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TALLER CLASIFICACION DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Las clasificaciones están relacionadas con distintos puntos de mira. Una

característica de estas clasificaciones facetadas es la necesidad de mencionar el
enfoque o motivo de la división, porque es precisamente el punto de mira. Este
sistema no solo es formativo en el momento de estudiar, sino útil para
investigaciones posteriores o debates esclarecedores.

Si se trata de un documento, podemos describirlo: documento dispositivo, copia,

microfilmado, activo facilitativo, etc.

Los documentos de archivo han de someterse, en primer lugar, a dos clasificaciones

fundamentales:
 Clasificación por el tipo documental
 Clasificación por la tradición documental

CLASIFICACION POR EL TIPO DOCUMENTAL

No existen documentos de archivo, como tales, sino tipos documentales.

Tipo documental es el carácter o atributo (de un documento de archivo), que se

origina en la actividad administrativa a la que sirve este documento. Se manifiesta en
un diagrama, formato y contenido distintivos y que sirve para clasificarlo, describirlo
y, en general, para procesarlo.

Existe infinitos tipos documentales, porque cada uno está hecho a la medida para
una actividad administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tipos
documentales como tramites o actividades haya en la administración publica, privada
o personal.

Pero es un defecto que exista distintos tipos documentales para una misma
actividad, por ejemplo, distinta diagramación de planillas de sueldo para diferentes
instituciones. Cuando hay planificación se normaliza la producción de tipos
documentales de modo que, a igual actividad, corresponda idéntica diagramación de
tipo documental.

El archivista ha de saber, además, que todo esfuerzo por disminuir el numero de

tipos documentales o de normalizarlos y homologarlos a lo largo de muchas
instituciones supone la disminución, normalización y homologación de las
actividades, que son las causas de los tipos documentales.

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Por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres grandes

categorías mencionadas en su definición. Documentos dispositivos o imperativos;
documentos testimoniales o probatorios; documentos informativos o noticiosos.

Documentos dispositivos o imperativos. Son aquellos en los que la autoridad

asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplos:
 Del poder legislativo: Leyes
 Del poder ejecutivo: decretos, resoluciones, ordenanzas...
 Del poder judicial: sentencias acordadas.
 De otras autoridades: El Banco Central, Circulares; la Iglesia, Bulas, Decretos y
sentencias.

Documentos testimoniales o probativos. Son aquellos en que la autoridad asienta

o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal. Ejemplos, los
registros del estado: civil, de la propiedad (mueble o inmueble), de patentes y
señales, de graduados de la universidad. Son además los documentos de escribanos
y notarios. Los diplomas y certificados emitidos por autoridad emitidos por autoridad
competente; los testimonios con certificación policial; los balances y libros contables
redactados con requisitos de ley; las actas de reuniones; los contratos celebrados
bajo condiciones legales.

Documento informativo o noticioso. Son aquellos en que un sujeto cualquiera

asienta un información o noticia relacionada con una tramitación. Las dos primeras
categorías debían ser emitidas o aceptadas oficialmente por la autoridad. Los
informativos pueden provenir de cualquier nivel de organigrama y dirigirse hacia
cualquier nivel, tanto de igual a igual, como de arriba a bajo, viceversa o de afuera
adentro de dichos organigramas. ejemplos:

 Todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios, telegrama, teles, circulares,

memorandos...
 Informen técnicos y científicos preparados en prosecución de un tramite.
 Documentos contables no avalados con requisitos legales: ticket de compra,
comprobantes de cajas menor, presupuesto.
 Los documentos que se halla en soporte magnético – como veremos enseguida-
no se puede considerar como documentos dispositivos o testimoniales, mientras sea
fácilmente borrables o corregibles. En este caso serán nombrados documentos
informativos.

Clasificación por la tradición documental

Tradición documental. Es el carácter o atributo de un documento de archivo que se

origina en el objetivo que sigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales
ejemplares como original, copia, borrador o minuta.

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Original. Es el ejemplar de un documento autentico, cuyo texto presenta todos los

requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que esta (estaba)
destinado.

En diplomática se distingue muchos tipos de original. En archivología interesa

clasificarlos como: originales múltiples (los que se producen en varios ejemplares
de igual valor, como los contratos) y originales únicos.

Copia. Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que no
ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creo el documento, y por lo
tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia. Interesa clasificar
las copias:

 Por el grado de exactitud que refleja el texto original: copias facsimilares o

reproducciones. Son las que se afectan mediante un aparato que garantiza la
igualdad del texto duplicado con el original. A su vez estas reproducciones se
subdividen según el aparato o sistema utilizado: fotocopia, copia heliografías, copia
al papel carbonizo, microfilme...
 Copias simples o oculares. Son las que se realizan por el método tradicional de
leer para volver a escribir.
 Por el fin que persigue, las copias se clasifican en: copias para constancia,
distribución, seguridad, para facilitar el uso.

