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SOPORTE ADMINISTRATIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL GUÍA No. 03

GESTIÓN DOCUMENTAL

REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

El archivo significa guardar de forma ordenada documentos útiles, de un modo lógico, eficaz y que
permita su posterior localización rápidamente cuando sea necesario, llevando un registro y control de todos
los documentos que entran y salen de las diferentes dependencias de la organización.
ARCHIVO Y REGISTRO
El archivo: La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres
descripciones distintas, primera, local en el que se custodian documentos,
conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen, segundo,
intuición cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y
difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos
para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados y tercero, se
le da también este nombre al servicio especializado cuya misión consiste en
recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
La principal función del archivo consiste en la conservación de
documentos, debidamente ordenados y clasificados. El archivo será eficaz
cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. También actúa como un
centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados, asi como
medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado, el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de
hacerlo.
CLASES DE ARCHIVOS
• Según el grado de frecuencia o utilización
o Archivos activos
o Semiactivos
o Inactivos
• Según el lugar de emplazamiento
o Generales o centralizados
o Descentralizados o parciales

REGISTRO

El registro: Encontramos para este término dos significados: primero, lugar

donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. Segundo, Libros y medios donde
será referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar. La finalidad
básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran
y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

CLASES DE REGISTROS
• Registro general: Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto
de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
o Registro general de entrada
o Registro general de salida
• Registro auxiliar: Los órganos administrativos podrán crear en cada unidad su propia organización
de archivos, dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda
anotación que efectúen.
• Registro de archivo: Para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.

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CONTENIDO DE LOS REGISTROS

• Numero de inscripción
• Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento
• Identificación del interesado

DERECHO DE ACCESO
Todo documento que entre o que salga de la administración deberá ser registrado para que quede
constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la
localización de un determinado escrito o documento además de:

• Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.

• Conocer el destino final de un documento
• Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito
• Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente
ya que el registro queda anotados éstos.

REQUISITOS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden
adecuado se fundamentan en dos principios básicos:
• Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos.
• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo
• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los
documentos
• control de humedad, incendio, robo
• Restauración de documentos deteriorados.
• Reproducción de la documentación más representativa.
• Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación)
según las normas
Para cumplir a cabalidad con los objetivos de la conservación de información es necesario que nuestro
sistema cumpla con algunos requisitos:
• Autenticidad
• Accesibilidad
• Inteligible
• Procesable
• Relación con el sistema origen
• Preservación tecnológica
• Emulación
• Utilización de estándares
GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ
Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la organización, algunos son para registrar
la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio, veamos algunos de los documentos
más importantes que se utilizan en las organizaciones:
• Circular: Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se
establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal.
• Notificación: Sera de carácter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se
indique en la misma.
• Manuales, procedimientos e instructivos: Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier
otro, previa autorización de los directivos.
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• Memorando: Tiene carácter de comunicación formal entre una línea de mando a otra, en
consecuencia, serán emitidos por sus supervisores o representantes.
CÓMO REGISTRAR CORRESPONDENCIAS
Es necesario registrar las correspondencias para poder archivar y llevar el control. Vamos a ver sus
pasos mediante una ejemplificación que ayudará a exponer el método de registro:
• Establezca una codificación que se adapte a su Organización
• Forme una codificación para los tipos de documentos.
• Escriba una codificación para relacionar el medio o envió de la correspondencia recibida o enviada.
CÓMO ARCHIVAR LA DOCUMENTACIÓN
• Elabore una Tabla: Archivo de Documentos, que relacione la información de documentos
elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique.
• Cree una Carpeta para cada Área.
• Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro.
• Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos como electrónicos.

REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS ESPACIOS PARA ARCHIVOS

Todo espacio destinado a guardar documentación

o archivo debe reunir los siguientes principios básicos:

LOS DOCUMENTOS Y SU CONSERVACION

Documentos vitales: Los documentos vitales en una
organización son aquellos que contienen información
crítica para la continuación de las actividades de la misma
en caso de emergencia, las diferentes áreas están
obligadas a continuar su producción aún bajo incidentes
extraordinarios, aquellos documentos que tienen
información esencial para confirmar condiciones como la
legal y financiera de la empresa se consideran vitales, ya que son imprescindibles para la protección de
derechos, obligaciones del personal, datos financieros, adicional son fundamentales para recuperar o
proteger los sistemas críticos, equipos, instalaciones o espacios de trabajo. Son únicos e irremplazables y
su reproducción es extremadamente costosa.

Documentos Importantes: Tienen un valor moderado para la organización, pueden servir de ayuda para
restaurar procesos durante o después de una emergencia. Sería un inconveniente si se dañan estos
documentos, pero su pérdida no detendría las actividades, su reemplazo puede ser a un costo moderado.

Documentos útiles: Son útiles para mantener las funciones y actividades cotidianas, pero no son críticos
en caso de emergencia. No es inconveniente en caso de daño o pérdida. Pueden ser fácilmente reemplazados
a un bajo costo.

