el Business Case como la justificación, o la razón del proyecto, y establece que en

todo proyecto debe haber un motivo, una razón para llevar el proyecto a cabo. 

1.- La justificación del proyecto; ¿cuál o cuáles son las razones para poner en marcha
este proyecto?

2.- El análisis de las opciones de negocios; ¿Qué opciones tenemos para hacer frente
a la situación? Siempre tenemos tres opciones: no hacer nada, hacer el mínimo o
hacer algo.

3.- Los beneficios esperados y los contra-beneficios. Ambos deben expresarse en

términos medibles, compararse a la situación existente antes del proyecto.

4.- El calendario, o la planificación en el tiempo (incluido el período durante el cual los

beneficios se tendrán lugar).

5.- Un resumen de los costos del proyecto

6.- La valoración de la inversión, para definir el valor del proyecto como una inversión.

7.- Los principales riesgos

el Business Case se recopila la información que permite valorar si vale la pena poner
en marcha el proyecto, y más adelante conforme el proyecto avanza,  si vale la pena
continuar con en el proyecto. Si bien el Business Case se redacta al inicio del
proyecto, el mismo esta en continua cambio, evoluciona cómo el proyecto, y debe ser
revisado al finalizar cada fase antes de proceder con la siguiente fase. La clave está
en saber, tras cada fase y antes de comenzar la siguiente fase, si el proyecto continúa
siendo válido, y vale la pena seguir invirtiendo.
¿Qué es el Business Case?
Pues como decimos, el Business Case es la herramienta que permite a las
organizaciones justificar la inversión en un proyecto (u otra actividad de cambio). Para
entenderlo de manera rápida, podemos traducir sus iniciales BC, por relación entre
Beneficios y Costes.

El Business Case debe permitir a la organización (al nivel de dirección o gobernanza

correspondiente) tomar las decisiones más importantes en relación al proyecto:
autorizar su inicio, parar el proyecto, confirmar el cierre, etc.

Personas trabajando en un business case

Un proyecto, para pasar de candidato a ser iniciado por parte de la organización, y

según se recoge en PRINCE2®, debe ser deseable (porque presenta una buena
relación beneficios costes), viable (porque los costes son asumibles) y alcanzable
(porque disponemos de las capacidades para poder llevar a cabo el trabajo). El
Business Case debe permitir evaluar si el proyecto lo es, y lo sigue siendo (a lo largo
del proyecto).

El Business Case, por lo tanto, además de todo lo anterior, debe servir como
herramienta de comunicación con los principales interesados del proyecto.

¿Qué incluye el Business Case?

En primer lugar debemos tener en cuenta que el contenido y el nivel de detalle de un
Business Case deberá adaptarse a cada tipo de proyecto: no es lo mismo la
justificación de un proyecto estratégico de millones de euros, que de un proyecto más
habitual y con menor coste.

El contenido típico que debería recoger un Business Case es el siguiente:

Beneficios – indicando el valor que el negocio espera obtener con el resultado del
proyecto. Los beneficios pueden ser monetarios (mayores ingresos) o cualitativos
(mejora en eficiencia, en calidad), pero deben poder ser siempre medibles. En algún
momento del futuro la organización debe poder evaluar si los beneficios previstos se
han cumplido. Por último, los beneficios deben hacer referencia a los objetivos
estratégicos de la organización

Costes – se deben indicar los costes totales, no sólo los del proyecto, sino también los
asociados a las operaciones, administración y mantenimiento. Si evaluamos beneficios
a cinco años, deberemos considerar también los costes a cinco años.

Riesgos principales – El proyecto puede ser deseable, pero contener riesgos

importantes que pongan en duda su viabilidad. En un Business Case debe siempre
hacerse referencia a aquellos riesgos relativos al cambio global para que la
organización pueda decidir si los puede asumir o no.

Calendario (hitos principales) – los hitos temporales más relevantes en cuanto a la

obtención de los beneficios y el consumo de costes.

Opciones de negocio – siempre en un Business Case debería poderse evaluar la

propuesta de proyecto respecto a, al menos, la opción de no hacerlo (menos costes,
pero también menos beneficios). Debe considerarse cualquier opción que permita a la
organización satisfacer su necesidad, establecer beneficios y costes de cada
alternativa, y finalmente realizar una recomendación.

Evaluación de la inversión – se pueden utilizar para este análisis diferentes técnicas

como el ROI (retorno de la inversión), payback period, net present value y otros.

Si no tenemos en nuestra organización un formato corporativo de Business Case,

podemos utilizar algunas plantillas que están disponibles para descarga en los
siguientes enlaces:

B2T Training (partners de netmind para la impartición de cursos de Business Analysis)

Web de AXELOS PRINCE2 (incluye Business Case)
Projectmanagementdocs (plantillas que soportan la PMBOK® Guide)
¿Por qué es necesario un Business Case?
Si no tenemos un Business Case, pueden darse diferentes situaciones: la justificación
del proyecto no está clara y la organización puede equivocarse en sus inversiones, o
bien que el conocimiento lo tienen sólo algunas personas y no se traslada de manera
correcta al equipo de gestión de proyecto, con lo que se pueden tomar decisiones
erróneas.

Debemos elaborar un Business Case para garantizar que todas las inversiones están
justificadas, y que los proyectos van a conseguir obtener los beneficios previstos para
el negocio.

¿Cómo, quién y cuándo?

