Manual de procedimientos de gestión documental

Valentina Sarmiento Martin

Laura Valentina Marín Ariza
Geraldine Melo Bernal
Miguel Ángel Florez Rojas

Colegio Ciudad de Cali

2020
Bogotá, Colombia

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Manual de procedimientos de gestión documental

Valentina Sarmiento Martin

Laura Valentina Marín Ariza
Geraldine Melo Bernal
Miguel Ángel Florez Rojas

Técnico en asistencia administrativa

Ficha: 2041462

Colegio Ciudad de Cali

2020
Bogotá, Colombia

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 Tabla de contenidos

INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 5
OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS ................................................................. 6
MARCO LEGAL .......................................................................................................... 7
1. DOCUMENTO QUE CONFORMAN PARTE DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA .. 9

2. ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA ........... 10

 2.1 ARCHIVO DE GESTIÓN ............................................................................ 11

 2.2 ARCHIVO CENTRAL ............................................................................... 11
 2.3 ARCHIVO HISTÓRICO............................................................................... 11
3. INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL .......................................... 12

4. RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA.................................................. 13

5. TIPOS DE COMUNICACIONES ................................................................................ 15

6. TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES .................................................................. 16

 6.1 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA – RECEPCIÓN Y RADICACIÓN16

 6.2 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS .......................... 16
 6.3 DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA....................... 16
 6.4 COMUNICACIÓN EXTERNA DESPACHADA ........................................... 17
 6.5 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS ………………….. 17
 6.6 DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA ……………. 17
 6.7 COMUNICACIÓN EXTRENA DESPACHADA ……………………… 17
 6.8 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS ……………….. 18
 6.9 DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA ……………. 18
 6.10 COMUNICACIÓN EXTRENA DESPACHADA ……………………….. 18
7. GESTION DOCUMENTAL ............................................................................................... 19

 7.1 CONCEPTO........................................................................................................ 19
 7.2 CICLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL....................................................... 19
8. ORGANIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DOCUMENTAL ............................................... 20

 8.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA ................................... 20

 8.1.1 Principio de Procedencia ............................................................................... 20
 8.1.2 Principio de Orden Natural ................................................................................ 20

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9. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................................................. 21

 9.1 SERIES DOCUMENTALES ............................................................................ 21

 9.1.1 Subseries Documentales .............................................................................. 21
 9.1.2 Orden Original .................................................................................................. 21
 9.1.3 Codificación y Estructura Interna de la Entidad ................................................. 22
10. MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO ........................................... 23

 10.1 CARPETAS ...................................................................................... 23

 10.2 LEGAJOS ................................................................................................ 23
 10.3 FOLIACIÓN ............................................................................................ 24
 10.4 MARCACIÓN ROTULO DE LA CARPETA ............................................... 25
 10.5 MARCACIÓN ROTULO DE LA CAJA ...................................................... 25
11. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ................................................... 26

12. EL ARCHIVO CENTRAL ...................................................................................... 27

 12.1 FUNCIONES ............................................................................................. 27

 12.2 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................................ 28
 12.2.1 Transferencias Primarias.......................................................................... 28
 12.2.2 Transferencias Secundarias ...................................................................... 28
13. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL ......................................................................................................... 29
 13.1 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ................................. 30
 13.2 ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS ............................................................30
 13.3 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ................................................... 30
14 FORMATOS .................................................................................................... 31
 14.1 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA .......... 31
 14.2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA.................... 32
 14.3 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS ............................................... 32
 14.4 ACTAS - SOPORTE INTEGRADO DE GESTIÓN ............................... 33
 14.5 CLASIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES............ 33
WEBGRAFIA ................................................................................................................... 34

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 Introducción

Expuesta la importancia del buen manejo y la conservación en buen estado de los documentos de
archivo se muestra en este manual de procedimientos de gestión documental establecido para la
organización archivística y el buen manejo de estos mismos. Este instructivo busca cubrir todos
los requerimientos de procedimientos y técnicas del buen manejo y conservación archivística y
además a esto pretende brindar un servicio eficiente en cuanto a información consulta y
conservación.

