PROCESO GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

SUBSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

GUÍA DE APOYOS SOCIOECONOMICOS

Plan Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz - PNIBA

Código: GFPI-G-007

Versión: 5

septiembre del 2020

Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol

GFPÍ-G-007 V5
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3

1. Objetivo ....................................................................................................................................... 4

2. Alcance ........................................................................................................................................ 4

4. Definiciones: ............................................................................................................................... 5

5. Marco normativo ........................................................................................................................ 6

6. Generalidades ............................................................................................................................. 7

7. Apoyos de Sostenimiento Regular ............................................................................................. 7

8. Apoyos de Sostenimiento FIC ................................................................................................... 16

9. Apoyos de Transporte .............................................................................................................. 21

10. Apoyos de Alimentación. ...................................................................................................... 25

11. Fuentes y criterios de verificación de requisitos. ................................................................ 28

12. Seguimientos a Aprendices Beneficiarios de Apoyos Socioeconómicos ............................ 30

13. Evidencias de actividades adelantadas en el marco de las convocatorias. ........................ 31

GFPÍ-G-007 V5
 INTRODUCCIÓN

Este documento consolida las indicaciones para la gestión de apoyos socioeconómicos entregados
por el SENA en el marco del Plan Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz. En este documento
se podrán consultar los aspectos referentes a apoyos de sostenimiento regular, apoyos de
sostenimiento FIC, apoyos de alimentación y apoyos de transporte.

Adicionalmente se incluyen lineamientos para el seguimiento a los aprendices que reciben estos
apoyos.

GFPÍ-G-007 V5
 GUÍA DE APOYOS DE SOCIOECONOMICOS

1. Objetivo

Establecer las orientaciones necesarias para la oportuna y efectiva ejecución de las actividades
relacionadas con la adjudicación de apoyos socioeconómicos en el marco del Plan Nacional
Integral de Bienestar al Aprendiz - PNIBA, para beneficio de los aprendices matriculados en
programas de formación laboral y tecnológica previo cumplimiento de requisitos.

2. Alcance

Esta guía está dirigida a la Dirección de Formación Profesional y a los Centros de Formación,
responsables de implementar las acciones para designar aprendices beneficiarios de apoyos
socioeconómicos, garantizando la ejecución del presupuesto que se le asigne al Centro para la
vigencia.

Se vincula al procedimiento de apoyos de sostenimiento, específicamente en las orientaciones

relacionadas con apoyos de sostenimiento regular y apoyos de sostenimiento FIC. As í mismo, se
vincula al procedimiento de Bienestar integral al aprendiz, en lo relacionado con orientaciones
para la asignación de apoyos de transporte y alimentación.

El presente documento inicia con la aprobación y distribución de recursos para los Centros de
Formación desde la Dirección General, la adjudicación del apoyo socioeconómico al aprendiz que
cumpla con los requisitos y resulte beneficiario, el registro de la información de desembolsos a
los aprendices y las novedades que puedan afectar el mismo durante el tiempo del beneficio
registradas por cada Centro de Formación, hasta la finalización del apoyo al aprendiz.

3. Responsables

En Dirección General, la Dirección de Formación Profesional y su grupo interno encargado del Plan
Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz.

Directores regionales: En los Centros de Formación, subdirectores de Centro, Coordinaciones

académicas y de formación y servidores públicos responsables de la implementación del Plan de
Bienestar al Aprendiz en el Centro de formación.

GFPÍ-G-007 V5
4. Definiciones:

● Adjudicación: Actividad de verificar, seleccionar y beneficiar a un aprendiz con un apoyo

socioeconómico.

● Apoyo de alimentación: Se refiere al apoyo en especie de alimentos, que se brinda a los

aprendices de formación laboral y formación tecnológica, que cumplen con los requisitos
definidos en este procedimiento, de acuerdo con la disponibilidad de cupos y recursos asignados
a cada Centro de Formación.

● Apoyos socioeconómicos: Son estrategias de reconocimiento al esfuerzo y a la excelencia

formativa de los aprendices SENA, que se materializan mediante la adjudicación de beneficios a
través de monitorias, apoyos de sostenimiento regular, apoyos de sostenimiento FIC, apoyo de
transporte y alimentación

● Apoyo de Sostenimiento Regular: Recurso en dinero equivalente al cincuenta por ciento (50%)
del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente - SMLMV, que se le entrega mensualmente a los
aprendices en condiciones de vulnerabilidad y que se encuentran matriculados en un programa
de formación técnico laboral o tecnólogo, de oferta abierta de formación o de oferta especial
social de formación, y que adicionalmente cumplan con las condiciones para ser beneficiarios
del apoyo, lo anterior según disponibilidad de cupos y presupuesta! de la entidad. (Artículo 1,
Resolución 1-0587 / 2020)

● Apoyo de sostenimiento FIC: Recurso en dinero equivalente al sesenta (60%) del salario mínimo
legal vigente SMLMV que se otorga a los aprendices que reciben formación profesional titulada
en los diversos oficios y ocupaciones relacionadas con la industria y la construcción, que
cumplen con los requisitos definidos en este procedimiento, de acuerdo con la disponibilidad
de cupos y recursos asignados a cada Centro de Formación. (Resolución 1-2000 de 2019).

● Apoyo de transporte: Se entiende como la contribución en servicio (no en dinero) para facilitar
el desplazamiento de los aprendices que cumplen con los requisitos definidos en este
procedimiento de acuerdo con la disponibilidad de cupos y recursos asignados a cada Centro de
Formación.

● Beneficio: Es el apoyo monetario o en especie, que reciben los aprendices al ser adjudicados
con estímulo o apoyo socioeconómico según el caso.

● Criterios de priorización: Son parámetros que tienen asociados a puntajes que permiten
ordenar la asignación de apoyos a los aprendices que han cumplido requisitos.

● Desembolsos no meritorios: Son aquellos recursos económicos que se le entregan a un

aprendiz que no reune las condiciones que lo habilitan para recibir el apoyo.

GFPÍ-G-007 V5
● Lista de elegibles: Se creará con los aprendices que cumplieron requisitos y superaron todo el
proceso de selección, pero no fueron beneficiarios por el número de cupos disponibles para el
centro de formación.

● Novedad: Cualquier cambio de situación que presenta un aprendiz en el cumplimiento de

requisitos para recibir el apoyo socieconómico y pueden causar la cancelación o aplazamiento
del apoyo.

● Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

● Requisito: Necesidad, condición o expectativa establecida, de cumplimiento obligatorio.

5. Marco normativo

Normas de contexto general para apoyos socioeconómicos SENA

● Acuerdo 007 de 2012. Por el cual se adopta el Reglamento de Aprendiz SENA, o la norma que lo
modifique o sustituya.

● Resolución 1 – 526 del 2020. Por la cual se crea y establece la conformación y funciones de los
grupos internos de trabajo de la Dirección de Formación Profesional de la Dirección General del
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA-y se dictan otras disposiciones, o la norma que la
modifique o sustituya.

● Resolución 2198 de 2019. Por la cual se modifica la clasificación y los niveles de los programas
de formación, su denominación y su duración, las modalidades de formación y otras condiciones
especiales relacionadas con el acceso a la Formación Profesional Integral, deroga la Resolución
1444 de 2018 y modifica el artículo 2o de la Resolución 2130 de 2013, o la norma que la
modifique o sustituya.

● Resolución 2203 de 2019. Por la cual se adopta el Plan Nacional Integral de Bienestar de los
aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA y se deroga la Resolución 1228 de 2018,
o la norma que la modifique o sustituya.

Normas de contexto específicas para apoyos de sostenimiento regular

● Ley 789 de 2002. Ley por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección
social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 41. Apoyo de
sostenimiento.

● Decreto 4690 de 2005. Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 789 de 2002.

GFPÍ-G-007 V5
● Acuerdo 008 de 2009. Por el cual se reglamenta el monto de los apoyos de sostenimiento, su
distribución y los criterios que permiten la operación de las condiciones para gozar de los
mismos.

● Resolución No. 1-0587 de 2020. Por la cual se establecen los lineamientos para la adjudicación
seguimiento y desembolso de Apoyos de Sostenimiento a los Aprendices SENA.

