Sistemas de Apoyo Educativo

UNIVERSIDAD NACIONAL DE
TRUJILLO
FACULTAD DE EDUCACIÓN
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y
GERENCIA EDUCACIONAL
ESTUDIANTES:
o Agreda Reyes Alvaro

o Cubas Irigoin Walter
o Quispe Flores Calixto
PROFESORA:
Dra. Lily Bautista Zúñiga
TRUJILLO, ERÚ 2021

SISTEMA DE APOYO ADMINISTRATIVO A LA GESTIÓN
ACADÉMICA
IE CÉSAR ARMESTAR VALVERDE
I. PROCESO ANALIZADO: APOYO ADMINISTRATIVO A

LA GESTIÓN ACADÉMICA
PROCESO SUSBPROCESO PROCEDIMIENTOS
Definición y control de
vacantes de estudiantes
antiguos y nuevos
MATRÍCULA
Generación de nóminas de
matrícula y distribución de
APOYO estudiantes por grado
ADMINISTRATIVO
A LA GESTIÓN Emisión de boletas de
ACADÉMICA notas y valoración de
CALIFICACIONES
logros
Actas evaluación
Elaboración de
CERTIFICADOS Y constancias de estudio
CONTANCIAS
Elaboración de
certificados de estudios
II. IDENTIDAD DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
La historia de este
foco que irradia
educación y cultura en
el caluroso Simbal,
provincia de Trujillo,
departamento La
Libertad, se remonta a más de 60 años de existencia, iniciándose como escuela,
funcionando en una de las casas de los vecinos del pueblo y en algunos locales
prestados. La escuela estaba a cargo de un solo docente, trabajaba mañana y
tarde en cuatro secciones: Preparatoria 1ro, 2do, y 3ro año de primaria. El 6%
de los estudiantes continuaban sus estudios en la ciudad de Trujillo, sus padres
gozaban de una situación económica regular, 94 % de niños, solamente
estudiaban hasta el 3er año de primaria.
Las autoridades y padres de familia por los años de 1943, 44, 45, gestionan la
enseñanza hasta el 5to año de primaria, funcionando en los bajos de la
municipalidad.
Las autoridades y padres de familia, gestionaron ante el Ministerio de

Educación la compra de un terreno de 12000 m2, que limita con las calles
Libertad y Porvenir, la Parroquia y el Río seco. Para la construcción de la
nueva escuela, gracias a las gestiones del pueblo en general ante el senador de
la República Dr. César Armestar Valverde, se consiguió la partida para la
construcción de una escuela tipo Grandes Unidades Escolares, Época de
Manuel A. Odría, Presidente de la República. Por la idiosincrasia del pueblo se
cortó gran parte del dinero que estaba destinada para la obra, quedando
inconclusa, A partir del año de 1952, funcionaron dos escuelas: una de varones
Nº 240, con 05 docentes, director don Constante Rodríguez Z. y una de
mujeres Nº 270, con 05 docentes, Directora Bertha Vilca Gálvez.
En el año de 1971, se cambió de sistema educativo, para dar paso a la

coeducación uniendo ambas escuelas (240 – 270) bajo una nueva nomenclatura
Escuela de Primaria Nº 80067, bajo la conducción del Sr. Constante Rodríguez
Z. En el año de 1972, la zonal de Educación Nº 81, nombra como Director al
profesor Carlos Espejo Vázquez.
En el año de 1967, se apertura el nivel secundario bajo la administración y

pago a los docentes por el municipio local, el Colegio Municipal crecía en
población Escolar y carecía de ambientes; se sucedían profesores y directores.
En el año de 1970, el terremoto destruyó el aula que funcionaba en los altos de

la actual comisaría de la PNP, luego pasaron a ocupar parte del mercado de
abastos. Ya el municipio como los padres de familia estaban cansados de dar
cuotas para el pago de docentes, unos cumplían otros no, en el año de 1971 se
cerró el Colegio Municipal. En el año de 1973, se reapertura las actividades
académicas como ANEXO al colegio “ANTENOR ORREGO” Laredo.
En el año de 1976 por la cantidad de alumnos deseosos de continuar su

secundaria las autoridades educativas, edilicias y padres de familia gestionaron
el funcionamiento del nivel secundario. En el año de 1977, la DRELL autorizó
mediante RDR Nº 00981-83-DRELL.
El funcionamiento del nivel secundario, con la nomenclatura de Centro

Educativo Básico I- II- III Nº 80067, se inició con más de 45 alumnos bajo la
dirección del profesor Carlos Miguel Espejo Vázquez. A partir de 1983 cambia
de nomenclatura y se adecua a Colegio Nacional Nº 80067, atendiendo los
niveles de primaria y secundaria, bajo la R D R Nº 00981-83-DRELL.
En el año de 1985 se gestionó el nombre del colegio y se autorizó llevar el

nombre de “César Armestar Valverde”, hombre notable ilustre e hijo de
Simbal. Hasta la fecha han egresado del alma mater más de 34 promociones del
nivel secundario, que dan el orgullo a su pueblo natal.
Desde 1997 el colegio “César Armestar Valverde” cuenta con un moderno

local construido por el MED - INFES, con una inversión de 270,00 dólares con
una infraestructura adecuada acorde a las exigencias de la pedagogía científica,
tecnológica y humanista, equipada con mobiliario, módulo de computadoras e
impresora y una sala de cómputo, al igual que su laboratorio de física, química
y biología.
III. EXPLICACIÓN DEL PROCESO

