CURSO OFFICE 365

Miguel García Carrera

Índice
1- Office 365 ............................................................................................................................. 2
1.1. Cuenta Office ............................................................................................................... 2
1.2. Office para el centro.................................................................................................... 2
1.3. Office a nivel particular .............................................................................................. 2
1.4. Tutoriales para ver algunas aplicaciones del Office 365........... ¡Error! Marcador no
definido.
2- Correo Outlook.................................................................................................................... 3
3- ONE DRIVE ........................................................................................................................ 3
4- Yammer ................................................................................................................................ 5
5. Teams ....................................................................................................................................... 8
6. Stream .................................................................................................................................... 11
8. SharePoint y PowerApps ...................................................................................................... 12

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 1- Nuestra cuenta de Office 365

1.1. Cuenta Office

La cuenta de Office la está pagando la Junta cada año a todos los profesores y alumnos
todos los años (se gastan al año unos 700.000€). La licencia 365 dura un año. Así, los
alumnos lo tendrán disponible mientras estén dentro del instituto (y parece que les
aguanta 1 año más cuando están dejan el instituto) y los profesores hasta que nos
jubilemos (y por lo que parece también estando jubilados lo tenemos).

1.2. Office para el centro

Respecto a las licencias para los ordenadores del centro, también están compradas,
pero la Junta no sabe cómo distribuirlas. Dicen desde la Junta que esperemos, aunque
seguramente no esté hasta el año que viene (de todas formas, es buena idea mandarles un
correo de vez en cuando para que nos informen).
Tenemos que tener en cuenta que muchos de nuestro alumnado no conocen su cuenta
de educacyl. Por ello, existen dos vías para que la consigan.
La primera es a nivel individual, pues cada alumno debería entrar en educacyl y marcar
que no se acuerda de su cuenta o contraseña y que vayan recuperándola uno a uno.
La otra vía es a nivel de centro, es escribir un correo a
soporte_webcentro@educa.jcyl.es. Esta cuenta es para los encargados de los medios
electrónicos de la Junta, los cuales reiniciarían las cuentas de todos los alumnos y nos
darían una lista de las cuentas y contraseñas de nuestro alumnado.
La tercera forma es a través del Stylus. Secretaria entra y puede descargar las cuentas
y contraseñas, o reiniciarlas.

1.3. Office a nivel particular

A nivel particular, tenemos 5 licencias office para ordenadores, otros 5 en tabletas y

otros 5 en smartphone. En total 15.
En caso de tener otro office ya instalado previamente (el office 2010, office 2016, etc.)
es recomendable desinstalarlo e instalar el office 365, pues no es bueno tener ambas
versiones al mismo tiempo. Además, es más completo y se actualiza mejor el 365.
Si quieres gestionar en que equipos los tienes (porque se ha roto, has cambiado de
dispositivo, etc.) tienes que entrar en tu cuenta de Educacyl. Desde allí, entra en la nube,
es decir, en ONE DRIVE, una vez dentro, accede a Mi Cuenta (esquina superior
derecha) y en el apartado Mi Cuenta podemos gestionar en que dispositivos podemos
instalarlos o borrarlos.
En caso de que tengamos ya una cuenta con el Office 365, selecciona la opción cuenta
profesional o educativa.

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 2- Correo Outlook

La cuenta de la Junta nos proporciona un correo electrónico que por ley es el único que
podemos utilizar en la comunidad educativa (entre profesores, con las familias y con
los alumnos).
Se accede a él nada más entrar en Mi área privada y es la primera opción, llamada
Correo Electrónico.
Aun así, es recomendable descargar la aplicación para el móvil Outlook para tener
sincronizado el correo en tu móvil y no tener que estar entrando en Educacyl para ver si
te ha llegado algo nuevo. Además, para quien quiera, esta aplicación también te permite
incluir otras cuentas de correo (incluidas Gmail y otro tipo) de forma fácil si quieres
tener en una sola aplicación todas tus cuentas de correo.
En el correo de la Junta, picar en la parte de debajo de Contactos (los dos monigotes
como los del Messenger) y desde allí y a Mis listas de contactos y crear las listas de
contactos de los alumnos y de compañeros del centro. Si los guardas en mis listas de
contactos estas direcciones de correo electrónico no están conectadas a los contactos
guardados (así evitamos guardar a nuestros alumnos como contactos año tras año).
Además, puedes exportar esta carpeta de correos como csv. a tu ordenador o a otro
correo como Gmail y así poder pasar todos tus correos a otro de forma instantánea (sin
embargo, cuando lo probamos en el CFIE no funcionaba ni siquiera para el propio
Outlook).
Es preferible que en nuevo contacto dar la opción de una nueva lista de contactos para
poder mandar un correo a todo el alumnado.
También es aconsejable crear un grupo para los profesores, con el que utilizar
Yammer. Para poder utilizar Yammer es necesario haber entrado una vez primero, porque
solo cuando entras te dan de alta.
Una vez tengas creados los grupos, puedes incluirles en un calendario (es la opción al
lado de contactos). Así, puedes crearte tu propio calendario OUTLOOK y compartirlos
con los alumnos (fechas de examen, trabajos…) o incluso con sus padres si creamos
un grupo con los correos de los padres.

