Sobres Comerciales

SOBRES COMERCIALES
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN
 Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa.
 Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la
organización.
 Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.
 Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas con la
posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.
 Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.
 Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda escribir
los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio, en el
tercio que le corresponde.
 La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes,
puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia
el lado derecho.
 Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el
sobre, el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información de la
zona 1.
 Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono (fijo o
móvil) del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente
debajo de los datos de la zona 1
 Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se
recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del
destinatario.
CLASES DE SOBRES
Según su uso, los sobres se clasifican en:
a) sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;
b) sobre carta con ventanilla o sin ventanilla;
c) sobre para tarjeta, y
d) sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).
De acuerdo con su destino, en:
a) local,
b) nacional e
c) internacional.
UTILIZACIÓN
Proteger el documento y la información.
MODELOS
Modelo 1
Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen
los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.
Modelo 2
Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de
la oficina de correos.
ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la entidad que
remite.
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página web, el
apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y
otras menciones obligatorias, según disposiciones legales.
Zona 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
PARTES
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:
 En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene

disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.
 En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
 El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo
con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada.
Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones.
EJEMPLOS
Tratamiento o título
Se escribe con mayúscula inicial.

Nombre
Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De
preferencia con los dos apellidos. No se usa negrilla.
EJEMPLO Ingeniero
JUAN CARLOS GÓNGORA CARO
Doctor
Gerardo González Clavijo
Cargo
Se escribe con mayúscula inicial.
EJEMPLO Director
Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición silábica.
EJEMPLO Ingeniero
Juan Carlos Góngora Caro
Director de Servicios de Informática
Organización
Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social, acrónimo
o sigla.
Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en
mayúscula sostenida. Con punto o no, según esté registrado.
EJEMPLO L.E.Y (Luis Eduardo Yepes)
Los acrónimos se escriben con mayúsculas sostenidas o con la primera mayúscula.
EJEMPLO 1 CAFAM - Cafam
EJEMPLO 2 SENA – Sena
EJEMPLO 3 ICONTEC – Icontec

Dirección o apartado
La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal o
avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota
el número de la puerta. Se dejan tres espacios, a máquina o computador, entre el número de la
calle (o carrera, entre otros) y el de la puerta. Se emplea la abreviatura de número nro. (opcional).
No se escribe el signo número (#). Los primeros dígitos de la placa corresponden a la calle, la
carrera o la avenida, entre otros y los siguientes a la distancia, en metros, de la esquina a la
puerta. Se unen con guión (-).
Además, se debe escribir claramente el piso, interior, manzana, bloque y otras denominaciones
que sean necesarias para identificar el destino. Si los números de la dirección incluyen letras, éstas
se deben escribir con mayúscula. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente, Bis o
nombres es indispensable escribirlos en forma completa.
Para escribir el nombre de la ciudad o municipio,
EJEMPLO 1 Señora
Diana Pérez Daza
Calle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234
Urbanización El Poblado
Medellín, Antioquia
NOTA Para tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que la dirección esté
muy clara y
completa.
Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar, y no se escribe la
dirección.
EJEMPLO 4 Doctor
Pedro Nel Daza Daza
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 23456
Quibdó, Chocó
Destino
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
Local
Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en mayúscula
inicial.
EJEMPLO DOCTOR
Pedro Nel Daza Daza
JEFE DE COMPRAS
CAFAM
Melgar
Nacional
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del
departamento correspondiente, separados por coma (,) y con mayúscula inicial.
EJEMPLO Doctor
Pedro Nel Daza Daza
Jefe de Compras
CAFAM
Tunja, Boyacá
NOTA Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como el caso
de
Bogotá D.C. o México D.F.
Internacional
La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla. El

nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida. En cuanto a la dirección, se respeta la
nomenclatura y los términos del país de destino tales como casilla, P.O Box, Postfach, entre otros.
El país de destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad o municipio, o en el siguiente,

dependiendo de la extensión de la información, en mayúscula inicial y preferiblemente en
español, para asegurar su despacho.
EJEMPLO MR. RALPH GEERE, General Manager
IBM Internacional
22 Marion Avenue, Hartsdale
NEW YORK 10530
Estados Unidos de América

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Según su uso, los sobres se clasifican en:

a) sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;

b) sobre carta con ventanilla o sin ventanilla;

c) sobre para tarjeta, y

De acuerdo con su destino, en:

Proteger el documento y la información.

Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:

 En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene

Se escribe con mayúscula inicial.

Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De

preferencia con los dos apellidos. No se usa negrilla.

JUAN CARLOS GÓNGORA CARO

Gerardo González Clavijo

Se escribe con mayúscula inicial.

Juan Carlos Góngora Caro

Director de Servicios de Informática

EJEMPLO L.E.Y (Luis Eduardo Yepes)

Los acrónimos se escriben con mayúsculas sostenidas o con la primera mayúscula.

EJEMPLO 1 CAFAM - Cafam

EJEMPLO 2 SENA – Sena

EJEMPLO 3 ICONTEC – Icontec

Para escribir el nombre de la ciudad o municipio,

Diana Pérez Daza

Calle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234

Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar, y no se escribe la

Pedro Nel Daza Daza

Apartado Aéreo 23456

Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.

Pedro Nel Daza Daza

Apartado Aéreo 23456

Pedro Nel Daza Daza

Apartado Aéreo 23456

Bogotá D.C. o México D.F.

La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla. El

El país de destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad o municipio, o en el siguiente,

EJEMPLO MR. RALPH GEERE, General Manager

22 Marion Avenue, Hartsdale

NEW YORK 10530

Estados Unidos de América

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