Normas de contexto específicas apoyos de sostenimiento FIC

● Decreto 2375 de 1974. El Fondo será administrado por el Servicio Nacional de Aprendizaje con
la asesoría de la Cámara Colombiana de la Construcción y con cargo a él se atenderá el pago de
la proporción salarial que corresponda a los aprendices que reciben formación profesional en
los diversos oficios de la industria de la construcción.
● Decreto 1047 de 1983. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Como administrador del fondo,
queda facultado para establecer los procedimientos necesarios relacionados con la liquidación,
recaudo y control de los valores correspondientes al FIC, así como también para regular la
administración, funcionamiento y destinación específica del mismo.
● Acuerdo 08 de 1984. Por el cual se imparte autorización al Director General del SENA para la
reorganización del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción
"F.I.C.".
● Acuerdo 32 de 1989. Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Servicio Nacional de
Aprendizaje "SENA"
● Resolución 1-2000 de 2019. Por medio de la cual se regulan aspectos relacionados con el
funcionamiento del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción
de SENA FIC, se modifican los artículos 11.12.13 y 14 de la resolución 1449 de 2012 y se derogan
las resoluciones 621 de 2013 y 360 de 2014

6. Generalidades

Esta guía brinda orientaciones para el desarrollo de la operación de los apoyos socioeconómicos
enmarcados en el Plan Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz -PNIBA. Se recomienda lectura
detenida y el seguimiento de los lineamientos aquí entregados.

7. Apoyos de Sostenimiento Regular

Asignación presupuestal. Con base a los techos presupuestales establecidos por la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo de la Dirección General, la Dirección de Formación
Profesional con su grupo interno encargado del Plan Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz,
establece la distribución del presupuesto a asignarse para cada Centro de Formación. Esta
distribución se realizará teniendo en cuenta: Metas en formación laboral y tecnológica de los
Centros de formación, aprendices activos en el proceso formativos, comportamiento de la

GFPÍ-G-007 V5
ejecución presupuestal de la vigencia anterior, novedades reportadas por los Centros de
Formación, normativas específicas para el uso de recursos públicos, políticas públicas nacionales
que determinen especial atención a poblaciones especiales e informes de caracterización nacional
de aprendices.

La Dirección de Formación Profesional mediante circular emitirá en el último trimestre de cada

anualidad, el cronograma y la distribución de cupos para la vigencia fiscal siguiente conforme a
disponibilidad presupuestal.

Convocatorias e inscripción. Desde la Dirección de Formación Profesional se define por medio de

circular el cronograma de la o las convocatorias, y se informa a los Directores Regionales y
Subdirectores de Centro, el número de cupos asignados para la adjudicación de apoyos de
sostenimiento a los aprendices de su centro.

Los Centros de Formación deben garantizar la divulgación y promoción de las convocatorias de

apoyos de sostenimiento teniendo en cuenta los siguientes pasos:

1. Elaborar circular en la que indiquen a los aprendices como mínimo, los siguientes elementos:
Cupos disponibles para el centro de formación; requisitos para postularse y forma de inscripción;
documentos a presentar; fecha de apertura y cierre de la convocatoria; tiempo de beneficio que
ningún caso podrá superar la vigencia fiscal; compromisos del aprendiz beneficiario; causales de
suspensión y cancelación del apoyo y canales de contacto para la aclaración de inquietudes.

En los requisitos y forma de inscripción además de lo descrito en la Resolución No. 1-0587 de 2020,
se debe incluir la siguiente información para el aprendiz:

● Leer cuidadosamente los requisitos previstos en la circular de convocatoria divulgada por

el centro de formación, para saber si cumple con lo requisitos.
● Verificar previamente que está registrado en SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-
ADMINISTRATIVO con su documento de identidad vigente. De lo contrario, debe acudir al Grupo
de Administración Educativa para solicitar el registro de la novedad por actualización de
documento de identidad.
● Validar que su estado en la ficha sea En Formación; el sistema no acepta inscripciones en
estados como: En Inducción, Condicionado, Retirado, Aplazado, entre otros.
● Inscribirse en la convocatoria con un único documento de identidad (vigente).
● Registrar su inscripción en las fechas establecidas en la convocatoria vigente.
● El sistema SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO no permite la inscripción
de aprendices que no cumplen con todos los requisitos establecidos y les notifica el motivo de la
restricción.

GFPÍ-G-007 V5
Adicionalmente se debe publicar la siguiente ruta para la inscripción del aprendiz:

● Realizar la inscripción a través de la página de SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-

ADMINISTRATIVO en el siguiente enlace: http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-
oferta/inscripcion-apoyo-sostenimiento.html

2. Divulgar y comunicar por los diferentes medios físicos y digitales que tengan disponibles y en
coordinación con el equipo de comunicaciones de la regional y el centro de formación, la circular
de la convocatoria. Se debe incluir en esta divulgación el envío a correos a los aprendices,
socializar con los voceros y representantes de aprendices.

3. Cada aprendiz es responsable de realizar su inscripción a través de la página de SISTEMA DE

GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO (http://oferta.senaSistema de gestión académico-
administrativo.edu.co/sofia-oferta/), opción: “apoyos de sostenimiento”
(http://oferta.senaSistema de gestión académico-administrativo.edu.co/sofia-oferta/inscripcion-
apoyo-sostenimiento.html) y entregar el “formato registro socioeconómico”.

4. Efectuar seguimiento a la inscripción. Diariamente y durante el tiempo de la inscripción de la

convocatoria, se debe realizar el seguimiento a los registros de inscripciones, mediante la consulta
del reporte de inscritos en la convocatoria que se obtiene desde SISTEMA DE GESTIÓN
ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO por parte el encargado a quien se le haya asignado el rol Bienestar
Apoyos; el Manual de Usuario de Sistema de gestión académico-administrativo de Apoyos de
Sostenimiento Regulares le orientará en esta gestión.

5. El centro de formación deberá publicar el listado de aprendices inscritos una vez se termine el
plazo de inscripción, por 5 días hábiles.

Equipo responsable de la calificación y priorización de los aprendices. El Subdirector del Centro

de formación deberá conformar un equipo entre 3 y 5 personas, de la siguiente forma: mínimo
dos personas del equipo de bienestar al aprendiz del centro de formación, uno de ellos debe ser
la persona que ejerza el rol de “Gestor de apoyos”; los demás integrantes del equipo serán
designados por el subdirector del centro.

Calificación y priorización. Se debe calificar y priorizar a todos los aprendices inscritos, en las
fechas establecidas para la convocatoria, utilizando como herramienta el Módulo Calificar y
Adjudicar – Funcionalidad: Calificar y Priorizar Asignación Apoyos.

Para efectos de adjudicar los apoyos de sostenimiento a los Aprendices del SENA y teniendo en
cuenta que la disponibilidad de recursos no permite el cubrimiento total de la población que
cumple los requisitos, se atenderá de forma preferencial y prioritaria a los aprendices que

GFPÍ-G-007 V5
cumplan con criterios de priorización. Las condiciones del artículo 7, priorizan, pero no eliminan
de la convocatoria. Es decir, si los cupos alcanzan se podría tener aprendices beneficiarios con
puntajes de priorización cero (0).

Si el listado de los que tienen cero (0) puntos como priorización, es superior al número de cupos
disponibles, se acude a los criterios de desempate.

La priorización se realizará con base a los criterios establecidos en el artículo 7o de la Resolución

1-0857 de 2020 y como resultado de esta priorización el Centro de formación profesional
clasificará a los aprendices de acuerdo con los siguientes estados de priorización:

● Cumple, con puntaje de priorización: Aprendices que cumplen con los requisitos y tienen una
condición de priorización, es decir, tienen puntaje de priorización; estos aprendices quedarán
en la lista de elegibles, en orden descendente de mayor a menor según el puntaje de
priorización
● Cumple, sin puntaje de priorización: Aprendices que cumplen con los requisitos y no tienen
ninguna condición de priorización, es decir, NO tienen puntaje de priorización; quedarán en
lista de elegibles con puntaje cero, pero podrán ser adjudicados.
● No cumple con los requisitos: Aprendices que entregan la documentación requerida y no
cumplen con los requisitos de la convocatoria: la documentación entregada por el aprendiz
evidencia incumplimiento de alguno de los requisitos para ser beneficiario; estos aprendices
no quedarán en lista de elegibles ni podrán ser adjudicados con apoyos de sostenimiento.
● No entregó documentación: aprendices que no entregan documentación en las fechas
indicadas y que, por lo tanto, no quedarán en lista de elegibles ni podrán ser adjudicados con
apoyos de sostenimiento

Criterios de desempate. Se considera empate cuando varios aprendices tienen el mismo valor
total de puntos resultado de la priorización. Si los cupos asignados al Centro de Formación
alcanzan para todos los aprendices priorizados, se adjudica a todos y no habrá necesidad de
desempate. Se aplicarán los criterios definidos en el Artículo 9 de la Resolución 1 - 0587 de 2020.

