GERENCIA DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

EN LAS ORGANIZACIONES.

Gestión de la Información.
La información es un elemento de desarrollo y con el correr del tiempo, la gestión
de la información ha ido ocupando un espacio cada vez mayor en la economía
de los países más avanzados. Desde que surge la teoría de la organización, el
papel de la información y la comunicación se han acentuado.

Una organización es un sistema conformado por: personas, recursos materiales

e información que interactúan entre sí por un bien común, siendo la información,
el punto neurálgico que permite la supervivencia de los mismos. Esta afirmación
remite a las concepciones más recientes defendidas por la Gestión de la
Información en el sentido de que las organizaciones deben ser consideradas
fundamentalmente como sistemas de información.

La Gestión de la Información es todo lo que se refiere a la obtención de la

información adecuada, para la persona que la necesita, al menor costo posible,
en el tiempo y lugar preciso, para una mayor eficacia en la toma la decisiones.

Gestión de la información es la denominación convencional de un conjunto de

procesos por los cuales se controla el ciclo de vida de la información, desde su
obtención (por creación o captura), hasta su disposición final (su archivo o
eliminación). Tales procesos también comprenden la extracción, combinación,
depuración y distribución de la información a los interesados. El objetivo de la
gestión de la información es garantizar la integridad, disponibilidad y
confidencialidad de la información.

En el contexto de las organizaciones, la gestión de la información se puede

identificar como la disciplina que se encargaría de todo lo relacionado con la
obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona
indicada, al coste adecuado, en el momento oportuno, en el lugar apropiado y
articulando todas estas operaciones para el desarrollo de una acción correcta.
En este contexto, los objetivos principales de la Gestión de la Información son:
maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información, minimizar
el coste de adquisición, procesamiento y uso de la información, determinar
responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información
y asegurar un suministro continuo de la información.
La gestión de la información no tiene una diferenciación clara con la gestión
documental o la archivística. Aparece a mediados de los años 1950, cuando los
sistemas informáticos empezaron a ser comunes en todo tipo de organizaciones.
De acuerdo a la definición que se haga de “documento” y “archivo”, pueden llegar
a utilizarse indistintamente los conceptos.

El uso del término es extendido cuando se quiere hacer énfasis en un modelo de

gestión documental que, además de los elementos tradicionales, involucra
tecnología de la información y la comunicación (TIC), en la organización,
almacenamiento, y recuperación de información. En este contexto, un experto
en Gestión de Información deberá, además de poseer la competencias de
archivística, tener competencias en áreas relacionadas con las TIC tales como
redes informáticas, servicios informáticos, telecomunicaciones, criptografía,
administración de sistemas operativos y servidores.

Valor de la Información y la Tecnología

La información tiene un gran impacto en la toma de decisiones. Aunque no tiene

valor absoluto, su valor está relacionado con quién la usa y en la situación de
uso.

 El valor normativo de la información: Se refiere al conocimiento a priori o

preliminar que tenemos acerca de la ocurrencia de los eventos los cuales
son relevantes para nuestras decisiones (probabilístico).

 El valor realístico de la información: Es el de reconocer que la información

apoya las decisiones. Las acciones tomadas afectan a los logros de
desempeño.

 El valor subjetivo de la información: Refleja la impresión comprendida de

la gente para la información.

 Beneficios tangibles: Reducción en los niveles de inventario, en la línea

de crédito, en horas-hombre, incremento de ventas y reducción en los
costos de mantenimiento.
  Beneficios intangibles: Mejora de los procesos de toma de decisiones;
amplía los horizontes de planeación; extiende las bases de información
para la toma de decisiones; facilita la integración de datos.

La inversión en tecnologías de la información no lleva a ninguna parte si no va

acompañada de una utilización inteligente de la información que las tecnologías
nos permiten gestionar. El éxito, el retorno de la inversión, en la aplicación de las
tecnologías de la información en una organización depende de que ayuden a
utilizar mejor la información generada en los procesos. El valor de la tecnología
es, pues, el valor que se deriva del mejor uso de la información capturada y
gestionada con la tecnología.

Gestión de Recursos de Información

La Gestión de Recursos de Información, parte del supuesto del reconocimiento
de que la información es un recurso, un valor que debe ser gerenciado como
cualquier otro, pues entre las características similares tenemos:

 Adquirida a un costo y tasable en dinero.

 Tiene características específicas y mensurables.
 Control del costo de la información.
 Posee un ciclo de vida.
 Capacidad de ser procesada y refinada.

