PARA QUE SIRVE EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan
de forma similar en todos los programas de Office.

QUE ES EXCEL
Podemos decir que Excel es una herramienta para poder hacer cualquier tipo de
cálculo matemático en una hoja: hoja de cálculo. Se pueden realizar operaciones
matemáticas y crear tablas de números para realizar operaciones con ellas
posteriormente de una manera eficaz y rápida.

QUE ES HOJA DE CALCULO EN EXCEL

LA HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL. Excel es un programa integrado
que combina en un sólo paquete una hoja de cálculo (que también sirve para
diseñar bases de datos), gráficos y macros. ... Las fórmulas
realizan cálculos automáticos basándose en la información de las celdas de
la hoja de cálculo.

HISTORIA DE EXCEL

El antecesor directo de Excel fue un programa de manejo de hojas de

cálculo publicado por Microsoft en 1982, de nombre Multiplan, que fue sumamente
popular en ciertos sistemas, pero no lo suficiente para superar al Lotus 1-2-3 de
Lotus Development, una empresa competidora comprada por IBM en 1996.

En 1985 apareció la primera versión de Excel para Mac, y la primera

para Windows en 1987, dándole a la aplicación la ventaja sobre el Lotus 1-2-3,
que tardó mucho en migrar hacia dicho entorno virtual. Así, Excel se convirtió
paulatinamente en el programa de hoja de cálculo por excelencia para PC,
superando incluso al popular Quattro Pro de la empresa Borland.

Desde entonces, Excel ha ofrecido a su público una versión actualizada cada

dos años, más o menos, hasta alcanzar las versiones actuales, que son la v16.0
(Excel 2107).  En el caso del Sistema Operativo OS/2, la versión en vigencia es la
3.0, de 1991.
FUNCIONES DE EXCEL
SUMA

Es la función más sencilla que ofrece Excel. Se aplica utilizando la

expresión =SUMA(A1:A45), en este caso considerando que se quiere
obtener el total que suman las celdas seleccionadas (de la A1 a la A45).

Este es otro de los trucos más útiles que ofrece Excel y funciona para
corroborar que los resultados obtenidos de distintas operaciones
realizadas correspondan a ciertos valores concretos que tú hayas
configurado. Un ejemplo para utilizar esta función es con la expresión
=SI(A:250=300,000;”SI”;”NO”), imaginando que se busca corroborar que
la suma diaria de las ventas de un negocio corresponda con la meta
mensual establecida de 300,000 pesos. Si el valor de la celda A250, que
es la suma de las ventas diarias empata con la meta aparecerá un Sí, de
lo contrario aparecerá un No.

SUMAR SÍ

Para los negocios, otra de las fórmulas básicas de Excel es la

combinación de las dos funciones previas. SUMAR SÍ funciona para
establecer criterios a la hora de sumar valores.

ESPACIOS

Excel también ofrece una herramienta para establecer espaciados que

faciliten la búsqueda y procesamiento de datos en las hojas de cálculo.
Si se busca eliminar o agregar espacios entre los valores se puede utilizar
esta herramienta para regularizar los espaciados.

BUSCARV

Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos distribuidos

en dos hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una combinación de
dichos datos. Por ejemplo, si en una hoja se tiene una lista de
proveedores con sus correos electrónicos y en otra hoja se tienen sus
razones sociales, ésta función ayuda a que aparezca el proveedor con
ambos datos en un mismo lugar.
CONCATENAR

Lo que permite esta función es unir dos elementos distribuidos en

columnas distintas. Una aplicación útil, por ejemplo, sería para unir los
nombres de empleados que se encuentran en la columna A con sus
apellidos que se tienen en la columna B.

IDENTIFICAR VALORES DUPLICADOS

Esta función identifica si hay valores duplicados en un conjunto de datos y

los señala. Para verificar se deben seleccionar todas las celdas a revisar,
ir a la pestaña “Formato condicional” ubicada en la parte superior derecha
de las opciones de la hoja de cálculo. Se debe seleccionar la opción
“Resaltar reglas de celdas” y después la opción “Valores duplicados”.
Excel mostrará si existen valores duplicados y dónde se encuentran.