3- ONE DRIVE

Puedes descargártelo sin problemas, aunque ya tengas otros ONE DRIVE en tu

ordenador.
Para organizarnos mejores, es preferible ordenarlo en carpetas.
Para compartir un archivo hay varias formas, aunque la más fácil es darle a compartir.
Para favorecer que todos utilicemos Educacyl, en la configuración de vínculos es
preferible seleccionar a que solo puedan Los usuarios de Educacyl que tenga el
vínculo. Una vez escogido, seleccionar si queremos que puedan editar o solo ver (es la
casilla debajo del cuadro de texto). Además, podemos establecer una contraseña para
proteger el archivo.
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Si, por ejemplo, creamos un documento Word, desde el office online te conectas al
archivo compartido y todos podemos editar al mismo tiempo o en diferentes
momentos. Aunque si se va a editar varias personas a la vez es mejor seleccionar la
opción online.
Recursos que podemos utilizar en el Word online:
• El micrófono si queréis grabarles algo (está en las primeras opciones).
• El lector inversivo para que el ordenador te lea el texto (ir a Vista y allí a Lector
inversivo).
Recursos que podemos utilizar en el Power Point de escritorio:
• Grabación de vídeo. Los alumnos pueden grabarse a sí mismos en una
presentación oral con las diapositivas e incluso tener un pequeño puntero para
poder utilizarlo para explicar.
Para ello, que vayan a presentación con diapositivas y vayan a la opción de grabar
presentación con diapositivas.
Para poder acceder a todas las opciones de Word, Excel y todos estos programas, es
recomendable picar en la opción Editar en Word, para que te abra el documento en
Word y puedes editarlo así.
Otra opción es crear una carpeta en el ordenador. Así, puedes abrir ese archivo con
tu versión de escritorio con todas las opciones. No obstante, es necesario comprobar
que se está sincronizando, por lo que tienes que entrar en EDUCACYL, en ONE DRIVE
y picar en sincronizar. Así, cuando veas un “circulito” azul es que se están guardando
los cambios y cuando aparezca el tick verde o check significa que se ha guardado
correctamente.
Además, en cualquier archivo de office podemos comprobar los cambios realizados
picando en los 3 puntitos verticales (cuando ponemos el ratón en el nombre del archivo)
al lado del nombre y seleccionar la opción historial de versiones.
Así, podemos comprobar las versiones anteriores por si ha habido algún problema o
si es un grupo de alumnos que está trabajando en la nube y nos dice uno es que
Menganito me ha borrado mi parte o algo semejante, solo vemos el historial de
versiones y podemos comprobar de verdad quien ha trabajado, cuando, etc.
Además, no tenemos por qué tener todas las carpetas sincronizadas, sino que
podemos elegir como hacerlo. Os dejo un tutorial sobre cómo hacerlo.

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 4- SWAY
Para crear una presentación tenemos 3 opciones:
1. Iniciar uno nuevo a través de la opción Crear nuevo.
2. Iniciar a través de un Word o un PowerPoint a través de la opción Cargar
documento.
3. Elegir una plantilla ya creada.
En primer lugar, tenemos que introducir un texto.
Para añadir otro texto, clicamos en la opción + y podremos escribir un encabezado (una
especie de subtitulo) o texto. Como cualquier documento Office podemos editar nuestro
texto con el tipo de letra, tamaño, crear hipervínculo, etc.
En nuestro Sway podemos insertar tano imágenes, audios y vídeos.
Para insertar archivos multimedia (imágenes y vídeos). Si queremos, podemos insertar
una imagen de fondo para el Sway y para cualquiera de las tarjetas ya sea picando para
en la imagen y dando a la opción agregar o arrastrando la imagen.
Respecto al tamaño de los archivos multimedia, en la leyenda de la tarjeta podemos
seleccionar la opción sutil para que sea de tamaño pequeño o podemos seleccionar la
opción grande para que sea la parte principal de la tarjeta.
Si queremos borrarla, solo pulsamos en detalles y picamos en la papelera.
También podemos incluir varios contenidos de imágenes y vídeos a nuestras tarjetas a
través de la opción Grupo:

• Si seleccionamos la opción automático nos lo organizará como en una cuadricula.

