PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Elaborar documentos

organizacionales utilizando la GTC 185

Denominación del Programa de Formación: Asistencia administrativa. GRADO 1006

Código del Programa de Formación: 134101 v 1
Nombre del Proyecto (si es formación Titulada) Utilizar las técnicas administrativas en una empresa del
municipio de Guaduas Cundinamarca y en productos
académicos en la I.E.D. MIGUEL SAMPER AGUDELO
Fase del Proyecto (si es formación Titulada) Planeación.
Actividad de Proyecto (si es formación Titulada) Elaborar textos aplicando la Gramática y la sintaxis según
Normas técnicas colombianas
Competencia Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Elaborar documentos empresariales y de textos, teniendo en
cuenta la redacción, las técnicas de digitación y transcripción,
la tecnología disponible, velocidad, precisión; normas de
seguridad y salud en el trabajo, normativa y políticas de la
organización.

Comprobar que los documentos elaborados cumplan con la

norma técnica, gramatical, y Políticas de la organización.
Duración de la guía 30 horas

2. PRESENTACIÓN

Desarrolle la guía de forma individual: Opción 1: puede utilizar hojas blancas, hojas
cuadriculadas o su cuaderno – opción 2. Realizarlo en documento de Word, redacte de forma
clara y concisa con buena ortografía: utilizando lo aprendido en la asignatura de castellano
(recuerde guardar sus evidencias para portafolio del aprendiz SENA). ÁNIMO CONTINUE SU
PROCESO DE FORMACIÓN SENA.

Recuerde que se esta calificando y evaluando la participación en las sesiones de Google Meet los días
jueves ene l horario establecido.

Estimado aprendiz, en esta guía de aprendizaje continua con la elaboración de los documentos
que se manejan en una empresa, un documento recoge un acto o hecho realizado por una institución
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 o por una persona, ya sea física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge en un
soporte, bien sea en un papel y actualmente se utiliza la tecnología como programas de Word,
actualmente puede guardarlos en un cd, memoria USB, fotografía, imágenes o cualquier otro tipo
de soporte que pueda conservarse.

Continué aplicando la normativa vigente en Colombia para la redacción de los documentos

organizacionales donde comprenderá el concepto de documento, las clases de documentos y la
utilización en la empresa teniendo cuenta la norma técnica colombiana GTC185 tendrá la habilidad
para realizar documentos organizacionales de forma manual y usando las herramientas ofimáticas.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Realice la siguiente lectura:
Guía Técnica Colombiana GTC 185

0. INTRODUCCIÓN
Elaborar documentos empresariales y de textos, teniendo en cuenta la redacción, las técnicas de digitación y
transcripción, la tecnología disponible, velocidad, precisión; normas de seguridad y salud en el trabajo,
normativa y políticas de la organización.

El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características
internas de las organizaciones.

1. OBJETO

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las
organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada
tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y
que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de
documentos.

Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas
aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.

Icontec. Pág. 1 (2009)

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3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Según la lectura anterior responda las siguientes preguntas:

A. Realice un análisis del objeto de la GTC 185

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

TEORIA)
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 13 Actividades (didácticas activas)
Aplica la norma GTC 185 para elaborar documentos
1. Lectura dirigida
organizacionales.
2. Afiche empresarial
AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Trabajo en casa – conexión a internet, espero, Presencial Desescolarizada Virtual
lápiz, cuaderno. 0 horas 0 horas 5 horas
Elija unos de los siguientes documentos:

Documento Página

Cartas 11

memorando 22

Circulares 29

Actas 36

Informe 45

Certificados y constancias 61

Hoja de vida 56

Sobres comerciales 67

Mensajes electrónicos 73

Tarjeta protocolaria 75
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 Y realice un afiche o poster empresarial indicando al personal de la empresa como debe realizar el
documento que eligió. Ejemplo Circular, indique el paso a paso con ideas principales para la elaboración
de la circular.

Opción 1: Puede utilizar cartulina, hojas blancas, hojas iris.

Opción 2: Diapositiva en power point. Formatos online como:

 https://edit.org/es/blog/plantillas-para-carteles-de-fiestas-gratis
 https://www.picmonkey.com/es/diseno-grafico/posters

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 Figura 1. Ejemplo de modelo de afiche empresarial.