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 Objetivos generales y específicos

La organización y buen uso de los archivos y el establecer controles para la circulación de estos
mismos tiene objetivos tales como:

 Asignar un grado de responsabilidad y establecer limitaciones a las personas que operen

con este tipo de archivos.
 Obtener y brindar un amplio conocimiento de la conservación y manejo archivístico al
personal que opere con los mismos.
 Ampliar la rápida recuperación de información.
 Llevar responsablemente a cabo el seguimiento de las piezas documentales
 Dar continuidad a un sistema y a sus procedimientos.
 Aplicar normas sobre la conservación, localización, retención, transferencia, eliminación
de documentos de acuerdo con su importancia y utilización.
 Localizar y consultar de forma mas eficiente y segura cualquier documento que se
encuentre en el archivo general.
 Conservar de manera responsable y organizada documentos de gran importancia para la
empresa

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 Marco legal

Constitución Política de Colombia de 1991

Ley 4 de 1913: Obligación de entregar y recibir inventariados los documentos de archivo
Ley 80 de 1989: Creación del Archivo General de la Nación.
Ley 9 de 1989: Ventas bienes inmuebles
Ley 80 de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa
Ley 87 de 1993: Normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del
estado
Ley 100 de 1993: Seguridad Social
Ley 190 de 1995: Estatuto anticorrupción
Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos de Colombia”
Ley 734 de 2002: Código Disciplinario único
Ley 789 de 2002: Reforma Laboral
Ley 797 de 2003: Reforma Pensional
Decreto 01 de 1984: Congreso de la República: Código Administrativo
Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria
Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes (Art.31)
Decreto 855 de 1994: Ministerio Obras Públicas: Reglamentario Ley 80/93. Ofertas para la
contratación pública (Art.3)
Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro único de proponentes
Decreto 2150 de 1995: Ministerio de Justicia: Anti-trámites
Decreto 1094 de 1996: Facturas electrónicas
Decreto 1436 de 1998: Reglamentario Ley 80/93
Decreto 1571 de 1998: Archivos de Historias Laborales (Art.12)
Decreto 2170 de 2002 – Dpto. administrativo Nacional de Planeación: Reglamentario Ley 80/93

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Decreto 510 de 2003: Reglamentario Ley 797/03
Acuerdo 07 de 1994 del A.G.N.: Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 09 de 1995 del A.G.N.: Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención
Documental al Archivo General de la Nación.
Acuerdo 12 de 1995 del A.G.N: Modificación de la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1999
Acuerdo 02 de 1996 del A.G.N: Adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de
1994
Acuerdo 011 de 1996 del A.G.N.: Establece criterios de conservación y organización de
documentos.
Acuerdo 060 de 2001 del A.G.N.: Establece pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales
Acuerdo 042 de 2002 del A.G.N.: Establece los criterios para la organización de los archivos de
gestión
Circular 04 de 2003 del A.G.N.: Organización de las Historias Laborales
Art. 54 Código de Comercio: Obliga a dejar copia fiel de la correspondencia, por cualquier medio
que asegure la exactitud y duración de la copia.
Art. 60 C. de Cio.: Los libros y papeles de comercio deberán ser conservados por 20 años si no
están digitalizados y por 10 si lo están.

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 1. DOCUMENTO QUE CONFORMAN PARTE DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA

Como principales documentos que conforman el archivo empresarial encontramos:

Archivos centrales: Toda esta documentación esta únicamente bajo la responsabilidad de una
sola dependencia, la cual debe tener personal especializado.
Archivos descentralizados: En este tipo de archivos cada dependencia de la compañía tiene su
centro de documentación, cada una de estas dependencias se encargará de recibir, despachar,
archivar y conservar la documentación que a ella corresponda.
Archivos descentralizados con control central: Este tipo de archivo es organizado por una
dependencia y periódicamente el archivo central recogerá todos los documentos. Cada
dependencia se debe regir según lo indique el centro de archivo central.