• La opción cuadrícula (que no permite incluir videos) es parecida a automático,
pero dejando espacios en gris si la tarjeta no se llena completamente.
• La opción pila crea un grupo de imágenes superpuesta (grupo de imágenes) que
podemos ir pasando, picando sobre ellas.
• La opción presentación es similar solo que para imágenes como miniaturas.
• En la opción continua te permite ver una pequeña parte de la siguiente imagen.
• La opción comparación te permite cargar dos imágenes juntas para ver las
diferencias.
Respecto a los audios pueden ser de audios de nuestro ordenador o tenemos la opción de
grabarlo directamente con la opción grabar.
Finalmente, podemos crear hipervínculos para ir a otras web o aplicaciones Office (como
Forms para añadir ejercicios).
Si alguna vez queremos cambiar la apariencia de nuestro Sway, solo tenemos que ir a la
opción Diseño y dar a la opción remezclar o utilizar los distintos diseños de Sway.

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Si compartimos nuestro Sway podemos incluir una contraseña e incluso bloquearlo para
que nadie pueda compartirlo sin nuestro permiso.

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 5- Yammer
Yammer = red social solo para usuarios EDUCACYL. Es la herramienta más apropiada
para comunicarnos entre profesores. La razón la dejo en la imagen inferior.

Es una herramienta de gran valor para comunicarnos entre los propios profesores, ya

sea para todo el claustro (convocatoria de claustros, información general, etc.), grupos
de tutoría (pedir notas, comportamiento, llegada de nuevos alumnos…),
departamentos, cursos de formación, etc. Esta herramienta es sobre todo valiosa en
macrocentros de ciudad.
Para abrir Yammer, vamos a Office 365 y vamos a Descubra todas sus aplicaciones y
vamos al final del todo (está ordenado por orden alfabético).
Se puede descargar la opción online, la opción escritorio de ordenador y la de móvil
o Tablet.
Podéis configurar las notificaciones para desactivar si hay alguna que no queráis
recibir. Para ello, picad en el engranaje (esquina superior izquierda) y dentro
seleccionar editar configuración. Allí, vais a notificaciones y seleccionáis las que no
queráis recibir.
Si queréis crear un grupo, seleccionáis Crear grupo, escoged la opción grupo interno
(para que así se privado) y rellenáis los datos.
Podéis incluir vosotros a los participantes (con su correo de Educacyl) o importarlos
de un archivo csv. También es posible que cada participante busque el nombre del
grupo de Yammer y solicite unirse.

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La persona que crea el grupo es el administrador, pero se puede convertir a varios o
a todos en administradores.

5. Teams

Es la más adecuada para trabajar con el alumnado.

Para crear un grupo lo adecuado es ir a la opción Equipos y crear un grupo.

Al crear un grupo la mejor opción es clase, pues esta nos da la opción de integrar
actividades, el One Note class y diferencia los roles de alumnos y profesores, pues
los de Comunidad de Aprendizaje y Profesores todos tenemos los mismos roles y no
podemos integrar actividades.
Añadís alumnos (o no, en principio no es necesario introducir alumnos para crear el
grupo).
Si queremos crear varios grupos de un mismo curso, una opción es crear un repositorio
entero de alumnado.
Por ejemplo, para 1º ESO. Entonces, si queremos crear un Teams semejante pero para
otro grupo, solo tenemos que dar a la opción crear un equipo, escogemos la opción
clase y en la ventana de dar nombre al equipo, en la esquina inferior derecha está la opción
Crear un equipo usando un equipo existente como plantilla y seleccionar el Equipo
que ya habíamos creado para primero de la ESO, incorporando las pestañas,
configuración del equipo y las aplicaciones (si es para un grupo distintos, entonces no
seleccionéis miembro).

