Manejo Efectivo Del Tiempo

MANEJO DEL TIEMPO
Si amas la vida no
malgastes el tiempo,
porque de tiempo se
compone la vida.
-Benjamín Franklin
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO?
Definición de “TIEMPO”
Es un proceso continuo en el cual suceden eventos

que vienen del pasado, pasan por el presente y
van hacia el futuro.
El elemento básico del tiempo es UN EVENTO

La clave en la Administración del tiempo es:
EL CONTROL DE LOS EVENTOS.
SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA LOS

EVENTOS ME CONTROLARAN A MI.
Los Efectos del Control

Sobre los Eventos
¿Podemos controlar el
tiempo?
¡¡¡ NO !!
PERO SÍ, Podemos controlar las actividades que
realizamos.
De modo que podremos realizar:
Más actividades ???
Aquellas actividades que sean más importantes
Nos proporcionan mayor satisfacción
Nos llevan hacia nuestros objetivos
Coyuntura
Entorno tecnológico
Cambios frecuentes ...
necesidad de tiempo para responder
Economía global
Menos barreras  downsizing,…
 recortes de personal
Empleo
Logrado por habilidad... Técnica
Mantenido por habilidad Organizativa
A
Valor alto ABSOLUTO (TENGO)
B
Valor importante BUENO (DEBERÍA)
C
Valor bajo CUANDO PUEDA (ME GUSTARÍA)
NO REQUIEREN ATENCIÓN
REQUIEREN ATENCIÓN
INMEDIATA PERO PUEDES
INMEDIATA
DECIDIR CUANDO HACERLO
SELECCIONAR QUE ES LO QUE EVITA HACERLO

DELEGAS
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando

son provocados por otras personas o
situaciones:
excesivo flujo de
papeles, teléfono,
visitantes, reuniones,
fallas de
comunicación,
políticas y
procedimientos,
información
(falta/exceso).
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
 Y los DDT INTERNOS si son provocados por nosotros mismos:
falta de planificación, falta

de prioridades, objetivos no
claros, dejar cosas para
después, intentar hacer
muchas cosas a la vez, falta
de autodisciplina, falta de
habilidad y conocimientos.
Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad.
1= poca gravedad, 5 máxima gravedad.

Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internos
Enlista después las posibles soluciones para ellos.

Mis Posibles Gravedad Mis Gravedad Posibles
Enemigos soluciones Enemigos soluciones
externos internos
5
Posibles Soluciones
 Antes de llamar, planifica la conversación.
 Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo
especifico a todas ellas.
 Busca excusas para cortar las conversaciones
innecesarias.
 Durante las conversaciones, ve directo al grano y
permanece en él.
Posibles Soluciones
Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
Al escribir usa palabras sencillas.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres
expresar.
No redundar en el texto.
Siempre tener una copia de respaldo.
El Beneficio de la Planeación
1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
1. Tareas que encarga el jefe.

Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º
Solución: Preguntar
2. Tareas impuestas por el sistema.

Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ...
Solución: Reservar tiempo, Organizar (núm.
Errores)
LOS LADRONES DEL TIEMPO
 Mala planificación • Prioridades intercambiables

 Reuniones ineficaces • Cálculos de tiempo poco realistas
 No escuchar
 Falta de autoridad • Mala comunicación
 Metas poco claras • Mis errores
 Esperar respuestas
• Peticiones de compañeros
 Socialización
 Interrupciones • No estar dispuesto a decir que NO
 Falta de • Indecisión
autodisciplina
El Beneficio de la Planeación
Principio de PARETO
 Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló

la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un
80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo
empleado.
 Necesitamos identificar cual 20% de nuestro tiempo es
puesto en el uso mas constructivo y cual es usado en tareas
menos productivas.
 Para hacer esto tenemos que analizar hacia donde dirigimos
nuestro tiempo.
Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
Mesas en oficina: diagonal
Reloj pared: espalda
Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los

demás se enteren cuando está ocupado.
El 70% de las personas acatan las señales.

Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades
máximas.
Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0)
4º) Anticiparse
En el café de la mañana visitar,

llamar….
Gráfica de Gantt
El diagrama de GANTT es una herramienta que le
permite al usuario modelar la planificación de las tareas
necesarias para la realización de un proyecto.
Debido a la relativa facilidad de lectura de los

diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por
casi todos los directores de proyecto en todos los
sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para
el director del proyecto que le permite realizar una
representación gráfica del progreso del proyecto, pero
también es un buen medio de comunicación entre las
diversas personas involucradas en el proyecto.

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MANEJO DEL TIEMPO

Es un proceso continuo en el cual suceden eventos

El elemento básico del tiempo es UN EVENTO

SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA LOS

Los Efectos del Control

SELECCIONAR QUE ES LO QUE EVITA HACERLO

Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando

 Y los DDT INTERNOS si son provocados por nosotros mismos:

falta de planificación, falta

1= poca gravedad, 5 máxima gravedad.

Enlista después las posibles soluciones para ellos.

1. Tareas que encarga el jefe.

2. Tareas impuestas por el sistema.

 Mala planificación • Prioridades intercambiables

 Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló

2º) Utilizar señales/símbolos para que los

El 70% de las personas acatan las señales.

Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0)

En el café de la mañana visitar,

Debido a la relativa facilidad de lectura de los

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