liderar, ¿ es un arte o una ciencia?

De las múltiples respuestas y definiciones de los teóricos del management elegimos dos.

Ted Levitt indica que dirigir consiste en analizar racionalmente una situación y seleccionar los objetivos que se
quieren alcanzar; desarrollar sistemáticamente las estrategias para conseguir aquellos objetivos; coordinar recursos;
diseñar racionalmente la estructura y control precisos y, finalmente, motivar, recompensar a las personas que ponen
en práctica el proceso. Es claramente una postura que aboga por la faceta científica de esta labor.

Por otra parte, Henry M. Boettinger nos dice que dirigir consiste en arrastrar a otros, y ello implica que quien dirige
ha de ser capaz de comprender las necesidades y los deseos de los demás para compartir con ellos una visión que
acepten como propia. Si esto no es un arte, ¿qué es arte? Se inclina por la faceta artística del directivo líder.

Estas diferencias entre dos estilos distintos se reflejan en los comportamientos que esquematizamos a continuación y
que el alumno puede intentar identificar en su propia personalidad.

Científico Artístico
Conserva lo que tiene Aprovecha oportunidades del entorno
El contacto con el cliente lo hace en ventas Contacta en destino
Encorseta la organización Adapta la organización a la medida, al futuro
Requiere recursos para actuar Actúa antes de tener resueltos los recursos
Analiza Acción: ensayo-error-corrección
Controla el negocio Vive el negocio
Frío en las decisiones Sensible y apasionado
Exige cumplimiento Plantea retos

Estos dos tipos de comportamientos o tendencias se adaptan a la perfección para dos situaciones contrastadas.

Científico Artístico
Fases de mantenimiento Inicios de empresa
Implantación de sistemas y procedimientos Cambios estratégicos o nuevos caminos
La coordinación y el orden Arrastrar a la gente con autoridad
Sin cambios respecto a la línea anterior Inicios o cambio de actividad

Así pues, en situaciones donde se requieren nuevos retos, inicios creativos y cambios radicales en la actividad, una
buena dosis de líder artístico parece ser lo más adecuado. Mientras que en situaciones de mantenimiento, un líder
científico ejercería mejor su labor.

No existe una respuesta exacta porque no existen situaciones iguales ni personalidades idénticas. El estudioso de
temas de dirección debe conocer que no se puede descalificar a nadie para esta labor, se trata de averiguar si sus
aptitudes y actitudes se adaptan a una u otra situación.

Pautas para motivar a las personas

La forma más accesible a cualquier directivo para ejercer el liderazgo es incentivando a las personas que colaboran
con él. El comportamiento de una persona depende del grado de motivación que tenga, así que el líder deberá
identificar los factores que motivan a las personas dentro de su ámbito de trabajo para poder cubrir sus necesidades.

F. Herzberg identificó dos grupos de factores que afectaban a la motivación en el trabajo: factores de higiene o
mantenimiento y factores motivadores.

Factores de higiene o mantenimiento

Son factores relacionados con el ambiente: las condiciones externas del trabajo y su entorno.

Condiciones físicas / ambientales: espacio, limpieza, ruido, iluminación

Estilo de mando superior y relación con él
Retribución
Políticas de personal y empresariales
Normas y procedimientos de gestión
Relaciones con los compañeros

Estos factores permiten un correcto desempeño del trabajador si se dan con la intensidad adecuada; pero provocan
insatisfacción o disminución del rendimiento cuando se perciben como insuficientes o injustos.

Factores motivadores

Estos factores están relacionados directamente con el contenido del trabajo.

Reconocimiento: recompensar al personal por los trabajos realizados para mantenerlos motivados y que den lo
mejor de sí. Tratar de que estas recompensas generen orgullo, entusiasmo y diversión.
Logro: percibir que se consigue aquello que se propone o espera de él/ella.
Responsabilidad: sentirse responsable de algo.
Desarrollo personal: anhelos de promoción, formación, aprendizaje y especialización.
El trabajo en sí mismo: la facilidad y capacidad para realizar bien el trabajo despierta interés y satisfacción en su
desempeño.

La ausencia de estos factores no genera insatisfacción, sino no satisfacción; son factores que potencian la
motivación, con lo que consiguen así su compromiso y participación. Por ejemplo, un trabajador realizará todas sus
funciones y no estará insatisfecho, aunque su superior no le dé ningún tipo de reconocimiento, pero estará mucho
más motivado y participativo si su superior practica con asiduidad este reconocimiento.

Factores relacionados con la organización que permiten satisfacer los factores de motivación

Objetivos: si están correctamente definidos, señalan de forma clara el ámbito de responsabilidad del colaborador.
Evaluación del desempeño: sirve como reconocimiento y sensación de logro.
Feedback.
Dirección participativa: para compartir la toma de decisiones y actuar en consecuencia.
Coordinación interna.
Información y comunicación.
Formación.
Trabajo en equipo.
Confianza.

Conocer y poner en práctica todos los elementos es la base del ejercicio del liderazgo.

Pautas para motivar

Recomendamos las pautas siguientes para que el líder pueda motivar de manera positiva a sus colaboradores:

Reconocer que cada persona es única, con sus debilidades y fortalezas.

Ser sensitivo al reaccionar ante necesidades insatisfechas.