El afiche es un texto por medio del cual se difunde un mensaje con intención de promover un servicio o
producto, o bien, para invitar a participar en algo o actuar de cierta forma. El objetivo es convencer al lector
de algo determinado.
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Se caracteriza por que puede ser leído rápidamente capturando la atención del lector. Es capaz de cumplir
varias funciones logrando, a través de él, interactuar y comunicarnos con el exterior.
Características de un afiche
El afiche posee tres elementos importantes:
Imagen y/o gráfica: todo afiche requiere de una imagen (ilustración, dibujo) que ayudará a enfatizar el
propósito del afiche.
El Slogan (frase breve), es fundamental ya que por medio de él se entrega el mensaje.
Datos del producto promocionado o de la invitación que se hace. En este ejercicio el paso a paso para elaborar
el documento.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 14 Actividades (didácticas activas)

Elaborar documentos organizacionales. Utilizando
1. Lectura dirigida
la GTC 185.
2. Documentos organizacionales
AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Trabajo en casa – conexión a internet, espero, Presencial Desescolarizada Virtual
lápiz, cuaderno. 0 horas 10 horas 5 horas

Utilice el membrete de su empresa que diseño en la guía anterior, con las márgenes indicadas, el
contenido esta de la siguiente manera en el documento material de apoyo GTC 185:
Documento Página

Cartas 11

memorando 22

Circulares 29

Actas 36

Informe 45

Certificados y constancias 61

Hoja de vida 56

Sobres comerciales 67

Mensajes electrónicos 73

Tarjeta protocolaria 75
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 Determine e tipo de documento que va a realizar y con su grupo colaborativo del proyecto
empresarial distribuya los temas, por ejemplo: elige la carta, analice la siguiente lectura para
elaborar documentos organizaciones como la carta, en las páginas 11 a la 21 del documento GTC
185:

4.5.11 Recomendaciones: Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos,

ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.

5. CARTAS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante

acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre
de 2001.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,
membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para
las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y
pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.

Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o
aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.

5.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para
ello se recomienda tener en cuenta:
- tratar un solo tema por comunicación;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;
- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
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 En el su rol de auxiliar administrativo: el jefe le asigna la tarea de elaborar los siguientes
documentos de forma individual, utilice el membrete que diseño con la información del proyecto
empresarial (proyecto formativo) en un documento de Word o en hojas blancas:

Descargue o visualice el documento: Icontec (2009) Guía Técnica Colombiana GTC 185 Documentos
organizacionales. Recuperado de:
http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf

1. Una circular:
- Para informar a su personal de capacitaciones en seguridad y salud en el trabajo
- Recordar el auto cuidado en el tema de ergonomía (posturas adecuadas en el sitio de
trabajo) con los muebles
- iluminación y materiales para el puesto de trabajo.
2. Una acta:
- Reuniones como nombramiento de un nuevo socio.
- Ascenso de caro de un colaborador (trabajador).
- Reunión para inversión en el exterior o a nivel nacional.

3. Una Hojas de vida del socio de la empresa:

- Realice un formato con sus datos reales, este formato sirve para sus colaboradores y
trabajadores de la empresa
4. Una constancia: Realice en tamaño oficio:
- De trabajo para un colaborador de la empresa.

5. Una tarjeta protocolaria:

-tarjeta de presentación tarjeta de agradecimiento felicitación, o tarjeta de invitación.
6. Un mensaje electrónico:
- Solicitud de traslado de sede al jefe de personal, respuesta a una convocatoria de
ascenso de cargo, solicitud de préstamo al banco, invitación a un evento empresarial.
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 RECOMENDACIONES: Guíese por las pautas establecidas en la GTC 185, que indica la
redacción el asunto, las márgenes el estilo, la presentación para que se guíe y desarrolle el
documento que le corresponde.

- Se recomienda utilizar archivo de Word para quienes tengan computador, si no tiene

utilice hojas blancas o su cuaderno.
- Verifique la ortografía, la redacción
- Sea claro y conciso.
- Sea creativo en la escritura del contenido.
- Tome fotografías legibles.

3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Papelería.
La papelería empresarial es uno de los recursos más importantes de una empresa, utilizadas como
medio de comunicación entre los participantes de la organización.
Clasificación de la papelería.
Según tamaño de papel:
Carta:
carta: 21 X 28 cm.
Se utiliza en las empresas para elaborar la correspondencia.
Oficio:
oficio: 21 x 33 cm.
Este tamaño se utiliza para la elaboración de cuadros y trabajos especiales. Tiene el mismo
ancho del tamaño carta (21 centímetros) pero su largo es mayor (33 centímetros).
Memorando
Tamaño media carta (21 x 14 cm)
Tamaño medio oficio (21 x 16 cm)
Se emplea para comunicaciones breves o escritos muy cortos. Puede ser la mitad del tamaño
carta o la mitad del tamaño oficio.
Clase de papel.
Según la Clase de Papel:
Bond, Periódico, Copia, aéro, mimeo, periódico, copia, Kimberl,copia, formas continuas,
ángel, carbón.