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 2. ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA

Como principales elementos del archivo encontramos:

El local: Es el espacio destinado para el correcto manejo y clasificación archivística, debe ser
amplio, iluminado y con buena ventilación para evitar el deterioro de los documentos

El archivista: Esta es la persona que debe estar correctamente instruida para el manejo y
clasificación de todos los documentos.

El archivero: Son los muebles fabricados especialmente para guardar documentos. Existen
diferentes presentaciones tales como gavetas y anaqueles y en diferentes materiales como madera
o metal. Las gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se
corren sobre rieles que suministran su movimiento. Los anaqueles resultan ser más prácticos por
la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco espacio que ocupan. En estos
archiveros se agrupan los documentos ya clasificados y ordenados en carpetas o folders. Estos
llevan una pestaña hacia arriba donde están sus datos y permiten ser identificados más fácilmente,
las gavetas tienen un marcado con todos sus datos y esto nos permite conocer lo que en ellas se
agrupa.

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 2.1 ARCHIVO DE GESTION

Son archivos de gestión los archivos de las oficinas que conservan documentación que todavía está
en trámite y otros que aún no han terminado el procedimiento administrativo.
Los archivos de gestión dependen orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que
puedan formar parte, aunque funcionalmente se someten a las prescripciones técnicas archivísticas
de carácter legal, asistencial y de intervención técnica derivadas de la función de coordinación
del Régimen Archivístico. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución
oportuna a los asuntos iniciados.

2.2 ARCHIVO CENTRAL

Se define como una unidad administrativa que custodia y conserva documentos en cualquier tipo
de soporte y con valor administrativo legal. Estos son transferidos por las diferentes oficinas de la
compañía de acuerdo con el informe de valoración emitido por la dirección general del archivo
nacional, este con el fin de brindar un servicio a los usuarios.

2.3 ARCHIVO HISTORICO

Es aquel al cual se traslada la documentación del archivo central que, por fallo del comité de
archivos, deberá almacenar persistentemente, dado el valor que obtiene para la compañía.
Al transferir la documentación al archivo histórico se debe comparar con el inventario del fondo
documental conveniente.

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 3. INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL

 Cada dependencia de la empresa va a obtener un ejemplar de este instructivo esto con el fin
de que todos los archivistas tengan conocimiento del bueno manejo y distribución del
archivo.
 Las hojas que sean reemplazadas por futuros cambios deben destruirse de manera
inmediata.
 Las páginas que sean modificadas y se envíen a las dependencias será fechada esto con el
fin tener el conocimiento del día mes año y hora en el que se llevó a efecto la modificación.
 Este manual deberá portarse y usarse de manera responsable y siguiendo con cada
instrucción o norma técnica que este indique esto con el fin de evitarse daños al archivo por
su mal manejo.
 Únicamente el comité de archivo podrá modificar este manual.
 Al momento de clasificar, archivar, agrupar o eliminar algún archivo se deberá consultar el
manual en caso de dudas.
 Este instructivo deberá estar al alcance de todos los archivistas capacitados.
El uso correcto del manual y el cumplimiento del instructivo traerá óptimos beneficios para la
empresa.

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 4. RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

El procedimiento de recibo y despacho de correspondencia se normalizará de acuerdo con el

tamaño y tipo de organización de cada entidad y el flujo de archivos que esta conlleve.

Recibo: Para el recibo de la correspondencia se deberá seguir el siguiente instructivo paso a paso
y explicado:

 Recepción: Este primer paso consiste en recibir las comunicaciones provenientes de

distintas fuentes o lugares. Su fundamento y principal función no será otra que la inspección
de los documentos recibidos.
 Apertura: Se trata única y exclusivamente de la apertura del sobre o empaque, para la
extracción del documento y sus anexos.
 Revisión: Según el artículo 10 del Acuerdo 060/2011: “Las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos,
el destino y los datos de principio del ciudadano o ente que las remite, dirección donde se
debe remitir contestación y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se
procederá a la radicación de este”.
 Radicación: Según el artículo 2 del acuerdo 060/2011: “Radicación, es el procedimiento
por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió (formato de
12 horas), con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley”.
 Registro: Según el artículo 2 del Acuerdo 060/2011: "El registro de comunicaciones
oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta si lo amerita"
 Distribución y reparto: Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al
reparto y distribución de estas, a las dependencias que deberán atenderlas o tramitarlas.

