MODULO 2 – Sistemas de información para la

administración logística
2.1. Sistemas de información para la administración
logística
La información es realmente el motor que impulsa todo el ciclo logístico. Se recopila
información para tomar decisiones y, mejor sea la información obtenida, mejores
resultarán las decisiones tomadas. Un sistema de información para la administración
logística (SIAL) es el sistema de registros y reportes que se utiliza para recopilar,
organizar y presentar los datos logísticos de todos los niveles del sistema. Lo más
importante del SIAL es que permite al personal de logística recopilar los datos
necesarios para tomar decisiones fundadas que, a la larga, mejorarán el servicio al
cliente. Véase figura 2-1.

Si los datos y la información se recopilan con otro fin que la toma de decisiones, no se
deben recopilar en el SIAL. La recopilación de datos para la administración de un
sistema logístico constituye una actividad separada de la recopilación de datos sobre
usuarios y servicios; un sistema de información gerencial (SIG) recopila estos datos.

Existen unas cuantas diferencias clave entre un SIG y un SIAL

2.2 Datos esenciales para la toma de decisiones
Si los datos se recopilan para la toma de decisiones, debe saber qué tipo de datos
recopilar y con qué frecuencia hacerlo. Para decidir qué tipos de datos debe recopilar,
analice las decisiones que tiene que tomar. Piense en qué preguntas podría formular un
gerente de logística. ¿Qué información necesitaría el gerente para responder a esas
preguntas y tomar decisiones informadas?

Las preguntas podrían incluir lo siguiente:

• ¿Cuánto tiempo durarán las existencias actuales de suministros?

¿Cuándo tenemos que pedir más suministros?

• ¿Dónde se encuentran nuestros insumos dentro del sistema de

distribución? ¿Necesitamos trasladar suministros de un nivel superior a niveles
inferiores?

• ¿Dónde se encuentra el nivel máximo de consumo? ¿Necesitan más

recursos estos establecimientos?

• ¿Estamos perdiendo insumos dentro del sistema, requiriendo que

tomemos medidas al respecto? • ¿Los insumos fluyen normalmente dentro del
sistema de distribución? ¿Necesitamos ajustar el sistema de distribución para
evitar embotellamientos en el sistema?

• ¿Hay insumos que están a punto de vencer? ¿Deberíamos retirarlos del

sistema de distribución? ¿Podemos volver a distribuirlos? ¿Se pueden usar
antes de su vencimiento?
Para tomar decisiones logísticas, un gerente de logística necesita tres datos esenciales:
(1) existencias disponibles, (2) consumo y (3) pérdidas y ajustes. Si bien en logística se
puede hacer buen uso de otros datos, éstos son imprescindibles para administrar un
sistema logístico: debe utilizar un SIAL para registrarlos y reportarlos. (Véase Cuadro 2-
1.)

2.3 Tres tipos de registros logísticos

Desde la perspectiva de la logística, los productos de un sistema de distribución
pueden estar sujetos a tres procedimientos: se pueden almacenar, transportar (en un
viaje) o se pueden consumir (se utilizan). Dado que queremos monitorear
constantemente los insumos en el sistema de distribución, debemos contar con tres
tipos de registros logísticos para poder rastrear esos suministros. Cada tipo de registro
tiene un formato y un uso distintos.

• Registros de existencias. Contienen información relativa a los productos

almacenados.

• Registros de movimientos. Contienen información relativa a los productos

trasladados.

• Registros de consumo. Contienen información relativa a los productos

consumidos o utilizados.
2.3.1. Registros de existencias

¿Cuál es el propósito principal de los registros de existencias?

Se utilizan para registrar información sobre los productos almacenados.

¿Qué datos esenciales contienen los registros de existencias?

Deben contener, separada por producto, la cantidad de existencias disponibles, la

cantidad de pérdidas y la cantidad de ajustes.

¿Qué sucede con el tercer dato esencial, el consumo?

Por lo general, los productos no se entregan (despachan) directamente del almacén al

usuario. Por lo tanto, los datos sobre el consumo real no figuran en los registros de
existencias. Los datos de distribución en el registro de existencias del nivel más bajo
del sistema pueden sustituir los datos de consumo si éstos no están disponibles (por
ejemplo, de un almacén a un dispensario).

¿Quién completa el registro de existencias?

Puede hacerlo cualquier persona que reciba o entregue existencias del almacén, o
cualquier persona que realice un inventario físico de las existencias; esto incluye el
gerente u otro personal del almacén y el personal del punto de entrega de servicios.
Por ejemplo, las farmacias almacenan insumos y el personal debería también utilizar
registros de existencias. El farmacéutico y el personal encargado de la farmacia son
responsables de completar estos registros.

¿Cuándo se realizan las entradas en los registros de existencias?

Se consignan en el registro de existencias siempre que se reciban o entreguen

productos. También se registran las cantidades cuando se realiza un inventario físico
de las existencias o en cuanto se note alguna pérdida.

