AUDITORIA ADMINISTRATIVA

GRUPO 6A 716

TUTOR

Max Antonio Caicedo Guerrero

ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 3

Análisis de Proceso Factorial

INTEGRANTES

Angélica María Ospina

Yessica Aguilera Niño

Angélica Albarracín Rubiano

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

2021

INTRODUCCIÓN
 El siguiente trabajo se realiza con el fin de planear la ejecución eficiente y

oportuna de la auditoría administrativa de la empresa Samsonite Colombia SAS,

teniendo en cuenta las diferentes funciones y la metodología de análisis factorial.

Resaltando que la auditoría administrativa cumple un rol importante dentro de la

entidad, esto permitirá realizar un proceso evaluativo del funcionamiento de las

diferentes áreas a auditar, permitiendo corregir las posibles fallas que presenten las

áreas de manera correcta y eficiente minimizando a su vez cualquier margen de error.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
 Identificar que las funciones de cada área auditada se estén ejecutando

correctamente, en caso de encontrar posibles fallas en los procedimientos realizados,

manifestar una posible solución teniendo en cuenta los aspectos que han determinado

que la gestión no se desarrolle de manera precisa.

Dicha auditoría busca tomar como base, todo documento de apoyo que permita ordenar

y mejorar los procesos internos, generando eficiencias operativas, administrativas,

comerciales y financieras de la misma, minimizando a su vez cualquier margen de error

y mejorar los resultados de las áreas involucradas.

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA

1. Planeación de la Investigación: En el siguiente se informará el objetivo de la

auditoría, el tiempo en que realizaremos el proceso, antecedentes a analizar y se

determinará los medios de investigación.

CONOCIMIENTO DE LA COMPAÑÍA

Para la realización de la auditoría a 3 áreas de la compañía, se eligió a la

empresa Samsonite Colombia SAS.

Referente histórico
 Samsonite fundada en 1910 en Denver, Colorado, Estados Unidos, por Jesse

Shwayde, fabricantes innovadores en el mercado mundial, Alcanzando la excelencia,

gracias a la utilización de materiales revolucionarios y la creación de productos con

diseño pertinente a las necesidades de cada época, cabe precisar que se realizan

controles de calidad muy rigurosos, con la finalidad de evaluar si el modelo está

preparado para entrar en el mercado y contribuir a mantener la reputación de la empresa

y sus productos. Calidad, diseño y funcionalidad son los pilares de la marca, teniendo

como máximo objetivo cumplir con las expectativas de sus principales usuarios y lograr

fidelizar a los nuevos consumidores.

Samsonite en Colombia, se posiciona en el país en el año 2012, realizando todo

el proceso de distribución, teniendo en cuenta que en nuestro país no hay planta de

producción de la marca, la mercancía es importada desde México y China.

Actividad económica.

Fabricación de artículos de viaje, bolsos de mano y artículos similares

elaborados en cuero y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería. En

Colombia no contamos con planta de producción, aquí en nuestro país la compañía es

distribuidor directo.

Órganos de dirección, administración y representante legal

 Fuente propia

Samsonite es una multinacional, que se encuentra en las principales ciudades del

mundo, entre ellas Colombia.

Para Colombia, la dirección se encuentra en México, todos los procesos

ejecutados en nuestro país, son autorizados por los directivos de México.

Las áreas desarrolladas en Colombia son; contabilidad y finanzas, crédito y

cobranza, recursos humanos, dirección comercial, servicio al cliente, promotora,

logística y operaciones.

Representantes legales

Representante legal: Manuel Martin Galindo P.P. No. 000000G27691141

Representante legal segundo: Federico Kunz Martínez P.P. No. 000000G30270429

Representante legal tercero: Rosine Dallos Jabbour C.C. No. 000000053176510

Representante legal cuarto: Elisa Reyes Guatemala P.P. No. 000000G19796816

Representante legal quinto: José Everardo P.P. No. 000000G29845943

Representante legal Sexto: Angélica María Mesa C.C. No. 000000053118630

Composición del capital

Capital autorizado

Valor: $20.000.000.000,00

No. de acciones: 20.000.000,00

Valor nominal: $1.000,00

Capital suscrito

Valor: $15.242.026.000,00

No. de acciones: 15.242.026,00

Valor nominal: $1.000,00

Capital pagado

Valor: $15.242.026.000,00
No. de acciones: 15.242.026,00

Valor nominal: $1.000,00

Planta física

La planta de la compañía se encuentra en CDMX, desde allí se efectúa la

producción de los artículos distribuidos a nivel mundial, en Colombia se encuentra el

CEDI en el municipio de Funza - Cundinamarca, desde dicho lugar se realiza la

distribución a nivel nacional, en tiendas, supermercados de cadena, clientes B2B y

franquicias.