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Despacho: Para el despacho de correspondencia debemos tener en cuenta algunos parámetros o
instrucciones para su correcto despacho; Como consiguiente les indicaremos los parámetros para
tener en cuenta:

 Elaboración: Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya

que en ella podemos definir el tratamiento y destino que se le dará al documento. Los
aspectos generales para tener en cuenta pueden ser: Tamaño del formato, estilo de bloque
extremo, fuente y márgenes. Algunos de los formatos más comunes que encontramos son:
Carta, memorando, circular, constancia, informe (informes de actividades, de interventoría
y de visita técnica) y actas (de inicio y reunión).
 Firma: El artículo 4 del acuerdo 060/2011 establece que: "Toda entidad debe establecer en
los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de
correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando
solamente los documentos que cumplan lo establecido".
 Traslado: Una vez revisadas y firmadas las comunicaciones se deberán enviar a la unidad
de correspondencia con sus respectivas copias (original y copia), anexos (CD, USB y
documentos) y su respectivo sobre. El mensajero central se encargará de transportar
dichas comunicaciones.
 Verificación: Acá nos referimos a la revisión de las comunicaciones para verificar que
cumpla con las normas establecidas para su elaboración y tramite.

Figura 1 (Imagen utilizada con propósito educativo) Formato para registrar y controlar la entrega o traspaso
de documentos, expedientes y/o archivos para dar el trámite correspondiente por parte de otras
dependencias, oficinas o personal designado

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 5. TIPOS DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones estatales en general se catalogan en interna y externa:

 Comunicación oficial externa enviada: Este tipo de comunicación se produce entre la
institución y otras entidades o particulares y se refiere única y exclusivamente a los asuntos
propios de la institución.
 Comunicación externa recibida: Es la que llega a la institución por medio del correo,
correo electrónico, fax etc. o personalmente por el interesado.
El encargado del recibo de las comunicaciones abrirá todos los sobres que lleguen sellados y
procederá a radicar y registrar estas comunicaciones.
 Comunicación interna: Es la que se produce e intercambia entre las diferentes
subordinaciones de la institución en función a su clasificación tales como: cartas,
memorandos, circulares, etc.

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 6. TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES

6.1 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA:

Recepción y radicación: Los comunicados oficiales que ingresen a la institución deben ser
revisadas para verificar el interés que estos puedan traer a la institución, los anexos, y los datos de
origen del remitente y se procede al proceso de radicación de este.
Cuando el comunicado no está firmado ni lleve el nombre del remitente, se considerará anónimo y
deberá ser remitida sin dicha radicación a su dependencia donde determinaran las acciones a seguir.
 Radicación de comunicaciones oficiales: Es el proceso mediante el cual las entidades
asignan un numero consecutivo a los comunicados recibidos o producidos. Dejando claro
la fecha y hora del recibido y el enviado.
 Sello de radicación: Se deberá colocar en un lugar visible al lado superior derecho de la
primera hoja del documento.
 Numero de radicación: Se debe colocar seguido de la nomenclatura N°. Esta numeración
será de forma ascendente y continua hasta la última radicación anual y se iniciará con un
numero nuevo de consecutivo en cada inicio de año.
 Fecha: Corresponde al día del año en el que se recibió o envió el comunicado.
 Hora: Se deberá anotar a mano sobre el sello de registro indicando la hora exacta de su
recibido por parte de la persona encargada.
 Archivado en: Se coloca la serie y el código.

6.2 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

El registro de los comunicados recibidos se realizará mediante un SOFTWARE, además deberá
ser en el formato establecido por el sistema de calidad. Las comunicaciones una vez recibidas y
registradas deberán ser enviadas a la correspondencia que indique para dar conocimiento de su
radicación y paso a seguir.