Cuando el registro está lleno, se inicia uno nuevo utilizando el saldo final del registro
anterior.

¿Cómo se organizan los datos en un registro de existencias?

Se organizan por fecha y por referencia de transacción (el número único de la

transacción en el registro de movimientos por producto recibido o entregado y/o el
nombre del establecimiento del que proceden los insumos recibidos y despachados).
Registran cantidades recibidas, distribuciones, pérdidas y ajustes, y el saldo disponible.
Igualmente, registran los resultados de inventarios físicos (es decir, cuando se cuentan
los insumos para verificar la cantidad en el almacén).

¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de existencias?

Los formatos más comunes para los registros de existencias son las tarjetas de
existencias y los libros mayores. Los diferentes tipos de registros de existencias
incluyen tarjetas de existencias, tarjetas de control de existencias y tarjetas de control
de estiba.

¿Qué es una tarjeta de control de estiba?

Es un registro individual de existencias que contiene información relativa a un solo

producto por número de lote (véase figura 2-2). Cada insumo del lote tendrá la misma
fecha de vencimiento. Por ejemplo, una tarjeta de control de estiba contendría la
información relativa a un solo lote de paracetamol en un almacén. En esta tarjeta, se
deberían registrar las cantidades disponibles de paracetamol sólo para este lote, así
como cualquier pérdida y ajuste para este mismo lote. Las tarjetas de control de estiba
se encuentran con el producto en el almacén, generalmente en los estantes o en el
lugar en la tarima donde se encuentra el lote.

¿Qué es una tarjeta de control de inventarios?

Es una tarjeta individual que contiene información relativa a todos los lotes de un solo
producto. Se recomienda usar una tarjeta de control de inventarios para cada producto.
La tarjeta de control de inventarios puede ser una síntesis de todas las tarjetas de control
de estiba para un solo producto. Por ejemplo, una tarjeta de control de inventarios podría
contener la información relativa a todos los lotes de paracetamol en un almacén. En
ésta, se deberían registrar los totales de existencias disponibles de paracetamol en el
almacén, así como los totales de pérdidas y ajustes sin tomar en cuenta el número de
lote o la ubicación del producto en el almacén. Véase figura 2-3 para un ejemplo de
tarjeta de control de inventarios. Para asegurar la correcta administración de cada lote
en los almacenes más grandes, es conveniente mantener tanto las tarjetas de control
de inventarios como las de control de estiba puesto que los almacenes más grandes
pueden almacenar muchos lotes de un mismo producto en diferentes lugares. En
almacenes más pequeños, basta con guardar un solo registro de existencias, como una
tarjeta de control de estiba o una tarjeta de control de inventarios.
¿Qué es un libro mayor de existencias?

Es un registro de existencias que contiene la misma información que la tarjeta de control

de inventarios descrita antes. A diferencia de las tarjetas de control de inventarios, un
libro mayor de existencias está encuadernado.

Se utiliza en lugar del formato de tarjeta individual. En algunos países, la política del
gobierno exige el uso de mayores de existencias. (Los gerentes pueden considerar que
el uso de este registro representa una mayor responsabilidad, ya que la ausencia de
páginas resulta evidente). Sin embargo, el formato de libro mayor no es tan práctico
como las tarjetas individuales, ya que resulta muy fácil que se acabe el espacio
disponible para un determinado producto. Por otro lado, es difícil agregar nuevos
productos y no ofrece la opción de ordenar alfabéticamente sus páginas, cosa que sí
puede hacerse con una serie de tarjetas de control de inventarios conforme se agregan
nuevas tarjetas. En muchos países, el Ministerio de finanzas determina el formato de
registro de existencias es utilizado por todas las unidades del gobierno ya que los
insumos son considerados parte de los activos del gobierno y, por lo tanto, se tienen
que justificar cuidadosamente. (Véase figura 2-4.)

Actualmente las limitaciones advertidas son superadas al utilizar sistemas integrados y

de bases de datos a través de programas informáticos.
¿Qué otros datos logísticos, además de los datos esenciales, se pueden incluir en una
tarjeta de control de inventarios o en un libro mayor de existencias?

Dado que la información se registra por fechas, tanto las tarjetas de control de
inventarios como los libros mayores de existencias incluyen información relativa a la
fecha de recepción de un envío y cuando se hacen distribuciones, junto con la cantidad
del envío. Para rastrear el movimiento de existencias, las tarjetas de control de
inventarios y los libros mayores de existencias también deberían incluir un número de
referencia para el documento de envío o embarque.
Los registros de existencias deberían incluir una columna para comentarios u
observaciones en las que se pueden reportar los motivos de pérdidas o ajustes.

En establecimientos con más de un bodeguero, es necesario agregar una columna para

anotar las iniciales de la persona que recibe, despacha o cuenta las existencias, para
luego poder rastrear estas actividades. Además, tanto las tarjetas de control de
inventarios como los libros mayores de existencias deberían incluir información de
descripción de los productos (concentración, formulaciones, marcas y códigos de
identificación) y la información de ubicación de las existencias.

