UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI: MALACATAN

Nombre de la Carrera: Lic., en Tecnología y Administración de Empresas.

Curso: Creación empresarial 1
Horario: 08:00 AM a 8:59 AM
Tutor: Lic. José Alberto Villacorta Ruano

NOMBRE DE LA TAREA:
TAREA 6
“MANUALES ADMINISTRATIVOS”

Apellidos, Nombres del Alumno: Areli Etelvina López y López

Carné: 18005445
Fecha de entrega: 07/03/2021
Semana a la que corresponde: semana 7

1
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1

CONTENIDO

INTRODUCCION............................................................................................................................... 3
OBJETIVOS....................................................................................................................................... 4
Resumen: ................................................................................................................................................ 5
Clasificación: ........................................................................................................................................... 5
Manual de organización: ........................................................................................................................ 6
Manual de procedimientos:.................................................................................................................... 7
Manual de gestión de la calidad: ............................................................................................................ 7
Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad ............................................................ 7
Mapa de procesos:.................................................................................................................................. 7
Sistema de gestión de calidad: ............................................................................................................... 8
Gestión de recursos: ............................................................................................................................... 8
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos: ......................................................... 8
Preguntas: ............................................................................................................................................... 9
Diagnóstico Empresarial: ...................................................................................................................... 10
CONCLUSIÓN................................................................................................................................. 12
RECOMENDACIONES..................................................................................................................... 13
Bibliografía ............................................................................................................................................ 14
Referencias ........................................................................................................................................... 14

2
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1

INTRODUCCION

Los manuales administrativos, en general, son documentos que contienen

información ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que al
mencionar documentos se refiere tanto al papel, como a documentos archivados
en una computadora, un disco compacto o una memoria USB.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de

información: de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de
operación, entre muchos otros; es decir, los manuales presentan una visión de
conjunto del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades
a realizar por los integrantes del mismo, con el fin de propiciar la uniformidad del
trabajo.

3
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1

OBJETIVOS

Sistematizar la información de la empresa

Informar sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y

evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos entre otros.

Auxiliar en la inducción y capacitación del personal.

Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa.

Cubrir un requisito de certificación ISO.

4
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
TAREA No. 6
FECHA DE ENTREGA: SEMANA 7
CONTENIDO A DESARROLLAR

Resumen:

Clasificación:
Por su naturaleza:
Microadministrativos: contienen información de una sola empresa o de una de
sus áreas.
Macroadministrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información
de más de una empresa.
Mesoadministrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un
solo sector.
Por su área de aplicación:
El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas
pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional
pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos, ni de áreas; y
el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el
manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud. Sin embargo,
debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas
va en aumento; la especialización de ambos hace más complejo la utilización de
un solo manual, razón por la que, en vez de contar con un único manual para
toda la empresa, se elabora por áreas; en otra palabra, cada manual contiene
información de un área en específico de la empresa.

Por su contenido:
La magnitud de la empresa, la naturaleza de sus funciones y la complejidad de
las mismas servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales,
es decir, tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un
manual de organización y uno de procedimientos; pero conforme la estructura de
la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va
sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados, ya no sólo de
organización y procedimientos, también manuales de bienvenida, de formas, de
diagramas, de puestos, inclusive de llaves. Así, encontramos manuales de

5
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
organización, de bienvenida, de organigramas, de puestos, de procesos, de
calidad, etc.

Por su ámbito
Se clasifican de la siguiente manera:
Manuales generales: contienen información global de la empresa.
Manuales específicos: contienen información detallada de toda la empresa o de
una de sus áreas.
Los manuales de organización se clasifican en generales y específicos. Los
generales son aquéllos que contienen información ordenada y sistematizada
acerca de toda la estructura de una organización. En tanto que los manuales de
organización específicos contienen información ordenada y sistematizada acerca
de la estructura de un área específica de la organización.

Manual de organización:
Como ya se comentó, un manual de organización es un documento de apoyo
administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática, información sobre
las funciones y objetivos de una organización, además de dar a conocer su marco
legal, atribuciones, organización; asimismo, describe las relaciones orgánicas
que se dan entre las unidades, constituyendo un apoyo de consulta para el
personal.

El contenido del manual de organización debe presentar al menos:

1. Portada o identificación
2. Índice o contenido
3. Introducción
4. Objetivo del manual
5. Antecedentes históricos
6. Legislación o base legal
7. Atribuciones
8. Estructura Orgánica
9. Organigramas

6
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
10. Funciones
11. Glosario de términos
12. Directorio.

Manual de procedimientos:
Es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una
empresa, organización o área consiga realizar sus funciones. Así como definir el
orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades
que serán desempeñadas.

Manual de gestión de la calidad:

Identificación:
 Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos
 Logotipo de la organización
 Nombre de la organización
 Nombre del manual
 Código que lo identifica
 Nivel o número de revisión
 Aprobaciones
 Registro de revisión y aprobaciones
 Pagina
 Edición ( fecha de la revisión)
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad

Matriz de responsabilidades:
La Matriz de Responsabilidades puede describir el rol de cada uno de los
participantes. En la matriz, las diferentes personas (o roles), aparecen como
columnas, con los productos enumerados en las filas. Entonces, en los puntos de
intersección se describe la responsabilidad de cada persona en cada uno de los
productos.

Mapa de procesos:
Interacción de los procesos:

7
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
Cuando se piensa en todos los procesos que podrían incluirse en un sistema de
gestión de calidad y luego se piensa en todas las posibles relaciones de insumo
producto que vinculan estos procesos juntos, pronto se da uno cuenta de lo
grande y complejo que puede ser un sistema.