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Si creáis un grupo y queréis no ser vosotros quien meta al alumnado, sino que se unan
ellos, para ello dar a los tres puntitos seguidos e id a la opción Administrar equipo.
Una vez dentro, encima de los chats aparecerá la opción Configuración, picáis en ella y
seleccionáis Código de equipo. Generáis uno y se lo pasáis al alumnado.
Desde Configuración podéis cambiar los permisos, temas, etc.
Para hablar con el alumnado, id a General y podéis escribir una conversación.
También podéis en la conversación enlazar archivos (desde OneDrive, desde el
equipo…). Eso sí, los documentos que subáis pueden ser editados por todo el grupo
(lo que beneficia si queremos trabajos en grupo) pero si no queremos que editen un
documento, lo mejor es subir un PDF.
Todos los archivos que subamos en Teams automáticamente se carga en Share Point,
que es donde realmente se está guardando. La ventaja es que si no encontráis un archivo
en Teams podéis buscarlo en Share Point.
Si en el chat queremos referirnos a un alumno para que le avise, hay que escribir @ y
el nombre del alumno, si queremos que sea para todos solo es escribir @general y les
avisará a todos.
Si queremos que el alumnado no pueda escribir en el foro (para evitar convertirlo en
un grupo de WhatsApp) pulsamos sobre la letra A (parte inferior de la pantalla). Al
hacerlo, se nos desplegará la ventana de formato para escribir, y en la parte de arriba
tendremos la opción de Todos pueden responder por defecto. Si pulsamos en ella,
entonces podemos cambiar la opción para que solo nosotros y otros moderadores (que
nosotros hayamos seleccionado) puedan escribir.
Si queremos crear una Reunión, que es una grabación entonces pulsamos sobre el
símbolo de una cámara (parte inferior) y se iniciará la cámara de ordenador y
retransmitirá.
Si queremos usarlo como una videoconferencia tenemos que invitar a los miembros del
grupo (esto quizás es más útil para reuniones de departamento, evaluaciones, etc.).
Si no queremos una videoconferencia sino solo grabar un vídeo, entonces no invitamos
a nadie. Incluso si queremos crear un video tutorial sobre alguna presentación (estilo
flipped clasroom) entonces pulsamos ya en la grabación sobre la opción compartir y
podremos cargar presentaciones, Word, etc.
Cuando queramos dejar de grabar pulsamos sobre la opción colgar (símbolo de
telefono) y el video se guardaría automáticamente en Stream.
Respecto a la carga de archivos, tendremos que pulsar sobre las pestañas superiores,
la que dice Archivos y al abrirlo tenemos la opción Materiales de clase. Si guardamos
allí los archivos solo nosotros podremos editarlo, pues si pretendemos subir Word o
PowerPoint sin introducirlo allí, el alumnado podría editarlo. La otra opción es subir
los archivos en formato PDF, que ellos no podrán cambiar.
Una de las utilidades son los blocs de notas donde el profesor y alumnos pueden
compartir y editar notas, enlaces, dibujar, etc. Para ello, simplemente dad a la opción
Bloc de notas y configuramos OneNote. Todas las notas que escribamos nosotros las

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verán todos los alumnos, pero la del alumno solo la veremos nosotros, salvo que
decidan compartirla con otras personas.
Podemos guardar los blocs de notas en los distintos apartados: cuestionarios,
deberes, material entregado o notas de clase. En este sentido, cuando uno aprende a
usar Teams es mejor que la Moodle al estar más dividido y es más intuitivo.
Algunas opciones interesantes son por ejemplo la opción insertar matemáticas, donde al
escribir una fórmula y nos enseñará los distintos pasos para resolverla.
Otra opción es la del lector inmersivo, con la cual el alumno puede escuchar el
contenido, e incluso una de sus opciones es realizar una traducción a otro idioma (lo
cual es muy interesante para materias como inglés, francés o materias bilingües (hay
que tener en cuenta que el traductor es una máquina por lo que puede cometer errores).
Incluso para la materia de lengua te separa la frase en silabas (pudiendo ver hiatos y
diptongos) y te resalta en distintos colores los sustantivos, adjetivos, adverbios...
Además, en Tareas podemos poner actividades a los alumnos. Tiene la opción de
poner fecha límite, añadir una rubrica para que los alumnos sepan cómo les evaluamos,
etc.
Incluso en Agregar recursos podemos añadir un archivo (como un Word) con las
actividades o vincular dicha tarea a una página concreta al bloc de notas del grupo.
También podemos insertar enlaces a videos (tanto de Youtube o nuestros almacenados
en Stream), los cuales no aparecerán como un simple link, sino que creara una
miniatura del video, lo que lo hace más atractivo visualmente.
Además, en tareas podemos incluir un formulario a través de la aplicación Microsoft
Forms.
Si queremos agregar a alguna persona que no pertenece a la organización (como las
familias), tendríamos que ir a administrar equipo, ir a miembros y escribir el correo
electrónico que queramos y esta persona podrá ver nuestro Teams).
También es importante la opción de calendario, pues podemos utilizarla como una agenda
para el alumnado.
Por ejemplo, si queremos apuntar un examen, pues vamos a calendario, creamos una
reunión e invitamos a nuestro grupo. Este calendario se sincroniza con nuestro Outlook y
así el alumnado (si tiene descargada la aplicación de Outlook o tiene su cuenta de gmail
vinculada con la de Outlook) se le avisaría el propio día.
También podemos hacer llamadas a otras personas que tengan descargada la aplicación
en el ordenador y/o en el móvil. Aun así, esto puede ser molesto, porque podrían llamarte
en cualquier momento fuera de nuestro horario.
En la opción de archivos tenemos la opción de vincular nuestro Teams no solo con
OneDrive, sino también con otro tipo de nubes como Gmail o Dropbox, lo que nos
permitiría poder acceder a los archivos de estas nubes desde Teams y así hacerlo de forma
más rápida sin tener que mover archivos de una nube a otra.