Fuente Internet

Comercialización

La comercialización de los productos de la compañía, se realiza directamente del

CEDI, de Samsonite Colombia, se requieren 5 comerciales para el proceso del mismo.

1. Canal E-commerce; ventas página web.

2. Canal B2B; distribución de compañía a compañía.

 3. Distribución cadenas, como Éxito, Supermercados Olimpica, Almacenes

Máximo, Colsubsidio, Falabella, la 14, entre otros.

4. Canal Retail; distribución a las tiendas propias que son 18 puntos en todo el

país.

5. Distribución de franquicias.

Para la distribución de los productos, se cuenta con un operador logístico y de

transporte, que son tercer izados, la operación es propia, pero se ejecuta mediante estos

intermediarios.

Inventario

La compañía maneja inventario de producto terminado e insumos, del cual se

requiere un control del producto final, de aproximadamente 70.000 piezas. De insumos

se cumple con una inspección de papelería, cafetería, productos de maquila (pines,

etiquetas entre otros).

Cartera

En la compañía, se ejecuta la gestión de creación de clientes, se tramitan plazos

de recaudo, gestión de crédito y cobranza, conciliación de bancos, conciliación de

facturas de tiendas. Este procedimiento lo realizan dos personas encargadas del área.

2. Analizar el problema: Programa de trabajo, se identificarán los factores y

funciones para dar inicio a la auditoría, recopilar la información pertinente y realizar la

verificación pertinente.

Procedimientos
 La compañía, se encuentra cobijada bajo la NIA (Norma internacional de

auditoría).

Áreas de intervención.

Sin desestimar otras áreas o restarles importancia; se auditarán tres

departamentos que son:

1. Talento humano

2. Lo comercial

3. La producción

PROGRAMA DE TRABAJO

Se contrató una compañía externa para realizar la auditoría a Samsonite

Colombia, quién hizo con anterioridad, un estudio sobre la misma. Se notificó sobre el

inicio de la auditoría para el día 01 de septiembre de 2021.

RESPONSABLES

La auditoría estará a cargo de una compañía externa, previamente agendada por

Samsonite Colombia, con el fin de auditar los procesos que más personal involucrado

tiene frente los procesos administrativos.

Este equipo auditor estará a cargo de tres personas que de forma profesional y

evaluativa realizarán su labor.

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
 Se realizará un conjunto de técnicas de investigación donde los auditores puedan

examinar de manera eficiente las áreas a auditar de la siguiente manera.

1. Aprobación de auditoria

2. Reunión apertura de auditoria

3. Entrevista con los directos responsables de las tres áreas auditar.

4. Se realizará un check list aplicando preguntas relacionadas con las operaciones a

auditar.

5. Se observarán las actividades realizadas por los colaboradores de Samsonite

Colombia, en la compañía durante la realización de las diferentes funciones.

6. Se documentará toda la información recolectada de las diferentes áreas, con el

fin de evaluarla y que sirva como evidencia para el proceso de auditoría.

7. En base a la revisión de los procesos se hará un análisis detallado y los

correctivos que sean necesarios aplicar en las diferentes áreas.

8. Se elaborará un informe final, el cual será presentado a los directivos de

Samsonite Colombia, idealizando un plan de mejora y seguimiento a las

falencias que presente la compañía en las áreas auditadas.

FASES SECUENCIALES PARA REALIZAR EL PROCESO

Fuente propia

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
 Fuente Propia

FLUJOGRAMA

Fuente Propia

3. Examinar cada Factor: Se analizará si las funciones asignadas se encuentran

alineadas con el proceso que se realiza operativamente, y los objetivos que se debe

cumplir en cada proceso.