¿Cómo y dónde se trasladan los registros de existencias?

En general, los registros de existencias no se trasladan; permanecen donde están

almacenados los productos (por ejemplo, en el almacén, la farmacia, la bodega).

2.3.2. Registros de movimientos

¿Cuál es el propósito principal de un registro de movimientos?

Los registros de movimientos se utilizan para registrar información relativa al movimiento

de existencias de un establecimiento a otro. Además, los registros de movimientos
constituyen una prueba de pedidos, salidas y/o entregas.

¿Qué datos logísticos esenciales se incluyen en un registro de movimientos?

Si bien los registros de movimientos son fundamentales para registrar el movimiento de

existencias, no necesitan incluir ninguno de los datos esenciales ya mencionados. A
veces, el registro de movimientos se combina con algún tipo de reporte e incluye
información como las existencias disponibles actuales y, según el diseño del sistema,
las pérdidas y los datos de consumo.

¿Quién completa los registros de movimientos?

El personal del almacén de los establecimientos de emisión y recepción asienta los

registros de movimientos.

En farmacias o en puntos de entrega de servicios, los bodegueros, el personal

encargado de la farmacia o los enfermeros efectúan los registros de movimientos.

¿Cuándo se completan los registros de movimientos?

Se inician cuando un establecimiento solicite o entregue existencias. Se asientan en
cualquier momento del proceso de pedidos, salidas y entregas, una vez que la custodia
del producto en movimiento cambia. Se cierran cuando el establecimiento receptor
confirma la recepción de las unidades enviadas.

¿Cómo se organizan los datos en un registro de movimientos?

Por lo general, se organizan por fecha y por referencia de transacción, lo que facilita la
identificación de la transacción. Si sobran copias de registros de movimientos, puede
indicar que un pedido se hizo pero todavía no se recibió, o que un insumo se despachó
pero que la confirmación de recepción todavía no llega. Lo ideal sería que los registros
de movimientos incluyan un número de referencia que identifique cada transacción. Los
datos de un registro de movimientos se organizan de acuerdo al producto solicitado o
entregado. Un registro de transacciones se utiliza generalmente para solicitar o entregar
cualquier cantidad de productos. En los registros de transacciones sobre papel, los
nombres de los productos pueden estar preimpresos o escritos a mano.

¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de movimientos?

Los formatos más comunes son las órdenes de reparto, los registros de recepción, los
comprobantes de despacho, los comprobantes de entrega, y los comprobantes
combinados de solicitud, despacho y recepción. El contenido de los registros de
movimientos dependerá del número de transacciones y de la parte de las transacciones
que se rastrean en el registro. Igualmente, el formato del registro de movimientos puede
depender de que se trate de un sistema de requisición o de asignación. En todos los
casos, es útil que figure en cada registro de movimientos un número de comprobante
preimpreso para rastrear envíos individuales más fácilmente.

¿Qué es un comprobante de despacho y recepción (CDR)?

Un comprobante de despacho y recepción (CDR) enumera los productos y las

cantidades correspondientes enviados a un establecimiento. Incluye una columna
aparte para las cantidades recibidas por si acaso algún producto se dañó o se extravió
en el traslado. Los CDR se utilizan en los sistemas de asignación: el establecimiento
emisor determina la cantidad que se tiene que mandar y despacha los insumos al
establecimiento de recepción.

Véase figura 2-5 para un ejemplo de CDR. Un CDR se tiene que completar por triplicado
(tres copias). Véase figura 2-6 para una representación visual de cómo circulan los CDR
entre los establecimientos.

1. El establecimiento emisor completa la fecha y las cantidades enviadas,

firma el comprobante y manda las dos primeras copias (1 y 2) junto con los
suministros al establecimiento receptor. La tercera copia (3) suele denominarse
recordatorio ya que el establecimiento emisor la conserva para recordar que la
confirmación de recepción del envío está pendiente.

2. El establecimiento receptor comprueba la cantidad recibida, firma el

comprobante, envía de regreso la primera copia (1) y archiva la segunda (2).
 3. Cuando la primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se
deshace de la tercera copia (3) y archiva la primera.

Cada uno de los establecimientos retiene una copia completa del comprobante como
archivo permanente.

Todas las copias del CDR contienen el mismo número de transacción, lo que facilita la
comunicación entre los gerentes de establecimientos si llegasen a tener que comunicar
en caso de problema con el envío.
¿Qué es un comprobante de solicitud, despacho y recepción?

Un comprobante de solicitud, despacho y recepción (CSDR) es muy similar a un CDR,

salvo que se realiza solamente en un sistema de requisición (si se completa por el
personal del establecimiento) (véase figura 2-7).

Un CSDR enumera los productos y las cantidades correspondientes solicitadas por un

establecimiento.