La regla de oro: tratar a los empleados como le gustaría que le trataran a él/ella. Tratar de motivar a los
empleados como le gustaría que sus superiores le motivaran a él/ella.

Crear trabajos retadores, donde el empleado tenga oportunidades de avanzar, crecer, tener reconocimiento y
recompensa.

Recompensar a sus empleados por buenos desempeños.

Desarrollar un buen sistema de comunicación bidireccional que facilite la transmisión de información (ideas,
sentimientos, opiniones).

En la medida en que el líder motiva a su grupo, éste le responderá de manera satisfactoria o no. Aunque conocer los
móviles de motivación es muy complejo; si analizamos los motivos por los que una persona aporta sus esfuerzos a
una organización, encontraremos desde los incentivos económicos para poder cubrir sus necesidades básicas, hasta
las aspiraciones superiores como la autorrealización. Dada tal complejidad, existen multitud de teorías que intentan
explicar las causas y consecuencias de la motivación. En la base del análisis motivacional, se deberían tener en
cuenta aspectos como la individualidad del empleado y el ambiente sociocultural donde se desenvuelve para poder
aportar los incentivos que cada persona anhela para cubrir sus necesidades.

Delegación

Introducción

Una actividad estrechamente relacionada con la gestión del tiempo es la delegación. Precisamente una de las
opciones más idóneas que tenemos para optimizar la gestión de nuestro tiempo es delegar en nuestros
colaboradores aquellas tareas que pueden ser asumidas por ellos con la debida garantía de su realización.

Si efectuando una adecuada gestión de nuestro tiempo no llegamos a realizar las tareas asignadas, cuando nuestro
tiempo no nos da más de sí, tenemos que optar entre dos alternativas: eliminar tareas o delegarlas. De las dos
opciones, salvo que las tareas sean de escasa importancia, la solución más conveniente, si no se quiere caer en el
estrés, es la de delegar adecuadamente.

El directivo que no practica la delegación, que quiere "hacer" o solucionarlo todo por sí mismo, además de sufrir
estrés, nunca podrá esperar dirigir proyectos de mayor nivel e importancia porque estará sumido en un profundo
activismo sin sentido. Por eso, la delegación es indispensable para el ejercicio de una dirección eficaz.

Es bueno recordar que la misión de todo directivo es la de obtener resultados a través de otros, o sea, la de hacer
hacer, por lo que debe asumir la responsabilidad de lo que hagan los demás.

Es evidente que uno no puede hacerlo todo, para lograr nuestros propósitos, se requiere la colaboración de los
demás. Un buen directivo es aquel que toma un trabajo, lo practica y analiza, lo delega, y vuelve a tomar otro nuevo.

Aprender y desarrollar la habilidad de la delegación es una aspiración que debe ser perseguida por
todo directivo que pretenda dirigir con eficiencia en los tiempos actuales.

¿Qué entendemos por delegar?

Son varias las definiciones que vamos a presentar sobre lo que entendemos por delegación.

Cada una de ellas nos aporta un valor que consideramos oportuno resaltar.

En primer lugar, vamos a señalar que:

Delegar es confiar a un colaborador el encargo de la realización de un trabajo marcándole unos

objetivos, pero dejándole libertad en la elección y empleo de los medios.

Para que exista delegación. no basta con mandar ejecutar un trabajo. Tampoco es suficiente fijar unos determinados
objetivos. Es necesario facultar una cierta libertad en la elección de los medios, que el delegado podrá escoger para
la consecución de la meta propuesta.

Al tratar de delegar, un error frecuente es creer que se puede prescindir de dejar esa libertad de "cómo" lograr el
objetivo.

También podemos señalar que:

Delegar es ceder a otra persona la facultad de tomar decisiones dentro de un cierto ámbito, de acuerdo con ciertos
criterios y estableciendo los oportunos controles.

Delegar es confiar "responsabilidades" a nuestros colaboradores, es darles facultades para hacer cosas que están
dentro de nuestra área de influencia, eso sí, dentro de un ámbito determinado y con arreglo a determinados criterios
fijados de antemano.

Pasar trabajos a los colaboradores carentes de responsabilidad, no dejándoles una cierta iniciativa en su realización,
no es delegar, eso es pasarles "cosas que no se estiman realizar".

Por eso, podemos completar lo expuesto señalando que:

Delegar es la labor que realiza el directivo de asignar funciones, atribuir autoridad a los demás y otorgar
responsabilidades adicionales a los resultados.

La delegación implica en sí misma la reducción de una serie de actividades que nos llevan tiempo y que, estimamos,
pueden ser realizadas por nuestros colaboradores, pero no nos libera nunca de su responsabilidad final.

Diferencia entre delegación y participación

No es lo mismo delegar que dar participación, ya que, como ya hemos señalado, delegar es dar a otro la facultad de
decidir o de realizar una tarea con responsabilidad, mientras que dar participación es posibilitar a alguien su
colaboración en la toma de decisiones.

Si encargamos a un colaborador decidir sobre la adquisición de un proyecto que permita incrementar la producción,
estamos delegando; ahora bien, si invitamos al mismo colaborador a una reunión para analizar los pros y contras de
varios proyectos entre los que tenemos que elegir uno, estamos dando participación. La diferencia es clara. Mientras
en la delegación se "decide", en la participación se "colabora".