6.3 DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA

Reparto: Una vez registrados los comunicados en dicho SOFTWARE se clasificarán y
seleccionarán por dependencia de destino. El encargado de recibir dicha correspondencia deberá
verificar todos sus lineamientos y firmar el registro con hora y fecha de recibido para así dejar una
constancia.

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6.4 COMUNICACIÓN EXTRENA DESPACHADA
Esta se utilizará cuando la comunicación sea despachada a personas y lugares diferentes de la
institución. Estas comunicaciones se deberán producir en paquetes independientes; cada paquete
llevara un original y dos copias de este.

6.5 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

El registro de los comunicados recibidos se realizará mediante un SOFTWARE, además deberá
ser en el formato establecido por el sistema de calidad. Las comunicaciones una vez recibidas y
registradas deberán ser enviadas a la correspondencia que indique para dar conocimiento de su
radicación y paso a seguir.

6.6 DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA

Reparto: Una vez registrados los comunicados en dicho SOFTWARE se clasificarán y
seleccionarán por dependencia de destino. El encargado de recibir dicha correspondencia deberá
verificar todos sus lineamientos y firmar el registro con hora y fecha de recibido para así dejar una
constancia.

6.7 COMUNICACIÓN EXTRENA DESPACHADA

Esta se utilizará cuando la comunicación sea despachada a personas y lugares diferentes de la
institución. Estas comunicaciones se deberán producir en paquetes independientes; cada paquete
llevara un original y dos copias de este.

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6.8 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
El registro de los comunicados recibidos se realizará mediante un SOFTWARE, además deberá
ser en el formato establecido por el sistema de calidad. Las comunicaciones una vez recibidas y
registradas deberán ser enviadas a la correspondencia que indique para dar conocimiento de su
radicación y paso a seguir.

6.9 DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA

Reparto: Una vez registrados los comunicados en dicho SOFTWARE se clasificarán y
seleccionarán por dependencia de destino. El encargado de recibir dicha correspondencia deberá
verificar todos sus lineamientos y firmar el registro con hora y fecha de recibido para así dejar una
constancia.

6.10 COMUNICACIÓN EXTRENA DESPACHADA

Esta se utilizará cuando la comunicación sea despachada a personas y lugares diferentes de la
institución. Estas comunicaciones se deberán producir en paquetes independientes; cada paquete
llevara un original y dos copias de este.

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7. GESTION DOCUMENTAL

7.1 DEFINICION:
Conocemos por gestión documental al proceso de captura, almacenamiento y recuperación de
documentos; también podemos definir como gestión documental al conjunto de normas técnicas
usadas para la elaboración y administración de documentos de todo tipo.

7.2 CICLO DE LA GESTION DOCUMENTAL:

Los procesos de gestión documental son los siguientes:

Figura 2 (Imagen utilizada con propósito educativo)

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 8. ORGANIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DOCUMENTAL

Es la operación archivística que consiste en establecer secuencias numéricas o alfabéticas, dentro

de las categorías o grupos establecidos en el momento de la clasificación.

8.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA:

 8.1.1 Principio de procedencia:

Consiste en separar los documentos producidos por la institución de aquellos que produce otra
institución, por lo tanto, no se pueden mezclar.

 8.1.2 Principio de orden natural:

Este se refiere en el orden en que se producen los archivos. Cuando una serie documental está
compuesta por varios folios o expedientes, estas también deberán estar ubicadas de manera
consecutiva respetando el orden natural.

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9. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Podemos concretar como tablas de retención documental al listado de series con sus convenientes
ejemplos documentales, a las cuales se les corresponderá fijar un tiempo de permanencia en cada
etapa del período vital del documento, es decir que es considerado como el formato que
condescenderá a la institución establecer cuáles son los documentos de la institución y cuál es su
vida útil.

Figura 3 (Imagen utilizada con propósito educativo) Formato de tabla de retención documental
AGN

9.1 SERIES DOCUMENTALES:

Es el conjunto de series documentales de organización y contenido uniformes, emitidas de un
mismo órgano productor como derivación de su uso o categorización.