Existen diferentes métodos y diferentes visiones respecto a cómo, quién y cuándo
elaborar un Business Case efectivo. Por ejemplo,

Para PRINCE2, un Business Case preliminar se elabora durante el proceso de la

Puesta en Marcha, para que la organización decida si vale la pena iniciar el proyecto.
Es durante el inicio, cuando se planifica en detalle el proyecto que se elabora el
Business Case definitivo. El responsable de elaborarlo es el Project Manager aunque
puede solicitar la ayuda y el asesoramiento de otros expertos de la organización. Una
vez aprobado, el responsable de que se cumpla el contenido del Business Case para
la organización es el Ejecutivo del proyecto.

Para la PMBOK® Guide, el Business Case es una posible entrada a la iniciación del
proyecto, con lo que considera que habitualmente el trabajo de elaboración del
Business Case queda fuera del alcance del trabajo del equipo de dirección del
proyecto. No indica quién debe realizarlo, aunque el Patrocinador del proyecto es el
responsable de autorizarlo.

Para la Guía del BABOK la elaboración del Business Case sucede antes del inicio del
proyecto y es un trabajo a realizar por parte del Analista de Negocio.

Incluso en métodos ágiles se contempla la elaboración de Agile Business Cases, por

ejemplo, el Scaled Agile Framework (SAFe) propone la elaboración de Lightweight
Business Cases, donde se busca minimizar costes y riesgos y obtener antes
beneficios.
Finalmente, un Business Case no debería solo ser un elemento que se crea al inicio
para decidir la conveniencia o no de invertir en un proyecto, sino que debería revisarse
de manera continua a lo largo del proyecto para poder confirmar que sigue siendo una
buena inversión.

Una vez finalizado el proyecto, el Business Case será la base sobre la que medir los
beneficios obtenidos y, en retrospectiva, evaluar hasta qué punto lo previsto en el
Business Case se ha cumplido de cara a mejorarlo para proyectos futuros.
Razones para crear un caso de negocio [ editar ]
Los casos de negocios se crean para ayudar a los tomadores de decisiones a
garantizar que:

 La iniciativa propuesta tendrá valor y prioridad relativa en comparación con las

iniciativas alternativas basadas en los objetivos y los beneficios esperados
establecidos en el caso de negocios.

 Los indicadores de desempeño encontrados en el caso de negocios se

identifican para ser utilizados para la realización proactiva del negocio y el cambio
de comportamiento.

Desarrollo y aprobación proceso [ editar ]

El proceso de caso de negocio debe ser diseñado para ser:

 Adaptable: adaptado al tamaño y riesgo de la propuesta.

 Consistente: todos los proyectos abordan los mismos problemas empresariales
básicos
 Orientado al negocio: preocupado por las capacidades y el impacto del
negocio, en lugar de tener un enfoque técnico
 integral: incluye todos los factores relevantes para una evaluación completa
 comprensible: los contenidos son claramente relevantes, lógicos y, aunque
exigentes, son fáciles de completar y evaluar
 medibles: todos los aspectos clave se pueden cuantificar para que se pueda
seguir y medir su logro
 Transparente: los elementos clave se pueden justificar directamente.
 Responsable: la responsabilidad y los compromisos para la entrega de
beneficios y la administración de costos son claros.
Elementos clave del informe de caso de negocio [ editar ]
Un buen informe de caso de negocios, que aporta confianza y responsabilidad en el
campo de la toma de decisiones de inversión, es una recopilación de toda la
información recopilada durante el análisis empresarial y el proceso de casos de
negocios. El propósito clave es proporcionar evidencia y justificación para continuar
con la propuesta de inversión. Aquí hay una estructura recomendada: [2]

 Prefacio
 Tabla de contenido
 Reunión ejecutiva
 Recomendación
 Resumen de Resultados
 Decisión a ser tomada
 Introducción
 Impulsores del negocio
 Alcance
 Métricas financieras
 Análisis
 Suposiciones
 Estado de flujo de efectivo ( NPV )
 Los costos
 Beneficios
 Riesgo
 Opciones estrategicas
  Costos de oportunidad
 Conclusión, recomendación y próximos pasos
 Apéndice
Revisión y aprobación [ editar ]
En varias etapas del proyecto, el caso de negocios debe revisarse para garantizar que:

 La justificación sigue siendo válida,

 El proyecto entregará la solución a la necesidad del negocio.
El resultado de una revisión puede ser la terminación o modificación del proyecto. El
caso comercial también puede estar sujeto a enmiendas si la revisión concluye que la
necesidad comercial ha disminuido o cambiado, esto tendrá un efecto en el proyecto.

Proyectos del sector público [ editar ]

Muchos proyectos del sector público ahora deben justificar su necesidad a través de
un caso de negocios. En el sector público, el caso de negocios se argumenta en
términos de análisis de costo-beneficio , que puede incluir costos y beneficios
financieros y no financieros. Esto permite que la empresa tenga en cuenta los
beneficios sociales y ambientales, lo que permite una comprensión más completa de
los impactos económicos.

Véase también 
 Un caso de negocios evalúa los beneficios, costos y riesgos de un nuevo
proyecto. Sirve como base para la aprobación o rechazo de un proyecto. En PRINCE2,
el caso de negocio es el documento más importante: no solo se examina la propuesta
del proyecto, sino que también se justifica un proyecto en ejecución. Porque el caso de
negocio es revisado y actualizado regularmente.

Si bien el producto de caso de negocio tradicional es un informe, un caso de negocio

convincente puede incluir informes específicos, hojas de datos, testimonios, un video
informativo u otros productos de comunicaciones.

La gestión de proyectos es naturalmente complicada, pero puede ser desastrosa si no

tiene suficiente participación de las partes correctas. Escribir un caso de negocios
sólido y completo puede marcar la diferencia. La publicación invitada de Martin
Webster brinda información excepcional sobre cómo crear un caso de negocios que
hará que su proyecto sea un éxito.