Como resultado, el equipo responsable de calificación y priorización entregará el listado de

beneficiarios al Subdirector del centro de formación para su respectiva divulgación.

Lista de Posible Beneficiarios. El centro de formación deberá publicar el listado de aprendices

candidatos a recibir el apoyo de sostenimiento en estricto orden de puntuación, según listado
arrojado desde el aplicativo de gestión administrativa “Sistema de gestión académico-
administrativo”, el listado deberá ser publicado por los medios que se utilizó para divulgar la
convocatoria y por 3 días hábiles, si no se reciben observaciones el listado queda en firme y el
Centro de formación procede con la adjudicación. Si se presentan observaciones el centro de

GFPÍ-G-007 V5
formación tendrá 8 días hábiles a partir de recibir la observación, para responder las inquietudes
de los aprendices. Cumplida esta actividad se podrá hacer la adjudicación.

Lista de Elegibles-Reemplazos. La lista de elegibles sólo podrá ser utilizada para adjudicar cupos
ofrecidos en el marco de la convocatoria en la que se creó la lista. Los aprendices de esta lista
podrán ser adjudicados como beneficiarios en la medida en que se presenten novedades, que
impliquen la liberación de cupos de la convocatoria. En todo caso la lista tendrá una vigencia de
máximo 3 meses contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria, sin superar la vigencia
fiscal.

Los reemplazos de los cupos deben realizarse durante los diez (10) primeros días calendario de
cada mes, y solo se podrá reemplazar el mismo número de cupos disponibles, durante la vigencia
de la convocatoria, por razones presupuestales.

Adjudicación de apoyos de sostenimiento. La fase de adjudicación del apoyo de sostenimiento

consta de cuatro actividades que se gestionan desde el aplicativo Sistema de gestión académico -
administrativo: calificación, adjudicación, asignación de resolución y digitalización de la
resolución; las cuales se deben realizar dentro de los días dispuestos en el cronograma de la
convocatoria. Estas actividades deben gestionarse en Sistema de gestión académico-
administrativo, tal y como lo indica para cada una de ella el manual de usuario apoyos de Sistema
de gestión académico-administrativo - Apoyo de sostenimiento regular Código GFPI - M- 002, por
el responsable de gestión de apoyos de sostenimiento del centro.

La resolución de adjudicación de apoyos de sostenimiento debe ser firmada por el Subdirector de

Centro como ordenador del gasto; teniendo presente que la resolución no debe comprometer
recursos de vigencias fiscales futuras; radicada en el Grupo de administración de documentos y
publicada por el Centro de Formación por los medios que utilizó para divulgar la convocatoria por
3 días hábiles. Una vez la resolución tenga el número de radicado, se hace la asignación que
consiste en asociar el número de radicación de la resolución al código de resolución asignado por
el sistema y finalmente la digitalización en el aplicativo Sistema de gestión académico-
administrativo, que consiste en cargar al sistema la constancia física de la resolución, después de
la firma y radicación para su cumplimiento; el sistema almacenará una copia de la resolución para
su consulta y descarga.

Cuando no se encuentre el Subdirector en propiedad y para cumplir con las fechas establecidas,
la resolución de adjudicación puede generarse manualmente y ser firmada por el Subdirector
encargado.

Notificación a los aprendices. El centro de formación deberá adelantar un encuentro con los
aprendices beneficiarios para informales de su designación y de los compromisos adquiridos, en

GFPÍ-G-007 V5
esta reunión el aprendiz deberá entregar el pagaré y firmar el listado de asistencia que hace
soporte al acta del encuentro o reunión.

Seguimiento de la adjudicación. El Subdirector del Centro deberá designar una persona

responsable de apoyo de sostenimiento, para el seguimiento y control de los apoyos de
sostenimiento. La designación de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del
Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control de los procesos de validación, adjudicación,
cancelación y pago de desembolsos del proceso.

Es necesario realizar en SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO la verificación de

los aprendices que fueron adjudicados registro de datos bancarios, registro de novedades,
reactivación de aprendices y consulta de reportes, atendiendo lo establecido en el manual de
usuario apoyos de Sistema de gestión académico-administrativo - Apoyo de sostenimiento regular
Código GFPI - M- 002.

● Desembolsos no meritorios: Sí no se registren las novedades correspondientes a tiempo, y se

generen pagos no meritorios, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las
responsabilidades a que haya lugar.
● Reembolso pagos no meritorios: Cuando se identifique un pago no meritorio, el encargado
de la gestión de apoyos de sostenimiento en el Centro, debe notificar por escrito al aprendiz
el valor que debe reembolsar por el pago o pagos no meritorios, e informarle cómo generar
el recibo de pago a través del botón electrónico de pago que se encuentra en la página web
del SENA, en la opción Servicio al Ciudadano Trámites: Pagos en Línea.

Gestión de desembolso de apoyos de sostenimiento. El desembolso del apoyo de sostenimiento

será gestionado por los Centros de Formación, y se realizará conforme a las siguientes
condiciones: Cuantía del desembolso: Se realizará según lo estipula el Artículo 14 de la Resolución
1 - 0587 de 2020. El desembolso se realizará mes vencido en cuantía equivalente al 50% del
SMLMV, excepto en los meses de enero y diciembre, en los cuales se recibirá el 25% del SMLMV.

En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a aprendices que no tuvieren derecho a
dicho(s) desembolso(s), se adelantará el procedimiento de cobro previsto en la Resolución 1235
del 2014.

Fecha de inicio del derecho: La fecha de inicio del derecho a los desembolsos de Apoyos de
Sostenimiento será a partir del mes en el cual se adjudicó, según resolución del Centro de
Formación, teniendo en cuenta que se cancela mes vencido.

Generación y verificación del reporte de desembolso mensual: Los Centros de Formación, el

primer día de cada mes, a través de la funcionalidad en SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-

GFPÍ-G-007 V5
ADMINISTRATIVO: REPORTE Reporte para Desembolso Mensual, deberán generar el reporte para
pago, validando la cantidad de aprendices, valores a desembolsar, aprendices que descargan para
desembolsos, entre otros.

En este reporte descarga el listado de los aprendices que tienen reportada cuenta bancaria y están
activos en el apoyo; sólo a estos aprendices se les deben realizar los desembolsos.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento para

generar el reporte para desembolso mensual y su respectivo registro de información de
desembolsos en SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO (Módulo Reportes
Funcionalidad: Reporte para Desembolso Mensual y Módulo Desembolsos Funcionalidad:
Registro de Información de Desembolso.

Trámite de desembolsos: El Grupo de Apoyo Administrativo gestionará el desembolso a los

aprendices teniendo en cuenta los siguientes soportes:

• Resolución mensual de la adjudicación de apoyo de sostenimiento en donde se establezcan

las suspensiones o cancelaciones que se hayan motivado durante el mes.
• Registro de resultado de desembolsos: Luego de efectuado el desembolso a los aprendices, el
Grupo de Apoyo Administrativo informará el resultado de los pagos, a la persona encargada
de apoyos de sostenimiento en el Centro de Formación, quien deberá registrarlos a través de
la funcionalidad de SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO: DESEMBOLSO
• Registro de Información de desembolsos. Es importante realizar este proceso mensualmente
antes de terminar el mes, por cuanto si no se registra esta información oportunamente, en el
siguiente reporte de pago los aprendices registran con ese mes pendiente de pago; generando
confusiones e inconsistencias en la revisión por parte de entes de control interno y externos
al SENA.

Nota: Cuando en el desarrollo de las fases previstas para la convocatoria de apoyos de

sostenimiento regular, se registren dificultades de conectividad o relacionadas con la
disponibilidad de las funciones del SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO, el
equipo del Centro de Formación podrá adelantar las actividades fuera del sistema, dejando
registro de las dificultades presentadas (pantallazos o screen-shot, correos de notificación de
soporte técnico con el código de incidencia).

Adicionalmente, se deberá dejar copia digital de las actuaciones adelantadas en el archivo

documental del Centro de Formación, de tal forma que sean soporte para posibles auditorias y
para alimentar el SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO cuando se supere el
incidente.