La Gestión de Recursos de Información es una función de alta dirección, para

desarrollar una serie de políticas, programas y procedimientos para planificar,
gestionar y controlar eficaz y efectivamente las necesidades de información y los
recursos de soporte del manejo de la información. En esta tarea directiva, los
componentes que participan y las áreas en que debe operar la persona
responsable de la misma son:

1.- Recursos informativos: es decir, identificación, valoración y uso de los

mismos, no sólo internos sino también externos.

2.- Tecnología adecuada: para recoger, almacenar, recuperar u difundir la

información.
3.-Gestión: planificación general, recursos humanos, comunicación, contabilidad
y marketing.

Al enumerar estos elementos se puede visualizar la importancia que obtiene la

tarea de la gestión informativa en el marco general de las actividades de las
organizaciones.

"La Gestión de Recursos de Información es la gerencia de los recursos de

información que intervienen en los sistemas y servicios de información de
una organización”.

Como se puede observar, tanto las definiciones de Gestión de Información y de

Gestión de Recursos de Información manifiestan el reconocimiento de la
información como el punto clave, decisivo para el mejor desempeño de cualquier
organización (con fines de lucro o sin ellos).

De lo anterior se puede inferir que la Gestión de Información es más general,

vinculado con la generación y aplicación de estrategias, políticas y teniendo en
cuenta, la cultura organizacional, para lograr un uso efectivo, racional y eficiente
de la información.

En cuanto a la Gestión de Recursos de Información, ésta se lleva a cabo

mediante la planificación, organización, ejecución y control de los recursos
humanos y físicos, responsables de crear, explotar y desarrollar el sistema de
información integral, que permita el manejo de la información organizacional en
función de la consecución de los objetivos de la organización.

Obviamente, es fundamental entender que lo que se debe gestionar/gerenciar

es la información y no la tecnología. El conocimiento y la inteligencia potenciados
por la información son lo importante, el soporte que contenga, es menos
importante.

Desde que surge la Gestión de Información, se ha pasado por diferentes fases

que coinciden con diferentes momentos en el desarrollo de las organizaciones.
Estas son:

Fase 1: Gerencia del trabajo impreso: hacia fines del siglo pasado y hasta la
década del 50, donde cumple con una función supervisora, de apoyo, una
actividad no priorizada.
Fase 2: Gerencia de la tecnología automatizada: desde los años 60 hasta la
década del 70, donde su objetivo era lograr una mayor eficiencia técnica y control
físico de las nuevas tecnologías, especialmente en el nivel medio de la
organización. Todavía la Gestión de Información es fragmentada y no
coordinada.

Fase 3: Gerencia de los recursos de información corporativos: mediados de los

70 y hasta la década del 80; constituye una función de apoyo en el nivel máximo
de la organización. En esta etapa, los objetivos estratégicos se centran en el
tratamiento de la información como recurso clave de la organización, recurso que
se puede tratar como otro recurso estratégico y desde esta óptica, eleva la
posición de los gerentes de recursos de información dentro de la misma
organización.

Fase 4: Gerencia del conocimiento y análisis comercial-competitivo: fines de los

80 y años 90. En este punto, el objetivo es lograr ventajas competitivas en
unidades de negocios y estrategia competitiva. Se centra en el contenido de la
información como tal y cómo es utilizada y valorada en la organización y cómo
ésta colabora en el crecimiento de la organización.

Fase 5: Gerencia estratégica de la información: década del 90. Su objetivo se

focaliza en la dirección y la estrategia corporativa, poniendo énfasis en la calidad
de la toma de decisiones y en el uso de la información necesaria para
perfeccionar el funcionamiento general de la organización.

Importancia de la Gestión de Recursos de Información.

Con el pasar del tiempo, cada vez son más las distintas organizaciones que al
ver aumentar la competitividad, sienten la necesidad de incorporar innovaciones
para sobrevivir. Las más "rápidas" comienzan a comprender el valor de la gestión
de la información para orientar globalmente sus negocios. Esto significa un
cambio estructural de todo el sistema informativo de la institución, una
reestructuración que permita percibir mejor las variaciones del medio y dar, de
este modo, respuestas acordes con el momento. Esto significa que organizar
cualquier tipo de institución como un sistema de información, no es sólo incluir
una innovación, sino además, prepararla para que pueda estar siempre en
"estado de innovación". La gestión de la información debe colaborar con todas
las innovaciones que la organización pretenda incorporar en forma rápida y
oportuna, y ella misma debe ser una innovación.

Por lo tanto, la gerencia de información en las organizaciones conforma un factor

que no sólo puede influir en el desarrollo de la actividad sino también en la
posición que ocupe en la misma institución. En una palabra, el consumo de
información contribuye a aumentar la productividad, como así también la
competitividad, además de la eficiencia y efectividad.