Diferencia entre delegación y abdicación

Delegar no es abandonar al delegado en su nueva actividad, eso es abdicar. Muchos directivos más que delegar lo
que hacen es abdicar, y eso lleva al fracaso de la delegación.

La delegación no debe suponer, en ningún caso, la pérdida del control de la tarea. Tan malo es pecar por exceso
como por defecto, tan malo es tener un exceso de seguimiento como no realizar ninguno.

Ventajas que se derivan de la delegación

Del ejercicio de la delegación se derivan tanto para el directivo como para el colaborador una serie de beneficios o
ventajas que es oportuno conocer y aprovechar en toda su extensión.

Ventajas para el delegador

Entre las ventajas que la delegación tiene para el directivo podemos encontrar las siguientes:

Le aligera de trabajo, le descarga de los trabajos rutinarios y, en consecuencia, le permite dedicarse a tareas
más estratégicas.

Le proporciona un conocimiento de la capacidad real de sus colaboradores.

Le permite capacitar al colaborador para continuar el trabajo durante la ausencia del directivo.

Le ayuda a desarrollar las capacidades y cualidades de liderazgo.

Disminuye la presión del trabajo.

Ventajas para el delegado

Pero la delegación no sólo tiene ventajas para el directivo, también las tiene para el colaborador, como son las
siguientes:

Permite desarrollar habilidades y conocimientos. Los propietarios/directivos que privan a sus empleados de la
oportunidad de mejorar sus habilidades y asumir mayores responsabilidades fallan en la delegación efectiva.
Los empleados para adquirir nuevos aprendizajes y experiencias pueden dejar la empresa para tener más
retos y un ambiente que los apoye para conseguirlos. Esto sucede con las personas que tienen más talento,
precisamente aquéllas de las que la empresa no quiere prescindir.

Aumenta la motivación.

Fomenta la iniciativa, la competencia y su sentido de la responsabilidad.

Aumenta la satisfacción en el trabajo.

Desarrolla la autoconfianza.

Ventajas para la empresa

Maximiza la productividad. La delegación provee de un ambiente adecuado para que los empleados aporten
nuevas ideas a favor del mejoramiento del flujo de ideas.

Aumenta la velocidad y efectividad de las decisiones.

Aumenta la formación de los empleados en beneficio de la promoción o rotación de responsabilidades. Una

delegación efectiva capacita a varias personas en el desarrollo de las mismas tareas. Como resultado, cuando
alguien se encuentra ausente, varios trabajadores estarán familiarizados con las acciones.

Barreras a la delegación

Si entendemos la delegación como un factor de ayuda ¿por qué no delegamos? Valoremos las siguientes barreras:
Barreras del delegador

Preferencia por actuar más que por dirigir.

Exigencia de que todos los colaboradores conozcan los detalles de cualquier tarea.
Temor a no ser aceptado.
Falta de confianza en los colaboradores.
Rehusar la aceptación de errores.
Perfeccionismo que produce un exceso de control.
Falta de capacidad de organización para equilibrar las cargas de trabajo.
Falta de inclinación para perfeccionar/formar a los colaboradores.
Incapacidad para establecer un buen sistema de seguimiento.

Barreras del delegado

Falta de experiencia.
Evitación de responsabilidades.
Incompetencia.
Desorganización.
Sobrecarga de trabajo.
Sobredependencia del jefe.

Barreras de situación (imputables a la dirección)

Intolerancia de errores.
Criticidad de las decisiones.
Urgencia, sin dar tiempo a explicaciones u opiniones (dirección de crisis).
Confusión en responsabilidades y autoridad.
Falta de personal.

Tanto los líderes/directores como los colaboradores rechazan las ventajas de delegar por algunas razones:

Directores

Renuncia a ceder un poco de autoridad.

Celos de su mejora personal.
Falta de confianza en el personal.
Incapacidad de perfeccionar a su personal.
Preferencia de tratar los temas personalmente.

Colaboradores

Sensación de que sólo se delegan tareas desagradables.

Confusión sobre las expectativas del superior.
Sensación de no ser valorados en su justa medida.
Sensación de ser utilizados y que se abusa de ellos.
Desconocer el terreno que pisan.
Renuncia a aceptar responsabilidades adicionales.

Las reglas de juego de toda delegación

El ejercicio de toda delegación requiere cumplir una serie de reglas de juego que permitan realizarla con toda la
eficacia posible y que deberán ser respetadas por ambas partes.

La preparación del programa de delegación deberá ser realizada de forma conjunta, entre el jefe y el colaborador, y
será mayor su eficacia cuanto mayor sea la participación del colaborador en la misma.

Los requisitos que deberán ser cumplidos son los siguientes:

Para delegar se requiere, ante todo, una clara actitud y voluntad de delegar.

1. Definir claramente el ámbito de la delegación y los objetivos a alcanzar debidamente cuantificados.

2. Recoger la aceptación del delegado que asume el compromiso de lograr los objetivos propuestos.
 3. Disponer de un sistema de información que nos señale el progreso y resultados de la delegación confiada.

4. Establecer el oportuno sistema de control que nos permita evaluar al final del proceso los resultados obtenidos,
así como los criterios con que se va a efectuar la evaluación.

5. Asegurarse de que el delegado tiene la competencia suficiente para llevar a cabo adelante el proyecto
encomendado. La delegación tiene un proceso de "elegir" bien, "adiestrar" adecuadamente y "evaluar"
periódicamente. De ahí que la delegación sea un poderoso medio de perfeccionamiento de colaboradores.