GFPÍ-G-007 V5
Obligaciones de los aprendices beneficiarios. A partir del momento en que los aprendices
resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento, deberán cumplir con las siguientes
obligaciones:

• Entregar durante el primer mes de la adjudicación, la certificación bancaria actualizada con

los datos para desembolso.
• Si en el transcurso de la adjudicación del apoyo, el aprendiz presenta alguna novedad que
modifique la información de la certificación bancaria inicial, deberá reportar esta novedad
para que sea actualizada oportunamente.
• Suscribir el pagaré en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no
meritorios.
• Cumplir con las actividades de su proceso formativo manteniendo buen desempeño.
• No ser sancionado.
• Informar oportunamente si deja de cumplir con alguno de los requisitos del artículo 5 de la
Resolución 1-0587 del 2020, que describe la población objetivo para recibir el apoyo de
sostenimiento.
• Adelantar durante el periodo en que es beneficiario en su apoyo de sostenimiento un plan
de actividades con el centro de formación que podrá ser adelantado en las siguientes áreas:

• Apoyo al programa de integración en la Educación Media.

• Apoyo al Plan de Bienestar de Aprendices.
• Apoyo a proyectos de emprendimiento.
• Apoyo a los proyectos de formación- producción.
• Apoyo a programas de formación virtual.
• Apoyo para el alistamiento y desarrollo de competencias WorldSkilIs
• Apoyo a áreas administrativas.
• Apoyo a proyectos de responsabilidad social que adelante el Centro de Formación.

El plan de actividades deberá ser elaborado junto con el responsable del área elegida por el aprendiz
en el centro de formación; el número de horas, días y medios para la realización y dedicación
deberán ser concertadas; no podrán ser superiores a 20 horas mensuales.

• Entregar entre los días 20 y 25 de cada mes, el informe o bitácora mensual con sus respectivas
evidencias con visto bueno del responsable del área elegida por el aprendiz en la que ha
desarrollo su servicio con gestor; este informe deberá entregarlo al encargado del seguimiento
de Apoyos de Sostenimiento en el Centro de Formación
• Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisión de renunciar voluntariamente al apoyo
de sostenimiento, cuando así suceda.

GFPÍ-G-007 V5
Las causales de suspensión del desembolso del apoyo sostenimiento. El aprendiz que es
suspendido pierde el apoyo de sostenimiento por el tiempo de la suspensión, las causas son las
siguientes:

• No entregar durante el primer mes de la adjudicación, la certificación bancaria actualizada con

los datos para desembolso implica que el aprendiz no recibe el apoyo de sostenimiento por ese
mes y hasta que cumpla el requisito. En todo caso los apoyos no son retroactivos.
• No cumplir con el plan de actividades acordado según condiciones y plazos de manera
injustificada, en este caso el aprendiz no recibe el apoyo de sostenimiento por el mes que no
cumplió. En todo caso los apoyos no son retroactivos.
• Cuando el aprendiz pasado un mes calendario de haber terminado su etapa lectiva, no inicia la
etapa productiva, se procede a suspender el apoyo hasta que el aprendiz de inicio a su etapa
productiva. En otras palabras, el aprendiz tiene un mes para definir e iniciar su etapa productiva,
por lo tanto, durante este mes recibe el apoyo de sostenimiento.
• Cuando el aprendiz es condicionado en su formación. El apoyo estará suspendido hasta que
supere su estado de condicionamiento de matrícula.
• Cuando el proceso de formación del aprendiz se registre como “estado aplazado”, el apoyo
quedará suspendido por el mismo lapso de ese estado, sin superar la anualidad presupuestal.

Nota: Cuando un aprendiz es suspendido del apoyo de sostenimiento se registra como “aplazado”
en el modulo de apoyos de sostenimiento regular.

Nota: La reactivación puede realizarse entre el primer y último día de cada mes. Ingresando con el
rol de bienestar apoyos- seguimiento- activar apoyos de sostenimiento.

Las causales cancelación de Apoyos de Sostenimiento. El Apoyo de sostenimiento regular, asignado

a un aprendiz, se puede cancelar por las siguientes causas:

• Por el cambio de los requisitos del artículo 5 de la Resolución 1-0587 del 2020, que describe la
población objetivo para recibir el apoyo de sostenimiento.
• Por comprobarse falsedad en la documentación entregada.
• Cuando transcurridos tres meses de haber finalizado la etapa lectiva y el aprendiz no inicia su
etapa productiva.
• Cuando el aprendiz se retire voluntariamente del programa de formación o se le cancele su
matrícula.
• Si el Centro evidencia que el aprendiz ha tenido un cambio de los requisitos del artículo 5 de la
Resolución 1-0587 del 2020, numeral 2.
• Si el Centro evidencia que el aprendiz ha suscrito contrato de aprendizaje durante el tiempo del
beneficio.

GFPÍ-G-007 V5
• Si el Centro evidencia que el aprendiz tiene vínculo laboral, patrocinio o prácticas, o sea
beneficiario de pensión, que le representan ingresos económicos.
• Si el Centro evidencia que el aprendiz recibe otro subsidio asignado por el Estado, durante el
tiempo del beneficio.
• Ser beneficiario durante el tiempo del apoyo, de un cupo en Internado-Centro de convivencia
de la entidad.
• Ser beneficiario durante el tiempo del apoyo de monitorias.
• Muerte del aprendiz.

Procedimiento de suspensión o cancelación de Apoyos de Sostenimiento: Se deberá seguir

procedimiento establecido en el reglamento del aprendiz para establecer faltas y sanciones en el
marco del debido proceso. El centro de formación deberá expedir un acto administrativo que motive
las razones de suspensión o cancelación del apoyo de sostenimiento.

Registro de novedades. Las novedades de actualización de información (cambio de documento

de identidad, fin de formación, aplazamiento, consecución del contrato de aprendizaje, registro
de cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc.), cancelación y/o aplazamiento deben
registrarse de manera oportuna en SOFÍA PLUS cuando sucedan, porque afectan el reporte para
pagos de dicho mes.

Los registros de novedades se pueden adelantar en cualquier momento y suspenden

automáticamente el desembolso al aprendiz por ese mes, Excepto en dos casos:

• Cuando el aprendiz fue cancelado por “Fin Formación” o “Paso a Certificar”, si la novedad se
registra antes del 20 del mes, se pagan días. Si la novedad se registró el 20 del mes o después,
se paga el mes completo.
• Cuando el aprendiz fue cancelado por Contrato de Aprendizaje y la novedad fue registrada
antes del 20 del mes, no se genera desembolso, si la novedad se registra el 20 del mes o
después, se paga el mes completo.

8. Apoyos de Sostenimiento FIC

Asignación presupuestal. Para apoyos de sostenimiento FIC, se deberá tener en cuenta lo

estipulado en el artículo 11 de la Resolución 2000 de 2019. Los centros de formación finalizando el
año, mediante la planeación indicativa, identifican las necesidades presupuestales de cada vigencia.
Es muy importante que los centros hagan los cálculos presupuestales teniendo en cuenta los
aprendices que pasan de una anualidad a otra y las metas previstas. Con esta información se estima
el techo presupuestal que se asigne mediante resolución de apertura anualmente.

GFPÍ-G-007 V5
El techo presupuestal es la referencia de gasto que deben tener en cuenta los Subdirectores al
momento de asignar el apoyo de sostenimiento a los aprendices; si el número de aspirantes al
apoyo, supera el techo presupuestal asignado mediante resolución de apertura, el Subdirector del
Centro deberá gestionar el presupuesto adicional requerido con la Dirección general, previo a la
asignación del apoyo a nuevos aprendices. Si no es posible la asignación del presupuesto el
Subdirector deberá aplicar los criterios de priorización descritos en la resolución en el Artículo 13
de la Resolución 2000 de 2019. Para lo cual debera solicitar a los aprendices inscripción y
diligenciamiento del formato de registro socioeconómico

Postulación y continuidad en el beneficio de apoyos sostenimiento FIC. El Centro de formación

deberá informar a los aprendices matriculados en los programas FIC, que son candidatos para
recibir el apoyo de sostenimiento para la vigencia siempre y cuando cumplan con los requisitos
establecidos en el procedimiento vigente y exista la disponibilidad presupuestal.

El Subdirector del centro será el responsable del proceso de priorización, validación, adjudicación,
seguimiento y desembolso, de los apoyos del programa FIC, en el centro de formación, quien, podrá
designar un responsable para la gestión del proceso.

Después de la inducción y cumplidos tres meses de formación las fichas de los programas de
formación que registre el centro y que correspondan a programas de formación de la industria y la
construcción FIC, debe marcarse en el SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO ADMINISTRATIVO, la
alternativa curso FIC , de lo contrario los aprendices no aparecerán en el reporte de posibles
beneficiarios y no podrán ser adjudicados con el apoyo para programas FIC, las adjudicaciones se
realizan los primeros diez (10) días de cada mes.

