IMPLEMENTACIÓN DE METODOLOGÍA 5S EN TALLER Y OFICINAS

Muchos de los colaboradores del Área de Mantenimiento como Técnicos, trabajan en la

intervención de equipos o componentes, lo que requiere el manejo mecánico de estos y las
partes que lo componen, es por ello que el asegurar la seguridad es uno de los factores más
importantes para la compañía, evitando que se genere posibles lesiones o accidentes en el
área de trabajo. El entender y practicar el principio de las 5S es el medio para llegar a un
ambiente de trabajo seguro. Este planteamiento es también aplicable al trabajo en oficinas
las cuales con documentos, información u objetos organizados facilitan el flujo de trabajo ya
que no se genera pérdida de tiempo en la búsqueda de estos y dado que por falta de
disciplina, medios o ausencia del sentido de propiedad el lugar donde se labora no se
encuentra en las condiciones adecuadas y óptimas para la ejecución de tareas diarias.
Teniendo en cuenta lo anterior, el área de SIG, propuso dentro de sus objetivos
organizacionales integrar acciones de 5S para concientizar y preparar al personal en asumir
mayores responsabilidades en la gestión, conocimiento y cuidado de su puesto de trabajo y
así promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el mantener lo que realmente es
necesario para el trabajo rutinario y así eliminar lo escesivo. La metodología 5S se basa en el
trabajo en equipo, esta permite involucrar a los trabajadores en el proceso de mejora
continua, desde el conocimiento de su puesto de trabajo. Para llevar a cabo la
implementación de 5S en el Área de Mantenimiento, se parte del ciclo PHVA (Planear,
Hacer, Verificar y Actuar)

INTRODUCCIÓN
El área de Mantenimiento es responsable de ofrecer servicio de venta de respuestos,
reparación o mantenimiento de equipos para construcción, por lo que muchos de los
colabores trabajan como Técnicos en la intervención de equipos o componentes, lo que
requiere el manejo mecánico de estos y las partes que lo componen, por ello es importante
asegurar primeramente la seguridad, evitando lesiones o posibles accidentes en el lugar
donde estos laboran. El entender y practicar el principio de las 5S es el medio para llegar a
un ambiente de trabajo seguro. Este planteamiento es también aplicable al trabajo en oficinas
las cuales con documentos, información u objetos organizados facilitan el flujo de trabajo ya
que no se genera pérdida de tiempo en la búsqueda de estos.
Al evaluar el porcentaje de Accidentalidad en dos meses de estudio, se encuentra la
siguiente distribución en las variables de la Metodología de Mano Preventiva que
actualmente maneja el área SSOMA de la Compañía.
Variables Mano Preventiva
A. Ambiente de Trabajo
B. Herramientas y equipos
C. Instructivos formales
D. Personas competentes
E. Visibilidad de los riesgos
Como puede observarse el mayor número de accidentes se presenta en fallas de
ambiente de trabajo con un 64% en su tasa de accidentalidad, al entrar al detalle dentro
de sus categorías encontramos que el almacenamiento fuera de las especificaciones
técnicas es uno de los que mayor impacto genera dentro del reporte de actos y
condiciones inseguras, tal y como puede verse en la gráfica.

Ahora si miramos los tiempos de productividad o tiempos de ejecución de un proceso de

reparación de un motor. se tiene que para cada etapa:

También se observó el impacto generado por el desperdicio de papel que se produce en

las oficinas del área, el número de papel reciclado por mes con su porcentaje de
reutilización.
Tal y como muestra la gráfica el 80% de estas hojas recicladas son reutilizadas, pero la
mayoría de estas son resultantes de doble impresión por parte del trabajador al no
encontrar el documento inicial debido a la falta de orden en sus escritorios, tal y como se
observa en la imagen.
Teniendo en cuenta lo anterior, el área de Aftermarket, propuso dentro de sus objetivos
organizacionales integrar acciones de la Metodología 5S , con el objetivo de enfocarse
en sus puntos de interés siendo estos el aumento en la seguridad y productividad de sus
colaboradores, y eliminación de agentes contaminantes que puedan afectar el medio
ambiente, así mimo busca concientizar y preparar al personal en asumir mayores
responsabilidades en la gestión de su puesto de trabajo y así promover el hábito de auto
controlar o reflexionar sobre el mantener lo que realmente es necesario para el trabajo
rutinario y así eliminar lo excesivo.
Esta Metodología integrada por 5S se basa en el trabajo en equipo, permitiendo
involucrar a los trabajadores en el proceso de mejora continua, desde el conocimiento de
su puesto de trabajo.
 