Preparándose para el cambio de negocio

Este artículo es sobre escribir un caso de negocio. En 3 razones para el fracaso del
proyecto , Martin Webster hizo la pregunta: "¿Por qué demasiados proyectos no
logran cumplir sus objetivos aun cuando las mejores prácticas de gestión de
proyectos parecen ser utilizadas?"
Para resumir, su investigación identificó las siguientes causas comunes de fracaso del
proyecto:

 Mala planificación del proyecto.

 Un caso de negocio débil
 Participación y apoyo ineficaz de la alta dirección.

La mala planificación del proyecto puede hacer que su negocio se vea afectado,
así que descargue nuestro seminario web a pedido llamado " Guía del
administrador para evitar 7 escollos de la cartera de proyectos " para asegurarse
de que su planificación sea exitosa.

Este artículo examina la segunda causa, un caso de negocio débil, y le muestra cómo
escribir un caso de negocio para su proyecto o iniciativa de cambio de
negocio. También proporcionamos un esquema para la plantilla de caso de negocio.
El caso de negocio se desarrolla durante las primeras etapas de un
proyecto; saltarse o correr a través de las etapas descritas en "Cómo escribir un
caso de negocio: 4 pasos para una plantilla de caso de negocio perfecto" es una
receta para el fracaso.
Dado que esta guía de procedimientos abarca mucho terreno y es una lectura larga,
es posible que desee revisar la tabla de contenido a continuación para obtener
información sobre cómo saltar rápidamente.

Tabla de contenido

 Introducción a escribir un caso de negocio

o El caso de negocio
o Por qué necesita un caso de negocio
 ¿Vale la pena hacer el proyecto?
o Cuándo usar un caso de negocio
 Cómo escribir un caso de negocio
 La plantilla de caso de negocio
o 1. El resumen ejecutivo
o 2. La Sección de Finanzas.
 Valoración financiera
 Análisis de sensibilidad
o 3. La definición del proyecto
 Información de fondo
 Objetivo de negocio
 Beneficios y limitaciones
 Opción de identificación y selección
 Alcance, impacto e interdependencias
 Plan de esquema
 Análisis de mercado
 Evaluación de riesgos
 Enfoque del proyecto
 Estrategia de compras
o 4. La organización del proyecto
 Gestión del proyecto
 Informes de progreso
 Gestionando el caso de negocio
 Resumen

Introducción a escribir un caso de negocio

Antes de considerar cómo escribir un caso de negocios, debemos abordar las
siguientes 3 preguntas:

 ¿Qué es un caso de negocio?

 ¿Por qué necesitas un caso de negocio?
 ¿Cuándo usas un caso de negocio?

El caso de negocio
Una de las primeras cosas que debe saber al iniciar un nuevo proyecto son los
beneficios del cambio comercial propuesto y cómo comunicar esos beneficios al
negocio.
Si no sabes estas cosas, hay poco sentido en el procedimiento.
"La comprensión es el comienzo de la aprobación". - André Gide
El caso de negocios se desarrolla durante las primeras etapas de un proyecto y
describe el por qué, qué, cómo y quién esnecesario para decidir si vale la pena
continuar un proyecto.
Si bien la propuesta del proyecto se centra en el motivo por el que desea un proyecto,
solo contendrá un resumen del proyecto: visión de negocio, necesidad de negocio,
beneficios esperados, ajuste estratégico, productos producidos, estimaciones amplias
de tiempo y costo e impacto en la organización.
En contraste, el caso de negocios , que se desarrolló por primera vez durante una
investigación inicial, tiene muchos más detalles y debe ser revisado por el patrocinador
del proyecto y las partes interesadas clave antes de ser aceptado, rechazado,
cancelado, diferido o revisado.
Dependiendo de la escala del cambio comercial, el caso de negocio puede necesitar
un desarrollo adicional como parte de una investigación detallada.
Por lo tanto, debe desarrollarse de manera incremental para que el tiempo y los
recursos no se desperdicien innecesariamente en lo impráctico.
 Por qué necesita un caso de negocio
La preparación del caso de negocio implica una evaluación de:

 problema u oportunidad de negocio,

 beneficios
 riesgo,
 costos incluyendo la tasación de inversiones,
 soluciones tecnológicas probables,
 escala de tiempo
 impacto en las operaciones, y
 Capacidad organizativa para entregar los resultados del proyecto.
Estos problemas del proyecto son una parte importante del caso de negocio. Expresan
los problemas con la situación actual y demuestran los beneficios de la nueva visión
empresarial.
El caso de negocios reúne los beneficios, desventajas, costos y riesgos de la
situación actual y la visión futura para que la gerencia ejecutiva pueda decidir si
el proyecto debe seguir adelante.
Muchos proyectos comienzan la vida como una caminata en la niebla , lo cual está
bien en sí mismo, pero nunca ve la luz del día o tropieza sin rumbo durante demasiado
tiempo porque la claridad del alcance, la escala de tiempo, el costo y los beneficios no
se definen adecuadamente durante Las primeras etapas del proyecto.

¿Vale la pena hacer el proyecto?

¿Por qué empiezas un proyecto?
Lo más probable es que lo estés haciendo porque necesitas resolver un problema .
Por lo general, el problema es algo que se interpone en el camino de alcanzar sus
metas. Entonces, parece que un proyecto tiene que ver con el logro de objetivos y que
tus objetivos no se realizarán a menos que lidies con el problema (o la oportunidad o
circunstancia)
Si un proyecto vale la pena, necesita responder 4 preguntas simples:

 ¿Cuál es tu objetivo?
 ¿Qué te impide llegar a la meta?
 ¿Cuánto cambio se necesita para superar el problema?
 ¿Estás seguro de que esto resolverá el problema?
¿Puedes responder estas preguntas rápidamente? ¿Tiene evidencia para apoyar o
refutar sus suposiciones?
Si no, puede que no valga la pena comenzar un proyecto.