REPORTES E INFORMES A PRESENTAR, SEGUIMIENTO DE ACCIONES:

 ● Es pertinente aclarar que, iniciaremos con una reunión donde se informará a las

partes auditadas como se ejecutará la auditoría.

● En el informe a entregar a las partes auditadas, se presentará oportunamente con

la finalidad que cada área auditada tome los correctivos y se subsane el error que

está afectando a la compañía.

● Así mismo, se incluyen comentarios expresamente de la auditoría, metodologías

usadas, entrevistas a los colaboradores de la compañía, para el informe se tendrá

en cuenta los siguientes aspectos:

4. Combinar los hallazgos y Diagnóstico

Fuente Internet

Capacidad óptima para el logro de los objetivos

Samsonite es una compañía que tiene amplia experiencia en el mercado a nivel

mundial, teniendo en cuenta lo anterior, se sabe que el punto máximo para lograr el

objetivo de la auditoría es suministrar la información adecuada sin enmendaduras,

asumiendo cualquier tipo de incongruencia que se pueda presentar.

Ejecución del proceso de acuerdo a la planeación

 La gestión del proceso de auditoría ha sido propuesto, se entregó la información

requerida para que todos los colaboradores se encuentren enterados, se fija la fecha, se

ha ejecutado la auditoría según el cronograma, adicional se solicita la documentación

específica para la intervención de cada área, teniendo un poco de retraso en la misma,

pues a pesar de que la compañía se encuentra enterada, algunos documentos no estaban

organizados como se solicitó inicialmente, esto no ha sido impedimento para realizar la

validación de los procesos, también se ha realizado la observación de los puestos de

trabajo y posteriormente se inicia con el análisis, conclusiones y recomendaciones.

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Se detectan riesgos en la estructura organizacional, ya que siendo Samsonite

Colombia por decirlo así “liderada” por México, los directivos de ese país junto a

Colombia, no ubican sus ideas de manera congruente, no hay acuerdo mutuo, entonces

nos encontramos con un choque de ideas, en el cual va a ser un poco difícil para poder

lograr los propósitos indicados para la ejecución de la auditoría.

Factores de dedicación y atención

Es necesario poner atención a la gestión de las personas que se encargan de la

administración, ya que como se expuso en el ítem anterior, no existe una total

conciliación de las ideas entre funcionarios de México y Colombia, también es

importante tener en cuenta la distribución, conocer la metodología utilizada para la

misma, la producción que nos pueda ofrecer información sobre indicadores de

producción y rendimiento, y la productividad que va ligada a los anteriores factores.

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en esas condiciones y cuáles no?

Considerando lo anterior, se cree que llegando a un mutuo acuerdo, la auditoría

puede tener una culminación exitosa, pues el objetivo es identificar cuáles son los

procesos que no se están llevando a cabo correctamente, (en caso de que hayan), como
en todos las auditorías, se lograra dar recomendaciones y cambio en las funciones que

puedan estar generando reprocesos, retrasos, sobrecostos, entre otros.

Las discrepancias no serán impedimento para que la inspección, se ultime de la

manera que fue proyectada, es por ello que se estima que no hay objetivo que no se

pueda lograr con éxito.

5. DIAGNÓSTICO:

a. Se examina y se concilia con todo el equipo de auditoría, el siguiente

documento para realizar un diagnóstico, en base a los resultados obtenidos, se

determinará qué proceso u operación, requiere estudiarse con más detalle.

Código: 
Samsonit Versión: PERIODICIDAD
Informe
e
de Fecha de
Colombia
Auditoría Elaboración
SAS
de la
Versión: 18/09/2021
 
Auditor: Angélica Albarracín
Área a Auditar: Talento humano

Fecha de Auditoría: 18 de Septiembre

OBJETIVO: Se revisara las políticas internas, procesos, documentación y
los programas de recursos humanos, con tal fin de identificar
punto claves y aspectos a mejorar
ALCANCE: Se realizara entrevistas a los líderes para identificar qué
proceso se lleva a cabo para dar cumplimiento al punto
anteriormente descrito
CRITERIOS DE LA AUDITORÍA: La auditoria se realizara con una periodicidad de cada 6
meses con la finalidad de ver el cumplimiento en los hallazgos
que generan irregularidad en el proceso
ACTIVIDADES A DESARROLLAR: Se elabora una lista para identificar si cumplen con los
parámetros.
Auditor: Angélica Ospina
Área a Auditar: Lo comercial