Metodología: 
Para llevar a cabo la implementación de 5S en el Área de Aftermarket, se parte del ciclo
PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) mediante los siguientes pasos:
 
1. Planificación:
1.1 Planificación de la Estrategia de Implementación: Se hizo la selección de un
responsable de 5S encargado de implementar todo el sistema en el área y un
responsable de documentar, llevar control y seguimiento de su implantación.
Responsable del Sistema 5S Aftermarket
Francisco Gómez Arango
Jefe Nacional de Repuestos y Servicios (E)
Responsable del Sistema 5S en Taller
Carlos Ospina
Jefe de Servicios
Responsable de Documentar, controlar y hacer seguimiento del Sistema 5S
Mónica Rincón Cepeda
Analista SSOMA
 
1.2 Educar e informar: Se realizó la socialización a los involucrados sobre que son y
porque son esenciales las 5S, así mismo se definió los resultados esperados para
oficinas y taller del área.
2. Hacer:
2.1 Seiri- Clasificar: En esta fase se identificaron y separaron los elementos necesarios
de los innecesarios en cada puesto de trabajo (taller y oficinas), teniendo en cuenta que
aquellos considerados como innecesarios eran aquellos documentos o materiales que
no eran utilizados, es decir aquellos que no requeridos para ejecutar la labor o aquellos
que se encontraban en mal estado, deteriorados, obsoletos o que se tenían en mayor
cantidad de lo necesario. La aplicación de esta permitió preparar tanto oficinas como
taller para un ambiente seguro y productivo, dejando en ellos solo aquellos elementos
necesarios para realizar las tareas. El impacto de esta fase está relacionado con la
seguridad ya que al eliminar los elementos innecesarios se buscaba disminuir la tensión
en el ambiente de trabajo y ampliar la visión de las áreas de trabajo.
Se tuvo en cuenta tres grupos de clasificación:
1. Necesarios de uso constante o forzoso
2. Necesario de uso ocasional
3. Innecesarios
 
2.2 Seiton – Ordenar: Una vez eliminado lo excesivo se estableció la forma en la que
deben ser ubicados los elementos que han sido clasificados como necesarios y de uso
frecuente, de modo que puedan ser encontrados y visualizados fácilmente, así eliminar
tiempos de búsqueda y facilitar el retorno de estos una vez utilizados.
La organización de los elementos clasificados como necesarios, permite que estos sean
encontrados con facilidad no solo por quien ocupa ese lugar de trabajo, sino por
cualquier otra persona en el entorno laboral. Con esto se busca llegar a una reducción
en los tiempos destinados en la búsqueda de elementos, herramientas o materiales de
trabajo, así mismo se promueve la cultura de orden en la compañía, es por ello que esta
S habla de tener un lugar para cada cosa y que cada cosa este en su lugar debidamente
identificada.
2.3 Seiso – Limpiar: Se fijaron tareas de limpieza periódica o trabajo creativo de
identificación de fuentes de suciedad y contaminación buscando que las zonas del área
de Aftermarket queden despejadas y que solo se cuente con los elementos necesarios
para realizar las tareas, ya que el mantener las Oficinas y Taller limpios creara un
ambiente que garantice la ejecución de tareas de buena calidad y bajo un ambiente de
trabajo agradable. Fue importante realizar inspecciones durante el proceso de limpieza
con el fin de identificar posibles problemas, escapes, fallo o averías que puedan estar
afectando el flujo normal de trabajo.
2.4 Seiketsu – Estandarizar: Una vez establecida la mejor forma de hacer las cosas, esta
fue fijada para que los trabajadores implicados de ahora en adelante siga el proceso. La
implementación de estos estándares será auditada para verificar el cumplimiento de los
mismos y así crear el hábito de conservar todo impecable. Se observarán los hábitos
adquiridos en la implementación a fin de crear estándares de limpieza e inspección y así
realizar acciones de autocontrol periódicas y permanentes. Para realizar un buen
estándar se definirán zonas de ubicación de cada elemento (según su clasificación), se
identificarán según su frecuencia de uso. A fin de garantizar que todo se mantenga en
perfectas condiciones, estos estándares tales como procesos, procedimientos, controles
visuales, demarcación de áreas específicas, entre otros, los cuales serán documentados
y están ubicados en lugares visibles (en el caso del taller) y serán de fácil entendimiento
para el todo el equipo
2.5 Shitsuke – Mantener: En esta etapa se consolidará la nueva forma de trabajar bajo
metodología 5S y se visualizara el cumplimiento del ciclo PHVA el cual se resume en
que “dado que nada es perfecto, siempre queda margen para mejorar” por lo que se
harán evaluaciones periódicamente verificando el estado actual de cada proceso y así
encontrar posibles deficiencias y áreas de mejora en donde se puede optimizar las
actividades para conseguir mejores resultados, al realizar las auditorias se pretende
crear el hábito de mantener el estado de los puestos de trabajo en óptimas condiciones,
corrección de las desviaciones bajo los estándares establecidos en el punto anterior y
otorgando incentivos de felicitaciones a quienes mantengan esos estándares.
 