Cuándo usar un caso de negocio

El caso de negocio es necesario cuando el recurso o gasto en un proyecto tiene que
ser justificado. La aprobación generalmente se solicita al patrocinador del proyecto y a
otras partes interesadas.
Por ejemplo, la función de finanzas puede autorizar fondos y el departamento de TI
proporciona recursos.

Cómo escribir un caso de negocio

El propósito del caso de negocio es la comunicación.  Por lo tanto, cada sección
debe estar escrita en el lenguaje de la audiencia deseada.
Además, solo debe contener suficiente información para ayudar a la toma de
decisiones. Al escribir un caso de negocios, tenga en cuenta lo siguiente:

 el documento debe ser breve y transmitir solo lo esencial,

 Hazlo interesante, claro y conciso,
 eliminar conjeturas y minimizar la jerga,
 describe tu visión del futuro,
 demostrar el valor y los beneficios que el proyecto aporta al negocio, y
 mantenga el número de autores al mínimo para garantizar un estilo y una
legibilidad coherentes.
El patrocinador del proyecto es responsable de preparar el caso de negocio.
Sin embargo, todos los miembros apropiados del equipo deben contribuir a su
desarrollo. Del mismo modo, expertos en la materia de otras funciones (finanzas,
recursos humanos, TI, prestación de servicios, etc.) pueden proporcionar información
especializada.
Además, aquellos que escriben el caso de negocios deben tener un conocimiento
profundo de los objetivos del proyecto y ser capaces de fusionar los planes variados y
potencialmente complejos en un documento utilizando la siguiente plantilla de casos
de negocios.
"Una definición clara de objetivos es la clave del éxito". - Edison Montgomery

La plantilla de caso de negocio

Lo que sigue son los cuatro pasos para preparar una plantilla de caso de negocio
perfecta para su proyecto.
Incluye las siguientes cuatro secciones:

 Resumen ejecutivo
 Financiar
 Definición del proyecto
 Organización del proyecto
Sección Encabezado de la sección Pregunta respondida

  RESUMEN EJECUTIVO  

1 FINANCIAR  

1.1 Valoración financiera ¿Cuánto cuesta?

1.2 Análisis de sensibilidad ¿Cuánto cuesta?

2 DEFINICIÓN DEL PROYECTO  

2.1 Información de fondo ¿Por qué?

2.2 Objetivo de negocio ¿Por qué?

2.3 Beneficios y limitaciones ¿Por qué?

2.4 Opción de identificación y selección ¿Qué?

2.5 Alcance, impacto e interdependencias ¿Qué?

 2.6 Plan de esquema ¿Qué? ¿Cuando?¿Quien?

2.7 Análisis de mercado ¿Contexto?

2.8 Evaluación de riesgos ¿Contexto?

2.9 Enfoque del proyecto ¿Cómo?

2,10 Estrategia de compras ¿Cómo?

3 Organización de proyectos  

3.1 Gestión del proyecto ¿Cómo? ¿Quien?

3.2 Informes de progreso ¿Cómo?

La plantilla de caso de negocio adaptada de Buttrick, " El entrenamiento del
proyecto ", p.287.

1. El resumen ejecutivo
Dependiendo de la duración del caso de negocios, es posible que desee incluir un
resumen de alto nivel del proyecto.
El resumen ejecutivo es la primera sección del caso de negocio y la última escrita.
Es un breve resumen de todo el caso de negocio. De manera sucinta, transmite
información vital sobre el proyecto y comunica toda la historia al lector.
Las primeras impresiones son importantes. ¡Haz esto bien!

2. La Sección de Finanzas.
"No se equivoquen, amigo mío, se necesita más que dinero para enriquecer a los
hombres". - AP Gouthey
La sección de finanzas de un caso de negocios efectivo es principalmente para
aquellos que aprueban la financiación. La función financiera estará interesada en esto
más la primera mitad de la definición del proyecto.

Valoración financiera
Cuando prepare la evaluación financiera, solicite asesoramiento sobre el contenido y
la presentación de la función de finanzas. En el caso de desarrollos de capital,
consultar expertos en la materia.
El propósito de una evaluación financiera es:

 identificar las implicaciones financieras para el proyecto,

 permitir la comparación de los costos del proyecto con los beneficios previstos,
 asegurar que el proyecto sea asequible; Asegurar que todos los costos
asociados con el proyecto sean considerados.
 evaluar el valor por dinero, y
 predecir el flujo de caja.
 Análisis de sensibilidad
El análisis de sensibilidad se refiere al riesgo del proyecto y analiza futuros
alternativos midiendo el impacto en los resultados del proyecto o supuestos de valores
cambiantes en los que existe incertidumbre.
En efecto, el análisis de sensibilidad permite al contador del proyecto experimentar con
posibles escenarios.

3. La definición del proyecto

Esta es la parte más importante del caso de negocios y es para el patrocinador del
proyecto, las partes interesadas y el equipo del proyecto.
Responde a la mayoría de las preguntas sobre por qué, qué y cómo sobre su
proyecto.

Información de fondo
El propósito de esta sección es dar una introducción clara al caso de negocios y al
proyecto. Debe contener una breve descripción general de las razones por las que se
produjo el cambio del proyecto o negocio: el problema, la oportunidad o el cambio de
circunstancias.
Si es necesario, consulte programas, proyectos, estudios o planes de negocios
relacionados.