Se ingresará al Sistema de Gestión Administrativa Sistema de gestión académico-administrativo, con

el fin de descargar el reporte de posibles beneficiarios, que muestra la información de los aprendices
a los que se les realizará el proceso de priorización para el apoyo para programas FIC. Una vez
validados los aprendices que deben ser adjudicados en el sistema, se genera y descarga la
resolución, dicha resolución que no debe comprometer presupuestos de vigencias futuras, debe ser
firmada por el Subdirector de Centro como ordenador del gasto, se legaliza con las respectivas
firmas, se radica en On base, se digitaliza, este proceso debe realizarse los primeros quince (15) días
de cada mes y se asigna a los aprendices a través del SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO
ADMINISTRATIVO.

Calificación y priorización de los aprendices inscritos. Para efectos de adjudicar los apoyos para
programas FIC, a los Aprendices del SENA y teniendo en cuenta que la disponibilidad de recursos no
permite el cubrimiento total de la población que cumple los requisitos, se atenderá de forma
preferencial y prioritaria a los aprendices que cumplan los requisitos para ser beneficiario del apoyo
para programas FIC en el numeral 5 sobre REQUISITOS PARA SER BENEFICIARIO DEL APOYO PARA
PROGRAMAS FIC en esta guía, y que presenten una situación de mayor vulnerabilidad respecto de
otros aprendices de acuerdo a los criterios de priorización establecidos en la normatividad vigente.

GFPÍ-G-007 V5
El mayor puntaje de prioridad que puede obtener un aprendiz es el equivalente a la suma de los
valores numéricos de todas las variables establecidas: máximo 100 puntos.

Apoyo para programas FIC serán adjudicados a los aprendices que cumplan con los requisitos en
estricto orden de puntaje, de mayor a menor, hasta el límite del presupuesto asignado por la
Dirección de Formación Profesional para la respectiva vigencia fiscal. Para el efecto, el Subdirector
del Centro expedirá la correspondiente Resolución, con cargo al Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.

Estados de Priorización. El resultado de la priorización clasifica a los inscritos en cuatro estados:

• Cumple, con puntaje de priorización: Aprendices que cumplen con los requisitos y tienen
una condición de priorización, es decir, tienen puntaje de priorización; estos aprendices quedarán
en la lista de elegibles, en orden descendente de mayor a menor según el puntaje de priorización.
• Cumple, sin puntaje de priorización: Aprendices que cumplen con los requisitos y no tienen
ninguna condición de priorización, es decir, NO tienen puntaje de priorización; quedarán en lista de
elegibles con puntaje cero, pero podrán ser adjudicados.
• No cumple con los requisitos: Aprendices que entregan la documentación requerida y no
cumplen con los requisitos: la documentación entregada por el aprendiz evidencia incumplimiento
de alguno de los requisitos para ser beneficiario; estos aprendices no quedarán en lista de elegibles
ni podrán ser adjudicados con apoyos para programas FIC
• No entregó documentación: aprendices que no entregan documentación, y que por lo
tanto, no quedarán en lista de elegibles ni podrán ser adjudicados con apoyos para programas FIC.

Empate y Criterios de Desempate. En caso de existir igualdad de puntaje en el punto de corte se

realizará los siguientes criterios de desempate.

Se utilizará como primer criterio de desempate, cuando en la convocatoria surja un conflicto

derivado del empate en los puntajes con participación de un menor de edad, prevalecerá el derecho
del menor sobre el derecho de los demás participantes.

Como segundo criterio seleccionar a quienes hayan obtenido mayor puntuación en los cuatro (4)
primeros ítems de la prioridad de asignación establecidos en el artículo 13° de la Resolución 1 - 2000
de 2019.

Como tercer criterio, se acudirá al sorteo en el cual estarán presentes el Subdirector del Centro, el
Coordinador de Formación Profesional o quien haga sus veces y dos (2) representantes de los
aprendices, quienes suscribirán el acta respectiva.

Estos criterios de desempate deben indicarse en los respectivos términos de asignación de los
apoyos de sostenimiento FIC

Requisito para ser seleccionado como beneficiario apoyos FIC. Son los establecidos en el artículo
12 de la Resolución 1 - 2000 de 2019.
GFPÍ-G-007 V5
Adjudicación de apoyos de sostenimiento FIC. La fase de adjudicación del apoyo de
sostenimiento consta de cuatro actividades que se gestionan desde el aplicativo Sistema de
gestión académico-administrativo: calificación, adjudicación, en los 10 primeros días; y asignación
de resolución y digitalización de la resolución, en los primeros 15 días. Estas actividades deben
gestionarse en Sistema de gestión académico-administrativo.

La resolución de adjudicación de apoyos de sostenimiento FIC debe ser firmada por el Subdirector
de Centro como ordenador del gasto, radicada en el Grupo de administración de documentos y
publicada por el Centro de Formación por los medios que se utilizó para divulgar la convocatoria
por 3 días hábiles. Una vez la resolución tenga el número de radicado, se hace la asignación que
consiste en asociar el número de radicación de la resolución al código de resolución asignado por
el sistema y finalmente, la digitalización en el aplicativo Sistema de gestión académico-
administrativo, que consiste en cargar al sistema la constancia física de la resolución, después de
la firma y radicación para su cumplimiento; el sistema almacenará una copia de la resolución para
su consulta y descarga.

Cuando no se encuentre el Subdirector en propiedad y para cumplir con las fechas establecidas,
la resolución de adjudicación puede generarse manualmente y ser firmada por el Subdirector
encargado. Es importante que, si la resolución se genera manualmente, el centro de formación
debe garantizar que contiene información real y confiable de acuerdo con la adjudicación de los
aprendices.

Notificación a los aprendices. El centro de formación deberá adelantar un encuentro con los
aprendices beneficiarios para informales de su designación y de los compromisos adquiridos, en
esta reunión el aprendiz deberá entregar el pagaré y firmar el listado de asistencia, que hace
soporte al acta del encuentro o reunión.

Gestión para el desembolso de apoyos de sostenimiento FIC. El desembolso del apoyo para
programas FIC será gestionado por los Centros de Formación, y se realizará conforme a las siguientes
condiciones:

• Cuantía del desembolso: se realizará el desembolso según lo establecido en el artículo 11 de la

Resolución 1 - 2000 de 2019.
• Fecha de inicio y terminación del derecho: la fecha de iniciación del derecho a los desembolsos
de apoyo para programas FIC será a partir del mes en el cual se adjudicó, según resolución del
Centro de Formación, teniendo en cuenta que se cancela mes vencido y de forma continua hasta
la fecha de terminación del programa de formación en el sistema de registro académico.
• Generación y verificación del reporte de desembolso mensual: los Centros de Formación, el
primer día de cada mes, a través de la funcionalidad en el SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO
ADMINISTRATIVO: DESEMBOLSO - Reporte para Desembolso Mensual, deberán generar el

GFPÍ-G-007 V5
 reporte para pago, validando la cantidad de aprendices, valores a desembolsar, aprendices que
descargan para desembolsos, entre otros. En este reporte descargarán los aprendices que
tienen reportada cuenta bancaria y están activos en el apoyo; sólo a estos aprendices se les
deben realizar los desembolsos.
• Trámite de desembolsos: con el reporte de desembolso mensual ya verificado y la resolución
de adjudicación, el Centro de Formación en responsabilidad del encargado de apoyos para
programas FIC deberá tramitar los desembolsos ante el Grupo de Apoyo Administrativo o área
encargada, quienes deberán gestionar el desembolso de los apoyos a más tardar en la segunda
semana de cada mes.
• Registro de resultado de desembolsos: luego de efectuado el desembolso a los aprendices, el
Grupo de Apoyo Administrativo informará el resultado de los pagos, el encargado de apoyo para
programas FIC en el Centro de Formación, quien deberá registrarlos a través de la funcionalidad
del SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO ADMINISTRATIVO: DESEMBOLSO - Registro de
Información de desembolsos. Es importante realizar este proceso mensualmente antes de
terminar el mes, por cuanto si no se registra esta información oportunamente, en el siguiente
reporte de pago los aprendices descargarán con ese mes pendiente de pago, siendo que ya fue
pagado, generando confusiones e inconsistencias en la revisión por parte de entes de control
interno y externos al SENA.

Seguimiento de la adjudicación. El Subdirector del Centro deberá designar una persona

responsable de apoyo de sostenimiento, para el seguimiento y control de los apoyos de
sostenimiento. La designación de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del
Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control de los procesos de validación, adjudicación,
cancelación y pago de desembolsos del proceso.