III.1. SUB PROCESO: MATRÍCULAS
El director: Se documenta el
instructivo y programación de
vacantes elaborado por la dirección Impresión de
de la institución para el año normativa
siguiente.
Por El director: Elabora el

proyecto de matrícula para el año
siguiente y lo envía a la UGEL para
ser aprobado
Por la secretaria de matriculas: Entrega

a la coordinación académica o
Por el director: Recibe concepto y directores de grupo, los formatos de
elabora formato de reserva de reserva de vacantes antiguos, para
vacantes de estudiantes antiguos distribuir a cada estudiante.
Por la secretaria de matriculas:

Elabora el listado de estudiantes
que están interesados en
continuar en la institución
Por la secretaria de matriculas:

Digita e informa el informe de
matrícula disponibles por grado
(Déficit o Superávit)
PASA AL PROCEDIMIENTO DE
GENERACIÓN DE NÓMINAS DE
MATRÍCULA Y DISTRIBUCIÓN DE
ESTUDIANTES POR CURSO
Descripción de los procedimientos:

Para el cálculo de vacantes, el director de la Institución Educativa N° 80892 “los Pinos”
de la ciudad de Trujillo debe considerar las vacantes del aula por grado, los estudiantes
que continuarán en la Institución Educativa y las dos vacantes por aula para estudiantes
con Necesidades Educativas Especiales asociadas a discapacidad. Asimismo, debe
reportar el número de vacantes de su Institución Educativa a la Unidad de Gestión
Educativa Local (UGEL 03 TNO), posterior a eso, las familias pueden solicitar
información sobre vacantes en cada UGEL.
Después de elaborado y aprobado el proyecto de matrículas se realiza la difusión y se

realizar mediante avisos y en lugares visibles de la institución educativa, radios locales,
página web de la institución educativa, redes sociales, correo electrónico, WhatsApp.
Luego las familias presentarán las solicitudes de matrícula, según los requisitos, antes
descritos, en la modalidad que estime la institución educativa: presencial o virtual.
Pueden consultar el número de vacantes en la institución educativa o en su Unidad de
Gestión Educativa Local.
Si es necesario, el director de la institución educativa coordina con una representante

legal o estudiante los posibles ajustes a los documentos o declaraciones juradas.
El a director de la institución educativa considera prioridades: estudiantes con

necesidades educativas especiales asociadas a discapacidad leve o moderada; y si el/la
estudiante tiene un/a hermano/a que estudió en la institución educativa.
El director registra a los/las estudiantes, con vacantes asignadas, en el Sistema de

Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa (SIAGIE) para proceder
a generar la nómina de matrícula.
El director de la institución educativa entrega al representante legal o estudiante un

ejemplar físico o digital de la ficha única de matrícula (FUM) y del reglamento interno
de la institución educativa, de manera gratuita.
III.2. SUB PROCESO: CALIFICACIONES

VIENE DEL PROCESO DE
EVALUACIÓN ACADÉMICA
Recibe de los docentes, coordinadores de área o

coordinador académico, las planillas de alcance
de logros del periodo respectivo y revisa que las
planillas contengan la información completa
El procedimiento
de notas registrar Elabora una relación de documentos
calificativos y entrega a la UGEL
Digita y procesa en el sistema, las nota y los Recibe los boletines o

logros de los estudiantes en cada periodo o al evaluaciones finales y revisa
final de año. Imprime los boletines de que cumplan con el contrato
valoración de logros por periodo o las
evaluaciones finales por estudiante al final del
año
Entrega a docentes la libreta de

valoración de logros o evaluaciones
finales por estudiante
Recibe de coordinación académica

las evaluaciones finales por cada
estudiante, elabora una relación
de entrega a la UGEL
Envía los registros finales de notas para elaboración de

las actas finales de notas.
Descripción:
La evaluación tiene como propósito reportar los avances, calificativos de los estudiantes
que den cuenta del progreso que van alcanzando en un determinado proceso que puede
ser bimestre, semestre y al finalizar el periodo lectivo.
1) Los agentes que aplican instrumentos de evaluación de inicia con los docentes
que elaboran instrumentos de evaluación que permita recoger información del
progreso de los estudiantes.
2) Los calificativos son recogidos y tabulados en registros de evaluación que luego
se procesan por el equipo directivo de la institución en actas de evaluación para
ser verificadas.
3) Luego estas actas son firmadas por el director, firmadas por los docentes
responsables de las áreas y remitidas a la UGEL para su verificación.
4) Concluido el proceso, los estudiantes podrán solicitar la constancia de estudios
o el certificado para trabajo, estudios superiores que acredite haber terminado un
periodo de estudios.
III.3. SUB PROCESO: CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN DE
MATRICULAS Y DISTRIBUCIÓN DE ESTUDIANTES POR CURSO
Recibe del interesado la solicitud para la