ELIMINAR O REEMPLAZAR ELEMENTOS

Esta herramienta es útil para cuando se tienen frases, palabras o

elementos números en una hoja de cálculo y se quieren eliminar o
reemplazar por otros distintos. Por ejemplo, si se tiene en un conjunto de
celdas los nombres de todos los empleados de un negocio con la palabra
Guadalajara (Carlos Torres Guadalajara, Laura Pérez Guadalajara, etc.) y
se quiere eliminar ese palabra en todos los casos.

FILTROS

Algunas bases de datos son muy extensas y tienen información adicional

a la que se necesita en cierto momento. Con esta función básica de
Excel es posible filtrar, ordenar u ocultar datos para tener una mejor
visualización de la información.

En la parte superior derecha se encuentra la opción “Ordenar y Filtrar”,

desde ahí se puede elegir si ordenar los datos por orden alfabético, por
valores de mayor a menor, o personalizar el orden de los elementos.
También se pueden poner filtros personalizados y esconder temporal o
definitivamente celdas, columnas o filas.
FECHAS Y DÍAS

Una fecha completa se puede escribir directamente en Excel utilizando

los ajustes de celda y seleccionando el formato “fecha”. Excel organizará
entonces esa combinación de números con el formato 23/12/2019
poniendo día, mes y año.

FIJAR CELDAS

Otra de las funciones básicas de Excel, que ayuda con la organización

y visibilización de bases de datos muy extensas, es la fijación de celdas.
Sirve para inmovilizar una fila, una celda o una columna.

AGREGAR COMENTARIOS

Esta función es útil cuando se registra un elemento en las celdas que

necesita de alguna anotación importante. Para agregar un comentario en
cualquier celda sólo se debe hacer clic en el botón derecho en la celda
seleccionada y presionar la opción “Insertar comentario”,
automáticamente aparecerá un recuadro de texto; después de agregar la
anotación sólo necesitarás dar clic fuera del cuadro para guardarlo.

REDONDEO

Esta función aritmética básica funciona para eliminar o reducir los

decimales de cifras registradas en un conjunto de datos. Por ejemplo, si
se quieren eliminar totalmente los decimales de las cifras de las celdas A1
a la A45 se utilizaría la expresión =REDONDEAR(A1:A45) y si sólo se
busca pasar de 5 decimales a 2 decimales se utilizaría
=REDONDEAR(A1:A45,2).

PROMEDIO

También se puede obtener la media de un conjunto de datos registrados

en la hoja de cálculo. Si se quiere obtener la media de ventas diarias de
un negocio, que están registradas en el intervalo A1-A365, se utilizaría la
expresión =PROMEDIO(A1:A365) y Excel arrojaría el monto diario que
vende el negocio.

MODA
 Otra de las funciones aritméticas básicas que ofrece Excel es la
moda, que encuentra el elemento más común en un conjunto de datos
registrados. Por ejemplo, si se tiene una lista de los productos vendidos y
se quiere saber cuál es el que más se vende. Imaginando que la lista de
productos vendidos está registrada en el intervalo de celdas A1-A820,
utilizando la expresión =MODA.UNO(A1:A820).

PANTALLAS PRINCIPALES DE EXCEL

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra
a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
 OPERACIONES ARITMÉTICAS DE EXCEL
Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta o multiplicación y generan resultados numéricos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+        (signo más) Suma 5+3
-         (signo menos) Resta 6–2
-         Negación –123
*        (asterisco) Multiplicación 3*75
/         (diagonal) División 123/3
%       (signo de Porcentaje 15%
porcentaje)
 ^        (acento Exponente 3^2 (equivale a 3*3)
circunflejo)

En la celda A1 introduzca un valor de 10 y en la celda B1 un valor de 2, y realice

los calculos que se indican.

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Para familiarizarse con el uso de ecuaciones en una hoja de cálculo, realice los
siguientes problemas de matemática comercial básica:

1.      ¿Cuánto es el 25% de 480?

2.      ¿Qué porcentaje de 480 es 120?
3.      El 15% de X es 54. Calcular X
4.      En una clase de 30 alumnos, 8 practican natación y 22 juegan fútbol. ¿Qué
porcentaje practica cada deporte?
5.      Una TV vale $5800 y tiene un 15% de descuento. ¿Cuál es su precio final?
6.      Un refrigerador tiene un precio de lista de $7200 y pague $6336. ¿Cuál es el
porcentaje de descuento?
7.      Sobre un artículo me dieron el 8% de descuento y pagué $1564. ¿Cuál era su
precio inicial?
8.      La factura de una reparación importa $4800 y tiene un impuesto de 12%
Calcular el total a pagar.
9.      Pague $5000 por una computadora (incluyendo el 10% de IVA). Calcular el
precio de la computadora y la cantidad pagada por IVA.