6. Disponer de tiempo suficiente para la realización del objetivo fijado.

7. No olvidar que la responsabilidad final no es delegable y será siempre del jefe.

Condiciones para la delegación

En quién delegar

Muchos directivos manifiestan que no pueden delegar porque no tienen colaboradores con la capacidad requerida
para asumir la delegación. Es posible que en algunos casos sea real, pero en muchas ocasiones es más una
incapacidad del directivo que una "imposibilidad".

Hay muchos directivos que piensan que nadie lo puede hacer tan bien como ellos. Es dudoso que tengan razón, pero
aun en el caso de que la tuvieran, como quiera que su tiempo es limitado y tienen la obligación de concentrarse en
aquellos asuntos de mayor importancia, no tienen otra alternativa que "confiar" en alguno de sus colaboradores y
delegarles aquellas tareas convenientes.

En el mismo sentido, hay también directivos que "dicen" que delegan, pero al no tener la necesaria confianza en sus
colaboradores, retoman continuamente la autoridad invalidando la delegación.

Otros tienen miedo de perder poder si delegan, e inclusive que el delegado pueda arrebatarles su puesto. Es curioso
observar cómo a veces hay algunos que, a causa de su propia inseguridad y debilidad, incluso sienten temor al
excesivo éxito de sus colaboradores, percibiéndolo como una posible amenaza. No se dan cuenta de que
precisamente es todo lo contrario. En la medida en que uno delega adecuadamente, gana autoridad, es capaz de
abordar nuevos proyectos y, así, refuerza su posición de liderazgo. (Este caso se da a menudo en la situación de
mandos intermedios que retienen información sin transmitirla a sus colaboradores para no perder poder.)

También hay quienes no aceptan errores de sus colaboradores, lo cual origina que éstos "nunca" asuman riesgos por
miedo a la amonestación. El directivo que no acepte que los miembros de su equipo "puedan equivocarse" es mejor
que no delegue.

Lee Laccoca señala que: "equivocarse forma parte de la vida cotidiana y es imposible no incurrir en errores
de vez en cuando. Sólo cabe esperar que no tengan consecuencias desmesuradas y que uno no repita dos
veces la misma equivocación".

La delegación exige un esfuerzo sostenido, un dominio de sí mismo, y una cierta madurez personal y profesional para
renunciar a ciertas tareas que a uno le gusta hacer por sí mismo y aceptar ciertos errores de los demás.

El directivo debe comprender que el mejor camino que tiene para adiestrar a sus colaboradores es enseñándoles a
través de sus propios errores. Dándoles confianza asumirán nuevos riesgos y estaremos contribuyendo a elevar el
nivel de los profesionales de nuestra empresa.

Una vez hemos visto las incapacidades que habitualmente presentan algunos directivos, proponemos el perfil de las
personas que reúnen mejores condiciones para una delegación:

1. Quien tenga un conocimiento suficiente de los hechos objeto de la delegación (quien sepa).

2. Quien tenga la competencia profesional precisa y tenga tiempo para poderla llevar a cabo (quien pueda).

3. Quien tenga la motivación suficiente para asumir la delegación o esté demandando mayores iniciativas (quien
quiera).
 La delegación debe realizarse siguiendo un proceso gradual de menos a más, según se vaya
teniendo confianza en el colaborador y éste vaya comprobando que es capaz de alcanzar los
objetivos establecidos.

Si de repente otorgamos a alguien una delegación con un ámbito de responsabilidad muy amplio, es probable que el
delegado no pueda con todo. Es recomendable empezar a delegar poco a poco y en la medida en que se comprueba
cómo se van asimilando las nuevas tareas, ir ampliando el ámbito de delegación.

Qué hay que delegar

Dentro del ámbito profesional hay tareas o actividades que son "delegables" y otras que no lo son. Vamos a ver en
primer lugar las que son factibles de hacerlo y en el apartado siguiente veremos las que no lo son.

Entre las tareas delegables, tenemos:

1. Actividades que entran en el campo de trabajo del colaborador y en su capacidad. Hay tareas que por su
proximidad al trabajo ordinario de un miembro de nuestro equipo se la otorgamos confiando que tiene los
conocimientos para desarrollarlas eficazmente.

2. Actividades que por su especialización conoce bien al colaborador. Es obvio que si dentro de nuestro equipo
tenemos a un especialista en el ejercicio de una tarea, la deleguemos en él cuando tengamos necesidad.

3. Aquellas actividades que por su urgencia requieren de una decisión rápida lo más cerca posible del destino. Es
el típico caso de un vendedor que ocasionalmente tiene que efectuar descuentos en sus ventas. Una forma de
evitar que nos llame para determinar el tipo de descuento es facultarle hasta un límite para que él mismo los
realice.

4. Actividades que pueden ahorrar tiempo o alargan injustificadamente la jornada del directivo.

5. Tareas que el directivo no tiene por qué realizar personalmente, funciones que impiden realizar los principales
objetivos del directivo deberán ser delegadas en los colaboradores.

Como señala Peter Drucker:

"[...] si el jefe se agota en una actividad febril, pierde la objetividad necesaria para determinar prioridades y
la sensibilidad y el discernimiento necesario para diferenciar lo importante (que debe reservarse) de lo
accesorio."