Es necesario realizar en SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO la verificación de

los aprendices que fueron adjudicados registro de datos bancarios, registro de novedades,
reactivación de aprendices y consulta de reportes.

• Desembolsos no meritorios: En caso de no registrar las novedades correspondientes a tiempo

y se generen pagos no meritorios, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las
responsabilidades a que haya lugar.

● Reembolso pagos no meritorios: Cuando se identifique un pago no meritorio, el encargado

de la gestión de apoyos de sostenimiento en el Centro, debe notificar por escrito al aprendiz
el valor que debe reembolsar por el pago o pagos no meritorios, e informarle cómo generar
el recibo de pago a través del botón electrónico de pago que se encuentra en la página web
del SENA, en la opción Servicio al Ciudadano Trámites: Pagos en Línea.

Obligaciones de los aprendices beneficiados

GFPÍ-G-007 V5
• Permanecer y estar activo en el programa de formación profesional integral en el cual se
matriculó.
• No ser sancionado con llamado de atención escrito, condicionamiento o cancelación de
matrícula, mediante acto sancionatorio en firme, de acuerdo con el reglamento del aprendiz
Sena.
• Informar al momento de suscribir contrato de aprendizaje, o contrato laboral o de prestación
de servicios, o sea beneficiario de pensión.
• Informar cuando tenga o se le asigne otro subsidio por entidades del Estado a nivel nacional,
departamental o local u otro apoyo del Sena, que incluya, entre otros, ser beneficiario de
servicio de hospedaje o centros de convivencia de la entidad, estar designado en monitorias a
la fecha de adjudicación, o ser designado monitor durante la adjudicación.
• Entregar información exacta y consistente para acceder al beneficio.
• Entregar antes de quince (15) días calendario la documentación necesaria, requerida por el
centro de formación para su priorización y adjudicación,
• Iniciar su etapa productiva en los siguientes tres meses, después de finalizada la etapa lectiva.
• Mantener actualizados sus datos básicos en EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO
ADMINISTRATIVO.
• Destinar los recursos de Apoyo para programas FIC para sufragar los gastos descritos en el
artículo 11 de la Resolución 2000 de 2019
• Informar por escrito al subdirector de centro su decisión de renunciar voluntariamente al Apoyo
para programas FIC cuando así suceda
• Suscribir el pagaré en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no meritorios.
Para los menores de edad el pagaré debe ser firmado por el adulto responsable.

Las causales de suspensión y cancelación del desembolso del apoyo sostenimiento FIC. Se deben
aplicar las relacionadas en el artículo 14 de la Resolución 2000 de 2019.

Nota: Cuando en el desarrollo de las fases previstas para la convocatoria de apoyos de

sostenimiento regular, se registren dificultades de conectividad o relacionadas con la
disponibilidad de las funciones del SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO, el
equipo del Centro de Formación podrá adelantar las actividades fuera del sistema, dejando
registro de las dificultades presentadas (pantallazos o screen-shot, correos de notificación de
soporte técnico con el código de incidencia).

Adicionalmente, se deberá dejar copia digital de las actuaciones adelantadas en el archivo

documental del Centro de Formación, de tal forma que sean soporte para posibles auditorias y
para alimentar el SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVO cuando se supere el
incidente.

9. Apoyos de Transporte

GFPÍ-G-007 V5
Asignación presupuestal. La Dirección General establece la distribución del presupuesto a asignar
para cada Centro de Formación mediante resolución de apertura.

Tipos de apoyo de transporte. Los aprendices de formación laboral y tecnológica del SENA podrán
recibir el apoyo de transporte mediante alguna de las siguientes modalidades, sin superar la vigencia
fiscal:

• Transitorio: Es el transporte que el centro de formación profesional brinda para la movilización

de los aprendices a actividades especiales que se realizan y están asociadas con las actividades
del Plan Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz (PNIBA).
• Temporal: Es el transporte que brinda el centro de formación profesional para la movilización
de aprendices al centro de formación o ambientes de aprendizajes, El centro de formación
profesional debe sustentar al menos una de las siguientes razones objetivas por la que se otorga
el apoyo:
a. Aprendices en riesgo de deserción asociado a la dificultad en la movilidad.
b. Ausencia de transporte público o intermunicipal al centro de formación y viceversa.
c. Frecuencia de transporte público respecto a las rutas cercanas al centro de
formación profesional o del ambiente de aprendizaje y su disponibilidad respecto a
las horas de ingreso y salida de los aprendices.

Tipos de apoyo de transporte temporal

• Transporte con parque automotor de propiedad del SENA: Los centros de formación
profesional que dispongan de parque automotor de propiedad del SENA, podrán prestar el servicio
de apoyo de transporte a los aprendices.
No pueden ser financiados con recursos de bienestar al aprendiz los gastos derivados del
mantenimiento y sostenimiento de los vehículos del parque automotor de propiedad del SENA, el
combustible destinado para su funcionamiento y el personal que opere el vehículo. Este tipo de apoyo
no requiere convocatoria y el Centro de formación asignará el apoyo en el marco de la disponibilidad
de cupos.

Alianzas o contrato con terceros: El centro de formación podrá suscribir alianzas o contratos con
terceros para brindar apoyo de transporte a los aprendices cuando la frecuencia de transporte público
y la disponibilidad respecto a las horas de ingreso y salida de los aprendices del centro de formación
o ambientes de aprendizaje, lo amerite, de acuerdo con la normatividad vigente de contratación
pública. Este tipo de apoyo no requiere convocatoria y el Centro de formación asignará los cupos en
el marco de la alianza o convenio que se establezca.

• Apoyos de transporte público: Es un servicio en especie otorgado a los aprendices de

formación laboral, formación tecnológica de oferta abierta y de oferta especial social de formación,
gracias a la suscripción de contratos o convenios que adelante el SENA con empresas que brindan el

GFPÍ-G-007 V5
servicio de transporte público o intermunicipal de la región. Por ningún motivo se entregará dinero a
los aprendices. Este tipo de apoyos requiere convocatoria.

Convocatorias para el apoyo de transporte público. Los centros de formación profesional realizarán
las convocatorias que se requieran para la asignación de cupos de apoyos de transporte público a los
aprendices que se postulen, además de verificar la siguiente información del aprendiz:
• Activo en la plataforma Sofía plus.
• No tenga contrato de aprendizaje al momento de la adjudicación, verificar base sistema de
gestión virtual de aprendices SGVCA del Sena
• No tiene vínculo laboral, patrocinio o prácticas laborales que representen ingresos económicos.
Verificar en la página web del Fosyga
• No tenga o haya tenido condicionamiento de matrícula conforme a lo estipulado en el reglamento
al Aprendiz.
• No sea beneficiario de apoyo de sostenimiento regular, ni FIC.
• No tenga otro tipo de subsidio asignado por entidades públicas, de Prosperidad Social,
programas Jóvenes en Acción o entidades privadas del orden municipal, departamental o nacional.
NOTA: Se precisa que la responsabilidad de corroborar la información es del centro de formación y
no se puede trasladar al aprendiz.

Procedimiento para la adjudicación del apoyo de transporte público. El centro de formación

profesional deberá realizar convocatoria pública indicando el número de cupos a
asignar, cronograma para la adjudicación, los requisitos para acceder y las causales de pérdida del
apoyo. La cantidad de cupos a proveer estará sujeta a la disponibilidad presupuestal del centro de
formación.

De acuerdo con las necesidades específicas del centro de formación y la disponibilidad de

presupuesto pueden ocurrir dos escenarios posibles:

• La disponibilidad presupuestal cubre la totalidad de la necesidad del centro de formación, en

este caso no se hace necesario realizar priorización de aprendices.
• La disponibilidad presupuestal no alcanza a cubrir la totalidad de la necesidad del centro de
formación, en este caso se hace necesario realizar priorización de aprendices.