Objetivo de negocio
Esta parte describe por qué estás haciendo el proyecto. El objetivo de negocio
responde a las siguientes preguntas:

 ¿Cuál es tu objetivo?
 ¿Qué se necesita para superar el problema?
 ¿Cómo apoyará el proyecto la estrategia de negocio?

Beneficios y limitaciones
La sección de beneficios y limitaciones describe los beneficios financieros y no
financieros a su vez. El propósito es explicar porqué necesitas un proyecto.
Por ejemplo, para:

 mejorar calidad,
 ahorrar costos a través de eficiencias,
 reducir el capital de trabajo - la diferencia entre los activos corrientes y los
pasivos corrientes,
 generar ingresos,
 permanecer competitivo,
 mejorar el servicio al cliente, o
 para alinear a la estrategia corporativa.
El caso de negocios también debe incluir cualquier limitación, ya que estos presentan
un riesgo potencial para el proyecto.

Opción de identificación y selección

Identifique las posibles soluciones al problema y descríbalas con suficiente detalle
para que el lector las comprenda.
Por ejemplo, si el caso de negocios y la solución propuesta hacen uso de la
tecnología, asegúrese de explicar cómo se utiliza la tecnología y definir los términos
utilizados en un glosario.
 Dado que la mayoría de los problemas tienen múltiples soluciones, a menudo se
necesita una evaluación de la opción. Esto explorará las posibles soluciones y
recomendará la mejor opción.
Al escribir un caso de negocios inicial, es probable que la evaluación de la opción
contenga una larga lista de opciones y abarque muchas posibilidades. A medida que el
proyecto continúe, se rechazarán varias opciones.
El caso de negocios final puede contener de tres a cinco opciones, la lista corta,
que incluye una opción de no hacer nada o un punto de referencia.

Alcance, impacto e interdependencias

Esta sección del caso de negocio describe el trabajo necesario para cumplir el objetivo
de negocio e identifica las funciones de negocio afectadas por el proyecto.
Además, la sección de alcance, impacto e interdependencias debe establecer el
alcance y los límites del proyecto. Describe qué se incluye y qué se excluye más las
interdependencias clave con otros proyectos.
Es importante para el caso de negocios considerar el fracaso de otros proyectos
interrelacionados y mostrar cómo esas dependencias generan beneficios de impacto.

Plan de esquema
El plan de esquema proporciona un resumen de las actividades principales y el
calendario general - cronograma del proyecto - para el proyecto.
Idealmente, el proyecto debería dividirse en etapas con decisiones clave que preceden
a cada etapa. Usa esta sección para responder las siguientes preguntas:

 ¿Qué se requiere?
 Como se hace
 Quien hace que
 ¿Cuándo  sucederán las cosas?
Este plan de esquema enumera los principales resultados e incluye una breve
descripción del proyecto más responsabilidades para cada actividad.

Análisis de mercado
Es importante que el caso de negocios proporcione a sus lectores una
evaluación exhaustiva del contexto empresarial: la evaluación de mercado.
En otras palabras, hacer explícitos los intereses comerciales subyacentes.
Por lo tanto, la evaluación del mercado debe mostrar una comprensión completa del
mercado en el que opera su empresa.
Un buen punto de partida son las inclusiones de un PESTLE: análisis político,
económico, sociológico, tecnológico, legal y ambiental.

Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos resume los riesgos y oportunidades importantes y cómo se
gestionan. Los riesgos incluidos deben cubrir aquellos que puedan surgir de su
proyecto o la capacidad de la organización para generar cambios.
Esta sección responde a las siguientes preguntas:

 ¿Qué riesgos están involucrados?

 ¿Cuáles son las consecuencias de que ocurra un riesgo?
 ¿Qué oportunidades pueden surgir?
 ¿Qué planes existen para enfrentar los riesgos?
Cada proyecto debe incluir un registro de riesgos .
Al escribir un caso de negocios, asegúrese de que esto esté incluido ya que explica
cómo se gestionan los riesgos y las oportunidades.
 Enfoque del proyecto
El enfoque del proyecto describe cómo se aborda el proyecto. Es decir, la forma en
que se realiza el trabajo para entregar el proyecto.
Por ejemplo, es probable que un proyecto con gran parte del trabajo subcontratado
tome un enfoque diferente a un proyecto que desarrolle una solución interna.

Estrategia de compras
Esta sección describe cómo se financiará un proyecto y si la organización debe tomar
una decisión de compra, arrendamiento o subcontratación antes de comprar.
Además, la estrategia de compra debe describir el proceso de compra utilizado. Un
proceso de adquisición formal puede ahorrar tiempo y dinero y reducir el riesgo del
proyecto.

4. La organización del proyecto

La última sección de la plantilla de caso de negocios es de mayor interés para el
gerente de proyecto, el equipo de proyecto y los gerentes responsables de entregar
trabajo al proyecto.
Esta sección de organización del proyecto describe cómo se configura el proyecto.

Gestión del proyecto

Esta sección del caso de negocios muestra al lector cómo está estructurado el
proyecto y los diferentes niveles de toma de decisiones.
Por lo general, una empresa ya habrá implementado un marco de gobierno del
proyecto que respaldará el proyecto en cada etapa.
Si su organización no utiliza un marco estructurado de procesos de gestión de
proyectos, utilice esta sección para incluir:

 roles y responsabilidades en el proyecto (el equipo del proyecto y las partes

interesadas),
 las tolerancias del proyecto,
 cualquier norma que el proyecto deba tener en cuenta,
 puntos de revisión, y
 Cómo se toman las decisiones.

