PROCED - Control Ingreso y Salida Equipos - Materiales

PROCEDIMIENTO DE CONTROL PRO-CONTROMAT
Versión: 0
DE INGRESO Y SALIDA DE
Fecha: 2011-01-10
EQUIPOS Y MATERIALES Página : Pagina 1 de 1
Archivo:
Elaborado por: Analista Seguridad Patrimonial Aprobado por: Gerencia General
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir para controlar y registrar el ingreso y salida
de materiales por las Garitas de Control
II. ALCANCE
A los trabajadores de Miski Mayo, Contratados, Contratistas, Practicantes
Concesionarios, proveedores y visitas que requieran ingresar o retirar materiales
de las instalaciones de la empresa.
III. DEFINICIONES, CONCEPTOS Y ABREVIATURAS
1. Instalación: Local, recinto, taller, área de trabajo, industrial o administrativa

debidamente delimitada.
2. Garita de Control: Puesto de Seguridad Patrimonial que verifica las
autorizaciones de ingreso o salida de personas y materiales de una
instalación
3. Autorización Interna de Salida de Materiales: Formato mediante el cual se
autoriza la salida interna de materiales de una instalación el mismo que es
utilizado para traslados internos en la empresa.
4. Materiales: Bienes, equipos, herramientas, insumos, productos.
5. Guía de Remisión: Documento oficial que autoriza el movimiento de
materiales por la vía pública (entre instalaciones de la empresa, por vías,
calles y caminos públicos)
6. Terceros: Contratados, Contratistas, Becarios, Practicantes,
Concesionarios, visitantes (personal ajeno a la planilla de Miski Mayo).
IV. RESPONSABLES
El personal de Seguridad Patrimonial diseñará y aplicará las medidas necesarias

para el control de bienes y materiales de la Empresa.
El personal de Vigilancia ejercerá los controles necesarios para verificar y

registrar el ingreso y salida de materiales de las instalaciones de Miski Mayo.
Los trabajadores de Miski Mayo y terceros que requieran ingresar o retirar
materiales de las instalaciones de la empresa deben cumplir este procedimiento.
Las Areas de Administración, SSMA, de Logística, Mantenimiento, Operaciones y
Proyectos son responsables de comunicar el presente procedimiento a los
representantes de las empresas contratistas y concesionarios que operen, así
como visitantes con los que tengan relación.
V. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
1. Aspectos Generales
1.1 Los materiales que deban ser retirados hacia las instalaciones de la
empresa por cualquier motivo (mantenimiento, reparación, cambio de
locación, transferencia, préstamo, etc), deben contar con una
Autorización Interna de Salida de Materiales para poder salir a través
de las Garitas de Control.
1.2 Adicionalmente, si los bienes, materiales equipos o herramientas van a
salir de instalaciones de la Empresa hacia o desde Piura u otra
provincia, por razones legales tributarias, deben contar con una Guía de
Remisión.
1.3 Las Autorizaciones Interna de Salida de Materiales serán emitidas y
firmadas por el Gestor de Contrato, en ejemplar triplicado y tendrán la
siguiente distribución:
1.3.1 Original, para el Destino final.
1.3.2 Primera copia, para Garita Control
1.3.3 Segunda copia, para el Originador del documento, a fin
de que realice el seguimiento respectivo.
1.4 Queda prohibido el ingreso de cámaras fotográficas y/o filmadoras,
salvo que por razones de trabajo deben ser previamente comunicadas
por el Gestor del Contrato via email a Seguridad Patrimonial.
1.5 El ingreso de Laptops u otro medio de almacenamiento de datos, para
el caso de visitas y/o contratistas, también deberá ser autorizado por el
Gestor del Contrato, comunicando oportunamente a Seguridad
Patrimonial vía email con indicación de los datos generales del equipo y
el motivo del mismo.
1.6 El uso de Laptops o medios de almacenamiento de datos, particular,
por parte de personal de Miski Mayo, solo podrá ser utilizado con la
autorización de TI y de la Gerencia del trabajador.
2. Acciones del Vigilante de la Garita.