10.  Una sala vale $7000 y tiene un 20% de descuento por aniversario. Si pago de
contado me dan un 5% de descuento adicional sobre el precio con descuento.
Adicionalmente tengo que pagar el 11% del IVA.  Calcular la cantidad a pagar.

GRÁFICOS DE EXCEL
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las
variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán
en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara
este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que
en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en

los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de
área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los
datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o

gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que
muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre
elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye
cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a

través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que
el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia
a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la

relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores
numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes
como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja,

pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el
día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a
obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.
NOMBRES Y VERSIONES DE EXCEL
Para tener una mejor idea de las versiones de Excel existentes en el mercado
mencionaré todas las versiones del software y su año de lanzamiento.
 Versión 1 – 1985. La primera versión de Excel fue creada para ser utilizada
en la plataforma Macintosh de Apple.
 Versión 2 – 1987. En este año se acababa de lanzar el sistema operativo
Windows por lo tanto fue la primera versión de Excel para Windows sin
embargo fue etiquetada como la versión 2 para dar continuidad con la
versión creada previamente para Mac.
 Versión 3 – 1990. Para este año el sistema operativo Windows ya tenía
una amplia aceptación en todo el mundo y Excel era el software estrella de
Microsoft. En esta versión se introducen los gráficos 3-D.
 Versión 4 – 1992. Durante más de dos años no hubo competencia para
Excel en la plataforma Windows y se aprovechó para mejorar la
herramienta.
 Versión 5 – 1993. En esta versión finalmente Excel permite crear múltiples
hojas dentro de un libro y agrega el soporte para el lenguaje de
programación VBA.
 Versión 7 [Excel 95] – 1995. Se omite la versión 6 de Excel para empatar
todos los productos de Microsoft Office [Word, Excel y PowerPoint] y a
partir de esta versión se comienza a conocer a Excel por el año de su
lanzamiento. Excel 95 es la primera versión de la hoja de cálculo en correr
en un sistema operativo de 32-bits (como Windows 95).
 Versión 8 [Excel 97] – 1997. En Excel 97 se introduce el formato
condicional y la validación de datos. Se realizan mejoras para los
programadores de VBA al incluir un nuevo Editor de VBA e introducir los
módulos de clase y los formularios de usuario.
 Versión 9 [Excel 2000]  – 1999. Se agrega el soporte para complementos
COM y varias mejoras para las tablas dinámicas.
 Versión 10 [Excel XP] – 2001. Existen mejoras poco significativas pero se
prepara esta versión para formar parte de Office XP y ser lanzado en
conjunto con Windows XP.
 Versión 11 [Excel 2003] – 2003. Esta versión ofrece un soporte mejorado
para XML y correcciones en algunas funciones estadísticas.
 Versión 12 [Excel 2007] – 2007. Un cambio significativo para la
herramienta ya que se introduce un nuevo formato de archivo, una nueva
interfaz de usuario que incluye la cinta de opciones. También se aumenta la
capacidad de una hoja de cálculo al permitir muchas más filas y columnas.
 Versión 14 [Excel 2010] – 2010. Un tanto supersticioso, Microsoft omite la
versión 13 y sigue con la versión 14 también conocida como Excel 2010. En
esta versión se introducen los minigráficos, la vista Backstage y
la segmentación de datos.
 Versión 15 [Excel 2013] – 2013. La última versión de la herramienta
introduce nuevas características como el relleno rápido de columnas que
reconoce ciertos patrones en nuestros datos y hace sugerencias
 inmediatas. La nueva versión de Excel también analiza los datos para hacer
sugerencias en cuanto a los gráficos a crear e inclusive nos hace
sugerencias al momento de crear una tabla dinámica, además se
introducen nuevas funciones en Excel 2013.