6. Aquellas actividades que ayudan a la formación de nuestros colaboradores. No debemos olvidar que la
delegación no es sólo un medio para gestionar mejor nuestro tiempo, sino que también es una opción muy
válida para elevar el nivel profesional de nuestros colaboradores.

Qué no se debe delegar

No todo es delegable. Hay actividades que no se deben delegar nunca en nuestros colaboradores. ¿Cuáles son
éstas?

1. Las tareas propiamente directivas como son: la fijación de objetivos, la aprobación de los planes, programas y
proyectos, la aprobación de presupuestos de cierto nivel, la toma de decisiones de los asuntos importantes, el
control de los objetivos. Todas estas funciones no debemos delegarlas en ningún caso, ya que estaríamos
abdicando en alguna medida de nuestra función directiva.

2. El mando del grupo de los colaboradores directos. El reparto de las tareas, la motivación del personal, el
mantenimiento del mejor clima de trabajo, los cambios de personal, las amonestaciones y felicitaciones y los
asuntos de disciplina deberán ser efectuados por el jefe más directo y, en consecuencia, no deberán ser nunca
delegables.

3. Las decisiones de planificación o coordinación a largo plazo. Los aspectos estratégicos que afectan al futuro
de nuestro empresa o del ámbito de nuestra responsabilidad tampoco deberán ser delegables.

4. Los asuntos para los cuales no hay personal suficientemente cualificado en quien delegar.
Aquellas actividades especializadas que, aunque nuestros colaboradores podrían realizarlas correctamente, permiten
al directivo mantener un contacto útil con los hechos, el mercado (los clientes) o con los colaboradores. Son las
situaciones en las que el directivo puede recoger valiosa información a través de contactos singulares de lo que
sucede en el mercado o afecta directamente a los aspectos principales de su trabajo. Estas actividades es
recomendable no delegarlas.

El proceso de la delegación

Para realizar una delegación eficaz, es necesario seguir un proceso en el cual deben ser contemplados los siguientes
aspectos:

1.º Marcar de forma clara el ámbito de la delegación.

Es decir, los objetivos a lograr, los plazos establecidos y las facultades concedidas. Es necesario fijar al colaborador
los límites de su nueva actuación: lo que puede y debe hacer y lo que no puede porque excede de sus
responsabilidades.

2.º Preparar un programa de acciones concretas entre el jefe y el colaborador para lograr los objetivos
propuestos.

Determinar "cómo" se va a conseguir. Es importante, en esta fase, explicar la importancia que tiene el objetivo o la
nueva tarea encomendada y cerciorarse de que se ha comprendido.

3.º Establecer un sistema de información.

Es necesario que junto al colaborador se fije el sistema de seguimiento que permita evaluar su evolución, así como la
forma y criterios con que vamos a medir los resultados finales.

4.º Dar al colaborador una cierta libertad de actuación.

Es decir, dar autoridad y medios, confiar en la persona en que se ha delegado. Si se pretende que el colaborador
madure profesionalmente y adquiera confianza en sí mismo, es absolutamente necesario dejarle que actúe con
libertad, asumiendo el riesgo de que pueda cometer posibles errores, los cuales nos deben servir más para
"enseñarle" que para "reprenderle". En cualquier caso, confiar siempre en ellos. Sin nuestra confianza, nunca lo
conseguirán.

5.º Suministrar información de forma periódica al colaborador.

De forma que le permita a él mismo autocontrolarse, medir su progreso y comprobar el grado de cumplimiento de sus
objetivos.

6.º Compartir sus preocupaciones

Especialmente en los comienzos. No se trata de dejar solo, a su suerte, al colaborador. Sin interferir excesivamente,
debemos estar cerca de él en la medida en que lo pueda necesitar. Un directivo está al servicio de sus colaboradores
para facilitarles el logro de sus metas.

7.º Controlar y evaluar los resultados finales

Un directivo está al servicio de sus colaboradores para facilitarles el logro de sus metas.

Medir sus logros conforme al sistema establecido al comienzo de la delegación. Es conveniente analizar, junto al
colaborador, la cantidad y calidad de los resultados obtenidos, así como solicitar las sugerencias que pueda
facilitarnos para mejorar el trabajo si tuviese que volver a realizarlo. Igualmente, debemos permitirle aceptar sus
responsabilidades tanto por el buen trabajo efectuado como por el malo. Si los resultados han sido satisfactorios, se
le deben reconocer.

Siguiendo un proceso como el expuesto anteriormente, se puede observar cómo la inversión de tiempo efectuada
compensa no sólo por la mejora de los resultados, sino también por el desarrollo profesional que adquieren los
colaboradores.

Proceso de delegación Stafford/Grant

Según Stafford y Grant, el proceso a seguir para la delegación de tareas sería:

 1. Analizar la tarea:

¿Es delegable?
¿Vale la pena delegarla?
¿Cómo hay que hacer esta tarea para que tenga éxito?
¿Qué factores intervienen?

2. Analizar a las personas

Capacidad actual
Capacidad con formación
Actitud
Carga de trabajo, ¿disponen de tiempo suficiente?