Incluye también una columna aparte para las cantidades realmente surtidas. Este
elemento es importante cuando resulta imposible entregar la cantidad entera solicitada
de insumos. Al igual que un CDR, el CSDR incluye una columna para las cantidades
recibidas donde se pueden señalar posibles pérdidas o daños producidos en el traslado.
Entre dos niveles, los CSDR deberían efectuarse por cuadruplicado (cuatro copias) en
los sistemas de requisición. Véase figura 2-8 para el diagrama del flujo de los CSDR
entre los establecimientos

4. El establecimiento receptor completa la fecha y las cantidades solicitadas para

cada producto, firma el comprobante y manda las tres primeras copias (1, 2 y 3) al
establecimiento distribuidor. Conserva la última (4) como recordatorio que existe un
pedido pendiente de recepción.

5. El establecimiento emisor abastece el pedido, firma el comprobante, envía de

regreso las dos primeras copias (1 y 2) junto con los suministros al establecimiento
receptor y conserva la tercera copia (3) como recordatorio.

6. El establecimiento receptor firma el comprobante, comprueba la cantidad

recibida, envía de regreso la primera copia (1), archiva la segunda copia (2) y se
deshace de la cuarta copia que servía de recordatorio (4).

7. Cuando la primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de

la copia que le servía de recordatorio (3) y archiva la primera. Cada uno de los
establecimientos retiene una copia completada del CSDR como archivo permanente.
Dado que la transacción tiene sólo un número de CSDR para ambos establecimientos,
no debería haber lugar a confusión entre los gerentes si llegasen a tener que comunicar
en caso de problema con el envío.

¿Qué otros datos logísticos, además de los datos esenciales, se pueden incluir en un
registro de movimientos?

Además de la descripción del producto y la cantidad correspondiente que se traslada,

todos los registros de movimientos deberían incluir fechas, firmas y un espacio para
hacer comentarios. Las firmas indican la responsabilidad hacia y la autorización de una
transacción (procedente, por ejemplo, de un departamento de contabilidad o de un
gerente de programa). Precisa limitar el número de firmas necesarias en un registro de
movimientos, cuando sea posible, para reducir la carga administrativa y el tiempo
requerido para obtener las firmas. Debería proveerse un espacio para poder explicar por
qué las cantidades enviadas son diferentes de las cantidades recibidas.

2.3.3. Registros de consumo

¿Cuál es el propósito principal de un registro de consumo?

Sirven para registrar la cantidad de cada producto utilizado por o entregado a un usuario,
o utilizados en un punto de entrega de servicios al proveer los servicios.

¿Qué datos esenciales contienen los registros de consumo?

Tal como su nombre lo indica, contienen los datos de consumo o, más explícitamente,
la cantidad de cualquier producto específico consumido en un período de tiempo
específico.

¿Qué sucede con los otros datos logísticos esenciales: existencias disponibles y pérdidas
y ajustes?

Por lo general, los registros de consumo no registran las existencias disponibles ni las
pérdidas y ajustes.

¿Quién completa los registros de consumo?

Los proveedores de servicios que entregan productos a los usuarios o utilizan los
productos en los puntos de entrega de servicios.

¿Cuándo se completan los registros de consumo?

Siempre que se entregan suministros a los usuarios o que los proveedores utilizan
insumos durante la entrega de servicios. La cantidad total de cada producto utilizado o
entregado se suma al final del período sobre el que se informa.

¿Cómo se organizan los datos en un registro de consumo?

Generalmente por fecha de visita, o por fecha de entrega o de uso. Registra la cantidad
de un producto específico entregado a usuarios o utilizado por el usuario.

¿Cómo se organizan los registros de consumo?

Los registros de consumo generalmente están encuadernados o impresos en un papel

más grande que lo normal. Habitualmente se utiliza un registro (quizás de varias
páginas) por mes; sin embargo, en un libro encuadernado, se debe comenzar una
página nueva todos los meses.

¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de consumo?

Los formatos comunes incluyen los registros diarios de actividades (RDA), los registros
de despachos, los registros del uso diario y las hojas de llenado.

¿Qué es un registro diario de actividades (RDA)?

Registra la cantidad de cada producto recibida por un usuario (por nombre o por número
de usuario) por fecha (véase figura 2-9). Estos registros funcionan mejor cuando las
marcas (para los productos de planificación familiar) o los
nombres/concentración/formulación de cada producto (para los medicamentos) están
preimpresos en el formulario. En la parte inferior del RDA, la cantidad total entregada o
utilizada se calcula para cada producto y luego se utiliza con el propósito de realizar un
reporte. Otro ejemplo de RDA es el registro de despacho diario.
¿Qué es un registro del uso diario?

Se utiliza para registrar las cantidades de un producto, generalmente relacionado con el

laboratorio, que el personal del centro utiliza en una fecha particular. Por ejemplo, el
número de pruebas de detección de VIH que se utiliza en un centro de consejería de
VIH o un departamento de pruebas en un cierto día, o el número de tubos de
Vacutainer™ que se usan en un laboratorio en un cierto día. Estos registros de uso
funcionan mejor cuando los nombres de los productos ya están preimpresos en el
formulario. (Véase figure 2-10)

¿Qué es una hoja de llenado?