Cómo reconocer los recursos de información de las

organizaciones

La información es un recurso valioso y costoso, por lo tanto necesita de una

estrategia significativa. Los directivos y/o responsables de las instituciones
deben hacer uso y manejo de la información como un tipo más de recurso, es
decir, deben atender a su productividad y efectividad, lo cual contribuirá a lograr
mayores éxitos.

La Gestión de Recursos de Información, en consecuencia, es el lazo gerencial

que comunica los recursos de información con los objetivos propuestos por la
institución.

F. W. Horton y C. F. Burk, idearon una metodología para lograr identificar los

recursos de información en las organizaciones. Esta metodología, es un proceso
que puede ser aplicable a cualquier tipo de organización, en cualquier nivel
jerárquico de la misma, o en toda ella.

Consta de cuatro partes y a través de la misma se puede llegar a conocer cuáles

son y dónde se hallan los recursos de información de una organización, además
de lograr saber quiénes la utilizan, con qué costo y cuál es el resultado obtenido.

1. En la primera fase, se deben reunir todas las fuentes, sistemas o servicios

que se llevan a cabo en la institución. Como resultado, se obtendrá un
inventario de todos los recursos de información potenciales que pueden
ser utilizados por la organización (InfoMap).

2. En la segunda fase, una vez obtenido el InfoMap, se analizan los costos

y los valores de los mismos para determinar qué tan costosos y qué tan
 importantes son. De esta forma se obtendrá la relación costo-valor
(ponderación del InfoMap2).

3. En la tercera fase, luego de un profundo análisis relacionando los recursos

potenciales que describimos en la primera fase con la estructura de la
organización, se organizan y presentan los datos obtenidos (Ranking de
información). Para ello sugieren utilizar, entre otras herramientas, las
matrices, pues éstas nos ayudarán a determinar dónde aparecen
localizados los recursos potenciales a partir del papel del usuario, del
responsable del sector/área que se desempeñe con respecto a ellos. Es
decir, se determina qué grupo usa, distribuye o gestiona los recursos que
se identificaron en la primera etapa.

4. En la cuarta y última fase, se resume lo encontrado en el contexto de los

objetivos propuestos por la organización, con el fin de señalar los recursos
de información organizativas, además de señalar, las debilidades y
fortalezas que presenta la misma; como así también, un conjunto de
recomendaciones, como por ejemplo: determinar responsabilidades con
respecto al uso y manejo de los recursos de información estratégicos;
comenzar a utilizar con más frecuencia los recursos de información que
no se utilizan y que por sus particularidades agilizarían las actividades de
la organización, bases de datos que se tienen que unir, posibilidad de
desarrollar una intranet.

Papel del profesional en el proceso de Gestión de Información

en las organizaciones.

Los bibliotecarios y Archivistas ocupan una posición privilegiada para el manejo

de la información, por sus conocimientos y habilidades. Pero hay que tener
siempre presente que, como gestores de información tienen funciones
ineludibles que cumplir (no perdiendo de vista, el tipo de institución en la que
estamos), tales como:

 Posicionar el rol del profesional como gestor de información, consolidando

políticas organizacionales internas coherentes, eficientes y eficaces.
 Gestionar la eficaz adquisición, tratamiento, almacenamiento y difusión de
información dentro de la organización y en relación con su entorno.
  Proponer tecnologías adecuadas para el tratamiento de la información.
 Actualizar el InfoMap y efectuar su difusión
 Armonizar los requerimientos de los distintos usuarios
 Coordinar y supervisar el funcionamiento de los recursos informáticos.
 Evaluar los productos y servicios de información utilizados por la
organización.

Es indispensable para el profesional, establecer bases que faciliten el flujo

informacional, y por ende, el desarrollo de las funciones que le son asignadas.
Es decir, que los canales de comunicación deben ser conocidos y la línea de
comunicación debe ser lo más directa posible.

El responsable de la Gestión de Información tiene que enfrentarse con

situaciones ambiguas, diversas e inciertas. Para lo cual deberá conocer bien las
herramientas que tiene a su disposición y, sobre todo, tendrá que ubicarse
también en el papel del usuario y considerar sus diferentes niveles de
conocimiento.

Todo lo anterior sugiere otras áreas prioritarias de la actividad del especialista,

para las cuales debe estar preparado. Una de esas áreas es la de desarrollar
una función mucho más directa orientada a la satisfacción de las necesidades
reales de información. Dedicar, tal vez, menos atención a las actividades
rutinarias tradicionales y enfrentarse al reto que plantea la nueva tecnología de
la información, en el contexto de la solución de las variadas y cambiantes
necesidades de los diferentes grupos de usuarios (incluida la organización como
un todo).