Fecha de Auditoría: 18 de Septiembre

OBJETIVO: Se evaluara el sistema que se está manejando en la
actualidad, con la finalidad de identificar el proceso de mejora
ALCANCE: Se realizara entrevistas a los lideres para identificar qué
proceso se lleva a cabo para dar cumplimiento al punto
anteriormente descrito
CRITERIOS DE LA AUDITORÍA: La auditoria se realizara con una periodicidad de cada 6
meses con la finalidad de ver el cumplimiento en los hallazgos
que generan irregularidad en el proceso
ACTIVIDADES A DESARROLLAR: Se elabora una lista para identificar si cumplen con los
parámetros.
Auditor: Yessika Aguilera
Área a Auditar: La producción

Fecha de Auditoría: 01 de Septiembre

OBJETIVO:  

ALCANCE: Se realizara entrevistas a los lideres y operarios de producción

para identificar qué proceso se lleva a cabo para dar
cumplimiento al punto anteriormente descrito
CRITERIOS DE LA AUDITORÍA: La auditoria se realizara con una periodicidad de cada 6
meses con la finalidad de ver el cumplimiento en los hallazgos
que generan irregularidad en el proceso
ACTIVIDADES A DESARROLLAR: Se elabora una lista para identificar si cumplen con los
parámetros.

Se
cumple
Área Auditoria SI NO
¿Existen parámetros para medir el desempeño? X  
¿Tienen diferentes herramientas para medir el desempeño?   X
¿Los objetivos de talento humano están alineados con los objetivos de la X  
organización?
Talento ¿Se tiene establecido un proceso de reclutamiento? X  
Humano ¿Cada puesto en la empresa tiene su acta de entrega del proceso que se realiza?   X
¿La organización cuenta con un documento de política de la calidad? X  
¿Se cuenta con el manual de calidad? X  
¿Los recursos y las responsabilidades se encuentran definidos en las actividades del
X  
plan de objetivos?
Lo ¿La satisfacción del cliente se está analizando?   X
comercial ¿La infraestructura existente, es la necesaria? X  
¿El área de producción se encuentra separada de las otras aéreas?   X
¿Se evidencia mejoras continuas, con respecto a periodos anteriores? X  
La ¿Se realiza control de calidad en el área de producción?    
producció ¿El proceso de producción, está incluida en el manual?   X
n ¿Se cuenta con rutinas de mantenimiento preventivo para los equipos? X  
 PROBLEMÁTICA Y LOS FACTORES QUE LA GENERAN

De acuerdo a los resultados obtenidos la gráfica anteriormente descrita muestra,

que no se tiene un cumplimiento al 100% puesto que:

● En el área de producción no está incluida en su totalidad en el manual operativo,

debido a que se han cambiado muchos procesos y estos no fueron actualizados y

avisados a toda la planta operativa.

● Para el área de Talento Humano no cuentan con diferentes herramientas para

medir el desempeño, informando que solo cuentan con la productividad por

venta, es importante aclarar que existen diferentes maneras de medir el

desempeño operativo, puntualidad, Productividad por día, hora, semana,

Indicadores de desempeño, evaluaciones de conocimiento, entre otros.

● Para el área comercial se identificó que, no se está realizando un analizando la

satisfacción del cliente, factor importante puesto que si realizamos seguimiento

se puede identificar qué aspectos se pueden mejorar, ya sea en el servicio o en la

calidad de los morrales que se están vendiendo.

 Identificando los resultados obtenidos frente a la periodicidad de las tres áreas

involucradas en la auditoría se logra identificar que hay actividades y procesos sencillos

que se están omitiendo.

Dando pie al reconocimiento de dichos procesos se hace claridad sobre la

importancia de que las diferentes áreas se inmersa en un 100 % en las diferentes

actividades; se debe involucrar toda el área como equipo de trabajo, en el caso de

talento humano permanece activa con el propósito de fortalecer las relaciones laborales,

capacitando al personal con el fin de adaptar procesos que permitan identificar y

fortalecer los diferentes proceso administrativos y funcionamientos del mismo; en el

área de producción aunque estén separadas es importante resaltar que los proceso

operativos son como un engranaje y que una pieza depende de la otra para su buen

funcionamiento, por lo tanto toda el área operativa o de producción es responsable de

los resultados que allí se obtengan, En Cuanto al área comercial es fundamental resaltar

y rescatar la importancia de la lealtad de los clientes de la compañía, pues es claro que

un cliente insatisfecho significa una pérdida para la misma; pero, si se logra el efecto

contrario, significa un crecimiento para la compañía y para cada uno de sus empleados.