3. Determinar el sistema de seguimiento

4. Aportar una comunicación total: "Venda la tarea"

5. Formar a las personas

6. Iniciar la actuación

Supervisar y valorar
Estar listo para colaborar
Dar las gracias y "alabar al buen ejecutante"

La delegación hacia arriba

Muchos directivos están tan sobrecargados de trabajos rutinarios que éstos no les permiten realizar sus propias
tareas clave. Su mayor problema es el siguiente: en vez de asignar responsabilidades hacia abajo, han permitido a
sus colaboradores que sigan su inclinación natural a delegar hacia arriba. Como resultado de lo expuesto, están
siempre colapsados por una clase de tareas que nunca deberían ser las suyas.

La delegación hacia arriba se produce cuando el directivo admite resolver los problemas y realizar
los trabajos más complejos de sus colaboradores.

Son diversas las causas que dan lugar a la delegación hacia arriba. Entre las principales, tenemos las siguientes:

El deseo de eludir el riesgo. Es más fácil consultar o devolver el asunto al jefe que decidir uno mismo. Así, el
colaborador nunca falla. Es un modo de eludir o eliminar la responsabilidad que termina por crear un hábito de
dependencia.

El miedo a la crítica. Especialmente si es negativa, arbitraria o en público. La crítica debe ser constructiva y en
privado.

Por falta de confianza en sí mismo. Por insuficiente experiencia o conocimiento. Para desarrollarla, hace falta
convencer al colaborador de que es capaz y lo puede conseguir.

La insuficiencia de información o medios. No deben delegarse responsabilidades sin facilitar a los

colaboradores la autoridad y los medios correspondientes.

La voluntad del jefe de ser necesario. Es una tendencia difícil de ocultar a los colaboradores. Asumir las
decisiones de los que dependen de nosotros puede ser una forma de sentirnos "indispensables".

La incapacidad del directivo para negar su ayuda. La tendencia hacia la gestión participativa ha fortalecido la
actitud favorable hacia la asistencia y apoyo a los colaboradores.

Estructura organizativa y delegación

Así como hemos visto que la tipología de estilos de liderazgo se adecua en mayor o menor medida al ambiente y al
entorno, y que el directivo artístico o manager son válidos para una u otra situación de la organización, al abordar el
tema de la delegación podemos reflexionar sobre la realidad en la que será ejercida.
Para reflexionar sobre el liderazgo en la empresa, debemos tener en cuenta cuáles son los componentes
fundamentales de ésta y cómo se relacionan entre sí para conseguir los objetivos requeridos.

En el cuadro que se presenta se expone que los componentes básicos de una empresa, las personas, los procesos y
las estructuras, deben convergen entre sí para marcar y seguir el camino hacia el fin organizacional. Estos tres
elementos se dan en la realidad mediante aspectos como el liderazgo para organizar a las personas, la motivación, la
comunicación, el trabajo en equipo. Definimos dichos aspectos como dinámicos y cambiantes porque:

a. Están enmarcados dentro de una organización que se va transformando con el tiempo si es que quiere
sobrevivir y adaptarse a las nuevas exigencias de la sociedad.

b. La organización está constituida por personas, cada una de ellas con cualidades, habilidades y limitaciones
diferentes que conforman, con su manera de ser, aspectos dinámicos como el clima, las comunicaciones, los
conflictos que surgen con el día a día.

Por otra parte, existen otros aspectos en la organización, como son el tamaño, el diseño organizacional, los
reglamentos y normas que por sus características son de naturaleza generalmente estática o poco cambiante a corto
plazo.

En el cuadro que se presenta a continuación se clasifican las organizaciones en prescriptivas, emprendedoras y

empresas que aprenden. Veamos cuáles son las características que se dan en cada una de ellas en cuanto a
estrategia, estructura, cultura y sistemas. La delegación, en su pleno sentido, tendrá mayor protagonismo en las
organizaciones emprendedoras y en las que aprenden porque forma parte de la propia esencia de la organización.
 ORGANIZACIONES ORGANIZACIONES ORGANIZACIONES
PRESCRIPTIVAS EMPRENDEDORAS QUE APRENDEN
ESTRATEGIA ESTRATEGIA DE MANDO: ESTRATEGIA AGRESIVA: DESARROLLO CONTINUO:

Largo plazo Corto plazo Dirigido a la misión

Reactiva, defensiva Proactiva Corto y mediano plazo
Precaución- Nichos- Racional e intuitivo
Seguridad Mercados
Intuitiva
ESTRUCTURA CLÁSICA-EST. FUNCIONAL: SIMPLE: REDES ORGÁNICAS:

Funcional, de staff y de Centralización Unidades y equipos

línea Alta gerencia y combinados
Especificación de largo personal operativo flexiblemente
alcance Sistema normativo Base combinaciones
Varios niveles informal variadas
jerárquicos Adaptativos y Descentralización
Centralización: poder con flexibles Pensadores (staff) y
alto mando estratégico hacedores (línea)
Normativa-reglas, Coordinación-
procedimientos y equipos cooperativos
sistemas formales
CULTURA CULTURA DE "ROLES": CULTURA DE PODER: CULTURA ORIENTADA A LA
TAREA:
Racionalidad y lógica Lealtad
Eficiencia-hacer bien el Dedicación Flexible-
trabajo Cooperación y ayuda adaptativa
Estabilidad-baja mutua Orientada a la solución
incertidumbre de problemas
Informalidad
Formalista- Creativa-innovadora
Disciplina
mecanicista
Importancia a las reglas
Sensible al status y
posición
Evasión de conflictos
SISTEMAS CONTROL: Sólo en función de SISTEMAS DE APOYO:
resultados
Orden Información para
Medidas y reglas reflexionar "sobre el
Analíticos y uniformes mismo sistema"
Reactivos Información para actuar
Paso a paso-en proceso dentro del sistema
Información para lidiar
con lo complejo

Delegación y gestión del tiempo

Introducción

Para poder utilizar cualquier tipo de recurso, debemos comprender antes su funcionamiento y naturaleza. El tiempo
es un recurso que cada persona concibe de manera diferente.