Borrador. Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. No

ha de confundirse el borrador con el original de un anteproyecto. El anteproyecto es
anterior a un documento definitivo, pero l es en si mismo un original puesto que
llevan las firmas y cumple los requisitos que lo habilitan para ser un anteproyecto. El
borrador por el contrario, no cumple mas requisitos que contener el texto.

El borrador se encuentra en situaciones marginal con respecto ala archivaría. No

suele ser considerado parte de ella. Solo en caso de reclamación o juicio será
integrado a ella, si es que se había conservado.

Minuta. Etimológicamente quiere decir “reducida” o “cosas reducida”. Es un boceto,

esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original.
Hay dos tipos de minutas: Las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para
redactar posteriormente el acta y el boceto o esquema que la Directora entrega al
secretario para que este redacte la carta.

Igual que el borrador la minuta no forma parte de la archivaría.

Aunque el tema de los originales siempre fue importante tanto para los juristas como
para los administradores de documento y archivos, el día de hoy ha asumido un
nuevo interés, debido a los soportes magnéticos. Mientras un texto esta en un
soporte magnético, no puede ser considerado original, porque es excesivamente
borrables sin dejar rastros. Y no solo es deleble por los dueños del documento, sino
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por infiltraciones desde el exterior o por los virus informáticos. Además, no suele
estar previsto un método para que conste su autenticidad (no se sabe quien es el
autor, de manera fidedigna). Cualquiera puede disimular su identidad.

Para los administradores de documentos y archivos y para los juristas, el concepto

que tenemos estos soportes cambiaria –si tal como se hace con los negativos
fotográficos- se pudiera pasar las cintas magnéticas por un fijador que tomara
inmodificable el registro del texto.

Si no se reúne las condiciones para ser original ni ha sido copiado de otro ejemplar,
el documento en soporte magnético tiene que ser considerado borrador. Esta
categoría de borrador altera la norma de que la archívala no constituye con
borradores, ya que, por ahora, se archivan soportes magnéticos. Pero los
documentos dispositivos y testimoniales que necesita un original inmodificable
todavía hoy han de ser asentados y conservados en soporte de papel.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR LA TRADICIÓN NORMAL

BORRADOR

Borrador en papel Borrador en soporte magnético.

Documento provisorio y anterior al original

ORIGINAL

Ordena o prohíbe testimonia informa

Habilitado a cumplir los tramite al que se destina

COPIA GFPI-F-019 V03

Control de seguridad distribución otros

remisión
Se usan para fines distintos a los del original
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POR EL TIPO DE FUNCIONES A LA QUE SIRVEN LOS DOCUMENTOS

Las instituciones y los individuos que producen documentos presentan siempre

dos categorías o tipos de tareas: las que son características del instituto y las que
son generales y que se cumplen como apoyo a las primeras. Una universidad, por
ejemplo, esta en lo suyo, cuando enseña, investiga y forma personas; para cumplir
estas funciones, lleva contabilidad, documentos de personal, mantenimiento de
edificios, correspondencia...

DOCUMENTO SUSTANTIVO O CARACTERÍSTICO. Son los que sirven a las funciones

para las cuales existe la institución o el cargo y la función del individuo que los redacta o
recibe. En una empresa aérea, por ejemplo, son documentos sustantivos los horarios de
vuelo, los diagramas de recorrido y los cuadros de tarifas.

DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS. Son los que sirven a las funciones de

apoyo administrativo de una institución o de una persona. Siendo tales funciones en gran
parte, idénticas en todas las instituciones, tales documentos se encuentran en todas ellas;
todos pagan sueldos, llevan legajos de personal, libros de contabilidad, inventario de bienes,
etc.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

PERSONALES CORRESPONDENCIA DE
CONTADURIA TRAMITES

(libros contables) (legajos de personal) (CARTA, TELEGRAMA,)

DOCUMENTOS FACILITATIVOS

Comunes a todas las instituciones

DOCUMENTO SUSTANTIVOS

características de cada tipo de institución

UNIVERSIDAD HOSPITAL EMPRESA TRANSPORTE
(cronograma recorrido)
(planes de estudios) (Historias clínicas)

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Esta clasificación en documentos sustantivos y facilitativos es fundamental en archivología

ya que lo que normalmente se estudia en los tratados y en las aulas de archivísticas el
proceso de los documentos facilitativos. Así mismo lo que se transfiere a los archivos
generales de la nación o de las provincias es básicamente lo facilitativo. No se transfieren a
ellos historia clínicas, cronograma de vuelo, planes de estudios, libros de clasificación
universitarias, programas de las funciones del Teatro Nacional.