Informes de progreso
Finalmente, el caso de negocio debe definir cómo se registra el progreso del proyecto
y cómo se actualiza la junta del proyectosobre el desempeño del proyecto .
Por lo general, el gerente de proyecto hace esto preparando un informe de progreso
conciso o un informe de puntos destacados a intervalos regulares.

Gestionando el caso de negocio

El caso de negocio completado proporciona una estructura para el proyecto y la
organización del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto . Por lo tanto,
debe utilizarse de forma rutinaria como referencia y no debe enviarse a la
estantería.
En consecuencia, el patrocinador del proyecto y la junta del proyecto deben revisar y
actualizar el caso de negocios en etapas clave para verificar que el proyecto sigue
siendo viable y que las razones para hacerlo siguen siendo válidas.
Idealmente, la revisión debería realizarse antes de comenzar una nueva etapa para
evitar inversiones innecesarias en tiempo y dinero.

Resumen
En este artículo le mostramos cómo escribir un caso de negocio. Cubrimos mucho
terreno y podemos dar la impresión de que el caso de negocio resultante es un
documento grande y difícil de manejar.
Este no es el caso.
Un caso de negocio debe ser conciso y al punto.
Para proyectos pequeños puede correr a unas pocas páginas. Para proyectos más
grandes y esfuerzos de cambio de negocios complejos, el documento será grande.
Por lo tanto, asegúrese de tener en mente a la audiencia prevista al preparar cada
sección e incluya información de apoyo en un apéndice.
Por ejemplo, la sección de evaluación de opciones puede resumir cada opción con los
detalles que se encuentran en otra parte para referencia.
Para concluir, el propósito de un caso de negocios es delinear las razones
comerciales para emprender un proyecto y proporcionar un medio para evaluar
y evaluar continuamente el progreso del proyecto.
Ejemplo de caso de negocio de proyecto
Para nuestro ejemplo de caso de negocio de proyecto, vamos a imaginar una
compañía en crecimiento que está luchando bajo el peso de las llamadas a sus líneas
de ventas. Esto se traduce en pérdidas de ventas cuando las llamadas no son
contestadas, también conduce a la insatisfacción del cliente cuando los clientes tienen
que esperar mucho tiempo para que su llamada sea atendida. Esto significa que es
más probable que cambien a un competidor en el futuro.
Esta situación está reñida con la estrategia de la empresa, que es ofrecer siempre el
mejor servicio. Por ello, la empresa determina que quiere rectificar la
situación. Finalmente, decide introducir un sistema telefónico de respuesta de voz
automatizada (IVR) para garantizar que la llamada de todos sea manejada de manera
eficiente. El ejemplo de caso de negocio del proyecto se muestra a continuación para
esta empresa.
Como puede ver en el ejemplo, las cifras proporcionadas para los costos y beneficios
no son muy precisas. Esto es perfectamente normal para un plan de proyecto en una
etapa temprana, donde simplemente estamos tratando de determinar la mejor forma
de avanzar estimando el retorno de la inversión. Más adelante, a medida que mejore
nuestra comprensión de los costos y beneficios, podemos refinar nuestras cifras y
actualizar el caso de negocios.
El caso de negocios, por supuesto, podría mejorar, lo que significa que el rendimiento
aumenta con nuestra estimación inicial, o el caso de negocios podría deteriorarse, lo
que significa que el rendimiento disminuye. Si el retorno de la inversión disminuyera
hasta tal punto que se volviera negativo, probablemente cancelaríamos el proyecto o
cambiaríamos dramáticamente sus objetivos para mantener un rendimiento positivo.
Como ya se mencionó, tenga en cuenta que en ciertos momentos habrá proyectos que
no tendrán un retorno de la inversión positivo desde el principio, como en una situación
inicial.

Resumen del caso de negocio del proyecto

El propósito de un caso de negocio de proyecto es proporcionar una justificación para
un proyecto a realizar. La forma en que esto se manifieste diferirá de un proyecto a
otro y de una organización a otra, dependiendo de la complejidad de cada uno. En el
ejemplo de caso de negocio del proyecto proporcionado anteriormente, hemos
intentado mostrar un caso de negocio en etapa temprana que contiene las
características más comunes de un caso de negocio de proyecto.
Estos son los pasos que deben seguirse al realizar un Business Case:
1. Definir los objetivos. Antes de iniciar la elaboración de un Business Case se
deben considerar y consensuar los objetivos que se persiguen. Es necesario
plantearse las siguientes preguntas: ¿qué quiere conseguir la organización?,
¿por qué?, ¿en qué plazo se quieren obtener los resultados? Las respuestas a
las mismas marcarán los pasos del proceso de transformación.
2. Entender los componentes de un Business Case sólido y realista. El
Business Case debe evaluar las alternativas según el retorno de la inversión
aceptable y definido por la compañía, como por ejemplo, el Valor Actual Neto
(VAN) o “payback” (plazo de recuperación). El “payback” debe alcanzarse en un
plazo determinado (normalmente dos o tres años), a partir del cual se
continuarán generando beneficios para el negocio.
3. Evaluar todas las alternativas. Plantearse distintos escenarios, así como
otros modelos híbridos. Resulta clave estudiar de forma cuidadosa todas las
opciones, valorando cada una de ellas de manera independiente, antes de iniciar
cualquier tipo de proceso de implantación.
4. Basar la decisión en variables e hipótesis sólidas y cuantificables. Para
ello, es imprescindible contar con profesionales de diversos perfiles que ofrezcan
un enfoque totalmente integral y multidisciplinar, basado en un análisis detallado
de las diferentes áreas implicadas en la estrategia (fiscal, laboral, legal,
procesos, estructura organizativa, sistemas, gobierno corporativo, etc.).
5. Afrontar la complejidad. El desarrollo de un Business Case sólido no es una
tarea fácil. Además, la naturaleza dinámica de las condiciones del mercado
global incrementa el nivel de complejidad.
6. Mantenerse vigilante. Monitorizar los costes, el desempeño y el plan de
transición. Aunque un Business Case sólido evitará muchos de los errores
habituales de un enfoque superficial, el trabajo no finaliza cuando se obtiene la
aprobación del mismo. Estar atento a cualquier cambio en las condiciones de
mercado A lo largo de dos o tres años pueden ocurrir muchas cosas. Actualizar y
monitorizar el Business Case de forma activa y ajustarlo en caso de cambios
significativos en el mercado, garantizará una visión exacta del éxito de la
transformación.
 Caso de negocio. Evaluar los beneficios, costos y riesgos de un proyecto.