Características

1. Rígido/ inelástico: no permite manipulación, no se puede negociar sobre su acumulación o cesión ni tampoco
estirarlo.

La buena organización se relaciona con la coordinación entre los colaboradores, definiendo bien
sus funciones para que no se repitan tareas y sobre la base de una buena comunicación entre
departamentos/personas.
 2. Lineal/avanza: siempre fluye hacia delante, sin posibilidad de retorno hacia el pasado.

3. Igualitario/equitativo: todos disponemos de la misma cantidad de tiempo en un día: 24 horas. La diferencia

está en el uso que se le da a ese tiempo. El tiempo desconoce los privilegios y cualquier otro factor que
marque diferencias entre las personas, definición que da pie a la siguiente característica.

Piensa por un momento quién de estos personajes tiene más tiempo en un día:

el presidente del Gobierno

el director de una escuela
el empleado de una fábrica
tú

4. Imprescindible y generalmente insuficiente: deseamos o necesitamos tiempo para realizar lo que queremos
y el plazo casi siempre puede parecer escaso.

Por todas estas razones, el tiempo es un recurso universal, único y muy valioso en cualquier
situación, pero mucho más en entornos empresariales donde su correcta gestión se hace
imprescindible para la eficiencia de las personas y de la organización.

El control del tiempo en el trabajo

Cuando se habla del "control del tiempo" en el trabajo, es hablar de cómo optimizar el tiempo que tenemos, utilizarlo
según nuestras necesidades, es decir, gestionarlo. A lo largo de la jornada laboral, siempre surgen situaciones
imprevistas, llamadas, visitas que roban un tiempo y lo restan a otras actividades. Finalmente, queda poco tiempo
para realizar lo que realmente se pretendía.

Antes de actuar hay que planificar cómo vamos a distribuir el tiempo y para ello se debe ser consciente de cuáles son
los malversadores del mismo. Analicemos detalladamente cuáles son las causas de la escasez de tiempo en la
jornada laboral.

Causas propias

Ausencia de objetivos o insuficiente definición de éstos.

Carencia de un programa de actividades temporizado.
Falta de determinación de prioridades. No distinguir entre importante y urgente.
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio.
No realización del programa previsto.
La actividad intensa y descontrolada.
Aceptación de interrupciones.
Falta de delegación o delegación ineficiente.
La mesa de trabajo: desalojar la mesa de papeles, para trabajar mejor sobre la tarea en curso, facilitando la
concentración y organización de ideas.

Causas ajenas

Reuniones no preparadas o sin objetivos. Se debe evaluar la necesidad real de la reunión para conocer si nos
va a ocasionar una pérdida de tiempo. Hay una serie de cuestiones que nos permiten realizar reuniones
eficientes y productivas:

¿Se pueden conseguir los mismos resultados por otros medios que ahorren más tiempo?
Fijar objetivos para la reunión que sean realistas, que puedan ser cumplidos en un tiempo razonable.
Difundir la información a los participantes clave o implicados con suficiente antelación y garantizar su asistencia. (Se
deben convocar con el tiempo de antelación adecuada. Si se convocan con mucho tiempo de antelación, se pueden
olvidar, si se convocan con poca antelación, se rompe su ritmo de trabajo y asisten de manera desinteresada o se
excusan.)
Establecer un orden del día.
Limitar la duración de la sesión. Si se alarga demasiado, se pierde la concentración y se dificulta la consecución de
objetivos.
Concluir realizando un resumen de la reunión y asegurándose de que los participantes han entendido las
conclusiones.
 Despachos con superiores o colaboradores insuficientemente preparados. Valorar las capacidades de cada
persona con relación a sus funciones diarias permite una gestión del tiempo eficiente. Por una parte se
comprueba que haya una relación directa entre conocimientos/capacidades de cada persona respecto a las
funciones que debe hacer y se descartan aquellas funciones que otra persona podría realizar con mayor
facilidad/eficiencia.

Viajes. Son cada vez más necesarios en el ámbito laboral actual. Para gestionarlo, es bueno preparar los
detalles de alojamiento, documentación, etc. y prever la agenda y el programa para rentabilizar el tiempo a
invertir en el viaje.

Visitas: se han convertido en una herramienta de contacto importante. Actualmente se valora el acercamiento
del directivo a sus empleados, pero no quiere decir que se pueda estar a disposición de todos cuantos lleguen
en cualquier momento.

Actos de relaciones públicas.

Informes.

Teléfono: puede ocupar a un directivo medio unas dos horas diarias. Las llamadas a realizar se pueden
agrupar en un periodo concreto del día para que el cambio de actividad no dificulte nuestra concentración
sobre lo que estábamos haciendo. Respecto a las llamadas emitidas, se puede establece un filtro, es decir, un
responsable de las llamadas, pero si no existe, se puede acordar con el compañero una franja horaria donde
cada uno recibirá las llamadas, rotando turnos periódicamente.