De los documentos sustantivos. Durante la carrera de archivología, se hacen referencias

eventuales, se les puede dedicar algún esfuerzo complementario, pero un tratamiento más
profundo se lleva a cursos de postgrado o se deriva a especializaciones, como, por ejemplo,
archivos bancarios, archivos de hospitales, archivos de prensa…

POR EL ENTE PRODUCTOR O AUTOR

DOCUMENTO PÙBLICO: Aquel expedido por funcionario público en ejercicio de sus

funciones, ejemplo: acuerdos, decretos, leyes, ordenanzas, resoluciones, escritura pública,
entre otros.

DOCUMENTO PRIVADO: Aquel expedido por persona natural o jurídica en ejercicio de sus
actividades comerciales o personales, o aquel expedido por funcionario público cuando no
este ejerciendo su función.

POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS.

Esta clasificación tiene sentido para los documentos en tramite, vigentes o en plazo
precaucional, es decir, en las dos primeras edades del siglo vital. No así para los
documentos que han llegado a la tercera edad. En un archivo permanente o histórico, la
consulta por parte de cualquier usuario es la regla. No hay distintos grados de accesibilidad.
La restricción al acceso es una excepción que debe ser justificada. Normalmente solo se
aplica a legados o documentos que llegan al archivo por vías distintas al normal flujo desde
la entidad productora.

Los documentos de archivos peden ser:

DOCUMENTOS QUE DEBEN SER DISEMINADOS. Las leyes y la mayor parte de los
decretos han de publicarse en el boletín oficial para que obliguen.

DOCUMENTO DE LIBRE ACCESO. Son aquellos que, aunque no deben ser promulgados,
son accesible a quien quiera. Ejemplo: las resoluciones ministeriales o de los organismos del
estado, las sentencias del poder judicial, las actas de los organismos del estado y en general
los documentos dispositivos, si no hay disposición en contrario.

DOCUMENTO NO CLASIFICADO CON GRADO DE CONFIDENCIALIDAD. Son los

originados por una tramitación normalmente personal. Pueden ser consultados por los

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interesados, por los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por otras
personas involucradas en el tramite.

DOCUMENTOS SECRETOS O CONFIDENCIALES. Solo peden ser consultados por ciertos

funcionarios involucrados en la tramitación. A veces pueden ser comunicados a
profesionales externos a la institución como médicos (para historias clínicas), abogados, etc.
Las solicitudes de estos documentos deben quedar registradas y el préstamo esta prohibido.

DOCUMENTOS MUY SECRETOS O ULTRACONFIDENCIALES. Solo peden ser

consultados por funcionarios de alto rango, específicamente mencionados. Los demás, si
necesitan consultar, tienen que presentar solicitud escrita y fundada.

LAS TRES EDADES DE LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS.

Wyffels, en 1972, planteo su teoría de las tres edades de los documentos que daría lugar a
diferentes categorías de archivo. Dicha teoría esta en relación con la idea y la realidad de
que los documentos no son algo muerto o inactivo si no que tiene una vida propia. Este ciclo
vital, como otros, contemplan después del nacimiento, el crecimiento, el descrecimiento y la
muerte.

La primera etapa o edad: Es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales
en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma
parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Esta cerca del funcionario
responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcancé de su
mano para su manejo frecuente.

La segunda etapa o edad: En ella una vez recibida la respuesta o solución al asunto
empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado,
pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la
primera etapa.

Esta fase corresponde a una archivación intermedia en la que poco a poco va decreciendo el
valor primario de los documentos desarrollándose el valor segundario.

La tercera etapa o edad: El documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser

consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivación y
conservación serán definitivas.

La primera y segunda etapas se corresponden con lo que pudiéramos considerar el ejercicio

de valor primario o de gestión, mientras que la tercera desarrollara su plenitud y
exclusivamente el valor secundario o histórico.

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Ejercicios de Clasificación Documental

Clasificar los siguientes documentos teniendo en cuenta cada una de las categorías
establecidas en el presente documento. Así:

Plano
Mapa
Acuerdo
Escritura Pública
Acta
Video
Resolución
Revista
Circular
Fotografía
Carta
Ley
Memorando
Certificado de defunción
Folleto
Ordenanza
Copia
Heliografía
Telegrama
Nota debito
Constancia
Fax
Factura
Cuadro
Estados Financieros
Pintura
Gráfico de Gantt
Certificado de Ingresos y Retenciones
Contrato de Prestación de Servicios
Informe de Gestión
Microficha
Disco óptico
Filmina
DVD
Casete
Organigrama
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CD

Somos temerosos de lo que nos hace diferentes. - Anne Rice.

Instructor: Pedro Fernando Flórez

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