Se utiliza para registrar la cantidad de cada producto entregada a los usuarios (véase
figura 2-11). Se coloca un tic o una marca (a menudo una X) por cada unidad entregada.
En algunos casos, cada casillero representa un usuario y se escribe la cantidad de cada
artículo entregado en ese casillero. En una hoja de llenado no se registra información
por día ni por usuario. En algunos casos, las hojas de llenado pueden elaborarse en un
cuaderno ordinario espiralado. Funcionan bien en centros pequeños que no recopilan
datos generales de ventas y distribución.

Además de los datos logísticos esenciales, ¿qué otra información puede incluirse en un
registro de consumo?

Se puede incluir otra información en un registro de consumo. Sin embargo, precisa evitar
su uso para recopilar datos que no sean útiles para la toma de decisiones en
administración logística porque se volvería una carga para el personal encargado de
registrar los datos, lo que, a su vez, incrementa el riesgo de retrasar los reportes y de
impedir que los datos se transmitan a tiempo para las tomas de decisiones.

Sin embargo, si la recopilación de una cantidad limitada de datos sobre los servicios
puede realmente reducir una parte de la carga de reportes que les corresponde a los
proveedores de servicio, entonces resulta apropiada la inclusión de un segmento del
reporte de datos sobre los servicios en un registro de consumo. Más importante aún, los
datos relevantes tienen que recopilarse desde lugares apropiados en el sistema
logístico; los formularios y los reportes utilizados para recopilar y transmitir la información
deben ser claros y fáciles de emplear.

¿Cómo y dónde se trasladan los registros de consumo?

Generalmente, los registros de consumo no se trasladan. Lo habitual es que queden en

el establecimiento de entrega de servicios.

2.3.4. Relaciones entre datos encontrados en los registros

En un SIAL que funciona bien, las relaciones entre los datos de los registros son claras.
Por ejemplo, en el nivel de entrega de servicios, los datos de consumo registrados en el
RDA deberían aproximarse a las entregas registradas en la tarjeta de control de
inventarios (TCI). Además, los números de transacciones que figuran en un CSDR o un
CDR deberían coincidir con los números registrados en la TCI. Los gerentes de logística
deberían comprobar la calidad de los datos periódicamente.

La exactitud de los registros es crucial para la buena gestión de la cadena de

suministros. En cualquier nivel del sistema, los gerentes deberían poder informar rápida
y fácilmente sobre las existencias disponibles de cualquier artículo. En un almacén
pequeño, esto puede implicar caminar por el almacén, ubicar las tarjetas de control de
estiba y leer los números que contienen. En un almacén grande, esto puede implicar el
poder localizar rápidamente el archivo de las tarjetas de control de inventarios o buscarlo
en una base de datos. Toda la transacción debería ser clara: quién realizó el pedido y
cuándo lo efectuó, cuándo se atendió y se despachó el pedido, y cuándo se recibió. Si
surgen preguntas, se debería poder rastrear una transacción utilizando el número de
referencia de los registros de existencias para localizar los registros de movimientos.
2.4. Sistemas de información y consolidación de datos
Los registros de existencias, de movimientos y de consumo registran datos. Para que
sean de utilidad, los datos recopilados deben estar a disposición de los gerentes de una
manera que sea útil para la toma de decisiones.

Vamos a examinar de qué manera la información se traslada en los reportes.

Los seis “correctos” para los datos de un SIAL

Si los clientes esperan encontrar los productos correctos, en las cantidades correctas,
en el lugar correcto, en el momento correcto, en condición correcta y al costo correcto
(recuerde los seis “correctos” visto en el módulo anterior), ¿es razonable que los
gerentes de logística esperen lo mismo de la información que necesitan?

¡Definitivamente sí! Los seis “correctos” se aplican también a los datos. Necesitamos los
datos correctos (los datos esenciales), en el momento correcto (a tiempo para tomar
acción), en el lugar correcto (el lugar donde se toman las decisiones) y en las cantidades
correctas (contar con todos los datos esenciales de todos los establecimientos).

Los datos deben ser de la calidad correcta (debemos creer que los datos son correctos
y exactos) y obtenerse al costo correcto (no deberíamos gastar más para recopilar
información que lo que gastamos en los suministros).

¿Cómo llegan los datos a manos de quienes toman las decisiones? Como ya se explicó,
los registros de existencias y de consumo permanecen en los almacenes y en los puntos
de entrega de servicios, a pesar de que contienen todos los datos esenciales necesarios
para la toma de decisiones. Y, a pesar de que los registros de movimientos se trasladan
de un establecimiento a otro, normalmente no contienen datos logísticos esenciales.

Los datos se deben entregar a los tomadores de decisiones para que puedan hacer su
trabajo en base a información adecuada. Por consiguiente, los reportes se utilizan para
poner datos esenciales en manos de quienes toman las decisiones.

