Ensayo Tipos de Documentos

El presente ensayo está enfocado en la importancia de los archivos, partiendo
desde su origen, evolución, cualidades, clasificación, categorización y por último y

no menos importante su aplicación en el medio actual.
Los archivos son esenciales para cualquier organización u empresa ya sea pública
o privada, porque permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para
preservar su valor y significado, garantizan una gestión eficaz, responsable y
trasparente dentro de cualquier institución. Actualmente tenemos fácil acceso a los
archivos gracias a los medios tecnológicos.
Su origen se da gracias a la escritura acontecimiento que une al hombre con la

comunicación en diferentes ámbitos, desde entonces fue tanta la información que
se empezó a recolectar que es posible haya dado inicio a la primera agrupación de
escritos como instrumento de control de sus riquezas.
Entre las culturas que contribuyeron a este surgimiento se encuentran, los
egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia, y por último los arcadios, sumerios,
y babilonios.
Partiendo de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo, en los siglos

XII y XIII se hablaba únicamente de documentación con carácter financiero, hacia
el siglo XIV aparecen archivos más estructurados que cumplían con los requisitos
que actualmente manejamos como lo son la seguridad, con esto nos podríamos
referir al de la Corona Real donde contaban con planos, mapas y hallazgos
importantes. Durante los siglos XV y XVI identificamos a España, en cabeza de
Carlos I, como precursor de los archivos.
En los siglos XVII y XVIII comienza una investigación mucho más minuciosa
acerca de los archivos en cuanto a la importancia y diferenciación de su
naturaleza administrativa. Pero es realmente en el siglo XIX durante la Revolución
Francesa cuando se toma conciencia de la funcionalidad y trascendencia de
concentrar documentos en archivos nacionales, así como la necesidad de iniciar
estudios como archivista. Dicho reconocimiento es concedido por Napoleón, quien
pretendía agrupar los archivos de los países Europeos en París.
Actualmente hemos incorporado la tecnología como apoyo en la conservación,
consulta y reproducción de los archivos.
Las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que
este sistema proporciona a la organización, son características de los documentos
que componen un archivo:
 Económicos: Ahorra en costos de tiempo y personal empleado en la
búsqueda de documentación.
 Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible.
 Funcionales: Deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de
archivar y consultar.
 Exactos: Deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente.
 Técnicos: Dejar el menor número de casos dudosos a decisión de la
persona encargada.
Los archivos se clasifican según el tiempo establecido en cada una de las
diferentes etapas ya sea archivo de gestión, central o histórico.
Según la Organización
 Archivo Centralizado: Una sola dependencia controla toda la
documentación de la empresa.
 Archivo Descentralizado: Cada dependencia se encarga de llevar sus
documentos.
 Archivo Descentralizado con control descentralizado: La información la lleva
cada dependencia y la responsabilidad recae en el jefe de cada oficina.
 Archivo Descentralizado con control centralizado: El depósito de archivo se
maneja de acuerdo a las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez es controlado desde el archivo central.
Según su uso
 Archivo Activo: Lo componen los documentos actuales o de años
anteriores, que se hallen en proceso de tramitación, como: Historias
laborales, contratos, etc. Es por esto que satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente.
 Archivo Semiactivo: Son aquellos documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
 Archivo Inactivo: Documentos con una durabilidad perenne en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales o
históricas.
Según su Naturaleza
 Archivo Público: Documentos que pertenecen a entidades del Estado.
 Archivo Privado de Interés Público: Aquellos documentos que por su valor
histórico. Investigativo, científico o cultural atañen a todos los ciudadanos.
 Archivo Privado: Documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas entiéndase por corporaciones, empresas capaces de contraer
obligaciones.
Según su Ciclo Vital
 Archivo de Gestión: Documentación depositada y sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
 Archivo Central: Documentos transferidos por diferentes archivos de gestión
de cada dependencia, su consulta no es frecuente, pero siguen estando
vigentes.
 Archivo Histórico: Documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente.
Categorización de los Archivos
En esta parte hablamos de la clasificación a nivel de orden territorial que en ellos
se administra tal y como lo específica el Archivo General de la Nación, en el
artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.
Archivo General de la Nación
Ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo de acuerdo a la
congruencia publica de cada una de sus entidades:
 Archivo general del Departamento
 Archivo general del Municipio
 Archivo general del Distrito
Territorialidad
Aquellos que pertenecen al dominio territorial
 Archivos de entidades del orden Nacional, Departamental, Distrital,
Metropolitano, Municipal, local, incluyendo territorios indígenas que se
crearán cuando la ley los desarrolle.
Organización del Estado
Según el artículo 9 de la Ley general de archivos de nuestro país, los archivos
desde el punto de vista estatal se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

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