¿Qué son los casos de negocios? ¿Qué ventajas ofrecen? ¿Y cómo se crea el

documento asociado?
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¿Qué es un caso de negocio?

Al comienzo de cada proyecto, está el por qué. ¿Por qué debería la empresa llevar a
cabo un nuevo proyecto? ¿Qué beneficios se pueden obtener de ella? ¿Y valen la
pena los costos? Un caso de negocio trata de responder a estas
preguntas. Argumenta por qué el proyecto sería beneficioso, qué costos, beneficios y
riesgos tendría la nueva inversión. El beneficio puede ser financiero, pero también
puede considerar otros criterios, como la carga de trabajo o una mayor
satisfacción. Un caso de negocio se apoya en las cifras de este argumento, por
ejemplo, la reducción del costo esperado en un porcentaje o en una cuenta de flujo de
efectivo. Los responsables de la toma de decisiones pueden aprobar o rechazar la
propuesta del proyecto.
Preguntas que un caso de negocio responde:
  ¿Por qué deberíamos llevar a cabo el proyecto? ¿Qué pasa si no lo hacemos?
 ¿Qué beneficios económicos podríamos lograr para la organización?
 ¿Cuáles son los riesgos?
 ¿Qué tan alto es el costo potencial?
 ¿Cuánto tiempo tomará el proyecto?
Caso de negocio según PRINCE2

El caso de negocios puede servir no solo como la base para la aprobación de un

proyecto, sino también como una justificación comercial continua. Así es como lo
estipula el método de gestión de proyectos PRINCE2. Aquí, el caso de negocios se
revisa a intervalos regulares y, en base a esta información, se verifica si el proyecto
todavía vale la pena hasta el estado actual. De esta manera, las partes interesadas y
los patrocinadores siempre pueden obtener información actualizada sobre el estado
del proyecto.

Un caso de negocio según PRINCE2 evalúa si un proyecto es:

 deseable,
 viable,
 alcanzable y
 Una inversión que vale la pena.
Lea cómo funciona PRINCE2 aquí >>

Una breve definición del caso de negocio:

Un caso de negocios evalúa los beneficios, costos y riesgos de un nuevo
proyecto. Sirve como base para la aprobación o rechazo de un proyecto. En PRINCE2,
el caso de negocio es el documento más importante: no solo se examina la propuesta
del proyecto, sino que también se justifica un proyecto en ejecución. Porque el caso de
negocio es revisado y actualizado regularmente.
¿Cuáles son las ventajas del caso de negocio?
 TOMA DE DECISIONES CONFIABLE

Los efectos del proyecto en el éxito del negocio se muestran claramente.

 MARGEN PARA LA TOMA DE DECISIONES

Se explican más opciones y sus efectos.

 COMPARABILIDAD

Los casos de negocios pueden compararse con otros casos de negocios.

 RESPONSABILIDAD Y RESPONSABILIDAD
El caso de negocios normalmente se entrega a la gerencia como un documento que
muestra claramente a los autores y la razón de sus decisiones.
 VISIÓN GENERAL

Los criterios financieros y no financieros se incluyen como evaluaciones de proyectos.

 TRANSPARENCIA Y TRAZABILIDAD.

La derivación de figuras es constantemente discernible.

 RECONOCIMIENTO DE RIESGOS

Los riesgos pueden reconocerse desde el principio y se pueden iniciar contramedidas.

 OPTIMIZACIÓN DE CONCEPTOS

A través del análisis detallado de la información disponible, se pueden revelar los

agujeros en el concepto del proyecto.
¿Cómo se crean casos de negocio?

Para crear un caso de negocios, realice un análisis detallado de casos de negocios. El