Sistemas de información

Los reportes trasladan información entre los niveles superiores e inferiores de un sistema
logístico y proveen a quienes toman decisiones a varios niveles la información correcta,
en el momento correcto, en el lugar correcto, en la cantidad correcta, de la calidad
correcta y al costo correcto. Se debe implementar un sistema de información para
asegurar que la información se traslade de manera correcta y consistente. Un sistema
de información en una cadena de suministros puede incluir niveles fuera de los
almacenes y puntos de entrega de servicios. Por ejemplo, una Oficina de Salud de
Distrito tal vez no cuente con existencias o no esté involucrada en la distribución de
productos; sin embargo, esta oficina tiene que recibir reportes SIAL para asegurar que
los centros cuenten con existencias apropiadas y para determinar si la Oficina de Salud
de Distrito tiene que invertir más fondos y/o recursos para capacitación, contratación de
personal, cantidades de suministros, etc.
La figura 2-12 es un ejemplo de sistema de información que incluye a la vez reportes
consolidados y reportes de retroalimentación. También destaca de qué manera los
diferentes niveles involucrados en decisiones sobre presupuesto y supervisión (aunque
no necesariamente en gerencia y distribución directas de existencias) requieren también
información logística para poder tomar decisiones.

Reportes consolidados

¿Cuál es el propósito principal de un reporte consolidado?

Se utiliza para trasladar todos los datos logísticos esenciales sobre productos de un
establecimiento específico y un período determinado (por ejemplo, en forma mensual,
bimestral o trimestral) a los encargados de tomar decisiones.

¿Qué datos logísticos esenciales contienen los reportes consolidados?

Deben contener los tres datos logísticos esenciales: existencias disponibles, consumo y
pérdidas. Los ajustes se pueden reportar si resultan útiles para la toma de decisiones;
en este caso, se tienen que reportar separadamente de las pérdidas. ¿Quién completa
el reporte consolidado?

Por lo general, el gerente responsable de recopilar los tres datos logísticos esenciales
realiza el reporte consolidado. Se suele preparar y presentar un reporte consolidado por
o para cada establecimiento del que se requieren informes, para un período
determinado.
¿Cuándo se completan los reportes consolidados?

Se completan cuando finaliza el período de reportes (por lo general, mensual, bimestral

o trimestralmente). Habitualmente se establece una fecha de entrega de reportes para
los establecimientos de niveles inferiores, y luego se determina otro plazo para que cada
nivel superior entregue los reportes al siguiente nivel. Por ejemplo, los centros de salud
pueden tener hasta el décimo día del mes siguiente para entregar sus reportes a los
distritos, los distritos pueden tener hasta el vigésimo día del mes para mandar sus
reportes a la gerencia regional, y ésta última puede tener hasta el último día del mes
para presentar sus reportes al nivel central.

Algunos países escalonan su programa de reportes. Por ejemplo, en un sistema de

reportes bimestrales, la mitad de los establecimientos del nivel inferior mandan reportes
un mes y la otra mitad lo hace el mes siguiente. Este sistema tiene como ventaja de
reducir la carga de reportes en los establecimientos del nivel inferior puesto que solo
tienen que mandar reportes cada dos meses. La carga de trabajo en el nivel siguiente
se reduce de la misma manera puesto que le corresponde revisar la mitad de reportes
en un mes determinado.

A pesar de todo, el sistema de reportes escalonados tiene implicaciones en la

consolidación de datos, en los horarios de supervisión y en la gerencia de entregas. En
lo que concierne a la consolidación de datos, tal vez se tenga que esperar un mes
suplementario antes de que estén disponibles los datos de consumo. Se puede
contemplar, por ejemplo, un sistema en el que la mitad de los establecimientos (grupo
A) manda reportes a finales de febrero (para enero y febrero) y la otra mitad (grupo B)
entrega reportes a finales de marzo (para febrero y marzo). Para poder determinar los
datos de consumo a nivel nacional para febrero, se tienen que esperar los datos de los
establecimientos del grupo B.

¿Cómo se organizan los datos en un reporte consolidado?

Por lo general, los reportes consolidados se organizan por fecha: mensual, bimestral o
trimestralmente, según el ciclo de reportes. Lo más frecuente es que provean
información sobre las existencias disponibles iniciales, los productos recibidos, las
cantidades despachadas o entregadas, las pérdidas, los ajustes y las existencias
disponibles finales durante un período determinado.

¿En qué formatos se imprimen los reportes consolidados?

Los formatos más comunes incluyen los reportes simples de los establecimientos, los
reportes consolidados de los establecimientos y formularios combinados de reporte y
solicitud.
¿Qué es un reporte consolidado?