COMO APRENDER A USAR EXCEL

Abrir el programa de hojas de cálculo de Microsoft

Lo primero que vamos a ver, como es lógico, es cómo poner en marcha el programa
como tal. Así, debemos saber que el mismo forma parte de la suite ofimática de
Microsoft, Office. Os decimos esto porque generalmente se instalará junto a otros
programas muy conocidos de la misma como Word, PowerPoint, etc. Así, para
arrancar el programa, una de las formas que tenemos es desde el menú Inicio de
Windows.

Por tanto, llegado el caso no tendremos más que hacer clic en el correspondiente
icono del programa que se situará en este apartado para que se ponga en marcha.
Eso sí, debemos tener en cuenta que Office se trata de una solución ofimática de
pago, al contrario de otras gratuitas como LibreOffice, por ejemplo. Por tanto
podremos pagar una licencia por disponer de la suite Office 2019 completa, o
suscribirnos al servicio de Office 365. Eso ya dependerá de cada uno, pero sigamos
adelante.

Abrir y guardar archivos XLSX

Como suele ser habitual en la mayoría de los programas Windows con los que

trabajamos a diario, este de hojas de cálculo dispone de su propio formato
propietario. Esto nos permitirá asociar directamente nuestros archivos personales
creados aquí, con la aplicación. Llegados a este punto decir que versiones más
antiguas de Excel durante años utilizaron el popular XLS, pero este ha evolucionado
hasta el actual XLSX.

Por tanto, cuando nos encontremos con archivos de este tipo ya sabemos a qué se
corresponden. Es más, aunque este programa tiene soporte para muchos otros
formatos, es recomendable guardar nuestros proyectos en el mencionado XLSX. A
esto hay que sumarle la enorme compatibilidad de estos con otros programas de
hojas de cálculo de la competencia hoy en día.

Para ello no tenemos más que elegir el tipo Libro de Excel al guardar un nuevo
documento creado.
Cómo recuperar un archivo que no se pudo guardar

Cuando trabajamos con muchos documentos de manera simultánea, cabe la

posibilidad de que no los tratemos todos como es debido. Por tanto se puede
presentar el problema de que no hayamos guardado alguno, y el programa se cierre
de manera inesperada. Por tanto nos encontramos ante el inconveniente de que se
pierda el archivo que se guardó. Pero tranquilos, llegados a este punto disponemos
de una solución que seguro que nos vendrá muy bien. Esto nos servirá para poder
recuperarlo en pocos pasos.

Por tanto, la forma para recuperar un archivo no guardado en Excel de la manera

más sencilla es situarnos en el menú Archivo /  Información / Administrar
documentos. Este es un botón de gran tamaño que encontramos en una nueva
ventana. Por tanto, al pinchar en el mismo, nos encontramos con una opción
llamada Recuperar libros no guardados en Excel.

Como su propio nombre nos deja entrever, esto nos permitirá recuperar entre
los documentos que en su momento no guardamos de entre los que nos presentará
la función. A continuación ya podremos guardarlo de manera convencional.

La barra de menú

Como viene siendo habitual en la mayoría de los programas de los que hacemos

uso en estos momentos en Windows, Excel cuenta con una serie de menús y
submenús que se sitúan en la parte superior de la interfaz principal. Estos nos darán
acceso a la mayoría de las funciones integradas del programa, como no podía ser de
otro modo. Lo cierto es que aquí vamos a disponer de una buena cantidad de
funciones y características, por lo que veamos algunos de los menús que más
vamos a usar en un principio.
Empezaremos por el habitual llamado Archivo, desde el que guardamos los
proyectos en los que trabajamos, abrimos otros nuevos, los compartimos,
imprimimos, etc. Estas son las tareas más habituales en las aplicaciones en general.
Luego nos encontramos con uno de los más importantes menús, que es el
de Insertar.

Y es que debemos tener muy en cuenta de que a pesar de que hasta ahora os
hayamos hablado de elementos tales como datos numéricos o textos, esta
aplicación de hojas de cálculo tiene soporte para trabajar con otros muchos tipos de
elementos. Estos son los que podremos integrar precisamente desde este apartado.
Aquí nos referimos a objetos tales como tablas, imágenes, mapas, gráficos,
cuadros de texto, etc. Por tanto todo ello nos abre un enorme abanico de
posibilidades a la hora de crear nuestros propios documentos desde aquí.