Indique la diferencia entre el tamaño del papel carta y oficio:

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_________________________________.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Utiliza el documento de acuerdo con Técnica: Valoración

el asunto, la norma técnica y tipo de Instrumento: Lista de chequeo
Aplica la normatividad de la GTC texto.
185 en la elaboración de los
documentos organizacionales. Estructura el documento
empresarial y el texto de acuerdo el
asunto, la norma técnica
gramatical tipo de texto y la política
organizacional.

Redacta documentos empresariales

y textos haciendo uso de la norma
técnica y las normas Gramaticales.

Aplica procedimientos técnicos

normativos y organizacionales en la
redacción de
Documentos y textos.

Verifica que el documento o texto

cumpla con las normas técnicas y las
políticas organizacionales.

Elabora documentos finales de

acuerdo a las normas técnicas.
gramaticales, de redacción

Evidencias de Desempeño: Técnica: Valoración

Utiliza el documento de acuerdo con Instrumento: Lista de chequeo
Entrega a tiempo sus evidencias de el asunto, la norma técnica y tipo de
documentos organizacionales. texto.
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 Verifica que el documento o texto
cumpla con las normas técnicas y las
políticas organizacionales.

Elabora documentos finales de

acuerdo a las normas técnicas.
gramaticales, de redacción

Evidencias de Producto:

Utiliza el documento de acuerdo con

Elabora afiche o póster empresarial el asunto, la norma técnica y tipo de Técnica: Valoración
(actividad 13) texto. Instrumento: Lista de chequeo

Estructura el documento
Elaboración de documentos empresarial y el texto de acuerdo el Técnica: Valoración
organizacionales como constancia, asunto, la norma técnica Instrumento: Lista de chequeo
tarjeta protocolaria y mensaje gramatical tipo de texto y la política
:
electronico (actividad 14) organizacional.

Redacta documentos empresariales

y textos haciendo uso de la norma
técnica y las normas Gramaticales.

Aplica procedimientos técnicos

normativos y organizacionales en la
redacción de
Documentos y textos.

Verifica que el documento o texto

cumpla con las normas técnicas y las
políticas organizacionales.

Elabora documentos finales de

acuerdo a las normas técnicas.
gramaticales, de redacción

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Foliar. Acción de numerar las hojas.

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Fuente o tipo de letra. Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.

Interlínea. Distancia vertical entre dos renglones.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar
soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya
al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.

Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la
identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Norma GTC 185: Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para
las de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan partes los protocolos
organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización para la
producción de documentos.

Sintaxis: es la parte de la gramática que estudia la forma en que se combinan y se relacionan las palabras
para formar secuencias mayores como los sintagmas y las oraciones, así como la función que desempeñan
dentro de éstas.

Redacción: Como redacción se denomina la acción y efecto de redactar. Como tal, es el acto en el cual

se pone por escrito un conjunto de ideas ordenadas lógica y coherentemente dentro de un texto.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Icontec (2009) Guía Técnica Colombiana GTC 185 Documentos organizacionales. Recuperado de:
http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf

Castillo, D. (2006). Nuevas tecnologías al servicio de la Comunicación Empresarial. Recuperado de:

http://www.cienciared.com.ar/ra/usr/3/198/hologramatica4_pp35_54.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

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 Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Dayan Lizeth Sánchez Instructor Centro de Desarrollo Agroindustrial y 28/08/2020
Bautista Empresarial

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Dayan Lizeth Sánchez Instructor Centro de 29/03/2021 Trabajo flexible en
Bautista Desarrollo casa con práctica
Agroindustrial y empresarial.
Empresarial

RÚBRICA
CATEGORÍA PROCEDIMENTAL COGNITIVO ACTITUDINAL APTITUDINAL

SUPERIOR 4.60 – 5.00 Todos los puntos de la Todos los puntos son El estudiante muestra muy El producto es original
guía fueron desarrollados correctos. Resolvió buena disposición para (auténtico), es decir,
Se considera con Desempeño Superior el estudiante en su totalidad; es decir, correctamente las realizar el trabajo asignado, expresa las ideas y
que: toda la guía fue preguntas cumple con las fechas conocimientos del
solucionada. Además, el propuestas señaladas para su entrega, estudiante, no fue tomado
1. Supera los logros previstos sin actividades de trabajo tiene una excelente está en disposición, en la de otra fuente.
recuperación. presentación formal: sin medida de sus
2. Profundiza sus conocimientos a través de posibilidades, a conectarse a
actividades extracurriculares. enmendaduras, tachones un chat o una clase virtual
3. Evidencia sentido de pertenencia e identidad
Institucional.
4. Valora su desempeño y comportamiento. o arrugas. y participa activamente.