Una de las decisiones más importantes que deben tomar los gerentes de logística al
recopilar datos en reportes consolidados consiste en determinar cuándo y a qué nivel se
pueden consolidar los datos. La decisión en cuanto a qué datos consolidar y a qué nivel
depende de muchos factores. Para empezar, ¿qué tan visibles tienen que ser los datos
a nivel del establecimiento una vez que lleguen a los niveles superiores del sistema (por
ejemplo, ¿el nivel central tiene que saber con exactitud lo que cada centro de salud
entregó o sus existencias disponibles?)? Luego, ¿qué decisiones se tienen que tomar a
qué nivel (presupuesto, supervisión, distribución de existencias, etc.) y qué datos
detallados se requieren? Después, ¿cuáles son las responsabilidades y tareas actuales
del personal que va a tener que recopilar los datos consolidados? ¿La consolidación de
datos podrá constituir una sobrecarga? ¿Cuáles son los niveles que disponen de
herramientas (computadoras) y de personal que pueden hacerse cargo de la
consolidación?

Veamos un sistema de distribución de tres regiones, cada una con dos distritos, y cada
distrito con cuatro centros de salud. Los centros de salud envían mensualmente sus
reportes al distrito. A su vez, el distrito reporta los datos a la gerencia regional y lo puede
hacer de tres formas diferentes:

1. Incluir información del almacén de distrito únicamente en el reporte, y luego

incluir una copia del reporte de cada centro de salud por separado.

2. Incluir información del almacén del distrito únicamente en el reporte, y luego

sumar todos los datos de los centros de salud en un segundo reporte.

3. Sumar los datos del distrito y de los centros de salud pero, en la columna
correspondiente a enviados/despachados, reportar únicamente los datos consolidados
de entrega al usuario que proceden de las clínicas (sin incluir los datos de distribución
del distrito a los centros de salud).
¿Qué es un formulario combinado de reporte y solicitud?

Es un reporte consolidado que presenta la información al nivel superior siguiente y que

solicita nuevos suministros. La ventaja de este reporte es que el nivel superior puede
comprobar la necesidad, y que el nivel inferior envía un solo formulario que incluye a la
vez su reporte de datos y su solicitud de suministros. A veces, el formulario de reporte y
solicitud se combina con un comprobante de despacho y recepción, lo que resulta muy
útil para los otros pasos en la transacción (véase figura 2-13).

Otra ventaja que presenta la combinación del reporte con la solicitud es que, en muchos
casos, los índices de reportes mejoran porque cuando un reporte está atado a un pedido,
generalmente estimula una presentación a tiempo de los reportes. Es más probable que
los establecimientos presenten sus reportes si reciben algo a cambio (reabastecimiento).
Cuando los reportes están combinados con las solicitudes, precisa considerar el hecho
que la frecuencia de los reportes establece la frecuencia de la distribución. El
establecimiento emisor debe contar con la infraestructura y la capacidad necesarias para
poder distribuir productos siempre que recibe reportes.
Además de los datos logísticos esenciales, ¿qué otra información puede incluirse en un
reporte consolidado?

La información que se encuentra en un reporte consolidado puede incluir también una

mínima cantidad de datos de servicio. Los reportes consolidados siempre deberían
proveer un espacio para comentarios, en especial para explicaciones sobre pérdidas y
ajustes. La persona encargada de completar el reporte debe firmarlo e indicar la fecha.
En los niveles superiores del sistema, el reporte consolidado también podría indicar la
proporción de reportes recibidos. Por ejemplo, el reporte puede indicar que se
esperaban 100 reportes pero que solamente se recibieron 92. Consciente de esto, el
gerente del nivel superior siguiente puede establecer la precisión de los establecimientos
en cuanto a la entrega de reportes y luego realizar ajustes matemáticos para los datos
faltantes.

¿Cómo se trasladan los reportes consolidados?

Se trasladan a través del sistema de distribución desde los puntos de entrega de

servicios (PES) hasta la gerencia central. Según dónde se consolidan los datos, los
reportes procedentes de los PES pueden trasladarse hasta el nivel central o pueden
permanecer en el nivel en el que se consolidaron. Los reportes consolidados que están
combinados con las solicitudes (pedidos) pueden saltar los niveles intermediarios y
mandarse directamente a los niveles superiores, por lo general desde el establecimiento
que procesa los pedidos (por ejemplo, el almacén del distrito o el almacén central). La
ventaja de este sistema es que reduce el lapso de reabastecimiento para reportar la
información. Sin embargo, los demás niveles tal vez requieran todavía ver los reportes
consolidados por cuestiones de supervisión, de monitoreo del sistema de distribución y
de presupuesto. Además, es posible reducir considerablemente el lapso de
reabastecimiento de los reportes si éstos se envían electrónicamente, ya sea por correo
electrónico, teléfono celular o por página internet/base de datos SIAL. Al mismo tiempo,
el envío electrónico de reportes disminuye la posibilidad de perder reportes durante el
traslado.