Por otro lado nos encontramos con el menú llamado Fórmulas, que como os podréis
imaginar nos da acceso a las muchas fórmulas que nos presenta esta solución. Aquí
las encontramos para operaciones básicas, que repasaremos más adelante, hasta
algunas muy complejas y profesionales. Es por esto que, como os decíamos
anteriormente, la complejidad de este programa despenderá de cuánto nos
queramos adentrar en su uso. Además otra opción que aquí encontramos y que
usaremos habitualmente es el menú Vista.

Decir que este nos servirá en gran medida a la hora de personalizar el aspecto de
la hoja como tal. Con esto nos referimos a sus encabezados, saltos de página,
ventanas, organización de contenidos, etc.

Personalizar la barra de herramientas

Microsoft intenta facilitarnos el trabajo con este programa todo lo posible, como no
podía ser de otro modo. Es por ello que pone un especial cuidado en la interfaz de
usuario de programa, ya que en realidad es el elemento que más vamos a usar para
interactuar con el software. Pues bien, en este instante os contaremos que para una
de las opciones de menú repasadas anteriormente, el programa nos presenta una
barra de herramientas.

Esta se compone de una serie de accesos directos en forma de botones que nos
proponen una serie de funciones relacionadas con el menú en el que nos
encontramos. Además se organizan en pequeños grupos y dejan muy claro cuál es
realmente su principal cometido para que lo veamos de un solo vistazo. Pero es no
es todo, sino que todo esto que os comentamos relacionado con la disposición y uso
de los menús y barras de herramientas de Excel, es algo que podemos
personalizar y ajustar a nuestro gusto. Para ello en primer lugar nos situamos en el
menú Archivo / Opciones.

Aparecerá una nueva ventana repleta de funciones todas ellas dedicadas a la

personalización de la aplicación en todos los sentidos. Pues bien, en el caso que nos
ocupa, lo que nos interesa es localizar en el panel de la izquierda el apartado
llamado Personalizar cinta de opciones. Así, ahora en el panel de la derecha
veremos que aparece un largo listado con todas las funciones del programa de
manera independiente. Al mismo tiempo y junto a estas, vemos los diferentes menús
que antes vimos en la interfaz principal. Por tanto y con los botones de Agregar y
Quitar, podremos añadir las funciones que nos interesen a los diferentes menús.
Hay que tener en cuenta que de igual modo, desde aquí también podremos indicar
cuáles son los menús que nos interesa que aparezcan o que deseamos ocultar. Así
dispondremos de una interfaz completamente personal que nos ayudará en gran
medida a ser más productivos.

Crear, editar y configurar hojas de cálculo y celdas

Aquellos que estéis acostumbrados a trabajar con herramientas ofimáticas del tipo
de los procesadores de texto, como Word, quizá se lleven una sorpresa. Nos
referimos a que, al igual que sucede con el resto de soluciones de hojas de cálculo,
Excel es un programa con una interfaz un tanto peculiar. Si normalmente nos
encontramos con escritorios en blanco, aquí lo encontraremos repleto de pequeñas
celdas.

Estas se reparten por todo el escritorio del programa hasta llegar a cantidades
enormes de las mismas. Pues bien, hay que saber que esta interfaz llena de celdas
son las que realmente nos sirven para colocar los datos correspondientes. Así
dispondremos de estos de un modo perfectamente distribuido y bien colocado.
Aunque en un principio quizá nos cueste acostumbrarnos a este modo de trabajo, al
poco tiempo veremos que es lo mejor para trabajar con datos numéricos. Decir que
estas se sitúan en diferentes filas y columnas para que las podamos identificar
fácilmente. Las primeras representadas por letras, y las segundas por números, por
lo que esto nos permite referirnos a los datos de cada celda a través de nombres
como A2 o D14.
 CUANTAS FILAS Y COLUMNAS TIENE EXCEL
COLUMNAS DE UNA HOJA DE EXCEL

Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de 16,384 columnas y

están identificadas por letras siendo la última columna la XFD. Este máximo de
columnas está presente desde la versión 2007.

En versiones anteriores, como la versión de Excel 2003, el máximo de columnas

de una hoja era de 256.

FILAS DE UNA HOJA DE EXCEL

En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio

necesario para la mayoría de nuestras necesidades.