Criterios de priorización para la asignación del apoyo del transporte público. Los centros de
formación realizarán la priorización de los aprendices inscritos en la convocatoria, teniendo en cuenta
las siguientes condiciones y puntajes, es importante resaltar, que estos criterios tienen carácter
clasificatorio, por lo tanto, un aprendiz que cumple requisitos puede tener puntaje de priorización
cero (0) y en todo caso, ser beneficiario del apoyo. Los criterios de priorización son los siguientes:

GFPÍ-G-007 V5
 PRIORIDAD DE ASIGNACIÓN PUNTOS

Aprendiz víctima del conflicto armado Ley 1448 de 2011- Decreto 4800 de 2011 15

Aprendiz mujer víctima de violencia 15

Aprendiz en situación de discapacidad 10

Aprendiz con nivel SISBEN (1) 10

Aprendiz que vive en área rural 10

Aprendiz madre cabeza de familia 10

Aprendiz embarazada o en periodo de lactancia 10

Aprendiz que pertenece a poblaciones NARP ó comunidades indígenas 10

Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los últimos dos 5

(2) años

Aprendiz representante elegido según normatividad institucional 5

Aprendiz hombre cabeza de familia 5

Empate y Criterios de Desempate. En caso de existir igualdad de puntaje en el punto de corte se

realizará los siguientes criterios de desempate.

Se utilizará como primer criterio de desempate, cuando en la convocatoria surja un conflicto

derivado del empate en los puntajes con participación de un menor de edad, prevalecerá el derecho
del menor sobre el derecho de los demás participantes.

Como segundo criterio seleccionar a quienes hayan obtenido mayor puntuación en los cuatro (4)
primeros ítems de la prioridad de asignación establecidos en el artículo 13° de la Resolución 1 - 2000
de 2019.

Como tercer criterio, se acudirá al sorteo en el cual estarán presentes el Subdirector del Centro, el
Coordinador de Formación Profesional o quien haga sus veces y dos (2) representantes de los
aprendices, quienes suscribirán el acta respectiva.

Causales de terminación apoyos de transporte. Se establecen como causales de terminación del

suministro del apoyo de transporte las siguientes:

GFPÍ-G-007 V5
• Tener sanciones formativas o disciplinarias durante la vigencia del apoyo.
• En caso de que el apoyo, que es personal e instransferible, sea utilizado por un tercero.
• Acceder de forma irregular al sistema de transporte, denunciado por el operador del servicio de
transporte contratado.
• Que se halle en flagrancia o se presenten hechos o pruebas en el que el aprendiz accede de forma
irregular al sistema o se lucre con la venta a terceros del apoyo de transporte asignado.
• No reclamar el apoyo de transporte dentro de los tiempos previstos por el centro de formación
sin que medie una justificación.
• No utilizar el beneficio durante el periodo destinado.
• Tener sanciones formativas o disciplinarias durante la vigencia del apoyo.
• Aplazamiento, retiro o cancelación del programa de formación.
• Obtener un contrato de aprendizaje, un vínculo laboral o patrocinio durante el tiempo que se
tenga el apoyo de transporte.

10. Apoyos de Alimentación.

Asignación presupuestal. Este apoyo se brindará de acuerdo con la disponibilidad presupuestal que
tiene como techo asignado la apertura presupuestal de la vigencia fiscal en cada centro de
formación, y se brindará a los aprendices que se encuentren en el centro de formación, ambientes
de aprendizajes o escenarios formativos complementarios donde represente la institución.

Tipos de apoyo de alimentación. Los aprendices del SENA podrán recibir este apoyo mediante
alguna de las siguientes modalidades, sin superar la vigencia fiscal:

• Apoyo de alimentación ocasional. Es aquel que se otorga a los aprendices que participan de
actividades programadas con duración mínima de cuatro (4) horas que se programen para dar
cumplimiento a los objetivos estratégicos del Plan Nacional Integral de Bienestar al Aprendiz. Estos
apoyos son transitorios mientras dure la actividad en la que se convoca la participación de los
aprendices.
• Apoyo de hidratación. Es aquel que se brinda a los aprendices para su hidratación por medio de
la disposición de dispensadores de agua en el Centro de Formación o sus ambientes de
aprendizaje, para el desarrollo de actividades en su proceso formativo. (no vasos, ni filtros).
• Apoyo de alimentación de centros de convivencia. Es aquel que se otorga a los aprendices de
formación laboral y formación tecnológica, que son beneficiarios de los centros de convivencia.
• Apoyo de alimentación en situaciones especiales. Es aquel que se otorga a los aprendices que
presentan una situación de estado de excepción, fuerza mayor, relacionadas con hechos de
calamidad o desastre que demanden actuaciones inmediatas.

• Apoyo de alimentación temporal. Es aquel que se otorga a los aprendices de formación laboral y
formación tecnológica de todas las modalidades y jornadas de etapa lectiva o que realizando su
GFPÍ-G-007 V5
 etapa productiva no tienen beneficios económicos o estos se encuentran suspendidos. Este
estimulo tiene como propósito apoyar la permanencia del aprendiz en su proceso formativo. Se
excluyen los aprendices de articulación con la media y ampliación de cobertura.

Convocatorias de apoyos de alimentación temporal. Este tipo de apoyo está sujeto a convocatoria
adelantada por el centro de formación según sus características, condiciones y disponibilidad
presupuestal. Por lo tanto, la convocatoria deberá fijar como mínimo cronograma, medios de
inscripción, tiempos del apoyo y demás aspectos que garanticen transparencia en la asignación de
este beneficio a los aprendices.

Requisitos para la asignación de apoyo de alimentación temporal. Los centros de formación

realizarán una convocatoria para que los aprendices que cumplan con los siguientes requisitos puedan
postularse a la asignación del apoyo de alimentación permanente:

• No tener vínculo laboral, patrocinio o prácticas que representen ingresos económicos, verificando
en Sofía Plus con el rol inteligencia organizacional.
• No tener o haber tenido condicionamiento de matrícula durante los seis (6) meses anteriores a la
fecha de adjudicación, o estar en estado adjudicado, aplazado y/o cancelado en Sistema de gestión
académico-administrativo.
• No contar con apoyos de Prosperidad Social ni del programa Jóvenes en Acción.
• No ser ni haber sido beneficiario del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de
la construcción FIC ni de apoyos de sostenimiento regular.

Procedimiento para la asignación de apoyo de alimentación temporal.

• Realizar su inscripción a la convocatoria en las fechas que indique el Centro de formación.

• Presentar la documentación solicitada, en el tiempo indicado en la convocatoria.

Criterios de priorización para asignar apoyos de alimentación temporal. Los Centros de Formación
realizarán una priorización de los aprendices inscritos en la convocatoria, teniendo en cuenta las
siguientes condiciones de puntajes y medios de verificación, las cuales les permitan establecer los
aprendices seleccionados para asignar el apoyo, para la respectiva vigencia fiscal. Es importante
resaltar, que estos criterios tienen carácter clasificatorio, por lo tanto, un aprendiz que cumple
requisitos puede tener puntaje de priorización cero (0) y en todo caso, ser beneficiario del apoyo. Los
criterios de priorización son los siguientes:

GFPÍ-G-007 V5
 PRIORIDAD DE ASIGNACIÓN PUNTOS

Aprendiz víctima del conflicto armado (Ley 1448 de 2011- Decreto 4800 de 2011) 15

Aprendiz mujer víctima de violencia 15

Aprendiz en situación de discapacidad 10

Aprendiz con nivel SISBEN (1) 10

Aprendiz que vive en área rural 10

Aprendiz madre cabeza de familia 10

Aprendiz embarazada o en periodo de lactancia 10

Aprendiz que pertenece a poblaciones NARP ó comunidades indígenas 10

Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los últimos􀁽 5

dos(2)años
Aprendiz representante elegido según normatividad institucional 5

Aprendiz hombre cabeza de familia 5

Causales de terminación apoyo de alimentación. Se dejará de tener apoyo de alimentación

permanente cuando el aprendiz incurra en algunas de las siguientes situaciones:

• Cuando sea sancionado por situaciones disciplinarias.

• Inasistencias injustificadas al proceso de formación, acorde al procedimiento establecido en el
reglamento al aprendiz.
Por estar aplazado, retiro voluntario o cancelación del proceso de formación, de acuerdo con el
reporte de Sistema de gestión académico-administrativo-.
• No reclamar el apoyo de alimentación dentro de los tiempos previstos por el centro de formación
sin que medie una justificación.
• Obtener un contrato de aprendizaje, un vínculo laboral o patrocinio durante el tiempo que se
tenga el apoyo nutricional permanente.

GFPÍ-G-007 V5
11. Fuentes y criterios de verificación de requisitos.

EL centro de formación deberá realizar la verifición de la información que relaciona el aprendiz en

el formato de registro socieconómico en las bases de datos que son accequibles para la entidad,
antes de la asignación de apoyo.

Posterior a la asignación del apoyo y antes del primer pago, el Centro de formación deberá
corroborar la información que relacionó el aprendiz en la declaración juramentada que se realiza en
el formato de registro socieconómico.