Reportes de retroalimentación

Como ya lo hemos mencionado, los gerentes de programas y de logística reúnen

información para tomar decisiones. Cuando reciben datos que saben que son
incorrectos, necesitan comunicarse con el establecimiento que los envió. Los gerentes
también pueden utilizar los datos recibidos para felicitar a los establecimientos que
avanzan hacia el cumplimiento de los objetivos del programa. Para llevar a cabo esta
tarea, los gerentes pueden utilizar los reportes de retroalimentación (véase figura 214);
estos reportes son tan importantes para los establecimientos y los gerentes como para
los actores clave de los demás niveles de la cadena de suministros, particularmente en
el nivel central.

Los reportes de retroalimentación consolidan y analizan los datos contenidos en los

reportes SIAL rutinarios presentados por los establecimientos. Estos reportes del nivel
central contienen por lo general información sobre las tendencias del consumo, el nivel
de abastecimiento nacional, el porcentaje de los establecimientos que mandan reportes
y el porcentaje de los establecimientos que se enfrentan a un desabastecimiento. Los
reportes de retroalimentación deben utilizarse para identificar problemas o debilidades
generales del sistema logístico, informar la administración y planificación general del
programa, y reconocer áreas de mejoramiento del sistema logístico.

Resulta más fácil la preparación de reportes de retroalimentación cuando el SIAL es

automatizado. Las computadoras identifican rápidamente los errores matemáticos y
destacan los plazos incumplidos, enumeran los porcentajes de reportes previstos
recibidos y buscan datos promedios, altos y bajos. Los reportes de retroalimentación
son esenciales para los sistemas manuales también, aunque el tiempo y el esfuerzo
necesarios para preparar y procesar los reportes a mano pueden resultar enormes.
Todos los sistemas logísticos deberían diseñarse con mecanismos de retroalimentación.

Retroalimentación para los establecimientos

Los reportes de retroalimentación informan a los niveles inferiores sobre su desempeño,

mejoran la capacidad, dan reconocimiento y, en algunos casos, proveen información
sobre los reportes de otros establecimientos.

Además, los reportes de retroalimentación dan a conocer a los gerentes de los niveles
superiores cómo está funcionando el sistema.

Los reportes de retroalimentación pueden ayudar a resolver muchos problemas. Por

ejemplo, cuando los reportes consolidados son autoequilibrados, es fácil identificar con
exactitud los errores en los reportes individuales.
Los reportes de retroalimentación pueden incluir información sobre estos errores y cómo
corregirlos. Además, los reportes de retroalimentación permiten dejar saber a la persona
que envía el reporte que su trabajo fue recibido (y cuándo se recibió). También se
pueden utilizar para motivar a los niveles inferiores a que entreguen informes
exhaustivos, sin errores y a tiempo, y notificar sobre los establecimientos que realizan
reportes de calidad y los que no.

La retroalimentación para los tomadores de decisiones en la cadena de suministros

Los gerentes pueden utilizar los reportes de retroalimentación para medir qué tan bien
funciona el sistema. Por ejemplo, un reporte de retroalimentación puede enumerar los
establecimientos que se enfrentan a un desabastecimiento o a un sobreabastecimiento;
o puede dar los porcentajes de estos establecimientos que mandan reportes a cada
nivel; o proveer las cantidades de pérdidas o ajustes para cada nivel. De la misma
manera, los reportes de retroalimentación pueden tratar de un solo establecimiento o de
un solo producto.

Además de proveer retroalimentación a los establecimientos, los reportes de

retroalimentación se usan para entregar información a los encargados de tomar
decisiones a través de toda la cadena de suministros.

Un elemento clave de los reportes de retroalimentación, que se manden a un

establecimiento o al almacén central de medicamentos, es que incrementan la visibilidad
de la información al comunicar los datos logísticos a todos los niveles del sistema.
2.5. El uso de un SIAL para la toma de decisiones
Fundamentalmente, el proceso de toma de decisiones puede visualizarse como una caja
negra en la que fluye la información y de la que emergen las decisiones. A pesar de que
ofrece una perspectiva algo simplificada, la figura 2-15 muestra lo que realmente hacen
los gerentes de logística e ilustra algunos puntos importantes que con frecuencia se
pasan por alto en el desarrollo de los SIAL.

• Si le interesan las decisiones de toda índole, debe comprender el proceso de

toma de decisiones.

• Para mejorar las decisiones, podría (1) mejorar la información que fluye dentro
de la caja o (2) mejorar el proceso en su interior. Éstos son dos tipos diferentes de
actividades; en la mayoría de los casos, deben realizarse las dos simultáneamente para
que surtan efecto en las decisiones.

• No es posible definir una mejor información sin un entendimiento claro de cómo

se toman las decisiones y del proceso de la toma de decisiones. Este es el principio más
importante del desarrollo del SIAL: para diseñar un sistema relevante y útil, primero se
debe considerar qué decisiones se toman y, segundo, cómo se toman. Se puede decir
qué información es necesaria y cómo recopilarla sólo si se comprende bien este
concepto. Por lo general, los sistemas de información fracasan porque la información
que recopilan no es relevante para la toma de decisiones.
A MODO DE RESUMEN