2.1. Verifica que los materiales cuenten con la Autorización Interna de
Salida de Materiales (y Guía de Remisión si es pertinente).
2.2. Verifica que la firma de la Autorización Interna de Salida de
Materiales (y de la Guía de Remisión si es pertinente) se encuentre
firmada por el Gestor de Contrato con Firma Autorizada para dicho
documento, para lo cual verificará la similitud de la firma del
documento con la del archivo de firmas autorizadas existente en la
Garita de Control.
2.3. Verifica que la cantidad y descripción del material anotado en el
documento, concuerde con los materiales que se pretende trasladar.
2.4. Si todo está conforme, consignar en el pase el número correlativo y
visa el documento mediante el sello correspondiente registrando la
fecha, hora de salida y nombre del Vigilante que realiza el control.
2.5. En caso de ingreso de materiales (procedentes de otra instalación),
verifica que estos concuerden en cantidad y descripción con lo
consignado en la Autorización Interna de Salida de materiales (y
Guía de Remisión si es necesario) y de estar sella el documento
consignando fecha, hora de ingreso y nombre del Vigilante y
procede a archivar la Autorización.
2.6. El Supervisor de Seguridad realizará el cruce de información de las
Autorizaciones Interna de Salida de Materiales que en forma diaria
son emitidas y de encontrarlas conforme procede a su archivo.
3. Acciones del Vigilante de la Garita con los materiales de terceros
3.1. Todo material de propiedad de terceros que ingrese a las

instalaciones de Miski Mayo deberá estar consignado en una Guía
de Remisión.
3.2. El Vigilante controla el ingreso de material verifica que concuerde en
cantidad y descripción con lo consignado en Guía de Remisión y de
ser conforme visa el documento con el sello consignando fecha,
hora de ingreso y nombre del Vigilante, entrega el original al usuario
y procede a archivar copia del documento.
3.3. La Guía de remisión por ser un documento de valor legal (SUNAT)
No debe tener borrones o enmendaduras y si el vigilante observa
esto no permitirá el ingreso del material; hasta que el Gestor del
Contrato (emisor) autorice el ingreso, anotando la novedad en su
informe de servicio.
3.4. En el caso de retiro de materiales del interior de las instalaciones,
las Guías de Remisión deberán ser visadas ( o comunicadas via
email) por el Gestor del contrato a fin de certificar que los materiales
no son de propiedad de Miski Mayoy luego verificará que concuerde
en cantidad y descripción con lo consignado en Guía de Remisión;
y de ser conforme visa el documento con el sello consignando
fecha, hora de salida y nombre del Vigilante, entrega el original al
usuario y procede a archivar copia del documento
3.5. En caso de materiales asignados a un trabajador que por razón de
su labor requiera ingresar o salir de una instalación de Miski Mayo;
se anotará en una hoja de Declaración de Materiales los siguientes
datos:
3.5.1. Nombre y apellidos del trabajador.
3.5.2. Documento de identidad del trabajador.
3.5.3. Empresa a la que pertenece.
3.5.4. Descripción y cantidad de los materiales.
3.5.5. Firma del trabajador.
3.5.6. Firma y sello de la Supervisión de la contratista.
3.5.7. Fecha de emisión del documento y fecha de
vencimiento del mismo.
3.5.8. Otros datos que permitan una clara identificación del
mismo y del evento.
4. Seguimiento y cruce de información
En forma mensual Seguridad Patrimonial reportará a las Gerencias o
Jefaturas los resultados de los seguimientos que se realicen, así como las
Autorizaciones de Salida de Materiales que se encuentren pendiente de
cierre – retorno del material.
VI. SANCIONES
El personal que incumpla esta disposición comete faltas previstas en el

Reglamento Interno de Trabajo y en la Legslación Laboral vigente, quedando a
cargo de su respectiva Gerencia la evaluación de responsabilidad y correctivo
pertinente.
VII. ANEXOS
1. Autorización Interna de Salida de Materiales.

2. Solicitud de Autorizaciòn de Salida / Ingreso de vehículo – Equipo de Mina /
Planta / Instalaciones de VALE.
3. Hoja de Declaraciòn de Materiales.

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1. Instalación: Local, recinto, taller, área de trabajo, industrial o administrativa

El personal de Seguridad Patrimonial diseñará y aplicará las medidas necesarias

El personal de Vigilancia ejercerá los controles necesarios para verificar y

V. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

2. Acciones del Vigilante de la Garita.

3. Acciones del Vigilante de la Garita con los materiales de terceros

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