3. Verificar:
3.1 Mejora continua de la Metodología 5S: Se analizará el impacto de las 5S en el área,
observando el antes y después de su implementación, verificando el cumplimiento de los
objetivos planteados.
 
4. Actuar:
4.1 Hacer de las 5S un hábito que pueda ser transferido a otras áreas: Se deberá
comparar el desempeño actual de cada uno de los involucrados del área con los
objetivos planteados y así asegurar el cumplimiento de los procesos y procedimientos
5S.
Al implementar la Metodología 5S en el área de Aftermarket se espera tener beneficios
clasificados de la siguiente forma:
Área de trabajo:

 Liberación y aprovechamiento del espacio

 Aumento en la satisfacción por condiciones ambientales
 Mejora en imagen ante los clientes
 Aumento en el compromiso y responsabilidad del área
 Ampliación en el conocimiento del puesto de trabajo

Motivación e implicación de los trabajadores

 Generar respeto por los activos o herramientas asignados por la compañía.

 Fomentar trabajo colaborativo
 Conciencia en la mejora continua
 Aumento en la tranquilidad laboral y disminución del estrés
 Aumento en clima laboral

Con el fin de que esta Metodología se convirtiera en una Filosofía de trabajo para los
colaboradores del área, se ubicó el Logo 5S en una de las paredes visibles en zona de
taller.
Resultados: 
 

 Identificación de desperdicios y/o agentes contaminantes

Como se mencionó anteriormente uno de los puntos principales a tratar en la

implementación fue el de identificar y eliminar desperdicios y/o agentes contaminantes
que afectaran la salud del trabajar, las actividades correspondientes a su labor y al
medio ambiente o entorno en el que las desarrolla. Debido a la falta de orden tanto en
oficinas como en taller, se pudo encontrar desperdicio en papel (recursos), derrame de
aceite en zonas del taller, componentes de equipos sin empapelar corriendo el riego de
que dentro de estos cayera alguna partícula (como polvo) que pudiese afectar el normal
funcionamiento de este y del equipo en el que opera, tal y como se muestra en las
siguientes imágenes:
  Indicadores

Para poder identificar el estado de 5S en el que se encontraba el área antes de aplicar

cada S y realizar la medición de cuanto se va a mejorar se hizo mediante el Check List
5S (ver anexo 1. FORM_SST_019) en la inspección de taller y oficinas del Área, con dos
fechas de auditoria en mes de enero y febrero, teniendo como resultado lo siguiente (ver
anexo 2. Check List 5S Field Service Enero – Febrero)
Anexo 1. FORM-SST-019 Lista de Chequeo 5S V01
Al realizar la inspección en el área y evaluar el estado 5S, se pudo observar que el
puntaje más bajo en esos dos meses corresponde a Clasificar siendo esta la más
importante ya de ella depende el éxito de las otras, por otro lado, el Radar 5S muestra
que tan lejos se está de la meta, este grafico permite visualizar en cada ratio y de forma
conjunta las 5S de la Metodología, nos permite detectar que aspectos requieren mayor
atención ya que si la gráfica estuviese en un buen nivel de equilibrio, esta tendría que
estar lo más cercano a la circunferencia.
Al graficar los resultados obtenidos, se obtuvo un Nivel 5S de 2,87 en enero y 3,16 en
febrero, tal y como lo muestra la siguiente gráfica.
 
  Implementación Metodología 5S

A continuación, se detalla cada una de las actividades realizadas dentro del Área
Aftermarket por cada S con el resultado obtenido mediante la implementación de esta
metodología.
Seiri (Clasificar)
Se hizo la clasificación de aquellos elementos innecesarios para la labor, con el fin de
eliminar aquellos innecesarios dentro del área de trabajo, estos serán identificados con
tarjetas de color rojo, teniendo en cuenta los siguientes grupos:
1. Necesarios de uso constante o forzoso
2. Necesario de uso ocasional
3. Innecesarios
 Se hizo la marcacion con tarjetas naranjas a aquellos componentes que estan en
proceso de reparacion.

Seiton (Ordenar)
Una vez identificados los elementos necesarios, se ubicaron en el lugar donde estos
deben estar de tal forma que puedan ser encontrados fácilmente y así mismo retornen
una vez utilizados ya que orden significa estandarizar donde deben estar las cosas
necesarias.
- Taller Field Service
eiso (Limpiar)
En esta etapa de la metodología, no solo se hicieron jornadas de limpieza para la
obtención de resultados, sino que se generó un Cronograma de Actividades 5S en taller
con el fin de mantener
las cosas limpias y ordenadas.

Dentro de esas jornadas de aseo y limpieza se despejo el área de lavado de equipo,

zona importante para la realización de cualquier intervención de un Equipo/Componente,
así mismo se asignó una zona de acopio para elementos utilizados para un servicio de
reparación/mantenimiento y se asignó una zona de almacenaje y garantía.