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La última opción de la barra lateral de Teams podemos añadir aplicaciones de fuera de
Office, por ejemplo, Genial.ly, Flow, Mindmap (para hacer mapas mentales), etc.

6. Stream

Además, en el Office 365 tenemos la aplicación Stream, que es similar a YouTube.

Con nuestra cuenta de Educacyl podemos acceder a esta aplicación, que nos permite
guardar nuestros propios videos y compartirlos a donde queramos (nuestra Moodle,
Teams e incluso otras webs). La ventaja de esto es que no hace falta guardarlo en
YouTube y así no se corre el riesgo de que te pidan que lo borres si tienes contenidos de
otras webs.
Para subir videos solo hay que picar en Crear y desde allí Cargar vídeo. Otra forma
más rápida es picar en la flecha apuntando hacia arriba (esquina superior derecha).
Una vez subido el video solo habría que ir a Mi contenido y escoger si quiero compartir
un video con un canal (como el de Teams) o con un grupo (como el de Yammer). Solo
hay que seleccionar los tres puntos y dar a compartir.

7. Forms
Podemos utilizar Forms para crear actividades con sus respectivas respuestas o para
recabar información:
Para ello, abrimos Forms y tendremos dos opciones al pulsar nuevo:
• La opción cuestionario nos permite realizar actividades tanto de tipo de opción
(test) donde seleccionamos la respuesta que queremos que sea correcta (podemos
escoger que las preguntas y respuestas estén desordenadas, que las respuestas se
desplieguen en forma de menú, etc.); o la opción texto donde hacemos la pregunta
y tenemos que escribir la respuesta (ellos tendrán que escribir exactamente la
misma respuesta pues, aunque sabe diferenciar entre mayúsculas y minúsculas, no
reconoce las faltas de ortografía).
• La opción formulario no tiene la posibilidad de escoger respuestas, pues sirve
para recabar información, por ejemplo, preguntar fechas para hacer exámenes o
actividades, para que el alumnado se apunte a una excursión...

Sway
Sirve para hacer fichas de imágenes. Para mí es un sustituto diferente al PowerPoint.
Yo lo he usado poco, creo que José Antonio sabrá más que yo, por sí tenéis dudas.
Es muy simple de utilizar. Solo es dar a la opción crear un Sway en blanco y añadir
imágenes en cada ficha. Esta puede ser una sola imagen o crear una pila de imágenes.
Estas imágenes pueden ser de internet o desde nuestro ordenador.
También se puede añadir videos y cuestionarios.
Después, se pica en diseño y le dais el formato que queráis.

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 8. SharePoint y PowerApps

SharePoint es el gran repositorio donde tenemos almacenado todos los archivos que
estamos compartiendo en las distintas aplicaciones del Office 365.
Como aplicación, en sí, no nos sirve de mucho. Pero es muy valiosa si lo que queremos
es crear una aplicación para el móvil o Tablet.
Para ello, entramos en nuestro curso de Teams o de Yammer. Una vez dentro, picamos
en el símbolo de + y podemos empezar a crear distintas categorías.
Con ello, podemos incluir todo lo que queramos y organizarlo por columnas, según
queramos crearlas (hay muchas opciones).
Una vez creada, vamos a la opción PowerApps y picamos en crear aplicación.
Automáticamente, el programa creará una aplicación para el móvil o Tablet con todos
los recursos que nosotros hayamos añadido.
Para que el alumnado o el grupo de profesores puedan ver esa aplicación, tendrían que
descargarse la aplicación PowerApps y dentro solo seleccionar la aplicación que
queramos.
Puede tener distintos usos: crear un repositorio para nuestros alumnos, compartir
fotografías solo con personas que han dado su consentimiento, crear aplicaciones para
organizarnos los profesores, como para los moscosos, etc.

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