ALTO 3.9 – 4.5 La guía fue desarrollada Entre el 75% y 85% de El estudiante muestra buena El desarrollo de la guía es
entre el 75% y 85% de su la totalidad del disposición para realizar el original (auténtico), no fue
Se considera con Desempeño Alto al estudiante que: totalidad; es decir, la guía producto fue trabajo asignado, cumple con tomado de otra fuente y
fue desarrollada en la desarrollado las fechas señaladas para su expresa las ideas o
1. Supera todos los logros previstos con algunas mayoría de sus puntos, correctamente. entrega oportuna. Le cuesta conocimientos del
actividades de refuerzo. pero se le recomienda responder a la asesoría del estudiante. Sin embargo, se
2. Cumple con actividades curriculares específicas. solucionar todos los puntos Resolvió docentes ni se comunica perciben algunos pequeños
3. Demuestra sentido de pertenencia institucional. de los trabajos. Además, el correctamente cuatro para hacer saber sus elementos
trabajo tiene una buena de las preguntas dificultades y pedir apoyo tomados de otras fuentes y
presentación: sin propuestas todas las veces. se recomienda citarlos.
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 enmendaduras,

tachones o arrugas.

BÁSICO 3.00 – 3.8 La guía fue desarrollada Entre el 60% y 74% de El estudiante muestra El desarrollo de la guía no es
entre el 60% y 74% de su la totalidad del algunas dificultades para completamente original
Se considera con Desempeño Básico al estudiante totalidad; es decir, producto fue realizar el trabajo asignado, (auténtico), contiene
que: solucionó un poco más de desarrollado le cuesta entregar algunos varios elementos tomados
la mitad de los puntos, correctamente. puntos del trabajo en las de otras fuentes que no son
1. Alcanza los logros mínimos con actividades pero se le recomienda fechas señaladas para su citadas. Se le recomienda
complementarias. realizar un mayor esfuerzo Resolvió entrega, participa de acuerdo utilizar
2. Desarrolla un mínimo de actividades curriculares para el desarrollo de los correctamente tres de con sus mayormente sus propias
requeridas. trabajos. Por otra parte, tal las preguntas posibilidades en clases ideas y conocimientos en la
3. Presenta algunas dificultades que superó, pero no en vez podría mejorar la virtuales o por chat. solución de sus trabajos.
propuestas l.
su totalidad.
4. Alcanza sus logros con ayuda del docente
mostrando interés por superar sus dificultades. presentación del trabajo.

BAJO Se considera con Desempeño Bajo al estudiante La guía no fue entregada o Menos del 60% de la El estudiante no muestra El desarrollo de la guía no es
que: fue desarrollada en menos totalidad del producto interés y no presenta original (auténtico), la
del 60% de su totalidad. Es fue desarrollado trabajos asignados en las mayoría de sus puntos son
1. No alcanza el mínimo de logros propuestos y decir, prácticamente correctamente fechas señaladas, no tomados de otras fuentes
requiere actividades de refuerzo, sin embargo, menos de la mitad de los Resolvió responde a la asesoría y/o que no son citadas: es un
después de realizarlas, no supera sus dificultades. puntos fueron correctamente una o retroalimentación ni busca la plagio. Es necesario que
2. No manifiesta sentido de pertenencia con la solucionados. Así, se le dos de las preguntas forma de comunicarse con el utilice sus propias ideas y
institución. solicita desarrollar y propuestas docente. conocimientos en la
3. No responde a las estrategias de asesoría y
retroalimentación del docente ni se comunica para entregar los trabajos para solución de los puntos de un
pedir asesoría alcanzar los objetivos de trabajo.
4. No cumple con las actividades asignadas.
Aprendizaje.

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 AUTOEVALUACIÓN
CRITERIOS NUNCA 2 ALGUNAS MUCHAS SIEMPRE 5
VECES 3 VECES 4

Intento comprender y aplicar lo que estoy aprendiendo

Presento mis tareas y trabajos con contenidos de calidad y de forma organizada

Hubo honestidad en el desarrollo de las actividades

En casa mis padres están atentos a colaborarme

En casa, me pongo a estudiar sin que me lo digan mis padres

En casa estudio sin distracciones (celular, música, tv, redes sociales, video
juegos)

Entrego mis trabajos en los tiempos establecidos

FECHAS: Fecha devolución al docente. 7 de mayo 2021

DOCENTE GRADO WHATSAPP CORREO

German Alberto Hincapié Álvarez 1006 3107854762 1006samper@gmail.com

Grupo del curso.

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