 9.1.1 Subseries documentales: Es el conjunto de documentos que hacen parte de una serie
y que se identifican plenamente por su contenido o características específicas.

 9.1.2 Orden original: Es la teoría archivística en la cual se establece que la organización

física de los documentos debe respetar el orden en el que se produjeron.

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 9.1.3 Codificación y estructura interna de la entidad: Se refiere a la identificación única
que se les asigna a las agrupaciones documentales, este es asignado a las secciones,
subsecciones, series y subseries. Estas no se asignan a las dependencias si no a las
producciones documentales.

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 10. MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO

Es el conjunto de elementos el cual nos permite realizar las actividades adecuadas de archivo.
 10.1 CARPETAS: Son dos hojas de cartulina, de diversos colores con dobleces marcados
para ampliar su almacenamiento. Tiene de manera vertical un espacio en el cual se coloca
su identificación

Figura 4 (Imagen utilizada con propósito educativo) Carpeta para colocar archivo

 10.2 LEGAJO: Son dos tapas de cartón con gancho legajador, existen 2 tamaños carta y
oficio, en cuanto a los documentos que se legajan, deben quedar ordenados
cronológicamente de principio a fin.
Se deberá colocar una hoja de papel bond blanco al comenzar y al finalizar el legajo, para que se
protejan los documentos de la acidez del cartón. Procurar en lo posible de marcarlo previamente
con el logotipo de la institución.

Figura 5. (Imagen utilizada con propósito educativo) legajo

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 Figura 6. (imagen utilizada con propósito educativo) modo correcto e incorrecto de archivar

 10. 3 FOLIACION: Es la acción de enumerar las hojas en una secuencia de 1 hasta infinito,
las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas
por todo lo que correspondan a sucesiones que son resultados de tramites de tipo
administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. La foliación se debe
elaborar manejando lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B

Figura 7. (imagen utilizada con propósito educativo) Muestra de cómo hacer la foliación

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 10.4 MARCACION ROTULO DE LA CARPETA: El comienzo, identificación y
rotulación la apertura, identificación y rotulación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada dependencia de la Entidad. Cada carpeta se
individualiza, con la información o datos precisos para poder recuperarla, los cuales de
representan en el campo (tema o asunto).

Figura 8. (Imagen utilizada con propósito educativo) marcación rotulo de la carpeta

 10.5 MARCACION ROTULO DE LA CAJA: En el ámbito del manejo de archivos, se

conoce como rotular, a la acción de elaborar y pegar rótulos en las distintas cajas,
contentivas de los títulos de una dirección o departamento, en los cuales deben ir inscritos
los datos que permitan identificar ágilmente el contenido y el sitio de cada caja

Figura 9. (Imagen utilizada con propósito educativo) Marcación rotulo de caja

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 11. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION

Según el acuerdo AGN No. 042 de 2002, “por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen las
funciones públicas”, formula en su artículo 4:
 La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental
debidamente aprobada.
 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa
 La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
tramites. El documento con la fecha más antigua de producción
 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo,
sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
 Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la
Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se
seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo
central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de
la Nación.
 Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes y fechas extremos de los
mismos.
 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Esta
foliación debe efectuarse con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B; el uso de bolígrafo
dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

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 12. EL ARCHIVO CENTRAL

El archivo central es el responsable de planear, organizar, administrar, regularizar y ejecutar las

actividades archivísticas a nivel constitucional. Como archivo oficial está integrado al sistema
nacional de archivos y sometido al cumplimiento de la reglamentación archivística emanada del
miembro rector de archivos.

Figura 10. (imagen utilizada con el propósito educativo) Archivo Central

12.1 FUNCIONES

 Almacenar, organizar, salvaguardar y conservar documentación que le sea remitida

por los servicios y unidades administrativas.
 Fabricar los instrumentos para el tratamiento de la documentación, en colaboración con las
distintas unidades y secciones.
 Tramitar las transferencias documentales de las unidades administrativas.
 Emplear la valoración y selección de la documentación, de acuerdo con la
normativaestablecida por Institución
 Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de
esta de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
 Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental del establecimiento.