caso de negocio es "solo" el resultado de su investigación. En esta investigación,
usted determina por qué es necesario un nuevo proyecto o una nueva inversión, qué
beneficios y costos se esperan. Debe determinar las fuentes de datos que respaldan
su caso de negocio, por ejemplo, información financiera interna, estudios de caso de
proyectos similares o análisis industriales. En un análisis de casos de negocios,
también se examinan las posibles alternativas al proyecto y los riesgos asociados. Y
luego tienes que formular tu análisis en un caso de negocio. Simplemente
considerado, esto es al principio solo una sugerencia. Por lo tanto, no necesariamente
tiene que cumplirse estrictamente: un informe oral es suficiente. Por supuesto, este
método no se recomienda para problemas complejos, en tales casos, Se necesita la
creación de un documento que presente un resumen exagerado de toda la
información. ¿Cómo se vería ese documento?
Estructura de un caso de negocio según PRINCE2.
Para empezar, una cosa: no hay una plantilla estandarizada para casos de
negocios. Sin embargo, hay muchas sugerencias: las directrices reales solo las
ofrece  PRINCE2 . De acuerdo con este método de gestión de proyectos, el caso de
negocio consta de las siguientes secciones:
 Resumen ejecutivo : Una breve descripción del caso de negocio
 Motivos : Motivación para la realización del proyecto.
  Opciones de negocio : posibilidades para llevar a cabo el proyecto con
evaluaciones cuantitativas y cualitativas.
 Beneficio esperado : Listado de beneficios con motivos y medidas.
 Beneficios esperados : resultados evaluados negativamente por las partes
interesadas o efectos secundarios negativos
 Escala de tiempo : principio y final del proyecto y cuándo el proyecto dará sus
frutos
 Costo : costos del proyecto y costos que surgen después de su finalización.
 Evaluación de inversiones : información sobre el retorno de la inversión
(ROI); análisis coste-beneficio
 Riesgos principales : Resumen de los mayores riesgos para el proyecto.
Además, hay una sección sobre el  propósito y el alcance al principio del
documento. Además de esta información, los elementos formales también deben ser
considerados. El título debe ser expresivo y el autor nombrado. Debido a que un caso
de negocios pasa por muchas manos y siempre se está revisando o revisando,
los editores y las fechas  también deben ingresarse en la hoja. De esa manera,
siempre sabrá quién cambió o aprobó qué versión en qué día.
El contenido del caso de negocio en detalle
Resumen ejecutivo

Al igual que en otros informes, el resumen representa las secciones más importantes
en el caso de negocios: los responsables de la toma de decisiones lo verán de
inmediato. Normalmente, el resumen se crea al final. Debería explicar
 Los problemas que debe resolver el proyecto.
 qué condiciones se han considerado,
 Qué beneficios y retorno de inversión se esperan,
 Cuántos recursos se requieren para completar el proyecto,
 cómo se ve el resultado buscado.
Razones

Dependiendo del tipo de proyecto, los motivos para llevarlo a cabo varían. Si, por
ejemplo, una nueva disposición legal influye en su negocio, entonces esta es una
razón para liderar un nuevo proyecto en el camino. O si desea desarrollar un nuevo
software, detalle esto como una motivación en esta sección del caso de negocios.
Opciones de negocio
Una sugerencia de proyecto siempre representa una posible solución para el
problema. Siempre hay alternativas. Según PRINCE2, siempre deben considerarse
tres opciones en el caso de negocio:
 No hacer nada (mantener el status quo)
 Hacer lo mínimo
 Hacer algo
Este escenario es evaluado de acuerdo a medidas cuantitativas y cualitativas. Eso
significa: ¿qué consecuencias monetarias implican estas opciones? ¿Y qué otros
efectos que no se pueden expresar en cifras resultarán? Las opciones Hacer lo
mínimo y Hacer algogeneralmente tienen que ser examinadas a través de un análisis
de caso de negocios.
Beneficio esperado

El beneficio esperado de su proyecto debe ser medible, de modo que los resultados
puedan compararse después de la finalización del proyecto. Por ejemplo, en esta
sección del caso de negocios, usted revela que espera una reducción de costos del
30% como beneficio. Aparte de esto, debe definir en qué punto espera el beneficio.
Beneficios esperados

Ingrese aquí los efectos del proyecto que los interesados consideran negativos. Tenga
en cuenta que los efectos negativos no son riesgos. Representan consecuencias que
ciertamente están involucradas en una actividad. Un riesgo, por otro lado, no siempre
está relacionado con una probabilidad, puede ocurrir, pero no necesariamente, ocurrir.
Escala de tiempo

Aquí, ingrese cuánto tiempo debe durar el proyecto y cuándo se esperan los
beneficios. Aparte de esto, también debe explicar cuándo pagará el proyecto. Es por
eso que esta sección incluye información que va más allá de la duración real del
proyecto.
Costo

Esta sección del caso de negocio contiene todos los costos del proyecto. Además,
también considera los costos que conlleva el proyecto después de su finalización,
como los costos de mantenimiento, por ejemplo.
Evaluación de la inversión
Bajo inversión, usted compara los beneficios y los efectos negativos esperados con los
riesgos y costos del proyecto. Aquí se utilizan métodos como, por ejemplo, el cálculo
del flujo de caja o el valor del capital. El objetivo es poder confirmar el valor del
proyecto como una inversión. La base para el cálculo está formada por los datos de
las secciones sobre costos y beneficios en el caso de negocios.
Riesgos mayores

Aparte de los costos y beneficios, los riesgos son una herramienta importante para la
toma de decisiones. Es por eso que los mayores riesgos y la probabilidad de que se
produzcan se deben esbozar aquí en el caso de negocios, así como las
contramedidas. Aquí, una visión general es suficiente: más detalles sobre los riesgos
se registran en otros documentos.

Crea herramientas de toma de decisiones para tus proyectos.

El caso de negocios es muy adecuado para obtener una visión general de los factores
esenciales de éxito de un proyecto: costos, beneficios y riesgos. Constituye una base
para poder tomar decisiones seguras sobre. ¿Pero cómo puedes crear estos
documentos fácilmente? ¿Y cómo puede garantizar la trazabilidad y el control de
versiones si el documento es revisado y tomado por muchas personas
diferentes? Utilice una herramienta que ofrece una plantilla de Word de acuerdo con
PRINCE2, una herramienta con la que puede administrar el documento. Cada cambio
y cada editor se registran automáticamente, y todo lo que se puede realizar dentro de
la herramienta con un clic.