Sistema de gestión de calidad:

Requisitos generales y de la documentación
Documentación que sustenta de gestión de calidad, la cual está integrada por las
generalidades, manual de calidad, control de documentos y control de registro de
calidad.

Gestión de recursos:
Recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo:
Forma de asignar los recursos de acuerdo con la disponibilidad, competencias y
condiciones de higiene y seguridad, que implica adecuación de condiciones, los
espacios, el mobiliario y equipo, y los equipos de apoyo necesarios para el logro
de los objetivos de la calidad.
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos:
Diseño del proyecto:

La terea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión toda

vez que lo datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad
posibles para no confundir a quien los consulta. Por ello debe ponerse mucha
atención en todas y cada una de sus etapas de integración, esto es delinear un
proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos
que fundamenten la ejecución del trabajo.

Responsables:

Para iniciar los trabajos que conducen a elaborar un manual es indispensable que
no se diluya en diversas personas la responsabilidad de conducir las acciones,
por lo que debe designarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo
técnico integrado por líderes de proyecto, asistentes y análisis que dirija su
diseño, implementación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad
en el contenido y representación de la información.

8
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
Preguntas:

1. ¿Qué son los manuales administrativos y como se clasifican?

Son “documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,
sistemas, procedimientos, etc.)
Se clasifican:
 Microadministrativos: contienen información de una sola empresa o de una de sus
áreas.
 Macroadministrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información de
más de una empresa.
 Mesoadministrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un solo
sector.

2. ¿Qué es un manual de organización?

El manual de organización es un instrumento administrativo que se utiliza de
apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de
una estructura organizacional; está diseñado para difundir las líneas de autoridad
y responsabilidad, así como para dar a conocer los objetivos y las funciones.
3. ¿Qué es un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos administrativos es el documento que contiene toda
la información respecto a las funciones que deben hacerse en la empresa para la
gestión de los recursos, que permiten el correcto desempeño de las operaciones.
4. ¿Qué es un manual de gestión de la calidad?
Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos
principales del sistema de calidad implantado por la empresa. Si así lo desea la
organización, puede adoptar la forma de documento público que se puede
presentar a clientes reales o potenciales, proveedores y otros agentes
interesados.
5. ¿Qué es una matriz de responsabilidades?
La matriz RACI es también conocida como matriz de responsabilidades porque
sirve para establecer las responsabilidades de cada actor que participa en una
tarea. La matriz se construye con una tabla donde por filas tenemos tareas y por
columnas actores. ... Es el rol encargado de realizar la tarea.

9
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
6. ¿Qué es un mapa de procesos?
Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de
inventario gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada. El
mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una
organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.6
7. ¿Qué es un sistema de gestión de calidad?
Un Sistema de Gestión de Calidad o también conocido como SGC, es una
herramienta perfecta para aquellas organizaciones que desean que sus
productos y servicios cumplan con los máximos estándares de calidad y así lograr
y mantener la satisfacción de sus clientes.

8. ¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión, o la asignación, de recursos es el proceso de planificación y
programación de los recursos y actividades de tu equipo. Los recursos pueden
abarcar de todo, desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las
herramientas técnicas y el volumen de trabajo de los empleados.
9. ¿Cuál es el procedimiento en la elaboración de un manual administrativo?
Procedimientos debe contemplar: Carátula de Presentación: indicando Tema,
Número de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante.
Objetivos y Alcance. Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la
forma de actualización.

Diagnóstico Empresarial:
1. Analice las ventajas y desventajas de los manuales administrativos, de
organización, procedimientos y gestión de calidad en su empresa u organización.

Ventajas es que existen manuales administrativos y de funciones

La desventaja es que la mayoría de puestos que se desempeñan lo colaborares
no tienen conocimiento de su existencia mucho menos de todas sus funciones
según el puesto.

2. Analice las ventajas y desventajas de la matriz de responsabilidades y mapa de

procesos en su empresa u organización.

Ventajas: La responsabilidades asignadas según el puesto son las adecuadas.

10
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1
Desventajas: Los colaboradores no tienen conocimiento de todas sus funciones
y obligaciones según su puesto, todos hacen lo que quieren y pueden.

3. Analice las ventajas y desventajas del sistema de gestión de calidad y gestión de

recursos en su empresa u organización.

No existe algún sistema de gestión de calidad ni gestión de recursos.

El director de recursos humanos asigna puestos según su conveniencia.

4. Determine qué medidas recomendaría para corregir las desventajas de los

manuales administrativos, organización, procedimientos y gestión de calidad en
su empresa.

Las medidas urgentes y necesarias cambiar todo el personal de recursos

humanos, buscar la asesoría del director de recursos humanos, para que cumpla
las medidas según los manuales administrativos.

5. Determine qué medidas recomendaría para corregir las desventajas en el sistema

de gestión de calidad y gestión de recursos en su empresa.

Realizar un sistema de gestión de calidad y gestión de recursos humanos.

11
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1

CONCLUSIÓN

Los Manuales Administrativos en cualquier organización es una necesidad, de que

las políticas sean respetadas, de reducir errores operativos, evitar que los cambios
en el sistema organizacional surja de una decisión demasiado rápida, reducir el
periodo de capacitación de los empleados, facilitar la inducción de personal.

12
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1

RECOMENDACIONES

Se recomienda crear y utilizar los manuales en una empresa para poder realizar las
labores de una manera más eficiente y así también evaluar su funcionamiento y de
haber algo disfuncional, reformarlos.

13
 Universidad Galileo
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Trimestre: Enero – marzo 2021
Curso: Creación empresarial 1

Bibliografía
Enrique Benjamín Franklin Fincowsky
Facultad de contaduría y administración, Universidad Nacional Autónoma de
México

Referencias
Libro Organización de Empresas 1

14