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  Regularizar las intranquilidades de los usuarios del Sistema de Archivística ante el comité
de archivo y exhibir las posibles soluciones para la aprobación ante el mismo.

12.2 TRAFERENCIA DE ARCHIVOS: Es la cual se transferencia archivos de una computadora

a otra

 12.2.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Envíos de documentos del Archivo de

Gestión al central para su sostenimiento, cuya regularidad de uso ha disminuido.
 12.2.2 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Indicación de documentaciones para el
Archivo Central lo cual conserva el archivo histórico, teniendo en cuenta su coste científico
y cultural.

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 13. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
(Acuerdo 042-2002 AGN)

Según el “Acuerdo 042-2002 de la AGN el instructivo para diligenciar el formato de un

inventario documental es el siguiente:

 ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.
 ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la
entidad que produjo o produce los documentos.
 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
 OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
 OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y
Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación,
traslado, desvinculación.
 HOJA NO.: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total
de hojas del inventario.
 NO. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
 CÓDIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
 NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.

29
13.1 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Si una unidad administrativa solicita
un préstamo de documentación con valor administrativo de la que no ha sido productora, debe
dirigir la petición a la unidad administrativa responsable del procedimiento.

13.2 ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS: La destrucción o eliminación de documentos, sucede

cuando estos han perdido su valor administrativo, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico. Ningún archivo o documento puede ser destruido sin estar diligenciada en la Tabla de
Retención Documental.

13.3 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Para la preservación de los documentos se deben

tener en cuenta las siguientes normas:
 No fumar, beber o comer dentro de los espacios que rodeen documentos
 Guardar la documentación preferiblemente en estante metálicos con tratamiento
anticorrosivo
 Usar carpetas y legajos para la conservación de los documentos
 Evitar plegar y escribir encima de los documentos
 No emplear cinta transparente en el documento
 Evitar el abuso de ganchos de cosedora (sólo uno si es necesario emplear el gancho clip)
 No tener contacto con los documentos con las manos sucias
 Efectuar cambio de carpetas y legajos que se detecten físicamente deteriorados
 Cuidar los documentos de la humedad

30
 14. FORMATOS

La información se guarda en ficheros informáticos, la manera en que están organizados estos

ficheros es a lo que le decimos formato de archivo. De comienzo esta organización podría ser
transparente con el cliente, pero esto no es así porque los diversos formatos no suelen ser acordes
entre sí. Los componentes principales que hay que tener en cuenta a la hora de laborar con formatos
son la conexión entre calidad y tamaño del archivo, la singularidad del formato y la compatibilidad
entre el formato del fichero y los programas que vayamos a emplear.

Figura 11 (Imagen utilizada con propósito educativo) Formatos

 14.1 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA: Es un formato

el cual debemos diligenciar con los siguientes datos: fecha, hora, entidad, dirigido a, fecha
entrega y firma, en caso tal que queramos enviar el documento lo podremos hacer por vía
correo.

Figura 12 (imagen utilizada con propósito educativo) formato de registro de correspondencia externa

31
  14.2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA: Es un formato el cual
debemos diligenciar con los siguientes datos: fecha, radicado, dirigido a y/o enviado por,
en caso tal que queramos enviar el documento lo podremos hacer vía correo

Figura 13 (imagen utilizada con propósito educativo) formato de control de correspondencia despachada

 14.3 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS: Es un listado el cual se debe diligenciar

con los siguientes datos: códigos y sección

Figura 14 (imagen utilizada con propósito educativo) formato de codificación de dependencia

32
  14.4 ACTAS - SOPORTE INTEGRADO DE GESTIÓN: Se elabora para asegurar por
escrito alguna distorsión, suceso, o medida disciplinaria que rechazan en el avance normal
de las funciones y diligencias de un puesto