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TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Existen diversos casos para tener en cuenta en la
conservación de documentos, por ejemplo, en caso de cese de las
actividades por el empresario, la obligación de conservación de los
libros, documentación y soportes contables persiste en el plazo de 6
años, esta obligación recae sobre los herederos en caso de
fallecimiento del empresario.

En el caso de disolución de la sociedad, la responsabilidad

recae sobre los liquidadores, al menos durante el período de
liquidación, cuando esta sea extinguida la norma dice que el depósito
de los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los
soportes en el registro mercantil, la conservación de dichos libros y documentos será de 6 años contados
desde la fecha de asiento de cancelación de la sociedad.

Para efectos fiscales de acuerdo con la Ley General Tributaria (art. 66 a 70) los libros de contabilidad y
otros libros de registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así
como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los
programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben
conservarse, al menos, durante el periodo en que la administración tiene derecho a comprobar e investigar
y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. En este sentido cabe recordar que el plazo de prescripción
tributaria es de 4 años empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación
de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Todo ello, salvo que se produzca
algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo período de
prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.

LA CARTA
Es una comunicación escrita que se usa entre una empresa con otras empresas, una
empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados. La
comunicación es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados y la
comunicación es externa cuando se da entre personas de varias empresas.

Márgenes para una carta: Los márgenes de una carta se

utilizan generalmente entre los siguientes estándares.
• Superior 3 ó 4 cm
• Izquierdo 3 ó 4 cm
• Derecho 2 ó 3 cm
• Inferior 2 ó 3 cm
• Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.

Modelos de cartas: Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la
papelería de la siguiente forma:

➢ Modelo 1: Comprende tres zonas:

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• En la zona 1: Se escribe el membrete que es la inscripción impresa

del conjunto de datos que identifican a una persona natural o
jurídica; así:
• En la zona 2: Se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail,
apartado aéreo, ciudad y país si se requiere.
• En la zona 3: Se deja el espacio en blanco para efectos de
radicación de la empresa a donde es enviada.
➢ Modelo 2: Tiene dos zonas:
• En la zona 1: Se imprimen los datos del remitente (logotipo, razón
social, nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere).
• En la zona 3: Se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
ESTILOS
Estilo Bloque Extremo: Todas las líneas partes del margen izquierdo.
Estilo Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), nombre del remitente y cargo se colocan
partiendo del centro hacia el margen derecho.

PARTES DE LA CARTA
Líneas Principales
• Número
• Ciudad y fecha de origen
• Datos del destinatario
• Asunto (opcional)
• Saludo
• Texto o cuerpo de la carta
• Despedida
• Datos del remitente
Líneas especiales
• Anexo o Anexos
• Copia
• Identificación del transcriptor
Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales
• 6 interlíneas para iniciar destinatario
• El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida.
• Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
• No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y remitente.
• 3 interlíneas entre el margen superior y el número
EL MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas en las dependencias locales, regionales,
nacionales, o internacionales. Se usa en la diplomacia, menos solemne que la
memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los
hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la
consideración de un asunto importante o grave.

MÁRGENES
• Superior e Izquierdo 4ó3
• Derecho o inferior 3ó2
ESTILOS
• Bloque extremo
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• Bloque
• Formato Impreso
PARTES BÁSICAS
• Membrete
• Denominación del documento
• Número
• Fecha
• Encabezamiento
• Texto
• Despedida
• Remitente
LÍNEAS ESPECIALES
• Anexos
• Copias
• Identificación del transcriptor

Memorando breve: Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado

a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin
específico. Por tratarse de una comunicación interna, se prefiere el menor número
de elementos así como el más funcional y práctico formato. En dicha hoja aparecen
impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:
• A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o
departamento al que pertenece
• DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o
departamento a que pertenece.
• FECHA: Puede usarse en forma abreviada.
• ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.
• FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.
Memorando extenso: Es aquél de contenido más largo, que responde más a las características de los que
se utilizan en los medios diplomáticos. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy, se usa en la
empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse
a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas
en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la
organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o
características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son
indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya
que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario.
Se debe evitar:
• Expresarse en primera persona del singular
• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación

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• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas

• Usar y abusar de la construcción negativa
• Emplear rodeos y redundancias
• Acumular oraciones difusas
• Ser oscuro en las expresiones
• Herir sensibilidad del receptor
• Firmar antes de releer el escrito.

CIRCULAR
La palabra circular tiene dos significados:
• Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala
jerárquica
• Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en
conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de
comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio
mecánico de reproducción del texto único.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la
circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe
ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están
redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales,
informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos.

Se utilizan estas comunicaciones por los siguientes motivos:

• Cambio de dirección y teléfono
• Cambios de personal
• Apertura de nuevas sedes o programas
• Ampliación de negocios o extensión de servicios
• Anuncios de visitas.
Características
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla,
debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes
en cualquier tipo de correspondencia escrita. Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté
privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su
confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original,
a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.
Recomendaciones
• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide
• Recuerde la fecha
• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.
• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.
• Esfuércese por una presentación agradable.
• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.
• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.
Diferencias entre circular y memorando
Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular
debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse
a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas
por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas
informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos.
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