RECOMENDACIÓN PLANES DE MEJORA EN CADA ÁREA

Talento humano:

● Realizar chequeo de carpetas de trabajo, ubicando novedades que se presenten al

día.

● Solicitar mayor acompañamiento de directivos que se encuentran en posición # 1

en el organigrama, para que las relaciones personales entre colaboradores y

directivos de la empresa.

● Evitar al máximo líos jurídicos que generan sobre costos.

 ● Mantener en alto el concepto de trabajador-satisfacción, cambiando modos de

aplicación de los mismos, generando satisfacción al trabajador.

Comercial:

● Se requiere mayor control de las ventas por el canal E-commerce, el cual genera

demasiadas quejas PQR.

● Es importante disponer de un recurso humano adicional, que atienda el canal

B2B.

● En cuanto al libro de precios, es necesario que se fijen los del presente año, ya

que debido a la pandemia se sigue facturando con precios determinados del año

pasado.

● Se solicita capacitar a los kam, pues ellos no tienen conocimiento de las

referencias nuevas, pues los directivos informan que se generan retrasos en el

procesamiento de las órdenes, debido a que se cambió de software y con ello

cambiaron los códigos de los productos.

● Hablando de clientes de cadena, se informa que estos se trabajan con modalidad

en consignación, es importante validar inventarios, el departamento de

facturación asegura que estos se no se encuentran compaginados lo cual está

generando diferencias.

Producción:

Como Colombia no cuenta con planta de producción, se toman algunos puntos a

mejorar desde México, y en Colombia en cuanto a la operación tipo Cross docking.

● Controlar la llegada de producto desde México, ya que según lo descrito por el

gerente de operaciones, en varias ocasiones envían producto sin previo aviso.

 ● Implementar formatos para describir la entrada y salida de insumos, utilizados

para la maquila de cada orden de pedido.

● Falta de comunicación, la toma de decisiones en conjunto con el gerente supply

chain de México, gerente de País de Colombia y jefe de operaciones Colombia,

confunden, se recomienda que las decisiones sean tomadas entre ellos y

comunicarlas al equipo una sola persona.

● Gestionar tiempos de entrega, a pesar de que el indicador se encuentra elevado,

se presentan quejas de los comerciales afirmando que los tiempos de entrega no

son los adecuados, requieren la reducción del mismo, (validar viabilidad).

Finalmente el área comercial y de producción, solicitan revisión y auditoria al

departamento de Crédito y cobranza, consideran que hay funciones y procesos mal

ejecutados, que están generando demoras y reprocesos que los afectan directamente.
 Conclusión

Finalmente, el proceso de auditoría es un elemento importante que permitió

identificar y subsanar errores de manera oportuna..

En cualquier tipo de empresa sea grande mediana o pequeña, suelen ejecutar la

auditoría debido que a través de los pasos secuenciales, permite hallar elementos de

juicio que sustentan la falencia que se está presentando, cuya evidencia permita tomar

decisiones que puedan ser pertinentes para no llegar afectar los procesos internos o

externos de la compañía.

La auditoría administrativa en Samsonite Colombia, permitió establecer planes

de mejora, planear y proyectar estrategias y objetivos dirigidos a la búsqueda del buen

funcionamiento de la compañía.
Fuentes bibliográficas

https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2016/04/iso-9001-pasos-para-hacer-una-
auditoria-interna/
http://www.gideca.net/files/MV-AUDITORIA%20ADMINISTRATIVA.pdf

https://areandina.instructure.com/courses/18787

https://www.oas.org/juridico/PDFs/mesicic4_ven_inf_aud_int_2014.pdf

https://www.elespectador.com/economia/interbolsa-la-historia-de-un-desplome-article-
385920/

https://youtu.be/4Lm4YaI0U6w

https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2017/06/ejemplos-preguntas-en-auditoria-
interna-iso-9001/