Figura 15 (imagen utilizada con propósito educativo) Acta documental

14.5 CLASIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES:

 SERIES DOCUMENTALES: unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos emanadas de un mismo sujeto productor. Por ejemplo: historia laboral o contratos
 SUBSERIES DOCUMENTALES: unidades documentales que forman parte de una serie
identificadas de forma separada por sus características específicas

Figura 13 (imagen utilizada con propósito educativo) Serie y subserie documental

33
 WEBGRAFÍA

1. https://www.normadat.es/noticias/tipos-de-archivo-de-empresa
2. https://laedu.digital/2019/11/02/elementos-y-caracteristicas-del-archivo-para-el-secretariado/
2.1 https://sites.google.com/site/instructivotrd/organizacion-documental/concepto/archivo-de-
gestion
2.2 https://sites.google.com/site/tablasderetenciondocumentales/definicion-de-archivo-de-central-
o-intermedio
2.3 http://patriciaorjuelhotmailcom.webmium.com/definicion-de-archivo-historico-o-
permanente#:~:text=Archivo%20hist%C3%B3rico%20o%20permanente,la%20ciencia%20y%20
la%20cultura.
4. https://prezi.com/xaw6akeixlc9/recibo-y-despacho-de-correspondencia/
5. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
6.1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
6.2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
6.3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
6.4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
7.1 https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-
actualidad.html
7.2 https://www.minambiente.gov.co/index.php/ministerio/organigrama/83-atencion-y-
participacion-al-ciudadano/1228-plantilla-areas-planeacion-y-seguimiento-33
8. https://sites.google.com/site/instructivotrd/organizacion-documental
8.1.1
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publi
cacionees/PrincipMunicipio.pdf
8.1.2 https://www.slideshare.net/abamp/implementacin-de-los-principios-de-procedencia-y-
orden-original-en-el-sia

34
9 https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de-
Retencion-Documental-TRD
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/Ins
trumentos_Archivisticos/Formatotablasretenciondocumental.pdf
9.1 https://www2.javerianacali.edu.co/series-y-subseries#gsc.tab=0
9.1.1 https://www2.javerianacali.edu.co/series-y-subseries#gsc.tab=0
9.1.2 http://www.sdp.gov.co/transparencia/informacion-interes/glosario/principio-de-orden-
original
9.1.3
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radicad
o_2-2015-06120.pdf
10. https://drive.google.com/drive/folders/1YouWVtbnXRWWUj8CAGzogk4mHYtCoTbX
10.3 http://gestiondocumentalleidy.blogspot.com/p/que-esfoliacion-es-elacto-de-enumerar.html
10.4 http://www.popayan.gov.co/funcionarios/sites/default/files/files/I-GD-
06%20%20INSTRUCTIVO%20R%C3%93TULO%20DE%20CARPETA.pdf
10.5 http://popayan.gov.co/sigcalidad/wp-content/uploads/2016/12/I-GD-05-INSTRUCTIVO-
R%C3%93TULO-DE-CAJA.pdf
11. https://drive.google.com/drive/folders/1YouWVtbnXRWWUj8CAGzogk4mHYtCoTbX
12. http://www.mag.go.cr/acerca_del_mag/estructura/oficinas/dir-adm-
arch_central.html#:~:text=El%20Archivo%20Central%20es%20el,cada%20una%20de%20las%2
0Oficinas
12.1 https://drive.google.com/drive/folders/1YouWVtbnXRWWUj8CAGzogk4mHYtCoTbX
13. 3 https://drive.google.com/drive/folders/1YouWVtbnXRWWUj8CAGzogk4mHYtCoTbX
14. https://www.uv.es/avirtual/internet/a_1_2.htm
14.1-14.3
https://drive.google.com/drive/folders/1YouWVtbnXRWWUj8CAGzogk4mHYtCoTbX
14.4
https://prezi.com/opw7t4ejbdrf/actadocumental/#:~:text=Se%20elabora%20para%20asentar%20
por,y%20actividades%20de%20un%20puesto
14.5
file:///C:/Users/ADMISIONES/Downloads/CUADRO%20DE%20CLASIFICACION%20DOCU
MENTAL.pdf

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