En resumen, los elementos que nos hacen perder el tiempo se pueden englobar en: una mala
planificación, un exceso de compromisos, las intrusiones (llamadas, visitas, reuniones) y la falta de
delegación (no se puede hacer todo, hay que aprender a delegar).

Proceso de gestión efectiva del tiempo

No hay un único modelo universal para gestionar el tiempo, ni siquiera hay dos personas que tengan exactamente la
misma idea de lo que constituye la gestión del tiempo. Lo que realmente importa es si tu relación con el tiempo
permite responder a tus obligaciones profesionales, personales y familiares, y cuidar bien lo más importante: la salud.

Si bien no existe un único modelo para todos sobre cómo gestionar el tiempo, existen unos principios básicos que se
pueden aplicar a una gran variedad de circunstancias.

Gestionar el tiempo es gestionarse a sí mismo, los imprevistos y, sobre todo, trabajar en lo importante.

1. Saber qué se quiere hacer. Tener las ideas claras y ordenadas sobre a dónde se quiere llegar. Establecer los
objetivos. Si no se conoce la meta, lo mejor es parar antes de seguir avanzando. Existe el hábito de ir muy
rápido, haciendo muchas cosas, sin rumbo fijo. Pero la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino en
hacer la que tenemos que hacer en cada momento.

2. Priorizar. Diferenciar lo importante de lo que no lo es, lo urgente de lo que puede esperar. De modo que, antes
de comenzar una actividad, hay que pararse a pensar para asignar prioridades y determinar cuál se va a
realizar en primer lugar.

3. Constancia. Hay que adquirir el hábito de pararse a pensar, detenerse a reflexionar es algo que debe hacerse
siempre, una de las claves para asegurar un proceso de mejora continua.

4. Fraccionar los grandes objetivos en pequeñas tareas a repartir en el tiempo. Se puede realizar un listado de
tareas pendientes que se secuencian en el tiempo. Incluso se puede enumerar el orden de realización de cada
una, ya que, aunque sea difícil, así se tiene cierto control sobre el trabajo y el tiempo del que se dispone.

5. Realizar lo planeado. Si no se realizan las cosas que se han decidido, se pierde el tiempo. Aunque en
ocasiones no se podrán ejecutar las actividades programadas porque siempre surgirán imprevistos, llamadas,
reuniones de urgencia, visitas…

El hecho de detenernos a reflexionar con asiduidad es una gran base para afrontar nuestra vida
profesional/personal con éxito.
 6. Flexibilidad. En una realidad de constante cambio, a veces se hace necesario parar y readaptar nuestro
trabajo según las circunstancias, pero siempre sin perder de vista el horizonte, e intentando seguir el modelo
de trabajo previsto por nosotros mismos.

7. Una cosa detrás de otra. Si se realizan muchas cosas a la vez se potencia el stress y la inseguridad, ya que
comenzamos tareas sin haber terminado las anteriores. Aunque muchas tareas se prestan a ello, todos
tenemos un límite.

8. Asertividad. Saber decir "NO" a tiempo y saber delegar las funciones evita una acumulación de tareas y en
consecuencia un stress innecesario.

9. El camino más corto. Aunque se lleve realizando la misma tarea durante años, hay que estar preparado para
encontrar el camino más corto.

10. Programar actividades de ocio. Los mejores planes de gestión del tiempo acompañan a la persona dentro y
fuera del trabajo. Planificar el tiempo personal y no dedicarles "el tiempo que quede", ayuda a equilibrar la vida
profesional/personal.

Los principios que rigen el uso del tiempo

PRINCIPIOS ENUNCIADOS
Ley de Pareto* El 20% de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados".

Llenar el tiempo con lo que ayuda a conseguir los objetivos.

Ley del criterio ABC "Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayoría de los
resultados". Es una ampliación del principio anterior. Normalmente, coincide
el criterio ABC con las prioridades que te has fijado. Son las tareas A las muy
importantes y muy urgentes.
Leyes de Murphy "Todo perdura más de lo que en principio se pensaba".

Hay que prever eventualidades y planificar con cierta flexibilidad.

Ley de Parkinson "Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del
tiempo disponible para su completa realización".
Leyes de Acosta "El tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la interrumpimos y la
reanudamos. Será menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de
manera continua".

"Para una tarea corta siempre hay tiempo. Para una larga, nunca. Programar
y realizar una tarea larga supone dificultades superiores a las de una corta".

"Lo perfecto no resulta rentable. Llega un momento en que mejorar implica

destinar mucho esfuerzo".
Ley de Illich "Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo decrece
primero y se hace negativa después".
Ladrones del tiempo Existen actividades que reducen el tiempo productivo: desorden,
desorganización, visitas, teléfono.
Ley de Swoboda o de ritmos "Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser
biológicos tenidos en cuenta para la programación de nuestras actividades". Si nos
encontramos más fatigados por la tarde, es conveniente dejar ese periodo de
tiempo a tareas que no requieran demasiado esfuerzo físico o mental.
Ley de Fraisse o de la dimensión "El tiempo tiene una dimensión objetiva y otra subjetiva o psicológica, que
subjetiva del tiempo está en función de la motivación que sentimos por la actividad ejercida".