Los datos del aprendiz, de formación y la información académica que relaciona el aprendiz se
cunsulta en el aplicativo de gestión académico administrativa y carpeta del aprendiz en el Centro

Para corroborar la información de vivienda y estrato socioeconímico, se solicita recibo de servicio

público ó certificado de residencia expedido por la alcaldía cón máximo tres meses de antigüedad.

Para corroborar los datos de salud el aprendiz debe presentar un certificado de la EPS o IPS, con
máximo de un mes de expedición.

La información socieconómica se consulta según se indica en la siguiente tabla:

ASPECTOS PARA VERIFICAR FUENTE

Tiene algún tipo de deuda con el estado (multa) (comparendos, impuestos, declaraciones, Boletín de deudores
embargos, entre otros) morosos del Estado
de la contaduría
generar de la nación
Tiene vínculo laboral, patrocinio o prácticas laborales que representen ingresos SGVA; Formato de
económicos registro
socieconómico
Es beneficiario o titular de alguna pensión Formato de registro
socieconómico
Tiene de subsidio asignado por entidades externas al SENA, entre ellas: Alcaldías, Juntas Página de ingreso
Comunales, cajas de compensación familiar, ni otros organismos del Estado. solidario; Formato de
registro
socieconómico
Está referenciado en la base de datos del programa Jóvenes en Acción e Ingreso Social Base de datos que
maneja la Dirección
de formación
Tiene contrato de aprendizaje SGVA;
¿Es monitor? (Está designado mediante resolución) Centro de formación
Actualmente está recibiendo apoyo de transporte público por parte del SENA Centro de formación
Actualmente está recibiendo apoyo de alimentación por parte del SENA Centro de formación
Actualmente se encuentra beneficiado por centros de Convivencia Centro de formación

GFPÍ-G-007 V5
 ASPECTOS PARA VERIFICAR FUENTE
Ha sido beneficiario de apoyos de sostenimiento en otro programa de formación FIC Centro de formación

Ha sido beneficiario de apoyos de sostenimiento en otro programa de formación regular Centro de formación

La información de condiciones del aprendiz se consulta según se indica en la siguiente tabla:

ASPECTO A VERIFICAR FUENTE

Registro único de
víctimas que se
1. Se reconoce como de víctima del conflicto armado según Ley 1448 del 2011 consulta con la Oficina
de empleo
Formato de registro
2. Se reconoce como mujer víctima de violencia socieconómico

• Discapacidad auditiva – usuario del castellano

• Discapacidad auditiva- usuario de lenguas de señas colombiana
• Discapacidad visual – baja visión irreversible
• Discapacidad visual – ceguera
• Discapacidad intelectual
• Discapacidad mental/ psicosocial
• Trastorno del espectro autista
• Trastorno del espectro autista - asperger
• Discapacidad sistémica
• Discapacidad física – movilidad
• Sordo ceguera
• Trastorno permanente de la voz y el habla
• Otro : _______________________________________
Formato de registro
socieconómico –
3. Se reconoce como madre cabeza de familia Registro civil de los
hijos
Formato de registro
4. Es mujer embarazada o en periodo de lactancia socieconómico
Caracterización
5. Se reconoce como aprendiz pertenciente a grupos étnicos (Negritudes, SISTEMA DE GESTIÓN
Afrocolombianos, Raizales, Palenqueros, Pueblo ROM, Población Indígena) ACADÉMICO-
ADMINISTRATIVO

6. Se reconoce como Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos Formato de registro

naturales ocurridos en los últimos 2 años socieconómico

7. Es aprendiz representante elegido según normatividad institucional Centro de formación

GFPÍ-G-007 V5
 ASPECTO A VERIFICAR FUENTE
Formato de registro
socieconómico -
8. Se reconoce como padre cabeza de familia Registro civil de los
hijos

• Semillero de investigación Centro de formación

• WorldSkills Centro de formación

• Proyecto de emprendimiento Centro de formación

9. Conoce las obligaciones que adquiere como aprendiz si es beneficiario del apoyo
socioeconómico al que se está postulando

12. Seguimientos a Aprendices Beneficiarios de Apoyos Socioeconómicos

Generación de reportes: En línea con el objetivo estratégico 2 del Plan Nacional Integral de
Bienestar al Aprendiz los centros de formación deberán generar reportes semestrales en los meses
de julio y diciembre (el informe se debe generar el día 10 del siguiente mes finalizado el trimestre)
de los aprendices beneficiarios de apoyos socioeconómicos con mínimo la siguiente información

Identificación del Tipo de apoyo Estado en Reportes de plan de

Aprendiz asignado Sistema de mejoramiento
gestión
académico-
administrativo

Análisis de información: Teniendo en cuenta el reporte generado el equipo de bienestar al aprendiz

del centro de formación realiza un análisis derivado de la siguiente información:

1. Encuesta a los aprendices que se encuentren: aplazado, retiro voluntario o cancelado. El

instrumento será entregado por el grupo de bienestar al aprendiz de la Dirección General.
2. Trazabilidad de los aprendices beneficiarios en la aplicación llamados de atención y planes
de mejoramiento.
3. Resultados cuantitativos de los apoyos.

Documentar el seguimiento. Con el reporte, el análisis realizado y la evaluación de satisfacción de

los beneficiarios del apoyo, el equipo de bienestar al aprendiz realizará un documento en el que
sistematice el seguimiento a Aprendices Beneficiarios de Apoyos Socioeconómicos.

GFPÍ-G-007 V5
La evaluación de satisfacción de los beneficiarios se debe realizar mediante encuesta aplicada por
los centros de formación.

13. Evidencias de actividades adelantadas en el marco de las convocatorias.

Una vez se termine la asignación de los apoyos de socieconómicos, se hace necesario disponer de
los documentos, formas y registros, que sustenten la gestión de la convocatoria en cada una sus
actividades con el fin de evidenciar su adecuado cumplimiento. Estos registros físicos y digitales,
deberán organizarse de acuerdo al manejo y clasificación documental con el uso de la tabla de
retención documental del SENA vigente.

Cada Centro de Formación tendrá una carpeta digital APOYOS SOCIOECONÓMICOS

. Dentro de esta carpeta se crearán subcarpetas por cada tipo de apoyo socioeconómico que
otorgue el centro de formación y organizará los archivos a los que haya lugar, según el tipo de
convocatoria, teniendo en cuenta las subcarpetas que se relacionan en la siguiente tabla para
disponer las evidencias indicadas:

Sub-carpeta –Manejo Documentos, registros y formas-Evidencias

Documental

ASIGNACIÓN Resolución de apertura presupuestal y circular de cupos de la convocatoria

PRESUPUESTAL que se expide desde la DFP.

Circular de publicación de la convocatoria del centro de formación

CONVOCATORIAS E
INSCRIPCIÓN Evidencias físicas o digitales (Piezas comunicativas, correos,
comunicaciones) de la divulgación de la convocatoria.

Reporte de inscritos a la convocatoria.

CALIFICACIÓN Y Evidencia de la conformación del equipo responsable de la calificación y
PRIORIZACIÓN DE LOS priorización de los aprendices beneficiarios de los apoyos de
APRENDICES INSCRITOS sostenimiento.

Formato de registro socieconómico

Evidencia de aplicación de criterios de desempate.

Listado de posibles beneficiarios que registra Sistema de gestión

académico-administrativo.

Lista de elegibles.

GFPÍ-G-007 V5
Sub-carpeta –Manejo Documentos, registros y formas-Evidencias
Documental

Evidencias físicas o digitales de la publicación del listado de posibles

beneficiarios

Reporte de resultados de priorización y calificación.

Reporte de observaciones al listado y su gestión.

Documentos y evidencias de verificación

ADJUDICACIÓN DE
APOYOS DE Reporte de adjudicados
SOSTENIMIENTO
Resolución de adjudicación

Evidencias físicas o digitales de la publicación del acto administrativo de

adjudicación.

Acta de notificación aprendices, listas de asistencia.

SEGUIMIENTO DE LA Consulta del estado mensual del aprendiz en el aplicativo de gestión

ADJUDICACIÓN administrativa Sistema de gestión académico-administrativo.

Reporte de novedades.

Reporte de reemplazos
GESTIÓN DE DESEMBOLSO Resoluciones mensuales de gestión de desembolso del apoyo de
DE APOYOS DE sostenimiento.
SOSTENIMIENTO
Reporte de desembolso mensual.

Reporte de desembolsos efectuados

GFPÍ-G-007 V5