Plan de Trabajo Administracion Santa Maria

Bogota, agosto 27 de 2020
Señores
CONJUNTO MULTIFAMILIAR SANTA MARÍA
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Ciudad
REF. PLAN DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Estimados Señores
Presento a su consideración el plan de trabajo y oferta económica para la administración del

conjunto Multifamiliar Santa María de acuerdo a solicitud.
Cualquier inquietud con gusto será atendida
Atentamente
JHON GUILLERMO BONILLA
Cel. 3208519406
1. DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DEL CONJUNTO EN TERMINOS DE LA
ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD (Duración una semana)
1.1. REQUISITOS LEGALES
 Verificar el cumplimiento de requerimientos legales de conformidad con la Ley
675/2001, Resolución 312 de 2015 (Salud y seguridad) y Ley 1581 (Protección de
Datos Personales)
 Verificar vigencia de Representación Legal, pago de impuestos, reportes a entidades de
control
 Verificar existencia de procesos jurídicos por temas de cartera y/o administración
1.2. Contratos con terceros
 Verificar contratos de vigilancia y servicios generales
 Verificar contratos de reparaciones y otros servicios tercerizados
 Verificar contratos de mantenimiento (si aplica)
 Verificación de cobertura de la póliza de zonas comunes (si aplica)
1.3. Sistemas de gestión
 Verificar existencia del plan de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Verificar existencias de políticas de Protección de Datos Personales
1.4. Relaciones con entes de administración interna y la comunidad del conjunto
 Coordinación de actividades con el consejo y comité de convivencia
 Identificación de Peticiones, quejas, reclamos o recursos de la comunidad
1.5. Proyectos de inversión de excedentes
 Identificar los proyectos de mejora necesarios y gestionar la apropiación de recursos a
partir de los excedentes que genere el conjunto
2. ESTADOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD
 Se programa con la Administración la digitación del recaudo, causaciones y egresos,
conciliaciones bancarias y elaboración del balance de acuerdo con las fechas de
vencimientos, reuniones y el volumen de la información,
 Asesoría en cuanto a normas, regulaciones y obligaciones, elaboración de informes
adicionales según la necesidad,
 Revisión y presentacion de impuestos,
 Verificación del estado de cartera y establecer las actividades de recuperación
 Desarrollo de mesas de trabajo con Administración y Revisor Fiscal para el seguimiento
de tareas y pendientes, con el fin de realizar las correcciones o atención a las
recomendaciones de la Revisoría Fiscal previo a la reunión con el Consejo de
Administración.
 La facturación se elaborará mensualmente de acuerdo con la información suministrada
por la administración y se entregara dentro de los primeros cinco días hábiles de cada
mes, la información ya ha sido procesada durante el mes.
 Software contable. Si la copropiedad cuenta con un software licenciado se seguirá
manejando, si no lo tiene se recomienda por el número de unidades el Daytona Intercloud.
 Informes mensuales. En desarrollo de las funciones se presentarán los informes que el
cargo exige en forma mensual y los que se requiera para el desarrollo de su gestión, los
cuales serán discutidos en forma oportuna. Se adjunta al movimiento:
o Auxiliares
o Balance de prueba
o Estado de situación financiera
o Estado de Resultados
o Ejecución Presupuestal
o Estado de Flujo de efectivo
NIIF (Norma Internacional): Si la Copropiedad ya está bajo el nuevo marco normativo, se

continua de acuerdo con las políticas establecidas, si aún no han implementado se debe
realizar este proceso lo antes posible, esta es una tarea adicional por tanto el consejo debe
evaluar y contratar para la ejecución de esta labor.
 Ajustes de Cartera. En el caso de tener cuentas por resolver de los Copropietarios, se
hará una evaluación de la magnitud de esta con la cual se podrá determinar si se
incluye dentro del contrato o puede surgir un costo adicional
2. PRESENTACION DEL INFORME AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
 Elaboración y presentacion del informe de diagnóstico y plan de actividades propuestas
para la Gestión de la Admiración. Duración. Una semana
 Establecimiento del plan de trabajo para la presente vigencia de administración
 Aprobación y desarrollo del plan de trabajo conforme al diagnóstico
3. DISPONIBILIDAD HORARIA
 Administración presencial en el conjunto miércoles y sábado por dos horas las cuales se
coordinarán con el Consejo de Administración
 Atención extraordinaria en caso que el conjunto lo requiera en caso de alguna situación
de emergencia
 Los registros contables se harán dos veces por mes y los informes mensuales se
presentarán en la segunda semana del mes siguiente.
4. CONDICIONES COMERCIALES
4.1. Propuesta económica
$605.000 mensuales por servicio de administración
$300.000 mensuales por la gestión contable del conjunto (en caso que el conjunto ya cuente
con la licencia el valor mensual será de 250.000). La gestión contable es opcional si el
conjunto ya cuenta con este servicio.
Por JHON GUILLERMO BONILLA
Administrador de Propiedad Horizontal

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NIIF (Norma Internacional): Si la Copropiedad ya está bajo el nuevo marco normativo, se

$605.000 mensuales por servicio de administración

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