elaboración de la constancia de estudio y la
copia del comprobante de consignación
Verifica en el libro de
matriculas o en el sistema de
matrículas
Elabora y firma la constancia solicitada
Entrega la constancia solicitada a la solicitante
Elabora una relación semanal de las constancias de

estudios entregadas y envía semanalmente al
auxiliar financiero las copias acumuladas de los
recibos de consignación con su respectiva relación
PASA AL PROCEDIMIENTO RECAUDO

Y REGISTRO DE INGRESOS
DESCRIPCIÓN: Las constancias de estudios es el documento con el que cada

estudiante puede acreditar toda su trayectoria académica. En dicho documento se
certifica oficialmente los estudios que una persona ha cursado con éxito.
En el certificado o constancia de estudios se incluyen datos de carácter académico,
como el grado o nivel de educación, las calificaciones obtenidas, las áreas aprobadas y
la institución en la que estudio el alumno
CONCLUSIONES
 Es importante que las familias sepan que la matrícula es única y el estudiante
solo puede estar registrado en una institución educativa pública o privada.
 Para la matrícula de los estudiantes con Necesidades Educativas Especiales

asociadas a discapacidad el director de la institución educativa orienta y brinda
información para la obtención de los documentos oficiales que permitan
acreditar datos personales o condición de discapacidad. En caso de obstrucción,
está facultado de coordinar con la Defensoría Municipal del Niño y del
Adolescente (DEMUNA)
 Este proceso permite la acreditación de que un estudiante ha concluido los

estudios. Inicia en un proceso de valoración de los conocimientos, actitudes,
capacidades que muestran los estudiantes que son recogidos en instrumentos de
evaluación y se consolidan en actas que son instrumentos de verificación para
extender los certificados de estudios.
 Diseño de un sistema de información de tipo administrativo para una IE de

EBR.
4. Referencias bibliográficas
- Martinez, S. (2008). DISEÑO DE UNA SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Universidad Libre de Colombia. Consultado el 20 de marzo del 2021.
Recuperado de: https://repository.unilibre.edu.co/handle/10901/5894
- Ministerio de educación. (2019). Orientaciones para la evaluación de
competencias d estudiantes de la educación básica regular en el marco de la
emergencia sanitaria por la COVID-19.
- Ministerio de educación. (2019). Orientaciones para el desarrollo del año escolar
2021 en instituciones educativas y programa educativos de la educación básica.

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II. IDENTIDAD DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Las autoridades y padres de familia, gestionaron ante el Ministerio de

En el año de 1971, se cambió de sistema educativo, para dar paso a la

En el año de 1967, se apertura el nivel secundario bajo la administración y

En el año de 1970, el terremoto destruyó el aula que funcionaba en los altos de

En el año de 1976 por la cantidad de alumnos deseosos de continuar su

El funcionamiento del nivel secundario, con la nomenclatura de Centro

En el año de 1985 se gestionó el nombre del colegio y se autorizó llevar el

Desde 1997 el colegio “César Armestar Valverde” cuenta con un moderno

III. EXPLICACIÓN DEL PROCESO

Por El director: Elabora el

Por la secretaria de matriculas: Entrega

Por la secretaria de matriculas:

Por la secretaria de matriculas:

Descripción de los procedimientos:

Después de elaborado y aprobado el proyecto de matrículas se realiza la difusión y se

Si es necesario, el director de la institución educativa coordina con una representante

El a director de la institución educativa considera prioridades: estudiantes con

El director registra a los/las estudiantes, con vacantes asignadas, en el Sistema de

El director de la institución educativa entrega al representante legal o estudiante un

III.2. SUB PROCESO: CALIFICACIONES

Recibe de los docentes, coordinadores de área o

Digita y procesa en el sistema, las nota y los Recibe los boletines o

Entrega a docentes la libreta de

Recibe de coordinación académica

Envía los registros finales de notas para elaboración de

III.3. SUB PROCESO: CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Recibe del interesado la solicitud para la

Elabora y firma la constancia solicitada

Entrega la constancia solicitada a la solicitante

Elabora una relación semanal de las constancias de

PASA AL PROCEDIMIENTO RECAUDO

DESCRIPCIÓN: Las constancias de estudios es el documento con el que cada

 Para la matrícula de los estudiantes con Necesidades Educativas Especiales

 Este proceso permite la acreditación de que un estudiante ha concluido los

 Diseño de un sistema de información de tipo administrativo para una IE de

- Martinez, S. (2008). DISEÑO DE UNA SISTEMA DE INFORMACIÓN.

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